Kielenkääntötemppu - brändinmukaista vantaalaisviestintää Yliopettaja, FT Aino Vuorijärvi, Metropolia Koulutustilaisuus 9.6. ja 26.8.2015 Vantaan valtuustosalissa 1
Kielenkääntötemppu: brändinmukaista vantaalaisviestintää Orientaatio 9.6. ja 26.8.2015 Mikko Wennberg: Mitä Vantaan brändityöllä tavoitellaan? Vantaan brändikirja auki! Aino Vuorijärvi: Virkakielestä vuorovaikutteiseen vantaalaisviestintään - Miten tavoite saavutetaan? Tekstin tehtävät ja tekstilaji työvälineenä Vuorovaikutteisen tekstin ominaisuuksia Esimerkkejä vantaalaisviestinnästä Lisätyökaluja tekstin tekijälle 2
Mikä kääntyy? Poimintoja Vantaan brändikirjasta: -- miten Vantaalla ja Vantaasta puhutaan, miten Vantaa kohtaa asukkaansa ja minkälaisen vaikutelman se luo itsestään. [Viestinnän yleiset periaatteet] Viestinnässä nojataan mahdollisimman paljon visuaaliseen ilmaisuun. Viestejä ei selitetä puhki, jätetään viestin vastaanottajalle oivaltaminen. Viestinnässä organisaatiot eivät ole olennaisia vaan palvelut. Viestinnän tapa, foorumit ja tyyli korostavat kaupungin vähäistä hierarkiaa. Kaikkia puhutellaan lähtökohtaisesti Sinä-muodossa. 3
Mikä kääntyy? (jatkoa) Perinteinen hallintokieli minimoidaan kaikessa kuntalaisviestinnässä. Viestit puhuttelevat suoraan kuntalaisia ja viestinnässä korostetaan lyhyttä ja tiivistä ilmaisua. Viestinnässä vältetään ylisanoja, makeilua ja kosiskelua. Selkeitä viestejä korostetaan toteavalla äänensävyllä. Tiivis, lyhyt ja toteava viestintä, joka tarjoaa oivaltamisen mahdollisuuksia muodostaa Vantaan viestintätyylin perustan. 4
Tavoitteena Vantaalaisviestintä synonyymiksi onnistuneelle kuntalaisviestinnälle, joka on vuorovaikutteista palveluhenkistä asukaslähtöistä osallistavaa vastaanottajaa aktivoivaa selkeää myönteistä ratkaisukeskeistä 5
Vrt. Virkakielen toimintaohjelma 2013 ja Virkakielikampanja 2014 2015 http://www.kotus.fi/virkakielikampanja Organisaatiokeskeisestä ja virkamieslähtöisestä asiantuntijapuheesta kohti asiakas- ja käyttäjälähtöistä, lukijakeskeistä kieltä ja viestintää: kommunikaatiota. Vantaan brändiin sopii visuaalispainotteinen viestintä ja tiivis, lyhyt, toteava, makeilematon, tasavertaisuutta ja osallisuutta ilmentävä ja edistävä asiakeskeinen tekstuaalinen viestintä. 6
Tiedontarve ja tekstin tehtävä Vantaalainen virkamies ei kirjoita virkansa puolesta vaan vastatakseen tekstillään vantaalaisen tiedon- ja palveluntarpeeseen. Mieti: Mitä vastaanottaja tekstillä ja sen sisältämällä tiedolla tekee? Vastaus kysymykseen Ratkaisu ongelmaan Jokaisella tekstillä on tarkoituksensa ja tehtävänsä tiedottaa, viihdyttää, valistaa, varoittaa, opastaa Jokaista tehtävää palvelee parhaiten jokin muoto. Eri vuorovaikutustilanteisiin ja tiedontarpeisiin on joka kulttuurissa kiteytynyt määrämuotoisia, totuttuja tekstimuotoja, tekstiformuloita, jotka parhaiten vastaavat tiettyyn vuorovaikutustilanteeseen ja sen tehtäviin. Puhutaan tekstilajeista eli genreistä. 7
Työvälineenä tekstilaji Tekstilajit ovat tekstin piirteiden (kieli, rakenne, ulkoasu; konteksti) kimppuja, jota tekstin tuottaja ja vastaanottaja hyödyntää saavuttaakseen viestinnälliset tavoitteensa tehdäkseen siis tekstillä jotain. Esimerkkejä tekstilajeista: määräys, sääntö, ohje, päätös, tiedote, uutinen, ilmoitus, tilaus, reklamaatio, tarjouspyyntö, lausunto, kutsu, hoito-ohje, projektisuunnitelma, pöytäkirja, esite, uutiskirje; vrt. runo, novelli, dekkari Saman tekstilajin edustajissa on riittävästi yhtäläisyyttä ja siedettävästi eroja. Jos erot kasvavat liiaksi, teksti hämmentää vastaanottajaa ja menettää tehonsa. 8
Työvälineenä tekstilaji (jatkoa) Tekstilajit ja tekstilajikäytännöt ovat osin kulttuuri- ja alasidonnaisia, osin universaaleja. Eri aloilla erilaisia painotuksia tekstilajimieltymyksissä (voimagenreistä lisää ks. Lankinen ja Vuorijärvi 2013). Onnistuneeseen viestintään tarvitaan sekä alakohtaisten että yhteisten tekstilajikäytäntöjen tuntemusta. Digitalisoituminen heittänyt tekstilajit liikkeeseen tekstilajit sekoittuvat keskenään, esimerkkeinä kolumni ja blogi. Korkeakouluopinnoissa ajankohtaisia tekstilajeja: posteri(esitys) PowerPoint-esitys projektiraportit ja presentaatiot. 9
Tekstilajit työssäsi Minkä tekstin viimeksi kirjoitit työtehtävissäsi? Minkä tekstin viimeksi luit työssäsi? Tekstilajien TOP-5 osallistujien vastauksista 1. sähköpostiviesti 2. PowerPoint-esitys 3. tiedote 4. ohje 5. muistio 10
Tekstilajit työssäsi (jatkoa) Mitä oman työsi tavallisimmat tekstilajit ovat? Millaisia vakiintuneita piirteitä niillä on? Miten ne taipuvat vantaalaisviestintään ja brändin rakentamiseen: mikä toimii, mitä olisi muutettava? Tervetuloa ala- tai teemakohtaisiin työpajoihin syksyllä 2015! 11
Tekstilajit prototyyppejä Tekstilajit eroavat toisistaan tai muistuttavat toisiaan esim. seuraavien tyyppipiirteiden osalta: Tekstin kokonaisrakenne Pituus Esittämisjärjestys Ulkoasu ja asettelu Taustatiedon ja -tekstien määrä ja laatu Otsikointi Kieli, tyyli ja sävy (Virkamiehen huoneentaulu 2013) 12
Tekstilajit prototyyppejä (jatkoa) Persoonan eli vuorovaikutusosapuolten esiintuonti tai häivyttäminen Muut erityispiirteet, poikkeukselliset käytännöt tai elementit tms. 13
Oletko kirjoittajakeskeinen vai lukijakeskeinen tekstin tekijä? Asiantuntijatyössä tarvitaan asian tai ilmiön lainalaisuuksien ja mahdollisten reunaehtojen tuntemista ja hyödyntämistä, jotta välitettävä asiakokonaisuus hahmottuu ja on ylipäätään esitettävissä. Tiedonkäsittelyssä ja kirjoitusprosessin alkuvaiheessa kirjoittajakeskeisyys on tarpeen. Kirjoitusprosessin edetessä kirjoittajakeskeisyyttä on vähennettävä ja lukijakeskeisyyttä lisättävä. Lukija tulee ottaa huomioon tiedon esittämistavassa ja -järjestyksessä, sananvalinnoissa, taustoituksessa jne. Huom. verkko tuo vuorovaikutusosapuolet lähemmäs toisiaan, vuorovaikutteisuus korostuu. 14
Ajankohtaiskeskustelua virkakielen pätevyydestä ja muodosta Päivi Antikainen: Voiko suomeksi olla ystävällinen ja ymmärrettävä? (HS, pääkirjoituskolumni 2.4.2015 http://www.hs.fi/paakirjoitukset/a1427860508952) Pekka Sauri: Virkakielen oltava juridisesti täsmällistä (HS, Mielipide 3.4.2015 http://www.hs.fi/mielipide/a1427946498537) Leena Kallio: Virkakieltä voidaan selkiyttää (HS Mielipide, 8.4.2015 c) jne. 15
Keskustelun tekstiesimerkki Alkuperäinen: Muutosta tähän päätökseen voidaan hakea yllä mainitulta valitusviranomaiselta kirjallisella valituksella, joka valittajan itsensä tai hänen valtuuttamansa asiamiehen on annettava tai lähetin välityksellä tai postitse toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen viraston aukioloajan päättymistä luettuna yllä mainitusta päättymispäivästä. 16
(jatkoa) Helpotettu: Tähän päätökseen voidaan hakea muutosta yllä mainitulta valitusviranomaiselta. Muutoshakemus tehdään kirjallisena. Sen toimittaa valitusviranomaiselle joko hakija itse, hänen valtuuttamansa asiamies tai lähetti. Hakemus voidaan lähettää myös postitse. Muutosta koskevan hakemuksen on oltava perillä viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Valitusaika alkaa päätöksen antamispäivästä. (Leena Kallio, HS 8.4.2015) 17
(jatkoa) Lukijalähtöiseksi tiivistetty: Jos olet päätökseeni tyytymätön, kirjoita valitus. Toimita se minulle itse tai lähetä postitse. Voit myös käyttää asiamiestä tai lähettiä. Valituksesi on oltava perillä tiistaihin 26. toukokuuta kello 16:een mennessä. (Jari Parantainen, blogipostaus 8.4.2015 http://www.pollitasta.fi/2015/04/virkakieli-onsuomennettavissa/) Pohdittavaa: Miten molempien vuorovaikutuspuolten vahva esiintuonti vaikuttaa viestin uskottavuuteen? 18
Miten lisätä vuorovaikutteisuutta tekstiin? Tunnista ensin vuorovaikutustilanne ja tiedontarve! Huom. tekstilaji kantaa mukanaan tekstin tehtäviä: teksti tuotetaan ja vastaanotetaan tekstilajikehyksessä. Valitse siis oikea tekstilaji tekstin päätehtävän mukaan. Vrt. vantaalaisviestinnässä tekstin keskeisenä tehtävänä on palvella kuntalaista. Muita tehtäviä brändityön tulokulmasta: lisätä yhteisöllisyyttä ja luottamusta. Samoin vähentää tuplatyötä? Tutustu tekstilajin peruspiirteisiin, osiin ja elementteihin. Käy mallin ja vertailun vuoksi läpi useita tekstiesimerkkejä. Sovella tilanteessa ja lisää v u o r o v a i k u t u s. 19
Vuorovaikutteisen tekstin ominaisuuksia 1 Silmäiltävyys ja luettavuus: esim. uutiskärki, tekstin palkkirakenne Selostavuus: kokonainen pitkä virke vs yksittäinen elliptinen sana tai lauseke Sidoksisuus: siirtymien ja jaottelujen osoittaminen esim. johdantovirkkeiden avulla Kohtelias ohjailevuus: mm. metateksti, tiivistävä otsikointi, suorat toimintakehotukset Toiminnallisuus: verbikeskeisyys 20
Vuorovaikutteisen tekstin ominaisuuksia 2 Sananvalintojen osuvuus: huomaa, että tiiviys edellyttää ilmaisujen harkintaa (ja hyvää sanavarastoa) Asiallisuus (asia edellä; asiakeskeisyys) ja selkeys: asettelut, kuvat, esittämisjärjestys, otsikointi kaikki tukevat ydinviestiä Olennainen on osoitettu järjestyksellä, otsikoinnilla, asetteluilla; mutta myös sanomatta jättämisellä; taustatieto esimerkiksi viitteisiin tai linkin päähän ja vain lopputulema esiin 21
Vuorovaikutteisen tekstin ominaisuuksia 3 Mieti, mikä on tekstisi tärkein tarkoitus korosta sitä eri keinoin tai hallitusti harkiten. Vantaa Virtaa Vantaa Ratkaisuja Vantaa Vaihtoehtoja Jäävuoritekniikka on valintaa. 22
Vuorovaikutteisen tekstin kieli ja tyyli Yks. 2. persoonan käyttö, puhuttelu; toimijan ja kohteen esiintuonti (ei piiloutumista passiiviin, vrt. myös mon. 1. pers. tai omistusliitteet: Tarjoamme tai Arvomme ovat ) Ei mielellään staattisia substantiiviröykkiöitä tai abstrakteja määritelmäkimppuja 23
Vuorovaikutteisen tekstin kieli ja tyyli (jatkoa) Toiminnalliset, konkreettiset verbit käytössä aina kun vain voi: 24
Vuorovaikutteisen tekstin kieli ja tyyli (jatkoa) Otsikointitapa on tiivistävää, osuvaa, kertovaa ja sisältöä esiintuovaa, ei siis vain nimeävää (Kehäradan aikataulu > Kehärata avautuu 1.7.2015) Esittämisjärjestys seuraa asian tai ilmiön luonnetta ja tekstin tehtävää Ammattijargonia vältetään tai termit selitetään selvästi Luetelmiin, ohjeistuksiin, lomakkeiden tai liitteiden käyttöön tai lisätiedon hankintaan jne. johdatellaan 25
Vuorovaikutteisen tekstin kieli ja tyyli (jatkoa) Lukijalle tarjotaan toiminnallinen rooli ajatuksen ja tarvittaessa toiminnan tasolla; viestiä seuraamalla pääsee tarvittaessa perille saakka (ratkaisukeskeisyyttä) Tee palvelus. Anna enemmän kuin odotetaan. 26
Esimerkkejä vantaalaisviestinnästä: lukijan suoraa puhuttelua, toiminnallisuutta, olennaisen osoittamista 27
Esimerkkejä vantaalaisviestinnästä: tekstin etäiset vuorovaikutusosapuolet? 28
Esimerkkejä vantaalaisviestinnästä: käsitehierkia ja metatekstin vaikutus 29
Esimerkkejä vantaalaisviestinnästä: määritelmät palveluksessanne? 30
Esimerkkejä vantaalaisviestinnästä: määritelmä mukaan sittenkin? 31
Esimerkkejä vantaalaisviestinnästä: silmäiltävyys, otsikointi, tuloksellisuus 32
Esimerkkejä vantaalaisviestinnästä: osuvaa ja myönteistä 33
Esimerkkejä vantaalaisviestinnästä: toiminnallista ja tarkoituksenmukaista 34
Esimerkkejä vantaalaisviestinnästä: ytimekästä ja ymmärrettävää 35
Hyvää virkakieltä vantaalaisviestintää Miksi? Kun teksti tulee kerralla ymmärretyksi eikä tekstin sävy loukkaa, tulee vähemmän kyselyjä, riitaa, muutoksenhakua säästyy enemmän aikaa muuhun, voimavaroja vapautuu, rahaakin säästyy vastaanottaja osaa toimia toivotulla tavalla. Hyvä virkakieli kuuluu hyvään hallintoon, koska kuntalaisten ja kansalaisten oikeusturva paranee, mahdollisuus seurata viranomaistoimintaa ja osallistua yhteisiin asioihin helpottuu viranomaisten työ tehostuu. (Virkakielen toimintaohjelma 2013) 36
Lisätyökaluja tekstityöhön 1 Hyödä verkkokirjoittamisen ohjeistuksia paperiteksteissäkin. Käytä hyväksesi Virkakielikampanjan verkkomateriaaleja. Ote virkamiehen huoneentaulusta: 37
Lisätyökaluja tekstityöhön 2 Treenaa tekstilajitietoisuuttasi. Hyödynnä Suomen parasta sanakirjaa (verkossa) Kielitoimiston sanakirja, esim. oikeakielisyys, sananvalinnat, täsmämerkitykset: http://www.kielitoimistonsanakirja.fi/ Tule syksyllä ala- tai teemakohtaisiin työpajoihin. Tee teksteillesi testejä: Virkakielitesti omalle tekstituotokselle http://www.kotus.fi/ohjeet/kieli- _ja_nimitestit/virkakielitestit/virkakielitesti Mobiilitesti: Kokeile, miltä tekstisi näyttää älypuhelimen näytöllä Google-kääntäjä: Kokeile, kääntyykö tekstisi luontevasti esim. englanniksi tai ruotsiksi. 38
Lopuksi (Virkamiehen huoneentaulu 2013) 39