SL 33 Rekisteriseloste Henkilörekisteri 15.7.2013 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä 26.9.2013/27.01.2015 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. nimi 2. pitäjä 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 6. tietosisältö 7. Säännönmukaiset tietolähteet 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 10. suojauksen periaatteet 11. Tarkastusoikeus 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 13. Kielto-oikeus 14. Rekisteröidyn informointi 15. Rekisterihallinto 1. nimi Helsingin kaupungin kiinteistöviraston asunto-osaston asunnonvälityksen asukasvalintajärjestelmä 2. pitäjä Asuntolautakunta 3. vastuuhenkilö Osastopäällikkö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Tehtävänimike Apulaisosastopäällikkö Osoite Hämeentie 3, PL 2201 00099 Helsingin kaupunki Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) (09) 310 1671 asuntoas@hel.fi
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 2 (5) 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste Asukasvalinta Helsingin kaupungin omistamiin asuntoihin. Järjestelmän avulla tehdään asukasvalinnat Helsingin kaupungin omistamiin vuokraasuntoihin. Järjestelmään kerätään asukasvalintojen kannalta tarpeelliset tiedot. (henkilötietolaki 8 ).
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 3 (5) 6. tietosisältö Hakijan henkilötiedot; - sukunimi ja etunimet - henkilötunnus - kotikunta - siviilisääty - kansalaisuus - äidinkieli - koulutusaste - nykyinen osoite, postinumero ja -toimipaikka - puhelinnumero - sähköpostiosoite Kanssahakijan tiedot; - sukunimi ja etunimet - henkilötunnus - kotikunta - siviilisääty - kansalaisuus - äidinkieli - koulutusaste - tieto asuuko hakijan kanssa - nykyinen osoite, postinumero ja -toimipaikka - puhelinnumero - sähköpostiosoite - Muiden asumaan tulevien henkilöiden tiedot - tieto raskaustodistuksesta ja lasketusta ajasta Tulot ja varallisuus; - Hakijan, avio- tai avopuolison tai muiden talouteen kuuluvien henkilöiden nykyiset kuukausitulot ennen veroja ( /kk) - tulojen pääasiallinen peruste - jos tulojen peruste työssäkäynti tai opiskelu: työnantaja/oppilaitos ja aloituspäivämäärä - varallisuuden arvo Tiedot nykyisestä asunnosta; - hakee vaihtoa Helsingin kaupungin vuokra-asunnosta toiseen - asukkaiden lukumäärä - huoneistotyyppi - pinta-ala - nykyisen asunnon hallintasuhde - vuokra ( /kk) Asunnontarve; - muuttouhan syy - muutettava viimeistään (päivämäärä) - asunnottomuuden syy ja selvitys nykyisestä asuinpaikasta/häätöpäätöksen peruste - asunnoton alkaen (päivämäärä) 7. Säännönmukaiset tietolähteet Haettavan huoneiston tiedot; - talotyyppi - huoneistotyyppi - vuokran suuruus enintään - välttämättömät varusteet - aluetoiveet Säännönmukaisena tietolähteenä ovat hakijoiden täyttämät sähköiset asuntohakemukset www.stadinasunnot.fi sivuilla tai kaupungin sähköisen e-asioinnin kautta.
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 4 (5) 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Henkilötietoja luovutetaan vuokrasopimuksen allekirjoitusta varten asuntotarjouksen yhteydessä asunnon vuokrauksesta vastaavalle yhtiölle. 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 10. suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto Asiakaskohtaisten tietojen säilytyksessä ja hävittämisessä noudatetaan kiinteistöviraston arkistointisuunnitelman mukaisia säilytysaikoja. Hävittämisessä noudatetaan arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. B. ATK:lla käsiteltävät tiedot käyttäjillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjätunnusta anotaan erillisellä lomakkeella. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus. tiedot ovat käytettävissä asunto-osaston verkkoympäristössä CGI:n palvelimelta, jonne vain asunnonvälityksen asiakaspalvelua, asukasvalintaa ja valvontaa tekevillä virkailijoilla on käyttöoikeus. Tietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat huoneissa ja asiakaspalvelutilassa, joita valvotaan.
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 5 (5) 11. Tarkastusoikeus Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti osastopäällikölle tai hänen määräämälleen henkilölle. Kirjallisen tarkastusoikeuden toteuttamisesta päättää osastopäällikkö. Tarkastusoikeus toteutetaan kahden viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä. Asian käsittelijä tai järjestelmän pääkäyttäjä huolehtii itse huomaamansa virheen korjaamisesta välittömästi. Osastopäällikkö tai järjestelmän pääkäyttäjä päättää tiedon korjaamisesta rekisteröidyn vaatimuksesta. Vaatimus esitetään pääkäyttäjälle, joka vastaa myös tiedon korjaamisesta päätöksen mukaisesti. 13. Kielto-oikeus Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa henkilötietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. 14. Rekisteröidyn informointi Vuokra-asuntotohakemuslomakkeessa on ilmoitettu kirjallisesti siitä, että hakemuksen henkilötiedot rekisteröidään Helsingin kaupungin vuokra-asuntojen hakujärjestelmään. Järjestelmän rekisteriseloste on nähtävissä Helsingin kaupungin www-sivuilla osoitteessa http://www.hel.fi/rekisteriseloste 15. Rekisterihallinto Asuntolautakunta käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Asuntolautakunta on siirtänyt päätösvaltaa rekisterin ylläpidon osalta kiinteistöviraston asuntoosaston osastopäällikölle. Osastopäällikkö päättää: - rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informaation ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tietojen korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta - rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta - rekisterin suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä - rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään toimintoja toteuttavat asunto-osaston palveluksessa olevat henkilöt käyttöoikeuksiensa puitteissa.