Pöytäkirja 1 (6) Datahub - tietokonversiotyöryhmän kokous Aika 10.11.2016 klo 8.00 15.00 Paikka Läsnä, Läkkisepäntie, Helsinki Jari Jaakola Erika Lietzen Jaana Kortelainen Birgitta Polojärvi Hannu Santala Jukka Luoma Saila Turunen Minna Pajunen Vassi Kujala Sari Wessman Jaakko Lehtomäki Pohjois-Suomen Energiatieto Oy Caruna Oy Porvoon Energia Oy Loiste Sähkönmyynti Oy Fortum Markets Oy Suomen Voimatieto Oy Pohjois-Karjalan Sähkö Oy KSS Energia Oy Vattenfall Oy Jyväskylän Energia Oy Elenia Oy Fredrik Södö pj Jukka Rinta-Luoma siht. Marjut Puukangas Lauri Jännes Poissa Katja Repo Nivos Oy 1 Kokouksen avaus Fredrik Södö avasi kokouksen. 2 Esittäytymiskierros 3 Agenda Uusina henkilöinä työpajassa olivat mukana Jaakko Lehtomäki Elenia Oy:ltä ja Lauri Jännes Fingridiltä. Käytiin läpi esittäytymiskierros koko ryhmän kesken. Fredrik esitteli päivän agendan. 4 Edellisen kokouksen muistio Marjut Puukangas kävi läpi edellisen kokouksen muistion. Muistioon liittyviin asioihin päivityksinä mainittiin, että Fingrid ja ET tekivät TEM:lle ehdotuksen väliaikaisesta laista, jonka avulla väestörekisterin käyttö henkilötunnusten keräämiseksi mahdollistettaisiin. Lisäksi mainittiin, että alustavan käyttöönottosuunnitelman tekeminen aloitetaan ensi vuoden alussa. Muistioon ei tullut muuta huomautettavaa.
Pöytäkirja 2 (6) 5 Tietokonversiotyön tilanne Edellisen työpajan jälkeen toimialalle on julkaistu tietokonversiosuunnitelma, kysymykset ja vastaukset -dokumentti, jossa on vastattu tietokonversiosuunnitelmaan tulleisiin kysymyksiin ja kommentteihin, sekä siirtotiedosto-ohje esimerkkitiedostoineen. Lokakuussa on julkaistu myös uusi ohjeistusdokumentti, valmistautumisohje tietokonversioon, jossa annetaan toimialalle selkeästi vaiheistetut ohjeet tietokonversioon valmistautumiseen. Tietokonversiojärjestelmän hankinnassa käytetään tästä eteenpäin termiä "tietokonversiopalvelu". Muutos on seurausta ohjausryhmän linjauksesta, jonka perusteella järjestelmä tullaan hankkimaan palveluna. Tähän liittyen tehtiin myös uusi vaatimusmäärittely tietokonversiopalvelulle, jossa käytettiin konsulttina Cloud Solutions CS Oy:tä. Tästä syystä tietokonversiopalvelun hankintailmoitus on viivästynyt alkuperäisestä suunnitelmasta. Lisäksi viivästystä on aiheuttanut se, että varsinaisen datahub-järjestelmän hankintaa on priorisoitu. Tietokonversion pilottivaiheen tietojen käsittelyssä tarvittavan toimeksiantosopimuksen valmistelu aloitetaan ensi vuoden alussa ja siihen on tulossa mukaan lakifirma. Keskusteltiin miten tämä vaikuttaa tietokonversion aikataululuun. Fredrik sanoin, että julkisen hankinnan prosessit vievät aikansa ja tarkempi aikataulu selviää, kun järjestelmätoimittaja on selvillä. Todennäköisesti ensimmäinen pilottivaihe lähtee käyntiin kesän jälkeen. Koko datahub-projektin aikataulun muutoksiin ei tässä vaiheessa oteta kantaa, ja sen suhteen pysytään alkuperäisessä suunnitelmassa. Tietokonversion aikataulun epävarmuustekijänä on, että markkinoilta löytyvien ratkaisujen valmiutta ei tiedetä, eli miten paljon räätälöintiä järjestelmät tulevat vaatimaan. 6 Tietokonversiosuunnitelma Fredrik kävi läpi edellisen kokouksen jälkeen tulleet muutokset tietokonversiosuunnitelmaan. Tärkeimpinä muutoksina mainittiin: pilotti- ja toteutusvaiheiden kuvauksen yksinkertaistaminen prosessikuvan yksinkertaistaminen ladattavien tietojen todentamisen korostaminen SAF-tiedostomuodon kuvauksen lisääminen mittaustietojen tarkastuksen kuvauksen lisääminen. Lisäksi Fredrik esitteli tarkemman kuvauksen tietokonversiopalvelusta ja sen kantavat periaatteet, jotka oli kiteytetty neljään kohtaan seuraavasti: Itsepalvelu Tehokkuus ja skaalautuvuus Toistuva ja lisäävä eteneminen Tulosten todentaminen. Seuraavaksi keskusteltiin pilottivaiheen aikataulun julkaisusta laajemmin. Päätettiin, että aikataulusta ei viestitä tässä vaiheessa laajemmin, kuten esim. uutiskirjeen muodossa, koska pilottivaiheen aikataulu koskee kuitenkin vain tietokonversioryhmän jäseniä.
Pöytäkirja 3 (6) 7 Ryhmätyö Jari Jaakkola kysyi, onko tällä hetkellä tietoa toimittajien valmiudesta. Tarkkaa tietoa järjestelmien vaatimasta räätälöinnin määrästä ei vielä ole ja tilanne selviää vasta, kun toimittajaehdokkailta saadaan tarjouksia. Tanskan ja Norjan järjestelmiä ei voida sellaisenaan hyödyntää, koska ne ovat hyvin paikallisia. Tanskan ja Norjan kokemuksista korostuvat kuitenkin järjestelmätoimittajan roolin tärkeys. Fingridin suunnasta yhteistyötä järjestelmätoimittajien kanssa hankaloittaa tällä hetkellä datahub-hankintaan liittyvät intressit. Fredrik kertoi, että hän on menossa mukaan erään järjestelmätoimittajan ja sen asiakkaiden järjestämään yhteiseen tilaisuuteen ja kannustaa muitakin pitämään vastaavia tilaisuuksia järjestelmätoimittajiensa kanssa. Norjan ja Tanskan kokemuksista on opittu, että tietokonversion kanssa kannattaa lähteä hyvissä ajoin liikkeelle. Tästä syystä Fingrid päätti aikanaan hankkia tietokonversiojärjestelmän omana hankintanaan. Ryhmätyössä tietokonversioryhmäläiset jaettiin kolmeen ryhmään järjestelmätoimittajien perusteella: Emporo (Enoron ja Empowerin järjestelämät), CGI ja Tieto. Ryhmätyön tarkoituksena oli, että ensin ryhmien jäsenet kertovat, miten he ovat osaltaan valmistautuneet tietokonversioon tähän mennessä, sekä keskustella valmistautumisohjeen kohtiin liittyvistä havainnoista ja haasteista. Emporo-ryhmän huomiot: Kaikkia tunnistettuja asioita tulee ajaa rinnakkain Kaikki ryhmän jäsenet ovat perustaneet projektit konversioon valmistautumiseen, resursointi on tehty ja siivoustyöt aloitettu Kaikilla yhtiöillä erilainen lähtötilanne Asiakastietiedoissa haasteita erityisesti rakenteen ja puuttuvien tietojen osalta Yhteistyö järjestelmätoimittajien kanssa korostuu, ajoissa liikkeelle Palveluntarjoajat ovat olleet aktiivisia Päivittäisiin prosesseihin mukaan tiedonlaadun siivous ja rikastaminen Yhteinen foorumi hyvien ideoiden ja tiedon jakamiseen Keppiä ja porkkanoita Yhteistyötä! Ryhmän esityksen jälkeen keskusteltiin, onko uusilta palveluntarjoajilta tullut yhteydenottoja. Joitain yhteydenottoja oli tullut mm. ohjelmistorobotiikkaan erikoistuneelta yritykseltä. Tieto-ryhmä: Valmistautuminen: o Resurssit: Omat ja ulkopuoliset o Järjestelmävaihdoksiin limittyminen o Juridiikka-resurssit Tiedot: o Suoraan masterista tai poiminnassa jalostusta Työkalut: o Järjestelmätoimittaja / omat Siivous:
Pöytäkirja 4 (6) o Käynnissä o Hetu-haaste! Ylläpito: o Rajapinnat tiedossa o Ohjeistus datahub-maailman mukaisesta toiminnasta mahdollisuuksien mukaan jo nyt. CGI-ryhmä: Valmistautuminen o järjestäytyminen aloitettu o vastuuhenkilöt tutustuneet materiaaliin o järjestelmätoimittajan kanssa keskustelut aloitettu o aikataulujen venyminen aiheuttaa haasteita aikatauluihin ja motivointiin, datahubin laajuutta ei ole täysin ymmärretty Master-järjestelmät selvitetty o datastandardin läpikäynti aloitettu o järjestelmä toimittaja luokitellut kentät Järjestelmätoimittajan poimintatyökalu o pilotointi aloitettu o asiakastiedot lähes valmiit o tietojen analysointi aloitettu Korjaus aloitettu o y-tunnukset YTJ:stä o hetut, kp osoitteet, nimet, sulakekoot, puhelinnumerot Uusien tietojen tallennusohjeet o kontrollilistat CGI-ryhmän mukaan yhteistyö järjestelmätoimittajien kanssa on jo pitkällä. Kolibriin tullaan tekemään muutoksia datahub-yhteensopivuuden lisäämiseksi. Fortumin siirtyessä Enoro CIS:iin vaatimuksena on ollut, että uuden järjestelmän tulee olla datahub-yhteensopiva. Ellarexiä käyttävien yhtiöiden kesken on tulossa palaveri, jossa vertaillaan erialisia toimintatapoja datahubiin liittyen. Kenenkään ryhmäläisten järjestelmissä ei ole tarvetta poimia tietoja eri järjestelmistä, mutta eri paikoista saman järjestelmän sisällä tietoja tulee pystyä poimimaan. Keskusteltiin siitä, kannattaako pilotoinnin yhteydessä lähteä korjaamaan asiakastietoja. Fredrikin näkemyksen mukaan datahubin kannalta sillä ei ole merkitystä kunhan datahubin suuntaan tulevat tiedot ovat yksilöiviä. Jari Jaakkola otti esille, pitäisikö Fingridin tehdä jossain vaiheessa kootusti vertailu postin rekisteriin. Jaakko Lehtomäki kertoi Elenian yrityksestä verrata verkkotietojärjestelmän koordinaatteja maanmittauslaitoksen rekisteriä vasten. Tuolloin yritys kariutui siihen, että tieto olisi yhdistetty asiakkaaseen. Sari Wessman ehdotti, että alalta voitaisiin kysyä löytyykö halua osoitteiden rikastamiseen. Ohjeistusdokumentin aikataulukuvaan liittyen Fredrik tarkensi, että vaiheita tehdään myös rinnakkain vaikka kuvassa vaiheita kuvaavat laatikot ovat peräkkäin.
Pöytäkirja 5 (6) 8 GSRN Fredrik esitteli GSRN-tunnusten käyttöönoton tämän hetkisestä tilanteesta. Tunnukset on tarkoitus ottaa käyttöön kaikille mittauspisteille (käyttöpaikat, tuotantoyksiköt ja rajapisteet) datahubin käyttöönoton yhteydessä. Hannu Santala kysyi missä vaiheessa myyjällä tulee olla järjestelmässään uusi GSRNtunnus. Marjut kertoi, että tarkempi ohjeistus tunnusten käyttöönottoon tulee vielä talven aikana ja ohje tullaan laittamaan toimialalle kommentoinnille. Keskusteltiin siitä, että GSRN-koodissa oleva yritystunnus on sen yhtiön, joka käyttöpaikan on luonut, jatkossa mahdollisissa verkkoyhtiöiden muutostilanteissa käyttöpaikkatunnusta ei kuitenkaan muuteta, joten yritystunnuksella ei ole ohjaavaa merkitystä. 9 Turvaluokitellut kohteet Turvaluokiteltujen kohteiden ilmoittamisesta datahubiin keskusteltiin ja ensin käytiin kierros koko ryhmän kesken yhtiöiden tavoista käsitellä kyseisiä tunnuksia. Yhtiöistä löytyi monenlaisia käytäntöjä kohteiden käsittelyn suhteen. Lopuksi Fredrik kertoi Fingridin tämänhetkisen näkemyksen aiheeseen. Turvaluokiteltujen kohteiden osalta käyttöpaikkojen tarkkoja sijaintitietoja ei tuotaisi datahubiin ja osoitteiden osalta niistä tallennettaisiin vai epätäsmälliset tiedot tai ei osoitetta ollenkaan. Koordinaattitiedot jätettäisiin myös tallentamatta. Tulevana perjantaina Fingridillä on PV:n ja Hanselin kanssa kokous, jossa asiasta tullaan keskustelemaan tarkemmin. 10 Jatkotoimenpiteet 11 Muuta Yleisinä kommentteina edellisen työpajan jälkeisistä toimenpiteistä mainittiin, että siirtotiedostoesimerkkien avulla järjestelmätoimittajat ovat päässet hyvään vauhtiin ja lisäohjeistukselle tullee tarvetta vasta myöhemmin. Jatkossa aikatauluihin liittyvän ohjeistuksen merkitystä pidettiin suurena. Toimialalle pitää viestiä selvästi mitä tulee olla tehtynä ja mihin mennessä. Seuraavaksi Lauri Jännes kävi läpi seurantakyselyjen toteutustavan ja tarkoituksen. Ensimmäinen kysely lähetetään marraskuun aikana ja siihen tulee vastata 1.1.2017 mennessä. Toinen kysely tulee olemaan lomake, jonka täyttämiseen vastaaja joutuu oikeasti käymään läpi tietojärjestelmänsä tietomallia. Kyselyssä voidaan kysyä esim. vain vaativuustasojen 1 ja 2 tietoja, jotta työmäärä ei kasva liian isoksi. Kyselyihin liittyen tullaan julkaisemaan nettiin julkinen lista vastausten tilanteesta. Jukka Rinta-Luoma kävi läpi järjestelmätoimittajille lähetettävän kyselyn. Sen tarkoituksena on kartoittaa millä toimenpiteillä järjestelmätoimittajat ovat valmistautuneet datahubiin ja samalla herätellä yrityksiä toimimaan, jos he eivät ole vielä aloittaneet toimenpiteitään. Kysely tullaan lähettämään tietokonversioryhmälle kommentoitavaksi vielä ennen lähettämistä järjestelmätoimittajille. Kuolinpesän ilmoittamisesta datahubissa haluttiin vielä tarkennusta. Keskusteltiin siitä, onko kuolinpesä ainoa termi, jota tulisi käyttää, sillä perikunnan moni ymmärsi jaettuna
Pöytäkirja 6 (6) kuolinpesänä. Perikunta ei kuitenkaan ole täsmällinen termi vaan puhekieltä. Tietomallissa kuolinpesä ilmoitetaan Asiakkaan alityyppi -kentässä. Lisäksi "kuolinpesä" voidaan kirjoittaa Sukunimi-kenttään sukunimen perään, jos osapuoli tarvitsee sitä omissa prosesseissaan. Keskusteltiin yhdistystunnuksen käytöstä. Yhdistyksellä voi olla ilmoitettuna yksilöivänä tunnuksena yhdistystunnus tai jos yhdistyksellä on verohallinnolle ilmoitettavaa toimintaa, y-tunnus. Tämän kanssa voi tulla ongelmia silloin, jos ongelmia jos toisella osapuolella on käytössä y-tunnus ja toisella yhdistystunnus. Siirtotiedoston muodon suhteen haluttiin varmistaa, että muotona on aina xlsx. Fredrik perusteli xlsx-muodon valintaa, että on aidosti standardoitu formaatti. Lisäksi keskusteltiin mittaustietojen tarkastuksesta. Tietokonversiopalvelu välittää tiedostot datahubiin, jossa tehdään vasta tarkastukset. Keskusteltiin väestörekisterin käytöstä. Kuten muistion alussa mainittiin, TEM:lle on tehty ehdotus väliaikaisesta laista, joka mahdollistaisi rekisterin käytön. Tällä hetkellä rekisteristä pystyy henkilötunnuksen avulla tarkistamaan henkilön nimen Eevertti-järjestelmästä. Jaakko ehdotti, että ryhmän kesken alettaisiin keräämään hyviä käytäntöjä ja tehtäisiin niistä lista, joka voidaan myöhemmin tarvittaessa jakaa koko toimialalle. Ideaa pidettiin hyvänä ja Project Placeen tehdään ryhmälle oma dokumentti, johon ideoita voidaan kerätä. Jaakko lupasi luoda tiedoston. Fingrdin roolista jatkossa keskusteltiin. Tärkeimpänä pidettiin, että FG kommunikoi myös järjestelmätoimittajille datahubiin liittyvistä asioista. 12 Seuraavat kokoukset Fredrik esitteli ehdotuksen ensi vuoden kokouksien teemoista. Ehdotettujen teemojen lisäksi päätetiin, että sopimustietoja koskien pidetään oma työpaja. Ehdotusten perusteella sovittiin seuraavat teemat ja päivät tuleville työpajoille: Asiakastietojen yhdenmukaistaminen 19.1.2017 Käyttöpaikan sijaintitietojen tarkastus 16.3.2017 Sopimustietojen tarkastus tietokonversiopalvelussa 20.4.2017 Tietokonversiopalvelun toimittajan esittely ja pilottivaiheen kokonaissuunnittelu 18.5.2017 Esitettyjen työpajojen lisäksi voidaan tarpeen mukaan pitää status-palavereita etänä. Jakelu Osallistujat