Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluiden keskitettyjen palveluiden ohjausjärjestelmän arviointi Minna-Liisa Kivinen suunnittelupäällikkö
Keskitettyjen palveluiden ohjaus Ohjausryhmä Ohjattavat palvelut FinELibohjausryhmä FinELibverkkoaineiston hankinta Asiantuntijaryhmät Ad hoc asiantuntijaryhmiä (esim. aineistojen valinta) Finnakonsortioryhmä Finna Avoimen lähdekoodin työryhmä Kansallisen näkymän työryhmä Käytettävyysryhmä Tiedonhallinnan ohjausryhmä ONKI Melinda Arto Nelli Julkaisuarkistot Fintoontologiapalvelu KUMEA kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmä Julkaisuarkistojen asiantuntijaryhmä Kaikkia palveluita koskevat asiantuntijaryhmät: Kansallinen kirjastotoiminnan vaikuttavuuden arviointiryhmä Kokonaisarkkitehtuuriryhmä (tuleva)
Ohjausjärjestelmän arviointi taustaa Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalvelut tuottaa muistiorganisaatioille (kirjastoille, museoille ja arkistoille) yhteisiä keskitettyjä palveluita Palveluiden ohjausjärjestelmän tavoitteena on mahdollistaa muistiorganisaatioille ja rahoittajille palveluiden asiakasohjaus Ohjausjärjestelmää on uudistettu vuosina 2010-2011. Uudistuksen onnistumista päätettiin tällöin arvioida muutaman vuoden kuluttua uudistuksesta. Arviointi toteutetaan syksyn 2014 ja kevään 2015 aikana
Ohjausjärjestelmän arviointi Miten ohjausjärjestelmä tukee asiakasohjausta palveluiden koordinointia vuorovaikutusta Kansalliskirjaston ja muistiorganisaatioiden välillä. Arvioinnissa kiinnitetään huomiota toiminnan läpinäkyvyyteen sekä roolien ja päätöksenteon selkeyteen.
Ohjausjärjestelmän arviointi Valmistelevat toimet ja taustakartoitus Ohjausjärjestelmän kuvaus Teemahaastattelut Kirjastoverkkopalveluiden johtaja ja esimiehet Palveluissa mukana olevien organisaatioiden edustajat kirjastosektoreiden neuvostojen puheenjohtajat Museovirasto kansallisarkisto Verkkokyselyt Ohjausryhmien jäsenet (ohjausryhmätoiminnan itsearviointi) Palveluissa mukana olevien organisaatioiden valikoidut edustajat kirjastojen johtajat, yleisistä maakuntakirjastojen johtajat (kysely vielä kesken 2/2015) Raportointi ja toimenpiteiden sopiminen sidosryhmien kanssa Jatkotyöskentelystä sopiminen
Tuloksia - teemahaastattelut Ohjausryhmien dokumentit avoimesti saatavilla, mutta eri paikoista Ohjausjärjestelmä pitäisi myös kuvata tarkemmin Eri ohjausryhmät toimivat eri tavalla palveluiden luonteesta ja vaiheestakin johtuen Osassa ryhmiä mukana sekä palveluita käyttäviä, tulevia käyttäjiä että potentiaalisiä käyttäjiä FinELib selkein, Finna suuri kooltaan, Tiedonhallinnan ohjausryhmällä laaja asiakenttä Edustuksellisuus tärkeää Ohjausjärjestelmä suhteellisen selkeä, mutta eri ryhmien suhteet toisiinsa kaipaavat selkiyttämistä Asiantuntijaryhmät Konsortioryhmät (esim. Linnea2, AMKIT) Päätöksentekomallit olisi syytä kuvata mitä ohjausryhmissä itse asiassa päätetään? Asiat eivät saisi tulla liian valmiina ohjausryhmiin Työpajatyöskentelyn lisääminen Asiantuntijaryhmien toimintaa joiltain osin terävöitettävä
Tuloksia verkkokyselyt ohjausryhmille Vastauksia yhteensä 29 Tiedonhallinnan ohjausryhmä 5/8 Finna-konsortioryhmä 6/16 FinELib-ohjausryhmä 2/12 ONKI-ohjausryhmä (Finto) 10/15 UKJ-ohjausryhmä 2/15 Artiva 4/5 Kaikki vastaajat yhtä lukuun ottamatta katsovat arvioimansa ohjausryhmän toimineen v. 2014 melko tai erittäin hyvin 1 vastaaja tiedonhallinnan ohjausryhmästä: arviona ei kovin hyvin Tavoitteiden, tehtävien ja työnjaon selkeyttä sekä tiedonkulkua Kansalliskirjastosta & omalta sektorilta pidetään keskimäärin melko hyvinä Vastaajista 90 % pitää ohjausryhmien toimintaa omalla organisaatiolleen hyödyllisenä Kaikilla jäsenillä ei riitä aikaa täysipainoiseen, aktiiviseen osallistumiseen
Miten tästä eteenpäin Loppujenkin verkkokyselyiden vastausten analysointi Raportointi ja toimenpiteiden sopiminen yhdessä Jatkotyöskentelystä sopiminen Ehdotuksia toimenpiteiksi tähän mennessä analysoitujen vastausten perusteella: Ohjausjärjestelmän kuvaus verkkosivuille ja ohjausryhmien dokumenttien kokoaminen samaan paikkaan Kansalliskirjaston verkkosivu-uudistuksen yhteydessä Eri ryhmien roolien täsmentäminen Ohjausryhmät asiantuntijaryhmät muut ryhmät Erityisesti kuvailun kehittämiseen liittyvien ryhmien roolien selkiyttäminen Päätöksentekoprosessien kuvaaminen Mitä muuta?
Kiitos