4/2009 Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti Arkistojen päivän makeat muistot Elkassa sivut 4-5 faili_4_2009_v32.indd 1 Espoon uusi arkisto kauppakeskuksessa sivut 16-17 Arkistoyhdistys Ateenassa sivut 21-25 8.12.2009 21:11:36
FAILI 4/2009 Toimitus: Päätoimittaja:, Mikkelin Ammattikorkeakoulu osmo.palonen@liikearkistoyhdistys.fi Julkaisutyöryhmä Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto Sari Järn, Etelä-Savon Viestintä Oy Leena Venho, Fiskars Oyj Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Kirjoitukset pyydetään toimittamaan ensisijaisesti txt-muodossa tai rtf- tai doc-muodossa. Valokuvat JPEG tai TIFF-muodossa. Pakettiformaatteja, kuten docx, pyydetään välttämään. Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 50, opiskelijat 10 euroa. ISSN 1237-2196 Painosmäärä 550 kpl Julkaisijat Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, 00101 HELSINKI www.liikearkistoyhdistys.fi Puh. 050 550 6093, Faksi (09) 325 6093 Talle ry, www.talle.fi Tilaukset Carl-Magnus.Roos@liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin 040 546 6999 Ilmoitushinnat 1/1 sivu takakansi 4-väri 1200 1/1 sivu 3. kansi 4-väri 1000 1/1 muut sivut 4-väri 800 ½ muut sivut 4-väri 500 Toistoalennus: sama aineisto 4 ilmoituskertaa 20%, 2 ilmoituskertaa 10%. Ilmoitusvalmistus 50 e/sivu. Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana: kokosivun ilmoitushinta ja lisäksi sisäänpisto- ja postituskulut. Hintoihin lisätään alv 22 %. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi, tiedostomuodot valmiit aineistot painettava pdf, fontit konvertoituina, järjestelmä Windows. Kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK. Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Aineiston toimitusosoite: osmo.palonen@liikearkistoyhdistys tai, Harjukatu 3 C, 50120 Mikkeli Paino: Laine Direct Oy, Järvenpää 2009 2 SISÄLTÖ PÄÄKIRJOITUS Joko mullistus tulee? 3 TAPAHTUMAT JA VIERAILUT Esillä makeat muistot 4 Olli Alm Vuoden arkistoteko Frenckellin pelastuksesta 6 7 10 11 12 DLM Forum matkusti Västernorrlantiin Hapan paperi on valtava ongelma Pekka Henttonen Asiakirjahallinnan ponnahduslauta Juho Rännäli Juna menee ja historioitsija katsoo STANDARDISOINTI Kaikki mukaan asiakirjahallinnan sanastoa laatimaan Jaana Kilkki 14 ARKISTOT Espoon arkisto Entressessä 16 Marko Ukkonen Sähköistä arkistointia palveluna? 18 Juha Anttila Henki- ja kirkonkirjoista kaksi todellisuutta Päivi Happosen tohtorinväitös 20 JÄRJESTÖT LAY valitsi uutta voimaa hallitukseen 20 VIERAILUT Opintomatkalla Ateenassa Tapio Bragge 21 TUTKIMUS Informaatio- ja mediatutkimus vahvistuu 25 Pekka Henttonen Asianhallinta hajautetussa toimintaympäristössä Anne Kivento ja Katri Seitsonen 26 KIRJAT 28 Keskiajan paras käyttöliittymä Pekka Henttonen TRIANGELI Aika vaihtaa sävelmää 30 ABSTRACTS Faili 4/2009 31 Kannen pääkuva: Espoon Kaupunginarkisto valot loistavat kauppakeskus Entressessä. Kuva Marko Ukkonen. Artikkelien kuvat kirjoittajien, ellei muuta mainintaa. FAILI nro 4 / 2009
PÄÄKIRJOITUS Joko mullistus tulee? Kolmas Faili-vuosi alkaa olla päätöksessä. Tänä lyhyenä aikana lehden teko on muuttunut teknisesti paljon helpommaksi. Tämänkin tekstin voin kirjoittaa suoraan taitto-ohjelmalla pääkirjoituksen paikalle. Kun tällä samalla läppärillä saa aikaan koko lehden, on prosessi virtaviivaistunut huomattavasti. Faili näkyy ensimmäisen kerran fyysisesti digipainossa Järvenpäässä. Aivan suoraan en lehteä kuitenkaan painokoneeseen lähetä. Laine Directin asiantuntijat tarkistavat omalla tietokoneellaan PDF:n ja tarvittaessa kysyvät miten virhe saadaan korjattua. Yhtään näistä digiajan seitsemästä lehdestä en ole tainnut vielä onnistua tekemään ilman, että jotain pientä puutetta, kuten väärässä värijärjestelmässä olevaa kirjoittajan pikkukuvaa ei olisi jäänyt lehteen. Saa nähdä miten tämän käy. Tämä lehden tekeminen kuvaa hyvin maailman muuttumista. Failin päätoimittaja on nyt myös toimitussihteeri, käsinlatoja, oikolukija, sivuasemoija ja kemigrafi. Kun aloitin journalistin urani kesätoimittajana 1970, näitä kaikkia ammatteja tarvittiin, jotta lehti saatiin tehtyä. Tietysti piti olla myös konelatojia, mutta sen työn olen tehnyt vain näiden omien juttujeni osalta, muut kirjoittajat latovat omansa. Graafisella alalla toimittiin 500 vuotta samalla periaatteella. Sitten tuli tekninen vallankumous, joka johti ammattien ja kokonaisten tuotanto-osastojen ja -laitosten lopettamiseen. Viimeisen silauksen antoi täällä Suomessa 90-luvun lama, joka vei hampaat henkilöstölle tapahtuneita muutoksia pehmentäneiltä ammattiliitoilta. Tätä hetkeä kuvaa, että ennen niin kunnianarvoisa Kirjatyöntekijöiden Liitto yhdistetään kemian työntekijöiden kanssa yhteiseen Teamiin. Miksi arkistoalan ammattilehdessä kirjoitetaan graafisen alan muutoksista. Siksi, että tässä on esimerkki siitä mitä tuleman pitää. Liikearkistoyhdistyksen nimitoimialalla yrityksissä arkistoista on jo ajat sitten tullut osa tietopalvelua ja niin on käyvä myös yhdistyksissä, järjestöissä ja jopa hallinnossa. Kun tietotekniikkaa otetaan oikeasti käyttöön, se vaikuttaa työnkulkuihin, ammatteihin ja jopa arkistonhoitajiinkin. Tämän aamun lehdessä lukijoillemme tuttu Tomi Voutilainen kirjoitti, ettei valtionhallinto voi tietoyhteiskunnassa toimia paperibyrokratian menetelmillä ja organisaatiolla. Siitä periaatteesta olen täsmälleen samaa mieltä. Asiakirjahallinnan ammattilaisten kannalta on kuitenkin lohdullista se, että heitä ei ehkä sittenkään odota kirjatyöntekijäin kohtalo, vaan ammatin muutosta voidaan paremminkin verrata journalistiseen työhön. Molemmissa on näet keskeistä tieto tai informaatio ja tietämys siitä missä sitä on ja mitä sillä voi tehdä. Vastuu tuotannosta lisääntyy kuitenkin samalla tavalla kuin journalisteilla. Esimerkkini Failista on siinä aika kevyt, jos sitä vertaa vaikka päivälehteen. On varmaa että asiakirjahallinnan ammattilaiset kannattaa kouluttaa näitä tulevia tehtäviä varten. Nyt niin mahtavasta paperista tulee ennemmin tai myöhemmin entisaikojen museaalista tavaraa, josta tietoyhteiskunta taitaa olla aika vähän kiinnostunut, erityisesti jos sitä ei ole sähköisesti saatavilla. Toki museoihinkin tarvitaan työntekijöitä. Paitsi koulutuksessa, myös nykyhetken toiminnassa keskeistä on saada koko ajan syntyvät sähköiset aineistot talteen ja laajasti käyttöön. Tämä ei tarkoita vain julkisen hallinnon virkamiesten ja toimenhaltijoiden kirjalliseen muotoon tuotettuja sähköisiä asiakirjoja, vaan koko kansalaisyhteiskuntaa. Tietoyhteiskunnassa on siis aika myös ymmärtää, ettei viranomaisen arkisto ole todellakaan ainoa, usein ei edes merkittävin tietolähde. Sattui tässä toisesta aamun lehdestä silmään juttu, jossa joku valopää oli keksinyt että valtion uusi ja hieno liikennevirasto kirjoitetaan liik enne vira sto ja että sitä pitäisi kutsua TraFiksi. Sovitaanko että tästä alkaa kielen Jo riittää -kampanja. Jos ehtisin aloittaisin nettiaddressin kieltä loukkaavien typeryksien panemiseksi pois viralta tai toimesta tai konsulttipalkkioilta. Ei se, että kikkaillaan ns. graafisella ilmeellä tee jäykästä valtion virastosta modernia toimijaa. Sanat eivät ole graafisia elementtejä. Aivan niinkuin tässä Failissakin ulkoasu on tarkoitettu ainoastaan viemään lukijalle sanoman mahdollisimman hyvin, jos se siinä sivussa sattuu miellyttämään jonkun visuaalista silmää niin hyvä. Kun nyt pääsin kieleen niin selitän myös sen, miksi Failin toimitus yrittää parhaansa mukaan poistaa esimerkiksi kielen kannalta virheelliset lyhenteiden kirjoitustavat. Kun kerran kielioppi sanoo, että nelikirjaimiset ja sitä pidemmät lyhenteet, jotka voidaan lausua, kirjoitetaan isolla alkukirjaimella, mutta muuten pienaakkosilla, niin erään Mikkelissä majaansa pitävän arkiston lyhenne kirjoitetaan Elka eikä ELKA, vaikka se historioitsijoiden lähteissä usein näin usein kirjoitetaan. Jos kieli on jokin muu, jossa vastaavaa oppia lyhenteistä ei ole, voidaan noudattaa sikäläistä käytäntöä. Päätoimittaja FAILI nro 4 / 2009 3
TRIANGELI Aika vaihtaa sävelmää Triangeli on kilkutellut kolme vuotta. Aika vaihtaa sävelmää ja kanavaa. Vaikenemisesta ei puhettakaan. Triangeli tuli valittua nimimerkiksi symboloimaan kolmen teen kovaa ydintä; toiminnan, tiedonhallinnan ja tietotekniikan kolmiyhteyttä. Myös muistuttumaan siitä, että ääntä on pidettävä ja hälyä herätettävä itse, omin käsin asiakirjahallinnan mission edistämiseksi. Männävuosien ruikutus muiden tahojen ymmärtämättömyydestä on poissuljettu. Teoriaosaamista ja ammatillista tietopohjaa pitää vahvistaa, tietotekniikkaosaamista täydentää ja laajentaa, käsitteitä tarkentaa ja kehittää. Samoin kommunikointivalmiuksia, vakuuttavuutta ja kuuntelukorvaa. Kaikkea tätä, mieluusti kovaa ja korkealta, mutta ihmisellisesti. Neuvottelupöydissä ja projektiryhmissä istuu aamulenkkeileviä, lanttulaatikon ja uutisvuodon ystäviä. Kun vauhtiin on päästy. Muutosturbulenssia usutetaan alueviranomaisten ja elinkeinotehtävien imussa myös kolmen teen kenttään. Suomi tarvitsee uuden valtakunnantasoisen tiedonhallintaviraston, sanoo Tomi Voutilainen (HS 7.12.09), eikä vain uusia kansia Evan mitäänsanomattomaan raporttiin. Radikaaleja muutoksia viranomaisrakenteisiin, hallitus uudistamaan tiedon tuottamisen ja hallinnan organisointia, tietoyhteiskuntakehitys vauhtiin. Lakkautetaan toisia, supistetaan toisia ja siirretään joiltakin joitain tehtäviä uudelle virastolle. Näin pelkistetysti. Alas päällekkäinen mammuttihallinto. Tiedonhallintatehtävät tulisi myös arkistolaitokselta siirtää uudelle virastolle. Kuulostaa hämärästi tutulta Valtiovarainministeriöllekö tiedonhallinnan ohjauksen tehtäviä joskus muinoin ajateltiin, jo ennen iiteetä. Voutilaisen ehdotus on kiinnostava. Triangelia laulattaa kommentteja ja ratkaisuja odotellessa. Saivat sentään vihdoinkin valmiiksi tuon julkaisunsa. Katteettomasti mainostivat valmistumista vuositolkulla. Onko se nyt odottamisen ja hintansa väärti? Melkoisen ohut ja kaponen edeltäjäänsä verrrattuna, mutta liekö sitten tiivistä ja painavaa tekstiä kahdella palstalla. Faktaruutuja keskellä tekstejä, missäs on luettelo niistä? Entäs sitten ontuva lähdekirjallisuuden luettelointi, kirjavia käytäntöjä. SFS-standarditkin väärin, olisi pitänyt tuollainen itsestäänselvyys tarkistaa: po SFS-ISO, eikä ensin isotella. Kansikuva on kaunis ja hyvin symboloivat hoikat hongat pitkäaikaisuutta ja vaihtuva värikkyys vuoden hetkellisyyttä. No, tätäkin tarinaa Triangeli tulee seuraamaan Ammatilliseen harkintaan: onko vuosi 2009 poikkeuksellinen ja/tai kriisivuosi? Olisiko asiakirjojen säilytysaikapäätökset otettava uusiosyyniin? Vaalirahoituskriisi, lahjus- ja korruptioepäilyt, lautaskriisi, vanhustenhoitokriisi, ilmastonmuutoskriisi. Entäs lama. Ja Räikkönen. Ja Oksasen sylkäisyt. Jos tulevalle tutkimukselle ei normaaliaineistoon jää tarpeeksi evidenssiä kriiseistä, pitäisikö soveltaa poikkeusja kriisiajan lisäotantamenettelyä? Miksei näin voisi tehdä, ehdottaa Triangeli hulvattomasti. Ja nyt hyvästejä heittämään, ei kuitenkaan vielä veiviä. Kiitos seurasta, menestystä ja mielenrauhaa uudelle vuosikymmenelle. Mitaleista ei niin väliä. Tulkoon vuodesta 2010 hyvä otantavuosi. 30 FAILI nro 4 / 2009
ABSTRACTS FAILI 4/2009 Taking an allegory to the graphic arts industry the Editor is painting the future of records management and archiving. He asks in the headline of his leader when the big change will come. He reminds that digitalisation of the production has made possible for the editor of a small publication like Faili to be simultaneously typesetter, compositor, engraver, proof reader and sub editor. Thirty years ago those were proper professions, but not anymore. Palonen has recognised that the (former) business archivists have already turned out to be information officers, but in the public administration the change have not yet implemented. However, the change is coming: it is not possible to pay high costs of information technology without having advantage in the processes. Palonen uses as evidence also an article of Dr. Tomi Voutilainen published in Helsingin Sanomat the same day as the leader was written. The new information professional-archivists can predict the same fate as journalists: more responsibility of processes and role to manage the information. The Archive Act of the Year 2009 Prize was handed over in November to Päivi Hovi-Wasastjerna and Berndt von Frenckell who organised that the archives of the oldest private enterprise in Finland, Frenckellin Kirjapaino Oy, was handed over to ELKA after the printing works company declared bankrupt. The enterprise was established in the 17th century. The recently retired director of ELKA, Matti Lakio also received a honourable mention at the same event for life-long achievement in the archiving branch. is also reporting from Härnösand where the biannual meeting of DLM Forum was organised as a part of the Swedish presidency of the EU. The number of representatives was not very high, but the presentations were interesting. Those can be found in the new website of the DLM Forum www. dlmforum.eu. Other important news regarded re-organisation of the administration: DLM Forum will now be registered as a private foundation in London to get more stable organisation for the MoReq and other DLM activities. Assistant professor Pekka Henttonen was taking part of the annual conference of IIAS (International Institute for Archival Science of Trieste and Maribor). The conference was held in Trieste and the key issue was the acid decomposition of the papers of 20th century in the archives and libraries. The paper with the mechanical pulp perishes, turns brown and finally scatters; and there are lots of the sheets in this process. For example the National Library of Slovenia holds 2,4 million titles from the 20th century, of which 2,1 million belongs to the risk group and 1,1 million is in danger of immediate destruction. There will be a great voluntary operation to standardize the terminology of archiving and records management in Finland. The use of concepts and terms is currently not very accurate due different persons and organisations using them with different connotations. The national archives launches the work, but the Director of Development Jaana Kilkki asks everyone to join to the task force. Espoo City Archives has moved to a new shopping centre Entresse in the central Espoo from many locations in the City Hall buildings. Marko Ukkonen reports that the archivists are happy and proud of the new facilities. As the Head of Records Management Ulla Tanskanen says, the leading municipal delegates and directors have demonstrated their respect on the significance of the RM and archiving by this decision. New customers are popping into the City Archives while shopping or visiting the new library in the neighbourhood. The MD of Industrial ITC Juha Anttila reports about the study made by Mikkeli University of Applied Sciences and ELKA. Anttila was working as a consultant in the project funded by Tekes. The project was looking if there is the market for outsourced services in ERMS and digital archiving. The surveys made in the project showed that digital preservation is a problem for large corporations and private enterprises. Furthermore, there seems to be a need for reliable, flexible and cost-effective service provider that MiUAS and ELKA are planning. The most important factor to have an external service for preservation was risk management, while reducing the costs was in the most cases the issue in the second priority. The Association of the Business Archives received new blood to the board of the organisation. In the autumn meeting half of the board was filled with new members. The ABA meeting was held in the archive and museum facilities of the Sanoma Group. One of the rarities shown there was letters from the famous Finnish authors as well as the first issue of the Finnish version on Donald Duck, reports. A group of Finnish archivists took part in a study trip to Athens. They were visiting the General State Archives, Contemporary Social History Archives ASKI and Archives of the National Bank of Greece - the oldest bank in Greece today which also is listed in the New York Stock Exchange. Another interesting point of visit was the Archives of Konstantin Karamanlis. Karamalis is a famous veteran politician of the second half of the 20th century in Greece, who for several times held the post of the prime minister and twice the president of the nation, as Tapio Bragge and Panu Haavisto (photos) report from Athens. Anne Kivento and Katri Seitsonen reported on the RM and classification used in the Technical University of Tampere. The RM environment is not standard because of the distributed nature of RM and registration procedures. Seitsonen has made her master s thesis in the University of Tampere about the case, studying the usage of the classification scheme and comparing the connection between classes used and tasks in the job. FAILI nro 4 / 2009 31
ECM-ratkaisut porautuvat asioiden ytimeen Kun avaamme puhelinliittymän, tilaamme tuotteen, haemme erilaisia korvauksia, liitymme jonkin yhteisön jäseneksi tai haluamme vaikka vaihtaa etunimemme toiseksi, käynnistyy prosessi, jota voidaan tukea sähköisillä asianhallintaratkaisuilla. Affecto kehittää ja markkinoi ohjelmistoja sähköiseen asianhallintaan: tiedon talteen ottamiseen, asiankäsittelyyn, dokumenttien hallintaan ja tietojen varastointiin. Ratkaisumme tehostavat asioiden, dokumenttien, asiakirjojen ja web-sisällön elinkaaren hallintaa koko organisaatiossa. Affecto Finland Oy / Atomitie 2 / 00370 Helsinki / puh. 0205 777 11 / info@affecto.com / www.affecto.com 32 FAILI nro 4 / 2009