6.2 2015 1 (5) EMPOWER CODE OF CONDUCT VASTUULLISEN TOIMINTATAVAN OHJE 1 Ohjeen tarkoitus Empowerin johdon toimintaperiaatteissa Empowerin missioksi on määritelty kannattavan palveluliiketoiminnan harjoittaminen auttamalla asiakkaita kehittämään liiketoimintaansa Empowerin palvelujen avulla. Tämän tehtävän toteuttamiseksi Empower on sitoutunut noudattamaan korkeimpia lainsäädännön sekä eettisiä vaatimuksia kaikessa liiketoiminnassaan. Näihin sisältyy muun muassa vastuu työntekijöitämme, liikekumppaneitamme, muita sidosryhmiä ja yhteiskuntaa kohtaan. Tässä vastuullisen toimintatavan ohjeessa ( toimintaohje ) määritellään ne yhteiset periaatteet, joita meidän kaikkien Empowerissa sekä toimittajiemme tulee noudattaa joka päiväisessä toiminnassamme. Toisin sanoen toimintaohje määrittelee, miten meidän tulee työskennellä yhdessä ja asiakkaidemme, toimittajiemme sekä muiden kanssa. Empower on määritellyt kolme kokonaisuutta vastuullisuuteen ja päivittäiseen työskentelyymme vastuullisena yhtiönä. Nämä ovat: Liiketoiminta, Ihmiset ja Ympäristö. Jokaisen Empowerin työntekijän ja konsultin tulee - työtehtävistä riippumatta aina noudattaa tätä toimintaohjetta sekä muita tämän toimintaohjeen perusteella annettuja tai tälle toimintaohjeelle alisteisia johdon kulloinkin antamia ohjeita. Yhtiössä annetut muut ohjeet tai politiikat eivät saa olla ristiriidassa tämän toimintaohjeen kanssa. Toimittajat ja liikekumppanit ovat Empowerin kokonaisarvoketjun tärkeä ja keskeinen osa. Toimittajiemme ja liikekumppaneiden odotetaan annettujen ohjeiden perusteella noudattavan liiketoiminnassaan samoja korkeimpia lainsäädännön sekä eettisiä vaatimuksia ja liiketoimintakäytäntöjä, joita mekin noudatamme. Empower edistää toimintaohjeen noudattamista valvomalla toimittajiensa ja liikekumppaniensa toimintaa. Lisäksi Empower on sitoutunut noudattamaan asiakkaidemme antamia oikeudellisia, eettisiä ja HSE- ohjeita. 2 Liiketoiminta Empower on sitoutunut noudattamaan liiketoiminnassaan kaikkea soveltuvaa lainsäädäntöä sekä toimimaan rehellisesti ja eettisesti. Siksi jokaiselta työntekijältä odotetaan, että hän suorittaa työtehtävänsä lakien mukaisesti ja toimii rehellisesti ja oikeudenmukaisesti hyvää harkintakykyä käyttäen. Avoimuus Empower edistää avoimuutta ja läpinäkyvyyttä sekä jatkuvaa vuoropuhelua eri sidosryhmien eli asiakkaiden, toimittajien, työntekijöiden, kuntien ja muiden viranomaisten sekä median kanssa. Siksi on tärkeää, että työntekijät ja toimittajamme noudattavat näitä periaatteita liiketoiminnassa. 2.1 Työntekijöiden tulee viestiä rehellisesti ja täsmällisesti, kun he ovat tekemisissä Empowerin asiakkaiden, toimittajien ja muiden sidosryhmien kanssa. 2.2 Työntekijöiden odotetaan viestivän avoimesti ja rehellisesti tiedossa olevista tai mahdollisista seurauksista, joita tehdyillä toimenpiteillä voi olla yhteiskuntaa tai ympäristöä koskien. Empower Group Valimotie 9-11 FI- 00380 Helsinki tel. +358 029 020 011 fax +358 29 020 2290 www.empower.eu domicile: Helsinki Business identity code: 2071954-9
2 (5) Lakien noudattaminen 2.3 Yhtiön kaikessa liike- ja muussa toiminnassa tulee noudattaa tarkasti kaikkia soveltuvia lakeja ja säädöksiä, hyvän yhteiskuntavastuun periaatteita kaikissa niissä maissa, joissa toimimme. Paikallisia lainsäädännön asettamia vaatimuksia on noudatettava silloinkin, kun niiden vaatimukset ovat tiukempia kuin tässä toimintaohjeessa mainitut vaatimukset. 2.4 Lakien ja säädösten rikkomisella on vakavia seuraamuksia sekä Empowerille että asianomaisille henkilöille. Vaikka Empower pyrkii pitämään työntekijänsä ja toimittajansa ajan tasalla soveltuvista lainsäädännön asettamista vaatimuksista, on jokaisen työntekijän perehdyttävä omaan työhönsä liittyviin lakeihin ja säädöksiin sekä velvollinen noudattamaan niitä. Lakien noudattamiseen liittyviä aihepiirejä ovat muun muassa reilu kilpailu, eturistiriita, lahjonta ja vilpillinen menettely. Reilu kilpailu Kilpailuoikeudellisen lainsäädännön tarkoituksena on suojata kuluttajia ja yrityksiä epäreiluilta liiketoimintatavoilta. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi se asettaa rajoituksia sille, miten yritykset toimivat markkinoilla. Kilpailulainsäädännön rikkominen on vakava asia ja saattaa aiheuttaa yritykselle mittavia sanktiota ja muita negatiivisia seuraamuksia. 2.5 Jokaisen työntekijän tulee noudattaa asianmukaista kilpailulainsäädäntöä ja kieltäytyä keskustelemasta tai sopimasta kilpailijoiden kanssa hinnoista, markkinaosuuksista tai muusta toiminnasta, joka vääristää kilpailua markkinoilla 2.6 Työntekijöiden tulee olla tarkkoja kilpailuoikeudellisten kysymysten suhteen heidän päivittäisessä työympäristössään etenkin silloin, kun he ovat tekemisissä kilpailijoiden tai potentiaalisten kilpailijoiden kanssa. Jos työntekijä havaitsee tai edes epäilee kilpailulainsäädännön vastaista toimintaa harjoitettavan, hänen on ilmoitettava niistä Empowerin lakiasiainosastolle. Eturistiriidat, korruptio ja lahjonta Empower odottaa työntekijöiltään täyttä lojaaliutta, ja työntekijöiden odotetaan edistävän Empowerin etua silloin kun he suorittavat tehtäviään. 2.7 Korruptio, mukaan lukien kiristys, lahjonta, perusteeton suosiminen, petollinen menettely ja rahanpesu, on ehdottoman kiellettyä. Yhtiö ei hyväksy minkäänlaista korruptioon liittyvää toimintaa ja se on kaikissa olosuhteissa ehdottoman kiellettyä. 2.8 Työntekijöiden ja toimittajien tulee välttää tilanteita, joissa työntekijän henkilökohtaiset tai hänen perheensä edut ovat ristiriidassa sen kanssa, että työntekijä tai toimittaja kykenee suorittamaan työtehtävänsä Empowerin parhaan edun mukaisesti. 2.9 Työntekijät eivät saa työtehtävissään tai niihin liittyen luvata, tarjota, maksaa tai välittää minkäänlaisia lahjuksia (kuten rahaa, etuja, palveluja tai muuta taloudellista arvoa omaavaa) saadakseen yhtiölle lisää liiketoimintaa tai välttääkseen liiketoiminnan menettämistä taikka edistääkseen yhtiölle suotuisia päätöksiä, keskusteluja tai palveluja viranomaisten kanssa. 2.10 Toimittajat eivät saa kustantaa Empowerin työntekijöiden perheenjäsenille kohdistettuja edustustapahtumia tai kestitsemisiä. Työntekijöiden osallistuessa messuille, konferensseihin tms., heidän matkustus- ja majoituskulunsa maksaa Empower. 2.11 Työntekijät eivät saa hyväksyä mitään normaalin vieraanvaraisuuden ylittäviä lahjoja tai palveluita yhtiön nykyisiltä tai potentiaalisilta liikekumppaneilta. Jos sellaisen lahjan tai palveluksen vastaanottamiseen liittyy vähäistäkään eturistiriidan mahdollisuutta, työntekijän on aina varmistettava esimieheltään etukäteen, voidaanko lahja tai palvelus ottaa vastaan.
3 (5) Vilpillinen menettely 2.12 Yhtiö ei hyväksy minkäänlaista vilpillistä toimintaa kuten kavaltamista, petollista toimintaa tai varkauksia riippumatta siitä, kohdistuuko se Empowerin tai kolmannen osapuolen omaisuuteen. Sellainen toiminta saattaa johtaa kurinpitotoimiin sekä rikosoikeudellisiin seuraamuksiin. Empowerin omaisuuden ja luottamuksellisen tiedon suojaaminen Empower käyttää huomattavan määrän resursseja omaisuutensa kehittämiseen ja ylläpitoon. Fyysisen omaisuuden lisäksi luottamuksellinen tieto ja data ovat Empowerille arvokasta omaisuutta. Empowerin menestykselliselle liiketoiminnalle ja maineelle on erittäin tärkeää, että asiakkailtamme saatu tieto suojataan riittävällä tavalla. Lisäksi tällainen asiakkaiden meille uskoma tieto nauttii lainsäädännön suojaa oikeudettomalta levittämiseltä ja hyväksikäytöltä. 2.13 Jokaisen työntekijän tulee noudattaa käytäntöjä ja ohjeita, jotka suojaavat Empowerin fyysistä omaisuutta, kuten laitteistoa, tietokoneita ja viestintäjärjestelmiä. 2.14 Empowerin työntekijöiden on huolehdittava siitä, etteivät Empowerin ja kolmansien osapuolten luottamukselliset tiedot ja data paljastu luvatta ja ne täytyy suojata siten, ettei niihin tehdä muutoksia eivätkä ne tuhoudu. Näiden periaatteiden toteutumiseksi työntekijöiden tulee noudattaa Empowerin IT-hallinnon implementoimia ohjeita (kuten Empowerin tietoturvapolitiikkaa). 3 Ihmiset Empowerille on tärkeää pitää yllä läheisiä ja molemminpuoliseen kunnioitukseen sekä arvostukseen perustuvia suhteita kaikkiin yrityksemme työntekijöihin. Työntekijöiden osaaminen on yhtiömme tärkeimpiä voimavaroja, ja siksi Empower panostaa työntekijöiden hyvinvointiin. Siksi yhtiössä on laadittu muun muassa Empowerin johtamisen periaatteet, joissa kuvataan esimiehiltämme haluttuja ominaisuuksia ja sitä, miten esimiesten tulee kohdella alaisiaan. Työehdot 3.1 Yhtiön työntekijöiden työehdot täyttävät vähintään sovellettavan kansallisen työlainsäädännön, työehtosopimuksien ja kansanvälisten sopimusten vähimmäisvaatimukset. Nämä soveltuvat muun muassa vähimmäispalkkaukseen ja työaikaan. Silloin kuin vähimmäispalkkaa ei kata perustarpeisiin kuluvia kustannuksia, sovelletaan perustoimeentuloon riittävää palkkausta. Ihmisoikeuksien ja työntekijöiden oikeuksien kunnioittaminen Empower ei tee kompromisseja ihmisoikeuksien kunnioittamisessa ja noudattaa YK:n ihmisoikeuksien yleismaailmallisessa julistuksessa määriteltyjä ihmisoikeuksia. Empower noudattaa kansainvälisen työjärjestön ILO:n määrittämiä työntekijöiden oikeuksia. Yhtiö ylläpitää työntekijöiden kokoontumisvapautta ja työntekijöiden kollektiivisten oikeuksien noudattamista. Empower pyrkii pitämään läheisiä suhteita ammattijärjestöihin, ammattiliittoihin ja työntekijöiden edustajiin. Jos työntekijöiden oikeutta järjestäytyä rajoitetaan paikallisessa lainsäädännössä, Empower pyrkii varmistamaan, että sen työntekijöillä on muita väyliä esittää näkemyksiään. 3.2 Yhtiö tunnustaa vastuunsa siitä, että sen työntekijät saavat nauttia näistä ihmisoikeuksista ja odottaa, että työntekijät kunnioittavat ja noudattavat näitä perustavaa laatua olevia ihmisoikeuksia. 3.3 Yhtiö ei hyväksy minkäänlaista pakkotyötä tai lapsityövoiman käyttöä. Eettinen toiminta työpaikalla tasapuoliset mahdollisuudet, syrjimättömyys, epäasiallisen kohtelun torjunta Kaikkien työntekijöiden tasapuolinen kohtelu on Empowerin ydinarvoja. Pyrimme toimimaan yhtenä tiiminä ja edistämään avointa, suoraa ja toisia kunnioittavaa viestintää kaikkien työntekijöiden keskuudessa.
4 (5) Empower vaalii monimuotoisuutta työntekijöidensä joukossa ja tarjoaa kaikille työntekijöille kuten myös työnhakijoille samat mahdollisuudet. 3.4 Yhtiö ei syrji ketään rodun, etnisen tai kansallisen taustan, ihonvärin, sukupuolen, perhetilanteen, seksuaalisen suuntauksen, uskon, invaliditeetin, iän tai poliittisten näkemysten tai muiden vastaavien seikkojen perusteella, joita laki tai säädökset suojaavat. Yhtiö noudattaa näitä periaatteita kaikilla työsuhteiden osa-alueilla, mukaan lukien rekrytointi, palkkaus, koulutus, ylennykset ja kompensaatio. 3.5 Yhtiö on sitoutunut takaamaan työntekijöillemme häirinnästä vapaan ilmapiirin eikä työpaikalla sallita häirintää minkään henkilökohtaisten piirteiden, kuten rodun, uskonnon, seksuaalisen suuntauksen, kansallisen taustan tai sukupuolen perusteella. Empowerissa kaikkien työntekijöiden tulee kohdella muita työntekijöitä arvostaen ja kunnioittaen. 3.6 Yhtiö ei hyväksy työntekijöiltään minkäänlaista väkivaltaa tai kiusaamista. Turvalliset ja terveelliset työolosuhteet Empowerin keskeisiä arvoja on se, että se tarjoaa kaikille työntekijöilleen ja toimittajilleen turvallisen ja terveellisen työympäristön. Uskomme, että jokainen työtapaturma on estettävissä ja Empower on sitoutunut jatkuvasti tekemään työpaikasta entistä turvallisemman ja terveellisemmän. Periaatteemme on, että emme tee kompromisseja työturvallisuuden suhteen. 3.7 Yhtiöllä ja sen toimittajilla tulee olla organisaatiossa nimetty vastuuhenkilö työturvallisuusasioista. On tärkeää, että tämä vastuuhenkilö varmistaa, että kaikki työntekijät ovat hyvin tietoisia ja koulutettu turvallisuusvaatimuksiin. Kirjalliset työturvallisuusohjeet tulee saattaa kaikkien työntekijöiden saataville. 3.8 Jokaisen työntekijän tulee noudattaa työturvallisuutta koskevia lakeja, Empowerin työturvallisuutta koskevia vaatimuksia ja muita turvallisuusohjeita. Jokaisen työntekijän tulee ilmoittaa johdolle tai Empowerin lakiasiainosastolle kaikista havaituista puutteista, jotka liittyvät turvaohjeisiin tai suojatoimenpiteisiin. 3.9 Jokaisella työntekijällä on oikeus ja velvollisuus lopettaa työnteko, mikäli havaitsee vaarallista käyttäytymistä. 3.10 Yhtiö keskittyy yhdessä sen työntekijöiden ja toimittajien kanssa estämään ennakolta hätätilanteita ja varmistamaan, että yhtiöllä on mahdollisuudet toimia asianmukaisesti hätätilanteiden jälkeen analysoimalla, identifioimalla ja jalkauttamalla ennaltaehkäiseviä ja korvaavia toimenpiteitä. 3.11 Työntekijät eivät saa työskennellä alkoholin tai huumausaineiden vaikutuksen alaisuudessa. 3.12 Työmaalla tehtäviä riskiarviointeja on suoritettava säännöllisesti ja kaikki työtapaturmat on dokumentoitava ja tiedotettava viipymättä. 4 Ympäristö Empower osallistuu energiasektorin elinkaaren kaikkiin vaiheisiin ja uskomme, että palveluillamme on suuri merkitys yhteiskunnan matkalla entistä kestävämpää kehitystä kohti. Myös omassa toiminnassaan yhtiö pyrkii yhteistyössä työntekijöidensä, asiakkaidensa ja toimittajiensa kanssa vähentämään toimintansa ympäristövaikutuksia ja toimimaan ympäristöasioissa proaktiivisesti kaikin puolin muun muassa mittaamalla ja arvioimalla ympäristövaikutuksia jatkuvasti. Empowerin tavoitteena on jatkuvasti parantaa palvelujemme ympäristöystävällisyyttä etsimällä aktiivisesti keinoja, joilla haitallisia ympäristövaikutuksia voidaan vähentää palvelujen koko elinkaaren aikana. Toimintamme ympäristövaikutuksia vähennetään muun muassa asianmukaisella materiaalien valinnalla ja käytöllä, prosesseilla sekä minimoimalla toiminnassa syntyvien jätteen ja päästöjen määrää.
5 (5) 4.1 Yhtiö varmistaa, että jokainen työntekijä on riittävällä tavalla informoitu ja koulutettu ympäristövaatimuksiin liittyen. 4.2 Työntekijöiden tulee noudattaa ympäristöön liittyvää lainsäädäntöä, ympäristölupia ja muita sovellettavaksi tulevia määräyksiä. 4.3 Työntekijöiden tulee pyrkiä vähentämään tai poistamaan syntyvän jätteen määrää tai muuta ympäristölle aiheutuvaa haitallista vaikutusta, esimerkiksi materiaalia tai jätettä kierrättämällä. 4.4 Työntekijöiden tulee käsitellä ympäristöön liittyvät rikkomukset ja valitukset systemaattisesti ja tiedottaa niistä työntekijöille ja muille tahoille, mukaan lukien Empower, mikäli tarpeen. 4.5 Toimittajien tulee toimittaa Empowerille pyydettäessä ajan tasalla oleva ympäristöön liittyvä dokumentaatio ja informaatio. 5 Vastuullisen toimintatavan ohjeen noudattaminen Empower pyrkii aktiivisesti edistämään vastuullisen toimintatavan ohjeen noudattamista muun muassa sen sisällön aktiivisella kommunikoinnilla työntekijöilleen. Lisäksi Empower valvoo sisäisesti, että tätä toimintaohjetta noudatetaan. Jokainen työntekijä on vastuussa siitä, että hän perehtyy tähän toimintatavan ohjeeseen, ymmärtää ja noudattaa sitä. Toimintatavan ohjeessa esitettyjen periaatteiden ja vaatimusten noudattamatta jättäminen voi johtaa esim. kurinpitotoimiin (kuten työsuhteen päättämiseen) tai oikeudellisiin toimenpiteisiin. Koska toimintatavan ohjeessa ei voida käsitellä tyhjentävästi kaikkia mahdollisia tilanteita, työntekijöiden on aina kysyttävä epäselvissä tilanteissa neuvoa. Työntekijät voivat pyytää neuvoa esimieheltään tai Empowerin lakiasiainosastolta. 6 Rikkomusten raportointi ja tutkinta Jos työntekijä havaitsee, että tässä toimintatavan ohjeessa mainittuja sääntöjä rikotaan tai epäilee sellaista, hänen on ilmoitettava asiasta sähköpostitse osoitteeseen ethics@empower.eu. Vain Empowerin eettisellä lautakunnalla on pääsy ko. osoitteeseen lähetettyihin viesteihin. Empowerin eettinen lautakunta (toimitusjohtaja, lakiasiainjohtaja ja tuotantojohtaja) tutkii raportoidut sääntörikkomukset. Eettinen lautakunta tutkii epäillyt rikkomukset luottamuksellisesti ja saattaa muun muassa haastatella linjajohtoa sekä päättää mahdollisista jatkotoimenpiteistä. Jos epäilty rikkomus koskee divisioonan tai toiminnon johtajaa, eettisen lautakunnan tulee mahdollisimman pian ilmoittaa asiasta kyseiselle johtajalle kuitenkin niin, että asiasta ilmoittaneen työntekijän nimeä ei paljasteta. Jos epäilty rikkomus koskee toimitusjohtajaa, lakiasianjohtaja ilmoittaa epäillystä rikkomuksesta suoraan hallituksen puheenjohtajalle. Sen jälkeen hallituksen puheenjohtaja ja lakiasiainjohtaja päättävät mahdollisista toimenpiteistä, joita epäilty rikkomus edellyttää. Jos epäilty rikkomus liittyy muun Empowerin eettisen lautakunnan jäsenen toimintaan, ei ko. henkilö saa mitenkään osallistua eettisen lautakunnan suorittamiin tutkimuksiin. Jollei lautakunta havaitse, että rikkomus on täysin perusteeton, raportoidaan kaikista rikkomuksista aina Empowerin hallitukselle. Kaikissa tapauksissa raportoivalle henkilölle/henkilöille ja rikkomuksista epäillylle/epäillyille tarjotaan riittävä suoja esim. linjajohdon ja muiden työntekijöiden suhteen. Lisäksi asiasta vilpittömästi ilmoittanutta henkilöä ei tule mitenkään rangaista ilmoituksen takia. 7 Päivitys Lakiasiainjohtaja vastaa toimintaohjeen päivittämisprosessin käynnistämisestä aina tarpeen mukaan.