Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi 2 Rekisterinpitäjä ProWellness-potilastietojärjestelmä/ SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka Sivulantie 11 43100 SAARIJÄRVI 3 Rekisterin vastuuhenkilö SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka Johtava ylilääkäri Sakari Ritala Puh: 044 459 8523 Sähköposti: sakari.ritala@saarikka.fi 4 Rekisteriasioita hoitavat henkilöt Johtava ylilääkäri Sakari Ritala Saarijärven terveysasema Lääkäri Ilkka Kunnamo Karstulan terveysasema Järjestelmäasiantuntija, Pegasos/ProWellness-vastuupääkäyttäjä Marja Laitinen Saarijärven terveysasema 5 Rekisterin käyttötarkoitus Potilaan tutkimusten ja hoidon suunnittelu ja toteutus Rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointi ja suunnittelu
Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 2/5 6 Rekisterin pitämisen peruste Asiakassuhde Kehittämistoiminta Kansanterveyslaki Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 7 Rekisterin tietosisältö - Asiakkaan henkilötiedot - Asiakkaan hoidon kannalta välttämättömät terveydentilatiedot - Muut hoidon kannalta välttämättömät tiedot 8 Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet Asiakastiedot saadaan asiakkaalta ja väestörekisteristä Järjestelmään tietoja saadaan hoitoyksiköissä syntyvän tiedon perusteella 9 Säännönmukaiset tietojen luovutukset 9 a Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus Potilastietoja voidaan luovuttaa (laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13, muut.653/2000) 1. Potilaan suostumuksella 2. Nimenomaisen lainsäädännön nojalla 3. toimintayksikön/stm:n luvalla tieteellistä tutkimusta varten (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/99) 28 ) Terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastointitarkoituksia varten (laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (556/89) 3, tartuntatautilaki (589/86) 23 a ). Terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ovat tällä hetkellä: Sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen ylläpitämät: hoitoilmoitusrekisteri syntyneiden lasten rekisteri raskauden keskeyttämis- ja steriloimisrekisteri syöpärekisteri epämuodostumarekisteri näkövammarekisteri
Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 3/5 Lääkelaitoksen ylläpitämät: lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri implanttirekisteri huumausaineseurantarekisteri Kansanterveyslaitoksen ylläpitämä: tartuntatautirekisteri rokotusten haittavaikutusrekisteri Muut mahdolliset luovutuksen saajat: jatkohoitotilanteessa potilaan potilasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle Tietojen luovutus toiseen terveydenhuollon yksikköön: potilaan kirjallisella suostumuksella lähetetään tuloste/valokopio kirjattuna kirjeenä suostumus ja kuitti kirjauksesta tulee säilyttää 10 Rekisterin käyttö Potilastiedot on säädetty salassa pidettäväksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan ao. potilaan hoitoon ja siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat. (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13 ). Potilasrekisteritietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn (ATK) avulla; tietokoneella olevia tietoja käytetään Pegasos-potilastietojärjestelmän käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla, ja potilastietojen käyttöä valvotaan. 11 Rekisterin yhdistäminen muihin henkilörekistereihin ProWellness-potilastietojärjestelmän tietokanta yhdistetään Pegasos potilastietojärjestelmän rekisteriin (oma rekisteriseloste). 12 Rekisterin suojaaminen Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä (pääkäyttäjät) koskee vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuden saaminen järjestelmään
Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 4/5 edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Järjestelmä sijaitsee Keski-Suomen sairaanhoitopiirin palvelimella ja sitä käytetään (tietojen tallennus ja pääkäyttäjien tietokantaan pääsy) omilta työasemilta. Järjestelmän palvelin säilytetään lukituissa tiloissa. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Tietojen tallennus perustuu hoitosuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttöoikeudet. Käyttöoikeus on tehtävän mukainen ja sisältää toiminnon mukaiset rajaukset. 13 Henkilörekisterin ja rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen Asiakaskohtaisia tietoja säilytetään ProWellness-potilastietojärjestelmätietokannassa. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan arkistoviranomaisten kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 14 Rekisteröidyn informointi Informointi suoritetaan asiakaspalvelutilanteessa ja avoterveystoimipisteiden ilmoitustauluilla. 15 Tarkastusoikeus Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti terveystoimen työntekijälle tai kirjallisesti. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisena. Pyyntö osoitetaan: hoitavalle lääkärille, hoitoyksikölle tai johtavalle ylilääkärille, joka päättää tietojen luovuttamisesta. Tiedot antaa hoitava lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö; potilaan henkilöllisyys varmistetaan. 16 Tiedon korjaaminen Asiakkaasta kerättyjä tietoja on mahdollista korjata/ täydentää siten, että muutettu tieto siirretään ProWellness-potilastietojärjestelmä -tietokantaan. 17 Rekisterihallinto Rekisterin vastuuhenkilö huolehtii - Rekisteriselosteen laatimisesta
Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 5/5 - Rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä sekä periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja luovutetaan - Rekisterin käytön ylläpidosta - Rekisterin suojaamisesta, arkistoinnista ja hävittämisestä - Rekisterinhoitajan nimeämisestä ja hänen tehtävistään ProWellness-potilastietojärjestelmä-tietokannan vastuuhenkilö on johtava ylilääkäri Sakari Ritala, tietokannan pääkäyttäjänä toimii lisäksi järjestelmäasiantuntija Marja Laitinen. Tietokannan ja ohjelmiston kehittämisestä huolehtii ohjelmiston toimittaja.