Arvoisa työnantaja, Lämpimät kiitoksemme siitä, että olet tarjonnut harjoittelupaikan ulkomaiselle nuorelle! Samalla olet auttanut suomalaista opiskelijaa tai vasta tutkintonsa suorittanutta nuorta saamaan harjoittelupaikan ulkomailta useimmat harjoitteluohjelmat nimittäin toimivat vastavuoroisuusperiaatteella. CIMOn tukemissa harjoitteluohjelmissa liikkuu vuosittain kolmisen tuhatta nuorta, joista noin puolet on suomalaisia ja puolet ulkomaalaisia. Harjoittelijoita tulee ja lähtee myös esimerkiksi oppilaitosten ja opiskelijajärjestöjen harjoitteluohjelmissa ja yhä useampi nuori hankkii harjoittelupaikkansa itse. CIMOn tehtävänä on suunnitella ja kehittää kansainvälistä harjoittelua valtakunnallisella tasolla sekä luoda sille myönteistä ilmapiiriä Suomessa. Kansainväliseen harjoitteluun osallistuminen avaa nuorille portteja maailmalle, mutta myös yritykset hyötyvät harjoittelijoistaan monella tavalla. Toivomme sinunkin saavan monia myönteisiä kokemuksia ulkomaisen nuoren kanssa työskennellessäsi olipa kotimaisena yhteistyökumppaninasi harjoitteluasioissa sitten CIMO, työvoimatoimisto, opiskelijajärjestö, oppilaitos tai sen ura- ja rekrytointipalvelu. Tämä opas on osa CIMOn työnantajille suuntaamia palveluja. Olemme koonneet siihen tietoa, jota ulkomaisen harjoittelijan palkanneena tarvitset. Vaikka joitakin asioita käsitelläänkin pelkästään CIMOn näkökulmasta, löytyy oppaasta paljon sellaista tietoa, joka hyödyttää muitakin kuin omien harjoittelijoidemme työnantajia. Olemme yrittäneet oppaassa vastata juuri niihin kysymyksiin, joita työnantajat meille tavallisesti esittävät. Mikäli joku asia jää kuitenkin askarruttamaan, ota meihin yhteyttä! Vastaamme mielellämme kansainvälistä harjoittelua koskeviin kysymyksiisi myös henkilökohtaisesti. Palveluksessanne! Kansainvälisen henkilövaihdon keskus CIMO 1
Sisältö 1. Perusasioita kansainvälisestä harjoittelusta........... 3 Mitä kansainvälinen harjoittelu on?....... 3 Ulkomaiset hakijat................... 4 Harjoitteluaika...................... 4 Palkkaus........................... 4 Miten harjoittelija valitaan?............. 5 Työnantajan päätös harjoittelijan hyväksymisestä...................... 5 Peruutukset.........................6 Työnantajan rekrytoima harjoittelija...... 6 2. Harjoittelun virallinen puoli...................... 7 Tarvittavat luvat..................... 7 Rekisteröityminen.................... 8 Verotus............................ 8 - Suomessa enintään 6 kuukautta oleskelevat........................8 - Suomessa yli 6 kuukautta oleskelevat... 10 Työsopimus....................... 13 Vakuutus.......................... 13 Asunto........................... 13 Matkat............................ 13 Vapaa-aika......................... 14 3. Vielä kerran: harjoittelujakso alusta loppuun.......... 14 Harjoittelija saapuu.................. 14 Tarkista, että lupa-asiat ovat kunnossa!.... 15 Harjoittelijan perehdyttäminen ja harjoittelusuunnitelma.........................15 Harjoittelujakson pidentäminen.......... 15 Ongelmatilanteet.....................16 Harjoittelu päättyy................... 17 2
1. Perusasioita kansainvälisestä harjoittelusta Mitä kansainvälinen harjoittelu on? Kansainvälisen harjoittelun ohjelmiin voivat hakea yliopistoissa, ammattikorkeakouluissa ja muissa ammatillisissa oppilaitoksissa opiskelevat tai vasta tutkintonsa suorittaneet henkilöt. Harjoittelulla tarkoitetaan yhdestä kuukaudesta puoleentoista vuoteen kestävää työskentelyjaksoa toisessa maassa. Kyseessä on aina työskentely omalla opiskelualalla: päämääränä on tukea harjoittelijan opintoja ja parantaa hänen ammatillisia valmiuksiaan. Useissa tapauksissa harjoittelujakso voidaan sisällyttää tutkintoon. Harjoittelijoilta edellytetään riittävän pitkälle edenneitä opintoja ja hyvää kielitaitoa sekä toisinaan myös aikaisempaa työkokemusta alalta. Suomessa harjoittelumahdollisuuksia järjestävät Kansainvälisen henkilövaihdon keskuksen CIMOn lisäksi EU:n Leonardo da Vinci -ohjelma, Pohjola-Norden, oppilaitokset ja niiden ura- ja rekrytointipalvelut sekä useat opiskelijajärjestöt (yhteystietoja oppaan takakannessa). Kansainvälisen harjoittelun ohjelmat toimivat vastavuoroisuusperiaatteella: suomalaisille nuorille tarjoutuu harjoittelumahdollisuuksia samassa suhteessa kuin Suomesta löytyy harjoittelupaikkoja ulkomaalaisille. CIMOn tukemissa harjoitteluohjelmissa liikkuu vuosittain noin 3000 nuorta, josta puolet on suomalaisia ja puolet Suomeen tulevia ulkomaisia harjoittelijoita. Harjoitteluohjelmissa voi olla mukana useita maita: tällainen on esimerkiksi tekniikan alan IAESTE, jossa on kuutisenkymmentä osallistujamaata. Suurin osa ohjelmista perustuu kuitenkin kahdenväliseen sopimukseen CIMOn ja toisessa maassa toimivan yhteistyöorganisaation välillä. Harjoittelua hoitavat organisaatiot hankkivat harjoittelupaikkoja ulkomaisille harjoittelijoille: Suomessa paikkoja hankitaan vuotuisella Young Professionals -kampanjalla. CIMOssa kansainväliseen harjoitteluun liittyviä tehtäviä hoidetaan omassa yksikössä. Suomeen tulevien harjoittelijoiden asioista vastaavien cimolaisten yhteystiedot löytyvät oppaan takakannesta. CIMO tekee harjoitteluasioissa tiivistä yhteistyötä työhallinnon kanssa. Työvoimatoimistojen kansainvälistä harjoittelua hoitava henkilöstö neuvoo ja opastaa harjoittelusta kiinnostuneita nuoria, osallistuu Young Professionals -kampanjaan, vastaanottaa työnantajien paikkatarjouksia sekä järjestää tarvittaessa asunnon ulko- 3
maiselle harjoittelijalle. Työvoima- ja elinkeinokeskusten työvoimaosastot järjestävät ulkomaisille harjoittelijoille kesäisin vapaa-ajan ohjelmaa. Ulkomaiset hakijat Harjoittelijoiden hakemuksia tulee CIMOon useiden kansainvälisten ja ulkomaisten organisaatioiden kautta. Ulkomaisten yhteistyökumppanien kanssa on etukäteen sovittu siitä, minkä alojen opiskelijoiden hakemuksia CIMOon toimitetaan. Hakijoita sijoitetaan joko CIMOon tarjottuihin paikkoihin tai heille yritetään etsiä sopivia harjoittelupaikkoja yhteistyössä työvoimatoimistojen kanssa. CIMOn kautta on Suomeen tullut mm. hotelli- ja ravintolaalan, humanististen alojen, kaupallisen alan, maa- ja metsätaloussekä puutarha-alan, teknillisen alan ja ymäristötieteiden alan harjoittelijoita. Useimmat harjoittelupaikkaa hakevat ovat opiskelijoina suomalaisia yliopistoja, ammattikorkeakouluja tai opistoja vastaavissa oppilaitoksissa ulkomailla: hakijoiden joukossa on jonkin verran myös ulkomaisten ammattioppilaitosten opiskelijoita. Tulijoita on ollut useimmista Euroopan maista, Etelä- ja Pohjois-Amerikasta, Aasiasta, sekä jonkin verran myös Afrikasta ja Australiasta. Työnantajalla on mahdollisuus esittää toiveita harjoittelijan kotimaasta. Useimmat harjoittelijoista puhuvat oman äidinkielensä lisäksi englantia. Myös espanjan-, ranskan-, saksan- tai venäjäntaitoisia harjoittelijoita on paljon. Mikäli työnantaja ei edellytä harjoittelijan puhuvan englantia äidinkielenään, on sopivan henkilön löytyminen helpompaa. Jos yrityksessä on tarvetta lisätä jonkin erityisen kielen osaamista, kannattaa palkata kyseistä kieltä puhuva harjoittelija. Harjoitteluaika Ulkomainen harjoittelija työskentelee useimmiten 2 3 kuukautta touko- ja syyskuun välisenä aikana, mutta muutkin ajankohdat ovat mahdollisia. Esimerkiksi Aasiasta ja Australiasta tuleville soveltuu alkuvuosi harjoittelun aloitusajankohdaksi kesää paremmin. Pisimmillään harjoittelun kesto on 18 kuukautta. Palkkaus Ulkomaiselle harjoittelijalle tulisi maksaa vähintään sellaista palkkaa, jolla hän tulee toimeen. Kun palkasta on vähennetty verot ja 4
maksettu vuokra, rahaa täytyy riittää vielä ruokailuun sekä asunnon ja työpaikan välisiin matkakustannuksiin. Esimerkiksi teknisen alan IAESTE-harjoittelijoiden tyypillinen kuukausipalkka on ollut 1000-1200 euroa. Miten harjoittelija valitaan? Harjoittelijan palkkaamisesta kiinnostuneet työnantajat tekevät CIMOon tai työvoimatoimistoon kirjallisen paikkatarjouksen: tähän käytetään CIMOn paikkatarjouslomaketta, joita saa CIMOsta ja työvoimatoimistoista. Lomakkeen voi myös täyttää CIMOn www-palvelussa osoitteessa http://www.cimo.fi/main.html?cmd=display_article&article=139 Työnantaja kuvailee lomakkeessa mm. tarjolla olevia työtehtäviä ja kertoo toiveitaan harjoittelijan kotimaan, opiskelualan ja -vaiheen sekä kielitaidon suhteen. Kesäharjoittelua koskevat paikkatarjoukset kannattaa toimittaa CIMOon jo tammikuun puoliväliin mennessä, sillä sopivan harjoittelijan etsiminen yhdessä yhteistyökumppaneiden kanssa vaatii oman aikansa. IAESTE-ohjelmaan tarjotut tekniikan alan harjoittelupaikat vaihdetaan osallistujamaiden kesken vuosittain tammikuussa järjestettävässä konferenssissa. Muut IAESTE-maat lähettävät harjoittelijaehdokkaittensa hakemukset Suomen IAESTE-toimistoon eli CIMOon maaliskuun loppuun mennessä. Työnantaja saa tiedon hänelle tarjottavasta harjoittelijasta huhtikuun puoliväliin mennessä. Kaikki hakemukset eivät tule CIMOon aivan aikataulun mukaisesti, mutta kuitenkin kevään kuluessa. Muita harjoitteluohjelmia koskevat hakemukset tulevat CIMOon yhteistyöorganisaatioiden välityksellä. Työnantaja saa tiedot harjoittelijaehdokkaastaan hyvissä ajoin ennen harjoittelujakson alkua, maalis-huhtikuussa, tai sopimuksen mukaan. Työnantajan päätös harjoittelijan hyväksymisestä Työnantaja harkitsee, onko hakija sopiva tarjottuun harjoittelupaikkaan ja toimittaa kirjallisen hyväksymisilmoituksensa CIMOon mahdollisimman pian. Päätöstä tehdessään työnantaja voi olla yhteydessä harjoittelijaehdokkaaseen lisätietojen saamiseksi tai esimerkiksi kielitaidon varmistamiseksi. Mikäli työnantaja järjestää harjoittelijalle asunnon, hyväksymisilmoituksen mukana voi antaa siitä tarkempia tietoja. Toivottavaa on, että työnantaja ilmoittaa 5
hyväksymisestä myös suoraan harjoittelijalle ja lähettää lisätietoja, esimerkiksi esitteitä yrityksestään. Viimeistään tässä vaiheessa on paikallaan ilmoittaa, jos paikkatarjoukseen on tullut tarkennuksia tai muutoksia. Peruutukset Jos työnantaja ei hyväksy hakijaa, CIMO haluaa siitäkin mielellään kirjallisen ilmoituksen, jossa mainitaan myös hylkäämisen syy: tämä auttaa meitä kehittämään harjoittelua sellaiseen suuntaan, että se vastaisi entistä paremmin suomalaisen elinkeinoelämän tarpeita. Mikäli ensimmäinen harjoittelijaehdokas ei sovellu työnantajalle, voi CIMO yrittää etsiä uutta, sopivampaa ehdokasta. Usein tämä onnistuukin, varsinkin jos kevät ei vielä ole liian pitkällä. Toisinaan käy niin, että CIMO ehdottaa sopivaa hakijaa työnantajan tarjoamaan paikkaan, ja käykin ilmi, että paikka on jo täytetty työnantajan omien, suorien kontaktien kautta. Tällöin sekä CIMO että vastaava ulkomainen organisaatio ovat tehneet turhaa työtä, samoin paikkaa hakenut opiskelija. Onkin toivottavaa, että CIMOon tarjottuja paikkoja ei täytettäisi muilla keinoin. Mikäli yrityksen tilanne on paikkatarjouksen tekemisen jälkeen muuttunut siten, että harjoittelupaikkaa ei enää voida tarjota, tulisi tästä ilmoittaa CIMOon viipymättä. Mikäli harjoittelupaikka peruuntuu vasta sen jälkeen kun harjoittelijan paperit on toimitettu työnantajalle, CIMO pyrkii järjestämään hakijalle uuden paikan, mikä on monesti vaikeaa. Myös harjoittelija saattaa syystä tai toisesta peruuttaa. Mikäli peruutus tapahtuu tarpeeksi ajoissa, CIMO voi työnantajan niin halutessa etsiä uuden ehdokkaan. Työnantajan rekrytoima harjoittelija Monesti työnantajat löytävät omien kontaktiensa avulla sopivia ulkomaisia harjoittelijoita, mutta tarvitsevat apua esimerkiksi lupaasioiden järjestämisessä. CIMO voi auttaa työnantajia työlupien järjestämisessä silloin, kun kyseessä on yrityksen oma harjoittelijavaihto-ohjelma. Työnantajan on sovittava asiasta etukäteen CIMOn kanssa. CIMO voi ottaa harjoittelijat ohjelmiinsa, mikäli sekä harjoittelija että hänelle tarjottu harjoittelupaikka täyttävät kansainvälisen harjoittelun edellytykset: harjoittelija on opiskelija tai vasta tutkintonsa suorittanut nuori 6
ja harjoittelu on opintoihin liittyvää. Yritysten on kuitenkin vastavuoroisesti tarjottava CIMOlle avoimia harjoittelupaikkoja. Työnantaja täyttää CIMOn paikkatarjouslomakkeen, johon merkitään kyseessä olevan harjoittelijan nimi, syntymäaika, osoite ja oppilaitos. Paikkatarjouslomakkeen lisäksi CIMOon toimitetaan harjoittelijan CV sekä selvitys opinnoista (oppilaitoksen kirjoillaolotodistus tai kopio tutkintotodistuksesta). Kun kyseessä on työnantajan rekrytoima harjoittelija, jää asunnon järjestäminen joko harjoittelijan itsensä tai työnantajan huoleksi. Työnantajat voivat anoa itse hankkimilleen ulkomaisille harjoittelijoille harjoittelijatyöluvat paikallisen työvoimatoimiston kautta. Luvan voi saada korkeintaan 18 kuukaudeksi enintään 30-vuotias opiskelija, joka tulee opintoihinsa liittyvään työharjoitteluun. Lisäksi työnantaja voi anoa normaalin työluvan tilapäisen työvoiman käyttötarpeen perusteella myös muille kesätyöntekijöille. 2. Harjoittelun virallinen puoli Tarvittavat luvat CIMOn harjoitteluohjelmien kautta Suomeen tulevat ulkomaiset harjoittelijat eivät tarvitse työlupia. Harjoittelijat eivät tarvitse myöskään oleskelulupia, mikäli harjoittelujakso on enintään kolmen kuukauden mittainen. Oleskelulupa vaaditaan, jos harjoittelu kestää pidempään. Eta-maiden kansalaiset hankkivat oleskeluluvan Suomeen tultuaan asuinpaikkansa poliisiviranomaisilta. Lupa maksaa 26 euroa, samoin sen pidennys. Eta-maiden ulkopuolelta tulevat harjoittelijat hankkivat jo ennen maahan saapumistaan oleskeluluvan kotimaansa Suomen edustustosta. Luvan hankinnassa tarvitaan oleskelulupapuoltoasiakirja, jonka CIMO toimittaa harjoittelijalle. Oleskeluluvan hinta on 67 euroa. Oleskeluluvan pidennystä haetaan Suomessa asuinpaikkakunnan poliisiviranomaisilta. Hakemuksen liitteeksi tar- 7
vitaan oleskeluluvan pidennyksen puolto-asiakirja, jonka CIMO tekee työnantajan esityksestä. Jos Eta-maiden ulkopuolelta tuleva harjoittelija haluaa jatkaa alun perin enintään kolmeksi kuukaudeksi sovittua harjoitteluaan, haetaan oleskelulupaa Suomessa. Hakemus tehdään asuinpaikkakunnan poliisiviranomaiselle. Hakemuksen käsittelee Ulkomaalaisvirasto, ja siihen saattaa kulua viikkoja. Harjoittelija hankkii ennen maahan tuloaan viisumin, mikäli hänen kotimaataan ei ole Suomessa määritelty viisumivapaaksi maaksi. Tietoa ulkomaalaisten tarvitsemista luvista löytyy Ulkomaalaisviraston www-palvelusta www.uvi.fi/oleskelu.html. Eta-maiden ulkopuolelta Suomeen tulevien harjoittelijoiden on myös pyydettäessä esitettävä maahantuloviranomaisille CIMOn kirjallinen vahvistus harjoittelupaikasta. Rekisteröityminen Mikäli harjoittelujakso kestää yli vuoden, tulee harjoittelijan rekisteröityä lähimmässä maistraatissa. Hän saa tällöin myös suomalaisen henkilötunnuksen sekä oikeuden eräisiin KELAn etuuksiin. Verotus Ulkomaiset harjoittelijat maksavat veroa Suomessa tekemästään työstä. Enintään puoli vuotta Suomessa oleskelevia verotetaan rajoitetusti, kun taas pitemmäksi aikaa jäävät kuuluvat normaalin verotuksen piiriin. Suomi on solminut useiden maiden kanssa kahdenvälisiä verosopimuksia, jotka alentavat harjoittelijoiden verotusta. Verotus määräytyy harjoittelijan kotimaan (vakinainen asuinpaikka) eikä esimerkiksi opiskelumaan mukaan. Suomessa enintään 6 kuukautta oleskelevat harjoittelijat Suomessa enintään kuusi kuukautta oleskelevat viralliset eli valtion viranomaisen välittämänä maahan tulleet harjoittelijat saavat ansaita 504,56 euroa kuukaudessa verovapaana. Mikäli palkkaa on tulossa kuukautta lyhyemmältä ajalta, on vähennys 16,82 euroa päivältä. Vähennysoikeus koskee myös muita kuin viranomaisten kautta tulleita harjoittelijoita silloin, kun kyseessä on verovuonna enin- 8
tään 25 vuotta täyttävä päätoiminen opiskelija. 504,56 euroa ylittävästä palkasta peritään 35 % lähdeveroa. CIMO hankkii lähdeverokortin kaikille välittämilleen harjoittelijoille maatalousharjoittelijoita lukuunottamatta: näiden työnantajat toimivat verohallituksen ohjeiden mukaisesti (http://www.vero.fi). Luontoisedut Myös luontoisedut ovat lähdeveron alaisia, ja ne arvioidaan samoin perustein kuin Suomessa asuvienkin kohdalla. Asunnon ja ruuan sisältävä täysihoito on vuonna 2002 arvoltaan 337 euroa kuukaudessa omassa huoneessa asuvilta ja 325 euroa kuukaudessa niiltä, jotka jakavat huoneen toisen henkilön kanssa. Vajaaksi jääviltä kuukausilta täysihoidon arvo on asumisaikaa vastaava osa kuukausiarvosta. Harjoittelijalle maksettu ateriakorvaus ja yömatkaraha lasketaan myös lähdeveron alaiseksi tuloksi. Sosiaaliturvamaksut Työnantaja maksaa sosiaaliturvamaksun harjoittelijan luontoisetujen ja rahapalkan (myös taskurahan) yhteismäärästä. Lisäksi työnantaja perii harjoittelijan bruttopalkasta työeläke- ja työkyvyttömyysvakuutusmaksun, jotka tilitetään eläkelaitokselle ja työttömyyskassalle. Tarkempia tietoja saa Eläketurvakeskuksesta, puh. (09) 1511. Verojen tilittäminen Harjoittelijalta peritty lähdevero maksetaan verovirastolle viimeistään veron perintää seuraavan kalenterikuukauden 10. päivänä. Säännöllisesti palkkoja maksava työnantaja sisällyttää myös rajoitetusti verovelvolliselle maksettuja suorituksia koskevat tiedot arvonlisäveron ja työnantajasuoritusten yhteiseen valvontailmoitukseen. Työnantajan sosisaaliturvamaksu ja harjoittelijan palkasta peritty lähdevero maksetaan verovirastolle esitäytetyllä työnantajasuoritusten tilisiirtolomakkeella (VEROH 7610). Satunnaisesti palkkoja maksava työnantaja ei anna valvontailmoitusta ja käyttää oma-aloitteisten verojen tilisiirtolomaketta (VEROH 7620). 9
Työnantaja antaa verovirastolle myös vuosi-ilmoituksen, jota varten tarvitaan tietoa mm. harjoittelijan osoitteesta kotivaltiossa. Vuosi-ilmoitus annetaan mieluiten konekielisenä, mutta mikäli se ei ole mahdollista, atk-tulosteena tai lomakkeella (VEROH 7809). Myös harjoittelijalle tulee antaa tosite hänelle maksetuista palkoista ja peritystä lähdeverosta. Tosite annetaan heti harjoittelun päätyttyä tai viimeistään seuraavan vuoden tammikuun puoleenväliin mennessä (ks. Verohallituksen ehdotus tositteeksi viereisellä sivulla). Suomessa yli 6 kuukautta oleskelevat Suomessa yli 6 kuukautta oleskelevaa ulkomaista harjoittelijaa verotetaan samalla tavalla kuin vakituisesti Suomessa asuvia. Vero on 20 prosentin luokkaa, mikäli harjoittelijan vuositulot ovat enintään 7904,83 euroa. Harjoittelija hakee verotoimistosta verokortin ennakkopidätystä varten. Siihen merkitään verotuksen kevennykset, mikäli Suomen ja harjoittelijan kotimaan välillä on siihen oikeuttava sopimus. Verosopimukset Suomella on verosopimuksia lähes 60 maan kanssa. Sopimusten mukaan ei Suomessa veroteta sellaisia tuloja, joita harjoittelija saa Suomen ulkopuolelta. Harjoittelija ei esimerkiksi maksa Suomeen veroa kotimaastaan saamastaan apurahasta tai Euroopan unionin maksamasta taskurahasta. Mikäli Suomessa tehtävä työ liittyy harjoittelijan opintoihin kotimaassa, seuraavat verosopimuksiin perustuvat vähennykset voi tehdä. Niistä on kuitenkin oltava merkinnät vero- tai lähdeverokortissa. Saksa Palkka on verovapaata, jos oleskelu Suomessa ei kalenterivuonna ylitä 183 päivää. Kiina Palkka on verovapaata, mikäli vuosiansiot ovat enintään 2522,82 euroa/kk. 10
11 Verohallituksen ehdotus tositteeksi harjoittelijalle maksetusta palkasta ja per itystä lähdeverosta
Belgia, Intia Itävalta, Kreikka, Luxemburg, Puola, Slovenia, Turkki, Unkari Palkasta on verovapaata 504,56 euroa/kk, mikäli oleskelu Suomessa ei ylitä 183 päivää kalenterivuoden aikana. Alankomaat, Arabiemiirikunnat, Argentiina, Brasilia, Israel, Pakistan, Romaina, Tšekki ja Ukraina Palkasta on verovapaata 504,56 euroa/kk, mikäli oleskelu Suomessa ei ylitä 183 päivää. Aika ei ole sidottu kalenterivuoteen. Egypti Palkka on verovapaata, jos kyseessä on kaupallisen tai teollisen alan harjoittelija. Ranska Harjoittelija voi ansaita verovapaana 504,56 euroa/kk oleskeluajasta riippumatta. Työn ei tarvitse liittyä opintoihin. Iso-Britannia, Portugali Palkka on kokonaan verovapaata, jos kyseessä on kaupan, teollisuuden tai maa- ja metsätalousalan harjoittelija. Mikäli työ ei liity opintoihin, verovapaata on 504,56 euroa kuukaudessa Japani Harjoittelijan palkasta on verovapaata 2 000 USD kalenterivuoden aikana. Malesia Palkasta on verovapaata 2 500 USD kalenterivuonna. Filippiinit Palkasta on verovapaata 1009,13 euroa yhden kalenterivuoden aikana. 12
Työsopimus Työnantaja tekee ulkomaisen harjoittelijan kanssa vastaavanlaisen työsopimuksen kuin suomalaistenkin harjoittelijoiden kanssa. Työsopimus on tarpeen yhteisten pelisääntöjen selkeyttämiseksi. Ulkomaisella harjoittelijalla on samat oikeudet kuin suomalaisella harjoittelijalla, esimerkiksi oikeus kahteen lomapäivään työskentelykuukautta kohden. Mahdollisista ylityötunneista maksetaan palkkaa tai annetaan ylityövapaata. Vakuutus Ulkomainen harjoittelija on kotimaisen työntekijän tapaan työnantajan vakuuttama työaikana sattuvien tapaturmien varalta. Lisäksi häntä kehotetaan ottamaan vapaa-ajan sairaus- ja tapaturmavakuutus. Normaalisti harjoittelijat ottavat itse vakuutukset kotimaassaan. Mikäli vakuutus on kuitenkin unohtunut, harjoittelijan on mahdollista hoitaa asia vielä Suomessa. Työnantajan kannattaa tarkistaa harjoittelijan vakuutukset ennen työsuhteen alkua. Asunto Harjoittelija tarvitsee harjoittelunsa ajaksi varustukseltaan ja hinnaltaan kohtuullisen vuokra-asunnon. Mikäli työnantaja ei pysty järjestämään asuntoa, paikallinen työvoimatoimisto auttaa sen hankkimisessa. Luonnonvara-alan harjoittelijat asuvat työnantajan järjestämissä asunnoissa. Erityisesti pääkaupunkiseudulla on viime vuosina ollut huomattavia vaikeuksia asuntojen järjestämisessä, sillä alueella on muutenkin pulaa asunnoista, ja suuri osa harjoittelupaikoista keskittyy sinne. Tämän vuoksi CIMO toivoo työnantajan auttavan asunnon hankkimisessa. Jos esimerkiksi yrityksen suomalainen työntekijä ottaa harjoittelijan vuokralaiseksi omaan kotiinsa, kielitaidon harjoittaminen on mahdollista myös vapaa-aikana. Matkat Harjoittelija maksaa matkat kotimaastaan harjoittelupaikkakunnalle ja takaisin. Myös työpaikan ja asunnon väliset matkakustannukset on harjoittelijan maksettava itse. 13
Vapaa-aika Useimmat työvoima- ja elinkeinokeskukset järjestävät kesäaikana vapaa-ajan toimintaa Suomeen saapuville harjoittelijoille. Kesäohjelmaa hoitamaan palkataan yleensä ns. kesäsihteeri, joka aloittaa työnsä kesäkuun alussa ja ottaa silloin ensimmäisen kerran yhteyttä alueensa harjoittelijoihin. Tällöin harjoittelijat saavat mm. kesäsihteerin yhteystiedot, ja siitä lähtien he voivatkin kääntyä vapaaaikaan liittyvissä kysymyksissään tämän puoleen. Harjoittelijat saavat tiedotteen alueella järjestettävästä toiminnasta. Toisinaan jokin retki, esim. yrityskäynti, saattaa ajoittua harjoittelijan työaikaan. CIMO toivookin työnantajalta sellaista joustavuutta, että harjoittelija voisi osallistua retkille, ja tehdä poissaolotunnit sisään etu- tai jälkikäteen. 3. Vielä kerran: harjoittelujakso alusta loppuun Harjoittelija saapuu Harjoittelijaksi hyväksytyt saavat CIMOsta tarkat ohjeet, joiden avulla käytännön asioita on helppo hoitaa. Harjoittelijalle kerrotaan mm. tarvittavien lupien ja vakuutusten hankkimisesta sekä matkaan ja maahantuloon liittyvistä järjestelyistä, ja kuvataan lyhyesti myös harjoittelijan velvollisuuksia ja oikeuksia työntekijänä. Kun harjoittelija on saanut tiedon hyväksymisestä, hän alkaa järjestää matkaansa. Hän hankkii tarvittaessa viisumin ja/tai oleskeluluvan ja varaa matkansa. Harjoittelija lähettää yleensä vielä CIMOon kirjallisen vahvistuksen siitä, että ottaa harjoittelupaikan vastaan ja ilmoittaa samalla saapumisaikansa. CIMO ei valitettavasti voi organisoida harjoittelijoiden vastaanottoa, mutta työnantaja voi luonnollisesti halutessaan mennä harjoittelijaa vastaan esimerkiksi lentokentälle tai rautatieasemalle. Harjoittelijan saapumisen lähestyessä on hyvä varmistaa, että asuntoasia on kunnossa ja avaimet saatavilla. Harjoittelijan on avattava pankkitili palkan maksamista varten: tiliä avatessaan harjoittelija esittää passinsa ja ilmoittaa osoitteensa Suomessa. 14
Tarkista, että lupa-asiat ovat kunnossa! Heti harjoittelun alkuvaiheessa työnantajan tulee henkilökohtaisesti tarkistaa, että harjoittelijan passiin on merkitty oleskelulupa, mikäli hän sellaisen tarvitsee (harjoitteluaika yli 3 kuukautta). Jos oleskelupaa ei syystä tai toisesta ole, työnantajan tai harjoittelijan täytyy viipymättä ottaa yhteyttä CIMOon. Kannattaa muistaa, että viime kädessä työnantaja on juridisesti vastuussa siitä, että hänen palkkalistoillaan olevien työntekijöiden myös harjoittelijoiden lupa-asiat ovat kunnossa. Harjoittelijan perehdyttäminen ja harjoittelusuunnitelma Harjoittelija tulee perehdyttää työympäristöön ja -tehtäviin hyvin. Hänelle on hyvä nimetä oma työhönopastaja, jonka puoleen hän voi kääntyä työhön liittyvissä kysymyksissä myös varsinaisen perehdyttämisjakson jälkeen. Suomeen tulevat harjoittelijat toivovat saavansa hyödyllistä ja opettavaa työkokemusta, joten työtehtävät on syytä miettiä jo etukäteen. Kirjallisen harjoittelusuunnitelman tekeminen on osoittautunut toimivaksi ratkaisuksi etenkin silloin, kun harjoittelijan työtehtävät ovat vaativia. Harjoittelusuunnitelmaan voidaan kirjata mm. harjoittelulle asetetut tavoitteet, harjoittelun vaiheet ja harjoittelijan työtehtävät tarkasti eriteltyinä. Kokemukset ovat osoittaneet, että harjoittelusuunnitelmaa noudatettaessa sekä harjoittelija että työnantaja saavat harjoittelujaksosta enemmän irti: molempien osapuolten on helpompaa pitää kiinni esimerkiksi siitä, että harjoittelu kytkeytyy harjoittelijan opintoihin. Myös työnantaja hyötyy eniten juuri silloin, kun pysytellään harjoittelijan omalla erikoisalalla. Harjoittelujakson aikana voi nauttia myös kulttuurivaihtopuolesta: harjoittelijat kertovat mielellään yrityksen muulle henkilöstölle omasta maastaan ja heille kannattaa järjestää siihen mahdollisuuksia. Harjoittelujakson pidentäminen Kun yhteistyö sujuu hyvin, sekä harjoittelija ja työnantaja ovat tyytyväisiä. Toisinaan molemmat osapuolet haluavat pidentää harjoitteluaikaa.tällöin työnantajan tulisi ottaa yhteyttä CIMOon ja vahvistaa uusi periodi viimeistään kolme viikkoa ennen alkupe- 15
räisen harjoittelujakson päättymistä. Mikäli harjoittelija ei ole ETAmaan kansalainen, hänen oleskelulupaansa on pidennettävä: CIMOssa kirjoitetaan pidentämisessä tarvittavat puollot. ETAmaan kansalaisenkin (lukuunottamatta pohjoismaalaisia) on hankittava oleskelulupa, mikä Suomessa oleskelu kestää yli kolme kuukautta. Oleskeluluvan pidennystä haetaan asuinkunnan poliisiviranomaisilta, jotka perivät pidentämisestä 26 euroa. Kun harjoittelujaksoa pidennetään, ei paikallinen työvoimatoimisto enää vastaa asunnon hankkimisesta, vaikka olisi alun perin sen järjestänyt. Toisin sanoen joko työnantaja tai harjoittelija itse joutuu hankkimaan uuden asunnon. Harjoittelijan tulisi myös muistaa jatkaa vakuutuksensa voimassaoloaikaa harjoittelujakson pidentyessä. Ongelmatilanteet Myös ongelmatilanteita saattaa tulla, kuten elämässä yleensäkin. Useimmat ongelmista ovat kuitenkin tavalla tai toisella ratkaistavissa työnantajan ja harjoittelijan välisin keskusteluin. Mikäli ratkaisua ei löydy, voi aina kääntyä paikallisen työvoimatoimiston kansainvälistä harjoittelua hoitavan virkailijan tai CIMOn puoleen. Silloin tällöin käy ilmi, että harjoittelija on syystä tai toisesta tullut maahan yli kolmen kuukauden harjoitteluun ilman oleskelulupaa. Tällöin on otettava yhteyttä viipymättä CIMOon. Viimeistään silloin kun harjoittelija sairastuu tai joutuu onnettomuuteen, saattaa käydä ilmi, että hänellä ei olekaan vakuutusta. Vakuutuksen puuttuminen tulee harjoittelijalle kalliiksi, varsinkin jos hän ei ole EU-maan kansalainen. EU-maan kansalainen saa sairaalahoidon samaan hintaan kuin suomalaiset, kunhan hänellä on mukanaan lomake E-128, jonka hän saa omasta maastaan Kelaa vastaavasta sosiaalivakuutustoimistosta. Viron kansalaiset voivat käyttää vastaavaa lomaketta FIN/EST 4 ja Latvian kansalaiset lomaketta FIN/LV 4. Muiden maiden ja Suomen välillä ei tällä hetkellä ole vastaavia sopimuksia. Sairastunutta harjoittelijaa koskevat samat säädökset kuin suomalaisia työntekijöitä. Jos harjoittelija sairastuu ennen kuin työsuhde on jatkunut alle 1 kk, työnantaja ei ole velvollinen maksamaan sairausajalta palkkaa. Jos työsuhde on jatkunut yli kuukauden, työnantaja maksaa palkan seitsemältä sairauspäivältä. 16
Mikäli työsuhteeseen liittyviin ongelmiin ei näy löytyvän ratkaisua, voi viime kädessä kääntyä työsuojelupiirin puoleen. Harjoittelu päättyy Mikäli ulkomainen harjoittelija haluaa vielä harjoittelujaksonsa jälkeen jäädä Suomeen, hänen tulee hakea pidennystä oleskelulupaansa: hakemus tehdään paikalliselle poliisiviranomaiselle hyvissä ajoin ennen harjoittelun päättymistä. Onnellisessa tilanteessa sekä työnantaja että harjoittelija ovat harjoittelujaksoon tyytyväisiä. Parhaassa tapauksessa harjoittelijasta on tullut työnantajan tärkeä kontakti kotimaassaan, kenties markkinointikonsultti tai vienninedistäjä joka tapauksessa ikuinen Suomen ystävä ja puolestapuhuja. Harjoittelujakson päätteeksi työnantaja kirjoittaa harjoittelijalle työtodistuksen: on toivottavaa, että työtodistus kirjoitetaan englanniksi, jotta harjoittelija voisi osoittaa kansainvälisen työkokemuksensa myös tuleville työnantajilleen. Syksyllä työnantajilta pyydetään kirjallista palautetta harjoittelujakson onnistumisesta (IAESTE-työnantajat: Employer s Report, muut: työnantajapalautelomake joko suomeksi tai englanniksi). Saatu palaute hyödyttää sekä CIMOa että harjoittelijan kotimaan yhdystoimistoa harjoittelijavaihdon kehittämistyössä. CIMO ottaa mielellään vastaan muutakin palautetta harjoittelun onnistumisen suhteen! 17
18
19