Yksityisyyden suoja työsuhteessa

Yksityisyyden suoja työsuhteessa

Mikko Nyyssölä Yksityisyyden suoja työsuhteessa Talentum Media Oy Helsinki

7., uudistettu painos Copyright 2014 Talentum Media Oy ja Mikko Nyyssölä Toimitus: Heidi Antinkari Taitto: Marja-Leena Saari ISBN 978-952-14-2304-8 ISBN 978-952-14-2381-9 (Fokus) Paino: Print Best, Viro 2014 Anna palautetta kirjasta: www.talentumshop.fi

SISÄLLYS Lyhenteet............................................. 11 1 Johdanto 2 Henkilötietojen Esipuhe............................................... 13........................................... 17 1.1 Henkilötietojen käsittelyn perusperiaatteet............ 18 1.2 Yksityisyyden suoja perustuslaissa.................... 19 1.2.1 Perusoikeuksien vaikutustapa................. 19 1.2.2 Yksityisyyden suojan käsite................... 20 1.2.3 Työnantajan perusoikeudet................... 21 1.3 Kansainväliset säännökset........................... 22 1.3.1 Euroopan neuvoston sopimus ja suositukset.... 22 1.3.2 Kansainvälisen työjärjestön ohjeisto........... 23 1.3.3 Euroopan yhteisön lainsäädäntö............... 25 käsittelyn perusteet............. 27 2.1 Lainsäädäntö...................................... 27 2.1.1 Henkilötietolaki............................. 27 2.1.1.1 Keskeinen sisältö..................... 27 2.1.1.2 Soveltamisala........................ 29 2.1.2 Laki yksityisyyden suojasta työelämässä........ 30 2.1.3 Muu lainsäädäntö........................... 31 2.2 Käsitteet.......................................... 32 2.2.1 Työntekijä ja työsuhde....................... 32 2.2.2 Henkilötieto................................ 33 2.2.3 Henkilötietojen käsittely..................... 34 2.2.4 Henkilörekisteri............................. 35 2.2.5 Rekisterinpitäjä............................. 36 2.2.6 Rekisteröity................................ 37 2.2.7 Sivullinen.................................. 38 2.2.8 Suostumus................................. 38 2.2.9 Luottotiedot ja luottotietorekisteri............. 39 2.3 Huolellisuusvelvoite................................ 39 2.3.1 Velvoitteen sisältö........................... 39 5

3 Henkilötietojen 2.3.2 Työnantajan toimenpiteet..................... 41 2.4 Käsittelyn suunnitelmallisuus....................... 42 2.4.1 Suunnittelu................................. 42 2.4.2 Rekisteriseloste.............................. 44 2.4.3 Käyttötarkoitussidonnaisuus................... 45 2.5 Tietoturvallisuus ja tietojen säilytys................... 46 2.5.1 Tietojen suojaaminen......................... 46 2.5.2 Vaitiolovelvollisuus........................... 46 2.5.3 Henkilörekisterin hävittäminen................ 47 kerääminen....................... 48 3.1 Yleiset edellytykset................................. 49 3.2 Tietolähteet....................................... 50 3.2.1 Työntekijä itse............................... 51 3.2.2 Aikaisempi työnantaja........................ 52 3.2.3 Luottotietorekisteri........................... 52 3.2.4 Työterveyshuolto............................ 54 3.2.4.1 Salassapitovelvollisuus................ 55 3.2.4.2 Soveltuvuuslausunnot................ 56 3.2.4.3 Laskutustiedot....................... 57 3.2.5 Rikosrekisteri............................... 59 3.2.6 Turvallisuusselvitys.......................... 60 3.2.6.1 Perusmuotoinen turvallisuusselvitys.... 61 3.2.6.2 Laaja turvallisuusselvitys.............. 62 3.2.6.3 Suppea turvallisuusselvitys............ 62 3.2.6.4 Muut turvallisuusselvityksen tekemisen perusteet............................ 63 3.2.7 Muut viranomaisen henkilörekisterit........... 64 3.3 Tietojen tarpeellisuus ja virheettömyys................ 65 3.3.1 Yleiset vaatimukset........................... 65 3.3.2 Yhteys syrjintäsäännöksiin.................... 66 3.3.3 Harkinta työsuhteen kannalta................. 67 3.3.4 Työnantajan tietotarpeet...................... 70 3.3.4.1 Tietojen ryhmittely................... 70 3.3.4.2 Käytännön esimerkkejä............... 72 3.4 Arkaluonteiset tiedot ja henkilötunnus............... 73 3.4.1 Arkaluonteisten tietojen käsittelykielto.......... 73 3.4.1.1 Rotu tai etninen alkuperä............. 75 3.4.1.2 Vakaumus ja ammattiliiton jäsenyys.... 76 3.4.1.3 Rikollinen teko ja sen seuraamus....... 77 6

4 Työntekijän 3.4.1.4 Terveydentila ja hoitotoimenpiteet...... 77 3.4.1.5 Seksuaalinen suuntautuminen ja käyttäytyminen...................... 77 3.4.1.6 Sosiaalihuollon tarve ja etuudet......... 78 3.4.2 Poikkeukset käsittelykiellosta................. 78 3.4.2.1 Nimenomainen suostumus............ 79 3.4.2.2 Itse julkistetut tiedot.................. 79 3.4.2.3 Elintärkeän edun suojaaminen......... 80 3.4.2.4 Oikeusvaade......................... 80 3.4.2.5 Lakiperusteiset velvoitteet............. 81 3.4.2.6 Ammattiliittoon kuuluminen.......... 82 3.4.2.7 Terveydentilatietojen käsitteleminen.... 82 3.4.2.8 Muut poikkeukset.................... 87 3.4.3 Arkaluonteisten tietojen poistaminen.......... 88 3.4.4 Henkilötunnuksen käyttö.................... 89 testaaminen........................... 90 4.1 Henkilö- ja soveltuvuusarviointitestit................. 91 4.1.1 Testaamisen edellytykset..................... 92 4.1.2 Luotettavuuden varmistaminen............... 92 4.1.3 Työntekijän oikeus saada lausunto............. 93 4.2 Terveydentilaan liittyvät testit........................ 94 4.2.1 Työterveyshuollon asema..................... 94 4.2.2 Testaamisen edellytykset..................... 94 4.2.3 Geneettiset tutkimukset...................... 95 4.2.4 Menettelysäännökset........................ 96 4.3 Huumetestit....................................... 97 4.3.1 Testien käyttö työhönotossa.................. 97 4.3.1.1 Testien käyttäminen yleensä........... 98 4.3.1.2 Erityistä luottamusta edellyttävät tehtävät............................ 101 4.3.1.3 Alaikäisten kasvatus................. 102 4.3.1.4 Pääsy huumausaineisiin.............. 102 4.3.2 Testien käyttö työsuhteen aikana............. 103 4.3.2.1 Epäilys huumeiden käytöstä tai huumeriippuvuudesta...................... 103 4.3.2.2 Testit osana hoitoonohjausta.......... 106 4.3.3 Työsuhteen muutostilanteet................. 106 4.3.4 Testit osana työterveystarkastusta............. 106 4.3.5 Menettely................................. 107 7

5 Teknisin 6 Henkilötietojen 4.4 Alkoholitestit.................................... 108 4.4.1 Puhallustestien käyttöala..................... 108 4.4.2 Velvollisuus suostua testiin................... 109 menetelmin toteutettu valvonta...... 110 5.1 Sähköposti...................................... 111 5.1.1 Sähköpostin luottamuksellisuus............... 112 5.1.1.1 Työnantajan huolehtimisvelvollisuudet 112 5.1.1.2 Työnantajalle kuuluvien viestien hakeminen......................... 113 5.1.1.3 Työnantajalle kuuluvien viestien avaaminen......................... 116 5.1.2 Viestien välitystiedot........................ 117 5.1.2.1 Välitystietojen käsittely väärinkäytöstapauksissa......................... 118 5.1.2.2 Luvaton käyttö..................... 118 5.1.2.3 Yrityssalaisuuksien paljastaminen..... 120 5.1.2.4 Väärinkäytöksiin liittyvät menettelysäännökset........................ 121 5.2 Puhelinliikenne ja paikantaminen................... 125 5.2.1 Puhelinlaskun erittely....................... 125 5.2.2 Työntekijän paikantaminen.................. 125 5.3 Kameravalvonta.................................. 126 5.3.1 Valvonnan edellytykset...................... 127 5.3.1.1 Sallittu valvonta..................... 127 5.3.1.2 Kielletty tarkkailu................... 127 5.3.2 Kameravalvonnan avoimuus.................. 129 5.3.3 Tallenteiden käyttö.......................... 131 5.3.4 Tallenteiden hävittäminen.................... 132 luovuttaminen.................. 133 6.1 Tietojen luovuttaminen yleisten käsittelyedellytysten perusteella....................................... 134 6.1.1 Työntekijän suostumus...................... 135 6.1.2 Työntekijän toimeksianto.................... 136 6.1.3 Elintärkeän edun suojaaminen................ 137 6.1.4 Lakimääräiset tehtävät....................... 137 6.1.5 Yhteysvaatimukseen perustuva luovutus....... 138 6.1.6 Konsernin sisäinen luovutus.................. 140 6.1.7 Ulkopuoliset palveluyritykset................. 140 8

7 Työntekijän 6.1.8 Yleisesti saatavilla olevat tiedot............... 141 6.1.9 Tietosuojalautakunnan lupa................. 141 6.2 Tietojen luovuttaminen erityisiä tarkoituksia varten.... 142 6.2.1 Historiallinen tai tieteellinen tutkimus........ 143 6.2.2 Tilastot................................... 144 6.2.3 Viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävät.. 145 6.2.4 Henkilömatrikkeli.......................... 146 6.2.5 Sukututkimus.............................. 147 6.2.6 Suoramarkkinointi ja muut osoitteelliset lähetykset................................. 148 6.3 Viranomaistyönantajan oikeus tietojen luovuttamiseen.149 6.3.1 Julkisuusperiaate........................... 149 6.3.2 Julkiset asiakirjat........................... 150 6.3.3 Salassa pidettävät asiakirjat.................. 150 6.3.4 Tiedonsaantitavat ja niiden rajoitukset........ 151 6.4 Henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle............. 152 6.4.1 Yleiset edellytykset......................... 152 6.4.2 Poikkeusperusteet.......................... 153 oikeudet.............................. 155 7.1 Tiedonsaantia koskevat määräykset.................. 156 7.1.1 Informointi tietojen käsittelystä.............. 156 7.1.1.1 Informointivelvoitteen sisältö......... 156 7.1.1.2 Käytännön toimenpiteet.............. 158 7.1.1.3 Poikkeukset informointivelvollisuudesta 159 7.1.2 Tarkastusoikeus............................ 159 7.1.2.1 Tarkastusoikeuden sisältö............ 160 7.1.2.2 Tarkastusoikeuden rajoitukset........ 162 7.1.2.3 Tarkastusoikeuden toteuttaminen..... 164 7.1.3 Työnantajan tiedonantovelvollisuus........... 165 7.1.3.1 Tiedonantovelvollisuuden sisältö...... 165 7.1.3.2 Suhde tarkastusoikeuteen............. 167 7.1.3.3 Tiedonantovelvollisuuden rajoitukset.. 167 7.2 Tiedon korjaaminen............................... 168 7.2.1 Yhteys virheettömyysvaatimukseen........... 168 7.2.2 Ilmoittamisvelvollisuus..................... 170 7.3 Kielto-oikeus..................................... 170 7.4 Yhteistoiminta................................... 171 7.4.1 Työntekijästä kerättävät tiedot............... 172 9

8 Viranomaisvalvonta 7.4.2 Teknisin menetelmin toteutettu valvonta ja viestintäverkko........................... 173 7.4.2.1 Yhteistoiminta tai kuuleminen........ 173 7.4.2.2 Tiedottamisvelvollisuus.............. 174 7.4.3 Huumetestien käyttö........................ 175 ja seuraamusjärjestelmä. 176 8.1 Tietosuojavaltuutettu.............................. 177 8.1.1 Toimivalta................................. 177 8.1.2 Ilmoitukset tietosuojavaltuutetulle............. 179 8.2 Työsuojeluviranomaiset........................... 180 8.3 Tietosuojalautakunta.............................. 181 8.3.1 Tietosuojalautakunnan lupatoimivalta......... 181 8.3.2 Tietosuojalautakunnan määräykset............ 182 8.4 Vahingonkorvausvelvollisuus ja rangaistukset......... 183 Liitteet............................................... 185 Rekisteriseloste........................................... 185 Henkilötietolaki 22.4.1999/523............................. 186 Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 13.8.2004/759........ 201 Lähteet.............................................. 213 Hakemisto........................................... 217 10