Potilastiedon arkisto Toimintamallit 2014
Kokonaisuuteen kuuluvat asiasisällöt Terveydenhuollon ammattilaisen ja asioijan henkilöllisyyden varmistaminen Potilaalle soveltuva informointitapa Potilastiedon arkistosta Potilaan suostumukset ja kiellot tietojen luovuttamiseen Puolesta asiointi Potilasasiakirjojen laatiminen ja tallentaminen Ylläpidettävät asiakirjat Potilastiedon arkistossa olevien asiakirjojen käyttö Potilastietojen luovutus Potilastietojen käytön valvonta Rakenteinen kirjaaminen Arkistotoimi ja arkistonhoitajan tehtävät Omakanta 2
Potilastiedon arkiston käytön edellytyksiä Potilaita on informoitava uusista toimintakäytännöistä Potilastiedot kirjataan samalla tavalla organisaatiosta ja potilastietojärjestelmästä riippumatta Potilastietojärjestelmiin on rakennettava valmiudet tietojen arkistointiin, hakemiseen ja luovuttamiseen muiden organisaatioiden käyttöön Kansalaisille on avattu Omakanta-palvelu, mitä kautta he voivat aktiivisesti osallistua omaan hoitoonsa 3
Terveydenhuollon ammattilaisen ja asiakkaan henkilöllisyyden varmistaminen 4
Terveydenhuollon ammattilaisten käyttäjäroolit ja oikeudet Terveydenhuollon ammattilaisten käyttäjärooleja ja oikeuksia hallitaan paikallisesti terveydenhuollon organisaatioissa. Potilastiedon arkistoa tai muita Kanta-palveluita käytettäessä potilastietojärjestelmiin kirjaudutaan terveydenhuollon varmentajan myöntämillä ammatti- tai henkilöstökorteilla Terveydenhuollon ja lääketieteen opiskelijat käyttävät opiskeluvaiheessa henkilöstökorttia, myöhemmin he saavat opintojen edistyessä ammattikortin Oppisopimusopiskelijoista vastaa organisaation ammattihenkilö, joka arvioi, käyttääkö opiskelija ammattikorttia vai henkilöstökorttia. 5
Asioijan henkilöllisyyden varmistaminen Terveydenhuollossa pitäisi aina varmistua asioijan henkilöllisyydestä Vastaanotolla joko kuvallisen kortin avulla tai henkilö tunnetaan Puhelinkontaktissa kysymyksiin saatujen vastausten perusteella Alaikäinen asiakas, jolla ei ole kuvallista korttia tai jota ei tunneta kysymysten perusteella esim. osoite, vanhemmat, sisarukset ja muut asiat, joiden tiedot löytyvät potilastietojärjestelmästä Avustajan tuella potilaaksi saapuva asiakas, jolla ei ole kuvallista korttia eikä häntä tunneta potilaan Kela-kortin avulla ja toiselle henkilölle esitettyjen kysymysten perusteella esim. potilaan osoite ja muut asiat, jotka löytyvät potilastietojärjestelmästä 6
Asioijan henkilöllisyyden varmistaminen Varmistetaan, että katsellaan oikean henkilön tietoja Potilastietojärjestelmästä ja Kantasta Tallennetaan potilaskertomus oikealle henkilölle Potilas näkee Omakannasta omat kertomusmerkintänsä, ei toisten henkilöiden tekstejä Muut organisaatiot näkevät oikean potilaan tiedot potilastiedon arkiston kautta 7
Potilaan informointi Potilastiedon arkistosta
Potilaan informointi Potilastiedon arkistossa olevien tietojen käyttö ja luovuttaminen edellyttää potilaan informointia Asiakirjojen arkistointi ei edellytä informointia, eikä potilas voi kieltää arkistointia Informoinnin jälkeen potilas voi antaa suostumuksen tietojen luovuttamiseen tai tehdä kieltoja Tieto informoinnista merkitään potilastietojärjestelmään, jonka kautta tieto tallentuu välittömästi Tiedonhallintapalveluun. Osa järjestelmistä tallentaa myös reseptin informointitiedon Tiedonhallintapalveluun Tieto on tästä eteenpäin kaikkien Kanta-palveluihin liittyneiden organisaatioiden tarkistettavissa. Kansalainen voi itse merkitä informaation saaduksi Omakannan kautta. Informointi terveydenhuollon toimintayksikössä aloitetaan, kun toimintayksikkö on liittynyt arkiston käyttäjäksi ja potilastietojärjestelmä mahdollistaa informointimerkintöjen tekemisen. Suositeltavaa on, että potilas informoidaan heti, kun hän asioi terveydenhuollossa ja havaitaan, ettei informointia ole vielä annettu. 9
Informointitavat Informointi tulee antaa potilaalle henkilökohtaisesti Informointi voidaan antaa ajanvarauksen tai ilmoittautumisen yhteydessä tai vastaanotto- ja kotikäyntien yhteydessä. Informointi annetaan suullisesti tai kirjallisesti (Informoinnin muistilappu) Potilaalle voidaan antaa kirjallinen esite valtakunnallisesta Potilastiedon arkistosta tai lähettää se esimerkiksi ajanvarauskirjeen yhteydessä (Kelan esite) Tieto informoinnista kirjataan potilastietojärjestelmään vasta, kun potilas on paikan päällä ja voidaan todeta hänen vastaanottaneen informoinnin Potilasta voidaan informoida myös puhelimitse tai itsepalveluilmoittautumisen yhteydessä, jolloin potilas voi tulostaa kirjallisen informointimateriaalin ilmoittautumislaitteelta. Informointi voidaan antaa myös sähköisen asioinnin yhteydessä liittämällä viestiin sähköinen esite tai linkki kanta.fi-sivuilla olevaan esitteeseen Potilaalle annetaan tarvittaessa myös suullinen informaatio Informoinnista ei voi kieltäytyä. 10
Informoinnin sisältö Informoinnin sisältö on Kelan tuottaman kirjallisen esitteen mukainen Potilasta informoidaan valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista arkistointipalveluun tallennetuista tiedoista ja niiden käyttömahdollisuuksista sekä mahdollisuudesta rajoittaa tietojen luovutusta Suomen- ja ruotsinkieliset esitteet tilattavissa osoitteesta sari.svensk@postituspojat.fi (http://www.kanta.fi/materiaalin-tilausohjeet) Muita kieliversioita tulostettavissa kanta.fi-sivuilta Esim. saame, englanti, venäjä, somali, sorani 11
Potilaan suostumukset ja kiellot tietojen luovuttamiseen
Suostumuskäytännöt Kanta-palveluissa Toimintayksikön omat asiakirjat ovat vapaasti käytössä, kun potilaaseen on asiallinen yhteys eli hoitosuhde on voimassa. Jos tietoja haetaan saman rekisterin sisältä, kyse on asiakirjojen käytöstä. Tämä ei edellytä potilaan informointia. Yhteisrekisteri tarkoittaa sairaanhoitopiirissä tallennettujen potilastietojen käyttöä. Yhteisrekisterissä on kyse tietojen luovutuksesta. Yhteisrekisterin sisällä ei tarvita potilaan suostumusta, mutta potilas pitää informoida. Potilastietojen hakeminen toisesta rekisteristä yhteisrekisterin ulkopuolelta edellyttää potilaan suostumusta. Jos potilas on kieltänyt tietojensa luovuttamisen, muissa organisaatioissa syntyneitä potilastietoja ei saa käyttää mitenkään. 13
Potilaan suostumus tietojen luovuttamiseen Potilastiedon arkistoon tallennettujen potilastietojen käyttö toisissa terveydenhuollon toimintayksiköissä edellyttää potilaan suostumusta Suostumusta ei tarvita, jos käytetään sairaanhoitopiirin yhteiseen potilastietorekisteriin (sairaanhoitopiirin alueen kunnallinen terveydenhuolto) kuuluvia potilastietoja, jolloin luovuttamiseen riittää potilaan informointi. Suostumus tehdään kirjallisesti terveydenhuollon toimintayksikössä tai kansalainen tekee suostumuksen sähköisesti Omakannan kautta. Voimassa toistaiseksi Suostumuksen voi tehdä tai peruuttaa milloin tahansa Suostumus käsittää kaikki valtakunnallisessa Potilastiedon arkistossa jo olevat ja myös sinne myöhemmin tallennettavat potilastiedot. 14
Tietojen luovutuksen kieltäminen Kansalainen voi rajoittaa potilastietojensa käyttöä kielloilla Kiellon voi tehdä kirjallisesti terveydenhuollon toimintayksikössä tai sähköisesti Omakannan kautta Kielto voi olla Toimintayksikkö- eli palvelunantajakohtainen Rekisterikohtainen Palvelutapahtuma (eli käynti- tai osastojakso) -kohtainen Kiellon voi tehdä tai peruuttaa milloin tahansa Kieltoa tehdessä voi erikseen sallia tietojen käytön hätätilanteissa Potilasta on informoitava, että kielto koskee myös tilanteita, joissa potilas on äkillisen henkeä uhkaavan sairauden tai loukkaantumisen vuoksi tajuton ja sen vuoksi kykenemätön peruuttamaan tekemänsä kiellon Omassa organisaatiossa tiedot näkyvät kuten ennenkin kiellosta huolimatta 15
Potilastietojen käyttö hätätilanteissa Jos potilas on sallinut tietojen käytön hätätilanteissa, Kanta-arkisto luovuttaa myös kielletyt tiedot hätätilahaun perusteella. Tilanteessa, jossa potilastietojen luovutukseen ei ole potilaan suostumusta tai informointia ei ole annettu, potilastiedot voidaan luovuttaa Kanta-palvelujen kautta hätätilahaun perusteella. Tietoja voi käyttää, jos tietoja tarvitaan potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi mm. tajuttomuustilanteissa (potilaslain 13 :n 3 momentin 3 kohdan tarkoittamat tilanteet). 16
Kirjalliset suostumus- ja kieltolomakkeet Suostumuslomakemallit löytyvät Kantan Ekstranetista Suostumuksen ja kiellon voi tehdä mille tahansa Potilastiedon arkiston käyttäjäksi liittyneelle terveydenhuollon palvelunantajalle Alkuvaiheessa palvelunantaja- ja rekisterikohtainen kielto saman sairaanhoitopiirin alueen palvelunantajille, palvelutapahtumakohtainen kielto sille palvelunantajalle, jossa palvelutapahtuma on toteutunut Esim. Itä-Savossa ei kirjata Pohjois-Savon kuntia koskevia kieltoja Suostumus ja kielto tehdään kirjallisesti Ko. lomake tulostetaan potilastietojärjestelmästä ja kansalainen allekirjoittaa lomakkeen Allekirjoitetut lomakkeet arkistoidaan terveydenhuollon toimintayksiköissä 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta syntymästä Organisaation ohjeistus arkistoinnin toteuttamiseen Arkistointi erillään potilaskertomuksesta 17
Informointi sekä suostumuksen ja kiellon tekeminen potilaan puolesta
Alaikäinen potilas Alaikäisen lapselle kuuluva informointi annetaan huoltajalle tai muulle lailliselle edustajalle Huoltaja voi antaa lapsen puolesta suostumuksen, mutta ei voi tehdä kieltoja Tieto väestörekisterikeskukseen merkitystä huoltajasta voidaan kirjata potilastietojärjestelmään Huostaanotto- ja sijoitustilanteissa huoltajuus säilyy vanhemmilla, jollei muuta ole huoltajuustietoihin merkitty Jos alaikäisen informaatio on annettu huoltajalle tai muulle lailliselle edustajalle, tulee alaikäinen informoida uudestaan viimeistään tämän täyttäessä 18 vuotta. Jos alaikäinen potilas arvioidaan kykeneväksi päättämään itse omasta hoidostaan, informaatio annetaan hänelle suoraan Hoidostaan päättämään kykenevä alaikäinen voi itse päättää myös suostumuksen tai kieltojen tekemisestä Tällöin huoltajalla ei ole oikeutta tehdä suostumusta tai peruuttaa kieltoa 19
Potilaan huoltaja tai laillinen edustaja Laillinen edustaja on huoltaja tai potilaan edunvalvoja, jonka tehtäväksi on määrätty potilaan terveyttä koskevien asioiden hoitaminen Edunvalvojan tehtävän voi osoittaa otteella holhousrekisteristä Jos potilaalle ei ole edellytyksiä arvioida suostumuksen merkitystä, voi laillinen edustaja antaa suostumuksen Suostumuksen voi antaa vain palvelunantajalle, koska laillisen edustajan antama suostumus edellyttää, että terveydenhuollon ammattihenkilö arvioi potilaan tilan Laillinen edustaja ei voi tehdä kieltoa potilaan puolesta eikä perua potilaan antamaa suostumusta Laillinen edustaja voi peruuttaa potilaan tekemän kiellon, jos sen voidaan arvioida vastaavan potilaan tahtoa 20
Täysi-ikäinen, hoidostaan päättämään kykenemätön ilman laillista edustajaa Täysi-ikäisen, hoidostaan päättämään kykenemättömän potilaan hoito tulee järjestää tavalla, joka parhaiten vastaa potilaan tahtoa Potilaan tahdon selvittämiseksi tulee kuulla potilaan laillista edustajaa, lähiomaista tai muuta läheistä (Potilaslaki 6 ) Henkilö, joka ei ymmärrä informaation sisältöä eikä suostumuksen tai kiellon merkitystä, ei voi ottaa informaatiota vastaan tai antaa pätevää suostumusta tai kieltoa Jos laillista edustajaa ei ole, kukaan ei voi antaa suostumusta tai kieltoa potilaan puolesta Viime kädessä kyseeseen tulee edunvalvojan määrääminen potilaalle 21
Potilasasiakirjojen laatiminen ja tallentaminen Potilastiedon arkistoon
Potilasasiakirjojen laatiminen Potilastietojärjestelmä koostaa käyttäjän tekemistä merkinnöistä asiakirjan ja tallentaa sen Potilastiedon arkistoon Keskeneräiset merkinnät tulee hyväksyä ennen arkistointia, esim. opiskelijan tekemät merkinnät ja kirjoitetut sanelut Erillisjärjestelmistä, kuten laboratoriojärjestelmät, asiakirjat voidaan tallentaa arkistoon suoraan tai ydinpotilastietojärjestelmän kautta Lähtökohtaisesti asiakirjojen tallentaminen ei edellytä käyttäjän toimenpiteitä Asiakirja muodostetaan ja arkistoidaan automaattisesti heti, kun se on hoitoprosessin kannalta järkevää, esim. osastojakson päättyessä tai käynnin jälkeen Asiakirjoille voi täydentää tietoa myös jälkeenpäin, esim. myöhemmin valmistuvat laboratoriotulokset 23
Potilasasiakirjojen laatimisen aikarajat Potilasasiakirja-asetuksessa säädetään aikarajoista, joissa potilasasiakirjat on laadittava ja toimitettava jatkohoitopaikkaan Merkinnät tulee tehdä viivytyksettä, viimeistään viiden vuorokauden kuluessa siitä, kun potilas poistuu vastaanotolta tai palvelutapahtuma muutoin päättyy Huom! Sanelujen kirjoittaminen ja merkintöjen hyväksyminen Lähete tulee toimittaa jatkohoitopaikkaan viivytyksettä, myös kiireettömässä tilanteessa viiden vuorokauden kuluessa siitä, kun lähetteen tekemisen tarve on todettu Käytetään edelleen nykyisiä lähete-palaute-järjestelmiä Asiakirjat tallennetaan arkistoon niiden valmistumisen jälkeen (ei keskeneräisinä) Valmiit merkinnät voidaan tallentaa organisaatioittain esim. kerran vuorokaudessa Tarvittaessa merkinnät voi tallentaa arkistoon välittömästi, jolloin ne ovat heti käytettävissä potilaan seuraavassa hoitoyksikössä 24
Tilapäisen henkilötunnuksen käyttö Potilastiedon arkistoon tallennetaan potilasasiakirjat myös silloin, kun potilaalla on tilapäinen henkilötunnus Tietoja voi tallentaa, mutta ei voi luovuttaa toisille organisaatioille Täyttää pitkäaikaisarkistoinnin velvoitteet Kun henkilö myöhemmin saa virallisen henkilötunnuksen, korjataan henkilötunnus asiakirjoille Kun virallinen henkilötunnus kirjataan potilastietojärjestelmään, potilastietojärjestelmä päivittää henkilötunnuksen myös arkistoiduille asiakirjoille Tiedonhallintapalvelun ylläpidettäviä asiakirjoja ei tallenneta tilapäisellä henkilötunnuksella Informointi-, suostumus- ja kieltoasiakirjat Ylläpidettävä terveys- ja hoitosuunnitelma Tahdonilmaukset 25
Toisen henkilön itsestään kertomien tietojen kirjaaminen ERAS-asiakirjalle Toisen henkilön itsestään kertomat, arkaluonteiset, potilaan hoitoon liittyvät tiedot on erotettava potilaan tiedoista Ko. merkinnöistä muodostetaan arkistoon erillinen asiakirja (ERAS) Merkinnöistä tulee käydä ilmi se, ketä henkilöä tiedot koskevat Merkintöjä ei näytetä potilaalle, eikä toiselle henkilölle Omakantapalvelussa Tarkastusoikeus tietoihin on sillä (kertojalla), kenen tiedoista on kyse Tiedot näytetään ammattilaisille potilastietojärjestelmän kautta sen palvelutapahtuman yhteydessä, jossa tiedot on kirjattu 26
Asiakirjojen viivästäminen Asiakirjat näkyvät kansalaisille Omakannan kautta heti, kun ne on arkistoitu Erityistilanteissa näkymistä Omakannan kautta voidaan viivästää määräaikaisesti tai pysyvästi Määräaikainen viivästäminen: jos halutaan käydä ensin henkilökohtaisesti potilaan kanssa läpi esim. vakavan sairauden epäilyyn liittyvät tulokset Pysyvä viivästäminen: merkintöjä ei voida näyttää potilaalle lainkaan, koska ne esim. vakavasti vaarantavat potilaan terveyttä tai jonkun muun oikeuksia Näyttämättä jättämisen perusteet samat kuin aiemmin eli Julkisuuslaki 11-12 (mm. tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etua taikka lapsen etua tai muuta erittäin tärkeätä yksityistä etua); Henkilötietolaki 26-28 (tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille) Tiettyjä merkintöjä voidaan potilastietojärjestelmissä viivästää automaattisesti, esim. tietyt laboratoriotutkimukset Muutoin käyttäjä merkitsee tiedon viivästämisestä manuaalisesti 27
Virheellisten merkintöjen korjaaminen Jos potilasasiakirjoilla on virheellistä tai tarpeetonta tietoa, on virheelliset tai tarpeettomat tiedot oikaistava, poistettava tai täydennettävä ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta Korjauksia voidaan tehdä samalla tavalla kuin ennen Potilastiedon arkiston käyttöönottoa Korjauksesta vastaa asiakirjan tuottanut palvelunantaja. Korjauksen tekee alkuperäisen merkinnän tehnyt henkilö tai toimintayksikön terveydenhuollosta vastaava henkilö tai hänen kirjallisesti tehtävään valtuuttamansa henkilö Potilastietojärjestelmä ja Potilastiedon arkisto huolehtivat teknisesti korjauksen toteutuksesta ja asiakirjan versioinnista siten, että asiakirjan uusin, korjattu versio näytetään käyttäjille Korjaukset tehdään potilastietojärjestelmään, potilastietojärjestelmä tallentaa korjatun version arkistoon. Vanha versio siirretään tausta-arkistoon, mistä tarvittaessa arkistonhoitaja voi etsiä sen 28
Ostopalveluissa muodostuvien potilastietojen arkistointi viimeistään v. 2016 Ostopalveluissa muodostuvat asiakirjat on liitettävä palvelun järjestäjän (tilaajan) rekisteriin Arkistointi voidaan toteuttaa eri tavoin Ostopalvelun tuottaja voi käyttää järjestäjän potilastietojärjestelmää Tuottaja käyttää omaa potilastietojärjestelmäänsä, ja jatkossa arkistoi asiakirjat Potilastiedon arkistoon suoraan järjestäjän rekisteriin Tuottaja lähettää asiakirjat muutoin järjestäjälle, joka edelleen huolehtii arkistoinnista Ostopalveluiden arkistointi suoraan Potilastiedon arkistoon toteutuu vasta tulevissa vaiheissa, joten alkuvaiheessa riittää että tuottaja pystyy erottelemaan asiakirjat tilaajakohtaiseen rekisteriin omassa järjestelmässään 29
Tiedonhallintapalvelussa ylläpidettävät asiakirjat
Terveys- ja hoitosuunnitelma toteutetaan potilastietojärjestelmiin viimeistään v. 2016 Toimintayksiköiden yhteinen, ylläpidettävä kokonaissuunnitelmalomake erityisesti pitkäaikais- ja monisairaiden potilaiden hoidon tueksi Samassa suunnitelmassa kuvataan kaikki potilaan terveysongelmia koskevat suunnitelmat, mikä mahdollistaa potilaan hoidon järjestämisen ja arvioinnin kokonaisuutena Käytetään palvelutapahtumien (käyntien ja osastojaksojen) väliseen suunnitteluun Suunnitelmaan kirjataan suunnitelman laatineen ammattihenkilön tiedot sekä tietoja hoidon tarpeesta, tavoitteesta, toteutuksesta ja keinoista ja tuesta, seurannasta ja arvioinnista. Suunnitelma kuuluu sen palvelunantajan rekisteriin, joka on sitä viimeksi päivittänyt Potilaan tekemät kiellot vaikuttavat suunnitelman ylläpitoon ja hyödyntämiseen käyttäjälle näytetään viimeisin versio, johon ei kohdistu kieltoa 31
Tahdonilmaisut kootaan näkyviin Tiedonhallintapalveluun Tiedonhallintapalvelussa ylläpidetään potilaan tahdonilmaisuja eli hoitotahtoa ja elinluovutustahtoa Tahdonilmaisu voidaan tehdä terveydenhuollon toimintayksikössä tai Omakannan kautta Voi muuttaa tai peruuttaa milloin tahansa Tahdonilmaisun kirjaaminen terveydenhuollon toimintayksikössä ei edellytä hoitosuhdetta, pelkkä tahdonilmaisun katselu edellyttää Kun tahdonilmaisu on tehty, lomake tulostetaan potilaalle mukaan Tiedot tahdonilmaisuista ovat käytettävissä ilman erillistä suostumusta Aiemmin kirjatut tahdonilmaukset siirretään Tiedonhallintapalveluun 32
Potilasyhteenveto (malli) Potilasyhteenveto on tiedonhallintapalvelun kokoamanäkymä potilaan tärkeimpiin tietoihin. Sen tarkoituksena on helpottaa kokonaistilanteen hahmottamista ja mahdollistaa nopea pääsy asiakirjoihin, joista yhteenvedolla näytettävä tieto on peräisin. Vähemmän tärkeää tietoa ei välttämättä näytetä yhteenvedolla, vaan se voidaan linkittää yhden klikkauksen päähän näytöllä olevan kuvakkeen taakse. 33 33
Arkistoitujen potilasasiakirjojen käyttö ja luovuttaminen
Potilastiedon arkistossa olevien asiakirjojen käyttö Potilastiedon arkistosta voi hakea yhden rekisterinpitäjän eli oman organisaation tallentamia asiakirjoja. Hoitotilanteessa toisen organisaation tallentamat potilasasiakirjat voidaan luovuttaa Potilastiedon arkistosta potilaan luvalla. Asiakirjojen hakeminen arkistosta edellyttää aina hoitosuhdetta tai muuta asiallista yhteyttä potilaaseen Teknisesti hoitosuhde todennetaan potilashallinnon merkintöjen perusteella Jos vain yksi henkilö on käsitellyt potilaan tietoja, perustellaan tietojen käyttö erikseen (erityinen syy tiedon käytölle) Tavoitteena on estää väärinkäytökset ja helpottaa lokivalvontaa - ei estää tietojen asianmukaista käyttöä Potilastietojärjestelmässä voidaan rajata tiedonhakua esim. aika- tai näkymärajauksella. Asiakirjojen lisäksi voidaan hakea Tiedonhallintapalvelusta koostetietoja, esim. potilaan diagnoosit tai toimenpiteet. 35
Erityissuojatut tiedot Erityissuojattuja merkintöjä ovat potilasasiakirjaasetuksen (298/2009) 4 :n mukaan psykiatrian ja perinnöllisyyslääketieteen päivittäis- ja yhteenvetomerkinnät Erityissuojattujen tietojen käyttö vaatii tietojen käyttäjältä erillisen vahvistuksen ennen tietojen käyttöä Suojaus ei koske tietoja lääkityksestä ja kriittisistä riskeistä 36
Potilasasiakirjojen luovuttaminen potilaalle ja muille tahoille Kun potilasasiakirjoja luovutetaan potilaalle, viranomaisille tai muille tahoille Kukin toimintayksikkö luovuttaa vain omaan rekisteriinsä kuuluvia asiakirjoja Luovutuksesta tehdään luovutusilmoitus (LILM) potilastietojärjestelmään tai manuaalisesti Jos luovutus tapahtuu sähköisesti esim. aluetietojärjestelmän kautta, potilastietojärjestelmä muodostaa luovutusilmoituksen automaattisesti Jos luovutus tapahtuu paperilla, tulee luovuttavan henkilön tehdä manuaalinen luovutusilmoitus ja kirjata tieto myös potilastietojärjestelmään, jolloin tieto välittyy potilastiedon arkistoon Kun potilas käsittelee omia potilasasiakirjojaan Omakannan kautta, tästä ei tallennu luovutusilmoitusta arkistoon 37
Lokivalvonta Potilastietojen arkistosta luovutettujen tietojen käyttöä seurataan lokivalvonnan avulla terveydenhuollon organisaatioissa, samoin kuin organisaation omien tietojen käyttöä Erityisesti on hyvä seurata hätätilahakujen käyttöä, samoin erityiseen syyhyn perustuvaa, ja erityissuojattujen tietojen käyttöä Tietojen luovutuksista Potilastiedon arkistosta muodostuu erillinen luovutusloki Jos väärinkäytöksiä havaitaan, suositeltavaa on ilmoittaa niistä sekä potilaille että niille rekisterinpitäjille, joiden rekisteriin kuuluvia potilastietoja on väärin käytetty Valvontakäytäntöjä ja Kelan roolia valvonnassa kehitetään edelleen 38
Potilastiedon käyttöä valvovat Kela Luovutuslokin ylläpito Valvontakäytäntöjä kehitetään edelleen Terveydenhuollon toimintayksikkö Säännöllinen luovutus- ja käyttölokienseuranta Potilas Omakanta luovutusloki toimintayksikkötasolla Potilas voi tarvittaessa ottaa yhteyttä siihen toimintayksikköön, johon tietoja on luovutettu ja pyytää tarkempia tietoja tietojensa käytöstä 39