Aika Torstai 2.2.2017 klo 9.15 10.41 Paikka Ravintola Oppipoika, kokoustila Puistikko (3. krs), Korkalonkatu 33, 96200 Rovaniemi Tarkastuslautakunta Jäsen Antti Paananen, puheenjohtaja Jaakko Huttunen, varapuheenjohtaja Sari Arponen Sakari Karkkola Ulla Karttunen Pirita Nenonen Jorma Särkelä Varajäsen Sarita Helttunen Muut osallistujat Antero Hyvärinen, JHT-, HT- tilintarkastaja, JHTT-yhteisö BDO Audiator Oy :t 1-4 ja 6-10 Muut kuultavat Arto Ylitalo, johtaja, :t 3-5 Else Kaarlela, talouspäällikkö, :t 4 5 Yliviivattu= pois ALLEKIRJOI- TUKSET Puheenjohtaja Sihteerit Antti Paananen Antero Hyvärinen :t 1-4 ja 6-10 Pirita Nenonen 5 KÄSITELLYT ASIAT :t 1 10 PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Allekirjoitus PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Aika ja paikka: Ulla Karttunen Aika ja paikka: 21.3.2017 Kuntayhtymän hallintopalvelujen ilmoitustaulu 1 / 9
/ Liite nro 1 2 3 4 / 1 5 / 2a-d 6 7 8 9 10 Käsiteltävät asiat: Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Asialistan hyväksyminen ja pöytäkirjan tarkastajan valinta Kuntayhtymän ajankohtaiskatsaus Ennakkotietoa vuoden 2016 tilinpäätöksestä Kuntayhtymän hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen tilintarkastusyhteisön valinta vuosille 2017 2020 Hallituksen vastaus tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa 2015 esitettyyn yhteenvetoon ja johtopäätöksiin Arviointikertomuksen laaduntaminen, mittarit ja tarkastuslautakunnan oman toiminnan itsearviointi Kokouksessa tiedoksi annettavat asiat ja muut mahdolliset asiat Seuraavan kokouksen ajankohta ja asialista Kokouksen päättäminen 2 / 9
1 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2 ASIALISTAN HYVÄKSYMINEN JA PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAN VALINTA Kokouksen järjestäytymistoimista on tarpeen mm. hyväksyä asialista ja valita pöytäkirjan tarkastaja. Kokouksen sihteerinä toimii tilintarkastaja, ellei kokouksessa toisin päätetä. Kokouskutsu lähetetään liitteineen vähintään neljä (4) päivää ennen kokousta sähköpostilla ja postitse varsinaisille jäsenille ja lisäksi kokouskutsu liitteineen toimitetaan varajäsenille sähköpostilla. Suoritetaan kokouksen järjestäytymistoimet. Pöytäkirjan tarkastusvuorossa on Ulla Karttunen. Lisäksi valitaan pöytäkirjanpitäjä 5 osalle. Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Ulla Karttunen ja pöytäkirjan pitäjäksi 5 osalle Pirita Nenonen. 3 KUNTAYHTYMÄN AJANKOHTAISKATSAUS Kuullaan johtaja Arto Ylitalon selostus koulutuskuntayhtymän ajankohtaisista asioista ja ennakkotietoa vuoden 2016 tilinpäätöksestä toiminnallisten tavoitteiden toteutumisen osalta. Merkitään asiat tiedoksi. Kuultiin ja merkittiin tiedoksi johtaja Arto Ylitalon selostus koulutuskuntayhtymän ajankohtaisista asioista ja vuoden 2016 tilinpäätöksen toiminnallisten tavoitteiden toetutumista koskevista ennakkotiedoista. 3 / 9
4 ENNAKKOTIETOA VUODEN 2016 TILINPÄÄTÖKSESTÄ LIITE 1: Arvio vuoden 2016 tilinpäätöksestä Tarkastuslautakunta kuulee talouspäällikkö Else Kaarlelan selostuksen arviosta vuoden 2016 tulokseksi ja merkitään asia tiedoksi. Merkittiin pöytäkirjaan, että liite 1 jaettiin kokouksessa. Kuultiin ja merkittiin tiedoksi talouspäällikkö Else Kaarlelan selostus kuntayhtymän vuoden 2016 talousarvioin käyttötalousosan toteutumisesta tulosalueittain ja koko kuntayhtymän tuloslaskelman osalta. 5 KUNTAYHTYMÄN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUJEN TILINTARKASTUS- YHTEISÖN VALINTA VUOSILLE 2017 2020 Talouspäällikkö: Kuntalain 121 :n mukaan valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastuksen sekä arvioinnin järjestämistä varten. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on mm. valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Tarkastuslautakunnan valtuustolle valmisteltaviin asioihin kuuluu tilintarkastajan valinta. Valtuusto valitsee kuntalain 122 :n mukaan hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön ja yhteisön määräämän vastuunalaisen tilintarkastajan, joka toimii tehtävässään virkavastuulla. Tilintarkastaja voidaan valita enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Tilintarkastajan tulee olla julkishallinnon ja - talouden tilintarkastajalautakunnan hyväksymä henkilö (JHTT -tilintarkastaja) tai yhteisö (JHTT -yhteisö). Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHTT - tilintarkastaja. Kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Kuntayhtymän vuosien 2013 2016 tarkastuslautakunta on kokouksessaan 14.12.2016 65 hyväksynyt tarjouspyynnön kuntalain 122 :n mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta vuosille 2017 2020 ja päättänyt, että tarjouspyyntö julkaistaan HIL- MA:ssa (julkaistu 20.12.2016). Tarjouksen ovat jättäneet määräaikaan 20.1.2017 klo 15.00 mennessä seuraavat neljä tilintarkastusyhteisöä: 1) TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy 2) KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy 3) BDO Audiator Oy 4) PwC Julkistarkastus Oy Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein (arviointikriteerit): 4 / 9
Hinta: 40 % Kokonaishinta vuodessa (max.40 pistettä). Vertailussa halvin tarjous saa 40 pistettä. Muut tarjotut hinnat suhteutetaan tähän: halvin hinta /tarjottu hinta *maksimipistemäärä Muut arviointikriteerit: 60 % Vastuullisen JHTT- tilintarkastajan kokemus kuntien ja kuntayhtymien tilintarkastuksesta 40 % (max.40 pistettä). Vastuullisen JHTT- tilintarkastajan % -osuus lakisääteisestä tarkastuksesta 10 % (max.10 pistettä). Tarkastuskohteessa tehtävän työn % -osuus tarkastuksesta 10 % (max.10 pistettä). LIITE 2a: LIITE 2b: LIITE 2c: LIITE 2d: Tarjouspyyntö (liitteet 2 kpl) Tarjousten avauspöytäkirja Tarjousten vertailu Tarjousten pisteytystaulukko (ei julkinen: julkisuuslaki 7 2 mom.) Tarkastuslautakunta kuulee talouspäällikkö Else Kaarlelan selostuksen tarjousten vertailusta. Tarkastuslautakunta päättää esittää kuntayhtymän valtuustolle, että Rovaniemen koulutuskuntayhtymän vuosien 2017 2020 tilintarkastusyhteisöksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin palvelun tuottaja liitteessä 2c olevan vertailun ja tarkastuslautakunnan tekemän hankintaesityksen mukaisesti. Tarkastuslautakunta oikeutetaan hyväksymään palvelun tuottajan kanssa tarjoukseen perustuvan sopimuksen sen jälkeen kun valtuusto on valinnasta päättänyt. Merkittiin, että Antero Hyvärinen poistui esteellisenä kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Pöytäkirjan pitäjänä toimi :ssä 2 valittu Pirita Nenonen. Tarkastuslautakunta kuuli talouspäällikkö Else Kaarlelan selostuksen tarjousten vertailusta. Tarkastuslautakunta päätti esittää kuntayhtymän valtuustolle/yhtymäkokoukselle, että Rovaniemen koulutuskuntayhtymän vuosien 2017 2020 tilintarkastusyhteisöksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimpana KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy. Merkitään, ettei tarjouspyyntöihin liittyvä ei julkinen liite 2 d ole julkinen ennen valtuuston/yhtymäkokouksen päätöstä (Julkisuuslaki 7 2 mom.). Ennen sopimuksen allekirjoittamista sovitaan tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävistä ja käytännön järjestelyistä. 6 HALLITUKSEN VASTAUS TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTIKERTOMUKSESSA 2015 ESITETTYYN YHTEENVETOON JA JOHTOPÄÄTÖKSIIN ----------------- Tarkastuslautakunta 8.11.2016 56: Kuntayhtymähallitus on kokouksessaan 13.10.2016 103 käsitellyt aikaisemmin kuntayhtymän johtoryhmässä 4.10.2016 käsitellyn vastauksen arviointikertomuksessa esi- 5 / 9
tettyyn yhteenvetoon ja huomioihin valtuustolle. Hallitus päätti esittää yhtymävaltuustolle arviointikertomuksen yhteenvetoon esitetyt vastaukset. LIITE 1: Ote yhtymähallituksen päätöksestä 13.10.2016 103 liite: Tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2015 liite: Tasekirjan sivut kohta 2015, 2014 ja 2013 Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen 2015 yhteenvetoon valtuustolle esitetyt vastaukset. Tarvittaessa kuullaan yhtymähallituksessakin asiasta kuultavana ollutta talouspäällikkö Else Kaarlelaa. Merkittiin, että Jorma Särkelä ei esteellisenä osallistunut asian käsittelyyn eikä päätöksentekoon. Asiassa oli kuultavana talouspäällikkö Else Kaarlela. Kuntayhtymähallituksen vastaukset arviointikertomuksessa esitettyyn yhteenvetoon ja huomioihin valtuustolle merkittiin tiedoksi. ----------------- Tarkastuslautakunta 2.2.2016 6 Hallituksen vastaus tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen 2015 yhteenvetoon vietiin valtuustolle 8.12.2016, jonka käsittelykohdasta ote: ---------------- Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi valtuuston 8.12.2016 18 päätöksen hallituksen valtuustolle antamaan vastaukseen tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa 2015 esitettyyn yhteenvetoon ja johtopäätöksiin. Puheenjohtajan esitys hyväksyttiin. 6 / 9
7 ARVIOINTIKERTOMUKSEN LAADUNTAMINEN, MITTARIT JA TARKASTUSLAUTAKUNNAN OMAN TOIMINNAN ITSEARVIOINTI Tarkastuslautakunta on arviointisuunnitelmassaan kaudelle 2016 2017 kirjannut tehtäviinsä arviointikertomuksen laaduntamisen, mittarit ja tarkastuslautakunnan oman toiminnan itsearvioinnin. Keskustellaan asiasta ja päätetään jatkotoimenpiteistä. Sovittiin, että seuraavassa kokouksessa jatketaan asian valmistelua tilintarkastajan tarkastuslautakunnan jäsenille toimittaman kysymyssarjan pohjalta. 8 KOKOUKSESSA TIEDOKSI ANNETTAVAT ASIAT JA MUUT MAHDOLLISET ASIAT Kokouksessa voidaan käsitellä kokouskutsussakin mainitsematon asia. Laajakantainen asia on kuitenkin syytä valmistella ennakkoon ennen päätöksentekoa. Todetaan tiedoksi annettavat asiat ja käsitellään muut mahdolliset asiat. Todettiin, ettei ollut tiedoksi annettavia eikä muita käsiteltäviä asioita. 9 SEURAAVAN KOKOUKSEN AJANKOHTA JA ASIALISTA Tarkastuslautakunta päätti kokouksessaan 14.12.2016 pitää seuraavan kokouksen 14.3.2017 klo 9.15 Kemijärvellä yhteistapaamisena Kemijärven kaupungin tarkastuslautakunnan kanssa. Tilaisuuden järjestämiseksi Jorma Särkelä on yhteydessä Kemijärven tarkastuslautakunnan puheenjohtajaan Markku Harjuun. Kokoukseen kutsutaan Kemijärven toimipistejohtaja Tapani Kähkönen esittelemään toimintaa ja taloutta sekä kokouksen päätteeksi toimitiloja. Päätetään lähtöajankohta (yhteiskuljetus, lähtöpaikka Ravintola Oppipojan edestä). Merkitään seuraavan kokouksen ajankohta tiedoksi. Keskusteltiin seuraavan kokouksen järjestelyistä ja aikataulusta. Päätettiin, että lähtöaika Kemijärvelle, kuntayhtymän järjestämällä autolla on klo 8.00 Oppipojan edestä. Vikajärveltä matkaan otetaan Jaakko Huttunen n. klo 8.20. Suoraan Kemijärvelle tulee Sakari Karkkola ja mahdollisesti Ulla Karttunen, joka varmistaa asian ennen seuraavaa kokousta. Jorma Särkelä neuvottelee vielä tarkemmasta aikataulusta Kemijärvellä Markku Harjun, Atte Rantasen, Juha Narkilahden ja Tapani Kähkösen kanssa ja ilmoittaa aikataulun puheenjohtaja Antti Paanaselle ja hallintosihteeri Tarja Piittisjärvelle varsinaisen osallistujakutsun lähettämistä varten. 7 / 9
10 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päättää kokouksen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 10.41. 8 / 9
Muutoksenhakuohjeet Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Kokouspäivämäärä 2.2.2017 Tarkastuslautakunta Oikaisuvaatimusohje Päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Valmistelua tai täytäntöönpanoa koskevaan päätökseen ei saa hakea oikaisua. Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään: Tarkastuslautakunta, Rovaniemen koulutuskuntayhtymä, Toripuistikko 5-7 (3 krs), 96200 Rovaniemi. Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän (7) päivä kuluttua kirjeen lähettämisestä. Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteluineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Valitusosoitus Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös asianosainen sekä kunnan jäsen. Valitusviranomainen on Pohjois-Suomen hallinto-oikeus. Postiosoite on PL 189, 90101 OULU ja käyntiosoite Isokatu 4, Oulu. Puhelin 029 56 42800 (vaihde), telekopio 029 56 42842 ja sähköposti pohjoissuomi.hao@oikeus.fi. Muu valitusviranomainen: pykälä Valitusaika on kolmekymmentä (30) päivää. Valitusaika alkaa päätöksen tiedoksisaannista. Valituskirjassa on ilmoitettava - valittajan nimi, ammatti, asuinkunta ja postiosoite - päätös, johon haetaan muutosta - miltä osin päätöksestä valitetaan ja muutos, joka siihen vaaditaan tehtäväksi - muutosvaatimuksen perusteet Valituskirja on valittajan tai laatijan omakätisesti allekirjoitettava. Jos ainoastaan laatija on allekirjoittanut valituskirjan, siinä on mainittava myös laatijan ammatti, asuinkunta ja postiosoite. Valituskirjaan on liitettävä päätös, josta valitetaan, alkuperäisenä tai viran puolesta oikeaksi todistettuna jäljennöksenä sekä todistus siitä päivästä, josta valitusaika on luettava. Valitusasiakirjat on toimitettava valitusviranomaiselle ennen valitusajan päättymistä. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille ennen valitusajan päättymistä. Muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksua hallinto-oikeudessa tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista annetun lain (701/93) 3 :n mukaisesti. 9 / 9