Laatimispäivä: 25.9.2015 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Kuopion kaupunki Katuosoite: Vuorikatu 27 Postitoimipaikka: 70100 Kuopio Puhelin: (017) 182 111 2. Rekisterin vastuuhenkilö Rekisteriasioita hoitava henkilö Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa., puh. 044 718 4008 Yhteisrekisterin käyttöönoton yhteydessä nimetty pääkäyttäjä (yksi vastuutyöntekijöistä) 3. Rekisterin nimi MONIALAISEN HYVINVOINNIN INTEGROIDUN TOIMINTAMALLIN KUNTAKOKEILU - palvelusuunnitelmien yhdistämiskokeilun rekisteri (Kuopiossa hyvinvointisuunnitelma) 4. Rekisterin käyttötarkoitus Rekisterin pitäminen perustuu Kuopion kaupunginhallituksen päätökseen 31.8.2015 3: palvelusuunnitelmien yhdistämiskokeilusta vastaavan organisaation nimeäminen. Rekisterin perustaminen liittyy Valtionvarainministeriön kansalliseen kuntakokeiluhankkeen Kuopion hyvinvoinnin integroidun toimintamallin kokeiluun. Kokeilu perustuu ns. kuntakokeilulakiin (Laki kuntien velvoitteiden ja ohjauksen vähentämistä ja monialaisten toimintamallien tukemista koskevista kokeiluista
30.12.2014/1350 joka on voimassa 5.1.2015-31.12.2016. Hyvinvoinnin integroitu toimintamalli kokeilun toteuttamiseen liittyvine periaatteineen on kuvattu kuntakokeilulain luvussa 2. Rekisterin käyttö rajautuu palveluintegraatioon liittyvään kuntakokeilulain sekä valtiovarainministeriön ja Kuopion kaupungin välisen sopimuksen mukaiseen määräaikaiseen ja kokeiluluonteiseen kehittämiseen. Hyvinvoinnin integroidun toimintamallin kehittäminen perustuu yhdistettyyn palvelusuunnitelmaan, monialaiseen asiakastyöhön, vastuutyöntekijätoimintaan sekä palvelujen integrointiin perustuvasta kokeilusta. Asiakkaan asioiden kokonaisvaltainen hoitaminen on yksi kokeilun periaatteista. Kuopion kokeiluun osallistuu erikseen nimetyt toimintayksiköt ja vastuutyöntekijät (kuntakokeilulaissa asiakasvastaava) sosiaalipalveluista, terveyspalveluista, psykiatriankeskuksesta, kasvun- ja oppimisentuen palveluista, nuorisopalveluista ja ostopalveluista. Rekisterin käyttötarkoitus liittyy viranhaltioiden asiakkaille laatimien erilaisten palvelusuunnitelmien (Kuopiossa hyvinvointisuunnitelma) yhdistämiseen. Rekisterin avulla hoidetaan 16 29 -vuotiaiden, kokeiluun suostumuksensa antaneiden nuorten kokonaisvaltaisen elämänhallinnan arviointiin, suunnitteluun ja toteutukseen liittyvä tiedonhallinta. Kokeiluun osallistuminen on nuorille vapaaehtoista. Rekisterin tietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määritelty, ellei muussa laissa ole toisin säädetty. Tietoja voi käyttää kuitenkin rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu- ja tilastointitarpeisiin. 5. Rekisteriin talletetut tiedot Rekisteri koostuu Valuecode Oy:n Forsante -järjestelmään kirjatuista henkilötiedoista, palvelusuunnitelmien yhdistelmästä (hyvinvointisuunnitelma), elämänhallinnan itsearvioinnista, asiakkaiden ja ammattilaisten välisistä sähköisen asioinnin viesteistä, suostumuksista sekä muista monialaisen asiakastyön mukaisista asiakkaan palvelutarpeen arvioinnin, suunnittelun ja toteutuksen kannalta tarpeellisista asiakirjoista ja tiedoista. Digitaaliset asiakirjat: Asiakasta koskevat henkilötiedot, hyvinvointisuunnitelma (yhdistetty palvelusuunnitelma), elämänhallinnan itsearviointilomake, sähköisen asioinnin viestit ammattilaisen ja asiakkaan sekä eri ammattilaisten välillä. Analogiset asiakirjat: asiakkaan allekirjoituksellaan hyväksymät kirjalliset suostumukset kokeiluun osallistumisesta ja kokeiluun liittyvien tiedonhallintaperiaatteiden (mm. tietojen luovuttaminen) noudattamiseen suostumisesta. Tämän kokeilun aikana syntyvä monialainen ammattilaisten ja asiakkaiden yhteisrekisteri ei korvaa palveluprosessien omia henkilörekistereitä vaan rekistereitä ylläpidetään kokeilulaissa todettujen periaatteiden mukaan rinnakkain. Valuecode sähköisen palvelualustan (Forsante) järjestelmätoimittajana toimii teknisenä rekisterinpitäjänä. Rekisteriin voidaan tallettaa kuntakokeilulain perusteella vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta välttämättömiä tietoja. 5a. Säännönmukaiset tietolähteet Tiedot saadaan asiakkaalta ja asiakkaan lähipiiriltä kuntakokeilulain 4 mainituista viranhaltijoiden laatimista erillisistä palvelusuunnitelmista monialaisena eri palvelutehtäviin ja toimintoihin kuuluvien ammattilaisten ja asiakkaan yhteistyönä monialaiseen yhteistyöhön kuuluu eri viranomaisia asiakkaan palvelutarpeiden mukaisesti yksi yhteistyöhön osallistuvista ammattihenkilöistä toimii asiakkaalle henkilökohtaisesti nimettynä asiakasvastaavana (Kuopiossa vastuutyöntekijä)
6. Asiakastietojen luovuttaminen 6a. Asiakastietojen säännönmukainen luovuttaminen, luovutuksensaajat ja luovutuksen perusteet Luovutus: asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisella suostumuksella lain nimenomaisen säännöksen perusteella salassa pidettäviä tietoja ei saa luovuttaa vastoin asiakkaan nimenomaista kieltoa, jos hänellä on edellytykset arvioida kiellon merkitys (1350/2014) tieteelliseen tutkimukseen asiakkaan luvalla tai ministeriön tai palvelualuejohtajan päätöksellä (tutkimuslupa) JulkisuusL 21.5.1999/621 28 6b. Alaikäisen asiakkaan tietojen antamista koskeva kielto-oikeus Alaikäinen voi ottaen huomioon hänen ikänsä ja kehitystasonsa sekä asian laatu painavasta syystä kieltää antamasta itseään koskevia tietoja lailliselle edustajalleen, jollei se ole selvästi alaikäisen edun vastaista. Jos alaikäinen tai hänen laillinen edustajansa ovat asianosaisena sosiaalihuoltoa koskevassa asiassa, laillisella edustajalla on kuitenkin oikeus tiedonsaantiin siten kuin viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 :ssä säädetään. 7. Asiakastietojen käsittelyn ja suojaamisen yleiset periaatteet Asiakirjat, jotka sisältävät salassa pidettäviä henkilötietoja asiakkaasta tai muusta yksityisestä henkilöstä, ovat salassa pidettäviä. Kaikki tehtävissä toimivat Kuopion kaupungin organisaation ja kokeiluun osallistuvien muiden organisaatioiden työntekijät ovat vaitiolovelvollisia tehtävässään tietoonsa saamista salassa pidettävistä asioista. Työntekijöiltä vaaditaan noudattaa yleisiä tietosuoja- ja tietoturvaperiaatteita. A. Manuaalinen aineisto. Kirjallinen suostumus säilytetään lukitussa kaapistossa. B. Tietojärjestelmään tallennetut tiedot. Vastuutyöntekijöille määritellään järjestelmien käyttöoikeudet työtehtävien vaatimien tarpeiden mukaisesti. Oikeuksilla sekä varmistetaan että rajataan työntekijän työtehtävissään tarvitsemat asiakastiedot. Järjestelmien tietokannat on suojattu ulkopuoliselta käytöltä käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä teknisin menetelmin. Tietojen suojaamisvelvoite koskee sekä sähköisiä että paperisia asiakastietoja. Miten asiakastietojen käsittelyä valvotaan: Asiakastietojen käsittelyn valvonta tapahtuu lokitietojen avulla asiakkaiden tekemien selvityspyyntöjen tai reklamaation perusteella. Lisäksi rekisterinpitäjä suorittaa omaa asiakastietojen käytön seurantaa ja valvontaa esim. pistokokein tai sille tulleiden ilmoitusten johdosta. Asiakkaalla on tiedonsaantioikeus rekisteritietojensa lainmukaisesta käytöstä. Hän voi pyytää rekisterinpitäjältä rekisteritietojen käytön selvitystä vapaamuotoisella kirjallisella pyynnöllä tai siihen tarkoitetulla lomakkeella. Rekisteritietojen käytön selvityspyyntö toimitetaan rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Luovutukset:
Kuntakokeilulakiin ja asiakkaan kokeiluun osallistumista koskevaan suostumukseen perustuen ammattilaiset voivat luovuttaa ja yhdistää eri palveluissa syntyviä asiakastietoja, mikäli tiedot ovat välttämättömiä asiakkaan kokonaisvaltaisen elämänhallinnan suunnittelun, toteutuksen tai seurannan kannalta. Palvelusuunnitelmien yhdistämisen yhteydessä syntynyttä monialaista ja eri organisaatioiden yhteistä henkilörekisteritietoa on käsiteltävä luottamuksellisesti ja erityistä huolellisuutta noudattaen. 8. Rekisteröidyn tarkastusoikeuden toteuttaminen ja organisointi Tarkastusoikeuden sisältö Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteritiedot (Henkilötietolaki 26 ). Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakastiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot kirjallisena. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksissa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antaminen saattaisi aiheuttaa vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Miten toteutetaan: Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Kenelle pyyntö osoitetaan: Asiaa hoitavalle vastuutyöntekijälle Kuka päättää: Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tiedot antaa asiasta päättäneen määräämä henkilö. Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakastiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisena. Jos tarkastusoikeus evätään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen asiakkaan tarkastusoikeuden toteuttamisesta.
9. Tiedon korjaaminen Korjauksen sisältö Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki 29 ). Asiakkaalla on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdollista on myös käyttää vireillepanolomaketta (http://www.tietosuoja.fi/11151.htm). Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta. Toteuttaminen ja organisointi Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan. Pyynnössä on syytä tarkasti yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Kenelle pyyntö osoitetaan: Asiaa hoitavalle vastuutyöntekijälle Kuka päättää: Jos asiakkaan vaatima korjaus päätetään tehdä, korjauksen tekee henkilö, jolla on rekisteritietojen korjaamiseen erityinen oikeus. Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Vastaavasti tehdään poistettaessa tarpeeton tieto. Asiakastietoja voidaan myös korjata täydentämällä niitä asiakkaan näkemyksellä asiasta. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste merkitään asiakirjoihin.