HAUS 15.9.2011 Sähköinen asiointi viranomaistoiminnassa - käytännön tilanteita Jukka Tuomela Johtamiskorkeakoulu/Julkisoikeus Tampereen yliopisto 15.9.2011 HAUS Jukka Tuomela, TaY 1 Sähköisten asiointipalvelujen järjestämisvelvollisuus voiko vo edellyttää sähköisen asiointipalvelun käyttöä? SähkAsL 5 : vo:n tarjottava mahdollisuus? PL 6 yhdenvertaisuus, pääsääntö kirjallinen vireillepano (HL 19 ; vo:n suostumuksella suullinen vireillepano), suullinen vaatimus ja selvitys (HL 37 ; erityisesti jos kirjallinen menettely tuottaa kohtuuttomia vaikeuksia) Voiko viranomainen rajata sähköisen asioinnin vain joidenkin asiakkaiden käyttöön? esim. suurasiakkaat, yritykset? yhdenvertaisuus? palvelun tarkoitus ja kohderyhmä? 15.9.2011 HAUS Jukka Tuomela, TaY 2 1
Sähköisten asiointipalvelujen järjestämisvelvollisuus entä voiko vo kokonaan kieltää sähköisen asiointipalvelun käytön, vaikka sillä on tarvittavat valmiudet? EOA 14.1.2009/Dnro 813/4/07: kuluttajariitalautakunta menetteli virheellisesti siinä, että se on vastoin sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnasta annetun lain 9 :ää edellytti toimittamaan valituksen lautakunnalle allekirjoituksineen kirjallisesti. asiakkaalla ei subjektiivista oikeutta asioida sähköisesti/ viranomaisella ei absoluuttista velvollisuutta tarjota asiointipalveluja 15.9.2011 HAUS Jukka Tuomela, TaY 3 Palveluperiaate käytännössä Yhteensopivuus asiakkaan näkökulmasta (5 ) Esim. viranomaisen on pyrittävä käyttämään asiakkaan kannalta teknisesti mahdollisimman yhteensopivia ja helppokäyttöisiä laitteistoja ja ohjelmistoja Selainpohjaisessa asioinnissa Internet Explorer, Firefox, Opera, Safari Käyttöjärjestelmät Windows, Mac, Linux Tekstitiedosto sähköpostin liitetiedostona Word (uusimmatkin tiedostojen tallennusmuodot.docx) Ascii/txt, PDF, OpenOffice Viestin tekninen muokkaus (14 ): konvertteriohjelmat ainakin viestien vastaanottopisteessä Käyttökpl viranomaisen käyttämään tallennusmuotoon 15.9.2011 HAUS Jukka Tuomela, TaY 4 2
Palveluperiaate käytännössä (jatkuu) Viranomaisen vastaanottoilmoitus (12 ) Miten ilmoituksen lähettäminen kannattaa toteuttaa? Manuaalisesti Automaattisesti Sähköposti käytössä olevat järjestelmät eivät useinkaan suunniteltu tarkoitusta varten Selainpohjainen asiointi Selaimen näyttöön tulee ilmoitus Sähköinen asiointitili Vastaanottoilmoitus ei ole HL 17.2 :n mukainen asiakirjan lähettäjälle pyynnöstä annettava todistus asiakirjan kirjaamisesta tai muusta rekisteröinnistä. Ilmoitus ei ota kantaa vireilletulon edellytyksiin 15.9.2011 HAUS Jukka Tuomela, TaY 5 Palveluperiaate käytännössä (jatkuu) Palvelujen saavutettavuus ja tiedonsiirtomenetelmien toimintakunnosta huolehtiminen Sähköinen järjestelmä Vika viranomaisen tietojärjestelmässä Asiointi jää kesken, mutta tulee kuitenkin vireille Vrt. KHO 2006:21 Varsinaista vireillepanotoimenpidettä ei pysty suorittamaan määräajan päättyessä Pitääkö pidentää määräaikaa ja miten siitä informoitaisiin asiakkaita? 15.9.2011 HAUS Jukka Tuomela, TaY 6 3
Sähköistä asiointia koskevat ohjeet Verkkosivuilla Ks. esim. asiointi oikeuslaitoksen virastoissa yliopistohaku.fi (varsinainen haku) vrt. universityadmissions.fi (hakua avustava järjestelmä) KELA asiointidemo 15.9.2011 HAUS Jukka Tuomela, TaY 7 Yhteystiedoista ilmoittaminen, esim. Poliisiammattikorkeakoulu PL 123 (Hervannan valtaväylä 93), 33721 Tampere puhelinvaihde: (03) 285 0111 faksi: (03) 285 0297 www.polamk.fi kirjelomakkeet, päätökset, muut asiakirjat, verkkosivut sähköposti, yleinen osoite ja erityinen osoite (erikseen ilmoitettu) : polamk@poliisi.fi ; valinnat.polamk@poliisi.fi; palaute.polamk@poliisi.fi tutkimus.polamk@poliisi.fi viestinta.polamk@poliisi.fi ; kirjasto.polamk@poliisi.fi poliisikoiralaitos@poliisi.fi ; poliisimuseo@poliisi.fi; faksi: (03) 285 0297 15.9.2011 HAUS Jukka Tuomela, TaY 8 4
Saapumisajankohdan määrittäminen sähköpostiviestin otsikkotiedoista Received: from alsikeapila.uta.fi (alsikeapila.uta.fi [153.1.1.44]) by mailanen.uta.fi (8.13.1/8.13.1) for <jojutu@mailanen.uta.fi>; Tue, 18 Jan 2005 15:48:52 +0200 (EET) Received: from valkoapila.uta.fi (valkoapila.uta.fi [153.1.1.42]) by alsikeapila.uta.fi (8.13.1/8.13.1)for <jukka.tuomela@uta.fi>; Tue, 18 Jan 2005 15:48:52 +0200 (EET) Received: from apila.uta.fi (localhost [127.0.0.1]) by valkoapila.uta.fi (8.13.2/8.13.2) for <jukka.tuomela@uta.fi>; Tue, 18 Jan 2005 15:48:51 +0200 Received: from ns.vn.fi (ns.vn.fi [194.136.183.5]) by apila.uta.fi (8.13.1/8.13.1) for <jukka.tuomela@uta.fi>; Tue, 18 Jan 2005 15:48:51 +0200 (EET) Received: from vnproxy1.vn.fi (ip-192-49-23-215.vn.fi [192.49.23.215]) by ns.vn.fi (Postfix) for <jukka.tuomela@uta.fi>; Tue, 18 Jan 2005 15:48:50 +0200 (EET) 15.9.2011 HAUS Jukka Tuomela, TaY 9 Received: from unknown (HELO webshield.vn.fi) (192.49.24.81) by vnproxy1.vn.fi with SMTP; 18 Jan 2005 13:48:50-0000 Received: FROM smtpgwtrend1.vn.fi BY webshield.vn.fi ; Tue Jan 18 15:48:49 2005 +0200 Received: from unknown (HELO mammona.vm.vn.fi) (127.0.0.1) by smtpgwtrend2.vn.fi with SMTP; 18 Jan 2005 13:57:57-0000 Received: by mammona.vm.vn.fi with Internet Mail Service (5.5.2653.19) id <4Z01YGZL>; Tue, 18 Jan 2005 15:48:49 +0200 Entä jos viesti ei tule koskaan perille? Viranomaisen oman (/tai palveluntarjoajan) sähköpostipalvelimen loki-tiedosto Selvilläolovelvollisuus virhetilanteista viranomaisen tietojärjestelmissä 15.9.2011 HAUS Jukka Tuomela, TaY 10 5
Sähköinen asiakirjahallinto Tiedot asiakirjojen julkisuudesta/ salassapidosta Miten tietojen antaminen julkisuuslain nojalla on suunniteltu tapahtuvaksi? Miten tapahtuu käytännössä? Kuka saa antaa? Entä tietojen hakeminen ja etsiminen? Miten varmistetaan, että järjestelmään kirjataan kaikki asiakirjat? 15.9.2011 HAUS Jukka Tuomela, TaY 11 Tietojärjestelmien yhteensopivuus Julkisen hallinnon tietohallintolaki: pyritään turvaamaan koko julkisen hallinnon tietojärjestelmien yhteentoimivuus (julkisen hallinnon tietohallinnon standardit) ministeriökohtaisten toimialakohtaisten tietojärjestelmien yhteensopivuus keinoja suunnittelemalla, kuvaamalla ja määrittämällä kokonaisarkkitehtuuri ja yhteentoimivuus huomioitava tietojärjestelmiä muutettaessa, uusia hankittaessa ja palveluja kehitettäessä VN:n asetuksella voidaan säätää käyttöönottoon/muutoksiin sitovia määräaikoja 15.9.2011 HAUS Jukka Tuomela, TaY 12 6
Yhteiset palvelut Julkisen hallinnon tietohallintolaki: Velvoitteina ottaa käyttöön valtionhallinnon yhteiset perustietotekniikka- ja tietojärjestelmäpalvelut valtion ja kuntien viranomaisten yhteiset sähköisiä asiointipalveluja tukevat tietotekniset ratkaisut VN:n asetuksella voidaan tarvittaessa säätää näistä ja niiden käytön laajuudesta Velvoite hyödyntää perusrekistereitä esim. väestötietojärjestelmä, yhdistysrekisteri, kaupparekisteri, säätiörekisteri, kiinteistötietojärjestelmä, yritys- ja yhteisötietojärjestelmä 15.9.2011 HAUS Jukka Tuomela, TaY 13 7