TEEMA: Liikearkistopäivillä sähköä ilmassa, sivut 4 11

3/2007 FAILI Liikearkistoyhdistys ry Laadukasta asiakirjahallintoa yrityksille TEEMA: Liikearkistopäivillä sähköä ilmassa, sivut 4 11 HENKILÖ: Lasse Vihonen suunnittelee RTV-arkistoa, sivut16 17 Pekka Henttonen toinen arkistotohtori, sivut 23 25 HANKKEET: Aton projekti suunnittelee arkistoympäristöä, sivut 18 19 Elka sai lisää tilaa ja sota-arkistotyötä, sivu 20

FAILI 3/2007 Toimitus Päätoimittaja, Mikkelin Ammattikorkeakoulu, Mikkeli osmo.palonen@mikkeliamk.fi Julkaisutyöryhmä Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto, Helsinki Tuija Lax, Schering Oy, Turku Sari Mäkinen, Merivoimien Esikunta, Turku Leena Paananen, UPM-Kymmene Oyj, Valkeakoski Abstracts Pia Koivunen, FM, Tampereen Yliopisto Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 50 euroa. ISSN 1237-2196 Painosmäärä 550 kpl Julkaisijat Liikearkistoyhdistys ry PL 271 00101 HELSINKI www.liikearkistoyhdistys.fi Puh. 050 550 6093 Faksi (09) 325 6093 Talle ry www.talle.fi Tilaukset Carl-Magnus.Roos@liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin 040 546 6999 Ilmoitushinnat 1/1 takakansi, 4-väri 1050, mv 500 1/1 muut sivut, 4-väri 900, mv 400 1/2 4 väri 700, mv 200 Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana postituskulut (n. 200 ) 300 osoiterekisteristä. Ylimääräisistä töistä (esim. stiftaus) perimme käsittelykustannukset. Hintoihin lisätään alv 22 %. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Väri mustavalkoinen, IV-kanteen lisävärimahdollisuus (sama väri kuin I kannessa). Kuvaresoluutio 300 dpi, tiedostomuodot painettava pdf, tiff, eps, FreeHand, QuarkXPress, fontit konvertoituina, järjestelmä Macintosh. Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Painotuote Roulamoon. Aineiston toimitusosoite Asemantie 4, 37630 Valkeakoski, puh. (03) 584 5583, faksi (03) 584 2444 material@roulamo.fi Ulkoasu ja paino Painotuote Roulamo Oy, Valkeakoski/Color-Offset Sisältö Pääkirjoitus Vapriikista Tiitisen listalle ja takaisin 3 Liikearkistopäivillä sähköä ilmassa arkistot kohti sähköistä palvelutoimintaa 4 Sari Järn Sähköposti vaatii arkistointia 10 Juha Anttila Missä on menneisyyden tulevaisuus? 12 Dualismi jatkuu asian- ja dokumentinhallinnassa 14 Jaana Kilkki Helsingin kaupunginarkisto kurkisti vuoteen 2027 15 Sari Järn RTV-arkisto aloittaa ensi vuonna 16 Mamk:n Aton-projekti kehittää sähköisen arkiston toimintamallia 18 Elkan laajennus valmistui 20 Jarmo Luoma-aho Yritysarkistojen SBL pohti tulevaisuutta globaali toiminta ja yhteistyö tarpeen 21 Matti Lakio Toinen suomalainen arkistotieteen väitöskirja tarkastettiin Tampereella 23 Sari Mäkinen Teemu Aalto in memoriam Tapio Bragge 26 Tapahtumakalenteri Carl-Magnus Roos 27 Tullaan tutuiksi Tenho Kokkonen 28 Tuija Lax Triangeli 30 Abstracts 31 Pia Koivunen 2 Faili

P ä ä k i r j o i t u s Vapriikista Tiitisen listalle ja takaisin Tampereen Vapriikissa pidettyjä Liikearkistopäiviä käsitellään tässä lehdessä kohtuullisen perusteellisesti. Kerran olympiadissa olevat tapahtumat ovat sen verran harvinaisia, että ne on syytä kirjata hyvin talteen myös liikearkistoyhdistyksen muistiin. Tietysti toivomme, että näistä jutuista syntyy ajatuksia myös niille, jotka eivät päässeet paikalle. Niin kuin urheilussakin, seuraavia liikearkistopäiviä on jo ryhdyttävä suunnittelemaan. Vaikka organisaation rakentaminen ei ihan niin vaativa kuin olympialaisissa olekaan, on jäsenistön aika kertoa hallitukselle millaiset päivät seuraavaksi järjestettäisiin. Uskoisin, että sekä puheenjohtaja että sihteeri ottavat vastaan ehdotuksia. Täällä Failissakin avaudutaan tarvittaessa niin paljon, että liikearkistoyhdistyksen jäsenistölle annetaan tilaa keskustella. Sen verran itse näin jälkiviisaana ehdotan, että seuraavien päivien puhujalistalle saataisiin myös puhuja tai puhujia yhdistyksen oman käräjäpiirin ulkopuolelta. Arkistoasioissa on niin paljon kansainvälisesti yhteistä, että toisista ympäristöistä lähtevät näkemykset ovat usein tarpeen. Syksyn aikana on järjestetty paitsi liikearkistopäivät, myös runsaasti muita koulutustilaisuuksia. On välillä tuntunut siltä, että tämä asiakirjahallinta ja jopa arkistointi ovat herättäneet yhden jos toisenkin koulutusjärjestelmän. Seminaarien anti on useimmiten vain herättelevää, ne saattavat heittää muutaman ajatuksen, joita voi käyttää kehittäessään toimintaa. Minulle Liikearkistopäivillä yksi mielenkiintoisista herätteistä oli, että tietyn menetelmäkehityksen jälkeen ei tehtaalla enää tarvitse kinata siitä kenen tilastot ovat oikein. Vaikka kyse onkin operatiivisesta johtamisesta, sisältyi siihen muistutus siitä, että oikeellisuuden vaatimus on ehkä tärkein silloin kun ajatellaan arkiston asemaa. Jos pitää ryhtyä kinastelemaan siitä kenen arkistot ovat oikeat, voidaan ryhtyä epäilemään koko instituution asemaa. Vähän edellisessä kappaleessa mainitun kaltainen tilanne on toki ollut jo hetken aikaa keskustelussa, jossa vaaditaan Supon saamia DDR:n arkistotietoja julkiseksi. Niin sanotulla Tiitisen listalla voitaisiin sitten myydä lehtiä ja yrittää mustata kilpailijoiden mainetta. Kannattaa muistuttaa, että tällainen kontekstistaan ja tilanteestaan irrotettu arkistoaineisto on vain osa todellisuutta. Stasin tiedot ja niiden todellinen merkitys avautuisi vasta kun samaan julkistettavaan arkistotietoon yhdistettäisiin myös samalta aikakaudelta muiden vakoiluorganisaatioiden arkistoissa olevat, suomalaisia koskevat tiedot. Siis CIA:n, KGP:n ja niiden kolleegoiden arkistot eri puolilla maailmaa. Kun se ei taida olla mahdollista, pitäisi tirkistely yhteen lähteeseen jättää omaan arvoonsa. Pienen vihjeen tästä todellisuudesta saimmekin Mikko Majanderin SDP:n rahoitusta käsittelevästä osasta puoluehistoriaa. Eikä CIA varmasti rahoittanut vain demareita eikä rahoitus varmaankaan tapahtunut pelkästään sinisten silmien takia. Pienenä siruna siitä, mitä 1970-luvulla tapahtui, sain sellaisen käsityksen, että minunkin Elannon jäsenmaksuni maksoi jokin läntinen taho, joka kaiketi edellytti että äänestäisin E-osuuskaupan vaaleissa porvareita. Tietoa en kylläkään pysty arkistolähteillä todentamaan, joten olkoon sitten urbaani legenda Palataan arkistojen käytöstä vielä takaisin arkistoihin ja koulutukseen. Marjo Rita Valtonen edellisessä Failissa ja Jaana Kilkki Mikkelissä pidetyssä seminaarissa, josta tämä Faili kertoo, vaativat arkistoihmisille vahvaa teoreettista koulutusta, jonka perusteella pystytään toimimaan tulevaisuuden muuttuvassa arkistossa. Tämän vaatimuksen toteuttamiseksi on alkamassa kaksi koulutusohjelmaa: Jyväskylän ja Tampereen yliopistojen yhteinen arkistonhallinnan maisteriohjelma, joka on suunnattu toisaalta historian ja toisaalta informaatiotutkimuksen alalta valmistuneille kandidaateille sekä Mikkelin Ammattikorkeakoulussa järjestettävä sähköisen asioinnin ja arkistoinnin ylempi amk-tutkinto, joka taas on suunnattu sekä arkistoinnin että tietotekniikan ammattilaisille, joilla on takanaan alempi korkeakoulututkinto. Molempiin ovat hakuajat jo päättyneet. Ne jotka eivät tällä kerralla ehtineet mukaan joutuvat odottamaan seuraavia kertoja. Tällaiset tutkinnot luovat kuitenkin juuri sitä perustaa, millä tulevaisuuden arkistoammattilainen työstään selviytyy. Muutakin koulutusta tarvitaan erityisesti meille arkistoon ajautuneille, joten hyvää oppimisintoa niillekin Failin lukijoille, jotka ovat suorittamassa yhdistyksen ammattitutkintoa tai Mikkelin erikoistumisopintoja. F Faili 3

T a p a h t u m a k a l e n t e r i Vuodesta sataan sähköisten asiakirjojen hallinta ja säilyttäminen Liikearkistoyhdistyksen julkaisu nro 18 ilmestyy loppuvuodesta 2007 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinto 2007 2008 Koulutus aloitetaan 31.10.2007 yhteistyössä Rastor Oy:n kanssa. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinto on näyttötutkinto. Se on tarkoitettu henkilöille, jotka toimivat valtion virastoissa ja laitoksissa, kunnallisissa organisaatioissa, seurakunnissa, säätiöissä, muissa yhteisöissä sekä yrityksissä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävissä. Lisätietoja www.liikearkistoyhdistys.fi tai www.rastor.fi. Talle ry järjestää tutustumismatkan Mikkeliin 15.11.2007 Lähtö Helsingistä bussilla klo 7.30, josta Kouvolan kautta Mikkeliin. Mikkelissä tutustuminen Mikkelin maakuntaarkistoon ja erityisesti mikrofilmien varmuusarkistoon sekä Kansalliskirjaston Mikrokuvaus- ja konservointilaitok- seen ja sen paperiaineiston mikrokuvaukseen ja digitointiin sekä äänitedigitointiin. Paluu Helsinkiin noin kello 19.00. Lisätietoja Talle ry:n kotisivuilta www.talle.fi. Ilmoittautumiset ovat 31.10. mennessä. Asiakirjahallinnon peruskurssi, 22.11.2007 Radisson SAS Royal Hotel, Helsinki Peruskurssi antaa perustietoja yrityksen/organisaation arkiston hoidosta ja asiakirjojen elinkaaresta ja hallinnasta. Kehittää valmiuksia arkistopalvelun tulokselliseen hoitamiseen. Hinta: yhdistyksen jäsenille 300 euroa + alv 22 %, muille 350 euroa + alv 22 % lmoittautuminen: viimeistään 15.11.2007. Lisätietoja www.liikearkistoyhdistys.fi Liikearkistoyhdistys ry:n syyskokous marraskuu 2007 Faili 4.2007 ilmestyy 15.12.2007 Kansainvälinen Arkistokonferenssi (ICA) Kuala Lumpur, Malesia heinäkuu 2008 27

Tärkeät tiedot turvallisesti talteen Historiaa on kirjattu muistiin kautta aikojen. Meillä puolestaan on pitkä kokemus tiedon tallentajana. Kuvaamme mikrofilmille niin 1600-luvun kuin nykypäivänkin tärkeitä dokumentteja: piirustuksia, karttoja, asiakirjoja ja sidottuja kirjoja. Ammattitaitoinen henkilökuntamme käsittelee materiaalia huolellisesti ja aineiston edellyttämällä varovaisuudella. Palveluihimme kuuluu myös digitaalisten arkistojen kopiointi mikrofilmille. Mikrofilmi on kiistatta kestävä tallennusmedia, sillä oikein varastoituna se säilyy jopa useita vuosisatoja. Vaikka vanhassa on vara parempi, hyödynnämme myös tämän päivän teknologiaa: skannaamme alkuperäisistä tai jo mikrofilmille tallennetuista dokumenteista digitaaliset tiedostot esimerkiksi TIF-, PDF- ja JPGformaattiin. Digitaaliseen muotoon tallennettu tieto palvelee paremmin käyttö- kuin arkistokappaleena. Turvaa tietojesi säilyminen. Tämän päivän tavanomaisuus voi huomenna olla historiallinen aarre! MonikkoOyonnykyaikainen,tietoaineistojenkäsittelynmonipuolisinyritysSuomessa. Palveluitamme ovat digipainaminen, julistetulostus, mikrokuvaus ja digitaalinen tallennus, CD-jaDVD-monistussekäpiirustustulostusjakopiointi. MonikkoOy,Tietäjäntie4,02130ESPOO,www.monikko.fi,puh.09613366 Faili 29

Abstracts Sari Järn, working as an Information services specialist at Länsi-Savo Oy company, sheds light on the lectures held at the XII Finnish Business Archive Days in the middle of September. The title of the article Electricity in the air at the Business Archive Days Archives on their way to electrical service tells more than clearly the main theme of the event. Electrical data management was discussed in a number of ways. The first reward in the history of the Business Archive Days was given to MA Leena Penttinen. The new reward stresses the meaning of research in records management field. Penttinen s master s dissertation deals with photo archives and archival plans of the Finnish company Rautaruukki Oyj. Managing Director of the Industrial ITC Oy Juha Anttila writes on email archiving. Electronic mail has become a daily used service. At the same time, however, it has become business critical. Along this development, managing and archiving emails have arisen high on the development lists in the most organisations, Juha Anttila states. An open seminar titled The future of the past launched the third training course on electrical records management and special studies on archiving in the Mikkeli University of Applied Sciences. New students started their education in the seminar organized by Aton-project. Lectures of the seminar were given by the Director of Military Archives of Finland, archive counsellor Jaana Kilkki, project manager of the Ministry of the Interior Tommi Oikarinen and project manager of the Aton-project in the Mikkeli University of Applied Sciences Osmo Palonen. Palonen wanted to look ahead to the year 2032 and represent a new operations model in which an archive would be an active inner and intermediate resource of an organisation. Mirja Loponen, responsible for the education in SAHA specialised studies and data system specialist in the Mikkeli University of Applied Sciences sums up the seminar in this Faili issue. IIR Finland organised an interesting seminar providing fresh perspectives on document and records management. The chair of the seminar Director of the Military Archives of Finland, archive counsellor Jaana Kilkki represents three seminar papers in her article. Helsinki city archives held a seminar on the future of archives. The speakers of the seminar organized in June were Markku Nenonen from the Finnish National Archives, of the Mikkeli University of Applied Sciences and Seppo Aalto and Samu Nyström from the University of Helsinki. The article on the seminar in this issue is edited by Sari Järn according to the seminar memorandum of Jutta Marjanen titled Information society is coming Archive in 2027. If the Finnish parliament will accept the renewal of the free copy law and the law on national audio visual archive, recording Finnish radio and television programmes will start next year. RTVA gives a picture of what Finns listen and watch. Lasse Vihonen works as a project manager in this plan. Vihonen is known to many as a manager of the YLE radio archives but this time our editor in chief caught him in the Finnish Film Archive planning how to undertake the new project. Project manager of the Aton-project in the Mikkeli University of Applied Sciences clarifies in his article how the Aton-project has developed operations model of dark archive. The project has produced also publications like the translation of Premis data model dictionary. The Aton-project ends in the turn of the year and its main results will be presented later in the project volume and the final report. This article already provides some thoughts on how electrical preservation should be organised, stresses. The Second Finnish doctoral dissertation of archival sciences was defended in Tampere in the end of September. The author of the dissertation, assistant professor Pekka Henttonen was interviewed by Sari Mäkinen, working as records management manager at the naval staff. The main idea of the dissertation titled Records, Rules and Speech Acts was born six years ago as Henttonen was reading a book handling communication models. According to Henttonen communications theory is more suitable standing point for research dealing with documents than examining them merely as passive information storages. Director of the Central Archive for Finnish Business Records Matti Lakio analyses the SBL meeting of business archives in Genoa. The meeting gathered to Genoa eleven board members of the SBL from Europe and the USA. The main agenda of the meeting was to plan the business archives event that will take place in ICA meeting a year hence in Kuala Lumpur. Along with the meeting a number of business archives were visited. Global work and co-operation will be of special importance within SBL in the future. F Pia Koivunen Faili 31

Löydä tieto ympäriltäsi Affecto kehittää ja markkinoi ohjelmistoja sähköiseen asianhallintaan: tiedon talteen ottamiseen, asiankäsittelyyn, dokumenttien hallintaan ja tietojen varastointiin. Ratkaisumme tehostavat asioiden, dokumenttien, asiakirjojen ja websisällön elinkaaren hallintaa koko organisaatiossa. Ota yhteyttä, kerromme mielellämme lisää. Ray Byman, puh. 040 592 0960, ray.byman@affecto.com Affecto Finland Oy / Atomitie 2 / 00370 Helsinki / puh. 0205 777 11 / info@affecto.com / www.affecto.com 32 Faili