OIKEUSMINISTERIÖ OHJE PL 1, 00131 HELSINKI Puhelin (09) 18 251 7.3.1997 876/36/97 OM OHJEKOKOELMA 1 ULOSOTTOMIEHELLE LUOVUTETTAVIEN SALASSA PIDETTÄVIEN TIETOJEN PYYTÄMINEN, SÄILYTTÄMINEN JA TUHOAMINEN Toimivalta Ulosottoasetus 27 (852/1993) Voimassa 15.3.1997 lukien toistaiseksi Kihlakunnanvoudit, nimismiehet ja maakunnanvouti Kohderyhmät Yleistä Ulosottolain muuttamisesta 15 päivästä maaliskuuta 1997 voimaan tulleella lailla (171/97) ulosottomiehelle on säädetty varsin laaja tietojensaantioikeus sekä sivullisilta että viranomaisilta ja julkisilta yhteisöiltä. Ulosottomiehellä on täytäntöönpanossa välttämättömien tietojen saantioikeus yksittäisessä ulosottoasiassa salassapitosäännösten estämättä. Sivullisen tietojenluovutus ulosottolain 3 luvun 34 e :n mukaan tarkoittaa pääsääntöisesti luonnollisia henkilöitä sekä sellaisia yksityisiä yhteisöjä kuin luottolaitoksia, vakuutuslaitoksia ja työnantajia. Tietojenluovutus koskee sitä, onko sivullisella velalliselle kuuluvaa omaisuutta hallussaan tai onko velallisella häneltä saatavaa taikka onko hän tehnyt velallisen kanssa sellaisen sopimuksen tai järjestelyn, jolla saattaa olla merkitystä etsittäessä velalliselle kuuluvaa ulosmittauskelpoista omaisuutta. Työnantajan tulee ilmoittaa työntekijän työsuhdetta ja palkkaa koskevat tiedot samoin kuin velalliseen yhteyden ottamiseksi tarpeelliset tiedot. Sivullisen tietojenluovutus ei ole yleinen, vaan pyydettyjen tietojen on liityttävä vireillä olevaan täytäntöönpanoasiaan sekä sivullisen ja velallisen väliseen sopimussuhteeseen tai järjestelyyn. Ulosottolain 3 luvun 34 f :n nojalla viranomaisten ja julkista tehtävää hoitavien yhteisöjen tietojenluovutus yksittäisessä ulosottoasiassa koskee velallisen tuloja, varallisuutta, työ- ja palvelussuhdetta sekä eläkettä ja velalliseen yhteydenottamiseksi tarvittavia tietoja. Joskus viranomainen tai julkista tehtävää hoitava yhteisö on sellaisessa sopimussuhteessa velalliseen, että ulosottomies voi pyytää velallisen varallisuutta koskevia tietoja UL 3: 34 e nojalla. Tietojen pyytäminen Ulosottomies voi kysyä edellä tarkoitettuja täytäntöönpanon kannalta välttämättömiä velallisen varallisuutta koskevia tietoja, kun velkoja, jolla on ulosottoperuste tai oikeus saada täytäntöönpano ilman tuomiota tai päätöstä on tehnyt asianmukaisen ulosottohakemuksen ja asia on päiväkirjaan merkitty saapuneeksi, jolloin asia on yksilöitävissä diaarinumerolla.
2 Salassa pidettäviä tietoja voidaan sivulliselta, viranomaiselta ja julkista tehtävää hoitavalta yhteisöltä kysyä vain, jos ne ovat täytäntöönpanon kannalta välttämättömiä. Pääsääntöisesti ennen tällaisten tietojen kysymistä tavanomaiset rutiinitiedustelut on pitänyt tehdä. Tämän jälkeen tulee olla perusteltu syy epäillä, että velallisella on sellaista omaisuutta, jota ulosottomies ei ole löytänyt. Velallinen on ensisijaisesti itse velvollinen ulosottoselvityksessä ilmoittamaan omaisuutensa, mutta kuitenkin ulosoton välttelytilanteissa voidaan joutua kääntymään suoraan sivullisen puoleen. Kirjallinen pyyntö Julkisten tietojen osalta velallisen varallisuutta koskevat kyselyt voidaan tehdä samalla tavalla kuin kyselyjä on tehty tähänkin saakka, mutta silloin, kun sivulliselta, viranomaiselta tai julkista tehtävää hoitavalta yhteisöltä kysytään salassa pidettäviä tietoja, kysymykset on tehtävä kirjallisesti. Pyynnössä on yksilöitävä velallinen, pyydettävät tiedot ja ulosottoasia. Luottolaitoksille, viranomaisille, yhteisöille ja työnantajille osoitetussa pyynnössä velallisen yksilöintitietoina on ilmoitettava velallisen nimi, henkilötunnus tai syntymäaika tai velallisena olevan yrityksen nimi kauppa-, säätiö- tai yhdistysrekisterin numero tai ly-tunnus. Pyydettyjen tietojen yksilöinnissä ilmoitetaan: esim. että tietoja halutaan siitä, onko velallisella talletuksia ja jos on talletustilien numerot ja saldot. Ulosottoasia yksilöidään diaarinumerolla. Kirjallisen pyynnön päivää ja allekirjoittaa kihlakunnanvouti, maakunnanvouti tai nimismies. Pyynnössä on ilmoitettava, kenelle pyydetyt tiedot lähetetään. Tiedot voidaan pyytää lähetettäväksi asianomaiselle avustavalle ulosottomiehelle. Kaikissa tietojen pyynnöissä on oltava tieto asiayhteydestä siihen täytäntöönpanoasiaan, johon tietoja pyydetään. Yleensä tämän asiayhteyden ilmaisee riittävästi diaarinumero. Pyynnön allekirjoittanut kihlakunnanvouti, maakunnanvouti tai nimismies vastaa siitä, että pyydettävillä tiedoilla on asiayhteys vireillä olevaan ulosottoasiaan sekä että pyydettävät tiedot ovat välttämättömiä täytäntöönpanon kannalta. Sitä, että tiedot ovat välttämättömiä täytäntöönpanon kannalta ei tarvitse erikseen perustella, vaan tiedustelu tehdään virkavastuulla ja päivätystä tiedustelupyynnön arkistokappaleesta voidaan diaarinumeron perusteella jälkikäteen todeta, oliko tiedustelu oikein tehty. Jos pyyntö on tehty fax:illa, ulosottopiirissä arkis toidaan pyyntöasiakirja, jotta yllä tarkoitettu virkavastuu kysyttyjen tietojen oikeellisuudesta voidaan todeta. Samoin jos tiedustelu joudutaan tekemään kiiretapauksissa esim. pankissa, ulosottomiehen on pyydettävä kopio pyynnöstä ja liitettävä se arkistoon. Luottolaitokselle osoitettu pyyntö Ulosottomiehen pankeille osoittamat tiedustelut ovat yleensä saldotiedusteluja, tilisiirtotiedusteluja, vakuutena olevan omaisuuden tiedustelua tai tallelokeroa koskevia tiedusteluja. Rutiininomaisesti velallisen varallisuustietoja ei pyydetä, vaan tietojen pyytäminen tulee olla täytän-
töönpanon kannalta välttämätöntä. Jos ulosottomies tarvitsee tiedon vain siitä, onko velallisella pankkitili ja mikä on tilin saldo, tulisi tämä saldotiedustelu ilmetä pyynnöstä, jotta pankki ei tekisi turhaa työtä. Jos ulosottomiehellä on tiedossa jokin velallisen pankkitili ja sen saldo, tulee pyynnössä ilmoittaa, että tämän pankkitilin tietoja ei tarvita. Tavanomaisiin saldotiedusteluihin voidaan saada nopeasti vastaus. 3 Kansaneläkelaitos Eläketurvakeskus Jos ulosottomies joutuu poikkeukselliseen omaisuuden etsimiseen, jolloin saatetaan joutua pyytämään tilisiirtotietoja, on mahdollisuuksien mukaan pyydetyt tilisiirtotiedot rajattava tiettyyn ajankohtaan ja tietyn summan ylittäviin tilisiirtoihin esim. yli 2 000 markkaa oleviin tilisiirtoihin, jolloin vastauksen antaminen on nopeampaa. Kaksi kuukautta vanhempien tilisiirtotietojen kerääminen on pankille työlästä. Velallisen pankissa panttina olevasta omaisuudesta saadaan tieto vain siitä pankin konttorista, jossa pantti on. Tällöin ulosottomies kysyy esim., onko pankilla vakuutena velallisen omistamien asunto-osakeyhtiön osakekirjoja sekä mikä on asunto-osakeyhtiön nimi ja osakekirjojen numerot. Jos ulosottomiehen velallisen omaisuutta koskevat tiedustelut ovat laajat, pankin mahdollisuudet antaa nopeita vastauksia saattavat olla rajalliset. Liitteessä 1 on pankkien ja pankkiryhmittymien yhteystiedot, kun ulosottomiehet lähettävät edellä tarkoitettuja omaisuustiedusteluja. Kysyttäessä tietoja kansaneläkelaitokselta pyyntö lähetetään velallisen asuinpaikan paikallistoimistoon. Pyynnöstä tulee lisäksi ilmetä lain kohta, johon oikeus tietojensaantiin eli, että pyyntö tehdään UL 3:34 f nojalla. Kansaneläkelaitokselta kysytään, maksetaanko kansaneläkettä (maksetun kansaneläkkeen nettomäärä) sekä mitä muita eläkkeen maksajia velallisella on. Kansaneläkelaitokselta ei voi kysyä muita kuin velallisen varallisuustietoja eli muita velallisen henkilökohtaisia asioita koskevia tietoja ei kysytä. Kansaneläkelaitoksen piiritoimistojen kanssa voidaan nykyiseen tapaan sopia joustavammistakin kuin yllä tarkoitetuista tietojen saantitavoista. Eläketurvakeskukselta on jo aikaisemminkin voitu kysyä eläkettä koskevia tietoja. Tällaisten tietojen saanti ja kysymistavat säilyvät entisellään. Uuden UL 3:34 f nojalla eläketurvakeskukselta voidaan kysyä työnantajatietoja. Kysyttäessä näitä tietoja kysymys on tehtävä kihlakunnanvoudin, maakunnanvoudin tai nimismiehen allekirjoituksella kirjallisesti (tai fax nro 1512556 tai nro 1512404) ja siinä on oltava yllä kirjalliselta pyynnöltä vaadittavat yksilöintitiedot sekä maininta, että kysely tehdään UL 3:34 f nojalla. Eduskunnan lakivaliokunnan mietinnössä (23/1996 vp) on todettu, että UL 3:34 f olevalla määreellä "välttämättömien tietojen saamiseksi"
korostetaan sitä, että tietoja voidaan hankkia esim. Eläketurvakeskuksen rekisteristä vain, jos velallinen ei ole itse ilmoittanut työpaikkaa tai esimerkiksi osoittanut muuta tuloa tai omaisuutta ulosmittauksen kohteeksi tai jos osoittautuu, että velallinen epäasiallisin keinoin välttelee täytäntöönpanoa. Yleensä ulosotossa ei tarvita tietoja vanhoista työsuhteista, joten ulosottomies kysyy Eläketurvakeskukselta työnantajatiedot viimeisestä työsuhteesta. Eläketurvakeskus ilmoittaa pyytäjälle työnantajatiedot sellaisina kuin ne ovat työsuhderekisterissä. Ulosottomiehen on huomattava, että lyhytaikaisissa työsuhteissa Eläketurvakeskukselta saadut tiedot voivat olla jo vanhentuneita eli, että työsuhde on jo päättynyt. Lisäksi ilmoitetut työnantajien nimet ovat sen sisältöisinä kuin työnantaja on ilmoituksen tehnyt Eläketurvakeskukselle, joten yrityksen nimi voi olla kaupparekisterissä erilainen. Toistaiseksi Eläketurvakeskus ei myöskään pysty liittämään ilmoitukseensa työnantajan osoitetta. 4 Vakuutusyhtiöt Vakuutusyhtiöiltä on aikaisemminkin kysytty maksetuista korvauksista. Tällaiset kyselyt voidaan tehdä edelleen entisen käytännön mukaisesti. Salassa pidettävien tietojen osalta vakuutusyhtiöille osoitetut kyselyt lähetetään kirjallisena edellä sanotulla tavalla asianomaisen juridisen vahinkovakuutusyhtiön tai henkivakuutusyhtiön pääkonttoriin. Tämän ohjeen liitteessä 2 on ko. osoitteet. Tietojen arkistointi ja hävittäminen Pyydettäessä sivulliselta tai viranomaisilta tai julkisilta yhteisöiltä edellä tarkoitettuja tietoja tulee pyynnöstä jäädä kopio ulosottopiiriin. Pyyntökirje arkistoidaan sekä asiaa koskevien asiakirjojen että voudin lähteneiden kirjeiden joukkoon. Kun ko. tiedot saadaan, ne kirjataan saapuneeksi, mutta niiden sisältöä ei merkitä ulosottoasetuksen 1 :ssä tarkoitettuun päiväkirjaan eikä ulosottoasetuksen 2 :ssä tarkoitettuihin päiväkirjakortteihin, vaan nämä tiedot ovat ulosottomiehen tai avustavan ulosottomiehen hallussa salaisia tietoja. Sen jälkeen kun ulosmittaus on tehty, ulosmittauspöytäkirja on julkinen ja ulosmittaus merkitään päiväkirjaan tai päiväkirjakorttiin. Sen sijaan ulosottoselvitys sekä sellainen velallisen taloudellista asemaa koskeva tieto, jonka ulosottomies on itse hankkinut (esim. tieto tilin saldosta) on edelleen salainen. Täytäntöönpanon hakijalla sekä velkojalla ja velallisella on oikeus saada tietää, mitä varallisuustietoja ulosottomiehellä on heitä koskevassa asiassa, mutta näistä täytäntöönpanon valmisteluun liittyvistä tiedoista ei anneta ulosottoasetuksen 7 :ssä tarkoitettuja todistuksia. Ulosottoviranomainen ei saa paljastaa tai käyttää hyödyksi tietoja, jotka koskevat toisen liike- tai ammattisalaisuutta taikka yksityisen henkilökohtaisia oloja eikä myöskään sellaista velallisen taloudellista asemaa koskevaa tietoa, jonka ulosottomies on itse hankkinut. Salassa pidettävät tiedot arkistoidaan manuaalisesti ja ulosottopiirissä on
säilytettävät saadut vastaukset lukitussa kaapissa. Kun ulosottoasia on ulosotossa päättynyt, salaiset varallisuustiedot hävitetään. Jos velallista kohtaan on tullut uusi asia vireille, voidaan pyyntöön merkitä uuden asian diaarinumero, jolloin tietoja voidaan siirtää uuden asian asiakirjoihin ja kopioida niiden yhteyteen tietojen pyyntöä koskeva asiakirja. 5 Oikeusministeri Kari Häkämies Vanhempi hallitussihteeri Marja-Liisa Tolvi LIITTEET 1. Pankkien ja pankkiryhmien yhteystietoja ulosottoviranomaistiedustelussa 2. Vakuutusyhtiöiden osoitetietoja TIEDOKSI Valtiovarainministeriö Verohallitus Sisäasiainministeriö/poliisiosasto Sosiaali- ja terveysministeriö/vakuutusosasto Työministeriö/hallinto-osasto Suomen Pankkiyhdistys Vakuutusyhtiöiden Keskusliitto Eläketurvakeskus Suomen kihlakunnanvoutien yhdistys Suomen nimismiesyhdistys Avustavat ulosottomiehet ja haastemiehet Suomen ulosottoapulaisten yhdistys sala