Helsingin kaupunki Pöytäkirja 3/2016 1 (8) 32 Asuntotuotantotoimiston organisaation ja toimintamallin muutos 2016 HEL 2016-002320 T 00 01 00 Päätös päätti lakkauttaa asuntotuotantotoimiston ainoan osastotasoisen yksikön eli hallinto- ja talousyksikön sekä vahvistaa asuntotuotantotoimiston yksikköjaon siten, että toimisto jakautuu neljään, toimitusjohtajan alaiseen toimistotasoiseen tuotantoyksikköön, jotka ovat hankesuunnittelu-, uudistuotanto-, myynti- ja korjausrakentamisyksikkö. Yksiköiden päälliköiksi siirretään toimiston henkilökunnasta hankesuunnittelupäällikkö, rakennuttamisjohtaja ja korjausrakennuttamispäällikkö nykyisillä palkoillaan ja muilla työsopimusehdoillaan. Samalla toimikunta päätti perustaa myyntiyksikköön myyntipäällikön tehtävän ja käynnistää toimenpiteet sen täyttämiseksi ja valinnan tuomiseksi toimikuntaan. Samassa yhteydessä asuntotuotantotoimikunta päättää, että toimitusjohtajan ollessa estyneenä hänen tehtäviään hoitaa ensisijaisesti rakennuttamisjohtaja ja hänen ollessaan estyneenä korjausrakennuttamispäällikkö. merkitsee tiedoksi, että toimitusjohtaja päättää johtosäännön mukaisesti samassa yhteydessä muusta organisaation rakenteesta kuten tukitoimintojen järjestämisestä esikuntatiimeihin sekä tuotannon järjestämisestä tiimikoordinaattorin johdolla toimiviksi alueellisiksi tuotantotiimeiksi sekä yhdeksi korjaustiimiksi. Esittelijä Lisätiedot toimitusjohtaja Sisko Marjamaa Sisko Marjamaa, toimitusjohtaja, puhelin: 310 32300 sisko.marjamaa(a)att.hel.fi Liitteet 1 Organisaation kehittäminen, kaaviot 2 Organisaatio ja toimintamallimuutos 2016, prosessikuvaus Muutoksenhaku Oikaisuvaatimusohje, kaupunginhallitus Päätösehdotus
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 3/2016 2 (8) Esittelijän perustelut Päätös on ehdotuksen mukainen. Asuntotuotantotoimikunnan ja toimiston keskeiset tehtävät ja organisaatio johtosäännön mukaan Helsingin kaupungin asuntotuotantotoimikunta ja sen alainen Helsingin kaupungin asuntotuotantotoimisto vastaavat johtosääntönsä mukaan niiltä tilatun kaupungin oman asuntotuotannon ja korjausrakentamisen johtamisesta, valvomisesta, kehittämisestä ja rakennuttamisesta hyväksyttyjen tavoitteiden mukaisesti. Lisäksi toimikunta huolehtii sille varattujen tai sopimuksin tulleiden muiden uudisrakentamis- ja peruskorjauskohteiden rakennuttamisesta ja kaupungin omistamien kiinteistö- ja asunto-osakeyhtiöiden tilaaman teknisen kunnossapidon asiantuntijatehtävistä. Johtosäännössä mainittujen teknisten kunnossapidon tehtävistä ovat vastanneet asuntotuotantotoimiston tekniset asiantuntijat, aiemmin nimikkeellä tekniset tarkastajat, joiden palveluista esimerkiksi korjaushankkeiden pts-suunnitelmien laadinnasta, toimistolla on ollut konsulttisopimukset kaupungin alueellisten kiinteistöyhtiöiden kanssa. Kiinteistöyhtiöiden fuusioiminen yhteen Helsingin kaupungin asunnot Oy:ksi on muuttanut yhtiöiden tarvetta ostaa em. palveluita asuntotuotantotoimistolta ja luonut myös mahdollisuuksia hoitaa teknisen kunnossapidon tehtävät Hekan ja alueyhtiöiden toimesta. Toimiston palveluksessa 31.12.2015 olleet kaksi teknistä asiantuntijaa ovat siirtyneet 1.1.2016 alkaen Helsingin kaupungin asunnot Oy:n palvelukseen ns. vanhoina työntekijöinä. Johtosäännössä määritellään asuntotuotantotoimikunnan tehtävät, joita on johtosäännössä yhteensä 15 kohtaa, sekä toimistoa johtavan toimitusjohtajan tehtävät. Toimitusjohtajalle on lisäksi delegoitu päätösvaltaa asuntotuotantotoimikunnan erikseen tekemällä päätöksellä 19.2.1997. Toimikunnan keskeisenä tehtävänä on valvoa, että toimisto toimii vahvistetun talousarvion puitteissa sekä kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen asettamien tavoitteiden mukaisesti. asettaa toimistolle tavoitteet ja seuraa niiden toteutumista ja se myös päättää urakoita, hankintoja, suunnittelutehtäviä ja muita palveluja koskevista sopimuksista sekä vahvistaa sen ylimmän rajan, mihin viranhaltijan päättämien sopimusten arvo saa kerrallaan nousta. Organisaatiosta johtosäännössä todetaan, että asuntotuotantotoimisto jakautuu yksiköihin sen mukaan kuin toimikunta päättää. Toimiston päällikkönä on toimitusjohtaja. Toimistossa on lisäksi muuta henkilökuntaa. Toimitusjohtajan valitsee kaupunginhallitus. Toimitusjohtajan ollessa estyneenä hänen tehtäviään hoitaa toimikunnan määräämä vi-
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 3/2016 3 (8) ranhaltija. Toimiston yksiköiden päälliköt valitsee toimikunta ja muun henkilökunnan toimitusjohtaja. Toimitusjohtajan tehtävänä on johtosäännön mukaan päättää asianomaisia esimiehiä, asianomaista henkilöä sekä tämän sitä pyytäessä luottamusmiestä kuultuaan toimiston palveluksessa olevan henkilön ja vastaavan viran tai toimen siirtämisestä yksiköstä toiseen. Asuntotuotantotoimiston nykyinen organisaatio Toimistossa on helmikuun lopussa henkilökuntaa yhteensä 66. Hallinto- ja talousyksikkö, johon on koottuna toimiston tukipalvelut eli hallinto, talous, myynti ja sisäiset palvelut, atk, lakiasiat ja henkilöstöasiat, on toimiston ainoa osastotasoinen yksikkö, ja sitä johtaa osastopäällikkötasoinen yksikön johtaja. Osaston henkilömäärä on kaikkiaan 16. Toimiston keskeinen ydinprosessi on rakennuttaminen. Nykyisessä organisaatiossa tämä ydintoiminto eli uudis- ja korjauskohteiden rakennuttaminen ja työmaavalvonta hoidetaan toimistotasoisessa rakennuttamisyksikössä, jossa henkilöitä työskentelee yhteensä 40. Rakennuttamisyksikköä johtaa rakennuttamisjohtaja. Tonttiasiat ja uudisrakennusten hankesuunnittelu laatu- ja kustannustavoitteineen hoidetaan hankesuunnittelutiimissä, jonka toimistotasoisena esimiehenä toimii hankesuunnittelupäällikkö. Tiimin henkilövahvuus on yhteensä 7 henkilöä. Toimiston sisäisestä ja ulkoisesta kehittämistoiminnasta ja toimintaprosessien ja malliasiakirjojen ajanmukaisuudesta vastaa suoraan toimitusjohtajan alaisuudessa kehittämispäällikkö. Kaupungin oman tuotannon tavoitteet AM-ohjelmassa ja kaupungin talousarviossa Asuntotuotantotoimikunnan ja asuntotuotantotoimiston keskeiset määrälliset ja laadulliset tavoitteet asetetaan valtuuston hyväksymässä Asumisen ja siihen liittyvän maankäytön toteutusohjelmassa eli AM-ohjelmassa, jonka mukaisesti asuntotuotantotoimisto rakennuttaa laadukkaita ja elinkaarikustannuksiltaan edullisia asuntoja. Toimiston määrällisenä vuotuisena tavoitteena on ollut vuodesta 2008 alkaen 1500 uuden asunnon rakennuttaminen. Vaikka muun muassa kaupunginhallituksen toimeenpanopäätöksessä on edellytetty, että kaupunkisuunnitteluvirasto ja kiinteistövirasto yhdessä asuntotuotantotoimiston kanssa huolehtivat kaupungin oman asuntotuotannon toteuttamisedellytyksistä ja tonttivarannon riittävyydestä ohjelmassa määriteltyjen tavoitteiden mukaisesti, yhteiset ponnistelutkaan eivät ole mahdollistaneet toimiston määrällisten lukujen saavuttamista. Tonttipulan lisäksi urakkatarjousten vähäisyys ja hintatason nousu uudiskohteissa on haitannut kaupungin oman tuotannon käynnistymistä. Viimeisen kymmenen vuoden aikana on tehty vuosittain keskimäärin vain 748
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 3/2016 4 (8) asunnon käynnistyspäätökset. Viiden edellisen vuoden vastaava luku on 927 asuntoa. Vuodesta 2016 alkaen ATT:n tavoitteeseen merkittävä nousu: sitova tavoite 1500 asuntoa vuosittain ATT:n toimintaympäristössä tapahtui varsin merkittävä muutos vuoden 2015 loppupuolella, kun talousarvion valmistelun yhteydessä tuotantotavoite nostettiin sitovana entistä korkeammalle tasolle. Muutos on ATT:lle suurempi kuin mitkään viimeisten vuosien, jopa vuosikymmenten muutokset. Vuodelle 2016 toimiston sitovaksi tavoitteeksi kaupungin talousarviossa on asetettu valtuuston päättämän AM-ohjelman mukainen kaupungin oman asuntotuotannon määrä eli 1500 asuntoa. Parhaillaan lausuntokierroksella olleessa uudessa AM-ohjelmassa Kotikaupunkina Helsinki 2016 toimiston tavoitteellinen asuntomäärä säilynee ennallaan. Tonttitilanteessa parin kolmen viimeisen vuoden aikana tapahtunut parantuminen on nostanut toimiston mahdollisuuksia päästä tavoitteeseen entistä paremmin. Syksyllä 2015 ATT:n tonttitilannetta käytiin läpi huolellisesti yhteistyössä kaupunginkanslian, tonttiosaston ja myös kaupunkisuunnitteluviraston kanssa. 18.11.2015 asuntotuotantotoimikunta asetti toimiston vuoden 2016 tavoitteeksi 1720 uuden asunnon rakentamisen käynnistämispäätökset. Vuodelle 2017 vastaavaksi luvuksi arvioitiin 1737 asunnon käynnistämispäätökset. Tuotannon lähes kaksinkertaistaminen pitemmän ajan keskiarvoihin verrattuna haastaa koko organisaation, niin johtamisen, esimiestyön, toimintatavat kuin työyhteisötaidotkin. Tuotannon nostamisesta aiheutuva haaste on niin merkittävä, että toimistossa on tarkasteltava koko organisaatio- ja toimintamallia vaadittavan tuottavuusloikan aikaansaamiseksi. Toimiston on keskityttävä ydinprosesseihin ja yhteistyöhön, kehitettävä kaikkia prosesseja mahdollisten pullonkaulojen ja epäselvien rajapintojen löytämiseksi. Uusia toimintatapoja ja sujuvoittamistoimenpiteitä etsitään yhteistyössä henkilöstön kanssa tiedonkulkua kehittäen. Tuotannon määrän kasvaessa on otettava käyttöön uusia tuotanto- ja urakkamuotoja ja kenties myös uusia asuntotuotteita vanhojen rinnalle. Asuntotuotantotoimisto on varautunut henkilöstönsä määrän lisäämiseen kuluvana vuonna. Uusien henkilöiden perehdyttämiseen kiinnitetään erityistä huomiota. Henkilöstön motivointi ja työnilon säilyttäminen sekä onnistumisista nauttiminen haasteiden paineessa on keskeinen tavoite. Tarpeellisiin rakennusalan henkilöstön rekrytoimiseen on ryhdytty ja niissä huomioidaan tulevien vuosien tuotantomahdollisuudet. Henkilöstön lisääminen hoidetaan hallitusti ja pakostakin asteittain alaa vaivaavien rekrytointivaikeuksien vuoksi. Suurin tarve ATT:llä on ollut ammattitaitoisista ja kokeneista projektipäälliköistä, joista myös alalla
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 3/2016 5 (8) kysyntä on suurta ja palkkataso kaupunkia korkeampi. Asuntotuotantotoimisto panostaa edellä mainituista syistä johtuen henkilöstönsä kehittämiseen ja koulutukseen sekä osaamisen varmistamiseen aikaisempiakin vuosia enemmän. ATT:n toimintaympäristöön tulossa mahdollisesti muutoksia lähivuosina Jo valtuustossa päätetyn ja edellä käsitellyn ATT:n sitovan tuotantotavoitteen nostamisen lisäksi, toimiston toimintaympäristöön on mahdollisesti tulossa muitakin merkittäviä muutoksia. Kaupungin johtamisjärjestelmän uusiminen seuraavan valtuustokauden alkaessa vuonna 2017 on poliittisessa käsittelyssä parhaillaan. Päätöksiä johtamisjärjestelmän muuttamisesta ei ole vielä tehty, mutta kaupunginhallituksessa pöydällä olevan esityksen mukaan asuntotuotantotoimistosta tulisi osa teknistä toimialaa, jossa teknisen lautakunnan alaisuuteen kuuluvat palvelukokonaisuudet muodostettaisiin nykyisestä kaupunkisuunnitteluvirastosta, kiinteistövirastosta, rakennusvirastosta, rakentamispalvelusta, tukkutorista, rakennusvalvontavirastosta ja ympäristövirastosta sekä eräistä muista rakennuttamistehtävistä asuntotuotantotoimiston lisäksi. Toimialan tarkempi muodostaminen ja palvelukokonaisuudet sekä niiden tehtävät ja määrä valmisteltaisiin hallintosääntöuudistuksen yhteydessä. Toimialamallilla pyrittäisiin valmisteluaineiston mukaan muun muassa ratkaisemaan eri palvelujen siiloutumista ja parantamaan asukas- ja asiakaslähtöisyyttä ja kokonaisuuden hallintaa. Tavoitteena olisi myös tuottavuuden ja kustannustehokkuuden parantaminen kaupungin toiminnassa. Teknisen sektorin uudistamisessa tavoitteena tultaisiin pitämään nykyiset virasto- ja osastorajat unohtavaa asiakas- ja prosessilähtöistä organisaatiomallia. Karkeastikin arvioiden johtamisjärjestelmän muutos tulisi toteutuessaan olemaan suuri koko Helsingin kaupungille ja virastoille johtajineen ja henkilöstöineen. Teknisellä sektorilla on parhaillaan vireillä myös yhteinen toimitilahanke, jossa on käynnissä monipuolista virastojen yhteisvalmistelua toimintaprosessien kehittämiseksi ilman organisaatiomuutosta. Tilahanke muodostaa kuitenkin luontevan yhteistyöpohjan teknisen toimen organisaation kehittämiselle. Sekä toimialamallin mahdollinen käyttöönotto että muutto teknisten virastojen yhteiseen taloon tulee toteutuessaan muuttamaan asuntotuotantotoimiston toimintaympäristöä ja asuntotuotannon yhteisiä prosesseja. Muutoksien vastaanottaminen ja niihin sopeutumisen lähtökohdat ovat sitä paremmat mitä paremmin oman viraston prosessit ja toiminnat ovat organisoituna. Asuntotuotantotoimiston uusi organisaatio ja toimintamalli
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 3/2016 6 (8) Uudelle tasolle 1500 asuntoon nostettuun tavoitteeseen ja muihin edellä kerrottuihin tuleviin haasteisiin valmistautuminen edellyttää paitsi henkilöstön rekrytointia ja osaamisen varmistamista, myös ATT:n organisaation ja toimintamallin kehittämistä. Kun huomioidaan tulossa olevat muut edellä mainitut, kaupungin johtamista koskevat suuremmat muutokset, joissa osastotasoisia yksiköitä tultaneen vähentämään, uusia osastotasoisia yksiköitä ei ole tarkoituksenmukaista enää tässä yhteydessä toimistoon perustaa. Asuntotuotantotoimiston neljästä keskeisestä ydintoiminnosta esitetään muodostettavaksi suoraan toimitusjohtajan alaisuuteen johtosäännön mukaiset toimistotasoiset tuotantoyksiköt hankesuunnittelu-, uudistuotanto-, myynti- ja korjausrakentamisyksikkö. Yksiköiden päälliköiden valinnasta päättää johtosäännön mukaisesti asuntotuotantotoimikunta. Myynnin ja markkinoinnin merkitys korostuu ATT:llä, kun kokonaistuotannon määrä nousee ja sitä esitetään vahvistettavaksi uudella myyntipäälliköllä ja siirrettäväksi hallinto- ja talousyksiköstä toimitusjohtajan alaisuuteen strategisen merkityksensä vuoksi. Työmaavalvonta siirretään korjausrakennuttamisyksikön alaisuuteen. Talouden ja rahoituksen raportoinnin ja seurannan tärkeys korostuu volyymien muutostilanteessa ja talous esitetään suuren merkityksensä vuoksi siirrettäväksi hallinto- ja talousyksiköstä suoraan toimitusjohtajan alaisuuteen esikuntatiimiksi. Toimiston muut sisäiset tukipalvelut, kuten hallinto- ja lakiasiat sekä kehittäminen ja henkilöstöasiat organisoidaan esikuntatiimeiksi, joiden rakenteesta päättää toimitusjohtaja. Kaupungin strategisten tavoitteiden mukaisesti toimistossa on selvitetty tukipalveluihin kuuluvien aula/vahtimestaripalvelujen osalta keskittämistä Helsingin kaupungin Palmia Oy:öön. Valmistelu on edelleenkin kesken muun muassa puuttuvien kaupunginhallituksen linjapäätösten vuoksi. Kun jo ennestäänkin pienehköstä osastotasoisesta hallinto- ja talousyksiköstä siirretään myynti ja talous suoran toimitusjohtajan alaisuuteen, esitetään osastotasoinen yksikkö lakkautettavaksi kokonaan. Samassa yhteydessä lakkaisi myös ko. osaston yksikön johtajan tehtävä. Ydintoiminta eli rakennuttaminen uusiin alueelliselta pohjalta muodostettaviin tuotantotiimeihin Tuotannon toteuttaminen tonttien varaamisesta asukkaiden sisään muuttoon hoidetaan korjaustiimissä ja kolmessa alueelliselta pohjalta muodostetusta uudistiimissä länsi-, keski- ja itätiimissä. Tiimeihin kuuluvat rakennuttaja-arkkitehdit, projektipäälliköt, projekti-insinöörit, työmaavalvojat ja myynnin rakennuttaja-asiamiehet. Tuotantotiimit vastaavat kukin oman, ATT:n tavoitteista muodostuvan hankesalkkunsa ta-
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 3/2016 7 (8) voitteiden saavuttamisesta tiimikoordinaattorin johdolla. Tiimikoordinaattorit ovat osa tiimiä eivätkä ole tiiminsä henkilöiden esimiehiä. Esimiehinä toimivat edelleenkin yksiköiden päälliköt tai lähiesimiehet. Tuotantotiimeillä vahvistetaan tekemisen sujuvuutta, yhteistyön tiivistymistä, parannetaan perehdyttämistä ja sijaisuuksien hoitamista sekä luodaan esimiehille aikaa johtamiseen, esimiestyöhön ja toimintojen kehittämiseen. Tiimikoordinaattoreiksi on pyydetty ilmoittautumisia ja henkilöt on valittu. Organisaation ja toimintamallin valmistelu sekä yhteistoiminta valmisteluprosessissa Yhteistoimintamenettely Valmisteluvaihe käynnistettiin toimistossa 3.12.2015 pidetyssä laajennetun johtoryhmän kokouksessa. Muutosta ja sen taustoja käsiteltiin 14.12.2015 olleessa henkilöstötoimikunnan kokouksessa. Yksittäisiä työntekijöitä kuultiin 16.12.2015. Päätösesitystä eli toimitusjohtajan esitystä organisaatio- ja toimintamalliksi on käsitelty ATT:n yhteisessä työyhteisökokouksessa 17.2.2016, sekä edustuksellisessa yhteistoiminnassa eli henkilöstötoimikunnassa 19.2.2016. Yksittäisiä työntekijöitä, joiden tehtävät ja/tai asema muuttuvat olennaisesti organisaatiomuutoksessa on kuultu 19.2.-25.2.2016 välisenä aikana. Muutoksen valmistelu Muutoksen valmisteluun kuului 7.12.2015 järjestetty laajennetun johtoryhmän kehittämispäivä sekä 17.12.2015 ATT:n yhteinen työyhteisökokous. Lisäksi joulukuussa perustettiin työryhmiä, jotka valmistelivat muutokseen liittyviä osa-alueita ja roolien vastuita. Laajennettu johtoryhmä, johon kuuluu myös henkilöstön edustaja, kokoontui säännöllisesti valmistelun ajan. Lisäksi 18.1.2016 koko henkilöstö osallistui yhteiseen kehittämispäivään, jossa valmisteltiin yhteistoiminnassa muutosta ja muun muassa roolien vastuita. Työterveyskeskuksen sekä työsuojelun edustajat tavattiin valmisteluvaiheessa ja he pitivät koko henkilöstölle muutokseen liittyvän esityksen keskusteluineen ATT:n työyhteisökokouksessa 17.2.2016. Esittelijä Lisätiedot toimitusjohtaja Sisko Marjamaa Sisko Marjamaa, toimitusjohtaja, puhelin: 310 32300
. Helsingin kaupunki Pöytäkirja 3/2016 8 (8) Liitteet Muutoksenhaku sisko.marjamaa(a)att.hel.fi 1 Organisaation kehittäminen, kaaviot 2 Organisaatio ja toimintamallimuutos 2016, prosessikuvaus Oikaisuvaatimusohje, kaupunginhallitus