RHK Toimittajien ohjaus ja valvonta turvallisuusasioissa 2 SISÄLTÖ 1 YLEISTÄ... 3 2 TURVALLISUUSVAATIMUKSET TOIMITTAJILLE... 4 3 TOIMITTAJIEN TURVALLISUUSOSAAMISEN VARMISTAMINEN... 6 4 TOIMENPITEET ENNEN TÖIDEN ALOITTAMISTA... 7 5 TOIMITTAJAN TYÖN VALVONTAMENETTELYT... 8 5.1 Kokoukset... 8 5.2 Työmaavalvonta... 9 6 SANKTIOT TURVALLISUUSVAATIMUSTEN VASTAISESTA TOIMINNASTA... 10 7 TOIMENPITEET ENNEN TÖIDEN PÄÄTTYMISTÄ... 11 RH
Toimittajien ohjaus ja valvonta turvallisuusasioissa 3 1 YLEISTÄ Tämä turvallisuusohje kuvaa, kuinka Ratahallintokeskus huolehtii radanpitäjän, tilaajan ja rakennuttajan turvallisuustehtävistä toimittajien ohjauksen ja valvonnan osalta. Turvallisuusohje kuvaa kuinka toimittajia koskevat turvallisuusvaatimukset ja -tehtävät määritellään Ratahallintokeskuksessa. Turvallisuusohjeessa kerrotaan myös ne toimenpiteet, joilla varmistetaan toimittajan turvallisuusosaaminen ennen toimeksiannon aloittamista ja kuinka toimeksiannon aikana valvotaan toimittajaa turvallisuusasioissa. Turvallisuusohjeessa määritellään, ketkä vastaavat toimeksiannon eri vaiheissa edellä mainittujen tehtävien toteuttamisesta. Turvallisuusohje on voimassa kaikissa Ratahallintokeskuksen tilaamissa toimeksiannoissa.
Toimittajien ohjaus ja valvonta turvallisuusasioissa 4 2 TURVALLISUUSVAATIMUKSET TOIMITTAJILLE Toimittajia koskevat turvallisuusvaatimukset ja -tehtävät esitetään tarjouspyyntöasiakirjoissa ja kirjataan mukaan sopimukseen. Tarjouspyynnön laatija vastaa siitä, että tarjouspyynnössä on mukana tarvittavat turvallisuusvaatimukset ja toimittajaa koskevat yksilöidyt turvallisuustehtävät. Rakentamisen toimeksiannoissa turvallisuusvaatimukset ja -tehtävät ovat urakkaohjelmassa (UO I ja UO II) kohdassa turvallisuus sekä urakkaohjelman erillisissä liitteissä (menettelyohjeissa ja turvallisuussäännöissä). Kunnossapidon toimeksiannoissa turvallisuusvaatimukset ja -tehtävät ovat urakkaohjelmassa ja/tai muissa sopimusasiakirjoissa. Liikenteenohjauksen toimeksiannoissa turvallisuusvaatimukset ja -tehtävät ovat sopimusasiakirjoissa ja sopimukseen liittyvissä ohjeissa. Rakennuttajakonsultin, suunnittelijan ja isännöitsijän turvallisuustehtävät on määritelty näiden osapuolten kanssa tehdyissä sopimuksissa. Lisäksi suunnittelijalle laaditaan kirjallinen suunnittelutoimeksianto, joka täyttää VNp 629/1994 4 :n 4 momentin mukaiset vaatimukset. Muissa toimeksiannoissa, joiden puitteissa liikutaan rata-alueella tai Ratahallintokeskuksen tiloissa turvallisuusvaatimukset ja -tehtävät annetaan erillisessä turvallisuusohjeessa. Näitä töitä ovat esimerkiksi erilaiset mittaus-, tutkimus- ja kartoitustyöt maastossa. Toimeksiannoissa, jotka eivät kuulu mihinkään edellä mainittuun ryhmiin, toimittajan turvallisuusvaatimukset ja -tehtävät määritellään tapauskohtaisesti. Ratahallintokeskuksen yleiset turvallisuusvaatimukset (turvallisuusohjeet) ovat Ratahallintokeskuksen verkkosivuilla kohdassa Turvallisuusohjeet. Näihin turvallisuusvaatimuksiin viitataan tarvittaessa tarjouspyyntö- ja sopimusasiakirjoissa. Tarjouspyyntö- tai sopimusasiakirjan laatija vastaa siitä, että niissä on tarvittavat viittaukset Ratahallintokeskuksen yleisiin turvallisuusvaatimuksiin (turvallisuusohjeisiin). Turvallisuuspäällikkö vastaa yleisten turvallisuusvaatimusten (turvallisuusohjeiden) ajan tasalla pitämisestä. Jos toimittajan valinta perustuu hinnan lisäksi laatuun, tarjouspyynnön laatija päättää siitä, onko laatukriteerien mukana turvallisuuteen liittyviä tekijöitä. Turvallisuuteen liittyviä laatukriteerejä ovat esimerkiksi yrityksen tapaturmataajuus,
Toimittajien ohjaus ja valvonta turvallisuusasioissa 5 yrityksen työmailla tehtyjen MVR-mittausten taso, henkilöstön turvallisuuspätevyydet ja -koulutus, ennakkoon pyydettävän turvallisuussuunnitelman laatu.
Toimittajien ohjaus ja valvonta turvallisuusasioissa 6 3 TOIMITTAJIEN TURVALLISUUSOSAAMISEN VARMISTAMINEN Kun päätetään siitä, keille yrityksille tarjouspyyntöasiakirjat lähetetään, otetaan huomioon aikaisemmat kokemukset yritysten turvallisuusosaamisesta ja turvallisuustoiminnasta. Tarjouspyynnön valmistelija selvittää, onko yritykselle annettu reklamaatioita, sanktioita tai muita huomautuksia turvallisuuteen liittyen. Samoin selvitetään se, onko yritykselle sattunut aikaisemmin Ratahallintokeskuksen töissä vahinkoja tai vakavia vaaratilanteita junaliikenteelle tai vakavia työtapaturmia ja onnettomuuksia. Yrityksen aikaisemmat laiminlyönnit ja puutteet turvallisuusasioissa voivat olla peruste sille, ettei yritystä oteta mukaan tarjouskilpailuun. Yritystä, joka toistuvasti laiminlyö turvallisuusmääräyksien ja -ohjeiden noudattamisen tai jonka asenne turvallisuuteen on välinpitämätön, ei oteta mukaan tarjouskilpailuun. Tarjouspyynnön lähettäjä vastaa siitä, että tarjouspyynnöt lähetetään yrityksille, joiden turvallisuusosaaminen on katsottu riittäväksi kyseiseen toimeksiantoon. Jos yrityksen turvallisuusosaamisesta ei ole aikaisempaa näyttöä tai kokemusta, selvitetään yrityksen turvallisuusosaamisen taso esimerkiksi auditoinnin tai kyselyn kautta. Selvityksen tekemisestä vastaa turvallisuuspäällikkö. Urakkaneuvotteluissa tai muissa ennen sopimuksen allekirjoittamista pidettävissä neuvotteluissa turvallisuusasiat ovat mukana käsiteltävien asioiden joukossa. Ennen sopimuksen allekirjoittamista varmistetaan, että toimittaja on ymmärtänyt tilaajan turvallisuusvaatimukset ja kykenee huolehtimaan sopimuksen mukaisista turvallisuusvelvoitteista ja -tehtävistä. Sopimuksen laatija (tekijä) vastaa tästä menettelystä.
Toimittajien ohjaus ja valvonta turvallisuusasioissa 7 4 TOIMENPITEET ENNEN TÖIDEN ALOITTAMISTA Toimittajan kanssa pidetään ennen töiden aloittamista turvallisuuden aloituspalaveri, jossa varmistetaan, että toimittajalla on turvallisuusasioiden suhteen valmius aloittaa työt. Tällöin tarkastetaan, että toimittaja on tehnyt vaadittavat suunnitelmat (erityisesti turvallisuussuunnitelman), tehnyt kattavan riskinarvioinnin, varmistanut henkilöstönsä pätevyyden ja osaamisen (mukaan lukien alihankkijat), huolehtinut perehdyttämisestä, huolehtinut henkilönsuojauksesta (valinnut tarvittavat henkilönsuojaimet), varmistanut kaluston turvallisuuden (tarkastukset), hakenut tarvittavat luvat, tehnyt tarvittavat ilmoitukset (kuten ennakkoilmoitus työsuojelupiiriin), ottanut tarvittavat vakuutukset. Turvallisuuden aloituspalaverissa toimittajan edustajat perehdytetään työkohteisiin ja niiden olosuhteisiin sekä Ratahallintokeskuksen turvallisuuskäytäntöihin. Perehdyttämisessä kiinnitetään huomiota myös toimeksiantoon liittyviin riskeihin. Perehdyttäminen kirjataan palaverista laadittuun muistioon/ pöytäkirjaan. Turvallisuuden aloituspalaverissa käydään läpi toimittajan laatima turvallisuussuunnitelma ja riskienarviointi (vähintään riskiraportti). Ratahallintokeskus ei hyväksy tai tarkasta toimittajan turvallisuussuunnitelmaa. Toimittaja vastaa turvallisuussuunnitelman sisällöstä. Ratahallintokeskus voi kuitenkin antaa turvallisuussuunnitelmaa koskevia lisävaatimuksia ja parannusehdotuksia, jotka on toteutettava ennen töiden aloittamista. Kun toimittaja on tehnyt turvallisuussuunnitelmaan Ratahallintokeskuksen vaatimat muutokset ja täydennykset, turvallisuuden aloituspalaverin tai muun kokouksen muistioon/pöytäkirjaan kirjataan, että Ratahallintokeskuksen edustaja on käynyt läpi yhdessä toimittajan kanssa turvallisuussuunnitelman ja edellytykset töiden aloittamiseen tältä osin ovat kunnossa. Turvallisuuden aloituspalaveri voi olla osa jotain muuta kokousta, rakennushankkeissa esimerkiksi osa alkutarkastusta. Ratahallintokeskuksen edustaja pitää turvallisuuden aloituspalaverin (sopimusvastaava tai projektipäällikkö) tai tämän nimeämä valvoja.
Toimittajien ohjaus ja valvonta turvallisuusasioissa 8 5 TOIMITTAJAN TYÖN VALVONTAMENETTELYT 5.1 Kokoukset Turvallisuusasiat ovat mukana toimittajien kanssa pidettävissä valvonta- ja seurantakokouksissa. Jokaisessa toimittajan kanssa pidettävässä kokouksessa tai palaverissa asialistalla on aina kohta Turvallisuus ja riskienhallinta. Kokouksen yhteyteen pyritään liittämään työmaalla tai työkohteessa tapahtuva kierros (katselmus), jonka aikana havaitut puutteet, virheet tai muut poikkeamat käsitellään kokouksen aikana. Turvallisuus ja riskienhallinta -kohdassa käsitellään esimerkiksi seuraavia asioita: turvallisuussuunnitelman päivittäminen, muut turvallisuuteen liittyvät suunnitelmat ja järjestelyt, turvallisuusseuranta ja sen tulokset: tarkastukset, turvallisuuskierrokset, rakennushankkeissa MVR-mittaukset. turvallisuuspoikkeamat: junaliikenteelle sattuneet vahingot, vaaratilanteet ja muut häiriöt, työtapaturmat ja merkittävät vaaratilanteet, vahingot ja vaaratilanteet muille osapuolille, materiaali- ja kalustovahingot, turvallisuusmääräysten tai RHK:n turvallisuusvaatimusten vastainen toiminta (mahdolliset sanktiot tai selvityspyynnöt). tapaturmataajuus, riskiraportit, tehdyt riskienarvioinnit ja niiden päivitys (riskipäiväkirja), tulevat vaativat työt tai työvaiheet turvallisuuden kannalta, töiden ja työvaiheiden yhteensovittaminen turvallisuuden kannalta, järjestelyt junaliikenteen kannalta, töiden ja junaliikenteen yhteensovittaminen, työmaahan perehdyttäminen, työntekijöiden pätevyydet, kulunvalvonta (henkilön tunniste, henkilöluettelot), henkilönsuojainten käyttö, vaarallisten aineiden käyttö (kemikaaliluettelo), tilaajaan turvallisuuteen liittyvien asiakirjojen päivitystarve, palaute turvallisuustoiminnasta (myös positiivinen palaute). Rakentamisessa keskeiset kokoukset ovat työmaakokoukset ja viikkopalaverit. Suurissa hankkeissa pidetään erikseen myös hanke- ja seurantaryhmän kokouksia. Kunnossapidossa keskeiset kokoukset ovat kunnossapitäjien kanssa kuukausittain pidettävät seurantakokoukset ja sopimuskatselmukset.
Toimittajien ohjaus ja valvonta turvallisuusasioissa 9 Kunnossapidossa työmaavalvontaan kuuluvat myös rataverkon kunnon katselmukset ja radan osajärjestelmien katselmukset. Näistä laaditaan aina pöytäkirja. Muissa hankkeissa tai projekteissa määritellään ne kokoukset ja palaverit, joissa turvallisuusasiat ovat mukana. Tämän tekee Ratahallintokeskuksen edustaja. 5.2 Työmaavalvonta Turvallisuusasiat ovat osa toimittajan työn valvontaa. Ratahallintokeskuksen edustaja puuttuu aina turvallisuusmääräysten tai sopimuksessa esitettyjen turvallisuusvaatimusten vastaiseen toimintaan. Samoin puututaan junaliikenteen, työntekijöiden tai ulkopuolisten henkilöiden kannalta vaaralliseen toimintaan. Työmaavalvonnan havainnot kirjataan työmaapäiväkirjaan tai niistä laaditaan erillinen kirjallinen raportti. Työmaavalvonnassa havaitut turvallisuuspoikkeamat käsitellään toimittajan kanssa. Työmaavalvonnan järjestämisestä vastaa Ratahallintokeskuksen edustaja (projektipäällikkö, hankevastaava). Tarvittaessa vaarallinen työ keskeytetään. Keskeyttämisestä informoidaan välittömästi turvallisuuspäällikköä. Työtä voidaan jatkaa vain turvallisuuspäällikön luvalla. Ratahallintokeskuksen edustajat (oma henkilöstö ja valvojat), jotka tekevät työmaavalvontaa, määritellään sopimusasiakirjoissa. Työmaavalvontaan kuuluvat tilaajan turvallisuuskierrokset. Turvallisuuskierroksesta laaditaan aina raportti, jonka allekirjoittavat turvallisuuspäällikkö/yksikön päällikkö/osastonjohtaja ja Ratahallintokeskuksen edustaja toimeksiannossa (sopimusvastaava tai projektipäällikkö). Turvallisuuskierroksiin voidaan kutsua myös turvallisuusviranomaisten edustajat (kuten edustajat työsuojelupiiristä tai Rautatievirastosta).
Toimittajien ohjaus ja valvonta turvallisuusasioissa 10 6 SANKTIOT TURVALLISUUSVAATIMUSTEN VASTAISESTA TOIMINNASTA Turvallisuusvaatimusten vastainen toiminta on sanktioitu. Sanktiomenettelyt on kuvattu tarjouspyyntö- ja sopimusasiakirjoissa. RHK ilmoittaa turvallisuusmääräysten vastaisesta toiminasta myös ao. turvallisuusmääräystä valvovalle viranomaiselle, kuten työturvallisuusasioissa työsuojelupiiriin, sähköturvallisuusasioissa Tukesiin, junaturvallisuusasioissa Rautatievirastoon, tieliikenneasioissa tienpitäjälle, kuten yleisten teiden osalta Tiehallintoon, yleisen turvallisuuden asioissa poliisille tai pelastusviranomaisille. Jos yrityksen toiminnassa havaitaan toistuvasti turvallisuutta heikentäviä puutteita tai turvallisuusmääräysten vastaista toimintaa, voidaan yrityksen turvallisuustoiminta auditoida RHK:n toimesta tai yrityksen johto kutsutaan turvallisuuskeskusteluun. Päätöksen näistä toimenpiteistä tekee turvallisuuspäällikkö.
Toimittajien ohjaus ja valvonta turvallisuusasioissa 11 7 TOIMENPITEET ENNEN TÖIDEN PÄÄTTYMISTÄ Toimittajan kanssa käydään ennen töiden päättymistä turvallisuuden päätöspalaveri, joka voi olla osa jotain muuta kokousta, kuten rakennushankkeessa loppukokous. Turvallisuuden päätöspalaverissa käydään läpi turvallisuuspoikkeamat, toimittajalle työn aikana annetut turvallisuuteen liittyneet reklamaatiot ja muut huomautukset. Samalla varmistetaan, että kaikki mahdollisesti myöhempää toimintaa ja junaliikennettä vaarantavat poikkeamat, puutteet ja virheet on korjattu. Päätöspalaverissa arvioidaan myös toimittajan yleistä kykyä suoriutua kyseisen hankkeen turvallisuusvaatimuksista. Samalla voidaan arvioida myös toimittajan turvallisuusjohtamisen tasoa. Tätä arviota hyödynnetään seuraavien toimeksiantojen valmistelun yhteydessä mm. toimittajien (tarjoajien) valinnassa, joille lähetetään tarjouspyyntö. Ratahallintokeskuksen edustaja (kuten sopimusvastaava tai projektipäällikkö) pitää päätöspalaverin. Turvallisuuden päätöspalaverista laaditaan pöytäkirja, jonka allekirjoittaa Ratahallintokeskuksen edustaja (kuten sopimusvastaava tai projektipäällikkö). Kopio pöytäkirjasta toimitetaan turvallisuuspäällikölle. Pöytäkirjan liitteeksi laitetaan yhteenveto toimeksiannon aikana sattuneista turvallisuuspoikkeamista sekä toimittajan tapaturmataajuustiedot. Rakennushankkeessa pöytäkirjan liitteenä on myös tieto MVR-mittausten tasosta urakan aikana (taulukko, kaavio). Kunnossapidossa vastaava menettely hoidetaan vuosikokouksissa ja sopimuksen päättyessä päätöspalaverissa. Liikenteenohjauksessa käydään turvallisuusasiat läpi vuosittain liikenteenohjausta harjoittavan yrityksen kanssa.