multiprimus rekisteriseloste Keravan kaupunki Kasvatus- ja opetusvirasto

multiprimus rekisteriseloste Keravan kaupunki Kasvatus- ja opetusvirasto Päivitetty 8.5.2014 Kerava

1 REKISTERISELOSTE multiprimus (Keravan kaikkien yleissivistävien koulujen opetushallinnon rekisteri) Sisällys 1. REKISTERIN NIMI... 2 2. REKISTERINPITÄJÄ... 2 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ JA PÄÄKÄYTTÄJÄT... 2 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT... 2 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS... 2 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE... 2 7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ... 3 8. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET... 4 9. SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET... 4 10. REKISTERIN KÄYTTÖ... 5 11. REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN... 5 12. REKISTERIN SUOJAAMINEN... 5 13. HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN... 6 14. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI... 6 15. TARKASTUSOIKEUS... 7 16. TIEDON KORJAAMINEN... 7 17. KIELTO-OIKEUS... 8 18. REKISTERIHALLINTO... 8 19. SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS... 8

2 1. REKISTERIN NIMI multiprimus sisältäen KURRE-osion sisältäen WILMA internetliittymän 2. REKISTERINPITÄJÄ Rekisterin pitäjä on kasvatus- ja opetusvirasto. Kauppakaari 1 B, PL 123, 04201 Kerava, puh. (09) 29 491. 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ JA PÄÄKÄYTTÄJÄT Rekisterin vastuuhenkilöt ovat perusopetuspäällikkö Pia Aaltonen ja hallintosihteeri Noora Ahti. Pääkäyttäjät ovat Minna Laakso, Tuovi Rainio ja Elisa Vuorenmaa Kauppakaari 1 B, PL 123, 04201 Kerava, puh. (09) 29 491 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT Järjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä huolehtivat multiprimus pääkäyttäjät. Koulujen hallinnon henkilöt. Virastossa toimivat hallinnon henkilöt. 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Koulukohtainen oppilaiden ja opiskelijoiden koulunkäynnin, opetusjärjestelyiden ja oppimistulosten hallinta ja valvonta. Opetusjärjestelyihin luokitellaan myös kolmiportaiseen tukeen liittyvät pedagogiset asiakirjat ja erilaiset opetusta koskevat päätökset ja perusopetuslain mukaiseen iltapäivätoimintaan osallistuminen. Koulun ja oppilaiden työjärjestysten ja kurssitarjottimen tekeminen KURRE osiolla. Koulun ja kodin yhteistyön hallinta WILMA -internetliittymää varten. Tietojen siirto valtionhallinnon tarpeisiin (Yhteishaku, YTL, Tilastokeskus) ja iltapäivätoiminnan ja kurssien laskutuspyyntöjen tekeminen vaativat oppilaskohtaisten tietojen kirjaamista. 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE Perusopetuslaki 21.8.1998/628 (Luku 2 4) ja Lukiolaki 21.8.1998/629. Huoltajien henkilötunnuksen käsittely saatavan perintä (henkilötietolaki 13 2 mom.).

3 7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Oppilaan perus- ja yhteystiedot (hetu, nimi, osoite, puhelinnumerot, Wilma-tunnukset ym.) Oppilaan huoltajien nimi- ja yhteystiedot, Wilma-tunnukset. Opetustoimen järjestämään iltapäivätoimintaan osallistuvan lapsen maksajasta yksilöintitiedot laskutuspyyntöjen tekemiseksi (hetu). Oppilaan ja huoltajan osoitetiedot eivät ole rekisterissä, mikäli oppilaalla on turvakielto. Oppilasta koskevat päätökset (koulukuljetus, erityisopetus, ym.). Oppilaan lähikoulutieto ja kouluun ilmoittautumistieto. Koulunkäyntiin liittyvät tiedot (mm. koulu, luokka, vuosiaste). Oppilaan rooliin liittyvät tiedot (mm. aineopiskelija, peruskoulun oppilas, lukiotutkinnon suorittaja, kaksoistutkinnon suorittaja). Oppilaan opetussuunnitelma oppiaineineen, kursseineen, kurssivalintoineen ja arvosanoineen. Opetukseen liittyvät tiedot (mm. opetusmuoto, S2-opetus, kieliohjelma, katsomusaine). Oppilaan tukeen liittyvät pedagogiset asiakirjat (yleinen tuki, tehostettu tuki, erityinen tuki) Maahanmuuttoon liittyvät tiedot (Suomeentulopäivä). Todistuksiin ja aine-/kurssiarvosteluihin liittyvät tiedot. Oppilaiden tuntimerkinnät mm. poissaolot. Perusopetuslain mukaiseen iltapäivätoimintaan liittyvät päätös- ja osallistumistiedot. Lukiossa laskutuspyyntöjen tekemiseksi aineopintoja suorittavien kurssisuorituksista sekä ylioppilastutkinnon laskutusta varten (hetu). Opettajien perus- ja yhteystiedot. (mm. hetu, nimi, osoite, puhelinnumerot, Wilmatunnukset ja oikeudet). Koulun kasvatus- ja opetusviraston alaisen henkilökunnan ja muut kouluilla työskentelevät henkilöt mm. siivoojat, keittiohenkilökunta, terveydenhoitajat tiedot (mm. hetu, nimi, osoite, puhelinnumerot, Wilma-tunnukset ja oikeudet) Kouluun liittyvät perus- ja tilatiedot (mm. koulun virallinen numero, osoite, rehtorin nimi, puhelinnumerot sekä lukuvuoteen, sen jaksotukseen ja Wilma-oikeuksiin liittyvät tiedot. Koulun opetukseen liittyvät tiedot (koulun opetussuunnitelma). Koulun kurssitarjotin ja/tai työjärjestys eri ryhmille sekä multiprimuksella että KURREosiolla tehdyt. Yhteishakuun (Opintopolku) lähetettävien tietojen hallinta siirtotiedostojen tekemiseksi. Ylioppilastutkintolautakunnalle lähetettävien kirjoittajien, kirjoitusaineiden ja suoritusten hallinta siirtotiedostojen tekemiseksi. Tilastokeskukseen menevien tietojen hallinta siirtotiedostojen tekemiseksi. Internet-liittymän (Wilma) avulla voidaan kirjata/nähdä mm. kurssivalintoja, työjärjestyksiä, oppilaiden arvosanoja ja poissaoloja. Liittymää käytetään myös kodin ja koulun yhteistyössä mm. tiedottamisessa ja viestinnässä. Myös lukion vuotuinen lukuvuosisuunnitelma on huoltajien nähtävissä. Uusien oppivelvollisten ilmoittautuminen lähikouluun, iltapäivä-

toiminnan haku, koulukuljetusten haku ja seitsemäsluokkalaisten haku yläkouluun tapahtuu liittymän kautta. Aikuisten lukiokoulutuksen sähköinen ilmoittautuminen opiskelijaksi ja kursseille tapahtuu liittymän kautta. multiprimukseen liittyvän ohjelmaosion KURRE avulla koulu voi tehdä koko koulua koskevan työjärjestyksen ja oppilaskohtaisen lukujärjestyksen sekä lukioissa kurssitarjottimen. Nämä näkyvät Wilma internet-liittymän kautta huoltajille ja oppilaille/opiskelijoille. Osiosta on lisäksi siirrettävissä aina ajankohtaiset kurssipäiväkirjat, johon opettajat voivat tehdä tuntimerkinnät ja kirjata oppilaan saamat arvosanat. Nämä ovat huoltajien ja oppilaiden nähtävissä Wilma liittymän kautta. Wilma-liittymän kautta tuotetaan koulun lukuvuosisuunnitelma. 4 8. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Primuksen huoltaja- ja oppilasrekisteriin tuodaan tietoja väestötietojärjestelmistä (VTJ, Facta). Koulu voi tulostaa oppilaan perustiedot rekisterin sisältämistä tiedoista huoltajien tai täysiikäisten opiskelijoiden tarkastettaviksi ja korjattavaksi. (Julkisuuslaki, Henkilötietolaki). Muista kunnista tulevien oppilaiden tiedot syötetään koulun kirjaamana huoltajien tai täysiikäisten opiskelijoiden täyttämästä perustietoilmoituksesta. Lukio voi vastaanottaa yhteishausta Opintopolku-järjestelmän kautta heille valittujen opiskelijoiden tiedot ja ylioppilaskirjoitusten tulokset. 9. SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET Opetushallituksen yhteishakuun peruskoulut lähetettävät tiedot Opintopolku-järjestelmän kautta tammikuussa lähetetään yhteishakuun osallistuvien peruskoulun päättötodistuksen ja lisäopetuksen suorittavien osalta henkilötiedot toukokuussa lähetetään niiden oppilaiden osalta, jotka saavat opintonsa päätökseen arvosanatiedot OPH:n määrittelemistä oppiaineista. Ylioppilaslautakunnalle lukio lähettää joulukuussa kevään kirjoituksiin osallistuvien tiedot ja kirjoitusaineet helmikuussa heidän suorittamiensa opintoviikkojen määrät kirjoitusaineista kesäkuussa syksyn kirjoituksiin osallistuvien tiedot, kirjoitusaineet ja niistä suoritettujen opintoviikkojen määrät Tilastokeskukselle lähetetään järjestäjä- ja oppilaitostason oppilaat ja opiskelijat - tiedonkeruu vuosittain joka sisältää: koulutuksen ja opetuksen järjestäjätason tiedot oppilaitostason oppilaat ja opiskelijat o perusopetuksessa 20.9.opiskelevien tiedot läsnäolotietoineen (syyskussa) o perusopetuksen lisäopetuksessa 20.9. opiskelevien tiedot läsnäolotietoineen (syyskuussa)

5 Tämän lisäksi Tilastokeskus kerää lukiokoulutuksen opiskelijoista henkilöpohjaiset tiedot valtionosuustietojen ja tilastotietojen keruun yhteydessä o lukiotutkintoa 20.9 ja 20.1. suorittavien tiedot läsnäolotietoineen (tammikuussa ja syyskuussa) Kaupungin hallinnon sisällä Kasvatus- ja opetusviraston perusopetusosaston hallinto siirtää itse järjestämänsä koululaisten aamu- ja iltapäivätoiminnan laskutuksessa kerääntyvät laskutuspyyntötiedot Keravan kaupungin ProE -laskutusjärjestelmään. Tiedonsiirrossa siirtyy maksajaksi ilmoitetun huoltajan henkilötunnus laskutusjärjestelmään (Taitoa). Sähköisenä tiedonsiirtona Primuksen opiskelijarekisteristä tiedot Aura- järjestelmään (oppilashuollon tietojärjestelmä). Aura on järjestelmänä nk. siilo, eikä siitä ole liittymiä muualle. Aura ei myöskään tuo mitään tietoa takaisin Primukseen. 10. REKISTERIN KÄYTTÖ multiprimusta käytetään kohdissa 5 ja 6 selvitettyjen tehtävien hoitamiseksi. 11. REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN AD- käyttäjien hallinta (työasemien käyttäjätunnukset). Primus AD hakee Primuksesta joka yö opiskelijoiden ja henkilökunnan/opettajien Wilmatunnukset joista luodaan opetusverkon käyttäjätunnukset. Primukseen tuodaan tietoja väestörekisteristä Primuksen huoltaja ja oppilarekisteriin. 12. REKISTERIN SUOJAAMINEN Osa rekisterin tiedoista on salassa pidettäviä. Salassa pidettäviä ovat viranomaisten julkisuudesta annetun lain 24 :n (23-25, 30-32) mukaan muun muassa kaikki oppilashuoltoa, terveydentilaa, turvakieltoa, yksityiselämää ja varallisuutta koskevat tiedot. Jokainen työntekijä voi käsitellä/on oikeus käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän välittömästi tarvitsee työtehtävissään. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. A. Manuaaliset aineistot Manuaalisia asiakirjoja säilytetään kouluilla lukituissa työpisteissä ja lukituissa kaapeissa. B. Tietojärjestelmään tallennetut tiedot Rekisteri sijaitsee palvelimella, joka on CGI:n lukituissa tiloissa. Ohjelman tuottajan kanssa tehdyn sopimuksen mukaan heillä on ohjelmistojen ja alustan päivittämisoikeus kyseisille palvelimille ja ohjelmistoille, jotta palvelinympäristön toimivuus voidaan taata.

Jokainen koulun multiprimus - käyttäjä näkee vain oman koulunsa tiedot ja vain kaupungin hallinnon verkosta voi saada yhteyden rekisteriin. Jokainen käyttöoikeuden saaja liitetään oikeisiin käyttäjäoikeusryhmiin työtehtävien edellyttämällä tavalla. Vain koulun hallinnolla saa olla oikeudet multiprimukseen ja Wilma - liittymän kautta kaikkien opiskelijoiden tietoihin. Rekisterin käyttöoikeusryhmiä hallinnoi kunkin osaston osastopäällikkö omilla määräyksillään. Käytännön työn tekevät pääkäyttäjät. Muilla koulun opetusta antavilla työntekijöillä on oikeudet internet-liittymän (Wilma) kautta opettamiensa oppilaiden tietoihin. Rehtori tekee määritykset työtehtävien mukaan. Huoltajien ja oppilaiden Wilma -oikeudet on määritelty ohjelmaan sisäisesti. Viraston määritellyillä henkilöillä ja lautakunnan jäsenillä on pääsy Wilma-liittymän kautta koulujen lukuvuosisuunnitelmiin opetusjärjestelyjen tarkistamiseksi ja hyväksymiseksi. Vain viraston ilmoittamilla vastuuhenkilöillä on multiprimuksessa kaikkien koulujen tietoihin täydet oikeudet ohjelman toiminnan tarkastamiseksi, tietojen oikeellisuuden tarkastamiseksi, korjaamiseksi ja koulujen opastamiseksi. Iltapäivätoiminnan maksujen, kurssimaksujen ja ylioppilastutkintomaksujen laskutus tehdään kouluilla koulun henkilökunnan toimesta ja aineistojen muodostukset tekee viraston vastuuhenkilö. Viraston vastuuhenkilö näkee kaikkien koulujen opiskelijarekisterin ja laskutusrekisterin tiedot. Tietokoneet koululla, joilla järjestelmää käytetään, on liitetty hallinnon verkkoon ja sijaitsevat huoneissa, joihin on pääsy ulkopuolelta vain kulunvalvonnan kautta tai avaimilla. Ovet pidetään lukittuina kun paikalla ei ole henkilökuntaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Koko tietokannasta otetaan automaattinen varmistus joka yö. Yksittäisten virhetilanteiden osalta käytetään mahdollisuuksien mukaan tietojen palautusta sovelluksessa olevan toiminnon kautta. CGI:n kanssa sovittu tietokantojen varmuuskopiointi tehdään kerran vuorokaudessa. 6 13. HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä kaupungin arkistointisuunnitelmaa. 14. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI Linkki Keravan kaupungin rekisteriselosteiden sivulle on nähtävissä huoltajien ja oppilaiden Wilma internet-liittymässä.

7 Rekisteristä tiedotetaan oppilaiden huoltajille ja oppilaille kasvatus- ja opetusviraston internet-sivuilla. 15. TARKASTUSOIKEUS Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (HetiL 26 ). Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti tarkastusoikeuden toteuttamisesta vastaavalle henkilölle (HetiL 28 ). Alaikäisen oppilaan tarkastusoikeutta voi käyttää hänen virallinen huoltajansa. Viisitoista vuotta täyttäneellä alaikäisellä on huoltajan ohella rinnakkainen tarkastusoikeus. Tarkastusoikeutta käyttävä henkilö tulee tunnistaa yksiselitteisesti. Tarkastusoikeuden toteuttamisesta ja tietojen luovuttamisesta päättää koulun rehtori. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisesti. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna (henkilötietolaki 26 2 mom.). Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille (HetiL 27 ). Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus (HetiL 28 ). Todistuksessa on mainittava syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen rekisteröidyn tarkastusoikeuden toteuttamisesta. 16. TIEDON KORJAAMINEN Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan (HetiL 29 ). Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista. Tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Mikäli on kyseessä henkilötietoihin liittyvä oikaisu, tieto varmistetaan kasvatus- ja opetusvirastosta henkilöltä (jonka toimesta tiedot tarkistetaan väestörekisteristä) tai oikaisijan on esitettävä oikeuden antama päätös oikaistavasta asiasta (rajoitut huoltajan oikeudet). Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi (katso kohta 15).

8 17. KIELTO-OIKEUS Rekisteristä luovutetaan tietoa vain opetuksellisiin ja opinto-ohjauksellisiin tarkoituksiin. Rekisteristä ei luovuteta tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten (henkilötietolaki 30 ). 18. REKISTERIHALLINTO Kasvatus- ja opetusvirasto vastaa opetushallintoa koskevan rekisterin rekisteriselosteen laatimisesta rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisen periaatteista, rekisteröidyn informoinnin ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tietojen korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta Yhteistyössä palveluntarjoajan ja kaupungin arkistotoimien kanssa o rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta o rekisterin suojaamisesta sekä tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä 19. SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS Sisäiset koulujen käyttöohjeet on saatavissa kaupungin internetsivuilta. Henkilöstön koulutus suunnitellaan erikseen huomioiden erilaiset kouluasteet ja toiminnot.