2/2015 Tiedonhallinnan ja arkistoinnin erikoislehti AJASSA Tampereen Donna s. 4 Lenin-museo kiinni s. 22 Epäselvyyksien JHS s. 30 Arkistot ja valta s. 36 TAPAHTUMIA KAY koulutuspäivät s. 8 Sähköinen teemapäivä s. 11 Microsoft Chicagossa s. 16 Liikkari Eduskunnassa s. 20
FAILI 2/2015 Toimitus Päätoimittaja:, Hyvät Neuvot - Besserwisser Oy osmo.palonen@iki.fi Julkaisutoimikunta Pekka Henttonen, pj, Tampereen Yliopisto, Riitta Itälä, Toimihenkilöarkisto, Susanna Kokkinen, Aalto-yliopisto Pekka Lähteenkorva, Urho Kekkosen Arkisto, Juho Rännäli, Tulli Ida Suolahti Helsingin kaupunginarkisto Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Kirjoitukset pyydetään toimittamaan ensisijaisesti txt-muodossa. Valokuvat JPEG- (paras laatu) PNG- tai TIFF-muodossa. vähintään 300 dpi/20x15cm. Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta 2015 on 60,00, opiskelijat 11,00 euroa. Tilaushintoihin sisältyy arvonlisävero 10 %. ISSN 1237-2196 Painosmäärä 500 kpl Julkaisija Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, 00101 HELSINKI www.liikearkistoyhdistys.fi Puh. 044-5512029 Tilaukset sihteeri@liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin 040 546 6999 Ilmoitushinnat 2015 1/1 sivu takakansi 4-väri 1250 1/1 sivu 3. kansi 4-väri 1050 1/1 muut sivut 4-väri 850 ½ muut sivut 4-väri 550 Toistoalennus: sama aineisto 4 ilmoituskertaa 20%, 2 ilmoituskertaa 10%. Ilmoitusvalmistus 50 e/sivu. Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana: kokosivun ilmoitushinta ja lisäksi sisäänpisto- ja postituskulut. Hintoihin lisätään arvonlisävero. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko 173 X 245 mm. Tiedostomuodot valmiit aineistot painettava pdf, fontit konvertoituina, järjestelmä Windows. Kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK. Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä. Aineiston toimitusosoite: osmo.palonen@iki.fi tai, Lampaankuja 1 79600 Joroinen Paino Finepress Oy, Turku 2015 SISÄLTÖ PÄÄKIRJOITUS 3 Eroon paperista vai paperiajattelusta JÄRJESTELMÄT Tampereen sähköisen arkistoinnin kokemukset 4 Juha Laine ja Kirsti Säynäväjärvi PROJEKTIT Avoimuutta uusilla palveluilla ja toimintamalleilla 7 Jessica Parland-von Essen TAPAHTUMAT Uusi kuntalaki sallii sähköiset toimintamallit 8 Ida Suolahti Sähköisen arkistoinnin ratkaisuja teemapäivässä 11 Pohjoismaisilla arkistopäivillä ongelmana tanska 13 Ida Suolahti Terveisiä Chicagon Microsoft Ignite tapahtumasta 16 Juha Anttila Liikearkistopäivät Mikkelissä 29.9.-1.10. 2015 19 20 22 27 ILMIÖT ARKISTOT Liikkari vieraili Eduskunnassa Lenin-museon viimeinen kesä! Pekka Lähteenkorva Puoluearkistosta poliittinen arkisto Pekka Lähteenkorva PUHEENVUORO 30 32 34 36 37 KOKOUKSET Asiakirjahallinnan JHS-suosituksissa epäselvyyksiä Pekka Henttonen Suomen Pankin arkisto ja tiedonhallinta esittelyssä KEHITTÄMINEN KOLUMNI Miten laskea hyötyjä ja kustannuksia asiakirjahallinnassa? Armi Helenius Järjestöarkistomies: Arkistoista ja vallasta Roope Hollmén PUHEENJOHTAJALTA Avointa ja suljettua dataa Jarmo Luoma-aho INDEX & SUMMARY Faili 4/2014 38 Ilmoitukset: Innofactor s.39 Elka s.40, Mamk s.40, IITC s.40 Kansi: Viimeisiä viedään. Vanhan Eduskunnan viimeisiä täysistuntoja vietiin läpi liikkarilaisten vierailuiltana Eduskunnassa. Kuva: 2 FAILI nro 2/2015
PÄÄKIRJOITUS Eroon paperista vai paperiajattelusta? Kun viimekertaisessa pääkirjoituksessani moitin ajatusta antaa valtion arkistonhoitajalle yhä enemmän valtaa päättää miten toiset arkistot tässä maassa toimisivat, sain jopa positiivista palautetta. Tässä pääkirjoituksessa kuitenkin aion antaa positiivista palautetta Rauhankadun suuntaan. Melkein nimittäin putosin penkiltä, kun kuuntelin Markus Merenmiehen puheenvuoroa Liikearkistoyhdistyksen sähköisen arkistoinnin teemapäivässä, jonka otsikossa luvattiin lopullista eroa paperista. Mikäli nyt ymmärsin oikein Kansallisarkistossa on päädytty siihen, että pysyvästi ja pitkään säilytettävää aineistoa ei tarvitse seuloa samalla tavalla kuin kaikki paikat täyttävää paperia. Markuksen puheenvuorossa mainittiin, että seulonnassa pääpaino pannaan sähköisen aineiston osalta laadullisiin kysymyksiin. Siis että säilytetään sitä, jolla on arvoa. Tämä ei kuitenkaan ole yksiselitteinen juttu, Kuten monesti olen tälläkin palstalla todennut, mistä me voisimme tietää tänä päivänä mikä on arvokasta, kun sitä katsotaan 200 vuoden päästä syntyvän kulttuurintai organisaatiotutkijan silmin. Jos me haluamme päästä paitsi paperista myös paperiajattelusta, voisimme lähinnä varmistaa, ettemme säilyttäisi suotta päiten kymmeniä kopioita samasta tiedosta. Silloin meidän ei ehkä tarvitsisi varsinaisesti seuloa muuta kuin duplikaatteja ja aineistoja joiden yhteydet kontekstiin ovat kadonneet. Jos pystyisimme luopumaan paperiajattelusta, riittäisi, että voisimme yhdistää ja kytkeä eri puolella bittiavaruutta olevaa tietoa niin, että ne muodostaisivat kattavia kokonaisuuksia. qqq Seulonnasta tulikin mieleeni, että lupasin tyttärelleni syntymäpäivälahjaksi seuloa ja järjestää sen aineiston, jonka hänen varmuuskopiolevyltä kopioimme kotipalvelimelleni viime joulun aikoihin. Olen nyt aluksi yrittänyt saada FSLintillä esiin kuinka monta kertaa samat tiedot tai paremminkin samat tiedostot eri nimillä ja eri paikkaan on tallennettu. Parhaimmillaan tuloksena on toista kymmentä kopiota, josta sitten saattoi ruveta poistamaan tarpeettomia. Kun ihmisellä on pätkätöitä, pari läppäriä, tabletti ja puhelin, ja niistä kopioidaan aineistoa laitteesta toiseen ja otetaan varmistuksia, tämä moninkertaisuus on ilmeinen tulos. Vanha suosikkiratkaisuni, joita kirjastot käyttävät e-kirjojen varmennukseen tuntee nimen Monta kopiota pitää tavarasi tallessa (LOCKSS) toki pätee tässäkin, mutta luulen että niiden oikeiden tai viimeisten versioiden löytäminen on vielä vaikeampaa, jos sen irtokovalevyn sijasta kaikki tallennetaan useaan pilvipalveluun. Kun tyttäreni keskeneräistä työtäni katsoessaan totesi, että nythän näyttää siltä, että olen tehnytkin jotakin, tuumailin mielessäni että tiedonhallinnan ammattilaisilla, siis arkistonhoitajilla, on edessään loistava tulevaisuus. Ne tädit, jotka järjestävät koteja ja heittävät keräytynyttä krääsää pois, ovat tähän digitaaliseen siivoamiseen verrattuna aivan amatöörejä. Toinen henkilökohtainen paljastukseni, jonka nyt teen on seikkailu meille vanhoille tietokoneen käyttäjille kovin rakkaiden viisijavarttituuman lerppujen kanssa. Minun piti siitä kirjoittaa tähän lehteen seikkaperäinen kertomus, mutta tietysti oli muuta työtä. Tässä paljastan nyt vain, että minulla on toimiva lerppuasema, josta voi siirtää arvokkaita henkilökohtaisia muistoja tylsille moderneille monen teran SATA-levyille. tarina on kuitenkin niin hyvä, että yritän sen kirjoittaa kesän aikana seuraavaan lehteen. qqq Liikearkistopäivät ovat kovaa kyytiä vastaan tulossa. Koska tämä lehti on lukijoilla vasta puolivälissä kesäkuuta, on aikaisen ilmoittautujan hintaa jatkettu 30.6. saakka. Jobin postina päiviin liittyen on James Lappinin peruutus, marrasja lokakuu olivat menneet ristiin ja samalle viikolle osunut Amerikan matka voitti Mikkelin. Olemme kuitenkin saaneet erinomaisen korvaajan. Marc Fresko on olltu mukana kirjoittamaassa Moreqin eri versioita ja on johtavia konsultteja ja kouluttajia Iso-Britanniassa ja muualla Euroopassa. Olen tavannut Marcin usein DLM Forumin kokouksissa ja hän on aina osannut arvioida asioita perustellusti ja avarakatseisesti. FAILI nro 2/2015 3
19 TIEDONHALLINNAN ASIANTUNTIJATAPAHTUMA LIIKEARKISTOPÄIVÄT MIKKELISSÄ 29.9.-1.10. 2015 TIISTAI 29.9. 12.00 Seulontaseminaari, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto, Tutkijantie 7 16:00 Vierailu Mikkelin Maakunta-arkistoon, Arkistolaitoksen Keskusarkistohankkeen esittely 18.00 Seulontaseminaarin sosiaalinen osuus Elkassa KESKIVIIKKO 30.9. Mikpoli, Mikkelin Ammattikorkeakoulun Kasarmin Kampus 8.45 Avaus Mikkelin kaupungin edustaja 9.00 Arkistointi: Mitä uutta? Puheenjohtaja Jarmo Luoma-aho, Elka Arkistolainsäädännön uudistus mitä se tarkoittaa kansalaisyhteiskunnalle ja yrityksille Hallitusneuvos Immo Aakkula, OKM ja kommenttipuheenvuorot Historia liiketoiminnassa Maarit Grahn, Turun Yliopisto ja Tiina Rajala, Ahlström Uusia arkistoratkaisuja Mervi Leino-Niemelä RTVA, Pekka Uotila Uotilan Perhearkisto ja Elisa Savolainen FIDA 12.45 Arkistointia käytännössä Puheenjohtaja Tytti Voutilainen, Mikkelin Maaakunta-arkisto Näin me teimme Tarja Herttuainen Kanta, Aki Lassila Disec, Pekka Lampinen SA-kuva-arkisto Petri Tanskanen Työväen Arkisto ja Janne Ridanpää Urho Kekkosen Arkisto 15.00 Teknologiaa Puheenjohtaja, Liikearkistoyhdistys Keynote speech: PDF/A-3 as preservation format Thomas Zellman and Hans-Joachim Hübner PDF/A Competence Center, Germany (ON-LINE) Säilyttämisratkaisuja Jukka Kervinen Kansalliskirjasto, Eino Parviainen MMa 16.50 Luento-osuuden päätös ja yhteenveto 19.30 ILTAPALAA, MUSIIKKIA JA VERKOSTOITUMISTA Tervehdyksiä, Liikearkistoyhdistyksen opinnäytetyöpalkinto Päivällistä pöydästä poimien Swing- henkistä musiikkia á la Tesar Jazzband johtajanaan Krystian Tesarczyk TORSTAI 1.10. Mikpoli, Mikkelin Ammattikorkeakoulun Kasarmin Kampus 9.00 Dokumenttien ja asiakirjojen hallinta Puheenjohtaja Aki Lassila Disec Oy Avoin teknologia Olli Alm Elka ja Mikko Lampi Mamk Aineistojen käsittely ja jalostaminen Tuula Pääkkönen Helsingin Yliopisto Yrityksen dokumenttienhallinnan suunnitelma ja kokemukset Juha Anttila IITC Teeman pääpuheenvuoro:yrityksen muutostilanteet ja asiakirjahallinnan ratkaisut Mikko Hyvärinen, Nokia Virpi Jokisalo Nokia Networks 12.30 Asiakirjahallinnon sääennuste Puheenjohtaja Markku Nenonen, Mikkelin amk Keynote speech: The future of information and records management Marc Fresco, Inforesight Ltd, Iso-Britannia Kirjastojen työkalut asiakirjahallinnan käytössä Pekka Henttonen Tampereen Yliopisto Kehityksen suunta; kokemuksia kotimaasta ja maailmalta Juho Rännäli Suomen Tulli 15.00 Tutkimusten esittelyt FM Anu Hakkarainen-Kiri Tampereen Yliopisto, N.N. Mikkelin Ammattikorkeakoulu, N.N. Jyväskylän Yliopisto 15.40 Päätös ja yhteenveto Puheenjohtaja Jarmo Luoma-aho 16.00 Tutustuminen mikkeliläisten arkistopalveluihin ja kehittäjien ratkaisuihin Päivien aikana Liikearkistoyhdistyksen jäsenistöön ja yhteistyökumppaneihin kuuluvat järjestelmä- ja palvelutuottajat esittelevät ratkaisujaan lyhyissä puheenvuoroissa ja esittelypisteissä. Osallistujille tarjotaan aamukahvi, aamupäiväkahvi, lounas ja iltapäiväkahvi keskiviikon iltaohjelman lisäksi. Tarkempi päivittyvä ohjelma Liikearkistoyhdistyksen verkkosivuilla http://www.liikearkistoyhdistys.fi/?liikearkistopaivat-30.9-1.10.2015-mikkelissa,122 Osallistumismaksut: Varhaishinta jäsenille 550 30.6.15 asti. Kaksipäiväisen seminaarin osallistumismaksu jäseniltä on 650. Muiden osallistumismaksu on 850. Yhden päivän maksu jäseniltä on 500 ja muilta 600. Hintoihin lisätään alv 24 %. Hinta sisältää ohjelmaan kuuluvat tarjoilut. Ilmoittautuminen ja lisätiedot: info@liikearkistoyhdistys.fi tai puhelimella 044-5512029. Kerrothan ilmoittautuessasi laskutusosoitteen sekä mahdollisen erikoisruokavalion!
INDEX & SUMMARY FAILI 2/2015 EDITORIAL P.3 To give up paper or paper-based thinking The Editor got surprised in the FBAA Digital archiving seminar, where Mr. Markus Merenmies told that the National Archives is planning to give up the principle to keep only 10-15% of the records after appraisal in the case of permanent digital records. Palonen considers this principle as a sign of the transition from the paper-based thinking to the digital understanding. Another task he writes is about the chaos of the personal data. Today publications and TV programmes are full of stories of consultants who organise your home and dispose collections of unnecessary stuff. However the problem with digital stuff is much wider. In the near future this is a great opportunity for the archivists and records managers, he proposes. SYSTEMS P.4 Experiences of the digital arciving in the City of Tampere Records managers Juha Laine and Kirsti Säynäväjärvi have written an article about Donna the organisation-wide document management and digital document archive. In Tampere the Donna system has been in use so many years that there is a need to dispose digital records when the retention period has ended. Based on this experience it looks like the automatic disposal cannot be used while there are so many errors in the metadata of the documents and there are records that should not be destroyed in the disposal list generated by Donna. Today with the limited number of records in the disposal list the corrections can be made. However, it is not possible in the future when masses of documents and records are have to be disposed. The solution in Tampere is that there have to be an archive in charge in every sector of the organisation that controls and guides the records creation process and verifies that the information is complete. Despite the digitalisation of the process the practice have to be similar to the one used in the paper era. PROJECTS P.7 Openness by creating new services and operating models Jessica Parlandvon Essen reports about the Open Science and Research Initiative started by the ministry of education and culture. The initiative will improve the open practices in the science. Even in humanities and social sciences the contents are more and more in the digital format. This promotes better information management and governance. One of the activities is Open Science handbook, where comments are welcomed. EVENTS P.8 New legislation supports digital processes Ida Suolahti reports about the seminar of the Municipal Archives Association. In her compilation of two 38 speeches she presented number of changes in RM based on the new Municipal Law and new legislation concerning the social services. These allow the organisations to build digital decision making processes and protect information on the other hand. P.11 Solutions for digital archiving reports about the FBAA seminar in April. In the speech by Esa Hannus the properties and problems of CAD and 3D-data were presented. There are no simple and common solution to archive 3D and 2D material created by various tools in different industries, Palonen summarises. P.13 Danish a problem in the Nordic Archiving Conference. - Doctoral Student Ida Suolahti reports in her second article about the Nordic Archiving Conference held in Copenhagen. Suolahti writes that spoken Danish was not a problem only for the participating Finns, also the Swedes and Islandic had the same problem losing a great part of the lectures especially when the Danish speakers generally did not have audovisual material to help the understandig. P.16 Regards from Microsof Ignite event Juha Anttila reports about the Microsoft Event in where earlier separate Share Point, Exchange, Lync and TechEd conferences were put together as a massive event held in the huge McCormick Place in Chicago. There were more than 100 Finns participating in the event to learn that Share Point 2016 will not be available before 2016 and that One Drive is major development for Microsoft. From document management point of view the new Microsoft developments are giving individuals too many options that are difficult to control in a corporation or other operation, Anttila writes.. P.20 FBAA visits the Finnish Parliament was one of the FBAA members visiting the Finnish parliament in the end of February. The first part of the excursion was in the library and archives of the Parliament. The library is open to the public and the archives are part of the same organisation. The second part was in the main building of the Parliament. Visitors got the last glimpse just before the renovation works of this magnificent building, which was opened in 1931. The next opportunity for an excursion will be in 2017. PHENOMENON P.22 The last summer of Lenin museum Pekka Lähteenkorva has visited in the one very rare Lenin museums in the whole world in Tampere and met already retired Dr. Aimo Minkkinen, the director of the museum for decades. The museum will have the current exhibition until the end of the summer, then the museum will be closed. After renovation of the premises, a new exhibition will be build by the labour museum Werstas, which currently owns the Lenin museum.. ARCHIVES P.27 Transition of Archives: from party to political Pekka Lähteenkorva has made another visit to The Peoples Archives that used to be archives of a socialist and communist political movement under far left party SKDL (The Democratic League for the Finnish People). Currently, it is having and collecting material from the left-wing labour movement. Although the Left Alliance is the biggest political organisation handing over archival material, there are other political movements as well. The archives is taking care of 3,8 shelf kilometres of material with 7,5 employees. COMMENT P.30 Vagueness in the JHS (Public Administration Recommendation) records management recommendations Dr. Pekka Henttonen has been reading the JHS RM recommendations thoroughly and found various problems in terminology and in integrity of two new JHS recommendations: 191 that is already accepted and 176 that is in the public comments process. JHS 176 is planned to replace Sähke2 norm given by NAS as the leading guidance for RM systems and public sector information management. MEETINGS P.32 Presentation of Finlands Bank archiving and information management was participating in the FBAA annual meeting and the presentation of the Finnish Central Bank. In the meeting Jarmo Luoma-aho was re-elected as a Chairman of FBAA and two new memebers of the board were elected. After the meeting we had two presentations concerning information management in the bank, who co-operates with the European Central Bank. DEVELOPMENT P.34 Cost and benefit analysis of RM Armi Helenius of The Geological Survey of Finland (GTK) has been trying to build a proper cost and benefits analysis as a part of the RM project. She has found out that there is not so easy to measure the benefits which are normally presented as the support for a new RM procurement. COLUMN P.34 The archives and power Roope Hollmén writes in his second column about the power of the archives. He sees that selection, appraisal, disposal, cataloging, descriptive metadata, conservation, availability, etc.are part of the Power of the Archives. Hollmén sees that today there are challengers of this paradigma, Wikileaks as an example. He also points out that if a private person will preserve his/her information, it will be safer to do it by himself instead of donating it to an archive. FAILI nro 2/2015
FAILI nro 2/2015 39
Syksyn SharePoint-tapahtumat: Dokumenttien hallinta ja SharePoint -koulutus Tarkista aika! www.iitc.fi SharePoint ja Office 365 HPR Tarkista aika! www.sharepoint-hpr.fi FAILI on Liikearkistoyhdistyksen julkaisema ainoa suomalainen asiakirja- ja tiedonhallinnan sekä arkistoinnin ammattilehti. Lehti kertoo neljästi vuodessa monipuolisesti alan kotija ulkomaisista tapahtumista, ihmisistä ja ilmiöistä sekä tutkimuksesta ja koulutuksesta. Liikearkistoyhdistyksen jäsenille Faili sisältyy jäsenmaksuun (50 ), yhteisöjäsenmaksuun sisältyy kaksi Failin vuosikertaa, jotka toimitetaan, kun jäsen ilmoittaa myös toisen lehden osoitteen. Failin tilaushinta on 60 ja päätoimisille opiskelijoille 11. Tilauksiin ja jakeluun liittyvissä asioissa ottakaa yhteyttä yhdistyksen sihteeriin sähköpostilla sihteeri@liikearkistoyhdistys.fi tai puhelimella 044-5512029. Mikkelin ammattikorkeakoulu on maan johtava sähköisten arkistopalveluiden tuottaja ja kehittäjä. Yksa-arkistopalvelulla voi hallita sekä viitetietokannat että digitaaliset aineistot. LUOTETTAVIA ARKISTOPALVELUITA YRITYKSILLE konsultointi seulonta analoginen säilytys digitaalinen säilytys digitointi tietopalvelu Näin toimivat mm: > Espoon kaupunkitiedon yksikkö > Helsingin kaupunginarkisto > Tampereen ja Turun kaupunginarkistot > Toimihenkilöarkisto > Työväen Arkisto > Urho Kekkosen Arkisto Muita arkistopalvelujamme käyttävät mm. > Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto > Useat muutkin yksityiset keskusarkistot Palvelu toimii SAAS-periaatteella ja se voidaan soveltaa eri tarpeisiin. Ota yhteyttä: arkistopalvelut@mamk.fi www.darcmedia.fi e-posti@elka.fi puh. 015 321 340 www.elka.fi