REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 1.4.2009 Päivitystiedot alatunnisteessa 1. Rekisterinpitäjä Helsinki Business College Oy Rautatieläisenkatu 5 00520 Helsinki Puh. (09) 1489 0200 (vaihde) 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö Hallinto- ja HR-päällikkö Teijo Tikkanen Helsinki Business College Oy PL 133 (Hattulantie 2) 00511 Helsinki Puh. (09) 1489 0200 (vaihde) sähköposti: teijo.tikkanen@businesscollege.fi 3. Rekisterin nimi Henkilöstörekisteri Henkilöstörekisteri muodostuu seuraavista loogisista osarekistereistä: 1. Henkilötietorekisteri Wintime- ja HR-ohjelma 2. WinhaPro-opiskelijahallintojärjestelmä 3. Opetushenkilöstön työnjakotiedot (excel) 4. Henkilöstön koulutustiedot 5. Lähiverkon käyttäjätietokanta (AD) 6. Henkilöstön sähköposti Outlook 7. Kulunvalvonta- ja työajanseurantarekisteri 8. Henkilöstön valokuvat 9. Moodle-verkko-oppimisympäristö 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin pitämisen peruste 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. - palkkahallinto - tilastointi - työnjako - pätevyystiedot - tiedot kehityskeskusteluja varten - opetustietojen ja henkilöstön yhteystietojen hallinta - opetuksen suunnittelu ja järjestäminen - henkilöstön koulutusten ja koulutuskustannusten seuranta - lähiverkon käyttöoikeuksien hallinta - henkilöstön sähköposti - henkilöstön työajanseuranta - Kulkuoikeuksien hallinta ja läsnäolotietojen päivittäminen puhelinvaihteeseen. Kiinteistöissä on myös nauhoittava kameravalvonta. H:\HBC Oy Elokuu 2009 alkaen\rekisteriselosteet\henkilöstorekisteri 2010.docx
5. Rekisterin tietosisältö Kulunvalvonta ja avainten jakelu on ulkoistettu Pasilassa: Kiinteistö Oy Opetustalolle ja ISS Tekniset Palvelut Oy:n Turvallisuusyksikölle (kulkukorttien kuoletus) ja Vallilassa: Kiinteistö Oy Mäkelän Koululle. Henkilötietojen käsittely tapahtuu HBC Oy:n toimeksiannosta. 8. Henkilöstöstä otetaan valokuvat henkilökortteja varten. Kuvat voidaan näyttää myös portaalissa henkilön niin halutessa. 9. Verkko-oppimisympäristö 1.ja 2. Henkilötietojen hallintaohjelmat ja WinhaPro-ohjelmat sekä tiedon keruuseen tarkoitetut asiakirjat, ohjelmista tuotettavat tulosteet ja verkkoon siirrettävät tiedot. 2. Henkilön perustiedot: - henkilönumero - nimitiedot - osoite - sähköpostiosoite - henkilötunnus - sukupuoli - kotipuhelin - matkapuhelin - pankkitili - työnantajan palvelukseen tulopäivä - koulutuskoodi ja taso - tutkinnon suoritusvuosi Työsuhdetiedot: - työsuhteen alkupäivä/loppupäivä - toimen laatu - ammattinimike - palkkaluokka - vaativuusryhmä - ay-liitto (jäsenmaksutilityksiä varten, jos valtuutettu) - verotustiedot - eläkelaitos Pätevyydet, koulutus: (tiedot säilytetään myös paperilla) - työntekijän ja työnantajan yhdessä sopimat osaamistasot osaamiselle - pätevyydet - kielitaito - viran tai työsuhteen keskeytys - asevelvollisuus - vala (tilintarkastaja tms.) - eläkkeen myöntämispäätös Kehityskeskustelun yhteenvetotiedot (tiedot säilytetään myös paperilla) - työntekijän vaikutusmahdollisuus organisaation tavoitteiden saavuttamiseen - mielipiteet työssäjaksamisesta ja työilmapiiristä - opetuksen sisällöllinen osaaminen - pedagoginen osaaminen - hallinto- ja pelisääntöosaaminen - uudistumiskyky ja jaksaminen - vuorovaikutus- ja yhteistyöosaaminen - muu osaaminen - työnantajan tuki
- kehittämiskohteet omaan työhön ja toimenkuvaan liittyen - kehittämiskohteet ja tärkeimmät havainnot johtamiseen liittyen - toivomus työnantajan tuesta Lähiomaisen tiedot - tallennetaan WinhaPro-opiskelijahallintojärjestelmään. Tietojen ilmoittaminen on vapaaehtoista. 3. Työnjakotiedot - toiveet opetustyön sisällöstä - työnjakotiedot Excel-taulukkona 4. Koulutustiedot - kurssin järjestäjä - kurssin nimi - kestoaika - laajuus (lähiopetuspäivät/opintoviikot) - kurssin hinta - kurssin matkakustannukset - kurssin majoituskulut - kurssin päivärahakustannukset - kurssin km-korvaus - kurssikustannukset yhteensä 5. Lähiverkon käyttäjätietokanta (AD) - henkilö- ja läsnäolotiedot - lähiverkon käyttöoikeudet/käyttäjäryhmän jäsenyydet 6. Outlook sähköposti - käyttäjätiedot (nimi, tiimitunnus, käyttäjätunnus, toimipaikka,) - tehtävänimike (ei käytössä) - toimitustapa (internet) - asiakirjatyypit (ei käytössä) 7. Kulunvalvonta ja työajan seuranta Avainten luovutukseen kerättävät tiedot - Nimi - Henkilötunnus - Työnkuvaus - Työnantajan nimi - Luovutetut avaimet - Työajanseurantatiedot (omalle henkilöstölle) Työajanseurannan henkilötiedot - Numero (ei käytössä) - Henkilötunnus (=syntymäaika) - Nimi - Sähköpostiosoite (ei käytössä) - Työpuhelin (ei käytössä) - Matkapuhelin (ei käytössä) - Kotipuhelin (ei käytössä) - Yritys (ei käytössä) - Työnkuvaus (ei käytössä) - Esimies (ei käytössä) - Esimiehen osasto (ei käytössä) - Voimassa; aina tai rajoitetusti - Kulkuoikeus ryhmä - Työaikaryhmä
- Työnumeroryhmä (ei käytössä) - Maksuryhmä (ei käytössä) - Painikeryhmä - TES-ryhmä (ei käytössä) - Kulkuleimasta työaikaleima - Sukupuoli (ei käytössä) - 1. Kortti - 2. Kortti - 3. Kortti (ei käytössä) - Puumerkki (ei käytössä) - Osasto - Jaos - Toimisto (ei käytössä) - Kustannuspaikka (ei käytössä) - On esimies (ei käytössä) - On varamies (ei käytössä) - Raportoidaan; Ta, Tn, Kv, Mp Leimausten korjaus - Kortti - Nimi - Osasto - Jaos 8. Henkilöstön valokuvat - Kulkukorttia varten henkilöstöstä otettavat valokuvat 9 Moodle-verkko-oppimisympäristö - Nimi, sähköposti, paikkakunta, maa 6. Säännönmukaiset tietolähteet * 1. henkilötietolomake henkilöltä itseltään, esimieheltä tai avainten vastuuhenkilöltä työsopimus verottajalta verokortit suorasiirtona opiskelutodistukset kurssitodistukset kehityskeskusteluohjelmasta saatavat tiedot työtodistukset ansioluettelo 2. henkilötietolomakkeet 3. työtoivekyselyt, esimiehen resurssipäätökset 4. hyväksytyt koulutushakemukset, ostolaskut, matkalaskut 5.-6. henkilötietolomakkeet 7. henkilötietolomakkeet 8. Valokuvaamo Frendikuva Oy:n ottamat kuvat kulkukorttia varten. Kuvat tulevat cd-levyllä suoraan tietohallintoon, jossa ne tallennetaan erilliselle palvelimelle. Cd tuhotaan kahden kuukauden kuluttua, kun on varmistettu kuvien laatu. 7. Säännönmukaiset tietojen Tietojen luovutukset säädösten salliessa tai asianosaisen valtuutuksen perusteella
luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 1. 10 verottajalle 11 palvelutyönantajille 12 ay-liitoille 13 kelalle 14 työterveyshuoltoon 15 eläkelaitoksille 16 tilastokeskukselle 17 henkilölle itselleen 2. 18 tilastokeskus, kela 3. 19 lukujärjestyksen tekijälle 20 esimiehille ja muille resursointiin osallistuville 4. 21 koulutustaulukosta ei siirretä tietoja, eikä luovuteta organisaation ulkopuolelle 22 koulutuskustannuksista ilmoitetaan OPH:lle yhteissumma (ei henkilötasolla) kustannuskyselyssä. 5. 23 ei luovuteta 6. 24 ei luovuteta 7. 25 Pasilassa Tietojen käyttöoikeus: ISS Tekniset Palvelut Oy, Turvallisuusyksikkö ja Kiinteistö Oy Opetustalo. Tiedot luovutetaan teknisen käyttöyhteyden avulla. Yhteys on palomuurisuojattu. 26 ISS:n kanssa on tehty sopimus kulkukorttien kuoletuspalvelusta normaalin työajan ulkopuolella. Ei tietojen siirtoa. 27 Vallilassa vastaavat toimet hoitaa Kiinteistö Oy Mäkelän Koulu. 8. 28 henkilöstökuvia voidaan käyttää julkaisuissa henkilön luvalla. Henkilö voi itse julkaista saamansa henkilökuvan portaalissa. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 1.-8. 29 ei siirretä 8. Rekisterin suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto 1.-8. 30 Säilytetään lukitussa tilassa. Tietoja käsittelevät toimenkuvien mukaan vastuuhenkilöt. B. Atk:lle talletetut tiedot 1.-8. 31 Henkilötiedot ovat salasanoin suojatulla palvelimella, jossa tietoihin on vain määrätyillä, henkilöstörekisterin tietoja työtehtävien puolesta käsittelevillä henkilöillä pääsy. 32 Tietoliikenneyhteyksien muodostusta palvelimelle rajoitetaan palomuurin pääsylistojen avulla. 33 Palvelimet on sijoitettu lukittuun tilaan, johon vain Atk-palvelun ja Kiint. Oy
Opetustalon henkilökunnalla on pääsy. - Henkilöstökuvia säilytetään jokaisesta henkilöstä yksi alkuperäinen ja siitä tehdyt tarvittavat kopiot. Jos henkilö haluaa vaihtaa tilalle toisen kuvan, hävitetään aiempi kuva, kun uuden kuvan tiedosto on tallennettu palvelimelle. Kuvia säilytetään ja käytetään henkilön työsuhteen ajan. Työsuhteen päättymisen jälkeen kuvat ja niiden kopiot poistetaan palvelimelta pysyvästi. Julkaisuissa käytettyjä kuvia ei poisteta. Vain tietohallinnolla on kuvien katseluoikeudet. Kuvia ei luovuteta kolmannen osapuolen käyttöön ilman henkilön lupaa. - Henkilökortit tulostetaan korttiprintterilla, joka on kytketty ainoastaan yhteen tietokoneeseen, johon ei ole muilla pääsyä. Kortin takana on juokseva numerointi ja siitä muodostuva viivakoodi, joka ei sisällä henkilötietoja. Numeroa voidaan kuitenkin käyttää henkilön tunnistamiseen esim. kirjastossa. Vanhat kortit tuhotaan. Kaikista atk:lle talletetuista henkilörekisterin tiedoista otetaan varmuuskopio päivittäin. Varmuuskopioita säilytetään lukitussa tilassa palosuojatussa kaapissa. Tietojen säilytysaika ja vanhentuneiden tietojen hävitysaika toteutetaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Tarkastusoikeus ja virheellisen tiedon korjaaminen. Henkilöillä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Henkilö voi pyytää kirjallisesti virheellisen tiedon oikaisua. Rekisteriseloste- ja oikaisupyyntö osoitetaan rekisteriasiasta vastuussa olevalle henkilölle (kts. kohta 2.). Henkilöllisyystodistus tulee esittää pyynnön/oikaisun yhteydessä. Mahdollisesta epäämisestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. * HetiL 10 ei edellytä nimenomaisesti tiedon merkitsemistä, mutta se on tarkoituksenmukaista merkitä rekisteröityjen tiedonsaantioikeuksien kannalta. Se myös kuvaa osaltaan rekisterin tietosisältöä.