JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO/UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ Date 14.6.2017 Tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Register description Sections 10 and 24 of the Personal Data Act (523/1999) 1) Rekisterinpitäjä: Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylän yliopisto Rekisterin yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero: Tutkijakoulukoordinaattori Tuula Oksanen 040 801 4205; tuula.a.oksanen@jyu.fi 2) Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa: Tiedekunta, johon hakemus on jätetty 3) Rekisterin nimi: Jatkotutkinto opiskelijoiden hakemusrekisteri. Rekisteri sisältää jatkotutkintokoulutukseen hakeneiden hakemukset ja hakemusliitteet Controller: University of Jyväskylä P.O. BOX 35, FI 40014 Jyväskylä, Finland Contact person (e.g. telephone during officer hours, email): Graduate School Coordinator Tuula Oksanen +358 40 801 4205; tuula.a.oksanen@jyu.fi Contact information in matters concerning admission data: Faculty where the application has been submitted Name of the register: Student Application Register of Doctoral Students The data file contains application forms and their annexes concerning the student selection. 4) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus The purpose of the processing of personal data Tel: University of Jyväskylä (014) 260 1211 P.O.Box 35 Fax: FI-40014 University of Jyväskylä (014) 260 1021 www.jyu.fi
2 (5) Rekisterin tarkoituksena on toteuttaa opiskelijahaku ja valinta jatkotutkinto opintoihin. Yliopisto ottaa opiskelijat suorittamaan jatkotutkintoa (yliopistolaki 558/2009 36 ). 5) Rekisterin tietosisältö a) Henkilötiedot: Sukunimi Etunimet Entinen sukunimi Kansalaisuus Henkilötunnus Syntymäaika Sähköpostiosoite Puhelinnumero Lähiosoite Postinumero Postitoimipaikka Maa Kotikunta Äidinkieli Koulusivistyskieli Sukupuoli b) Hakukelpoisuutta koskevat tiedot c) Hakukohdetta koskevat tiedot Hakulomake ja liitetiedot säilytetään viisi vuotta valintapäätöksen tekemisestä. 6) Säännönmukaiset tietolähteet: Rekisteröidyn täyttämät hakulomakkeet ja niiden liitteet 7) Tietojen säännönmukaiset luovutukset Opetushallitukselle tiedot hakeneista, valituista ja paikan vastaanottaneista. Opetushallitus luovuttaa tietoja tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla: https://opintopolku.fi/wp/fi/rekisteriseloste/ Opiskelijaksi valittujen tiedot Jyväskylän yliopiston opiskelijarekisteriin: is to select students for doctoral programmes. The data file is maintained under section 36 of the Universities Act 558/2009. Content of the data files a) Personal data: Family name Given names Former family name Citizenship Finnish ID number Date of birth E mail address Phone number Address Postal code City Country Municipality of residence in Finland Mother tongue Language of previous school education Gender b) Eligibility data c) Study programme data The information in the data file is stored for five years after the issuing of the student admission decision. Regular data sources: Application forms and their annexes filled in by the data subject Regular disclosure of information To the Finnish National Board of Education: https://studyinfo.fi/wp2/en /register/
3 (5) https://opiskelu.jyu.fi/fi/koulutuspalvelut/ohjeet/opiskelijarekist eri_2017_suomi.pdf To the University s student register 8) Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tutkinto ja opintotietoja voidaan tarkistaa EU/ETA alueen ulkopuolelta. Muutoin tietoja ei luovuteta. Transfer of data outside EU/EEC: Information concerning degrees or studies completed abroad can be verified from outside the EU or the EEC. Otherwise the data is not disclosed. 9 Rekisterin suojauksen periaatteet Lomakkeen tietoihin pääsevien käyttöoikeudet on rajoitettu. Lomakkeen ja sen liitteiden siirtyminen (lähetys) on httpssuojattuja. A Manuaalinen aineisto Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen. B ATK:lla käsiteltävät tiedot Saadut hakemus ja liitetiedot säilytetään yliopiston suojatulla verkkolevyllä viisi vuotta valintapäätöksen tekemisestä. 9 Principles for the protection of the data file The data is protected using access rights. HTTPS communication protocol is used for secure communication over a computer network. A Manual data The documents are stored in locked facilities protected from outsiders. Documents are printed only when necessary and paper printouts are destroyed after use. B Data for electronic processing The data is stored at University s secured net drive for 5 years. 10 Tarkastusoikeus Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa omat talletetut tietonsa rekisteristä (HetiL 26 ). Rekisteröidyllä on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada niitä koskevat tiedot kirjallisena. Right of access All data subjects shall have the right of access to data on him/her in a personal data file (section 26 of Personal Data Act). A data subject shall have the right
4 (5) Tarkastuspyyntö osoitetaan kirjallisesti kirjeitse tai sähköpostitse yliopistolle. Postitse lähetettävät pyynnöt toimitetaan osoitteeseen: Kirjaamo ja arkisto PL 35 (B) 40014 Jyväskylän yliopisto e mail: kirjaamo(at)jyu.fi Pyynnöstä tulee ilmetä mitä rekisteriä se koskee sekä rekisterin yhteyshenkilön tiedot (kohta 1). to view data on him/her and, upon request, receive a printout of the data. Written access requests are directed to the Registry office and archive. Registry office and Archives P.O. BOX 35 (B) FI 40014 University of Jyväskylä tel. +358 (0) 40 805 3472 fax. +358 (0) 14 260 1021 e mail: kirjaamo(a)jyu.fi It is necessary to mention in your request who is the contact person (at section 1). 11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus HetiL 29 :n perusteella vaatia henkilörekisterissä olevan, käsittelyn kannalta virheellisen, puutteellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman henkilötiedon oikaisemista, poistamista ja täydentämistä. Oikaisupyyntö osoitetaan kirjallisesti kirjeitse tai sähköpostitse yliopistolle. Postitse lähetettävät pyynnöt toimitetaan osoitteeseen: Kirjaamo ja arkisto PL 35 (B) 40014 Jyväskylän yliopisto e mail: kirjaamo(at)jyu.fi Pyynnöstä tulee ilmetä mitä rekisteriä se koskee sekä rekisterin yhteyshenkilön tiedot (kohta 1). Right to request rectification Under section 29 of the Personal Data Act, each data subject has the right to require the controller to rectify, erase or supplement personal data contained in a personal data file and erroneous, unnecessary, incomplete or obsolete as regards the purpose of the processing. Requests for rectification must be made in writing or by email to the Registry Office and archive: P.O. BOX 35 (B) FI 40014 University of Jyväskylä tel. +358 (0) 40 805 3472 fax. +358 (0) 14 260 1021 e mail: kirjaamo(a)jyu.fi
5 (5) It is necessary to mention in your request who is the contact person (at section 1).