Pöytäkirja 1 (7) Prosessityöryhmän kokoukset 1.11.2016 ja skype kokous 16.11.2016 Aika 1.11.2016 9.00-14.45 Paikka Läsnä Fingrid, Läkkisepäntie 21, Helsinki Vesä Mäkilä Jari Nykänen Saku Ruottinen Jari Rusanen Raimo Toivanen Tomi Mäkelä Esa Kaario Arttu Lahtinen Tiina Leppälahti Kaisa Ylipeura Minna Arffman Jari Hirvonen Esa Pietarinen Fredrik Södö Marjut Puukangas Satapirkan Sähkö Oy Paikallisvoima ry Caruna Oy Loiste Sähköverkko Oy PKS Sähkönsiirto Oy Elenia Oy Tampereen Sähköverkko Oy Fortum Markets Oy Helen Oy Energiapolar Oy Poissa Ville Kauppinen Milja Salenius KSS Energia Oy Fortum Markets Oy 1 Kokouksen avaus ja edellisen kokouksen muistio Minna avasi kokouksen ja kertoi, että Fredrik Södö on kokouksessa mukana kertomassa tietokonversiosta. Käytiin läpi edellisen kokouksen muistio ja todettiin, että muistiossa mainittuja tasevirheiden korjausesimerkkejä ei tarvita. Edellisessä kokouksessa keskusteltiin myös pikamuuttotilanteesta ja kuinka hoidetaan 3 päivän ilmoitusaikaulu esett;lle. Tähän ei tullut ratkaisua, joten päätettiin että FG käy tämän sisäisesti vielä läpi ja ehdottaa ratkaisua käsiteltäväksi seuraavassa kokouksessa. 2 GS1 tunnusten käyttöönotto Esan kävi läpi periaatteet GS1 tunnusten käyttöönotossa. Tämä on käyty prosessityöryhmän lisäksi läpi nyt jo ET:n tiedonvaihdon kehitysryhmässä sekä FG:n tiedonvaihdon kehitysryhmässä. Esitys liitteessä 1 GS1-järjestelmän käyttöönotto_periaatteita.pptx.
Pöytäkirja 2 (7) Keskusteltiin GS1 standardista ja määritellystä yritystunnuksen pituudesta ja siitä miten toimitaan jos yhtiöillä on tarve muussa yhteydessä pidempään yritystunnisteeseen. Keskusteltiin myös siitä, että onko yhtiön mahdollista silloin hankkia toinen yritystunnus datahubin tarpeeseen. Päädyttiin siihen, että FG tarkistaa tämän vielä. joka tapauksessa tullaan käyttämään vain yhtä mallia. Tietokonversiokyselyyn voidaan lisätä kysymys siitä, onko yhtiöillä käytössä jo GSRN yritystunnusta ja jos on, niin missä muodossa. Keskusteltiin myös siitä mitä käyttöpaikkatunnusta tullaan jatkossa käyttämään asiakkaan kanssa kontaktoidessa. Pohdittiin tulisiko käyttää verkon koko GSRN koodia siihen tarkoitukseen vai vain tunnuksen loppuosaa. Todettiin, että tämä on osapuolen ja asiakkaan välinen sopimus ja siihen ei ole projektin tarve ottaa kantaa. GS1 tunnukset toimitetaan datahubin tietokonversion iteraatiossa 3 ja ylläpito iteraatio 3 vaiheen jälkeen ediel.fi palvelun kautta. Keskusteltiin siitä, kuinka voidaan varmistaa, että kaikki verkot vievät sinne ja että myyjät hakevat tiedot sieltä. Toinen vaihtoehto on, että iteraatiossa 4 tehdään sama päivitys ja sen jälkeen oltava kunnossa. Integraatiotestauksessa käytetään GSRN tunnuksia. Kaikkien on toimittava GSRN tunnuksilla jatkossa, myös myyjien. Toimialalla on otettava huomioon tämä myös mahdollisissa järjestelmämuutoshankkeissaan. Myös kaikki muut uudet tunnukset otetaan käyttöön iteraatiossa 3. Tarkistettava vielä kuinka GLN tunnusten käyttö rinnan vanhojen tunnusten kanssa onnistuu. Keskusteltiin siitä kuinka saadaan kaikki ottamaan käyttöön tunnukset - tarkistusnumero lasketaan koko numeron perusteella. 3 Avoimet asiat käsiteltävien asioiden listalta 3.1 Arvonlisäverokäsittely hubissa Datahubiin ilmoitetaan alvittomat hinnat, täsmennetty prosessidokumentin viimeisimpään versioon. 3.2 Uusi sopimus prosessikuva Prosessikuvassa oleva päättelylaatikko verkkosopimuksen syntymiseen päätettiin jättää prosessidokumenttiin, koska kuvaa datahubin tekemää sisäistä toimintaa. 3.3 GS1 keskeneräiset asiat Käytiin läpi GS1 ohjeistuksen yhteydessä. Voidaan sulkea listalta. 3.4 Sekvenssikaavio asynkronisissa hauissa Tarkennetaan sekvenssikaavioon sitä, että osapuolelle lähtee asynkronisissa hauissa kuittaus haun vastaanottamisesta ja varsinaisen haun tulos palautetaan myöhemmin.
Pöytäkirja 3 (7) 3.5 Sopimuksen alku- ja loppupäivämäärien korjaus Sopimuksen aloituspäivän korjaus aiheuttaa peruutuksen ja uuden sopimuksen ilmoituksen, keskusteltiin siitä kuinka saadaan tilastoitua erilleen varsinaisista päättelyistä. 4 Tietokonversio Fredrik Södö oli kertomassa tietokonversiotyöstä, missä mennään tällä hetkellä ja miten jatketaan tästä eteenpäin. Esitys liitteessä 2 Tietokonversio_prosessiryhmä_20161101.pptx. Tietokonversiopalvelun hankinta on käynnistymässä. Tietokonversiosuunnitelma julkaistiin lokakuun alussa, siirtotiedosto ohjeistus, Q&A, viime viikolla ohje valmistautumiseen. Suunnitelmassa puhutaan tietokonversiojärjestelmästä, termi on nyt muutettu tietokonversiopalveluksi, koska hankitaan muutakin kuin pelkkä järjestelmä. Keskusteltiin siitä pitääkö tietokonversiossa mittaustiedon toimitusvaiheessa toimittaa koko 6 vuoden historia. Kyllä pitää, jotta voidaan testata järjestelmän suorituskykyä. Mittaustiedon isoin massa viedään tietokonversiossa hyvissä ajoin ennen käyttöönottoon liittyvää perustietojen konversiota. Sen jälkeen muuttuneita tietoja voidaan toimittaa joko koko ajan ison latauksen jälkeen tai sitten vasta perustietojen konversiovaiheessa. Tätä ei ole vielä lyöty lukkoon, kuinka hoidetaan, mutta vahvistetaan pilottivaiheen edetessä. Uusien ja muuttuneiden mittaustietojen toimitus voi olla haasteellista, jos se ei mene samassa syklissä kuin tuotantokäytössä. Samoin 6 vuoden mittaustiedon historiatiedon poiminta voi vaatia järjestelmiltä paljon. Datahubin käyttöönottoa ennen on määriteltävä vielä myös se mihin saakka toimitetaan mittaustiedot saf-formaatissa ja milloin siirrytään ebix-formaattiin. Käytiin keskustelua siitä, onko mahdollista julkaista aikatauluarviota siitä koska tietokonversiopalvelu on käynnissä. Todettiin, että aikataulu tarkennetaan vasta siinä vaiheessa, kun palvelun toimittaja on valittu. 5 Datahub järjestelmän hankinta Minna esitteli hankinnan etenemisen. Datahub järjestelmän julkinen hankinta on käynnistynyt 16.10. ja otetaan vastaan kysymyksiä. Osallistumishakemusten takaraja 18.11. mennessä. Valikoiduille hakijoille lähetetään tarjouspyynnöt vuoden 2017 alussa. Tässä yhteydessä Paikallisvoima toi esille hankintakustannukset ja kustannusten jaon ja toivoi lisätietoa siitä koska kustannuksiin liittyen olisi saatavilla lisätietoa. PV:ltä ehdotus siitä, että datahub maksettaisiin kantaverkkomaksussa ja sitten volyymiin perustuvalla käyttömaksulla. Kustannusten jaon periaatteisiin tullaan palaamaan myöhemmin. Sisäinen keskustelu tästä on FG:llä aloitettu ja asiasta infotaan heti kun on lisää kerrottavaa.
Pöytäkirja 4 (7) 6 Toimintasuunnitelma 2017 ja saavutukset 2016 6.1 Saavutukset 2016 prosessityö saatiin hyvin päätökseen suunnitellusti tekninen dokumentti saatiin valmiiksi suunnitellusti hankinta on käynnistetty, mutta hieman myöhässä suunnitellusta tietokonversiotyön suunnittelu ja työryhmän työt saatu eteenpäin suunnitellusti, lainsäädäntömuutoksia on viety eteenpäin ja yhteistyö edennyt hyvin, mutta ei suunnitellussa aikataulussa viestintään on panostettu vuoden aikana paljon, mm. uutiskirjeen muodossa. 6.2 Toimintasuunnitelma 2017 Tietokonversiopalvelun hankinta ja käyttöönotto tietokonversion aloitus pilottiryhmän kanssa aktiivista vuoropuhelua alan kanssa (webinaarit, koulutustilaisuudet ym) alustavan käyttöönottosuunnittelman laadinta aloitetaan lainsäädäntöön liittyvien muutosten eteenpäin vieminen jatkuu datahub-järjestelmän hankinta 7 Työryhmän yhtiöiden toimintasuunnitelmat lyhyesti Fortum: Loiste: pyritty ottamaan huomioon kaikki asiat mitä on datahubissa, mittaustietojärjestelmä vaihtuu ennen hubin käyttöönottoa - tietomalliin tarvitaan muutoksia, vaatii paljon järjestelmätoimittajalta Elenia: Perustettu projektiryhmä, vastuuhenkilöt, jotka vastaavat eri tietokokonaisuuksista ja järjestelmistä sekä integraatiosta. ATJ-toimittajan kanssa on ollut kickoff-tilaisuus tähän liittyen, käyttöpaikkatietojen siivous on aloitettu kuten myös asiakastietojen siivous aloitettu. Aikataulutettu ja budjetoitu Paikallisvoima: Jäsenyrityksiltä kyselty tilannetta, 70% jäsenistä vastanneet tähän, n. 70% varannet resurssit, 85% tutustuneet materiaaliin, 80% aloittaneet suunnittelemaan muutoksia, 45% suunnitelmista sisältää oman tietojärjestelmän toimittajan valmiudesta selvityksen, jos ei aloitettu on koettu että ei ole tarpeeksi tietoa, selvitetty koulutustarpeita, selkeämpiä ohjeistuksia tarvitaan.
Pöytäkirja 5 (7) Tampere: kartoitustyö aloitettu, kick-off pidetty toimittajan kanssa edellisellä viikolla, tietomallin läpikäyntiä tehdään, sovittu tietokonversiosuunnitelman laadinnasta, resursseja ei ole tarpeeksi käytettävissä, samat ihmiset kiinni niin monessa. Helen: alkukesästä aloitettu tietojen siivousprojekti yhdessä tietojärjestelmätoimittajan kanssa, laadun ylläpitoon saatu myös jo korjauksia, kaikki siivotaan nyt mitä voidaan, tullaan projektoitumaan myös hubin osalta. Energiapolar: samat ongelmat resurssien suhteen kuin Tampereella. Käyttöpaikkatiedot siivottu siltä osin kun on pystytty, tulospalkkioperusteena asiakastietojen tarkastus, projektisuunnitelma vuoden loppuun mennessä, hetujen täydentämiseen ei täydellistä ratkaisua, yritetään monen eri kanavan kautta. PKS-Sähkönsiirto: niukilla resursseilla tehdään, konsernissa samoja järjestelmiä, perustettu projekti kesällä, tietojen rikastamista mietitty, yhteistyötä aloitettu tietojärjestelmätoimittajan kanssa, prosessisuunnittelu aloitettu datahubin mallia vasten ja sitä kautta mietitään voidaanko järjestelmien roolia keventää, loppuvuodesta organisoidutaan kunnolla. Satapirkan-Sähkö: koordinaattorina Paikallisvoiman yhtiöille, palveluntarjoajana osakasyhtiöille joista 8 käyttää samaa asiakastietojärjestelmää, tietojen siivousta käynnistetään, prosessimuutosten läpikäynti aloitetaan. Caruna: käynnistetty datahub projekti kesän jälkeen, analysointivaihe loppuvuoteen mennessä, n. vuoden päästä sovittu muutoksista järjestelmätoimittajien kanssa, yhteistyötä järjestelmätoimittajien kanssa käynnistetään, ATJ-vaihtoprojekti menossa, tuotantoon vappuna 2017, pilottiaineisto jo uudesta järjestelmästä, uudessa järjestelmässä otettu huomioon jo datahubin tietomallin vaateet, GS1 koodi on jo käytössä osassa prosesseja, ei vielä tällä hetkellä hyödynnetä missään, projektiorganisaatio on rakennettu, työtä on paljon ja pitää varoa aliarvioimatta projektin vaikutuksia, suorituskyky ja sen vaikutusten huomioiminen, mietittävä mihin asioihin tulee nyt priorisoida tämän vuoksi kaikki aikatauluarviot ovat tervetulleet. Yhteenvetona näistä, kaikissa yhtiöissä on aloitettu tavalla tai toisella valmistautumistyöt. Resurssien suhteen voi olla haasteita useilla, koska samat ihmiset ovat monessa mukana. Yhtiöissä on projektoiduttu ja yhteistyö järjestelmätoimittajien kanssa on aloitettu. 8 Projektin ajankohtaiset asiat 8.1 Projektin eteneminen Keskusteltiin siitä, missä vaiheessa saadaan toimialalle tarkemmat sanomakuvaukset ja formaatit. Todettiin, että nämä tullaan tekemään vasta siinä vaiheessa kun datahubin toimittaja on valittu. (Tämä lisätään kysymyksiä ja vastauksia taulukkoon.) 8.2 Lainsäädäntötyön eteneminen FG on yhdessä ET:n kanssa tehnyt aloitteen TEM:lle määräaikaiseen lakimuutokseen, jonka avulla mahdollistetaan henkilötunnusten keskitetty
Pöytäkirja 6 (7) kerääminen Väestörekisterikeskuksen rekisteristä. Aloite on välitetty TEM:lle viikolla 42. Datahubin käyttöönottoon liittyvän erillislain valmistelun osalta FG ja TEM on jatkanut yhteistyötä. 8.3 Seuraavat kokoukset 14.12.2016 oli ajoitettu seuraava kokous siirretään pidettäväksi 30.1.2017 Vuodelle 2017 kokoukset 3 kk välein, ma 8.5.2017, ma 11.9.2017, ma 27.11.2017. Tarvittaessa voidaan pitää lisäkokouksia. 9 Muita asioita Työryhmältä pyydettiin palautteita siitä, miten ryhmä on toiminut, onko voinut vaikuttaa tai miten ryhmän toimintaa voisi kehittää. 10 Skype-kokous 16.11.2016 - Tasevirheiden käsittely datahubin käyttöönoton jälkeen Skypekokouksen läsnäolijat: Milja Salenius Esa Kaario Tomi Mäkelä Jari Nykänen Saku Ruottinen Jari Rusanen Kaisa Ylipeura Esa Pietarinen Marjut Puukangas Fredrik Södö Fortum Markets Oy Tampereen Sähkölaitos Oy Elenia Oy Paikallisvoima ry Caruna Oy Loiste Sähköverkot Oy Energiapolar Oy Prosessityöryhmän käsiteltäväksi otettiin uudelleen tasevirheiden laskenta datahubin käyttöönoton yhteydessä. ET:n kehitysryhmässä oli tullut keskustelua siitä, että tasevirheiden käsittelyä ei ole tietokonversion näkökulmasta prosessityöryhmässä vielä tarvittavan kattavasti käsitelty. Asiasta keskusteltiin kesäkuussa pidetyssä kokouksessa, mutta ei ilmeisesti silloin tarvittavalla laajuudella siitä näkökulmasta, että tämä vaatisi tasevirheiden korjaustoiminnallisuutta jakeluverkonhaltijoilla vielä datahubin käyttöönoton jälkeenkin. Tämän vuoksi nähtiin, että on otettava nyt uudelleen käsittelyyn. Tietokonversion yhteydessä on pohdittu sitä, kuinka käyttöönoton jälkeen voitaisiin tehdä tasevirheiden korjaukset luotettavasti datahubissa jos korjausaika kohdistuu käyttöönottoa edeltävään aikaan. Tällöin taseet on laskettu jakeluverkonhaltijan järjestelmässä. Ehdotus on ollut, että jakeluverkonhaltija tekisi tasevirheiden korjauslaskennat datahubin käyttöönoton jälkeen sen aikaa kun on tarve. Työryhmä oli sitä mieltä, että kaikki tarvittava tieto korjausten laskentaan saadaan tietokonversiossa. Työryhmä ei nähnyt ongelmaa tämän suhteen, että laskenta siirtyisi datahubiin
Pöytäkirja 7 (7) käyttöönoton myötä heti. Datahub-projektissa on asiaa mietitty siitä näkökulmasta, että datahub ei voi ottaa vastuuta niistä laskennoista mitä toinen osapuoli on tehnyt omassa järjestelmässään ja, että vastuu laskennoista voidaan ottaa vasta silloin kun datahub otetaan käyttöön. Käydyn keskustelun pohjalta ei tehty vielä mitään päätöksiä. Kokouksessa todettiin, että asia vaatii vielä lisäselvittelyjä. FG käy asiaa vielä sisäisesti läpi ja tekee ehdotuksen ongelman ratkaisemiseksi seuraavaan kokoukseen, joka on tammikuussa. Käyttöönottosuunnitelma tulee aikanaan tarkemmin kuvaamaan mitä toimenpiteitä vaaditaan keneltäkin ja missä vaiheessa. Todettiin myös, että käyttöönottosuunnitelma ei saa vaikuttaa jo määriteltyihin prosesseihin. Marjut Puukangas Liitteet Liite 1 GS1-järjestelmän käyttöönotto_periaatteita.pptx Liite 2 Tietokonversio_prosessiryhmä_20161101.pptx Jakelu Tiedoksi osallistujat poissaolijat