Varastokirjasto 2.10.2006 Toiminta- ja taloussuunnitelma 2008-2011 Hyväksytty johtokunnan kokouksessa 13.9.2006 ja täydennetty toimintakertomuksen valmistuttua v. 2006 tiedoilla aineiston vastaanoton, käsittelyn, säilytyksen ja käytön osalta sekä henkisten voimavarojen hallinnan ja kehittämisen tunnuslukujen osalta. Sisällys 1. Johdanto 1.1. Tehtävä 1.2. Visio 1.3. Strategia 2. Toimintaympäristön muutoksia 2.1. Opetusministeriön hallinnonalan tuottavuusohjelman tehokkuus- ja vaikuttavuusvaatimukset 2.2. Muutoksia tieto- ja viestintäteknologiassa 2.3. Muutoksia kirjastokentässä 3. Kehittämistavoitteet tuloskaudella 3.1. Toiminnallinen tuloksellisuus tulostavoitteittain 3.1.1. Aineiston vastaanotto 3.1.2. Aineiston käsittely 3.1.3. Aineiston käyttöön asettaminen (kaukopalvelu) 3.2. Henkilöstö 4. Resurssit 4.1. Perustoiminta 4.2. Hankkeet 4.3. Talouden kehittyminen 2008-2011 1
1. Johdanto 1.1. Tehtävä Tieteellisistä ja yleisistä kirjastoista siirrettävän aineiston säilyttämistä ja käyttöön asettamista varten on vuonna 1989 perustettu opetusministeriön alainen Varastokirjasto. Varastokirjaston tehtävänä on ottaa vastaan ja säilyttää tieteellisistä ja yleisistä kirjastoista siirrettävää aineistoa ja asettaa se tarvitsijoiden käyttöön. (Laki Varastokirjastosta n:o 1078/1988 ja asetus n:o 12/1989, uudistettu n:o 94/1992). 1.2. Visio Varastokirjasto toimii aktiivisesti kirjastojen kansallisessa ja kansainvälisessä verkossa tarjoten kirjastoille asiakaspalvelun tukea turvaamalla tieteellisistä ja yleisistä kirjastoista siirrettävän aineiston löydettävyyden ja saatavuuden. Varastokirjasto täydentää Kansalliskirjaston palveluita kansallisen tietohuollon kentässä. Varastokirjasto jatkaa kehittymistään kansalliselta ja kansainväliseltä maineeltaan korkean tason luotettavana tietohuolto-organisaationa. 1.3. Strategia Varastokirjasto tukee toiminnallaan kirjastoverkkoa ja sen asiakkaita. Se osallistuu kirjastoverkon kehittämiseen ja osallistuu maan kirjastojen hankinta- ja säilytyspolitiikan kehittämiseen. Strategiset yhteistyökumppanit muodostuvat eri kirjastosektoreista, joiden edustajia on johtokunnassa. Johtokunta toimii aktiivisesti yhteistyön kehittämiseksi. Kansalliskirjasto tarjoaa myös palvelujaan koko kirjastoverkolle. Sen kanssa suunnitellaan ja koordinoidaan kirjastoverkolle tarjottavien yhteisten palvelujen kehittämistä. Opetusministeriön kanssa jatketaan tulosohjauksen kehittämistä. Vuonna 2005 hyväksytyssä strategiassa vuosille 2007-2010 määritellään keskeiset tavoitteet: - Tavoitteena on tukea kirjastoja niiden ratkoessa tilaongelmiaan ottamalla vastaan kirjastojen siirtotarpeiden mukainen määrä, mikä on noin 50 % niiden vuotuisesta hankinnasta. Kirjastoja tuetaan kehittämään aktiivikokoelmiaan ja avohyllytilojaan sekä välttämään turhaa paikallista varastointia. - Varastokirjastoon saapuneen aineiston on oltava selkeästi ja helposti haettavissa VAARItietokannasta ja omasta kokoelmasta. Aineiston tulee olla mahdollisimman nopeasti asiakkaiden löydettävissä ja saatavilla. Tavoitteena on siis tehokas ja laadukas aineistonkäsittely ja luettelointi. - Tavoitteena on edelleen nopea ja kustannustehokas asiakaskirjastojen ja kirjastojen asiakkaiden tarpeista lähtevä kasvava kaukopalvelu. Sitä kehitetään ajantasaisemmaksi ja digitaalista aineistonvälitystä lisätään mahdollisuuksien mukaan. - Varastokirjasto on vastuullinen työnantaja, joka arvioi toimintaansa jatkuvasti. Johtamista kehitetään kaikilla tasoilla. Tavoitteena on ammattitaitoinen, motivoitunut, oikein kohdennettu ja joustava henkilöstö. Henkilöstön työkyvystä ja hyvinvoinnista huolehditaan. 2
Strategiaa päivitetään vuosittain johtokunnassa mm. toiminta- ja taloussuunnitelman yhteydessä. 2. Toimintaympäristön muutoksia Varastokirjaston toimintaan vaikuttavat yhteiskunnallisten ja taloudellisten muutosten lisäksi tiedontarpeiden muutokset tietohuollon kentässä sekä yleinen kehitys kirjastoalalla ja kirjastoverkossa. 2.1. Opetusministeriön hallinnonalan tuottavuusohjelman tehokkuus- ja vaikuttavuusvaatimukset Talouden muutoksista tärkein on opetusministeriön hallinnonalan tuottavuusohjelma. Ohjelman periaatteena on toimintojen tehostaminen, ikäluokkien pienenemisestä johtuva henkilöstön vähentäminen ja yhteisten palvelukeskusten perustaminen. Varastokirjaston tulee sopeuttaa toimintaansa väheneviin resursseihin. Varastokirjaston kokonaistuottavuuden kasvu on Tilastokeskuksen laskelmien mukaan ollut korkeampaa kuin valtiolla keskimäärin. Toimintoja pystytään edelleenkin tehostamaan. Varastokirjasto on laatinut erillisen henkilöstörakennesuunnitelman, joka perustuu yhtäältä kirjaston säädöspohjaisiin tehtäviin ja toisaalta osaamistarvekartoitukseen. Varastokirjaston kaltaiselle pienelle virastolle suunnitellut henkilöstö- ja taloushallinnon sekä ITpalvelukeskukset eivät tuone huomattavia säästöjä. Palvelukeskusten lisäksi yhteistyö paikallisten kirjastojen kanssa tuonee yksittäisissä tehtävissä säästöjä. 2.2. Muutoksia tieto- ja viestintäteknologiassa Pyrkimys kehittää Suomea tietoyhteiskuntana on tarkoittanut elektronisten palveluiden kehittämistä, ja kirjastoala on ollut niiden aktiivinen kehittäjä. Kirjastot tarjoavat palvelujaan ja aineistojaan tietoverkkojen kautta. Kirjastojen asiakkaiden omaehtoinen kirjastojen käyttö lisääntyy mm. tehokkaiden portaalien käyttöönoton ja muiden verkkopalveluiden lisääntymisen avulla. Asiakkaiden tarpeet tiedonhaun ja aineiston saatavuuden suhteen kasvavat. Asiakastoimisuutta tukevat kirjastojärjestelmät lisääntyvät, ja se ohjaa asiakkaita jättämään itse tilauksensa oman tiedonhaun yhteydessä. 2.3.1. Muutoksia kirjastokentässä Kansalliskirjaston toimialan laajentumisen jälkeen Suomessa on kaksi koko kirjastoalalle palveluita tarjoavaa laitosta. Näiden yhteistyön tehostaminen ja kirjastoille suunnattujen palveluiden kehittäminen ovat yhteisiä haasteita. Elektroninen julkaisutarjonta lisääntyy, ja monilla tieteenaloilla se muodostaa tärkeimmän aineistoresurssin. Painettua aineistoa ilmestyy jatkossa kaikilla aloilla, ja painetun aineiston määrän 3
ennakoidaan jopa kasvavan. Kirjastojen täytyy tarjota asiakkailleen sekä elektronista että painettua aineistoa. Varastokirjastoon on siirretty noin viidesosa alun perin yliopisto- ja muihin tieteellisiin kirjastoihin hankitusta aineistosta (2005). Osuus kasvaa jatkuvasti, ja se edellyttää mm. tilojen laajentamista toimintasuunnitelmakaudella. Erityisesti vanhemman aineiston osalta Varastokirjasto on olennaisen tärkeä kirjastojen aineistoresurssi. Varastokirjasto on kirjastoverkon palveluyksikkö ja sen kehysorganisaationa on Suomen kirjastoverkko. Perustehtävänä on tukea kirjastoja painetun aineiston käytettävänä pitämisessä ja tilaongelmien ratkaisemisessa. Kotimainen painettu aineisto on kattavasti vapaakappalekirjastoissa, mutta sen saatavuudella on esteitä. Osaa vapaakappaleista ei lainata, ja ne, joita lainataan ovat maksullisia. Varastokirjasto tukee kotimaisen aineiston nopeaa ja maksutonta käyttöön asettamista omilla kokoelmillaan. Monet ulkomaiset kirjastot ja tietomateriaalin välityspalvelut ovat kansainvälistymisen ja informaatioteknologian kehittymisen seurauksena tulleet tehokkaiksi toimijoiksi, ja niiden kautta saa nopeasti aineistoja käyttöön. Maksuttomuus takaa kuitenkin sen, että suomalaiset kirjastot tilaavat ulkomaista aineistoa Varastokirjastosta. Kirjastojen rahoitus säilyy tiukkana ja monien palveluiden takaamiseksi kirjastoverkko joutuu turvautumaan keskitettyihin palveluihin. Varastokirjaston rahoitus on järjestetty suoraan valtion budjetista. Nykyinen rahoitusjärjestelmä on hyvä, ja se mahdollistaa säästöjen aikaansaamisen kirjastojen tila- ja aineistokustannuksissa. Varastokirjastojen kansainvälisen yhteistyön kehittäminen ja niiden verkottuminen mahdollistaa varastokirjastojen kansainvälisen työnjaon ottaen huomioon eri rahoitusmallit, ja siten entistä laajemman aineistotarjonnan kirjastoille. 4
3. Kehittämistavoitteet tuloskaudella 3.1. Toiminnallinen tuloksellisuus tulostavoitteittain 3.1.1. Aineiston vastaanotto Tavoite Tavoitteena on tukea kirjastoja niiden ratkoessa tilaongelmiaan ottamalla vastaan kirjastojen siirtotarpeiden mukainen määrä. Tieteellisten kirjastojen osalta tämä vastaa noin 50 %:a niiden vuotuisesta hankinnasta. Kirjastoja tuetaan kehittämään aktiivikokoelmiaan ja avohyllytilojaan sekä välttämään turhaa paikallista varastointia. Keinot Varastokirjastoon siirretään sellaista aineistoa, jonka kirjastot arvioivat olevan Suomessa säilyttämisen arvoista ja joka sopii Varastokirjaston johtokunnan hyväksymiin periaatteisiin. Kokoelmiin otetaan Suomeen hankittua aineistoa yhtenä kappaleena. Paikallista poistamista ohjeistetaan mm. siten, että duplikaatit poistetaan lähettävässä kirjastossa. Vastaanotettu aineisto asetetaan tehokkaasti käyttöön luetteloinnin ja kaukopalvelun sekä tietokannan webkäyttöliittymän avulla. Varastokirjasto kerää systemaattisesti asiakaspalautetta ja tehostaa tiedotustoimintaa. Tavoitteena on ennakoida varastointitarpeita ja parantaa toiminnan laatua ja asiakastyytyväisyyttä. Samalla huolehditaan siitä, että Varastokirjastolla on käytössä riittävät tilat kirjastojen siirtotarpeiden mukaiseen aineiston vastaanottoon ja tehokkaat työmenetelmät ja työvälineet aineiston käsittelyyn ja varastointiin. Aineiston lisääntyessä hyllyjä ja tiloja tarvitaan lisää. Toimintasuunnitelmakauden alkupuolella tarvitaan lisää hyllyjä ja varastotilaa käsittelyä odottavalle aineistolle. Uusi varastohalli tarvitaan viimeistään vuonna 2012. Varastointitekniikan kehitystä seurataan ja kaikki mahdollisuudet rationalisointiin selvitetään. Toimintaympäristöstä Tieteellisten kirjastojen yhteistilaston mukaan (31.8 ja 19.9.2006) tieteellisissä kirjastoissa on yhteensä noin 23 miljoonaa säilytysyksikköä painettua aineistoa. Tästä Varastokirjastossa on noin 2,7 miljoonaa säilytysyksikköä. Tieteellisissä kirjastoissa on hyllytilaa yhteensä noin 663 kilometriä. Yliopistokirjastojen kokoelmissa on noin 495 hyllykilometriä painettua aineistoa. Tähän mennessä Varastokirjastoon on siirretty noin viidesosa maamme yliopisto- ja muihin tieteellisiin kirjastoihin alunperin hankitusta aineistosta. Määrä kasvaa ja toimintasuunnitelmakauden lopulla osuus on lähellä neljäsosaa. 5
Suomen kirjastojen paperimuotoiset kokoelmat vuodelta 2005 ovat seuraavat (ilman Varastokirjaston tietoja): Kokoelmat, milj. Kokoelmia vastaava säilytysyksikköä hyllytila, km Yliopistot 15,7 495 AMK:t 2, 5 46 Erikoiskirjastot 4,5 122 Yleiset 36,5 Yhteistilasto näyttää, että Varastokirjaston toiminnan aikana vuodesta 1990 vuoteen 2005 yliopistokirjastojen tilat ovat kasvaneet yhteensä noin 33.000 neliömetriä. Kirjastotilojen kasvu on tapahtunut sekä kokoelmatiloihin että muuhun kirjaston käyttöön liittyen. Suljettujen varastotilojen määrä on tänä aikana laskenut kokonaisuudessaan ja muissa kuin vapaakappalekirjastoissa. Vapaakappalekirjastoissa suljettujen varastojen määrä on kasvanut ja niissä 47,3 % kaikista kirjastotiloista on suljettuja varastotiloja. Tieteellisten kirjastojen painetun aineiston kartunta oli noin 800.000 säilytysyksikköä. Sen aiheuttama lisätilan tarve on noin 20 hkm. Varastokirjastoon on siirretty 2006/8 mennessä 96.323 hm painettua aineistoa. Vuoden 2011 lopussa siirrettyä aineistoa on siirretty arviolta 115.000 hm. Seuraavassa taulukossa on tietoja eri kirjastotyyppien Varastokirjastoon siirtämistä aineistoista (hyllymetreinä): 2004 2005 2006 Yhteensä Yliopistokirjastot 3620 2797 2100 61043 Muut tiet. kirjastot 2448 1808 773 22111 Yleiset kirjastot 887 861 551 14018 Muut 70 4 14 291 Yhteensä 7025 5470 3438 97463 Koko toiminnan aikana siirretystä aineistosta 62,6 % on peräisin yliopistojen kirjastoista. Siirretty määrä on noin 13 % yliopistokirjastojen kirja- ja kausijulkaisukokoelmista. Siirtojen määrä vaihtelee vuosittain kirjastojen tarpeista riippuen, eikä Varastokirjasto juuri voi määriin vaikuttaa. Varastokirjastossa on aineistoa 58 888 hm (2006). Vuoden 2011 lopussa aineistoa on arviolta 72 000 hm (a 3 200 hm). Saapuneesta aineistosta on vuoden 2006 loppuun mennessä käsittelyn yhteydessä poistettu 37 %. Osuutta pyritään pienentämään ohjaamalla kirjastoja tarkistamaan lähetettävä aineisto. 6
3.1.2. Aineiston käsittely Tavoite Varastokirjastoon saapuneen aineiston on oltava selkeästi ja helposti haettavissa VAARItietokannasta ja omasta kokoelmasta. Aineiston tulee olla mahdollisimman nopeasti asiakkaiden löydettävissä ja saatavilla. Tavoitteena on siis tehokas ja laadukas aineistonkäsittely ja luettelointi. Vuosina 2001 2005 Varastokirjastoon on kertynyt noin 3,3 hyllykilometriä aineistoa, joka on odottanut käsittelyä, kun uusi tarkistettu aineisto on käsitelty ensin. Käsittelyrästit puretaan vuosien 2007-2008 aikana. Aineisto on pääosin monografioita tieteellisistä kirjastoista (1,8 km). Kyrillistä aineistoa on noin 0,5 km. Keinot Aineistonkäsittelyn ja virheettömän luetteloinnin takaavat henkilökunnan osaamisen kehittäminen, hyvät työvälineet ja hyvä työskentelyilmapiiri. Jos nämä elementit ovat kunnossa, myös luettelointitietueiden virheprosentti pysyy minimissään. Huolehditaan myös siitä, että käytössä on tarpeellinen määrä luetteloijia ja aineistonkäsittelijöitä. Ohjeistamalla kirjastoja tarkistamaan lähetettävä aineisto saadaan poistojen määrä aineistonkäsittelyn yhteydessä vähenemään. Varastokirjasto osallistuu aktiivisesti kansalliseen luettelointiyhteistyöhön ja soveltaa yhteisiä sopimuksia omaan toimintaympäristöönsä sopivalla tavalla. Kansainvälistä luettelointikehitystä seurataan, ja kaikki toimintaa mahdollisesti parantavat asiat punnitaan. Kopioluetteloinnin osuus kasvaa, sillä muista kirjastoista siirrettävä aineisto sisältyy enenevässä määrin yhteisluettelo- LINDAan. Lisäksi ulkomaisten tietokantojen käyttökelpoisuus kopioluetteloinnissa kasvaa MARC21 formaatin käyttöönoton myötä. Varastokirjaston asiakkaita koulutetaan VAARI-tietokannan käytössä mm. käyttäjäkoulutuspäivinä, ja tiedottamista tehostetaan. Toimintaympäristöstä Varastokirjaston luettelointi tapahtuu Linnea2-ympäristössä, jossa omaan tietokantaan luetteloidut tietueet siirtyvät Linda-yhteistietokantaan. Seuraavassa taulukossa on tietoja luettelointitietueiden määrän muutoksista vuosina 2003 2005. 2003 2004 2005 Yliopistokirjastot yht. 7.163.393 7.589.713 7.589.354 AMK:t yht. 1.472.599 1.447.103 1.437.528 Erikoiskirjastot 802.233 788.481 832.156 Varastokirjasto 961.160 1.013.415 1.068.329 Vuotuinen luettelointitietueiden määrä ilmenee seuraavasta taulukosta: 7
2003 2004 2005 Yliopistokirjastot yht. 430.159 379.254 390.990 AMK:t yht. 118.983 121.484 118.703 Erikoiskirjastot 68.219 31.620 35.422 Varastokirjasto 52.862 52.704 55.343 Varastokirjasto luetteloi merkittävän määrän aineistoa kansallisesti katsoen. Pääosa (79,4 % vuonna 2004) tästä on kopioluettelointia, eli tietue on jo jossakin tietokannassa. Varastokirjaston erityinen rooli kansallisessa luettelointiyhteistyössä on takautuva alkuperäisluettelointi. Kaikkien tieteellisten kirjastojen alkuperäisluetteloinnista Varastokirjasto tekee alle 10 %, mutta takautuvasta alkuperäisluetteloinnista noin neljänneksen. Lähivuosina luettelointi- ja aineistonkäsittelyasioissa tapahtuu suuria muutoksia. Luettelointisäännöt uudistuvat, ja Varastokirjaston ja tieteellisten kirjastojen luettelointiformaatiksi tulee MARC21. Formaattivaihdos ja sääntöuudistus vaativat luettelointikoulutusta ja toimintatapojen tarkistamista. Varastokirjaston tietokantaa on rakennettu paikannustietokantana. Kopioluetteloinnin lisääntyminen on korottanut luettelointitasoa minimitasosta, mikä helpottaa tietokannan käyttäjää löytämään aineistoa. Tunnuslukuja Aineiston vastaanotto, säilytys Tuotokset: käsittely ja 2004 2005 2006 Tulossopimuksen tavoite keskimäärin vuosittain PAV - vastaanotetun aineiston määrä - käsitellyn aineiston määrä 7025 hm 4764 hm 5 470 hm 5 097 hm 3 438 hm 5 007 hm kirjastojen siirtotarpeet - valmista 3345 hm 3 404 hm 3 304 hm - luetteloidut tietueet 48410 (m) 4294 (k) 51650 (m) 3848 (k) 51 736 (m) 5 472 (k) Toiminnallinen tehokkuus: - taloudellisuus: käsittelyn yksikkökustannukset 235 /hm 211 /hm 218 /hm - aineiston vastaanoton kustannukset VARKille 6,85 /hm 7,14 /hm 10,79 /hm - tuottavuus: käsitelty aineisto / htv 335 hm/htv 344 hm/htv 360 hm/htv 8
Laatu - saapuvan aineiston käsittelyyn kuluva aika 21kk(m) 7kk(k) 19kk(m) 7kk(k 17 kk (m) 2,4 kk (k) 6kk 6kk - tietueiden virhe% <1% <1% < 1% 3.1.3. Aineiston käyttöön asettaminen (kaukopalvelu) Tavoite Tavoitteena on edelleen nopea ja kustannustehokas asiakaskirjastojen ja kirjastojen asiakkaiden tarpeista lähtevä kasvava kaukopalvelu. Sitä pidetään ajantasaisena, ja digitaalista aineistonvälitystä lisätään mahdollisuuksien mukaan. Keinot Palveluiden laatua kehitetään asiakkailta saadun palautteen pohjalta. Aineiston toimittamisessa asiakkaille tutkitaan uusia logistisia ratkaisuja yhdessä asiakaskirjastojen kanssa. Palveluja tarjotaan molemmilla kotimaisilla kielillä. Aineisto toimitetaan 24 tunnin kuluessa tilauksen saapumisesta. Palvelutasoa ylläpidetään ja kehitetään henkilökunnan jatkuvalla koulutuksella ja osallistumisella kansallisiin kaukopalvelu- ja aineistojen yhteiskäyttöhankkeisiin. Henkilökunnan jaksamista ja motivaatiota kehitetään panostamalla koulutukseen, viestintään ja työtehtävien jatkuvaan kehittämiseen. Toimintaympäristöstä Suomen kirjastojen antama kaukopalvelu on viime vuosina muuttunut rajusti. Yliopisto- ja erikoiskirjastot ovat perinteisesti olleet nettoantolainaajia ja niiden kokoelmat ovat muodostaneet tietohuollon rungon. Niiden antama kaukopalvelu on kuitenkin viime vuosina jatkuvasti vähentynyt. Esimerkiksi yliopistokirjastojen antolainaus oli lähes 200.000 vuonna 1997 ja enää 78.000 vuonna 2005. Ammattikorkeakoulukirjastojen antamien lainojen määrä on myös jatkuvasti vähentynyt. Erona muihin tieteellisiin kirjastoihin ammattikorkeakoulut saavat kolme kertaa enemmän kaukolainoja kuin antavat. Yleisten kirjastojen antama kaukopalvelu on kasvanut ja tilauksia oli 357.996 vuonna 2005. Saatuja ja lähetettyjä kaukolainoja on suunnilleen yhtä paljon. Mikäli kaikki kirjastojen väliset lainat (ns. seutulainat tai kimppojen sisäiset lainat) tilastoitaisiin kaukolainoiksi, olisivat määrät huomattavasti suurempia. Lisääntynyt elektroninen aineisto on vähentänyt yliopisto- ja erikoiskirjastoihin suuntautunutta kaukopalvelun kysyntää. Vähentymistä selittää osaltaan myös se, että niiden aineistoja on suurissa määrin siirretty Varastokirjastoon, jonne myös kaukopalvelukysyntää on siirtynyt. Kokoelmien kasvaessa myös kaukopalvelu on jatkuvasti kasvanut, ja kasvu on ollut 10 20 % vuodessa. Vuonna 2005 Varastokirjastoon tuli 70.011 kaukopalvelutilausta tai uusintaa. Kaukopalvelu on perinteisesti määritelty kirjastojen väliseksi toiminnaksi, jossa asiakas on jättänyt toimeksiannon kirjastoon, ja kaukopalvelu on tilannut halutun aineiston toisesta kirjastosta asiakkaalle. Tämä perinteinen kaukopalvelutoiminta on saanut rinnalleen asiakastoimisia 9
toimintamuotoja. Monet kirjastojärjestelmät tukevat asiakastoimista tilaamista, joka on yhdistetty asiakkaan tekemään aineiston paikantamiseen. Voyagerin Universal Borrowing moduuli mahdollistaa sen, että Voyager-kirjaston asiakas voi jättää tilauksen toisen Voyager-kirjaston kirjaaineistosta ja noutaa sen koti- tai muusta Voyager-kirjastosta. Asiakastoiminen tilaaminen lisää aineistojen yhteiskäyttöä ja erityisesti Varastokirjaston kokoelmien käyttöä. UB-moduuli tukee ajatusta kansallisista kokoelmista. Asiakastoimisena kaukolainauksena voidaan pitää yleisissä kirjastoissa ns. kirjastokimppojen sisäisiä lainoja, joissa asiakas voi suoraan kirjastojärjestelmän välityksellä tilata toisen kunnankirjaston aineistoa. Myös artikkelikopioiden tilaamiseen on tulossa asiakastoimisuutta tukevia muutoksia. Sen lisäksi, että asiakas voi jättää itse kopiotilauksen, monet ohjelmistot mahdollistavat kopion toimittamisen suoraan asiakkaalle kierrättämättä sitä asiakkaan kotikirjaston kautta. Näihin toimituksiin liittyvä tilastointi ja mahdollinen maksuliikenne hoidetaan erillisellä kaukopalveluohjelmalla. Artikkelikopiot toimitetaan elektronisesti. Formaattina on pääosin PDF, mutta suuret tietueet voidaan toimittaa muutenkin. Kaukopalvelun ja aineistojen yhteiskäytön tekniikan ja käytäntöjen kehittymistä seurataan. Tekijänoikeuslain vaikutuksia kaukopalveluun ja erityisesti artikkelikopioiden toimittamiseen seurataan. Tunnuslukuja Aineiston käyttö 2004 2005 2006 Tulossopimuksen tavoite keskimäärin vuosittain Tuotokset: PAV - tilausten määrä 67752 70011 70809 72000 - toimitettuja tilauksia 66405 68927 69828 Toiminnallinen tehokkuus - taloudellisuus: yksikkökustannukset 4,20 4,32 4,00 - tuottavuus: tilauksia/htv 13912 /htv 15187 /htv 15066 /htv Laatu ja palvelukyky: - asiakastyytyväisyys (asiakaskirjastojen määrä) 1599 kirjastoa 1670 kirjastoa 1757 kirjastoa - palvelun nopeus <24 h <24 h <24 h <24 h 10
3.2. Henkilöstö Varastokirjasto on vastuullinen työnantaja, joka arvioi toimintaansa jatkuvasti. Johtamista kehitetään kaikilla tasoilla. Tavoitteena on ammattitaitoinen, motivoitunut, oikein kohdennettu ja joustava henkilöstö. Henkilöstön työkyvystä ja hyvinvoinnista huolehditaan. Varastokirjaston toimintaa ohjaavat strategiassa ja tulossopimuksissa asetetut päämäärät ja tavoitteet. Näitä toteutettaessa muuttuvissa olosuhteissa organisaation joustavuus on välttämätöntä. Kirjastolla on henkilöstörakennesuunnitelma, joka pohjautuu osaamistarvekartoitukseen ja valtion tuottavuusohjelman edellyttämiin henkilöstövähennyksiin sekä arvioihin palvelukeskusten vaikutuksesta työtehtäviin. Kirjaston päätöksenteon avoimuutta ja sen perusteltavuutta lisätään. Johtamisessa pyritään selkeään vastuunjakoon ja vastuun kantamiseen. Kannustavaa palkkausjärjestelmää ja kehityskeskusteluja kehitetään. Myös sisäistä tiedottamista parannetaan. Harjoitetaan ennakoivaa ja vastuullista rekrytointia. Henkilöstö on vaihtunut hyvin hitaasti ja toimintasuunnitelmakaudella on vain yksi eläkkeelle jääminen. Henkilöstön keski-ikä on 47,4, mikä on melko korkea. Seniori-ikäisiä (yli 45 v) on 66,7 %. Koulutus Tavoitteena on ammattitaidon ylläpito. Ammattitaidon ylläpito edellyttää suunnitelmallista koulutusta. Tärkein osa tätä on kirjastossa järjestetty sisäinen koulutus. Ulkoiseen koulutukseen osallistutaan tarpeiden mukaan. Koulutuskustannukset pyritään pitämään lähellä 2 % henkilöstökuluista. Henkilöstön koulutustaso on melko korkea suhteessa nykyisiin tehtäviin. Korkea koulutustaso antaa mahdollisuuksia kehittää ja laajentaa kirjaston toimintaa, mikäli tarpeita sille on. Henkilöstöstä suuri osa on ikääntyneitä. Tämä vaatii johdolta erityisiä toimenpiteitä henkilöstön työssä jaksamisen suhteen. Henkilöstön työkykyä seurataan systemaattisilla henkilöstöilmastotutkimuksilla tavoitteena henkilöstön hyvinvointi ja työtyytyväisyys. Työtyytyväisyyttä on seurattu useita vuosia osana henkilöstötilinpäätöstä. Indeksi on pysynyt melko vakaasti hieman yli 3:n (asteikko 1-5). Vuonna 2005 se oli 3,4. Työhyvinvointia ja jaksamista edistetään yhdessä työterveyshuollon kanssa. Työilmapiiriä ja työssä viihtyvyyttä parannetaan mahdollisuuksien mukaan sekä omaehtoista liikuntaa ja henkilökunnan virkistystoimintaa tuetaan. 11
Tunnuslukuja Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen 1. Henkilöstö 2004 2005 2006 Tulossopimuksen tavoite keskimäärin vuosittain Pav:n tav. - henkilöstön määrä, tehdyt henkilötyövuodet 24 22,6 23 22,7 22 22,1 19 - koulutustaso - keski-ikä sukupuolen mukaan 4,8:n=5,1 m=4,4 47,3 (n) 47,4 (m) 4,8:n=5,2 m=4,4 49,8 (n ) 48,4 (m) 4,8, n=5,2 m=4,4 50,2 (n) 49,9 (m) - ikäjakauma (45 v >) 66,7 % 78,3 % 77,3% - vakinaiset / määräaikaiset 21/3 22/1 22/0 - kokoaikaiset / osa-aikaiset 22/2 22/1 21/1 - tehty työaika / säännöllinen vuosityöaika % 73,5 78,3 77,6 - kokonaistyövoimakustannukset ( /vuosi) 748814 764425 763310 - tehdyn työajan palkat ( ) (% palkkasummasta) 448638 76,8 % 439713 74,1 466905 77,8 - välilliset työvoimakustannukset tehdyn työajan palkoista % 300176 66,9 % 324712 73,9 % 296405 63,5 12
2. Työhyvinvointi - työtyytyväisyysindeksi 3,2 3,44 3,28 - vaihtuvuus (lähtö-, tulo-) 4/0 % 0/4,4 % 0/0 - sairauspoissaolot (työpäivää/htv) 15,1 12,1 11,6 8,8 - työterveyskustannukset / htv 364 510 420 - Tyky-toiminnan kustannukset / htv 345 105 137 3. Osaaminen, aineeton pääoma - henkilöstökoulutuskustannukset / htv 622 582 339 - koulutukseen käytetty aika (työpäivää/htv) 3,9 3,8 2,1 - henkilöstön arvo 7070125 6096420 6182632 4. Resurssit 4.1. Perustoiminta Varastokirjasto-konseptiin kuuluu jatkuva tilojen laajeneminen. Kolmannen salin loput hyllyt (noin 15 hyllykilometriä) hankitaan vuosina 2008-2010. Hyllytilan lisääntyessä tarvitaan tiloja käsittelyä odottavan aineiston välivarastointiin. Senaatti-kiinteistöt laajentaa osuuttaan kiinteistöyhtiöstä ostamalla lisää tilaa, ja Varastokirjasto vuokraa sitä tarpeidensa mukaan. Henkilöstötarpeeseen vaikuttaa opetusministeriön hallinnonalana tuottavuushankkeen lisäksi kaksi tekijää: palvelujen tarve ja mahdolliset uudet tehtävät. Tuottavuushanke edellyttää toiminnan sopeuttamista väheneviin resursseihin. Tämä on hankalaa, koska näyttää siltä, että palvelujen kysyntä jatkaa kasvuaan erityisesti kaukopalvelussa. On myös tietoja siitä, että kirjastoilla on jatkossakin tarpeita siirtää aineistoa vaihtelevassa määrin. Tämä edellyttää riittävien resurssien ylläpitämistä aineiston käsittelyssä. Kirjastoon muodostuneet käsittelyä odottavan aineiston ruuhkat on mahdollista purkaa vuosina 2007-2008, mikä vähentää välivarastoinnin kustannuksia. Henkilöstökustannuksia lisää vuosina 2005-2010 toteutettava uusi palkkausjärjestelmä. Koska kirjaston toiminnan edellytyksenä ovat luotettavat tietoliikenneyhteydet, on turvattava riittävä linjanopeus tietolinjoissa ja huolehdittava tietoturvan ajantasaisuudesta. Myös koneet, laitteet ja muut työvälineet on pidettävä ajanmukaisina. Tämä edellyttää riittävän atk-osaamisen takaamista. Koska Varastokirjasto on osa Linnnea2-konsortiota, joka hankkii keskuskoneen ja ohjelmistot yhdessä, on huolehdittava, että Varastokirjastolla on riittävät resurssit konsortioon osallistumiselle (esim. 2007 hankitaan Linnea2-konsortiolle uusi keskuskone, sen jälkeen mahdollisesti joka 4. vuosi). 13
4.2. Hankkeet Uusia hyllyjä tarvitaan vuosina 2008-2010. Ne ilmeisestikin kannattaa hankkia kahdessa tai kolmessa erässä. Tämä mahdollistanee sen, että aineiston välivarastoinnille jää tilaa nykyiseen varastotilaan, joten lisätilaa ei tarvinne vuokrata ennen vuotta 2012. Tämä edellyttää sitä, että käsittelyrästit saadaan purettua vuoden 2008 loppuun mennessä. Vuonna 2012 tarvitaan uusi varastohalli. Halli on lattiapinta-alaltaan 1800 neliömetriä. Jos se saneerataan entiseen tapaan kaksikerroksiseksi, tilaa saadaan 3600 m2, mikä tarkoittaa nykyisellä vuokratasolla noin 230.000 euron lisävuokrakuluja vuodessa. Tämän lisäksi uuteen varastohalliin tarvitaan hyllyt. Jos tilaa ei saneerata kaksikerroksiseksi, säästetään vuokrakuluissa. Tämä kuitenkin edellyttäisi uutta hyllyratkaisua, esim. koko hallin korkuisia hyllyjä jonkinlaisella automaatiolla. Pitkällä tähtäimellä tämä lienee edullisin vaihtoehto. 14