Tapahtumien järjestäminen Pirkkalan vapaa-aikakeskuksella Tapahtumajärjestäjän ohjeet ja muistilista
Hyvä tietää Vapaa-aikakeskukseen ja sen välittömään lähiympäristöön kuuluu mm. liikuntasali, kuntosali, kokoustila, nuorisotilat, tenniskentät, ulkokuntosali, keskusurheilukenttä, uimaranta ja monipuoliset ulkoilureitit Vähäjärven ympäristössä. Alueen karttoja saa asiakaspalvelusta. Liikuntasali on 1200 neliötä ja siirtokatsomoissa on yhteensä 260 istumapaikkaa. Välinevarastosta löytyy lisäksi irtotuoleja useampi sata. Tuoleja ei saa viedä ylätasanteelle paloturvallisuussyistä. Vapaaaikakeskuksen käyttö on rajattu maksimissaan 1390 henkeen, joista monitoimitilojen puolelle mahtuu 390 henkeä. Pukuhuoneita on 6kpl, joissa jokaisessa on suihkut ja wc. Lisäksi esimerkiksi tuomareille voidaan antaa pienet parin hengen pukuhuoneet. Juomapullojen täyttöpisteitä on kolme: välinevarastossa, 3.pukuhuoneen vieressä sekä kahvilan sivuoven vieressä. Vapaa-aikakeskuksella on langaton verkko, jonka salasanoja saa asiakaspalvelusta Vuokrattavissa myös peli- ja leikkivälineitä Käytävällä pelaaminen ja lämmittely on kielletty turvallisuussyistä. Käytävällä oleviin tauluihin ei saa koskea. Vapaa-aikakeskuksella on tallentava kameravalvonta. Kahvilassa ei saa nauttia omia eväitä. Asiakas-WC:t löytyvät naulakoiden vierestä sisääntuloaulasta. Inva-WC lastenhoitopöydällä löytyy saliin vievän käytävän alusta. Alueella tupakointi on kielletty. Tupakantumppeja ei saa laittaa pihalla oleviin roskiksiin syttymisvaaran vuoksi. Kunnan nettisivuilla voi ehdottaa tapahtumia lisättäväksi kunnan tapahtumakalenteriin: http://www.pirkkala.fi/ehdota-tapahtumaa/ Kuvia tapahtumista saa lähettää kunnan vapaaseen käyttöön osoitteeseen: vapaa-aikakeskus@pirkkala.fi
Saapuminen Vapaa-aikakeskus sijaitsee Pirkkalan keskustassa monipuolisten palveluiden keskellä. Parkkipaikat löytyvät vapaa-aikakeskuksen ja Naistenmatkan koulun välissä olevalta alueelta. Invapaikkoja on kolme, jotka sijaitsevat rakennuksen edessä. Parkkipaikkoja on jouduttu tilapäisesti vähentämään koulualueen remontointitöiden takia, joten paikoista voi olla aika ajoin puutetta. Toiseksi lähin parkkialue löytyy parinsadan metrin päästä Suupantorilta. Sosiaalitoimiston pihalle, (Koulutie 6) voi myös parkkeerata iltaisin ja viikonloppuisin. Myös reilun kilometrin päässä sijaitsevalle Pirkkalan jäähallin pihalle voi parkkeerata etenkin isompaa kalustoa, kuten linja-autoja. Polkupyörille on runsaasti tilaa rakennuksen edessä. Lähimmät linja-autopysäkit sijaitsevat n. 300 metrin päässä Suupantiellä ja Suupantorilla. Pysäkeille kulkevat linjat numero 1, 14, 63 ja 65. Pysäkit sijaitsevat maksuvyöhykkeellä 1.
Käyttöohjeet Siirtokatsomon käyttö Katsomon avain luovutetaan tapahtuman toimitsijalle. Siirtokatsomoa säädetään kolmessa eri osiossa. Jokaiselle osiolle on omat säädöt ohjaustauluissa käytävillä. Katsomon käyttäjän vastuulla on huolehtia, että katsomoa avatessa ja sulkiessa tavaroita tai ihmisiä ei ole katsomon edessä tai alla. Katsomoiden sivuihin laitetaan aina laidat turvallisuussyistä. Sivulaidat löytyvät salin sivussa olevasta välinevarastosta kärryjen päältä. Ylätasanteen portit avataan katsomoon kulkua varten toimitsijan avaimella. Järjestäjä sulkee katsomon ylätasanteen portit huolellisesti tapahtuman jälkeen ja ajaa katsomot sisään. Liikuntasalin äänentoisto Kuulutuksille ja musiikin soittamiselle on oma erillinen käyttöohje. Asiakaspalvelusta on lainattavissa kaksi langatonta mikrofonia. Pelikellon käyttö Pelikellon ja sen ohjeita saa lainata asiakaspalvelusta. Ohjeet palautetaan aina asiakaspalveluun käytön jälkeen. Tapahtumaohjeen liitteet: Ottelu-, turnaus- ja tapahtumavuorojen hakemus Ilmoituslomake myönnetyistä ottelu-, turnaus- ja tapahtumavuoroista Sivistystoimen tilojen käyttösäännöt Liikuntasalin äänentoisto-ohje
Tiloissa toimiminen Liikuntasalissa ei saa liikkua ulkokengillä. Asiakkaat pääsevät katsomoon ylätasanteen kautta. Mikäli salissa tarvitsee liikkua ulkokengillä, suojataan salin lattia varastosta löytyvillä messumatoilla. Kaikki avaimet, pelikello ja mikrofonit luovutetaan asiakaspalvelupisteeltä. Toimitsijan avaimet saa kuittausta vastaan. Tilojen ja välineiden turvallinen ja oikeaoppinen käyttö on tapahtuman järjestäjän vastuulla. Kaikki välineet palautetaan niille varatuille paikoilleen ja väliverhot ja koripallotelineet nostetaan ylös. Katsomot huolehditaan kiinni turvallisesti. Väliverhoja ja katsomoita ohjataan kahden käytävän varrella olevista ohjaustaulusta. Seurat ja yhdistykset voivat myydä fanituotteitaan liikuntasalin puolella, taittopöytiä löytyy välinevarastosta. Kulkureiteille ei saa pystyttää myyntipisteitä. Lippuja tapahtumiin saa myydä katsomoon johtavan portaikon yläpäässä. Paikalla on valmiina pöydät myyntiä varten. Näin jonottavat asiakkaat eivät estä muiden asiakkaiden liikkumista käytävillä. Portaikon alapäähän käytävälle saa asettaa maksimissaan käytävän kolmasosan levyisen opastetaulun/sermin tai muun kevyen elementin. Käytävä on virallinen poistumistie sekä kulkuväylä kuntosalille ja muihin tiloihin, joten sen käyttöä ei saa estää tai häiritä millään tavoin. Järjestäjän vastuulla on, ettei salin kattoon karkaa tapahtumaan tuotuja ilmapalloja. Järjestäjä huolehtii kahvilan säleverhot kiinni tarvittaessa.
Muistilista järjestäjälle Hanki ajoissa tapahtuman järjestämiseen vaadittavat luvat viranomaisilta. Lisätiedot poliisin lupapalvelusta. Tapahtuman järjestäjä on vastuussa järjestyksenvalvonnasta ja turvallisuudesta tapahtuman aikana. Järjestäjä on mm. vastuussa, ettei tiloissa nautita päihteitä tapahtuman aikana tai tehdä ilkivaltaa. Muista siis hankkia tarvittavat järjestys- ja ensiapuhenkilöt. Ulko-ovet lukitaan 45 minuuttia ennen rakennuksen sulkeutumisaikaa ja sulkeutumisajan jälkeen rakennuksesta on poistuttava viimeistään viisitoista minuuttia yli. Poikkeusajoista on aina sovittava etukäteen. Kaikki poikkeukselliset aukioloajat tulee anoa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ottelu-, turnaus-, ja tapahtumavuorojen hakulomakkeella. Täytä ilmoituslomake ja palauta se asiakaspalveluun viimeistään viikko ennen tapahtumaa. Ilmoituksesta tulee selvitä mm. tapahtumapäivän aikataulutus ja osallistujat. Vapaa-aikakeskuksella ei ole vahtimestaria, joten selvitä kaikki poikkeusjärjestelyt ja tarvittava välineistö etukäteen. Paikan päälle voi myös tulla tutustumaan sovitusti etukäteen. Valmistelut ja tapahtuman purku tulee tapahtua varausajan puitteissa, joten muistakaa varata aikaa myös alkuvalmisteluille ja siivoamiselle tapahtuman jälkeen.
Kahvila Piste ja kokoustila Asiakaspalvelupisteen yhteydessä sijaitseva Kahvila Piste on avoinna aina yleisten aukioloaikojemme mukaan. Kahvilassa voi maksaa käteisen lisäksi myös yleisimmillä maksukorteilla. Kahvilasta voi tilata etukäteen tarjottavia tapahtumiin, jotka voidaan laskuttaa järjestäjältä tilavarausten kanssa. Toimitsija voi myös avata piikin valtuuttamilleen henkilöille kahvilaan ennen tapahtuman alkua. Suosittuja lounasvaihtoehtoja ovat mm. salaatit ja pariloitavat paninit. Kysyä voi myös muita tuotteita. Kahvilan tuotteet ovat kaikille samanhintaiset. Kahvilan perusvalikoimaan voi tutustua Pirkkalan kunnan nettisivuilta: Pirkkalan kunta > Palvelut > Liikunta > Vapaa-aikakeskus > Kahvila Piste Kahvilan perällä sijaitsevaa kokoustilaa voi vuokrata myös tapahtumien ajaksi esimerkiksi toimitsijoiden tukikohdaksi. Kokoustilan vuokra on kaikille käyttäjille 5 / tunti. Kokoustila sijaitsee liikuntasalin toisessa päädyssä ja näin ollen salin tapahtumia voi seurata myös kokoustilan ikkunoista. Kokoustilan varustukseen kuuluu minijääkaappi, dokumenttikamera, projektori, fläppitaulu ja langaton verkko. Kesäisin voit viettää aikaasi myös katetulla terassillamme.
Pirkkalan vapaa-aikakeskus Koulutie 9, 33960 Pirkkala P. 050 913 3139 vapaa-aikakeskus@pirkkala.fi Aukioloajat ja muuta lisätietoa: www.pirkkala.fi