TIETOSUOJASELOSTE 1 (5) Laatimispäivä: 4.4.2017 REKISTERITIEDOT 1. Rekisterin nimi Espoon OmaNeuvola - palvelun asiakasrekisteri 2. Rekisterinpitäjä Espoon kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta PL 202 (Kirkkojärventie 6 B, 8 krs.) 02070 ESPOON KAUPUNKI 3. Rekisterin vastuuhenkilö 4. Rekisterin yhteyshenkilö Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja PL 202 02070 ESPOON KAUPUNKI Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa Rekisterin yhteyshenkilö: palvelualueen sovellusasiantuntija Asiakirjojen luovuttaja: palvelualueesta vastaava päällikkö Osoite Espoon kaupungin kirjaamo PL 1 07020 Espoon kaupunki Käyntiosoite: Siltakatu 11, Espoon keskus Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) puhelin: Espoon kaupungin vaihde puh. 09 816 21 sähköposti: kirjaamo@espoo.fi 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on antaa asiakkaalle raskauteen ja vanhemmuuteen liittyvää informaatiota. Palvelun kautta asiakas voi tarkistaa hänelle varatun äitiysneuvolan ensikäyntiajan. Jos asiakkaalle on avattu OmaNeuvola-palveluun viestit-osion käyttö, voi asiakas lähettää ja vastaanottaa palvelussa viestejä ja niihin liittyviä liitteitä. Asiakas voi lähettää palvelun kautta viestejä erikseen määritellyille ammattilaisille. Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on asiakkaan ja toimintayksikön välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys. Henkilötietolaki (523/1999) Terveydenhuoltolaki (1326/2010) Kansanterveyslaki 3 luku (66/1972)
TIETOSUOJASELOSTE 2 (5) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 2 luku (1030/1999) Valtioneuvoston asetus neuvolatoiminnasta, koulu- ja opiskeluterveydenhuollosta sekä lasten ja nuorten ehkäisevästä suun terveydenhuollosta (338/2011) REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ, TIETOLÄHTEET JA TIETOJEN LUOVUTUS 6. Rekisterin tietosisältö Rekisteriin kootaan asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot, joita ovat nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Lisäksi kootaan asiakkaan antamat tiedot terveydestään ja hyvinvoinnistaan viestit-osiossa. Viestit ja liitetiedostot tallennetaan OmaNeuvola -palvelun rekisteriin ja säilytetään palvelussa näkyvillä kaksi (2) vuotta. Jos asiakas antaa luvan käyttää tietojaan, hoitoon osallistuva terveydenhuollon ammattihenkilö kirjaa hoidon kannalta olennaiset tiedot Espoon Perhe- ja sosiaalipalvelujen terveydenhoidon potilasrekisteriin. Jos asiakas ei anna lupaa käyttää tietojaan, ei viestitoiminnon käyttö ole yksilölliseen ohjaukseen mahdollista. Rekisteri koostuu OmaNeuvola -järjestelmään tehdyistä merkinnöistä. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 24 Henkilötietolaki (523/1999) 11-13 7. Säännönmukaiset tietolähteet Väestörekisteritiedot Asiakkaalta itseltään saadut tiedot Hoitoyksiköstä saadut tiedot 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Sosiaali- ja terveystoimen asiakas- ja potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus. Luovutus Potilaan/huoltajan nimenomaisella suostumuksella lain nimenomaisen säännöksen perusteella Mikäli Espoon OmaNeuvola palvelun käyttäjä antaa kaupungille
TIETOSUOJASELOSTE 3 (5) luvan käyttää palveluun kirjaamiaan tietoja, Espoon OmaNeuvolan kautta syntyneitä tietoja voidaan tallentaa Perhe- ja sosiaalipalvelujen terveydenhoidon potilasrekisteriin. Terveydenhuoltolaki (1326/2010) Tartuntatautilaki (583/1986) 23 Lastensuojelulaki (471/2007) 25 Rikoslaki (39/1889) luku 15, 10 Holhoustoimilaki (442/1999) 90 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 10. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Tietojärjestelmiin tallennetut tiedot: Rekisterin järjestelmään tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että järjestelmään pääsevät vain siihen oikeutetut työntekijät. Tietojen käyttö perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Järjestelmä vaatii salasanan vaihdettavaksi määräajoin. Järjestelmä sijaitsee Sysart Oyj:n hankkimalla palvelimella ja sitä käytetään omilta työasemilta. Järjestelmän palvelin, työasemat ja tulostimet säilytetään lukituissa tiloissa. Käyttöoikeuden saaminen edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta sekä tietoturvasitoumusta. Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttölokitietojen avulla tietosuojan seuranta- ja valvontasuunnitelman mukaisesti. Asiakastietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella. Sosiaali- ja terveydenhoidon käyttämät laitteet ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu kaupungin tietoturvaperiaatteiden mukaisesti.
TIETOSUOJASELOSTE 4 (5) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 6 luku Henkilötietolaki (523/1999) 7 luku Arkistolaki (831/1994) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) 11. Rekisteröidyn informointi Rekisteröityä (asiakasta) on informoitava rekisterinpidosta ja hänen oikeuksistaan rekisteritietoihin. Tämä tietosuojaseloste on luotu asiakkaan informointia varten. Tietosuojaseloste on saatavilla Espoon kaupungin sivuilla www.espoo.fi. Tietojen rekisteröinnistä kerrotaan myös suullisesti asiakaspalvelutilanteessa asiakkaan ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä. Terveydenhuoltolaki (1326/2010) 9 12. Tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tarkastusoikeuden sisältö asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteritiedot huoltajalla on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa lastaan koskevat tiedot tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksissa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antaminen saattaisi aiheuttaa vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille Tarkastuksen toteutus tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai omakätisellä allekirjoituksella tai vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona pyyntöä varten on lomake, jonka saa sosiaali- ja terveystoimen toimintayksiköstä ja se löytyy Espoon internetsivuilta www.espoo.fi / sosiaali- ja potilasasiamies. asiakkaan henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakastiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisena pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä,
TIETOSUOJASELOSTE 5 (5) jossa tiedot ovat syntyneet tiedot annetaan ilman aiheetonta viivytystä Jos tarkastusoikeus evätään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, jossa mainitaan kieltäytymisen syyt. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Henkilötietolaki (523/1999) 26-28 13. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Korjauksen sisältö rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä omaaloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto palvelualueen tietojen luovutuksesta vastaava päällikkö käsittelee korjauspyynnön organisaation sisäisten ohjeiden mukaisesti muutokset tehdään siten, että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on mahdollista nähdä jälkikäteen oikaisua varten on lomake, jonka saa sosiaali- ja terveystoimen toimintayksiköstä ja se löytyy Espoon internetsivuilta www.espoo.fi / sosiaali- ja potilasasiamies. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Oikaisun toteutus rekisteröity (asiakas) esittää vaatimuksen asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan asiakkaan tulee pyynnössään yksilöidä ja perustella tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään. Henkilötietolaki (523/1999) 29