5.3.2007 795/02/04 Kansallisarkisto PL 258 00171 HELSINKI TARKENNUKSET MAISTRAATTIEN ASIAKIRJOJEN SÄILYTYSAIKOJEN TAANNEHTIVUUTTA KOSKEVIIN SEULONTAESITYKSIIN Maistraattien ams-seurantaryhmä on tehnyt arkistolaitokselle 3.10.2006 maistraattien asiakirjojen säilytysaikojen taannehtivuutta koskevat seulontaesitykset. Seulontapäätöksiä valmisteleva ylitarkastaja Markku Leppänen on pyytänyt tarkentamaan seulontaesityksiä. Tarkennetut seulontaesitykset ovat liitteissä 1 ja 2. Nämä seulontaesitykset koskevat vain asiakirjojen taannehtivuutta. Ams-seurantaryhmä valmistelee vielä arkistonmuodostussuunnitelmaan sisällytettäviä julkisuus- ja suojeluluokkia, ja tekee 4.3.2005 vahvistetusta arkistonmuodostussuunnitelmasta kokonaisuutena erillisen seulontaesityksen. Tarkempia tietoja asiasta antaa tarvittaessa allekirjoittanut (puh. 09-2291 6612, 050-336 8618, matti.toiviainen@vrk.fi). Ams-seurantaryhmän puolesta Työryhmän sihteeri, palvelupäällikkö Matti Toiviainen Liite 1 Liite 2 Säilytysaikojen taannehtivuus voimassaolevassa (4.3.2005) amsissa oleville asiakirjoille Säilytysaikojen taannehtivuus vuoden 1976 arkisto-ohjeeseen sisältyville asiakirjoille
26.2.2007 LIITE 1 SÄILYTYSAIKOJEN TAANNEHTIVUUS VOIMASSAOLEVASSA (1.3.2005) AMSISSA OLEVILLE ASIAKIRJOILLE Pääluokka Asiakirjasarja Arkistolaitoksen 1.3.2005 vahvistama säilytysaika 1.1 Syntymä ja lapsen rekisteröinti Ilmoitus syntymästä väestötietojärjestelmään (vanha nimi Syntymätodistus ams 1988-96) 1.3 Avioliitto, avioero Ilmoitus ulkomailla vihitystä Suomen kansalaisesta Ilmoitus ulkomailla vihitystä ulkomaan kansalaisesta Esitetään arkistolaitokselle (suluissa ko. asiakirjojen voimassaoleva säilytysaika) kertymälle 1.1.1988-31.12.1996 (säilytysaika 50 v) kertymälle 1.1.1988-31.12.2004 (säilytysaika 10 v) kertymälle 1.1.1988-31.12.2004 (säilytysaika 10 v) 1.4 Muutto Maastamuuttoilmoitukset (XKP) 4 v kertymälle 1.1.1997-31.12.2001 hävittämislupa ja kertymälle 1.1.2002-31.12.2004 4 v (säilytysaika ) Lisätietoja vain maistraateissa. Tilastokeskus ei arkistoi syntymätodistuksia, vanhat todistukset on hävitetty. Jos maistraateissa kertynyt/tallessa ko. asiakirjoja Ainoa asiakirja, jolla tieto on viety vtj:ään Jos maistraateissa kertynyt/tallessa ko. asiakirjoja Ks. KA 341/43/03 (VRK) Säädöerusta Väestötietolaki 11.6.1993/507 Väestötietoasetus 22.10.1993/886 Avioliittolaki 13.6.1929/234 Avioliittoasetus 6.11.1987/820 Avioliittolaki 13.6.1929/234 Avioliittoasetus 6.11.1987/820 Kotikuntalaki 11.3.1994/201 Asetus pohjoismaiden välisen väestörekisteriä koskevan sopimuksen voimaansaattamise sta 1990/850 Ilmoitukset tilapäisesti kertymälle 1.1.1994 Ulkomaalaislaki
rekisteröitävästä ulkomaalaisesta (XTU) liitteineen 1.5 Kuolema Ilmoitus kuolemasta väestötietojärjestelmään (XRK) -31.12.2004 (säilytysaika 10 v) 10 v 10 v kertymälle 1.1.1973-31.12.2004 (säilytysaika ) 1.6 Nimenmuutos Nimenmuutosilmoitukset (XAN) kertymälle 1.1.1976-31.12.2004 (säilytysaika 50 v) 1.14 Vtj- tietojen oikaiseminen Kotipaikkamerkintöjen oikaisut 4 v Kertymälle 1.1.1971 31.12.2001 hävittämislupa ja kertymälle 1.1.2002-31.12.2004 4 v (säilytysaika ) 2 Kaupparekisteri Asunto-osakeyhtiön perus- ja muutosilmoitukset (lakanneet) sekä otetulosteet 1.4.2001 lukien (säilytysaika 40 v) Kuolintiedot säilytetään sairaaloissa, lääninhallituksissa ja Tilastokeskuksessa. Sairaalat toimittavat kuolintodistuksesta kappaleet omaiselle, potilaskertomukseen, maistraatille ja lääninhallitukseen; ja säilyttävät kuolintodistusta potilaskertomuksessa 10 v kuolemasta ja otantana. pysyvästi Tilastokeskuksessa vuodesta 1937 lukien Ainutkertainen ilmoitus, sukututkimuksen ja nimistöntutkimuksen tarpeet Liittynyt alun perin henkikirjoitukseen (kotipaikkapäätösten oikaisut), nykyään ilmoituksia tehdään myös puhelimitse, ja tieto ( muutto todettu tilapäiseksi/ vakituiseksi ) merkitään muuttoilmoitukseen, jonka säilytysaika 4 v. Tutkimuskäyttö maakunta-arkistoissa: yhdistysrekisterin seulomat liitteet saattavat olla 30.4.2004/301 Laki kuolleeksi julistamisesta 4.3.2005/127 Asetus kuolemansyyn selvittämisestä 21.12.1973/948 Väestötietoasetus 22.10.1993/886 Nimilaki 9.8.1985/694 Nimiasetus 8.2.1991/254 Väestötietolaki 11.6.1993/507 Kaupparekisterilaki Kaupparekisteriase tus Yritys- ja yhteisötietolaki
3 Yhdistysrekisteri Yhdistysrekisteri- ilmoitukset (purkautuneet tai muusta syystä poistetut yhdistykset) ja otetulosteet 4 Julkinen notaari Julkisen notaarin asialuettelot/apostillet määräaika > 4 v ensimmäisestä lakkaamiäivämääräs tä, mteissa kertyvät ilmoitukset (säilytysaika 40 v) kertymälle 1.3.1993-31.12.2001 hävittämislupa, kertymälle 1.1.2002-31.12.2004 4 v (säilytysaika ) 14.1. Nimenmuutos Nimenmuutoshakemukset 1.6.1999 lukien (ei vahvistettua säilytysaikaa) 16.1 Isyyden tunnustamisen vahvistaminen Tunnustusasiakirjaan merkitty päätös 17.1 Avioehtosopimusten, lahjoitusten ja eräiden muiden sopimusten ja ilmoitusten rekisteröinti Maistraatin antamat nimenmuutoäätökset Päätös ja lastenvalvojan lähettämä tunnustusasiakirja 1.6.1999 lukien (ei vahvistettua säilytysaikaa) 1.3.2003 lukien (ei vahvistettua säilytysaikaa) Kaikki asiakirjat 1.3.2003 lukien (ei vahvistettua säilytysaikaa) maistraattien asiakirjoissa, maakunta-arkistojen asiakaalvelunäkökulma Tutkimuskäyttö maakunta-arkistoissa, Yhdistysrekisteri on hävittänyt ilmoitusten liitteet ks. KA 241/43/04 Käräjäoikeuksilta siirtyneet, KäO:n säilytysaika (arkistolaitoksen päätös KA 266/43/03, 13.10.2003) Käräjäoikeuksilta siirtyneet, KäO:n säilytysaika (arkistolaitoksen päätös KA 266/43/03, 13.10.2003) 16.3.2001/244 Valtioneuvoston asetus yritys- ja yhteisötietojärjestel mästä 29.3.2001/288 Yhdistyslaki 26.5.1989/503 Asetus julkisesta notaarista annetun lain soveltamisesta 367/1960 Nimilaki 9.8.1985/694 Nimiasetus 8.2.1991/254 Nimilaki 9.8.1985/694 Nimiasetus 8.2.1991/254 Isyyslaki 5.9.1975/700 Laki maistraattien eräistä henkilörekistereistä 4.2.2005/57
26.2.2007 LIITE 2 SÄILYTYSAIKOJEN TAANNEHTIVUUS VUODEN 1976 ARKISTO-OHJEESEEN SISÄLTYVILLE ASIAKIRJOILLE: Pääluokka Asiakirjasarja Säilytysaika Esitetään arkistolaitokselle Perustelut/ Lisätietoja Säädöerusta Bi Nimikirjat Sp kertymälle 1.1.1971- Ea Saapuneet kirjeet Sp kertymälle 1.1.1971- Eg Kansalaisuusilmoitukset ja -päätökset Kauppakirjojen ja muiden luovutuskirjojen kappaleet julkisista kaupanvahvistajista annettujen säännösten mukaan kertymälle 1.1.1971- Sp kertymälle 1.1.1971- Lääninhallitukset/Palke pitävät nimikirjaa myös rekisteritoimistojen ja maistraattien henkilöstöstä Sisältää mm. VRK:n yleiskirjeitä ja tiedotteita, lääninhallitusten ja VM:n kirjeitä ja pysyväismääräyksiä, ministeriöiden, kuntien ym. kirjeitä, jotka lähettäjäorganisaatiot säilyttävät pysyvästi Vuosia 1971-1987 koskevaa säilytysaika-päätöstä ei ole tehty, vuodesta 1988 lähtien kansalaisuusilmoitusten säilytysaika 10 v, kansalaisuuäätösten säilytysaika 4 v (arkistolaitoksen päätös 139/33/86, 14.9.1987). Kansalaisuuslaki 28.6.1968/401 Asetus julkisista kaupanvahvistajista 199/1933 Kaupanvahvistajaasetus 28.12.1979/1080 Oikeusministeriön yleiskirje 1/80, 4.1.1980
G See Tili-ilmoitukset/tiliasemailmoitukset (lääninkonttorille ja lääninverovirastolle) Väestörekisterin ylläpitoa koskevat ilmoitusasiakirjat: kertymälle 1.1.1971- Esim. tili-ilmoituksia lääneille. Sisällöltään vähämerkityksisiä. Tiedot on merkitty historiakirjoille ja perhelehdille Väestökirja-asetus 198/1970, 58 Asumus- ja avioeropäätökset Avioliiton esteiden tutkinta-asiakirjat (kuulutusasiakirjat) Hautauslupa- ja kuolintodistukset (1921) (1918) (1917) Säilytysaika 1.1.1988 lukien 10 v, (asumuseroilmoitus poistunut 1988 alusta lähtien), arkistolaitoksen päätös 139/33/86, 14.9.1987 Säilytysaika 1.1.1988 lukien 10 v, (arkistolaitoksen päätös 139/33/86, 14.9.1987) Avioliittolaki 13.6.1929/234 Avioliittolaki 13.6.1929/234 Asetus kuolemansyyn selvittämisestä 21.12.1973/948 Henkilörekisteritietojen korjausilmoitukset Holhousilmoitukset Muuttoilmoitukset Uskontokunnasta ero- ja liittymisilmoitukset 50 v kertymälle 1.1.1971- (1921) (1923) (1917) VRK :n säilytysaika 1988 lukien 50 v (VRK: ams dnro 439/71/88, 11.5.1988) VRK :n säilytysaika 1988 lukien 10 v (VRK:n ams dnro 439/71/88, 11.5.1988) Henkilöiden itsensä tekemiä ilmoituksia (ei lomakkeita) Henkilöiden itsensä tekemiä ilmoituksia (ei lomakkeita) Uskonnonvapauslaki 1922/267 Asetus uskonnonvapauslain täytäntöönpanosta 1922/334
Ulkomailta muuttavan rekisteröinti-ilmoitukset Sp (1944) Kansalaisuuslaki 28.6.1968/401 Sec Sopimukset lapsen uskontokunnasta Sp (1920) 31.12.1985, 20 v kertymälle 1.1.1986- Säilytysaika 1988 lukien 10 v, (arkistolaitoksen päätös 139/33/86, 14.9.1987) Uskonnonvapauslaki 1922/267 Asetus uskonnonvapauslain täytäntöönpanosta 1922/334