Poliisihallitus TIETOSUOJASELOSTE ID-1564553394 1 (12) Yhdistetty rekisteri- ja tietojärjestelmäseloste sekä informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Julkisuuslaki (621/1999) 18 ja 36 Julkisuusasetus (1030/1999) 8 26.5.2016 POL-2016-7250 1. Tietojärjestelmän nimi Schengenin tietojärjestelmän kansallinen järjestelmä 2. Rekisterinpitäjä Poliisihallitus Schengenin tietojärjestelmä on Schengenin tietojärjestelmän säädöspohjassa määritelty toisen sukupolven tietojärjestelmä (SIS II). Schengenin tietojärjestelmän kansallinen järjestelmä on Schengenin tietojärjestelmän säädöspohjassa tarkoitettu N. SIS II -järjestelmä. Schengenin tietojärjestelmän kansallinen järjestelmä muodostuu Schengenin keskustietojärjestelmään yhteydessä olevista ja kuulutusten sisältämien tietojen, sekä niihin liittyvän lisätiedon käsittelyyn käytettävistä kansallisista tietojärjestelmistä, joita voivat olla: 1) Sirene-asiankäsittelyjärjestelmä, jonka välityksellä Sirene-toimisto luovuttaa tietoja Schengenin tietojärjestelmän säädöspohjan mukaisesti ja johon Sirene-toimisto tallettaa tietojenvaihtoon liittyvät lisätiedot ja tiedot tietojenvaihtoon liittyvistä toimenpiteistä. Sirene-asiankäsittelyjärjestelmän mukainen tietojenvaihto ja muu käsittely tapahtuu seuraavissa tietojärjestelmissä: Kansainväliset- ja Sirene-asiat (KASI) -järjestelmä Keskusrikospoliisin Viestiliikennekeskus-operatiivinen SharePointneukkari Projektit-tiedonhallinta-alustalle luotu Viestiliikennekeskus-tietokanta 2) SIS-lokitietokanta, johon rekisteröidään kaikki tietojenvaihto Schengenin tietojärjestelmän kanssa Schengenin tietojärjestelmän säädöspohjan mukaisesti 3) täydellinen tai osittainen kopio Schengenin keskustietojärjestelmän tietokannasta (ei ole otettu Suomessa vielä käyttöön) Postiosoite: Poliisihallitus, PL 22, 00521 Helsinki Käyntiosoite: Asemapäällikönkatu 14, Helsinki Puhelin: 0295 480 181 (vaihde) Sähköposti: kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi 3. Yhteyshenkilöt rekisterinpitoa koskevissa asioissa Poliisihallitus, Esikunta, Rekisterinpidon vastuualue Rekisterinpitopäällikkö Jari Råman Yhteystiedot: Ks. kohta 2. Ylitarkastaja Harri Kukkola Yhteystiedot: Ks. kohta 2. 4. Tietojärjestelmän sijainti (Ylläpito) Poliisihallitus, Poliisin informaatioteknologiakeskus Postiosoite: Poliisihallitus, Poliisin informaatioteknologiakeskus, PL 19, 96301 Rovaniemi Käyntiosoite: Kemijoen itäpuolentie 63, Rovaniemi Sähköposti: kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi
Poliisihallitus 2 (12) 5. Yhteyshenkilöt rekisteriä ylläpitävissä yksiköissä Poliisihallitus, Poliisin informaatioteknologiakeskus järjestelmäasiantuntija Tero Heikkilä Yhteystiedot: Ks. kohta 4. Keskusrikospoliisi, SIRENE-toimisto rikoskomisario Teemu Aittamaa Puhelin: 0295 480 141 (vaihde) 6. Tietojärjestelmän pitämisen peruste 7. Tietojärjestelmän käyttötarkoitus Laki henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa (761/2003) 33 Poliisilaki (872/2011), henkilötietolaki (523/1999), Schengenin tietojärjestelmän säädöspohja Schengenin tietojärjestelmän kansallisen järjestelmän käyttötarkoituksesta ja tietosisällöstä säädetään Schengenin tietojärjestelmän säädöspohjassa. Schengenin tietojärjestelmän säädöspohjalla tarkoitetaan toisen sukupolven Schengenin tietojärjestelmän (SIS II) perustamisesta, toiminnasta ja käytöstä annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EY) N:o 1987/2006, toisen sukupolven Schengenin tietojärjestelmän (SIS II) perustamisesta, toiminnasta ja käytöstä tehtyä neuvoston päätöstä 2007/533/YOS sekä ajoneuvojen rekisteröintitodistusten myöntämisestä vastaavien jäsenvaltioiden yksiköiden pääsyn sallimisesta toisen sukupolven Schengenin tietojärjestelmään (SIS II) annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EY) N:o 1986/2006; Schengenin tietojärjestelmän tavoitteena on asetuksen (EY) N:o 1987/2006 mukaisesti varmistaa jäsenvaltioiden alueella korkea turvallisuustaso Euroopan unionin vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueella, yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitäminen sekä turvallisuuden takaaminen mukaan lukien, ja soveltaa niiden alueella henkilöiden liikkuvuutta koskevia perustamis-sopimuksen kolmannen osan IV osaston määräyksiä kyseisellä järjestelmällä toimitettujen tietojen avulla. Asetuksen (EY) N:o 1987/2006 31 artiklan mukaan jäsenvaltiot voivat käsitellä 20 artiklassa tarkoitettuja tietoja maahantulon tai maassa oleskelun epäämiseksi. Tietoja ei saa käyttää hallinnollisiin tarkoituksiin. Tästä poiketen 27 artiklan 3 kohdassa tarkoitetut viranomaiset voivat kunkin jäsenvaltion lainsäädännön mukaisesti käyttää tämän asetuksen mukaisesti tallennettuja tietoja tehtäviensä suorittamiseksi. Valokuvia ja sormenjälkiä koskevista erityissäännöistä säädetään asetuksen 22 artiklassa. Päätöksen 2007/533/YOS 46 artiklan mukaan jäsenvaltiot voivat käsitellä 20, 26, 32, 34, 36 ja 38 artiklassa säädettyjä tietoja ainoastaan niihin tarkoituksiin, jotka on määritetty kullekin kyseisissä artikloissa tarkoitetulle kuulutusluokalle. Päätöksen 26, 32, 34, 36 ja 38 artiklassa tarkoitettujen kuulutusten sisältämien tietojen käsittelyn muuhun kuin siihen tarkoitukseen, jota varten ne tallennettiin SIS II:een, on liityttävä yksittäiseen tapaukseen ja se on perusteltavissa ainoastaan, mikäli se on välttämätöntä yleistä järjestystä ja turvallisuutta uhkaavan vakavan uhkan torjumiseksi, valtion turvallisuuteen liittyvien vakavien syiden vuoksi tai vakavan rikoksen ehkäisemiseksi. Tietoja ei saa käyttää hallinnollisiin tarkoituksiin. Valokuvia ja sormenjälkiä
Poliisihallitus 3 (12) koskevista erityissäännöistä säädetään päätöksen 22 artiklassa. SIS-lokitietokantaan rekisteröidään kaikki tietojenvaihto Schengenin tietojärjestelmän kanssa Schengenin tietojärjestelmän säädöspohjan mukaisesti hakujen hyväksyttävyyden valvomiseksi, tietojenkäsittelyn lainmukaisuuden valvomiseksi sekä sisäisen valvonnan harjoittamiseksi. Sellaista henkilöä, jonka henkilöllisyyttä on käytetty väärin, koskevia tietoja saadaan käyttää ainoastaan seuraaviin tarkoituksiin: a) jotta toimivaltainen viranomainen pystyy erottamaan henkilön, jonka henkilöllisyyttä on käytetty väärin, kuulutuksessa todellisuudessa tarkoitetusta henkilöstä b) jotta henkilö, jonka henkilöllisyyttä on käytetty väärin, pystyy todistamaan henkilöllisyytensä ja osoittamaan, että hänen henkilöllisyyttään on käytetty väärin. 8. Tietojärjestelmän sisältö ja tietoluokat Schengenin tietojärjestelmän kansallisen järjestelmän käyttötarkoituksesta ja tietosisällöstä säädetään Schengenin tietojärjestelmän säädöspohjassa. Schengenin tietojärjestelmän kansallisen järjestelmän käyttöliittymän kautta käsiteltävät Schengenin tietojärjestelmän tietoluokat ovat seuraavat: Asetus (EY) N:o 1987/2006 Henkilöistä, joista on annettu kuulutus, saadaan tallentaa ainoastaan seuraavat tiedot: a) suku- ja etunimi (-nimet), nimi (nimet) syntymähetkellä ja aikaisemmin käytetyt nimet ja peitenimet, jotka saadaan tallentaa erikseen b) erityiset, muuttumattomat fyysiset erityistuntomerkit c) syntymäaika ja -paikka d) sukupuoli e) valokuvat f) sormenjäljet g) kansalaisuus (kansalaisuudet) h) onko kyseinen henkilö aseistettu, väkivaltainen tai karannut i) kuulutuksen syy j) kuulutuksen antava viranomainen k) viittaus päätökseen, jonka perusteella kuulutus on tehty l) toteutettava toimenpide m) linkki tai linkit muihin kuulutuksiin SIS II:ssa 37 artiklan mukaisesti Kolmansien maiden kansalaisia koskevat kuulutukset maahantulon ja maassa oleskelun epäämiseksi (20 artikla) o Maahantulo- tai oleskelukieltoon määrättyjä kolmansien maiden kansalaisia koskevat tiedot tallennetaan järjestelmään kansallisen kuulutuksen perusteella, joka perustuu toimivaltaisten hallintoviranomaisten tai tuomioistuinten kansallisessa lainsäädännössä määrättyjä menettelytapasääntöjä noudattaen ja yksilöllisen arvioinnin perusteella tekemään päätökseen. o Kuulutus tehdään, kun edellä tarkoitettu päätös perustuu yleiseen turvallisuuteen ja järjestykseen tai kansalliseen turvallisuuteen kohdistuvaan uhkaan, jonka kolmannen maan kansalaisen läsnäolo jäsenvaltion alueella aiheuttaa. Tämä pätee erityisesti, jos on kyse: a) kolmannen maan kansalaisesta, joka on tuomittu jäsenvaltiossa rikoksesta, josta seuraa vähintään vuoden vapa-
Poliisihallitus 4 (12) usrangaistus b) kolmannen maan kansalaisesta, jonka voidaan perustellusti olettaa syyllistyneen vakavaan rikokseen. tai jonka osalta on olemassa selviä viitteitä siitä, että hän aikoo tehdä tällaisen rikoksen jonkin jäsenvaltion alueella. o Kuulutus saadaan tehdä myös silloin, kun edellä tarkoitettu päätös perustuu siihen, että kolmannen maan kansalainen on ollut sellaisen käännytys- tai karkotustoimenpiteen kohteena, jota ei ole kumottu tai keskeytetty ja johon sisältyy tai liittyy maahantulokielto tai tapauksen mukaan oleskelukielto ja joka perustuu kolmannen maan kansalaisen maahantuloon tai oleskeluun liittyvien kansallisten säädösten rikkomiseen. Päätös 2007/533/YOS Henkilöistä, joista on annettu kuulutus, saadaan tallentaa ainoastaan seuraavat tiedot: a) suku- ja etunimi (-nimet), nimi (nimet) syntymähetkellä ja aikaisemmin käytetyt nimet ja peitenimet, jotka saadaan tallentaa erikseen b) erityiset, muuttumattomat fyysiset erityistuntomerkit c) syntymäaika ja -paikka d) sukupuoli e) valokuvat f) sormenjäljet g) kansalaisuus (kansalaisuudet) h) onko kyseinen henkilö aseistettu, väkivaltainen tai karannut i) kuulutuksen syy j) kuulutuksen antava viranomainen k) viittaus päätökseen, jonka perusteella kuulutus on tehty l) toteutettava toimenpide m) linkki tai linkit muihin kuulutuksiin SIS II:ssa 52 artiklan mukaisesti n) rikoksen laji Kuulutukset henkilöistä, joita etsitään kiinniottoa ja eurooppalaisen pidätysmääräyksen tai luovutussopimuksen perustella tapahtuvaa luovuttamista varten (26 artikla) o Jos henkilöä etsitään kiinniottoa ja eurooppalaisen pidätysmääräyksen perusteella tapahtuvaa luovuttamista varten, pidätysmääräyksen antaneen jäsenvaltion on tallennettava SIS II:een kopio alkuperäisestä eurooppalaisesta pidätysmääräyksestä o Jäsenvaltion, joka on tehnyt SIS II:een kuulutuksen kiinniottoa ja eurooppalaisen pidätysmääräyksen perusteella tapahtuvaa luovuttamista varten, on toimitettava puitepäätöksen 2002/584/YOS 8 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut tiedot kaikille jäsenvaltioille lisätietojen vaihdon avulla o Lisätiedot henkilöistä, joita etsitään kiinniottoa ja luovutussopimuksen perusteella tapahtuvaa luovuttamista varten: a) kiinniottopyynnön esittänyt viranomainen b) onko olemassa pidätysmääräystä, oikeusvaikutuksiltaan vastaavaa asiakirjaa tai täytäntöönpanokelpoista tuomiota c) rikoksen laatu ja oikeudellinen luokitus d) kuvaus olosuhteista, joissa rikos on tehty, muun muassa aika, paikka ja kuulutuksen kohteena olevan henkilön osallisuus rikokseen e) mahdollisuuksien mukaan rikoksen seuraa-
Poliisihallitus 5 (12) mukset f) muut kuulutuksen täytäntöönpanon kannalta hyödylliset tai tarvittavat tiedot Kuulutukset kadonneista henkilöistä, jotka on tarpeen sijoittaa turvasäilöön ja/tai joiden olinpaikka on varmistettava (32 artikla) o Tiedot seuraaviin ryhmiin kuuluvista kadonneista henkilöistä saadaan tallentaa: a) kadonneet henkilöt, jotka on tarpeen sijoittaa turvasäilöön heidän suojelemisekseen tai uhkien estämiseksi b) kadonneet henkilöt, joita ei ole tarpeen sijoittaa turvasäilöön Kuulutukset henkilöistä, joita etsitään oikeudelliseen menettelyyn osallistumista varten (34 artikla) o Henkilöiden olinpaikan tai asuinpaikan tiedoksiantamista varten jäsenvaltioiden on toimivaltaisen viranomaisen pyynnöstä tallennettava SIS II:een tiedot: a) todistajista b) henkilöistä, jotka on haastettu tai joita etsitään haastettaviksi rikosprosessissa oikeusviranomaisten eteen vastaamaan teoista, joista heidät on asetettu syytteeseen c) henkilöistä, joille on ilmoitettava rikostuomiosta tai muista asiakirjoista, jotka liittyvät rikosprosessiin, jossa heidän on vastattava teoista, joista heidät on asetettu syytteeseen d) henkilöistä, joille on ilmoitettava vaatimuksesta saapua suorittamaan vapauden menettämistä koskevaa rangaistusta o Pyydetyt tiedot toimitetaan pyynnön esittäneelle jäsenvaltiolle lisätietojen vaihdon avulla Kuulutukset henkilöistä ja esineistä salaista tarkkailua tai erityistarkastuksia varten. Henkilöitä tai ajoneuvoja, veneitä, ilma-aluksia ja kontteja koskevat tiedot tallennetaan järjestelmään kuulutuksen tehneen jäsenvaltion kansallista lainsäädäntöä noudattaen salaista tarkkailua tai erityistarkastusta varten 37 artiklan 4 kohdan mukaisesti (36 artikla) o Tällainen kuulutus saadaan tehdä rikosten selvittämiseksi ja yleisen turvallisuuden uhkien ehkäisemiseksi, mikäli: a) on selviä viitteitä siitä, että kyseinen henkilö suunnittelee tekevänsä tai on tekemässä törkeän rikoksen, kuten puitepäätöksen 2002/584/YOS 2 artiklan 2 kohdassa tarkoitetut rikokset b) yleinen arvio tästä henkilöstä erityisesti hänen aiemmin tekemiensä rikosten perusteella antaa aihetta olettaa, että hän tekisi myös tulevaisuudessa törkeitä rikoksia, kuten puitepäätöksen 2002/584/YOS 2 artiklan 2 kohdassa tarkoitetut rikokset o Kuulutus saadaan lisäksi tehdä kansallisen lainsäädännön mukaisesti valtion turvallisuudesta vastaavien toimivaltaisten viranomaisten pyynnöstä, kun on konkreettisia viitteitä siitä, että 37 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja tietoja tarvitaan kyseisen henkilön aiheuttaman vakavan uhkan tai muiden valtion sisäiseen tai ulkoiseen turvallisuuteen kohdistuvien vakavien uhkien ehkäisemiseen o Ajoneuvoja, veneitä, ilma-aluksia ja kontteja koskevia kuulutuksia voidaan tehdä, jos on selviä viitteitä siitä, että ne liittyvät 2 kohdassa tarkoitettuihin törkeisiin rikoksiin tai 3 kohdassa tarkoitettuihin vakaviin uhkiin o Salaisen tarkkailun tai erityistarkastusten osalta jäljempänä mai-
Poliisihallitus 6 (12) nitut tiedot kerätään kokonaan tai osittain ja toimitetaan kuulutuksen tehneelle viranomaiselle kyseisen maan rajavalvonnan tai muiden, jäsenvaltiossa tehtävien poliisi- ja tullitarkastusten yhteydessä: a) henkilö taikka ajoneuvo, vene, ilma-alus tai kontti josta on tehty kuulutus, on löydetty b) tarkastuksen paikka, aika tai syy c) matkareitti ja matkan päämäärä d) asianomaisten mukana olevat henkilöt tai auton, veneen tai ilma-aluksen matkustajat, joiden voidaan kohtuudella olettaa olevan lähellä asianomaisia henkilöitä e) käytetty ajoneuvo, vene, ilma-alus tai kontti f) kuljetetut tavarat g) olosuhteet, joissa henkilö tai ajoneuvo, vene, ilma-alus tai kontti on löydetty o Edellisessä kohdassa tarkoitetut tiedot on toimitettava lisätietojen vaihdon avulla Kuulutukset esineistä takavarikointia tai rikosprosessin todisteena käyttämistä varten (38 artikla) o Seuraavat helposti tunnistettavat esineluokat ilmoitetaan: a) moottoriajoneuvot, joiden sylinteritilavuus on yli 50 cm3, sekä veneet ja ilma-alukset b) perävaunut, joiden lastiton paino on yli 750 kg, sekä asuntovaunut, teollisuuslaitteistot, ulkolaitamoottorit ja kontit c) ampuma-aseet d) varastetut, kavalletut tai muutoin kadonneet blankoasiakirjat e) myönnetyt henkilöasiakirjat kuten passit, henkilökortit, ajokortit, oleskelulupakortit ja matkustusasiakirjat, jotka on varastettu, kavallettu tai jotka ovat muutoin kadonneet tai jotka on mitätöity f) ajoneuvojen rekisteröintitodistukset ja ajoneuvojen rekisterikilvet, jotka on varastettu, kavallettu tai jotka ovat muutoin kadonneet tai jotka on mitätöity g) setelit (rekisteröidyt setelit) h) arvopaperit ja maksuvälineet kuten sekit, luottokortit, obligaatiot ja osakkeet, jotka on varastettu, kavallettu tai jotka ovat muutoin kadonneet tai jotka on mitätöity o Jos haku osoittaa, että löydetystä esineestä on tehty kuulutus, tämän todennut viranomainen ottaa yhteyttä kuulutuksen tehneeseen viranomaiseen sopiakseen tarvittavista toimenpiteistä. Tässä tarkoituksessa saadaan toimittaa myös henkilötietoja tämän päätöksen mukaisesti o Edellisessä kohdassa tarkoitetut tiedot on ilmoitettava lisätietojen vaihdon avulla Sirene-asiankäsittelyjärjestelmä Sirene-asiankäsittelyjärjestelmään talletetaan Schengenin tietojärjestelmän säädöspohjan mukaiseen tietojenvaihtoon liittyvät lisätiedot ja tiedot tietojenvaihtoon liittyvistä toimenpiteistä SIS-lokitietokanta Lokitietokantaan rekisteröidään kaikki tietojenvaihto Schengenin tietojärjestelmän kanssa Schengenin tietojärjestelmän säädöspohjan mukaisesti Lokitietoihin tallennetaan kuulutusten vaiheet, tietojen siirron päivämäärä ja kellonaika, haun suorittamisessa käytetyt tiedot, siirretyt tiedot sekä toimivaltaisen viranomaisen ja tietojen käsittelystä vastaavan henkilön nimi Lokitiedostoon on kirjattava myös kuulutusten edelleen säilyttämi-
Poliisihallitus 7 (12) seen liittyvä yksilöllinen arviointi, miksi kuulutuksen edelleen säilyttäminen on tarpeen niiden tavoitteiden saavuttamiseksi, joita varten kuulutus tehtiin Toisiaan muistuttavien henkilöiden erottaminen toisistaan Jos uuden kuulutuksen tekemisen yhteydessä ilmenee, että SIS II:ssa on jo henkilötiedoiltaan vastaava eri henkilö, Sirene-toimiston on hyväksyttävä toisen kuulutuksen tekemistä koskeva pyyntö ja lisättävä kuulutukseen tarvittavat tiedot virheellisten tunnistusten välttämiseksi Täydentävät tiedot henkilöllisyyden väärinkäyttämisen varalta Kun kuulutuksessa todellisuudessa tarkoitettu henkilö saatetaan sekoittaa sellaiseen henkilöön, jonka henkilöllisyyttä on käytetty väärin, jäsenvaltion, joka on tehnyt kuulutuksen, on kyseisen henkilön nimenomaisella suostumuksella lisättävä kuulutukseen jälkimmäistä koskevia tietoja, jotta voidaan välttää virheellisten tunnistusten aiheuttamat kielteiset seuraukset Ainoastaan seuraavat henkilötiedot saadaan tallentaa SIS II:een ja niitä saadaan käsitellä SIS II:ssa tämän artiklan soveltamiseksi: a) suku- ja etunimi (-nimet), nimi (nimet) syntymähetkellä ja aikaisemmin käytetyt nimet ja peitenimet, jotka on mahdollisesti tallennettu erikseen b) erityiset, muuttumattomat fyysiset erityistuntomerkit c) syntymäaika ja -paikka d) sukupuoli e) valokuvat f) sormenjäljet g) kansalaisuus (kansalaisuudet) h) henkilöasiakirjan numero (henkilöasiakirjojen numerot) ja myöntämispäivä 9. Tietojärjestelmän säännönmukaiset tietolähteet 10. Tietojärjestelmän tietojen säännönmukainen käyttö ja luovuttaminen Tietoja Schengenin tietojärjestelmään tuottavat poliisi, rajavartiolaitos, Tulli, puolustusvoimat, syyttäjä, Maahanmuuttovirasto, Liikenteen turvallisuusvirasto, ulkoasiainministeriö sekä Suomen edustusto, jos ulkoasiainministeriö on antanut tarvittavan valtuuden viisumin myöntämiseen siellä palvelevalle nimetylle Suomen kansalaiselle (Suomen toimivaltaiset Schengen-viranomaiset) sekä Schengenin sopimukseen liittyneiden muiden valtioiden toimivaltaiset viranomaiset. Poliisin henkilörekisterien tietojen käyttämisestä ja luovuttamisesta säädetään henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain 4 - luvussa ja kansainväliseen poliisiyhteistyöhön liittyvän henkilötietojen käsittelyn erityissäännöksistä henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain 6 - luvussa. Toimivaltaisten Schengen-viranomaisten oikeudesta saada tietoja Schengenin tietojärjestelmästä säädetään Schengenin tietojärjestelmän säädöspohjassa. Poliisi saa luovuttaa salassapitosäännösten estämättä toimivaltaisille Schengen-viranomaisille Schengenin tietojärjestelmän kansallisen järjestelmän tietoja siten kuin siitä säädetään Schengenin tietojärjestelmän säädöspohjassa. Tiedot saa luovuttaa myös teknisen käyttöyhteyden avulla tai tietojoukkona. Toimivaltaiset Schengen-viranomaiset saavat luovuttaa salassapitosään-
Poliisihallitus 8 (12) nösten estämättä Schengen-valtioiden toimivaltaisille viranomaisille sekä Schengenin tietojärjestelmään talletettavaksi Schengenin tietojärjestelmän säädöspohjassa tarkoitettuja tietoja, jotka ovat tarpeen Schengenin tietojärjestelmän säädöspohjassa säädettyihin tarkoituksiin. Schengenin tietojärjestelmän säädöspohjassa tarkoitetut lisätiedot on luovutettava Sirenetoimiston välityksellä. Tiedot saa luovuttaa myös teknisen käyttöyhteyden avulla tai tietojoukkona. 11. Tietojärjestelmän laatu ja suojauksen periaatteet Schengenin tietojärjestelmän kansallinen järjestelmä on poliisin ja muiden toimivaltaisten Schengen-viranomaisten käyttöön tarkoitettu pysyvä automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ylläpidettävä henkilörekisteri, jonka ulkopuolinen käyttö on estetty. Poliisihallinnon tietojärjestelmien käyttäjät kirjautuvat työasemille virkamiehen asiointikortilla siihen liittyvää varmennetta käyttäen. Käyttäjällä on tietojärjestelmiin rekisterinpitäjän ohjeiden mukaan myönnetty henkilökohtainen tekninen käyttöoikeus ja salasana. Käyttöoikeuksia myönnetään vain virkaja työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Kansainväliset- ja Sirene-asiat (KASI) -järjestelmään jokaiselle järjestelmän käyttöön oikeutetulle on luotu käyttäjäprofiili, jolle on edelleen luotu oma käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjätunnukset järjestelmään luovutetaan keskitetysti Hallinnon tietotekniikkakeskuksen (Haltik) kautta. Tiedon edelleen jakamiseen käytetään poliisin käytössä olevaa sähköpostijärjestelmää, järjestelmien välisiä teknisiä yhteyksiä sekä kansainväliseen tiedonvaihtoon käytettäviä kanavia kuten Interpol, SIRENE ja Europol. Järjestelmän paperiarkisto säilytetään Keskusrikospoliisin tiedusteluosaston tiloissa, jonne pääsy on rajattu ja valvottu elektronisesti. Muiden toimivaltaisien Schengen-viranomaisien käyttö- ja näkymäoikeudet tietojärjestelmään on rajattu siten, että heidän henkilöstöllään on pääsy vain toimivaltaansa kuuluviin tietoihin. Schengenin tietojärjestelmän kansallisen järjestelmän käyttöä valvotaan Schengenin tietojärjestelmän säädöspohjassa määriteltyjen periaatteiden mukaisesti. Järjestelmän ja sen tietojen käyttöä ja käyttäjämääriä seurataan mm. käytöstä muodostuvan lokiseurannan avulla käytön lainmukaisuuden seuraamiseksi. Tietojärjestelmien käytön lainmukaisuutta valvotaan myös poliisin laillisuusvalvontaan liittyvien tarkastusten ja muiden laillisuusvalvontaan liittyvien toimenpiteiden yhteydessä. Poliisihallinnon teknisen, hallinnollisen ja organisatorisen tietoturvallisuuden perustana on poliisin tietoturvapolitiikka (2020/2010/4157), jossa määritellään tietojen turvaamisen tavoitteet, vastuut ja toteutuskeinot poliisihallinnossa. Tietoturvapolitiikkaa tarkennetaan erillisissä määräyksissä ja ohjeissa. Schengenin tietojärjestelmän kansallinen järjestelmä ja sen käyttö kuuluvat myös Komission johdolla tehtävien EU-evaluaatiomekanismin mukaisten tarkastusten piiriin.
Poliisihallitus 9 (12) 12. Tietojärjestelmän tietojen säilyttämisaika Henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain 37 :n mukaan Schengenin keskustietojärjestelmän tietokantakopion, Sirene-asiankäsittelyjärjestelmän tietojen sekä SIS-lokitietojen poistamisesta säädetään Schengenin tietojärjestelmän säädöspohjassa. Kuulutusten säilyttämisaika SIS II:een asetuksen (EY) N:o 1987/2006 mukaisesti tallennettuja kuulutuksia henkilöistä säilytetään ainoastaan sen ajan, joka on tarpeen niihin tarkoituksiin, joita varten ne on tallennettu. Kuulutuksen tehneen jäsenvaltion on kolmen vuoden kuluessa kuulutuksen tallentamisesta tarkistettava, onko kuulutuksen säilyttäminen vielä tarpeen. Kuulutuksen tehnyt jäsenvaltio voi tarkistusjakson kuluessa päättää kattavan ja lokitiedostoon tallennettavan yksilöllisen arvioinnin jälkeen säilyttää kuulutuksen pidemmän aikaa, jos säilyttäminen on tarpeen niiden tavoitteiden saavuttamiseksi, joita varten kuulutus tehtiin. Jäsenvaltio voi tarvittaessa säätää lyhyemmästä tarkistusjaksosta kansallisen lainsäädäntönsä mukaisesti. SIS II:een päätöksen 2007/533/YOS mukaisesti tallennettuja henkilöitä koskevia kuulutuksia säilytetään ainoastaan sen ajan, joka on tarpeen niihin tarkoituksiin, joita varten ne on tallennettu. Kuulutuksen tehneen jäsenvaltion on kolmen vuoden kuluessa kuulutuksen tallentamisesta tarkistettava, onko kuulutuksen säilyttäminen vielä tarpeen. Määräaika 36 artiklassa tarkoitettujen henkilöitä koskevien kuulutusten osalta on kuitenkin yksi vuosi. Kuulutuksen tehnyt jäsenvaltio voi tarkistusjakson kuluessa päättää kattavan ja lokitiedostoon tallennettavan yksilöllisen arvioinnin jälkeen säilyttää kuulutuksen pidemmän aikaa, jos säilyttäminen on tarpeen niiden tavoitteiden saavuttamiseksi, joita varten kuulutus tehtiin. SIS II:een päätöksen 2007/533/YOS mukaisesti tallennettuja esineitä koskevia kuulutuksia säilytetään ainoastaan sen ajan, joka on tarpeen niihin tarkoituksiin, joita varten ne on tallennettu. 36 artiklan mukaisesti tallennettuja esineitä koskevia kuulutuksia säilytetään enintään viisi vuotta ja 38 artiklan mukaisesti tallennettuja esineitä koskevia tietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta. Edellä mainittuja kuulutuksia koskevia säilyttämisaikoja saadaan jatkaa, jos se on tarpeen niihin tarkoituksiin nähden, joita varten kuulutus tehtiin. Täydentävät tiedot henkilöllisyyden väärinkäyttämisen varalta on poistettava samanaikaisesti kuin vastaava kuulutus tai henkilön, jonka henkilöllisyyttä on käytetty väärin sitä vaatiessa jo aikaisemmin. Henkilötietoja, joita Sirene-toimistolla on tiedostoissa toteutetun tietojen vaihdon tuloksena, säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on välttämätöntä niiden tavoitteiden saavuttamiseksi, joita varten ne on toimitettu. Ne on joka tapauksessa poistettava viimeistään yhden vuoden kuluttua siitä, kun asianomainen kuulutus on poistettu SIS II:sta. Poistosääntö ei kuitenkaan jäsenvaltion oikeutta säilyttää kansallisissa tiedostoissa tietoja, jotka liittyvät tiettyyn kyseisen jäsenvaltion tekemään kuulutukseen tai kuulutukseen, jonka perusteella sen alueella on toteutettu toimenpiteitä. Siitä, kuinka pitkään kyseisiä tietoja voidaan säilyttää kansallisissa tiedostoissa, säädetään kansallisessa lainsäädännössä.
Poliisihallitus 10 (12) Lokitiedot on hävitettävä aikaisintaan vuoden ja viimeistään kolmen vuoden kuluttua niiden luomisesta. Kuulutusten vaiheet sisältävät lokitiedot on poistettava yhdestä kolmeen vuoden kuluttua kuulutusten poistamisesta. Lokitietoja saadaan kuitenkin säilyttää pidempään, jos niitä tarvitaan jo aloitetuissa valvontamenettelyissä. 13. Tietojen julkisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 :n 1 momentin 4 kohdan mukaan poliisin ja muun esitutkintaviranomaisen rikosten ehkäisemistä tai niiden selvittämistä varten ylläpitämät rekisterit ja rikosten ehkäisemistä koskevat selvitykset ovat salassa pidettäviä. SIS-lokitietokantaan tallennettavia lokitietoja käsitellään salassa pidettävinä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 :n 1 momentin 7 kohdan nojalla tieto- ja viestintäjärjestelmien turvajärjestelyjä koskevina ja niiden toteuttamiseen vaikuttavina tietoina. Schengenin tietojärjestelmän kansallisen järjestelmän tiedot voivat olla salassa pidettäviä myös viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 :n 1 momentin 2, 3, 5, 15 ja 26 kohtien nojalla. 14. Tarkastusoikeus Schengenin tietojärjestelmän säädöspohjan mukaan henkilön oikeus saada tieto SIS II:een tallennetuista itseään koskevista tiedoista määräytyy sen jäsenvaltion lainsäädännön mukaan, jossa kyseinen henkilö vetoaa tähän oikeuteen. Säädöspohjan mukaan tietoja ei saa luovuttaa rekisteröidylle, mikäli se on välttämätöntä kuulutuksessa mainitun oikeudellisen toimenpiteen suorittamiseksi tai muiden henkilöiden oikeuksien tai vapauksien suojaamiseksi. Henkilötietolain 26 :n mukaan jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tarkastusoikeutta ei ole henkilötietolain 27 :n kuitenkaan ole, jos: 1. tiedon antaminen saattaisi vahingoittaa valtion turvallisuutta, puolustusta tai yleistä järjestystä ja turvallisuutta taikka haitata rikosten ehkäisemistä tai selvittämistä; 2. tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille; 3. rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään yksinomaan historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka tilastointia varten; tai 4. rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään valvonta- ja tarkastustehtävissä ja tiedon antamatta jättäminen on välttämätöntä Suomen tai Euroopan unionin tärkeän taloudellisen tai rahoituksellisen edun turvaamiseksi. Henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain 45 :n 1 momentin mukaan rekisteröidyllä itsellään ei ole tarkastusoikeutta: 1. epäiltyjen tietojärjestelmän tietoihin; 2. suojelupoliisin toiminnallisen tietojärjestelmän tietoihin; 3. Schengenin tietojärjestelmän salaista tarkkailua ja erityistarkastuksia koskeviin tietoihin;
Poliisihallitus 11 (12) 4. poliisin henkilörekistereihin sisältyviin henkilöä tai tekoa koskeviin luokitus-, tarkkailu- tai tietolähdetietoihin taikka rikosten sarjoittamiseen ja tekniseen tutkintaan käytettäviin tietoihin; 5. tietoihin, jotka on saatu poliisilain (872/2011) 5 luvun, pakkokeinolain (806/2011) 10 luvun sekä sähköisen viestinnän tietosuojalain (516/2004) 36 :n mukaisia tiedonhankintamenetelmiä käyttäen; 6. henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain 2 :n 3 momentin 11 kohdassa tarkoitettuihin havaintotietoihin. Henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain 45 :n 2 momentin mukaan tietosuojavaltuutettu voi rekisteröidyn pyynnöstä tarkastaa edellä 1 momentissa tarkoitettujen, rekisteröityä koskevien tietojen lainmukaisuuden (välillinen tarkastusoikeus). ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Jokaisella on oikeus pyytää Schengenin yleissopimuksen 115 artiklassa tarkoitettua valvontaviranomaista varmistamaan, että häntä koskevien henkilötietojen kerääminen, tallettaminen, käsittely ja käyttö Schengenin tietojärjestelmän teknisen tuen yksikön ylläpitämässä tiedostossa tapahtuu lainmukaisesti ja oikein. 15. Tarkastusoikeuden käyttöä koskevan pyynnön esittäminen ja toteuttaminen Henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain 44 :n 2 momentin mukaan rekisteröidyn on kuitenkin tarkastusoikeutta ja välillistä tarkastusoikeutta käyttäessään esitettävä tätä tarkoittava pyyntö henkilökohtaisesti poliisilaitoksessa tai rekisterinpitäjän luona ja todistettava henkilöllisyytensä, jos pyyntö on kohdistettu rekistereihin, joista on säädetty henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetussa laissa. Tarkastusoikeuden toteuttamista helpottamaan on suunniteltu erilliset poliisilomakkeet. Lomakkeiden käyttäminen ei ole kuitenkaan ehdoton edellytys tarkastusoikeuden toteuttamiselle, vaan pyyntö voidaan esittää myös muulla asiakirjalla. Pyyntöasiakirjasta on kuitenkin käytävä aina ilmi riittävällä tarkkuudella, mihin poliisin tietojärjestelmään tai muuhun poliisin henkilörekisteriin henkilö haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan. Henkilötietolain 26 :n mukaan rekisterinpitäjä voi periä tarkastusoikeuden käyttämisen välittömistä kustannuksista kohtuullisen korvauksen, mikäli edellisestä tarkastusoikeuden käyttämisestä kyseiseen rekisteriin on vähemmän aikaa kuin yksi vuosi. Sisäministeriön asetuksen poliisin suoritteiden maksullisuudesta vuonna 2016 (1484/2015) mukaan maksun suuruus on 62 euroa. Poliisihallitus on antanut ohjeen 2020/2012/66 rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta poliisissa. Ohjeessa on kuvattu yksityiskohtaisemmin tarkastusoikeuden käyttöön liittyviä menettelytapoja ja muita rekisteröityjen oikeuksiin liittyviä asioita. Ohje on poliisin valtakunnallisessa tietoverkossa (www.poliisi.fi) kaikkien saatavilla. ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Schengenin tietojärjestelmän teknisen tuen yksikön ylläpitämän tiedoston tietoihin kohdistettu varmistuspyyntö on esitettävä tietosuojavaltuutetulle tai poliisilaitokselle. Poliisilaitokselle esitettävä varmistuspyyntö on esitettävä
Poliisihallitus 12 (12) henkilökohtaisesti poliisilaitokselle, ja pyynnön esittäjän on samalla todistettava henkilöllisyytensä. 16. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Schengenin tietojärjestelmän säädöspohjan mukaan jokaisella oikeus saada asiavirheitä sisältävät SIS II:een tallennetut itseään koskevat tiedot oikaistuiksi tai oikeudettomasti tallennetut itseään koskevat tiedot poistettaviksi. Säädöspohjan mukaan henkilölle on ilmoitettava mahdollisimman pian, mihin toimenpiteisiin tietojen oikaisemista tai poistamista koskevan pyynnön johdosta on ryhdytty, ja joka tapauksessa viimeistään kolmen kuukauden kuluessa tietojen oikaisemista tai poistamista koskevasta pyynnöstä tai aikaisemmin, jos kansallisessa lainsäädännössä niin säädetään. Henkilötietolain 29 :n mukaan rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan. Tiedon korjaamista koskeva rekisteröidyn vaatimus on ensi vaiheessa esitettävä rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tämän jälkeen halutessaan tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 17. Tietosuojaselosteiden saatavilla pito Schengen tietojärjestelmän kansallisen järjestelmän tietosuojaseloste pidetään jokaisen saatavilla rekisterinpitäjän toimipaikassa, poliisilaitoksien asiakaspalvelupisteissä sekä sähköisessä muodossa poliisin valtakunnallisessa tietoverkossa (www.poliisi.fi).