Haukiputaan kunta Konserniohjeet 17.1.2011
2 Sisältö 1 Kuntakonserni... 3 2 Konserniohjeiden soveltamisala... 3 3 Kunnan ohjausvallan käyttäminen... 3 3.1. Hallinnon järjestäminen... 4 3.2. Toiminnan suunnittelu... 4 3.3. Raportointivelvollisuus... 4 3.4. Takauskysymykset... 5 4 Tilikausi ja kirjanpidon järjestäminen... 5 5 Kuntakonsernin rahoituksen järjestäminen... 5 6 Riskienhallinta... 6 7 Henkilöstöpolitiikka... 6 8 Palvelujen ostaminen ja hankinnat... 6 9 Tilintarkastus ja sisäinen valvonta... 6 10 Konsernijohto... 6 11 Konserniohjeiden voimaantulo ja valvonta... Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty.
3 1 Kuntakonserni Kuntakonserni on kunnan ja yhden tai useamman muun yhteisön muodostama taloudellinen kokonaisuus, jossa kunnalla yksin tai yhdessä muiden kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen kanssa on määräämisvalta yhdessä tai useammassa yhteisössä. Kunnan tytäryhteisö on kirjanpitovelvollinen, jossa kunnalla on määräämisvalta. Määräämisvaltasuhde voi perustua myös siihen, että tytäryhteisöllä yksin tai yhdessä muiden tytäryhteisöjen kanssa on määräämisvalta toisessa yhteisössä. Kirjanpitolain mukaan kunnalla on määräämisvalta muussa yhteisössä, kun kunnalla on - enemmän kuin puolet kaikkien osakkeiden, jäsenosuuksien tai yhtiöosuuksien tuottamasta äänimäärästä, - yhtiöjärjestyksen, yhtiösopimuksen tai sääntöjen perusteella oikeus nimittää enemmistö yhteisön hallituksen tai vastaavan toimielimen jäsenistä taikka enemmistö sellaisen toimielimen jäsenistä, joka nimittää hallituksen tai - sopimuksen perusteella edellä esitettyä vastaava määräämisvalta. Kun kunnalla tai sen tytäryhteisöllä on yksin tai yhdessä kuntakonserniin kuuluvien muiden yhteisöjen kanssa merkittävä omistusosuus ja huomattava vaikutusvalta toisessa kirjanpitovelvollisessa, käsitellään kirjanpitovelvollista kuntakonsernin osakkuusyhteisönä. Kunnalla on huomattava vaikutusvalta toisessa kirjanpitovelvollisessa, jos kunnalla on yksin tai yhdessä tytäryhteisöjen kanssa vähintään 1/5 ja enintään 1/2 osakkeiden, jäsenosuuksien tai yhtiöosuuksien tuottamasta äänimäärästä ko. kirjanpitovelvollisessa. 2 Konserniohjeiden soveltamisala Näitä konserniohjeita sovelletaan edellä todetun mukaisesti määritellyssä Haukipudas-kuntakonsernissa sekä soveltuvin osin kuntayhtymissä ja osakkuusyhteisöissä. 3 Kunnan ohjausvallan käyttäminen Kunta on Haukipudas-kuntakonsernin emoyhteisö. Sen arvot, visio ja strategiat on muiden konserniin kuuluvien yhteisöjen otettava huomioon toiminnassaan. Kunnan konsernipolitiikan tavoite on edullisten ja laadukkaiden palvelujen tuottaminen kunnalle, kuntalaisille ja muille kunnan jäsenille. Kuntakonsernin ylimmästä valvonnasta vastaa kunnanvaltuusto, joka - hyväksyy tytäryhtiön ja yhteisön perustehtävän
4 - hyväksyy taloussuunnitelmassa konsernin ja konserniyhteisön tavoitteet - päättää omistajapolitiikasta ja pääomasijoituksesta - hyväksyy konsernitilinpäätöksen - päättää pitkäaikaisen lainan ja takauksen myöntämisestä konserniyhteisölle - valitsee kunnan edustajat kuntayhtymien yhtymäkokouksiin - valvoo konserniyhteisön toimintaa konsernitilinpäätöksen ja raportoinnin avulla Kuntakonsernin ohjauksesta vastaa kunnanhallitus, joka - vastaa konsernin valvonnan järjestämisestä - seuraa ja koordinoi konserniyhteisöjen toimintaa ja taloutta sekä tekee esitykset epäkohtien korjaamiseksi - antaa konsernitilinpäätöksen yhteydessä ja muutoin tarvittaessa valtuustolle tiedot konserniyhteisöjen toiminnasta - nimeää kunnan edustajat konserniyhteisöjen hallintoon Kunnan ohjausvalta konserniin kuuluviin yhteisöihin perustuu seuraaville toimintaperiaatteille: 3.1. Hallinnon järjestäminen Kunnanhallitus antaa yhtiö- ja vuosikokousedustajille ohjeet yhteisöjen hallitusten jäsenten ja tilintarkastajien valinnasta. Hallituksen jäseniä valittaessa edellytetään, että - jäsenillä on ao. toimialueen ja talouden tuntemus - jäsenistä yksi olisi hyvä olla kunnan ao. toimialan johtava viranhaltija - hallintolain esteellisyyttä koskevat määräykset otetaan huomioon hallituksen jäseniä valittaessa - muiden omistajien ja sidosryhmien asiantuntemus otetaan huomioon. 3.2. Toiminnan suunnittelu Kunnan ja sen tytäryhteisöjen kesken pidetään vuosittain vähintään yksi suunnittelutilaisuus yhteisten strategioiden ja tavoitteiden määrittämiseksi. 3.3. Raportointivelvollisuus Kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen on vuosittain raportoitava toiminnastaan kunnanhallitukselle. Raportointi tapahtuu välitilinpäätösten ja tilinpäätöksen avulla. Yhteisöt toimittavat pyydetyt tiedot annettuun päivämäärään mennessä liitettäväksi koko konsernin raportointiin. Tietoja toimittaessaan yhteisö ottaa huomioon osakeyhtiölain ja mahdolliset liikesalaisuuksien piiriin kuuluvat tiedot, joiden vuoksi osa tiedoista voidaan jättää raportoinnin ulkopuolelle. Pääsääntöisesti yhteisöjen on kuitenkin toimitettava tilinpäätös,
5 toimintakertomus tai vastaava, tilintarkastajien kertomus ja tase annetussa aikataulussa niiltä osin, kun se on konsernitilinpäätöksen laatimista varten tarpeellista. Lisäksi yhteisöjen on toimitettava annetussa aikataulussa tulevan tilivuoden talousarvio sekä BSC -muodossa olevat tavoitteet. Tilivuoden aikana talousarvioon tai toimintaan tehtävistä olennaisista muutoksista tulee raportoida kunnanhallitukselle. Konserniyhteisöt ovat myös muutoin velvolliset antamaan kunnanhallitukselle sen pyytämät tiedot ja selvitykset viipymättä ja omistajan pyytämässä laajuudessa. Kunnanhallituksen on raportoitava kunnan tilinpäätöksen käsittelyn yhteydessä konsernitilinpäätöksen avulla tai erikseen konserniyhteisöjen tilanteesta kunnanvaltuustolle. Raportoinnissa on kiinnitettävä erityistä huomiota yhteisöjen liiketoiminnan ja tuloksen sekä laina- ja takausvastuiden tilaan ja kehitykseen. Erityistapauksissa raportointi tapahtuu kunnanvaltuuston erillisen päätöksen perusteella. 3.4. Takauskysymykset Mikäli yhteisö pyytää lainalleen kunnan takausta, takauspyynnön liitteeksi on laadittava selvitys yhteisön liiketoiminta- ja taloussuunnitelmasta ja takaukseen mahdollisesti sisältyvistä riskeistä. Selvitykset saatetaan valtuuston tietoon takauspäätöksen valmistelussa. 4 Tilikausi ja kirjanpidon järjestäminen Kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen tilikausi on pääsääntöisesti kalenterivuosi. Yhteisöt järjestävät kirjanpitonsa niin, että tilinpäätöksistä voidaan laatia kuntalain tarkoittama konsernitilinpäätös kuntalain edellyttämässä aikataulussa. 5 Kuntakonsernin rahoituksen järjestäminen Kuntakonsernin rahoitus järjestetään mahdollisuuksien mukaan, jotta voidaan päästä koko konsernin kannalta parhaisiin mahdollisiin lainaehtoihin. Yhteisöjen tulee esittää lainatarpeensa kunnalle tilikauden alussa, jolloin voidaan suunnitella lainoituksen aikataulutus ja järjestämistapa. Kuntakonsernin sisäiset rahoitus- ja lainajärjestelyt toteutetaan erillisen ohjeen mukaisesti niin, että vältetään konsernin tarpeettomat rahoituskustannukset.
6 6 Riskienhallinta Kuntakonsernin riskienhallinta järjestetään noudattaen yhtenäistä riskienhallintapolitiikkaa. Kunnan taloushallinto antaa erikseen ohjeet yhtenäisen riskienhallinnan toteuttamisesta. 7 Henkilöstöpolitiikka Kuntakonserniin kuuluvat yhteisöt ottavat toiminnassaan huomioon kunnan henkilöstöstrategian ja henkilöstöperiaatteet. Henkilöstön rekrytoinnissa yhteisöjen tulee ottaa huomioon konsernin sisäiset henkilöstön siirtomahdollisuudet ja tarpeet. Kuntakonserniin kuuluvat yhteisöt ovat jäseninä kuntatyönantajayhteisössä, ellei yhteisön toiminnan laadun vuoksi muuta päätetä. 8 Palvelujen ostaminen ja hankinnat Kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen on erilaisia tuki-, suunnittelu- ja muita palveluja tarvitessa ja hankintoja suorittaessa mahdollisuuksien mukaan käytettävä kunnan ja muiden konserniin kuuluvien yhteisöjen tuottamia tai järjestämiä palveluja, mikäli ne ovat kilpailukykyisiä. 9 Tilintarkastus ja sisäinen valvonta Kunnan ja kuntakonserniin kuuluvien kuntayhtymien tilintarkastus järjestetään kuntalain, toiminta- tai hallintosäännön ja ao. tarkastussääntöjen mukaisesti. Kuntakonsernin tytäryhteisöjen tilintarkastus järjestetään kirjanpitolain ja tilintarkastuslain mukaisesti. Haukipudas-konserniin kuuluvan tytäryhteisön tilintarkastajaksi valitaan valtuuston valitseman tilintarkastusyhteisön palveluksessa oleva JHTT-, KHTtai HTM-tilintarkastaja. Haukipudas-konserniin kuuluvan yhteisön sisäinen tarkastus järjestetään kunnan sisäisen valvonnan ohjeissa määriteltyjen periaatteiden mukaisesti. 10 Konsernijohto Haukipudas-konsernin johtamisesta vastaavat kunnanjohtaja ja kunnanhallitus. Kunnan johtoryhmä toimii myös kuntakonsernin johtoryhmänä. Toimitusjohtajia kuullaan asiantuntijoina ja he ovat osa laajennettua johtoryhmää. Konsernihallintoon liittyvät asiat hoidetaan hallintopalvelujen vastuualueella.
7 11 Konserniohjeiden voimaantulo ja valvonta Kunnanvaltuusto hyväksyy konserniohjeet olemaan voimassa toistaiseksi. Konserniohjeet hyväksytään myös jokaisen niiden soveltamisalaan kuuluvan yhteisön yhtiö- tai vuosikokouksessa. Haukipudas-konserniin kuuluvat yhteisöt toimivat kunnanhallituksen ohjauksen alaisena. Käytännössä yhteisöjen toimintaa ja näiden konserniohjeiden noudattamista valvoo kunnanjohtaja, kunnan edustaja yhteisön hallintoelimessä ja yhteisölle määrätty valvoja. Valvoja on konsernijohtoryhmään kuuluva, kyseessä olevasta toimialasta vastaava viranhaltija tai hallintopalvelujen edustaja.