Vuoden 2016 vuosi-ilmoitukset ja niiden korjaaminen Ohjeita paperi- ja verkkolomakeilmoittajille Ohjeita tiedostona ilmoittajille
Mitkä ilmoitukset? Työnantajan tai suorituksen maksajan vuosiilmoitus Rajoitetusti verovelvolliselle maksetut suoritukset Vuosi-ilmoitus osingoista Vuosi-ilmoitus eläkkeistä ja etuuksista Vuosi-ilmoitus TVL:n mukaisista koroista Vuosi-ilmoitus korkotulon lähdeveron alaisista koroista Puun ostajan vuosi-ilmoitus Vuosi-ilmoitus osuuskuntien ylijäämistä 2
Vuosi-ilmoitusten 2016 korjausmenettelyn muutos Yleisohje uudesta ilmoitus- ja korjausmenettelystä on julkaistu vero.fi:ssä Tavoitteena yhtenäistää korjausmenettely Erittelyjen poisto-korjauslisäys menettely poistuu Korvaava erittely uusi erittely korvaa aina aikaisemmin annetun erittelyn saajalla on vain yksi erittely / suorituslaji korjattavalle erittelylle merkitään sekä kaikki alkuperäiset oikein olleet tiedot että korjatut tiedot Saajan tietojen poistaminen kokonaan (pelkästään sähköinen) ilmoituksella annetaan vain tunnistetiedot (sarake T) ja poistoilmoitukselle merkitään arvoksi D (d-kirjain)
Korvaava menettely/ Vuosi-ilmoitus Vuosi-ilmoituksen tiedot korvaavat aina oman ilmoituksensa tiedot, eri vuosi-ilmoitukset ilmoitetaan kukin erikseen: Työnantajan tai suorituksen maksajan vuosi-ilmoitus (VSPSERIE; VSPSERIK ja VSPSKUST korvaavat toisensa) Rajoitetusti verovelvolliselle maksetut suoritukset (VSRAERIE korvaa vain VSRAERIE:n) Vuosi-ilmoitus osingoista (VSOSERIE korvaa vain VSOSERIE:n) Vuosi-ilmoitus eläkkeistä ja etuuksista (VSELERIE korvaa vain VSELERIE:n) Vuosi-ilmoitus TVL:n mukaisista koroista (VSTVERIE korvaa vain VSTVERIE:n) Vuosi-ilmoitus korkotulon lähdeveron alaisista koroista (VSKTVYSL korvaa vain VSKTVYSL:n) Puun ostajan vuosi-ilmoitus (VSPUERIE korvaa vain VSPUERIE:n) Vuosi-ilmoitus osuuskuntien ylijäämistä (VSOKERIE korvaa vain VSOKERIE:n) Esim. Työntekijälle on maksettu sekä päätoimen palkkaa ja työkorvauksia sekä osinkoja. Päätoimen palkka ilmoitetaan Työnantajan vuosi-ilmoituksella (VSPSERIE) suorituslajilla P Työkorvaus ilmoitetaan Työnantajan vuosi-ilmoituksella (VSPSERIE) suorituslajilla H Osingot ilmoitetaan Osinkojen vuosi-ilmoituksella (VSOSERIE) omalla suorituslajillaan 4
Tunnistetiedot Uudessa korjaamismenettelyssä uusi ilmoitus korvaa aina edellisen, tulonsaajalla voi olla vain yksi samoilla tunnistetiedoilla annettu ilmoitus Tunnistetietoja ovat mm. maksajan tunnus, verovuosi, tulonsaajan tunnus ja suorituslaji. Sähköisesti annetuissa ohjelmistotieto Jos tunnistetiedoissa on virhe, on ensin poistettava virheellinen tieto ja sen jälkeen annettava uusi tieto Vuosi-ilmoitusten tunnistetiedot on mainittu kunkin vuosi-ilmoituksen täyttöohjeessa 5 18.5.2016
Esimerkki 1. Korvaava ilmoitus ja tunnistetiedot 1. Alkuperäinen ilmoitus Työnantaja 1234567-8 Saaja 120177-1234 Maksuvuosi 2016 Palkka 20000,00 Ennakonpidätys 4000,00 2. Ilmoitus korjattu palkan määrää Työnantaja 1234567-8 Saaja 120177-1234 Maksuvuosi 2016 Palkka 20000,00 Ennakonpidätys 4100,00 Esimerkissä 2 ilmoitus korvaa alkuperäisen ilmoituksen tiedot, koska tunnistetiedot (vihreällä) ovat ilmoituksissa samat. 6
Esimerkki 2 Samalle tulonsaajalle maksettu palkka ja tietojen yhteen laskeminen Samalla työntekijällä on ollut vuoden aikana kaksi määräaikaista työsuhdetta. Vuosi-ilmoituksia tulee antaa vain yksi koko vuoden palkoista TAI jos annetaan kaksi vuosi-ilmoitusta molemmista työsuhteista, tulee jälkimmäiseen laskea yhteen samalle työntekijälle maksetut kaikki palkat. Samalle työntekijälle ei voi antaa kahta ilmoitusta samoilla tunnistetiedoilla, koska tällöin jälkimmäinen ilmoitus korvaisi aiemmin annetun ilmoituksen ja tulonsaajan esitäytetty veroilmoitus olisi väärin. 7
Esimerkki 3 Tilitoimisto vaihtuu kesken vuotta Siirrät palkanlaskennan ja kirjanpidon hoidon uuden tilitoimiston vastuulle kesäkuussa Työnantajana sinun on huolehdittava, että tiedot aiemman tilitoimiston maksamista palkoista välittyvät uudelle tilitoimistolle, koska uuden tilitoimiston on annettava vuosi-ilmoitus koko vuoden aikana maksetuista palkoista (HUOM! Mikäli uusi tilitoimisto käyttää eri ohjelmistoa kuin aiempi tilitoimisto, ks. kohta Ohjeita tiedostona ilmoittajille!) 8
Vuosi-ilmoitusten 2016 korjausmenettelyn muutos Vero.fi:n Kehittäjät-sivustolla on julkaistu tiedostona sähköisesti annettujen verovuoden 2016 vuosi-ilmoitusten korjaamisesta yksityiskohtainen korjausohje Vuosi-ilmoitusten korjaukset suositellaan tehtäväksi käyttäen samaa kanavaa ja samaa ohjelmistoa kaikkien ilmoitusten lähettämiseen. Paperilla annetut ilmoitukset suosittelemme kuitenkin korjaamaan käyttäen sähköisiä ilmoituskanavia. 9
Ohjeita paperi- ja verkkolomakeilmoittajille
Korjauslomake Ei ole enää erillisiä korjauslomakkeita, vaan uusi ilmoitus korvaa edellisen ilmoituksen tiedot Paperilla voi antaa ilmoitukset vain, jos tulonsaajia on enintään 4 Jos alkuperäinen ilmoitus on annettu paperilla, korjauksen voi antaa vain paperilla tai Suomi.fiverkkolomakkeella Paperilla tai Suomi.fi-verkkolomakkeella voi korjata yksittäisiä tiedostona annettuna ilmoituksia 11
Esimerkki 1 Vuosi-ilmoituksen korjaaminen korvaavalla ilmoituksella Maksat palkkoja vuonna 2016 neljälle työntekijälle. Annat vuosi-ilmoitukset tammikuussa 2017. Maaliskuussa 2017 huomaat, että yhden työntekijän ennakonpidätys oli ilmoitettu väärin. Korjaa vuosi-ilmoitus antamalla työntekijästä korvaava ilmoitus, jossa on oikeat tiedot: korjattu ennakonpidätyksen määrä sekä myös aikaisemmin annetulla erittelyllä kaikki oikein olleet tiedot (Ks. dian 5 esimerkki) 12
Esimerkki 2 Samalle tulonsaajalle maksettu palkka ja tietojen yhteen laskeminen Maksat huhtikuussa 2016 palkkaa siivoojalle ja annat siitä vuosi-ilmoituksen paperilla tai Suomi.fipalvelussa heti työn päätyttyä huhtikuussa 2016 Joulukuussa palkkaat saman siivoojan uudestaan Kun annat vuosi-ilmoituksen vuodelta 2016, laske yhteen huhti- ja joulukuun palkat Et voi antaa ilmoitusta vain joulukuun palkasta, koska se korvaisi huhtikuussa annetun vuosiilmoituksen ja tulonsaajan esitäytettyyn veroilmoitukseen tulisi virheellisesti tieto vain joulukuussa maksetusta palkasta 13
Esimerkki 3 : Palkanmaksu siirtyy Palkka.fipalveluun kesken vuotta Palkka.fi lähettää vuosi-ilmoitukset vain palvelun kautta lasketuista palkoista. Jos olet tallentanut palveluun alkusaldot (yrityskäyttäjä), myös alkusaldot huomioidaan vuosiilmoituksella. Palvelu lähettää vuosi-ilmoituksen automaattisesti heti vuodenvaihteen jälkeen. Yrityskäyttäjän vuosi-ilmoitus lähetetään automaattisesti, jos olet valinnut Kyllävaihtoehdon kohdasta automaattinen ilmoitusliikenne. Kotitalous- ja yrityskäyttäjä: Olet alkuvuodesta laskenut palkkoja jossain toisessa palvelussa ja lähetät alkuvuoden palkat toisesta palvelusta ja loppuvuoden palkat Palkka.fi-palvelusta. -> ilmoitus on ok. Kotitalouskäyttäjä: Olet laskenut palkat käsin (ilman palkanlaskentapalvelua) tai sellaisessa palkanlaskentapalvelussa, josta ei lähde vuosi-ilmoitusta. Palkka.fi lähettää vuosi-ilmoituksen vain palvelun kautta lasketuista palkoista heti vuodenvaihteen jälkeen. Koska Palkka.fi-palvelun vuosi-ilmoitus ei sisällä alkuvuoden tietoja, sinun on laskettava koko vuoden tiedot yhteen ja lähetettävä erillinen vuosi-ilmoitus. Lähetä vuosi-ilmoitus vasta 15.1.2017 jälkeen, mutta viimeistään 31.1.2017. Vuosi-ilmoituksen voit antaa Suomi.fi-palvelun kautta. Laske ilmoitukseen alkuvuoden aikana maksamasi palkat ja Palkka.fi-palvelun kautta lasketut palkat. Voit tarkistaa Palkka.fi:n kautta lasketut palkat palvelun muodostamasta vuosi-ilmoituksesta kohdasta Omat ilmoituksesi. Yrityskäyttäjä: Voit tallentaa alkuvuonna maksetut palkat Palkka.fi-palveluun alkusaldoina, jolloin ilmoitus lähtee koko vuodelta. (päivitetty ) 14
Ohjeita tiedostona ilmoittajille
Sähköisen ilmoittamisen yleiskuvaus Yleiskuvaukseen siirretty kaikkia vuosiilmoituksia koskeva yleisohjeistus (nimi muutettu sähköisen ilmoittamisen yleiskuvaukseksi) sisältä mm. muotomääritykset ym. selitteet tiedostojen antotapa ja käytössä olevat tiedostomuodot korjaamisohjeen ja korjaamisaikataulut tiedostojen nimeämisohjeen viimeisin versio yleiskuvauksesta julkaistu vero.fi:ssä 9.5.2016 16
Ilmoituksen tuottaneen ohjelmiston yksilöivä tieto (014) tunnistetietona Sähköisesti annetuissa palkkojen ja rajoitetusti verovelvollisten vuosi-ilmoituksissa käytetään yhtenä tunnistetietona Ilmoituksen tuottaneen ohjelmiston yksilöivää tunnistetietoa 014 Ohjelmiston yksilöivällä tunnistetiedolla pyritään ratkaisemaan tilanteet, joissa sama maksaja käyttää kahta tai useampaa palkkahallinnon järjestelmää palkkojen maksamiseksi. Tällöin molemmat järjestelmät tuottavat palkanmaksutietoja samoilla tunnistetiedoilla, mutta eri järjestelmien tuottamia tietoja ei voida järjestelmätasolla yhdistää eikä ne saa myöskään korvata toisiaan. 17
Ilmoituksen tuottaneen ohjelmiston yksilöivä tieto 014 tunnistetietona Tunnistetietona sitä käytetään seuraavissa tietovirroissa: VSPSERIE, VSPSERIK, VSPSKUST, VSRAERIE ja VSPSVYHT Tunnukselle 014 annettu tieto tulee jatkossa sisältää ohjelmiston tuottavan yhtiön y-tunnuksen ja kaksi tarkistemerkkiä Y-tunnuksen ja tarkistemerkkien väliin syötetään alaviiva, esim. 1234567-9_PP Y-tunnuksen muoto tulee olla oikein Tarkistemerkkien avulla ohjelmistoja tuottava yhtiö yksilöi ohjelmistotuotteensa haluamallaan tavalla. Käyttöön 7.6.2016 18
Esimerkki ilmoituksen tuottaneen ohjelmiston yksilöivästä tiedosta 014 Accounting Pro -ohjelmiston tuottavan yhtiön y-tunnus on 6606611-7 Accounting Pro tuotteen lisäksi yhtiöllä on myös Palkanlaskenta Pro-ohjelmisto Esimerkki oikein annetusta ohjelmistotiedosta 048: 6606611-7_AP (Accounting Pro) 048: 6606611-7_PP (Palkanlaskenta Pro) 19
Esimerkki: 014 tunnistetietona ja ilmoituksen korjaaminen Palkkahallinnon alkuperäinen ilmoitus Työnantaja: 1234567-8 Saaja: 120177-1234 Maksuvuosi: 2016 Palkka: 20000,00 Ennakonpidätys: 4000,00 014: 1234567-8_PP Matkalaskujärjestelmän ilmoitus Työnantaja: 1234567-8 Saaja: 120177-1234 Maksuvuosi: 2016 Palkka: 100,00 014: 9876543-9_MM Palkkahallinnon ilmoituksen korjaus Työnantaja: 1234567-8 Saaja: 120177-1234 Maksuvuosi: 2016 Palkka: 20000,00 Ennakonpidätys: 4500,00 014: 1234567-8_PP -> Palkkahallinnon alkuperäinen ilmoitus ja Matkalaskujärjestelmän ilmoitus eivät korvaa toisiaan, koska 014 tunnistetieto on eri. -> Palkkahallinnon ilmoituksen korjaus korvaa ainoastaan Palkkahallinnon alkuperäisen ilmoituksen tiedot, koska tunnistetiedot (vihreällä) ovat ilmoituksissa samat. 20
Erityistilanteita Jos kyseessä on ulkomainen ohjelmisto, jolla ei ole suomalaista Y-tunnusta, voidaan Y-tunnukseksi merkitä 0000000-0 ja tarkistemerkiksi vapaavalintainen merkki. Esim. 0000000-0_U1 Jos maksaja on itse tuottanut ohjelmiston, jolla vuosi-ilmoitus muodostetaan, käytetään maksajan omaa Y-tunnusta ja tarkistemerkkiä 21
Ilmoituksen tuottaneen ohjelmiston yksilöivästä tieto Verohallintoon Verohallinto ylläpitää listaa ohjelmistoista, ohjelmistoa vastaavasta tarkistemerkistä ja ohjelmistojen yhteystiedoista Muutokset tiedoissa tulee ilmoittaa osoitteeseen ohjelmistotalot@vero.fi Ohjelmistotoimittajan eli yhtiön y-tunnus Ohjelmistotoimittajan nimi eli yhtiö Tarkiste merkki 6606611-7 TestAccount Oy 6606611-7 TestAccount Oy Ohjelmiston nimi ja versio Accounting Pro 1.0 Palkanlaskenta Pro AP PP Puhelinnumero Sähköposti 04012345678 mail@testitalo.fi 04012345678 mail@testitalo.fi 22
Ilmoituksen tuottanut ohjelmisto 048 Ilmoituksen tuottanut ohjelmisto tietoa (048) ei käytetä tunnistetietona, vaan tunnistetietona käytetään vain 014 tietoa. Kohdassa 048 ohjelmisto voidaan ilmoittaa vapaamuotoisena tekstinä. Kohta ei ole pakollinen palkkojen ja rajoitetusti verovelvollisten vuosi-ilmoituksilla (tietovirrat VSPSERIE, VSPSERIK, VSPSKUST, VSRAERIE ja VSPSVYHT ) joilla käytetään 014 tunnistetietoa. Muille vuosi-ilmoituksille tieto 048 on pakollinen. 23
Esimerkki Ohjelmisto vaihtuu kesken vuotta Olet ostanut yrityksesi palkanlaskentaa varten uuden ohjelmiston vanhan ohjelmiston tilalle Otat uuden ohjelmiston käyttöön kesken vuotta Ota huomioon, että alkuvuoden palkkatiedot ja loppuvuoden palkkatiedot pitää laskea yhteen ennen vuosi-ilmoituksen lähettämistä Selvitä tarvittaessa ohjelmiston toimittajalta, miten saat siirrettyä vanhan ohjelmiston palkkatiedot uuteen järjestelmään, jotta vuosi-ilmoitustiedot muodostuvat uudesta ohjelmistosta oikein Tulonsaajan koko kalenterivuoden tiedot on annettava yhdellä vuosi-ilmoituksella 24
Esimerkki 1: Palkat ja kustannusten korvaukset Ohjelmisto vaihtuu kesken vuotta Työnantaja Taloudellinen Oy:llä on PayrollPro-ohjelmisto, jonka avulla maksetaan sekä palkkoja että kustannusten korvauksia. Jos palkkahallinnon ohjelmisto tuottaa vain yhden VSPSERIE- tietovirran, joka sisältää tiedot sekä palkoista että verovapaista kustannusten korvauksista, voi Taloudellinen Oy jatkossakin antaa vuosi-ilmoituksen yhdellä VSPSERIE-tietovirralla. Korjaamisessa käytetään samaa tietovirtaa (VSPSERIE), jolla aiemmin ilmoitetut tiedot on annettu. 1. Jos ohjelmisto vaihtuu kesken vuotta, voi työnantaja laskea alkuvuoden ja loppuvuoden tiedot yhteen ennen vuosiilmoituksen lähettämistä. Tällöin myös esimerkiksi alkuvuoden ohjelmistoon kohdistuvien tietojen korjaaminen tulee tehdä yhdistämällä alku- ja loppuvuoden vuosi-ilmoitukset yhdeksi tietueeksi. 2. Jos ohjelmisto on vaihtunut kesken vuotta, mutta alkuvuonna tuotettuja vuosiilmoitustietoja ei pystytä yhdistämään loppuvuoden tietoihin, tulisi korjaukset alkuvuonna ilmoitettuihin tietoihin ilmoittaa käyttämällä samoja tunnistetietoja. Jotta korjaukset kohdistuvat ohjelmiston vaihtotilanteessa oikein, on tunnistetiedoista ohjelmistotiedon (014) oltava sama kuin alkuperäisessä 25 aineistossa.
Esimerkki 2 useita palkkahallinnon ohjelmistoja Työnantaja Julkinen Oy:llä on Palkka123-ohjelmisto, jonka avulla maksetaan sekä palkkoja että kustannusten korvauksia. Työnantajalla on myös matkalaskujärjestelmä Matkat, jonka avulla maksetaan päivärahat ja kilometrikorvaukset. Koska Julkinen Oy:n käyttämät ohjelmistot ovat kahden eri ohjelmistotoimittajan tarjoamia tuotteita, ohjelmistojen tuottamia tietoja ei ole voitu yhdistellä VSPSERIE-ilmoitukselle, vaikka Verohallinnon pääsääntöinen ohjeistus niin vaatii. Työnantaja Julkinen Oy ilmoittaa Palkka123-ohjelmiston kautta maksamansa palkat ja kustannusten korvaukset VSPSERIE-tietovirralla ja Matkat-järjestelmästä maksamansa korvaukset VSPSKUST-tietovirralla Ohjelmistotieto merkitään jokaiseen eri järjestelmästä tuotettuun tietovirtaan Ohjelmistotietoa käytetään tunnistetietona, jolloin samalla tunnistetiedolla ilmoitetut tiedot korvaavat aiemmin annetut tiedot Veronalaiset kustannusten korvaukset ilmoitetaan VSPSERIE tietovirrassa Rajoitetusti verovelvollisille maksetut verovapaat korvaukset ilmoitetaan VSRAERIE tietovirrassa
Vuosi-ilmoitusten 2016 korjausmenettelyn muutoksessa erityisesti huomioitavaa Jos tilitoimisto vaihtuu kesken vuotta, työnantajan tai suorituksen maksajan on huolehdittava, että tiedot aiemman tilitoimiston maksamista palkoista välittyvät uudelle tilitoimistolle, mikäli uusi tilitoimisto käyttää samaa ohjelmistoa kuin aiempi tilitoimisto Korvaava ilmoitus kehotetaan antamaan saman kanavan kautta kuin alkuperäinen tai viimeisin Korjauksia ei suositella tehtävän paperilomakkeella, jos alkuperäinen aineisto on lähetetty sähköisesti Samassa ilmoitusaineistossa ei voi samalle saajalle antaa sekä alkuperäistä, että korvaava tietoa, koska aikaleima on sama 2015 vuosi-ilmoitusten korjaaminen säilyy kalenterivuoden 2016 ennallaan eli kaikki maksuvuotta 2015 koskevat ja aiemmat tiedot korjataan poisto-korjauslisäys menettelyllä.
Tiedostona annettujen erittelyjen korjaaminen Suomi.fiverkkolomakkeella tai paperilla Jos korjausaineistoa ei voida tuottaa sillä ohjelmistolla jolla alkuperäinen aineisto oli tuotettu, voidaan yksittäiset erittelyt korjata Suomi.fi-verkkolomakkeella (tai paperilla) Suomi.fi verkkolomakkeella (tai paperilomakkeella) ei ole ohjelmistotietoa tunnistetietona. Muiden tunnistetietojen tulee olla samat kuin alkuperäisellä erittelyllä. 28