Pöytäkirjan liite 2 / ella 10.12.2014 45 JANAKKALAN SISÄLIIKUNTATILOJEN VUOROJAKOPERUSTEET Hakumenettely Vakituiset harjoitusvuorot, vuorot otteluita, kilpailuja ja muita tapahtumia varten haetaan kaikki samanaikaisesti. 1. Urheiluseura / liikuntajärjestö hakee vuorot keskitetysti yhdellä hakemuksella seuran sääntöjen mukaisesti allekirjoitettuna. (Ei niin, että jokainen joukkue tai jaosto tekisi oman hakemuksensa). Hakulomake www.janakkala.fi > lomakepankki > liikunta. 2. Kaikki hakulomakkeessa pyydetyt tiedot on täytettävä: toivottu tila, ajankohta, kellon aika, ryhmä, ryhmän vastuuhenkilö, toiminnan alkamis- ja päättymispäivä sekä allekirjoitus. Liitteenä lista seuran kilpa- ja harrastuslisenssiurheilijoista harjoitusryhmittäin (asuinpaikkakunta mainittava). Tilanne edellisen päättyneen kauden lopussa. 3. Halutut turnaus- ja kilpailupäivät esitetään hakemukseen liitettävällä vapaamuotoisella liitteellä, mistä ilmenee: hakija, tapahtuma, pvm, kellon aika. Seuran kilpajoukkueiden määrä edellisellä päättyneellä kaudella otetaan huomioon turnausvuoroja myönnettäessä. 4. Kesken kauden tapahtuvat muutokset voidaan tehdä joukkue- tai ryhmäkohtaisesti pelkällä ilmoituksella, seuran sopimalla tavalla. Liikuntahallia koskevat muutokset toimitetaan sähköpostilla kunnan liikuntapalveluiden henkilökunnalle. Koulutilojen käyttöä koskevat muutokset toimitetaan kunkin koulun tilavastaavalle. 5. Kauden kuluessa voi vapaana olevia tai vapautuvia vuoroja kysellä ja varailla ilman virallisia hakemuksia. Liikuntahallin tiloista vastaa liikuntapalvelut ja koulutiloista koulujen tilavastaavat. Sivu 1 / 8
6. Vuoroja jaettaessa etusijalla ovat liikunta-avustuksen piiriin kuuluvat janakkalalaiset urheiluseurat ja liikuntajärjestöt. 7. Tilahakemukset tapahtumiin, jotka vaativat pitkäaikaista valmistelua, käsitellään ja hyväksyttävät hakemukset merkitään salivuoroihin ns. ennakkovarauksena ennen varsinaista hakuaikaa. Hakuajat ja toimintakaudet Talvikauden vuorot haetaan 31.3. mennessä. Talvikauden toimintakausi Turengin liikuntahallilla 1.8. 31.4. ja koulujen liikuntasaleissa 1.8. 31.5. Kesävuorot haetaan 31.3. mennessä. Kesän toimintakausi Turengin liikuntahallilla 1.5. 31.7. Koulujen liikuntasalit ovat kesäkauden suljettu. Jalkapallon, pesäpallon ja yleisurheilun kausi sisäliikuntatiloissa alkaa viikon 45 alusta. Kouluilta päätökset salivuoroista toukokuun loppuun mennessä. Saadun vuoron vastaanottaminen Vakiovuoron saaneen on ilmoitettava 31.7. mennessä (kesävuorojen osalta sovitaan erikseen), ottaako myönnetyn vuoron vastaan ja samalla vahvistaa mitkä ovat aikuisten vuoroja (maksullisia) ja mitkä juniorivuoroja (maksuttomia alle 16-v ryhmille). Samalla seura vahvistaa ryhmien vastuuhenkilöt ja yhteystiedot. Ellei vuoron vastaanottoilmoitusta tehdä määräaikaan mennessä, katsotaan vuoron saaneen luopuneen vuorostaan. Ellei määräaikaan mennessä tehdyssä ilmoituksessa ole erittelyä vuorojen käyttäjäryhmistä, merkitään kaikki vuorot maksullisiksi. Määräajan jälkeen tulleita ilmoituksia ei huomioida. Jos vuorojakoa seuran sisällä on tarpeen muuttaa kesken kauden, pitää siitä sopia kunnan liikuntapalvelujen edustajan kanssa. Salivuoron saanut ilmoittaa vuorosta luopumisesta välittömästi, kun vuorolle ei ole syystä tai toisesta käyttöä. Kts. myös kohta myönnetyn vuoron peruminen. Sivu 2 / 8
Turnaukset, kilpailut ja muut yksittäistapahtumat 1. Vuoron saaneen on täytettävä LIIKUNTAHALLIN VARAUKSEN VAHVISTAMINEN JA OVIEN OHJELMOINTITILAUS lomake (www.janakkala.fi >lomakepankki >liikunta). 2. Lomake, asianmukaisesti täytettynä, pitää jättää viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa, lomakkeessa annettujen ohjeiden mukaisesti. 3. Mikäli ilmoitus tulee myöhässä, ei liikuntapalvelut vastaa tilaisuuden järjestäjälle mahdollisesti aiheutuvista järjestelyongelmista tai kustannuksista. (Kustannuksia tulee esim. silloin, kun kunnan päivystävä kiinteistönhoitaja joudutaan kutsumaan paikalle yms.) 4. Ylemmissä sarjoissa, missä sarjapelit pelataan yksittäisinä otteluina, ottelut sijoitetaan ensisijaisesti oman seuran vuoroille. Perustellusta syystä ottelut voidaan sijoittaa seuran omien vuorojen ulkopuolelle. Ottelut sijoitetaan liikuntahallin varauskalenteriin syksyllä sarjaohjelmien varmistuttua. 5. Varatun vuoron voi ilman maksua perua vielä kaksi viikkoa ennen tapahtumaa. Sen jälkeen perutusta vuorosta peritään 50 % varatun vuoron hinnasta. 6. Perumatta jätetystä vuorosta peritään täysi maksu. Yksittäiset vuorot ovat maksullisia kaikille ikäryhmille. Peruttu vakiovuoro tulee ilmoittaa välittömästi kunnan liikuntapalveluun. 7. Vastuuhenkilöille määritellyt velvoitteet ja tehtävät on mainittu em. Varauksen vahvistamislomakkeessa. Lomakkeella ilmoitetaan myös kaikkien vastuuhenkilöiden nimet. Päätökset Liikuntahallin vuoroista päättää liikuntasihteeri. Tarvittaessa käydään hakemuksensa määräaikaan mennessä jättäneiden kesken neuvottelu toukokuun aikana. Päätöksestä tiedotetaan 15.5. mennessä. Koulutilojen käytöstä päättää kunkin koulun rehtori liikuntasihteerin ehdotuksen pohjalta. Sivu 3 / 8
Vuoron peruminen tilapäisesti Merkittävien, ennalta arvaamattomien, tilanteiden johdosta vuoro voidaan tilapäisesti perua kesken kauden. Menetetty vuoro ei oikeuta korvauksiin. Liikuntahallin vuorojen muutoksesta ilmoitetaan sähköpostilla ja timmi - kalenterilla sekä tilanteen luonteesta riippuen erillisellä infolla ilmoitustaululla. Koulu ilmoittaa peruuntuvasta vuorosta sähköpostilla seuran ilmoittamalle yhteyshenkilölle, hyvissä ajoin (kaksi viikkoa on minimi). Myönnetyn vuoron peruminen kokonaan Myönnetty salivuoro perutaan kokonaan seuraavissa tapauksissa: 1. vuoro on haettu väärin perustein 2. vuoroa ei käytetä siihen tarkoitukseen mihin se on myönnetty (tulee ilmi) 3. toiminta on vähentynyt huomattavasti vuorojen myöntämisen jälkeen 4. tilojen käytössä, järjestyksessä ja siisteydessä ei noudateta annettuja ohjeita Kts. yleinen järjestys 5. tilan käyttömaksut ovat maksamatta Liikuntahallin seurakaapit ja varastotilat Seurojen käytössä olevat liikuntahallin ns. seurakaappien ja -varastojen tilanne tarkistetaan vuosittain salivuoropalaverin yhteydessä. Seurat ovat velvollisia ilmoittamaan aina, kun toiminta ei enää edellytä varastotilan tarvetta. Seurakaappien ja muiden varastojen hinnoittelu käsitellään normaalisti liikuntatilojen maksujen ja taksojen yhteydessä. Sivu 4 / 8
Seuranta ja valvonta Seura on velvollinen huolehtimaan tilojen käyttöön liittyvästä valvonnasta. Kts. kohta: vuorojen peruminen ja kohta: maksut. Liikuntahallin käyttäjät ovat velvollisia pitämään harjoituspäiväkirjaa. Malli harjoituspäiväkirjasta löytyy Janakkalan kunnan nettisivuilta: http://www.janakkala.fi/vapaaaika_ja_matkailu/liikunta/liikuntapaikat Harjoituspäiväkirjasta tulee selvitä: - Seura / joukkue - Harjoitusten päivämäärät ja kellonajat - Vastuuhenkilö - Nimilista ja osallistujamäärä Maksut Tilojen käytöstä laskutetaan liikunta- ja nuorisolautakunnan hyväksymien maksujen ja taksojen mukaisesti. Tahallisesta sotkemisesta, kiinteistöön tai irtaimistoon kohdistuneesta ilkivallasta johtuneista ylimääräisistä töistä ja korjauksista, laskutetaan voimassa olevan työhinnaston mukaisesti. Varastojen järjestämisestä aiheutuva ylimääräinen työ laskutetaan seuroilta yhteisvastuullisesti, ellei ole selkeästi osoitettavissa kenen jäljiltä epäjärjestys on peräisin. Mikäli maksuttoman juniorivuoron käyttäjä jättää vuoronsa käyttämättä, eikä ilmoita asiasta, laskutetaan vuorosta hinnaston mukaisesti. Yleinen järjestys 1. järjestyssääntöjen noudattaminen 2. normaali, asiallinen käyttäytyminen 3. tilaisuuden vastuuhenkilön velvollisuuksien täyttäminen / noudattaminen 4. henkilökunnan antamien ohjeiden huomioon ottaminen ja noudattaminen 5. seuran käytössä olevien varastotilojen järjestyksestä huolehtiminen Sivu 5 / 8
6. yhteisessä käytössä olevien varastotilojen järjestyksestä huolehtiminen niin, että se mitä otetaan käyttöön, se palautetaan omalle paikalleen 7. varastot eivät ole toiminta- eivätkä oleskelutiloja, lapset pois varastotiloista 8. käytävät, aulat ja muut yleiset tilat eivät ole palloilualueita 9. pallopelejä ei pelata juoksusuoralla 10. kouluilla liikutaan ainoastaan sovituissa tiloissa, mihin vuoro ja käyttöoikeus on myönnetty (ei kuljeta kaikista ovista ja joka paikassa) Kulku liikuntatiloihin 1. liikuntahalliin kulku henkilökunnan antamien ohjeiden mukaisesti; iltakäyttäjät yleensä päätyovesta, kuntosalin vierestä 2. yksittäistapahtumiin LIIKUNTAHALLIN VARAUKSEN VAHVISTAMINEN JA OVIEN OHJELMOINTITILAUS -lomake(www.janakkala.fi >lomakepankki >liikunta). 3. liikuntahallin saliin ei koskaan suoraan ulkoa tai ulkojalkineissa, vaan aina pukuhuoneen kautta 4. koulutiloihin koulun antamien ohjeiden mukaisesti; kts. yleinen järjestys; ei kuljeskella joka paikassa 5. ovia ei lupa pitää auki laittamalla esineitä oven väliin; ohjaaja / valmentaja huolehtii ryhmänsä kulkemisesta Seuratoimitsijoille myönnettävät ovikortit =kulkuoikeudet Liikuntahallin tiloihin seurojen toimihenkilöille myönnetään kulkuoikeudet, ts. ohjelmoidaan kulkukortit, seuran toimittaman nimilistan mukaisesti. (Ei riitä, että hakija ilmoittaa olevansa seuran ohjaaja /valmentaja). Koulujen kulkukortit ja -oikeudet myöntää koulun rehtori. Sivu 6 / 8
Timmi -kalenterin ylläpito Timmi -kalenterin pääkäyttäjä on liikuntasihteeri. Turengin koulun ja yhteiskoulun/ lukion Timmiä ylläpitää vahtimestari ja varalla koulun toimistosihteeri. Tervakosken koulun Timmiä ylläpitää koulun toimistosihteeri ja Tervakosken yhteiskoulun/ lukion Timmiä ylläpitää koulun toimistosihteeri. Muiden koulujen kalenterin ajantasaisuudesta huolehtivat koulujen rehtorit/ johtajat. VUOROJAKOPERUSTEET Liikuntahallin salivuorot Päiväkäyttö 1. Kunnan omat ohjatut ryhmät 2. Koulut ja lasten iltapäivätoiminta 3. Päiväkodit 4. Ikäliikunta, erityisryhmät ym. 5. Tykyryhmät yms. klo 15.00 16.30 Iltakäyttö 16.30 22.30 Tilan koko / toiminta Liikuntahalli, tila lajin vaatimusten mukaisesti Janakkalalaiset urheiluseurat järjestyksessä: lapset, nuoret, aikuiset. Alle 16 - vuotiaiden ryhmät ensisijaisesti ennen klo 20.00. Yli 16 -vuotiaiden ryhmät klo 20.00 alkaen. 1.) koko sali kilpaurheilu - lajiliittonsa kilpasarjoihin osallistuvat joukkueet - salivuorot määräytyvät hakemuksessa ilmoitettujen kilpalisenssipelaajien ja kilpajoukkueiden perusteella 2.) kaksi lohkoa harrastustoiminta (jos on tilaa käytettävissä) 3.) yksi lohko harrastustoiminta (jos on tilaa käytettävissä) Sivu 7 / 8
Lauantai on varattu turnauksia ja muita yksittäistapahtumia varten Liikuntahallin yleisurheilutila Tila toimii Liinalammen kentän jatkeena ja tukee kilpaurheilun harjoittelua. - Etusijalla ovat janakkalalaiset yleisurheilun kilpaurheilijat / yleisurheiluseurat - Alle 16 -vuotiaiden ryhmät ensisijaisesti ennen klo 20.00. Yli 16 -vuotiaiden ryhmät klo 20.00 alkaen. - Tila on käytettävissä muuhunkin toimintaan tilanteen mukaan. Koulujen salit Koulutilojen käyttöjärjestys, koulutuntien ulkopuolella, on voimassa olevan ohjeistuksen mukaan seuraava: 1.) Koulun oma tarve (kerhot ym.) 2.) Urheiluseurojen ja muiden harrastusryhmien vuorot Isot salit kilpaurheilu ja harrastusliikunta - Janakkalalaiset urheiluseurat, yhdistykset ja muut harrastusryhmät. Alle 16 -vuotiaiden ryhmät ensisijaisesti ennen klo 20.00. Yli 16 -vuotiaiden ryhmät klo 20.00 alkaen. Pienet salit harrastusliikunta - Janakkalalaiset urheiluseurat, yhdistykset ja muut harrastusryhmät. Alle 16 -vuotiaiden ryhmät ensisijaisesti ennen klo 20.00. Yli 16 -vuotiaiden ryhmät klo 20.00 alkaen. Sivu 8 / 8