PIKI-verkkokirjastoprojekti Tehtävien ja aikataulun seuranta Lopullinen Tehtävä Suunniteltu aloitus Suunniteltu päättyminen Toteutunut aloitus Toteutunut päätyminen 12.1.2009 31.3.2011 12.1.2009 31.3.2011 Lyhyt kuvaus Aloitusvaihe 16.1.2009 19.1.2009 16.1.2009 19.1.2009 Tehty asettamislomake + synopsis Vuosiloma 1.7.2009 3.8.2009 6.7.2009 11.8.2009 Leila 5 vkoa, Jaana 6 vkoa, Pirjoa ja Eva 4 vkoa PIKI-verkkokirjastoprojekti Verkkosivutosaprojekti 19.1.2009 8.2.2011 19.1.2009 24.9.2010 Ohjausryhmä päätti 14.9.2011, että projekti luovuttaa vastuun Tampereen kaupunginkirjaston verkkosivustosta verkkotoimitukselle ja viestinnälle, kun uusi palvelin on otettu käyttöön. Uusi palvelin saatiin 24.9.2010. Tämän jälkeen nämä vastaavat verkkosivuston kehittämisestä ja ylläpidosta. Määrittelyvaihe 19.1.2009 1.7.2009 19.1.2009 26.8.2009 Nykytilan kartoitus 19.1.2009 16.2.2009 19.1.2009 16.2.2009 Selvitettiin kaupunginkirjaston yleiset taustatiedot ja strategiat, käytiin läpi nykyiset sivut, kotisivujen historia. Käyttäjä- ja kohderyhmien märittely 16.2.2009 1.5.2009 16.2.2009 1.5.2009 Käytiin läpi asiakaskyselyitä, tietoyhteiskuntapalveluiden kurssipalautteet, erilaisia kirjastojen tekemiä asiakaskyselyitä ja tutkimuksia sekä keskusteltiin henkilökunnan kanssa. Näiden perusteella laadittiin käyttäjäryhmät ja laadittiin persoonat sekä niille toimintatarinat. Asiasisällön määrittely 16.3.2009 1.6.2009 16.3.2009 8.6.2009 Nykyisten kotisivujen sisällön läpikäynti yhdessä kaupunginkirjaston henkilökunnan kanssa. Tapaamisia yhteensä 27, joista tiimien kanssa 13 ja toimipisteiden, osastojen ja aluekirjastojen henkilökunnan tapaamisia 14. Tavattiin yhteensä 194 henkilöä. Käyttötilastot, rakenne ja sivupohjat käytiin myös läpi. Resurssien puutteen vuoksi tapaamiset venyivät kesäkuun puolelle. Asiakasvaatimusten määrittely 8.6.2009 1.7.2009 8.6.2009 26.8.2009 Määrittelyvaiheen asioiden kokoaminen ja kotisivujen vaatimusmäärittelyn kirjoittaminen, alustavien suunnitelmien piirtäminen, kommentointi ja puhtaaksikirjoitus. Verkkopalvelu- ja viestintästrategioiden puuttuminen viivästytti osaltaan työtä. Suunnitteluvaihe 3.8.2009 1.12.2010 11.8.2009 1.5.2010
Käyttöliittymäsuunnitelma 3.8.2009 1.10.2009 17.8.2009 9.12.2009 Tarkennettu alustavaa käyttöliittymäsuunnitelmaa elokuussa, Mainostoimistosta saatu visuaalinen suunnitelma, jonka pohjalta Leila tekee sivukoodin ja sivupohjan. Asiakäsikirjoitus 3.9.2009 4.11.2009 3.9.2009 1.12.2009 Valmis Tuotantokäsikirjoitus 1.10.2009 1.12.2010 15.11.2009 5.1.2010 Valmis Testaussuunnitelma 1.10.2009 1.12.2010 1.6.2010 Edettiin alustavan testaussuunnitelman mukaisesti (vaatimusmäärittelyssä) Järjestelmän opettelu 1.12.2009 31.12.2009 1.4.2010 1.5.2010 Järjestelmän saaminen venyi, joten myös sen opettelu venyi. Nuorisopalveluiden kaksi työntekijää opasti yhden kerran 26.4., muuten opettelimme itse. Toteutus- ja testausvaihe 1.1.2010 3.8.2010 1.2.2010 1.1.2010 31.5.2010 1.2.2010 30.7.2010 tekstisisällöt olemassa, viestintäsuunnittelija muokkaa kaikki tekstit saman tyyliseksi. Valokuvia puuttuu. Osatehtävä valmistui kesäkuussa, mutta viesintäsuunnittelija kävi tekstejä läpi vielä heinäkuun viimeisellä viikolla. Toteutus + testaus 1.4.2010 3.8.2010 25.3.2010 3.8.2010 25.3. mainostoimisto lähetti visuaalisen suunnitelman, jonka mukaan sivupohjaa alettiin koodata 29.3., Järjestelmä asennettiin 14.4., jonka jälkeen päästiin asentamaan ja testaamaan sivupohjaa. Sisältöjä alettiin viedä sivuille, kun sivupohja oli valmis. Ylimääräisenä sisältönä päätettiin toteuttaa kirjastolle blogi kirjastolaisten pyynnöstä. Tämä lisäsi osaltaan työtä ja lopputestaukseen jäi vähemmän aikaa. Lopputestaus 26.7.2010 3.8.2010 26.7.2010 3.8.2010 Lopputestauksen aikana alkoi arveluttaa palvelimen hitaus, jonka vuoksi TIO lisäsi palvelimelle virtuaalimuistia toisen kerran 3.8..Ensimäisen kerran muistia lisättiin 27.5. Julkaisu 5.8.2010 Kotisivut julkaistiin 4.8. yhdessä PIKI-betaversion kanssa. Palvelin ei pystynyt suoriutumaan kuormasta ja TIO päätti ottaa sivuston pois käytöstä klo 12. Siirryttiin käyttämään jälkeen vanhoja kotisivuja. 5.8. klo 13 TIOssa tehtiin kokeilu, jossa siirrettiin C5:n tietokanta omalle rautapalvelimelle. Klo 14 pystyttiin aloittamaan palvelimen rasitustestaus, johon värvättiin mahdollisimman moni kirjastolainen. Klo 16 päätettiin laittaa uudet kotisivut julki vanhojen kotisivujen rinnalle ja näin ne jätettiin myös yli viikonlopun. Ma 9.8. vanhat kotisivut poistettiin käytöstä. Uusi tehokkaampi palvelin on asennettiin 24.9. Lopullinen domain kirjasto.tampere.fi asennettiin 3.12., kun se vapautui PIKI-Introlta.
Tiedotus 1.4.2010 30.8.2010 26.3.2010 30.8.2010 Viestintäsuunnittelijan kanssa tehty viestintäsuunnitelma. Kesäkuussa yksi lehdistötiedote, vkolla 31 lehdistötiedote julkaisusta; Leila antoi kaksi radiohaastattelua ja haastattelun Aamulehteen. Koulutus (ylläpitäjille, sisällöntuottajille) 1.5.2010 30.8.2010 1.6.2010 30.8.2010 Koulutettu kesäkuussa neljä internet-ohjaajaa ja tapahtumakoordinaattori sekä viestintäsuunnittelija heinäkuussa. Vuosilomat 1.7.2010 30.7.2010 21.6.2010 26.7.2010 Pirjo, Leila ja Eva 4 vkoa, Jaana 5 vkoa PIKI-osaprojekti 19.1.2009 31.3.2011 19.1.2009 Määrittelyvaihe 19.1.2009 31.12.2009 19.1.2009 31.1.2009 Alustava asiajaottelu 19.1.2009 16.2.2009 19.1.2009 16.2.2009 Tehtiin alustavaa asiajaottelua kahden eri palvelun välillä Nykytilan kartoitus 1.6.2009 1.7.2009 1.6.2009 31.12.2009 Valmis Asiasisällön määrittely Treen KIR kanssa 16.3.2009 1.6.2009 16.3.2009 8.6.2009 ks. Rivi 10, asiasisällön määrittely Asiasisällön määrittely PIKIkirjastojen kanssa, Ideointi loppukäyttäjien kanssa Asiakasvaatimusten määrittely Arena-Järjestelmän opettelu 3.8.2009 30.10.2009 11.8.2009 23.11.2009 Elokuussa suunniteltiin ideointipäiviä. Ensimmäinen ideointipäivä oli 1.9., ja toinen 22.9. Saatiin hyviä ideoita ja osallistujat olivat innostuneita asiasta. Loppukäyttäjien kanssa ideoinnit 12., 16. ja 23.11., Tämä osatehtävä pitkittyi 15.10.2009 31.12.2009 23.11.2009 10.12.2009 Määrittelyvaiheen asioiden kokoaminen ja PIKI-verkkokirjaston sisältöosioiden vaatimusmäärittelyn kirjoittaminen, alustavien suunnitelmien piirtäminen, kommentointi ja puhtaaksikirjoitus. Loppukäyttäjätapaamisten sopiminen siirsi hieman aloitusta, mutta saatiin valmiiksi ajoissa. 1.1.2010 31.1.2010 5.1.2010 31.1.2010 Arenan koulutukset oli tammikuussa, konsultaatiopäivät tällä hetkellä vielä pitämättä, ensimmäinen Axiellista saatava konsultaatiopäivä on 21.4. Tätä ennen Arenasta versiopäivitys. Toinen konsultaatiopäivä oli 14.6. PIKI-betaversio 1.1.2010 1.1.2010 Suunnittelu 1.1.2010 1.6.2010 1.1.2010 6.8.2010 Käyttöliittymäsuunnitelma 1.1.2010 30.3.2010 1.1.2010 30.3.2010 Sivujen navigointia tarkasteltu. Betaversio julkaistiin käyttäen Axiellin valmista pohjaa. Rakenne 1.2.2010 31.3.2010 1.2.2010 23.3.2010 valmis Asiakäsikirjoitus 1.2.2010 31.3.2010 1.2.2010 23.3.2010 valmis Tuotantokäsikirjoitus 1.4.2010 30.4.2010 1.4.2010 30.4.2010 valmis Toteutus- ja testausvaihe 1.5.2010 3.8.2010 15.6.2010 3.8.2010 Toteuttamaan päästiin vasta toisen konsultaatiopäivän jälkeen. 15.4.2010 15.6.2010 15.5.2010 3.8.2010 Hyödynnetty Treen kirjaston kotisivujen tekstejä soveltuvin osin, saatu valokuvia myös. Käytetty apuna myös toimintakertomuksia. Toteutus + testaus 3.5.2010 30.6.2010 15.6.2010 3.8.2010 valmis
Lopputestaus 26.7.2010 3.8.2010 26.7.2010 6.8.2010 valmis Tiedotus PIKI-betaversion julkaisu 1.4.2010 30.8.2010 26.3.2010 6.8.2010 tiedotus beta-versiosta samanaikaisesti kotisivujen julkaisun kanssa kesäkuussa ja julkaisusta tiedotus elokuussa. Lehtihaastattelu Aamulehteen sekä Tamperelehteen. valmis PIKI-sisältöosiot Suunnittelu 1.2.2010 30.10.2010 1.2.2010 30.12.2010 Sisältöosioiden työryhmät (kokoaminen, koulutus, 1.2.2010 30.8.2010 26.1.2010 30.8.2010 Työryhmät saatu nimettyä 15.3. mennessä, verkkokirjoittamiskoulutuspäivät 27.4. ja 11.5. Joka työryhmä kokoontunut kerran 30.8.2010 mennessä. työskentelyvälineet) Käyttöliittymäsuunnitelma 1.8.2010 30.11.2010 9.8.2010 16.11.2010 Palkattu Jaakko Kahala muokkaamaan tekemäänsä PIKI-tunnusta ja samalla suunnittelee logoon sopivan visuaalisen ilmeen verkkokirjastoon. Sopimus 9.8. - 30.11.2010. Axiell tekee teknisen toteutuksen. Suunnitelma valmis 16.11., joka lähetetty Axiellille. Sisältöltöosioiden rakenne 1.8.2010 30.10.2010 2.9.2010 30.12.2010 Sisältöosioiden sivujen rakenne valmis Asiakäsikirjoitus 1.9.2010 15.11.2010 2.9.2010 30.12.2010 Tehty yhdessä rakenteen kanssa sisältöosioiden työryhmien kanssa. Toteutus- ja testausvaihe 15.11.2010 8.2.2011 1.11.2010 31.1.2011 15.11.2010 31.1.2011 Kaikkien osioiden osalta sisältöjen suunnittelu aloitettu. Nyt mietitään, mikä sisältö tulee millekin sivulle ja miten. Toteutus + testaus 1.11.2010 31.1.2011 30.11.2010 3.2.2011 Sisältötyöryhmäläiset kirjoittivat sisältöjä ja lopulliset muotonsa sivut saivat joulutammikuun vaihteessa. Sivut rakennettiin valmiiksi 5 viikossa. Sisältöosioiden testausta tehtiin sisältöjen yhteydessä. Lopputestaus 1.2.2011 7.2.2011 4.2.2011 7.2.2011 Sisältösivuille tehtiin lopputestaus 4. ja 7.2., jolloin sivut käytiin läpi kolmella eri selaimella, lisäksi kirjastojen henkilökunnalta tuli joitakin korjauksia, kun sivut avattiin heille muutamaa päivää aiemmin.
Tiedotus 1.11.2010 28.2.2011 26.3.2010 8.2.2011 Beta-version julkaisun yhteydessä kerrottu jo alustavasti sisältöosioista, Tamperelehden haastattelu annettu, julki 25.9. Marraskuussa kirjastojärjestelmävaihdoksen yhteydessä tiedotettu lehdistölle, että käytössä vain yksi verkkokirjasto. Tehty myös osoitteesta rintanappeja ja kirjanmerkkejä. Helmikuulle kaavailtu isompi mainostuskampanja peruttiin, koska kirjastojärjestelmässä ja verkkokirjastossa oli niin paljon vielä virheitä. Lanseerausta hoitamaan oli palkattu Susanna Ihanus. Tilattu myös Jaakko Kahalalta grafiikkaa erilaisia julisteita ja oheistuotteita varten. (ESR-rahoitus). 8.2.2011 julkaisusta lähetettiin lehdistötiedote, kerrottiin asiasta myös verkkokirjastossa. Lopullinen Julkistus 8.2.2011 8.2.2011 8.2.2011 8.2.2011 Sisältöosiot ja asiointiosiot julkaistiin Projektin lopetusvaihe 1.3.2011 31.3.2011 1.3.2011 31.3.2011 Koulutus Tietotoreilla pidetään keväällä teemakursseja asiakkaille uudesta PIKIverkkokirjastosta. 17.3.2011 oli henkilökunnalle myös verkkokirjoittamiskoulutusta (ESR-rahoitus) sekä järjestelmään artikkelikirjoitustyöpajoja on nyt sovittu 30.3., 1.4., 13.4. ja 14.4. Näitä jatketaan kunnes osallistujia ei enää ole.