RETURN ON GIVING Best mindset and practices for co-designing Book 2: Co-designing in the field Fuad-Luke Salokannel Keinänen
First edition produced and published by LADEC, Lahti, Finland, June 2015 Authors: Alastair Fuad-Luke, Riikka Salokannel and Kristian Keinänen, with contributions from Kaisa Savolainen, Ilona Törmikoski and Karoliina Vilander. This work, copyright 2015 LADEC and the individual contributors, is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial- ShareAlike 4.0 International, available here http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0 LADEC (Lahti Region Development / Lahden Seudun Kehitys) Lahti Science Park Building D, 5th Floor Niemenkatu 73 Lahti FINLAND www.ladec.fi
Authors Alastair Fuad-Luke Alastair Fuad-Luke is a sustainable design facilitator, consultant, educator, writer and activist with over fifteen years experience in the UK, Europe, and internationally. Since 2011 he has been a Professor of Practice, Emerging Design Practices, at the School of Arts, Design and Architecture (Aalto ARTS), Aalto University, Helsinki, Finland. Riikka Salokannel Riikka Salokannel is the Business Development Director of Best Before UX Research Ltd. She worked formally as the Director of the Strategic Expertises, Cleantech & Design for Lahti Region Development LADEC Ltd. Ms. Salokannel is enthustiastic promoter of CleanDesign, which combines cleantech and user-driven industrial design. Kristian Keinänen Kristian Keinänen is the a design leader, thinker and entrepreneur working as the Head of Development within the Strategic Enterprise of Design at Lahti Region Development LADEC Ltd. He is an active developer of the Finnish design ecosystem, with more than 15 years of experience in operating with and within international businesses and organisations. with contributions from Kaisa Savolainen Ilona Törmikoski Karoliina Vilander Research Manager, Best Before Ltd., former Business Development Manager, Lahti Region Development LADEC Ltd. Producer, Aalto University, former Design Manager, Polku Consulting, Chairman of Industrial Designers Finland TKO. President, Finnish Association of Designers Ornamo, former Management Consultant, Polku Consulting.
Contents Book 1: Design participation and the Lahti design ecosystem Book 2: Co-designing in the field Book 3: Approaches, methods and tools 8 11 22 27 1.0 Introduction 1.1 A brief history of participatory design and co-design 1.2 Lahti Design Ecosystem as a Co-Design Platform 1.3 Lahden alueen Design-ekosysteemi - Palveluntarjoajat 78 81 85 97 105 2.0 Co-design in practice 2.1 Why co-design? 2.2 Co-Design Finland Network Case study: Co-designing the design strategy for the city of Lahti Case study: Kaupunkilaiset mukana suunnittelussa Lahen D 128 129 134 3.0 Co-design approaches, methodologies and tools 3.1 The co-design cycle 3.2 Tools for co-designing 109 Co-design case: Co-Design-Coachingvalmennuspäivät vuonna 2014 113 Co-design case: Innostava Suomi 2017 117 Co-design Case: 365Wellbeing project Suburban lifestyles
2.0 Co-design in practice There s an old saying, Many hands make light work, as exemplified in the Finnish word talkoot. This is certainly one of the benefits of adopting the co-design approach, but it is also about applying our collective intelligence to what are increasingly demanding complex, contemporary local/global challenges. However, this seems to run counter-intuitively to the notion of the auteur designer, the creative mind gifted with that moment of genius to find a solution or innovation. So, the question is how can we effectively combine collective and individual creativity, and when are they most effective within the co-design cycle? There s no quick answer 78
to this since co-design involves facilitation, exchange, teamwork, reflection, testing and more, but adopting a mindset of openness, inclusivity and democratic participation has its rewards whether you are working in the public, private, not-for-profit or informal sectors (see Book 1, pp12-13). If we shift our perspective from problem:solution to possibility:prototype, and ask which stakeholders can we involve in our project, then we can challenge the original framing of the problem. With this attitude, co-design can help us move from prognostic framing (asking What is the problem and who can solve it? ) and diagnostic framing (here s the problem and this is the solution) to more motivational framing where underlying paradigmatic assumptions and ideologies are challenged. Co-design has the potentiality to re-frame the situation by bringing in new actors and stakeholders who will challenge pre-conceived perspectives while bringing in new expertise and knowledge to a project. Co-designing has latent potentiality for radical innovation, rather than incremental innovation. We then have to ask who shares this innovation and is it open for others to use? The answers to these questions depend a little on the co-design project initiator or problem owner(s). The tendency in the FREE NEGOTIATED PRICE FULL PRICE Commons 2 licenses. There are also possibiliproduct (e.g. pattern...) is free but does not allow to be copied = IP protected CLOSED (cold) ready-to-buy product with protected IP = ready made garment RECIPES/ INSTRUCTIONS READY MADE PRODUCT private commercial world is to protect ideas and Intellectual Property for financial exploitation and, in these circumstances, it might be appropriate to adopt closed co-design where the participants agree to bring their IP to the project and to share the new IP generated, through systems such as Creative Barcode 1. In contrast, in the public, not-for-profit and informal sectors there are many advantages of adopting open co-design where everybody freely shares their creativity and the IP is available under open source, copyleft or specific Creative product (e.g. pattern...) is free and can be copied, modified and distributed OPEN (hot) ready-to-buy product with an open IP, e.g. ready made garment, which includes patterns to copy/modify Figure 1. The Open-ometer for different IP and pricing options for fashion patterns and products (Source: Hirscher & Fuad-Luke, 2013). 79
ties to protect some co-design outputs and open others. An example of this is given in the Open-o-meter (Figure 1.) where the traditional approach is to sell a product that is copyrighted (bottom left) and the open source approach is to enable free copying of everything (top right). Other options (top left and bottom right) show combinations of protected and free elements which are paid for or free of charge. As the case studies, Suburban Lifestyles, Co-design Coaching and Innostava Suomi illustrate below, co-designing really does help us explore and prototype what could be in real life situations, thus opening up the process of dialogue and ensuring the best fit with the actors, users and other stakeholders. The prototyping phase might even help re-contextualise the initial thinking and help re-frame the problem again. References 1. Creative Barcode, http://www.creativebarcode.com 2. Creative Commons, https://creativecommons.org Hirscher, Anja-Lisa and A.Fuad-Luke. (2013) Open participatory designing for an alternative fashion economy, pp.172-197, in Niinimäki, Kirsi (ed.), Sustainable Fashion: New approaches, Helsinki, Finland:Aalto ARTS Books. 80
2.1 Why co-design? Who is already doing it and why? Co-design is rapidly spreading through the design profession and industry, but is also gaining traction in other disciplinary fields. Co-designing is seen as an important element in the creation of new products and services by the private and public sectors 1. People who co-design bring different mindsets: the intuitives who have always seen the value co-design; the learners who through their hands-on experiences of co-design select tools and methods to suit their worldview; the skeptics who do not see all people as equally creative and therefore will not co-design with certain people they see as less knowledgeable or less creative, and the converts who perhaps questioned co-designing but become advocates and evangelists 2. The activities of co-designing are spreading amongst different professional fields, such as design, business and the social sciences, and the terms co-design and co-creation are often inter-changed or conflated by these diverse actors 3. Designers and design researchers are borrowing tools and processes from these fields and visa versa. Today co-design is seen as a valuable approach amongst designers and design researchers as they take on more complex or wicked problems 4 in society, especially in the public sector where delivering municipal or public services is subject to stringent fiscal constraints. These challenges are often characterised by having multi-stakeholders, none of which have a complete understanding of the challenge, the system or its dynamics. It makes sense, therefore, to deal with these challenges from a Multi-Level Perspective (MLP) where activities in the niche or micro level can influence and impact on the socio-technical regime or meso level which, itself, is responding to the dynamics of the socio-technical landscape or macro-level 5. Identifying stakeholders in a co-design project in the different MLP levels (Figures 2 and 3) helps ensure that a more systemic understanding of the problem/ challenge helps create a more effective design brief and so the solution(s) is more likely to have a positive impact and help with managing the transition to new behaviours, technologies and systems. 81
Figure 2. The multilevel model and the interaction between different scale-levels. Source: Loorbach (2007). 82 Macro-level (landscape) Meso-level (regimes) Micro-level (nisches) What are the benefits of co-designing? There are some general benefits of codesigning, irrespective of the sector you are working within. Since co-design is usually done within a multi-stakeholder environment it: generates collective intelligence and collective creativity around understanding the context, problems, the design brief and solutions. All stakeholders have some expert knowledge that the others don t possess; it is the mercurial re-combination of this knowledge from the stakeholders that can produce remarkable insights and solutions spreads the risk of failure by applying the collective intelligence spreads the resource demand on individuals and organisations (money; time; human and social capital; natural resources) creates new relationships and networks creates intra-sectorial and cross-sectorial empathy, activity and understanding creates new opportunities and possibilities for overcoming systemic and wicked problems creates potential for transition management and/or even a paradigm shift Co-design involves participatory design processes in a systematic and systemic approach. Co-design therefore shows typical characteristics of soft systems methodologies 6. In this sense, co-design is highly suitable for complex or wicked problems because it: simulates real-world everyday situations is context driven and has potential to be internalised by the system is highly responsive to context being iterative, non-linear, emergent and evolutionary includes top-down and bottom-up contributions is informed and based upon diverse perceptions which embrace subjectivity and tacit knowledge While this can make some design practi tioners nervous, as the processes over time
Increasing structuration of activities in local practices Socio-technical landscape (exogenous context) Sociotechnical regime Industry Policy Markets, user preferences Technology Science Culture Landscape developments put pressure on existing regime, which opens up, creating windows of opportunity for novelties. New regime influences landscape Socio-technical regime is dynamically stable. On different dimensions there are ongoing processes. New configuration breaks through, taking advantage of windows of opportunity. Adjustments occur in a socio-technical regime. External influences on niches (via expectations and networks) Elements become aligned, and stabilise in adominant design. Internal momentum increases. Nicheinnovations Small networks of actors support novelties on the basis of expectations and visions. Learnin processes take place on multiple dimensions (co-construction). Effort to link different elements in a seamless web. Time Figure 3. Multi-level perspective on transitions. Source: Geels (2011). can be fuzzy, it is potentially more responsive to systemic change than hard systems methodologies which are still mainstream practice in the design industry, especially in the design of products and product-service systems (PSS). 83
References 1. Kuosa, T. and Westerlund, L.. (eds.) Service Design. On the Evolution of Design Expertise. Lahti University of Applied Sciences (LUAS), Series A, Research reports, part 16. Series Editor, Ilkka Väänänen. Lahti, Finland: LUAS; Meroni, A. and Sangiorgi, D. (2011). Design for Services. Farnham, UK: Gower.; Stickdorn, M. and Schneider, J. (2010). This is Service Design Thinking. Basics, tools, cases. Amsterdam, The Netherlands: BIS Publishers. 2. Sanders, E. B. N. and Stappers, P.J. (2012). Convivial Toolbox. Generative Research for the Front End of Design, pp22-29, Amsterdam: BIS. 3. Mattelmäki, T. and Sleeswijk Visser, F. (2011). Lost in Co-X. Interpretaitons of co-design and co-creation. Proceedings of IASDR2011, the 4th World Conference on Design Research, 31 October-4 November, Delft, The Netherlands. Edited by N.F.M. Roozengurg, L.LO.Chen and P.J. Stappers, pp1-12. 4. Rittel, H.W.J. and Webber, M.M. (1973). Dilemmas in a General Theory of Planning, Policy Sciences, 4, 155-169. 5. Loorbach, D.A. (2007). Transition Management: New mode of governance for sustainable development. Rotterdam: Erasmus University Rotterdam.; Geels, F.W. (2011). The multi-level perspective on sustainability transitions: Responses to seven criticisms. Environmental Innovation and Societal Transitions, 1, 24-40. 6. Broadbent, J. (2003). Generations in design methodology. The Design Journal, Volume 6, Issue 1, 2-13. 84
2.2 Co-Design Finland Network The Co-Design Finland network consists of national level organizations and local design ecosystems. National design strategy functions in Finland are currently steered by the Ministry of Trade and Finance and The Cultural Ministry and coordinated by three main organizations: The Finnish Association of Designers ORNAMO, that represents 2300 design professionals; the design promotion organization Design Forum Finland and the newly founded Finnish Design Center, that works as a round table for leaders of the various Finnish design organizations and major design intensive corporations. In international comparison the vast field of design service providers in Finland consists of small scale enterprizes with high level expertise within their industry. The largest design businesses employ 40-50 designers and administrative staff. The aim of Co-Design Finland is to bring together these professionals into larger network service units which can find solutions to large customers and wicked problems in Finland and on international level. Co-Design Finland ryhmä toteuttaa Kansallisen Design Strategian päämääriä. Tavoitteinamme on: 1. Mahdollistaa Suomen teollisuus- ja palvelusektorin yrityksille nopeampi kasvu ja parempi positio globaaleilla markkinoille, tunnistamalla muotoiluprosessien mahdollisuudet ja hyödyntämällä täysimääräisesti muotoilun tuottama lisäarvo. 2. Mahdollistaa Suomen PK -suunnittelupalveluyrityksille nopeampi kasvu ja kansainvälistyminen, luomalla edellytykset paikallisen verkostoitumisen kautta syntyville palvelutiimeille palvella aiempaa suurempia asiakasyrityksiä ja ottaa vastaan haastavampia toimeksiantoja. 3. Mahdollistaa paikallisisten suunnittelupalveluverkostojen muodostaman kansallisen tason ekosysteemin strategiatyö, koordinoiminen ja resursoiminen Suomen muotoilupalvelutarjonnan nostamiseksi kansainvälisesti korkealle tasolle. Konseptisuunnitelma Co-Design Finland verkostoyksiköiden toiminnasta - Malli on kehitetty kahdeksan suomalaisen muotoilutoimiston muodostaman Finndex Groupin vuosina 2007-11 hyödyntämään 85
muotoilupalveluntarjoajien yhteistoimintamalliin pohjaten. Sisällysluettelo 1. Käsikirjan tarkoitus ja ylläpito 2. Co-Design Finland -toimintamalli yhteenvetona 3. Co-Design Finland -verkoston tarkoitus, rakenne 4. Muotoiluverkoston toiminta-ajatus, liikeidea, visio, strategia 5. Verkoston toimintamalli: yksiköt, projektien vetäjät, muu projektihenkilöstö 6. Co-Design verkoston koordinointi 7. Co-Design -verkoston kilpailukyvyn perusta 8. Tavoiteltavat asiakkaat 9. Markkinointimateriaalit, niiden kehittäminen ja ylläpito 10. Toiminnan rahoitus 11. Kustannusten jakaminen 11.1 Tiimiläisten oma työ 11.2 Matkakustannukset 11.3 Markkinointiaineisto 11.4 Vuokrat 11.5 Hankinnat 11.6 Messut ym. yhteiset tapahtumat 11.7 Tarjoilu- ja edustuskulut 12. Asiakashankinta 13. Sopimukset 14. Toimeksiantojen suoritus 15. Toimeksiantojen laskutus ja osuudet 16. Talouden suunnittelu ja seuranta 17. Osakkaan liittyminen ja eroaminen Co-Design Finland -verkostosta 1. Käsikirjan tarkoitus ja ylläpito Co-Design Finland oppaaseen on koottu Suomen muotoilupalveluverkoston tiimitoiminnan periaatteet ja ohjeet, jotka verkoston perustajajäsenet ovat yhdessä sopineet. Co-Design Finland -verkoston toiminnan kehittyessä ja muuttuessa käsikirjan sisältöä täydennetään ja muutetaan. Käsikirja on tarkoitettu ajankohtaiseksi toimintaohjeeksi verkoston jäsenille, mutta myös helpottamaan mahdollisten uusien jäsenten liittymistä verkostoon, sekä ulkopuolisen rahoituksen hankintaa. Käsikirjan referenssikappaleen ylläpidosta vastaa toiminnan kehittämishankkeen aikana Lahden seudun kehitys Ladec Oy. Toiminnan vakiinnuttua Suomen kaupunkeihin kehitystyötä ja ylläpitoa jatkaa perustettava Co-Design Finland -verkoston ohjausryhmä Finnish Design Industry Advisory Board. Kukin alueellinen projektitiimi voi tarpeen mukaan muokata käsikirjassa annettuja ohjeita ja työkaluja omiin tarpeisiinsa sopiviksi. 2. Co-Design Finland -verkoston toimintamalli yhteenvetona Co-Design Finland -verkosto on jäsenyritystensä yhteistyöryhmä, joka yhdistää 86
yksittäisten jäsenyritysten erityisosaamiset laajaksi ja korketasoiseksi palvelukokonaisuudeksi. Suomen kaupunkien paikallisten design ekosysteemien toimijat muodostavat verkostoja, joiden yritysten ydinosaamiset määrittävät kunkin alueen tarjooman. Kullekin ydinosaamisalalle valitaan osaamisen ja referenssien pohjalta paikalliset veturiyritykset, jotka toimivat ko.toimialaa koskevissa projekteissa verkostotiimien kokoajina. Tiimien henkilöstö kootaan asiakastarpeen mukaan verkoston yritysten osaajista. Co-Design Finland -verkosto tarjoaa palvelujaan Suomessa ja kansainvälisesti. Sen toimijat haluavat kehittyä, kasvaa ja toimia suunnannäyttäjinä valitsemillaan markkinoilla ja asiakastoimialoilla. Co-Design Finland -verkostoon liittyvät yritykset ja osaajat ovat Co-Design Finland -verkoston jäseniä. Co-Design Finland verkoston toimintaa ohjaa ja kehittää vuosittain valittava puheenjohtaja ja ohjausryhmä Finnish Design Industry Advisory Board, jonka muodostavat Suomen Design -kaupunkien paikallisten ekosysteemien valitsemat edustajat. Jäsenet vastaavat Co-Design Finland -verkoston toiminnan rahoituksesta, jolla katetaan verkoston projekti-, kehitys- ym. erikseen sovitut kustannukset. Kustakin Co-Design Finland -verkoston asiakastoimeksiannosta vastaa veturityrityksen kokoama verkostotiimi, joka maksaa ao. toimeksiannon laskutuksesta Co-Design Finland -verkostolle sovitun provision. Ladec Oy:n vetämässä toiminnan kehitysvaiheessa provisiota ei makseta. Tuottoa syntyy jäsenyritykselle sen hoitaman toimeksiannon laskutuksena ja Co-Design Finland -verkoston -ryhmälle provisiona. Jäsenet vastaavat Co-Design Finland -verkoston kehittämisestä, mikä edellyttää jäsenten omaa työtä ja osallistumista. Co-Design Finland -verkoston ja kaupunkien co-design tiimien mahdollisista yhtiöittämisistä jäsenet päättävät, kun ajankohta on siihen sopiva. 3. Co-Design Finland -verkoston perustiedot: tarkoitus ja rakenne Co-Design Finland -verkosto on jäsentensä yhteistyöryhmä, joka tarjoaa laajan valikoiman huipputason design-palveluja. Verkosto toimii Suomessa ja kansainvälisesti ja pyrkii siihen, että asiakkaat mieltävät ja kokevat Co-Design Finland -verkoston enemmänkin täyden palvelun strategiseksi design-taloksi ja teollisten alojen muotoilupalveluntarjoajaksi kuin erillisten yritysten ryhmittymäksi. Co-Design Finland -verkoston jäsenet vastaavat verkostotiimien toiminnasta ja rahoituksesta. Kunkin jäsenen oikeudet ja vel- 87
vollisuudet määräytyvät asiakasprojektien tehtäväosuuksien mukaan. Lähtökohtana on, että osakkaat ovat mukana tasaosuuksin, mutta muunkinlaisesta jaosta voidaan osakkaiden suostumuksella sopia. Jäsenillä ei ole taloudellisia velvoitteita Co-Design Finland -verkostoon nähden, mikäli erikseen ei muuta ole sovittu. Jäsenet voivat markkinoinnissaan ja myynnissään hyödyntää Co-Design Finland -verkoston nimeä erikseen sovitulla tavalla, Co-Design Finland -verkoston refrenssejä, joita ovat olleet toteuttamassa, sekä yhteisiä markkinointimateriaaleja. Co-Design Finland -verkosto tai sen jäsenet voivat esitellä asiakkaille koko Co-Design Finland -verkosto -ryhmän osaamista tai erikseen valitsemiaan osa-alueita, sekä toistensa palveluja. Co-Design Finland -verkoston on tarkoitus perustaa Lahteen Co-Design Bay pilot toiminta-alusta, jonka tehtävänä on toiminnan alkuvaiheessa koordinoida, markkinoida ja myydä Co-Design Finland -verkoston ja samalla sen jäsenten yhteispalveluja. 4. Toiminta-ajatus, liikeidea, visio, strategia Co-Design Finland -verkoston toiminta-ajatuksena on pohjoismaisista lähtökohdista tarjota kokonaisvaltaisia ja korkealaatuisia designpalveluja Suomessa ja kansainvälisesti. Liikeidea: Ainutlaatuisella kokoonpanolla, osaamisportfoliolla ja niiden jatkuvalla kehittämisellä muodostaa ylivoimatekijä, jonka avulla kyetään kilpailemaan suurten kansainvälisten suunnittelutoimistojen tasolla ja saavutetaan hyvä taloudellinen tulos ja hallittu kasvu. Visio: Vuonna 2020 Co-Design Finland -verkosto on vakiinnuttanut asemansa toimialansa huipulla arvostettuna kansallisena ja kansainvälisenä toimijana. Co-Design Finland -verkoston strategiana on yhdistää yksittäisten jäsenyritysten pitkäaikainen kokemus ja erityisosaaminen laajaksi ja korketasoiseksi palvelukokonaisuudeksi. Co-Design Finland -verkosto toimii valitsemillaan markkina-alueilla ja asiakastoimialoilla, joilla se haluaa olla yksi johtavista muotoilupalvelujen toimittajista. Kansainvälisesti suuntaudutaan kasvaville markkinoille, joista ensi vaiheessa erityisesti Kiinaan ja Venäjälle. Kotimaassa Co-Design Finland -verkosto tarjoaa palvelujaan erikseen sovittaville asiakkaille. Työnsä laadussa Verkosto pyrkii olemaan markkinoiden paras Tässä mittareina ovat saavutettavat referenssit ja asiakkuudet, sekä asiakkaiden menestyminen. Co-Design Finland -verkoston kasvu tapahtuu olemassa olevan henkilöstön osaamisen yhä paremmalla hyödyntämisellä, sitoutumisella ja sitouttamalla uusia jäseniä Suomessa ja ulkomailla. 88
5. Organisaatio: liiketoimintayksiköt, niiden vetäjät, muu henkilöstö Co-Design Finland -verkoston tarjooman lähtökohtana on seuraava jako: 1. Design Management konsultointi (tarvekaroitukset, strategiatyö ja Design ROI-analyysit) 2. Identity & Brand Design 3. Space Design 4. Industrial Product Design 5. Service & Process Design 6. Coaching & Facilitation 7. Corporate Design 8. Design Research Co-Design Finland -verkoston osaamisportfoliosta ja osaajista pidetään luetteloa, joka nimen lisäksi sisältää tiedon kunkin erityisosaamisalueesta ja ansioluettelon. Kaupunkien verkostotiimien vastuuhenkilöt huolehtivat luettelojen laatimisesta ja ylläpidosta. Henkilöiden nimet, kunkin erityisosaamisalue ja yhteystieto viedään Co-Design Finland -verkoston web-sivuille ao. liiketoimintayksikön tietoihin. Henkilöstön laajemmat ansioluettelot viedään sisäiseen käyttöön intranet-sivuille. 6. Co-Design Finland -verkoston koordinointi CCo-Design Finland -verkostolla on johtoryhmä, sekä alueellisia koordinointiryhmiä (Pilot vaiheessa (2015) ryhmien tehtäviä ajaa Lahdessa Industrial Design Advisory Board IDAB) Co-Design Finland -verkoston johtoryhmä koostuu Design ekosysteemin avaintoimijoiden edustajista. Avaintoimijoita voivat olla mm. palvelu- ja teollisuusyritykset, kehitysyhtiöt, rahoitusorganisaatiot, kunta- ja kaupunki- ja koulutusorganisaatiot. Kukin osakasorganisaatio nimeää johtoryhmään yhden edustajan. Johtoryhmä kokoontuu kerran 6 kuukaudessa tai tarvittaessa useammin. Johtoryhmässä käsitellään strategiset kysymykset, taloudelliset asiat, valmistelu- ja toteutusvaiheessa olevat hankkeet ja muut asiat esityslistan mukaan. Johtoryhmän tehtäviä ovat: verkoston strategian ja toiminnan kehittäminen yhteistyössä koordinointiryhmien kanssa yhteisen kehitystyön budjetointi ja koordinointi sopimuskäytäntöjen kehittäminen ja sopimuspohjien ylläpitäminen Verkoston operatiivisten asioiden hoito koordinointiryhmien ja liiketoimintayksiköiden avustamana Koordinointiryhmät muodostetaan kunkin alueen designekosysteemin avaintoimijoi- 89
den edustajista. Avaintoimijoita voivat olla mm. palvelu- ja teollisuusyritykset, kehitysyhtiöt, rahoitusorganisaatiot, kunta- ja kaupunki- ja koulutusorganisaatiot tai alalla toimivat asiantuntijat. Koordinointiryhmien tehtäviä ovat oman alueensa verkoston: markkinoinnin, viestinnän ja tiedotustoiminnan linjaaminen myyntityön ja asiakashankinnan organisointi asiakkaiden tapaamisten ja asiakasprojektien koordinointi Päivittäistä toimintaa koskevat päätökset tekee ensisijaisesti kukin alueellinen koordinaatioryhmä omalta osaltaan. Koordinaatioryhmä harkitsee, milloin asia on sellainen, että se on vietävä johtoryhmän käsittelyyn. Lisäksi jokainen johtoryhmän jäsen voi viedä haluamansa asian johtoryhmään. Johtoryhmän tulee pyrkiä yksimieliseen päätökseen. Mikäli tämä ei ole mahdollista, enemmistö päättää (kaikkien osakkaiden enemmistö). Mikäli enemmistöä ei löydy, ratkaisee puheenjohtaja. 7. Co-Design Finland -verkoston kilpailukyvyn perusta Co-Design Finland -verkoston kilpailukyky perustuu seuraaviin tekijöihin: ylivoimatekijänä laaja design- ja konsultointiosaaminen, joka syntyy yhdistämällä useita yksiköitä, jotka kukin ovat oman sektorinsa huippuosaajia asiakkaan kokonaisprosessin ymmärtäminen ja hallinta ideasta tuotantoon asiakkaan kuunteleminen ja asiakkaan tarpeiden ymmärtäminen suomalainen, laaja koulutus- ja kokemustausta, sekä prosessiosaaminen, jotka antavat työlle ja sen tuloksille pohjoismaiset peruspiirteet yksilötason huippuammattilaiset kyky konsultoida asiakkaita strategisella tasolla kyky hoitaa sekä yksittäisiä spesifisiä designtehtäviä että laajoja eri osa-alueita yhdistäviä hankkeita yhteinen päämäärä ja vuorovaikutteisuus 8. Tavoiteltavat asiakkaat Co-Design Finland -verkosto on oman alansa huippupalveluntarjoaja. Myös asiakashankintaa suunnataan toimialojensa johtaviin yrityksiin, jotka yleensä ovat kasvavia ja kansainvälisiä. Vaikka asiakasyritykset voivat olla pieniä tai suuria, ovat tavoitteemme suurissa. Tavoitteena on, että vähintään 70 % verkostoyhteistyön liikevaihdosta tulee suuryrityksiltä. 90
Tarjottaessa design-palveluja Suomen ulkopuolelle keskitytään ensisijaisesti niille tuote- ja toimialoille, joissa henkilöstöllä on jo hankittua vankkaa kokemusta. Tässä korostuvat Co-Design Finland -verkoston ja jäsenyritysten referenssitiedot. Pilot vaiheen kohdealueilla Kiinassa ja Venäjällä asiakashankinta painottuu suuriin, kasvaviin yrityksiin, jotka joko jo toimivat kansainvälisesti tai jotka ovat tuotteillaan tai palveluillaan pyrkimässä vaativille kansainvälisille markkinoille. 9. Markkinointimateriaalit, niiden kehittäminen ja ylläpito Co-Design Finland -verkosto on osaaja yhteisö ja sen synnyttämän mielikuvan tulee tukea tätä kaikilta osiltaan: Yhteisen markkinointiviestinnän tulee olla korkeatasoista, kiinnostavaa ja innovatiivista. Tärkein markkinointiväline on internet ja sen ohella erilaisiin erikseen kohdennettuihin tarpeisiin laaditut esitemateriaalit, powerpoint-esitykset ja esiintymiset messuilla ja seminaareissa. Co-Design Finland -verkoston visuaalisen ilmeen tulee olla laadukas ja hyvin johdettu, ja kaiken materiaalin tulee olla pilot-vaiheessa luotavan verkoston visuaalisen ohjeen mukaisesti laadittua. Markkinointimateriaalin kehittämisestä ja tuottamisesta vastaavat ensisijaisesti Co-Design Finland -verkoston palveluntarjoajat. Ulkopuolisia palveluja käytetään, kun se on välttämätöntä ja kun siitä erikseen sovitaan. Osakkaat laskuttavat normaalisti omasta työstään. Toimeksiannot laaditaan tai hyväksytetään verkoston johtoryhmän kokouksissa. Pyrkimyksenä on jakaa sisäisiä tehtäviä tasapuolisesti toteutuksista kiinnostuneiden osakkaiden kesken. Vastuut markkinointiaineistoista sovitaan johtoryhmässä. K.o. aineistoja voivat olla mm. seuraavat: internet-sivut some, internet, sähköposti graafinen perusohjeistus painetut esitteet, lomakkeet presentaatiot lehdistömateriaali liikelahjat sidosryhmäviestintä muu viestintä messu- ja seminaariesiintymiset 10. Toiminnan rahoitus Hankerahoitteisen Pilot-vaiheen jälkeen tavoitteena on toiminnan rahoittaminen tulorahoitteisesti. Sikäli kun rahoitukseen ei ole käytettävissä Co-Design Finland -verkoston omia varoja, toiminnan rahoittavat erikseen sovittavilla tavoilla, verkoston osakkaat. Pilot vaiheessa, liiketoiminnan käynnistämisessä 91
ja kehittämisessä Co-Design Finland -verkoston ja osakkaat hyödyntävät yhteistyössä rahoitustukia, joita on saatavissa yritysten yhteistyö-, vienti- ja kehityshankkeisiin mm. TEM:ltä ja TEKESiltä. Osakkaiden mahdolliset rahoitusosuudet ovat hankkeisiin mukaan lähtevien osakkaiden suhteellisten hankeosuuksien mukaiset. Rahoituksella katetaan Co-Design Finland -verkoston kustannuksia, joita on yksityiskohtaisemmin käsitelty jäljempänä. 11. Kustannusten jakaminen Seuraavassa on käsitelty tyypillisiä kustannuksia ja niiden jakamista. Yleisimmin yhteisiä kustannuksia syntyy siten, että yksi osakasyritys maksaa yhteisiä kustannuksia ja laskuttaa ne sitten muilta osakkailta. Yleisperiaate on, että vain sellaisia kustannuksia, joista on yhdessä sovittu etukäteen, voidaan laskuttaa muilta. Kustannukset, jotka kuuluvat Co-Design Finland -verkoston yhteisesti maksettaviksi, jaetaan osakkaiden suhteellisten hankeosuuksien mukaisesti. 11.1 Osakkaiden oma työ Osakkaat eivät laskuta muita verkoston hyväksi tekemästään omasta työstä, ellei erikseen ole muuta sovittu. Osakkaat pitävät kirjaa Co-Design Finland -verkostolle tekemistään töistä. Johtoryhmä seuraa toteutuneita töitä, ja yhteenvedot niistä käsitellään sen kokouksissa. Pyrkimyksenä on jakaa osakkaille korvattavia töitä tasapuolisesti. Mikäli tämä ei toteudu, johtoryhmä voi harkita muuta kompensaatiota. 11.2 Matkakustannukset Yhteisesti jaettavat matkakustannukset pyritään pitämään pieninä. Lähtökohta on, että kukin verkostoyritys vastaa oman henkilöstönsä matkakustannuksista, mikäli etukäteen ei ole muuta sovittu. Myyntimatkan tekee ja maksaa ensisijaisesti se yritys, joka todennäköisesti toimisi veturiyrityksenä ko. Matkan kohteena olevan asiakkaan toimeksiannossa. Koko Co-Design Finland -verkostoa koskevista markkinointi- yms. yhteisesti korvattavista matkoista sovitaan yritysten kesken erikseen etukäteen. 11.3 Markkinointiaineisto Markkinointiaineisto pyritään laatimaan verkostoyritysten omana työnä niin pitkälle kuin mahdollista. Ulkopuolelta hankittavat ja yhteisesti kustannettavat palvelut ja materiaalit sovitaan erikseen. 11.4 Vuokrat Yhteisten toimitilojen vuokraamisesta sovitaan ja vuokrat jaetaan osakkaiden kesken. 92