REKISTERISELOSTE 1 (13) 1. Rekisterinpitäjä Laurea-ammattikorkeakoulu Ratatie 22 01300 VANTAA (09) 8868 7293 korkeakoulutoimisto(at)laurea.fi 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö Päivi Aho kehityspäällikkö Laurea-ammattikorkeakoulu Ratatie 22 01300 VANTAA (09) 8868 7060 paivi.aho(at)laurea.fi Rekisteriasioista vastaava henkilö toimii opiskelija- ja opintotietojärjestelmän pääkäyttäjänä, antaa rekisteristä tarkempia tietoja rekisteröidylle ja rekisteröity voi osoittaa hänelle esim. virheenoikaisua ja tarkastusoikeuden käyttämistä koskevat pyynnöt. Laurean eri toimipisteissä rekisteriasioista vastaavat opintosihteerit, jotka ovat tavoitettavissa seuraavista puhelinnumeroista ja sähköpostiosoitteista: Leppävaaran kampus puh. (09) 8868 7400 leppavaara.info(at)laurea.fi Lohjan kampus puh. (09) 8868 7800 lohja.info(at)laurea.fi Otaniemen kampus puh. (09) 8868 7500 otaniemi.info(at)laurea.fi Tikkurila kampus puh. (09) 8868 7300 tikkurila.info(at)laurea.fi Porvoon kampus puh. (09) 8868 7600 porvoo.info(at)laurea.fi Hyvinkään kampus puh. (09) 8868 7700 hyvinkaa.info(at)laurea.fi 3. Rekisterin nimi, jonka loogisia rekistereitä ovat WinhaWille opiskelijaliittymä WinhaWiivi opettajaliittymä Raportointitietokanta Wilperi apusovellus ja raportointipalvelu Raporttitulosteet (manuaaliset rekisterit) SoleOPS - opetuksen suunnitteluun, lukuvuosisuunnittelun, opettajien työajan suunnitteluun, opintojen toteutussuunnitelmien, oppimistapahtumien ja opiskelijoiden henkilökohtaisten opiskelusuunnitelmien tietojärjestelmä.
REKISTERISELOSTE 2 (13) 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus Opiskelija- ja opintotietojärjestelmän käyttötarkoitus on opiskelijoiden ja heidän opinto- ja suoritustietojaan koskevien tietojen ylläpito sekä erilaisten opintoihin liittyvien otteiden, todistusten ja raporttien tuottaminen sekä tiedonsiirrot korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon (VIRTA) ja muille viranomasitahoille. Opiskelija- ja opintotietojärjestelmä on Laurea-ammattikorkeakoululle välttämätön toiminnan suunnittelun, toteutuksen, arvioinnin ja seurannan väline. Rekisteröidyt (opiskelijat, opettajat, muu henkilöstö) henkilöt ovat asianosaisia Laurean opintohallintoon liittyvissä asioissa. Rekisteröidyt ovat antaneet tiedot täyttämällä opiskelijahaku- tai henkilötietolomakkeen. Järjestelmään rekisteröidään vain ammattikorkeakoulun opetushallinnon tehtävän hoitamisen sekä toiminnan suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja arvioinnin kannalta tarpeelliset tiedot. Opintosuoritusrekisterin tietoja ylläpidetään opiskelijan oikeuksien ja etujen turvaamiseksi. Rekisterin käyttö perustuu ammattikorkeakoulua koskevaan lainsäädäntöön: Ammattikoreakoululaki (L932/2014) Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista (A1129/2014) Laki opiskelijavalintarekisteristä, korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta ja ylioppilastutkintorekisteristä annetun lain muuttamisesta (L1058/1998) Hallintolaki (L434/2003) Hallintolainkäyttölaki (L586/1996) Henkilötietolaki (L523/1999) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (L621/1999) Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (A1030/1999) Tilastolaki (L280/2004) Opintotukilaki (L65/1994) Työttömyysturva (L1290/2002) Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (L759/2004) Laurea-ammattikorkeakoulun tutkintosääntö 5. Rekisterin tietosisältö Opiskelija- ja opintotietojärjestelmä koostuu kuudesta osatietorekisteristä: hakijatiedot (5.1) opiskelijatiedot (5.2) opiskeluoikeustiedot (5.3) opintosuoritustiedot (5.4) henkilöstötiedot (5.5) arkistotiedot (5.6)
REKISTERISELOSTE 3 (13) 5.1. Hakijatiedot hakijatunnus, kansallinen oppijanumero sukunimi, etunimet, kutsumanimi henkilötunnus, syntymäpäivä, sukupuoli yhteystiedot (asuin osoite, puhelin, sähköposti) kotikunta, äidinkieli, koulusivistyskieli, kansalaisuus hakukohde- ja valintatiedot valintatietojen luovutuslupa internettiin pohjakoulutus-, hakukohde- ja valintatiedot 5.2. Opiskelijatiedot opiskelijanumero ja kansallinen oppijanumero sukunimi, etunimet, kutsumanimi, aiemmat nimet henkilötunnus, syntymäpäivä, sukupuoli pohjakoulutus yhteystiedot (asuin osoite, puhelin soitto, puhelin tekstiviesti, sähköposti Laurea, sähköposti henkilökohtainen) kotikunta, asuinkunta, äidinkieli, koulusivistyskieli, kansalaisuus opiskelijaan ja rooliin liittyvät lisätiedot tietojen luovutuslupa internettiin, suoramarkkinointiin, koulutus-markkinointiin. 5.3. Opiskeluoikeustiedot OKM:n ohjauksen ala, koulutusohjelma, suuntautumisvaihtoehto, tutkinto, tutkintonimike, kampus, saapumisryhmä, opetussuunnitelma, HOPS tutkinnon/opintojen laajuus, vaadittu laajuus, suoritettava laajuus opiskelun päätoimisuus (pääopiskelija, sivuopiskelija) opiskeluoikeuden tyyppi (tutkintoon johtava opiskeluoikeus, ei-tutkintoon johtava opiskeluoikeus) opiskeluoikeusaika, opiskeluoikeuden alkupäivämäärä ja loppupäivämäärä maksimi läsnäolokaudet ja poissaolokaudet läsnäolo- ja läsnäolohistoriatiedot käytetyt läsnä- ja poissaolokaudet lukuvuosi-ilmoittautumisen tiedot valmistumispäivämäärä, eropäivämäärä ja eron syy opiskeluoikeuden myöntäjä siirto-opiskelijatiedot (opiskeluoikeuden myöntäjä korkeakoulu, siirtopäivämäärä) opiskeluoikeuden vaihto korkeakoulun sisällä
REKISTERISELOSTE 4 (13) 5.4. Opintosuoritustiedot opinnot, hyväksiluvut, projektit opintojen sijoittuminen lukuvuosille opintojen toteutus suorituspäivämäärä suorituspäivämäärät, arvioinnit, suorituksen hyväksyjät suoritetut laajuudet opintojen edistyminen valmistumistilanne todistusmerkinnät, pätevyystieto 5.5. Henkilöstötiedot (ylläpidetään opetuksen järjestämisen tarpeisiin) henkilön tunnus, sukunimi, etunimet, kutsumanimi kotitoimipiste henkilötyyppi, toiminimike käyttöoikeusryhmä läsnäolotiedot 5.6. Arkisto, 5.1. 5.5. tietojen arkistot 6. Säännönmukaiset tietolähteet Hakijatietojen säännönmukaiset tietolähteet (5.1) Opetushallituksen ylläpitämä opiskelijavalintarekisteri (opintopolku) valtakunnallinen opiskelijaksi ilmoittautumisen ja lukuvuosi-ilmoittautumisen palvelu (OILI) hakijan hakulomakkeella antamat tiedot Opiskelijatietojen säännönmukaiset tietolähteet (5.2.) opiskelupaikan vastaanottaneiden hakijoiden tiedot opiskelijatiedoiksi tietojärjestelmän sisällä kansainväliseen vaihtoon tulevien opiskelijoiden tiedot SoleMove järjestelmästä opiskelijan SoleOPSin kautta päivittämät yhteys- ja asuinkuntatiedoista muutokset sekä tietojen luovutusluvat opiskelijan henkilö- ja yhteystietolomakkeilla antamat muutostiedot Laurea-ammattikorkeakoulun käyttöoikeusjärjestelmästä päivitettävät opiskelijoiden sähköpostiosoitteet väestötietojärjestelmästä (VTJ) vuosittain siirrettävät yhteys-, kotikunta- ja kuolin tiedot FUAS-opintoja opiskelevien opiskelijoiden tiedot Hämeen ammattikorkeakoulun ja Lahden ammattikorkeakoulun opiskelijarekisteristä integraatioalustan (Ohari) kautta
REKISTERISELOSTE 5 (13) Opiskeluoikeustietojen säännönmukaiset tietolähteet (5.3) valtakunnallinen opiskelijaksi ilmoittautumisen ja lukuvuosi-ilmoittautumisen palvelun (OILI) kautta siirrettävät ilmoittautumistiedot WinhaWille liittymän kautta päivitetyt lukuvuosi-ilmoittautumisen tiedot opiskelijan opiskeluoikeuslomakkeilla ilmoittautumat tiedot FUAS-opintoja opiskelevien opiskelijoiden tiedot Hämeen ammattikorkeakoulun ja Lahden ammattikorkeakoulun opiskelijarekisteristä integraatioalustan (Ohari) kautta Opintosuoritustietojen säännönmukaiset tietolähteet (5.4) WinhaWiivissä opettajan kirjaamat arvioinnit opintojen hyväksilukupäätökset FUAS-opintoja opiskelevien opiskelijoiden suoritukset Hämeen ammattikorkeakoulun ja Lahden ammattikorkeakoulun opintosuoritusrekisteristä integraatioalustan (Ohari) kautta Henkilöstötietojen säännönmukaiset tietolähteet (5.5.) henkilöstön käyttöoikeuslomakkeella antamat tiedot työsuhteen jatkumis- ja päättymisilmoitukset FUAS-opinnoissa opettavien opettajien tiedot Hämeen ammattikorkeakoulun ja Lahden ammattikorkeakoulun rekisteristä integraatioalustan (Ohari) kautta 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset 7.1 Säännönmukaiset tietojen luovutukset Tietojen luovutus tapahtuu sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla, yksittäisinä paperitulosteina, sähköpostilistoina sekä tarratulosteena. Hakijatietojen luovutukset (5.1) hakijatietoja ei luovuteta Opiskelija- ja opiskeluoikeus- ja opintosuoritustietojenluovutukset (5.2, 5.3, ja 5.4) Korkeakoulun opiskelijatietoja sisältävän rekisterin tiedot ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL 621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä. Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä JulkL:n 13 ja 16 :n ja henkilötietolain (523/1999) edellytysten mukaisesti. Korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon (VIRTA) kootaan keskitettyä säilytystä ja käyttöä varten korkeakoulujen rekisteristä tietoa opiskelijoista, opiskeluoikeuksista, lukuvuosi-ilmoittautumisista sekä tutkinto- ja opintosuorituksista. Kyseessä ei ole varsinainen tietojen luovutus vaan tiedot säilyvät osana korkeakoulun rekisteriä. (L484/2013).
REKISTERISELOSTE 6 (13) Laissa määrätyissä tapauksissa opiskelija- ja opintotietojärjestelmästä luovutetaan tietoja: Korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon (VIRTA), josta tietoja siirrettään o Opetushallituksen ylläpitämään opiskelijavalintarekisteriin (opintopolku) opiskelijavalintarekisterin ja korkeakoulujen yhteisten opiskelijavalintapalveluiden käyttöön o valtakunnalliseen opiskelijaksi ilmoittautumisen ja lukuvuosi-ilmoittautumisen palveluun (OILI) o Opetus- ja kulttuuriministeriölle tietoa koulutuksen tutkimuksen, arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin, seurannan ja ohjauksen tueksi o Tilastokeskukselle tilastoinnin tietoaineistoja o Kansaneläkelaitokselle opintotuen maksatusta ja opintojen edistymisen seurantaa varten Valviralle valtakunnalliseen terveydenhuollon ammattihenkilörekisteriin (Terhikki) terveydenhuollon ammatillisten pätevyyksien vahvistamista ja seurantaa varten Työvoimaviranomaiselle (TEM:lle) o erillisestä pyynnöstä yksittäisenä paperitulosteena o työttömyyskassoille kassan pyynnöstä tukea saavan opiskelijan opintojen edistymisestä ja päättymisestä Maanhanmuuttovirastolle (MIGRI) o erillisestä pyynnöstä maassa oleskeluluvan tarkistamista varten). Poliisille o erillisestä pyynnöstä Tieteellistä tutkimusta varten. Pyytäjän on esitettävä tutkimuslupa ja tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen ja suojaukseen vaikuttavat seikat. Laurea-ammattikorkeakoulu on antanut seuraavat luvat VIRTAan toimitettujen tietojen käyttöön OILI (14.09.2014) o tiedonluovutuslupa korkeakoulujen valtakunnallisen tietovaraston kautta opiskelijaksi ilmoittautumistietojen ja lukukausi-ilmoittautumistietojen luovuttamisesta OILI-palvelu Valvira (17.11.2014) o opiskelija ja tutkintotietojen tiedonluovutuslupa korkeakoulujen valtakunnallisen tietovaraston kautta Valviralle terveydenhuollon ammattilaisten pätevyyden seurantaa ja vahvistamista varten EMREX (23.10.2015) o lupa EMREX National Contact Point liitännäisen yhdistämisestä korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon niin, että tallennetut tiedot ovat EMREX-palvelun välityksellä oppijan itsensä käytettävissä
REKISTERISELOSTE 7 (13) ARVO (11.04.2016) o lupa ARVO Opetushallinnon vaikuttavuuspalvelun yhdistämiseen korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon niin, että VIRTA-opintotietopalvelun tiedot ovat ARVO-palvelussa oppijan itsensä nähtävillä ja hyödynnettävissä TUUDO (09.06.2016) o lupa Caleidon OY:lle oppijan suostumuksella hakea tämän tietoja korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta TUUDOpalveluun siten, että oppija saa käyttöönsä itseään koskevat Laurea-ammattikorkeakoulun tallentamat tiedot UAF (02.08.2016) o lupa University Admissions Finland konsortiolle sekä konsortion tietojärjestelmän yhdistämisestä korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon niin, että opintotiedot ovat hyödynnettävissä konsortiokorkeakoulujen hakemustenkäsittelyprosessissa Seurantakyselyt (02.08.2016) o lupa tutkijoille hyödyntää valtakunnalliseen tietovarastoon tallennettuja opintosuoritustietoja tutkimuksiin, joilla kerätään tietoa opinnoista ja niiden sujuvuudesta, tutkinnon suorittaneiden työllistymisestä ja sijoittumisesta työelämään. JOOPAS/PURO (19.10.2016) o lupa JOOPAS-konsortiolle lukea valtakunnalliseen tietovarastoon tallennettuja opintosuoritustietoja ja siirtää näitä tietoja opiskelijan pyynnöstä toiseen korkeakouluun hyväksilukemisessa käytettäväksi. Seurantakyselyt o lupa tutkijoille hyödyntää valtakunnalliseen tietovarastoon (VIRTA) tallennettuja opintosuoritustietoja tutkimuksiin, joilla kerätään tietoa opinnoista ja niiden sujuvuudesta, tutkinnon suorittaneiden työllistymisestä ja sijoittumisesta työelämään. FIONA (22.03.2017) o lupa korkeakoulujen valtakunnallisen tietovaraston kautta tilastokeskuksen FIONA-tutkimusaineistojen etäkäyttöön Lisäksi opiskelija- ja opiskeluoikeustietoja(5.2 ja 5.3) luovutetaan Laurea-ammattikorkeakoulun käyttäjähallintajärjestelmään o verkko- ja sähköpostitunnusten luontia varten o keskitetyn sähköisen tunnistamisen mahdollistamiseksi Laureaammattikorkeakoulun tietojärjestelmissä o sähköpostilistojen muodostamista varten, niin että vastaanottaja ei näe, kenelle muille sama viesti on lähetetty. o hätätekstiviestien lähettämistä varten o Laurean intranetjärjestelmään käyttöoikeuden muodostamista ja opiskelijatiedotusta varten o tuntiperuutusviestien lähettämistä varten o tunnistamisen mahdollistamiseksi korkeakoulujen välisissä tietoverkkoyhteyksissä (HAKA kirjautuminen) SoleOPS-järjestelmään henkilökohtaisen oppimissuunnitelman rakentamista, opintoihin ilmoittautumista ja opintojen ohjausta varten
REKISTERISELOSTE 8 (13) Kirjastojärjestelmään (Voyager) käyttäjä- ja lainausoikeuden muodostamista varten Oppimisympäristö Optimaan työtilojen käyttöoikeuksia varten Opiskelijoiden terveydenhuoltoon Hämeen ammattikorkeakoulun ja Lahden ammattikorkeakoulun rekisteriin FUAS-opintoja suorittavien opiskelijoiden opiskelija- ja opiskeluoikeus ja opintoihin ilmoittautumistietoja MetropoliaHämeen ammattikorkeakoulun ja Haaga-Helian ammattikorkeakoulun rekisteriin 3AMK-opintoja suorittavien opiskelijoiden opiskelija- ja opiskeluoikeus ja opintoihin ilmoittautumistietoja Haaga-Helian käyttäjähallintajärjestelmään keskitetyn sähköisen tunnistamisen mahdollistamiseksi Porvoon kampuksen (Haaga-Helia) järjestelmissä Hämeen ammattikorkeakoululle ja Lahden ammattikorkeakoululle FUASopintoja suorittavien opiskelijoiden opiskelija- ja opiskeluoikeus- ja opintosuoritustietoja Helsingin yliopiston opiskelijarekisteriin silloin, kun opiskelija osallistuu Helsingin yliopiston järjestämälle kielikurssille Ammattikorkeakoulujen ura- ja rekrytointijärjestelmä JobStepiin Laurea-ammattikorkeakoulun opiskelijakunta LAUREAMKOlle jäsenten tiedot jäsenrekisteri ylläpitoa varten Laurea Alumneille Laurean alumnirekisteriä varten Lisäksi opintosuoritustietoja (5.4) luovutetaan SoleOPS-järjestelmään opintosuoritusten ja opintojen edistymisen seurantaa varten Hämeen ammattikorkeakoulun ja Lahden ammattikorkeakoulun rekisteriin Laureassa FUAS-opintoja suorittavien opiskelijoiden opintosuoritustietoja. Henkilöstötietojen luovutukset (5.5) SoleOPS-järjestelmään opettajan henkilökohtaisen työaikasuunnitelman muodostamista Hämeen ammattikorkeakoulun ja Lahden ammattikorkeakoulun rekisteriin FUAS-opintoja toteuttavien opettajien tietoja Haaga-Helian käyttäjähallintajärjestelmään keskitetyn sähköisen tunnistamisen mahdollistamiseksi Porvoon kampuksen (Haaga-Helia) järjestelmissä
REKISTERISELOSTE 9 (13) 7.2 Ei-säännönmukaiset tietojen luovutukset Opiskelija antaa SoleOPSin kautta suostumuksensa nimi- ja osoitetietojensa käyttöön. Opiskelija antaa luvan luovuttaa yhteystietonsa seuraaviin tarkoituksiin: Suoramarkkinointiin Vaikka opiskelija olisi antanut luvan suoramarkkinointiin, tietojen luovutus ei koskaan tapahdu automaattisesti vaan tapauskohtaisesti harkiten järjestelmän vastuuhenkilöiden toimesta. Pääsääntöisesti tietoja ei luovuteta. Koulutusmarkkinointiin Laurea voi käyttää opintonsa päättäneiden yhteystietoja Laurean omaan koulutusmarkkinointiin ja koulutuksen arviointikyselyihin. Laurea voi luovuttaa opiskelijoiden yhteystietoja opiskelua tukeviin tarkoituksiin yhdistyksille ja säätiöille, ammatillisille yhdistyksille ja lähinnä alueellisille viranomaisille sellaisen informaation postittamista varten, joka on tarkoitettu edistämään opintoja, ammattitaitoa tai ammattiin sijoittumista on tarkoitettu parantamaan opiskelu- tai työolosuhteita on tarkoitettu edistämään opiskelijan yhteyksiä kotiseutuunsa muihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin, esimerkiksi tutkimuksiin, kyselyihin tai mielipidetiedustelujen toteuttamiseen. Internet (Laurea ei toistaiseksi laita tietoja internettiin) Hakija/opiskelija antaa luvan opiskelijaksi hyväksymistietonsa julkaisemiseen internetissä tutkinnon suorittamistietonsa julkaisemiseen internetissä Opiskelija voi muuttaa kerran ilmoittamaansa tai Opintopolussa antamaansa luovutuslupaa muuttamalla tiedon SoleOPS järjestelmässä tai ilmoittamalla siitä henkilökohtaisesti tai sähköpostitse opintotoimistoon. Opiskelija- ja opintotietojärjestelmään voidaan opiskelijan pyynnöstä tallentaa virallinen opiskelijan nimi- ja osoitetietojen luovutuskielto. Laurea-ammattikorkeakoulu noudattaa hyvää rekisteröintitapaa ja edellyttää, että tietojen luovutusta hakevalla on asiallinen yhteys siihen kohderyhmään, jonka tietoja pyydetään. Henkilörekisterilain mukaan tietoja saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, jota varten ne on luovutettu. Nimi- ja osoitetietojen käyttäjän tulee ilmoittaa, mistä tiedot on saatu. Opiskelija- ja opintotietojärjestelmästä tulostetut erilaiset ryhmäraportit (osoitetarrat, toteutuksen osallistujat, opiskelijalista, ryhmän opiskelijat, opiskelijan edistyminen, toteutuspäiväkirja, toteutuksen arvioinnit, ryhmän arviointipäiväkirja, ryhmän suoritukset ja arviointilakanan tiedot) tulkitaan manuaalisiksi rekistereiksi. Tästä syystä rekisteristä tulostettua raporttia luovutettaessa luovutusta arvioidaan tietojen luovuttamisena henkilörekisteristä.
REKISTERISELOSTE 10 (13) 8. Rekisterin suojauksen periaatteet Opiskelija- ja opintotietojärjestelmää käytetään tietoliikenneverkon välityksellä. Käyttöä on rajoitettu tietoliikenteellisesti ja käyttäjäoikeuksin. Julkisessa verkossa liikennöinti järjestelmään tapahtuu aina salattuna. Palvelinympäristön ylläpito on ulkoistettu kirjallisin sopimuksin. Palvelinlaitteisto on sijoitettu palveluntarjoajan käyttötarkoituksen mukaiseen turvalliseen konesalitilaan. Käyttöoikeus järjestelmään annetaan henkilölle hänen esimiehensä pyynnöstä. Esimiehen pyynnöstä käyttöoikeuksia voidaan myös laajentaa, vähentää tai poistaa. Opiskelija- ja opintotietojärjestelmän käyttöoikeus poistetaan henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus tai henkilön työsuhteen päättyessä. Henkilökuntaa sitoo työsopimuksessa määritelty vaitiolovelvollisuus. Tietoliikennerajoituksiin muutoksia voi pyytää vain nimetyt henkilöt sovitun muutoshallintamenettelyn kautta. Eri käyttäjäryhmät pääsevät käsittelemään opiskelija- ja opintotietoja käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla. Käyttöoikeudet on rajattu toimipisteittäin, käyttäjäryhmittäin ja käyttöoikeustasoittain. Tiedon näkyvyys ja päivitysoikeus järjestelmään määräytyy käyttäjän roolin mukaan. Käyttäjärooleja ovat mm. pääkäyttäjä, opintosihteerit, vastuuopintosihteerit, henkilöstösihteerit, opettajat, vastuuopettajat sekä kirjastohenkilöstö, taloushenkilöstö ja korkeakouluisännät. Opettajalla on oikeudet vain omien opintototeutustensa tietoihin. Vastuuopettajalla on oikeudet toimipisteen opiskelijoiden HOPSeihin. Opintosihteereillä, vastuuopintosihteereillä ja henkilöstösihteereillä on toimenkuvan edellyttämät oikeudet. Kirjastohenkilöstöllä, taloushenkilöstöllä sekä korkeakouluisännillä on toimenkuvansa edellyttämät selausoikeudet. Oikeudet on määritelty käyttöliittymän ikkunoiden mukaisesti. Oikeuksien tasot ovat Taso 1: Selaus, muutos, lisäys, poisto, tunnuksen vaihto Taso 2: Selaus, lisäys, muutos, poisto Taso 3: Selaus, muutos, lisäys Taso 4: Selaus, muutos Taso 5: Selaus, lisäys Taso 6: Selaus Taso 7: Ei oikeutta Opettajilla ja opiskelijoilla on mahdollisuus käyttää opiskelija- ja opintotietojärjestelmän liittymiä (WinhaWille ja WinhaWiivi) sekä raportointijärjestelmää (Wilperi) julkisen verkon kautta omalla henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Julkisessa verkossa liikennöinti tapahtuu aina salattuna. Manuaalinen aineisto Laurea-ammattikorkeakoulun opintosihteerit tuottavat opiskelija- ja opintotietojärjestelmästä opiskelijoille annettavat tutkintotodistukset ja tutkintotodistusten liitteet sekä niiden arkistointikappaleet. Lisäksi tuotetaan opiskelutodistuksia, opintosuoritusotteita, opintojen edistymisen seurannan raportteja. Opintosihteerit vastaavat arkistoitavien dokumenttien arkistoinnista. Henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään silppuamalla tai tietosuojajätteenä.
REKISTERISELOSTE 11 (13) 9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen (Henkilötietolaki 26-28 ) Opiskelija- ja opintotietojärjestelmän rekisteriseloste on nähtävillä Laurea-ammattikorkeakoulun intranetissä. Tarkastusoikeus Opiskelijalla ja henkilökuntaan kuuluvalla on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot rekisteristä. Opiskelijalla on mahdollisuus nähdä ja tarkastaa hänestä rekisteröidyt tiedot ja niiden ajantasaisuus SoleOPSista opiskelijasivuilta www liittymän kautta. Opiskelijaliittymän henkilötiedot sivulta opiskelija voi tarkistaa henkilö-, opiskeluja osoitetietonsa oikeellisuuden ja ajantasaisuuden. Opiskelija voi muuttaa liittymän kautta osoite- ja puhelintietonsa. Liittymän kautta opiskelija voi tarkastella henkilökohtaisen opetussuunnitelmansa sisältämät opintojaksot, ilmoittautumiset lukuvuodelle, ilmoittautumiset opintojaksoille, suoritetut opintojaksot, suorittamansa opintoviikkomäärän sekä saamansa arvosanat. Opiskelijalla on oikeus saada opintotoimistosta virallinen opiskelutodistus ja opintosuoritusote. Opettajilla on mahdollisuus nähdä ja tarkistaa omat nimi- ja osoitetietonsa selainpohjaisen käyttöliittymän kautta sekä ylläpitää siellä yhteystietojaan. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan tästä rekisteröidylle kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tarkastusoikeuden toteuttamisesta. Tarkastusoikeuden toteuttaminen Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti (omakätisesti allekirjoitettu tai muulla luotettavalla tavalla varmennettu asiakirja). Tarkastuspyyntö osoitetaan opiskelijan oman toimipisteen opintotoimistoon. Tarkastuspyynnön toteutuksesta päättää rekisteriasioista vastaava henkilö (ks. kohta 2.). Tiedot antaa asiasta päättäneen määräämä henkilö. Opiskelijan ja henkilökuntaan kuuluvan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Hänellä on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti.
REKISTERISELOSTE 12 (13) 10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen (Henkilötietolaki 29 ) Tiedon korjaaminen Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki 29 ). Rekisteriasioista vastaavan henkilön, opettajan, opintosihteerin tain muun vastaavan henkilön on välittömästi virheen huomattuaan korjattava virhe tai ilmoitettava siitä henkilölle, jolla on riittävät oikeudet virheen korjaamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista ja tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, annetaan siitä kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta. Opiskelija tai henkilöstöön kuuluva voi ilmoittaa omissa tiedoissaan havaitsemastaan virheestä opintotoimistoon ja pyytää korjaamaan tiedot. Pyytäjän henkilöllisyys tarkistetaan. Oikaisupyynnön voi tehdään myös kirjallisesti. Oikaisupyyntö osoitetaan oman toimipisteen opintotoimistoon. Tiedon korjaa opintosihteeri tai opettaja. 11. Muut mahdolliset oikeudet Henkilöllisyyden tarkistaminen Ellei tietoja pyytävä henkilö ole entuudestaan tunnettu tai hänen henkilöllisyyttään ei muilla keinoin voida varmistaa, hänen on todistettava henkilöllisyytensä aina ennen tietojen (opiskelutodistus, opintosuoritusote, tutkintotodistus liitteineen, opintojen arviointi, opintojen edistymisen seuranta) luovuttamista. Henkilöllisyys voidaan todistaa valokuvalla varustetulla virallisella henkilöllisyystodistuksella, joksi hyväksytään joko ajokortti, passi tai poliisiviranomaisen antama henkilökortti ja Kela-kortti. Laurean sähköpostista lähetetty pyyntö voidaan katsoa riittäväksi tunnisteeksi henkilöllisyydestä. Osoitetietojen luovutuskielto Rekisteröidyllä on oikeus kieltää luovuttamasta väestötietojärjestelmästä ja siihen liittyvistä asiakirjoista häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin ja muuta suoramarkkinointiin sekä markkina- ja mielipidetutkimukseen (henkilötietolaki 30 ) osoitepalveluna (väestötietolaki 25 5 mom.) henkilömatrikkelia varten (henkilötietolaki 30 ) sukututkimusta varten (henkilötietolaki 30 ).
REKISTERISELOSTE 13 (13) Em. henkilötietojen luovutuksen kieltäminen haetaan väestörekisterikeskuksesta tai maistraatista. Kiellon voimaan astumisen jälkeen väestörekisterikeskus ei enää toimita osoitepalveluna em. tietoja ammattikorkeakoululle. Rekisteröity, joka ei halua ilmoittaa osoitetietojaan, vastaa itse niistä haitoista ja vahingoista (esim. opinto-oikeuden menetys), joita syntyy, kun häntä ei pystytä tavoittamaan. Turvakielto Jos henkilöllä on perusteltu syy epäillä oman tai perheensä turvallisuuden olevan uhattuna, maistraatti voi hänen pyynnöstään määrätä, ettei hänen kotikunta- tai osoitetietojaan saa antaa väestötietojärjestelmästä muille kuin viranomaisille. Maistraatti edellyttää turvakiellon hakijalta kirjallista, perusteltua pyyntöä tai ainakin käyntiä virastossa. Turvakieltomääräys voi ensimmäisellä kerralla olla voimassa enintään viisi vuotta. Sitä voidaan jatkaa kaksi vuotta kerrallaan. Kun henkilöllä on turvakielto, hänen osoitettaan ei luovuteta useissa tapauksissa viranomaisillekaan. Ne viranomaiset, jotka saavat henkilön yhteystietoja järjestelmiinsä, saavat myös tiedon turvakiellosta. Henkilön, jolle on myönnetty turvakielto, tulee tarvittaessa ilmoittaa asiasta rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Lähestymiskielto Lähestymiskielto tarkoittaa, että henkilön hengen, terveyden, vapauden tai rauhan suojaamiseksi voidaan jotakuta toista kieltää ottamasta häneen yhteyttä. Lähestymiskieltoa voi hakea kuka tahansa, joka perustellusti tuntee itsensä toisen uhkaamaksi tai häiritsemäksi. Lähestymiskieltoa haetaan joko poliisilta tai suoraan käräjäoikeudelta Henkilön, jolle on myönnetty lähestymiskielto, tulee tarvittaessa ilmoittaa asiasta rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.