YKSITYISYYDEN SUOJA TYÖSUHTEESSA

Transkriptio

1 Mikko Nyyssölä YKSITYISYYDEN SUOJA TYÖSUHTEESSA Alma Talent 2018 Helsinki Tilaa Yksityisyyden suoja työsuhteessa -kirja Alma Talent Shopista: shop.almatalent.fi

2 8., uudistettu painos Copyright 2018 Alma Talent Oy ja Mikko Nyyssölä Yhteistyössä Lakimiesliiton Kustannus ISBN Kannen sarja-asu: Heikki Sallinen Taitto: Outi Pallari BALTO print, Liettua 2018 Anna palautetta kirjasta:

3 SISÄLLYS Esipuhe 8. painokseen Johdanto Henkilötietojen käsittelyn periaatteet Yksityisyyden suoja perustuslaissa Perusoikeuksien vaikutustapa Yksityisyyden suojan käsite Työnantajan perusoikeudet Kansainväliset säännökset Euroopan neuvoston sopimus ja suositukset Kansainvälisen työjärjestön ohjeisto Euroopan unionin lainsäädäntö Direktiivistä tietosuoja-asetukseen Euroopan unionin ohjeisto Työpaikalla sovellettava lainsäädäntö Tietosuoja-asetuksen soveltamisala ja käsitteet Kohde ja tavoitteet Soveltamisala Aineellinen soveltamisala Alueellinen soveltamisala Tietosuoja-asetuksen määritelmät Henkilötieto Rekisteröity Anonyymit tiedot Henkilötiedon muotovaatimus Käsittelyn käsite Profilointi Henkilötietojen pseudonymisointi Rekisterin käsite Rekisterinpitäjä Työterveyshuolto rekisterinpitäjänä

4 Yhteisrekisterinpitäjät Henkilötietojen käsittelijä Vastaanottaja ja kolmas osapuoli Suostumuksen määritelmä Henkilötietojen tietoturvaloukkaus Geneettiset tiedot ja biometriset tiedot Terveystieto Päätoimipaikka Rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän edustaja Yritystä koskevat sitovat säännöt Muut määritelmät Henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet Mistä työnantaja voi kerätä henkilötietoja Suomen lain rajoitukset Henkilötiedon käsitteen merkitys Lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys Läpinäkyvyys Kohtuullisuuden vaatimus Käyttötarkoitussidonnaisuus Käsittelyn tarkoituksen määrittely Henkilötietojen käyttö muihin tarkoituksiin Tietojen minimointi Tietojen minimointi työsuhteessa Työsuhteessa tarvittavia tietoja Täsmällisyys Arvionvaraisten tietojen täsmällisyys Toimenpiteet täsmällisyysvaatimuksen toteuttamiseksi Säilytyksen rajoittaminen Eheys ja luottamuksellisuus Yhteys tietoturvaloukkauksiin Vaitiolovelvollisuus Osoitusvelvollisuus Selosteen merkitys osoitusvelvollisuudessa Muun aineiston käyttö

5 3.8.3 Tietotilinpäätös Käännetystä todistustaakasta Henkilötietojen käsittelyn peruste Henkilötietojen käsittelyn peruste työsuhteessa Perusteiden jaottelu Suostumus Suostumuksen suhde muihin käsittelyperusteisiin Suostumuksen suhde tarpeellisuusvaatimukseen Sopimuksen täytäntöönpaneminen Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen Elintärkeiden etujen suojaaminen Yleinen etu ja julkisen vallan käyttäminen Oikeutettu etu Käyttötarkoitussidonnaisuuden periaatteen varmistaminen Suostumuksen edellytykset Suostumuksen merkitys työsuhteessa Näyttövelvollisuus, suostumuksen muoto ja suostumuksen peruuttaminen Erityisiä henkilötietoryhmiä koskeva käsittely Erityisiä henkilötietoryhmiä koskeva sääntely Mitä tietoja erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluu Rotu ja etninen alkuperä Mielipiteet ja vakaumus Ammattiliiton jäsenyys Geneettiset ja biometriset tiedot Terveyttä koskevat tiedot Seksuaalinen käyttäytyminen ja suuntautuminen Poikkeukset arkaluonteisten tietojen käsittelykiellosta Tietosuoja-asetuksen sisältämät poikkeukset Rekisteröidyn suostumus Työoikeuteen liittyvät oikeudet ja velvoitteet

6 Elintärkeiden etujen suojaaminen Ammattiliittojen ja muiden yhdistysten toiminta Julkisiksi saatetut tiedot Oikeusvaateen laatiminen, esittäminen ja puolustaminen Tärkeä yleinen etu Terveydenhuolto ja työkyvyn arviointi ja tutkimus Erityisiä henkilötietoryhmiä koskeva tietojen käsittely tietosuojalain perusteella Tietosuojalain poikkeukset arkaluonteisten tietojen käsittelykiellosta Tietosuojalain mukaiset suojatoimet Terveydentilatietoihin liittyvä poikkeus arkaluonteisten tietojen käsittelystä Käsittelyn perusteet Terveydentilatietojen käsittelyä koskevat suojatoimet Työnantajan ja työterveyshuollon yhteistyö Rikostietojen, henkilötunnuksen ja luottotietojen käsittely Rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvien henkilötietojen käsittely Tietosuoja-asetuksen määräykset Käsittely viranomaisen valvonnassa Käsittely tietosuojalain perusteella Turvallisuusselvitys Perusmuotoinen turvallisuusselvitys Laaja turvallisuusselvitys Suppea turvallisuusselvitys Muut turvallisuusselvityksen tekemisen perusteet Lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittäminen Henkilötunnuksen käyttö

7 6.3 Luottotietojen käyttö Taloudellisten sitoumusten teko Luoton myöntäminen ja valvonta Liike- ja ammattisalaisuudet Tietojärjestelmän käyttöoikeudet Rahan ja arvoesineiden käsittely Vartiointi ja työskentely yksityiskodissa Yrityksen vastuuhenkilöt Testien käyttö työsuhteessa Henkilö- ja soveltuvuusarviointitestit Testaamisen edellytykset Testien luotettavuuden varmistaminen Työntekijän oikeus saada lausunto Testitulosten käyttö ja säilyttäminen Terveydentilaan liittyvät testit Työterveyshuollon asema Testaamisen edellytykset Geneettiset tutkimukset Menettelysäännökset Huumetestien käyttö työsuhteessa Testien käyttö työhönotossa Testien käyttäminen yleensä Erityistä luottamusta edellyttävät tehtävät Alaikäisten kasvatus Pääsy huumausaineisiin Testien käyttö työsuhteen aikana Epäilys huumeiden käytöstä tai huumeriippuvuudesta Testit osana hoitoonohjausta Työsuhteen muutostilanteet Testit osana työterveystarkastusta Huumetesteihin liittyvät menettelysäännökset Alkoholitestit Puhallustestien käyttöala Velvollisuus suostua testiin

8 8 Teknisin menetelmin toteutettu valvonta Sähköposti Sähköpostin luottamuksellisuus Työnantajan huolehtimisvelvollisuudet Työnantajalle kuuluvien viestien hakeminen Työnantajalle kuuluvien viestien a vaaminen Viestien välitystiedot Välitystietojen käsittely väärinkäytöstapauksissa Luvaton käyttö Yrityssalaisuuksien paljastaminen Väärinkäytöksiin liittyvät menettelysäännökset Puhelinliikenne ja paikantaminen Puhelinlaskun erittely Työntekijän paikantaminen Kameravalvonta Valvonnan edellytykset Sallittu valvonta Kielletty tarkkailu Kameravalvonnan avoimuus Tallenteiden käyttö Tallenteiden hävittäminen Työntekijän oikeudet Läpinäkyvä informointi ja oikeuksien käyttö Yleinen tiedottamisvelvollisuus Erityinen tiedottamisvelvollisuus Tiedottamisvelvollisuuden kohde Menettelysäännökset Rekisteröidylle toimitettavat tiedot Artiklan 13 ja artiklan 30 välinen suhde Tietojen toimittamisen ajankohta Toimitettavien tietojen sisältö Yhteystiedot Tietosuojavastaava

9 Käsittelyn tarkoitukset Oikeutetut edut Vastaanottajaryhmät Luovuttaminen kolmansiin maihin Toimitettavat lisätiedot Säilytysaika Rekisteröidyn oikeudet Suostumuksen peruuttaminen Tieto valitusoikeudesta Rekisteröidyn velvollisuus antaa tietoja Tieto automaattisesta päätöksenteosta ja profiloinnista Tietojen käyttö muihin tarkoituksiin Toimitettavat tiedot, kun tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin Mitä tietoja 15 artiklan oikeus koskee Tiedottamisvelvoitteiden keskinäinen suhde Tietoihinpääsyn järjestäminen Rajoitukset oikeuteen päästä tietoihin ja oikeuteen saada jäljennös Oikeus tietojen oikaisemiseen Työntekijän pyyntö Tietojen oikeellisuus Oikeus tietojen poistamiseen Poistamisen perusteet Tarpeettomiksi käyneet tiedot Suostumuksen peruuttaminen Vastustamiseen perustuva tietojen poistaminen Tietojen käsittelyn lainvastaisuus Muut tietojen poistamisen perusteet Tietojen poistamiseen liittyvä menettely Oikeus käsittelyn rajoittamiseen Rajoittamisen perusteet Tietojen paikkansapitävyyden kiistäminen Tietojen lainvastaisuus

10 Rekisteröidyn tarve Oikeutettujen etujen toteutuminen Menettelysäännökset Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen Siirtämisen perusteet Siirto-oikeuden sisältö Automaattinen päätöksenteko ja profilointi Käsitteiden määritelmät Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksen kohteeksi Mitä asetus rajoittaa Poikkeukset rajoituksista Suojatoimet Rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän velvollisuudet Rekisterinpitäjän vastuu tietojen turvallisuudesta Vastuuta koskeva perussäännös Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet Riskeihin varautuminen Käsittelyn turvallisuus Artiklan 32 ja artiklan 24 suhde Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet Käsittely rekisterinpitäjän alaisuudessa Sisäänrakennettu ja oletusarvoinen tietosuoja Sisäänrakennettu tietosuoja Oletusarvoinen tietosuoja Henkilötietojen käsittelijä Henkilötietojen käsittelijälle asetettavat vaatimukset Rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välinen sopimus Rekisterinpitäjän ohjeistus Seloste käsittelytoimista Velvollisuus ylläpitää selostetta Keihin velvollisuus kohdistuu Selosteen julkisuus Vapautus ylläpitovelvoitteesta

11 Selosteen sisältö Rekisterinpitäjän yhteystiedot Käsittelyn tarkoitukset Rekisteröityjen ryhmät Henkilötietojen vastaanottajat Tietojen poistamisen määräajat Turvatoimet Henkilötietojen käsittelijää koskevan selosteen sisältö Tietoturvaloukkauksesta ilmoittaminen Ilmoittaminen valvontaviranomaiselle Milloin on ilmoitettava Ilmoituksen määräaika Ilmoituksen sisältö Ilmoittaminen rekisteröidylle Mitä tilanteita ilmoitusvelvollisuus koskee Ilmoituksen sisältö Poikkeukset ilmoitusvelvollisuudesta Tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi Mitä vaikutustenarvioinnilla tarkoitetaan Milloin vaikutustenarviointi on tehtävä Automaattiseen käsittelyyn perustuva arviointi Arkaluonteisten henkilötietojen laajamittainen käsittely Yleisölle avoimen alueen valvonta EU:n tietosuojatyöryhmän ohjeistus Vaikutustenarvioinnin sisältö Ennakkokuuleminen Tietosuojavastaava Velvollisuus tietosuojavastaavan nimittämiseen Viranomaisten suorittama tietojenkäsittely Rekisteröityjen seuranta Arkaluoteisten tietojen ja rikostietojen käsittely Nimittäminen muissa tilanteissa Tietosuojavastaavan tehtävät

12 Tietosuojavastaavan asema Henkilötietojen siirto kolmansiin maihin Siirto tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen perusteella Siirto asianmukaisia suojatoimia soveltaen Siirto suojatoimia soveltaen ilman lupaa Suojatoimet ja valvontaviranomaisen lupa Erityistilanteita koskevat poikkeukset Vähäiset siirrot Privacy Shield Yhteistoimintamenettely Työntekijästä kerättävät tiedot Teknisin menetelmin toteutettu valvonta ja viestintäverkko Yhteistoiminta tai kuuleminen Tiedottamisvelvollisuus Huumetestien käyttö Valvontaviranomaiset, oikeussuojakeinot ja seuraamukset Valvontaviranomaiset Valvontaviranomaisen tehtävät Valvontaviranomaisen valtuudet Valvontaviranomaisen tutkintavaltuudet Valvontaviranomaisen korjaavat toimivaltuudet Valvontaviranomaisen hyväksymis- ja neuvontavaltuudet Käytännesäännöt ja sertifiointi Johtava valvontaviranomainen Oikeussuojakeinot Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Oikeussuojakeinot valvontaviranomaista vastaan

13 Oikeussuojakeinot rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijää vastaan Seuraamukset Vahingonkorvaus Hallinnollinen sakko ja rangaistussäännökset Hallinnollisen sakon suuruus Hallinnollisen sakon suuruuteen vaikuttavat tekijät Rangaistussäännökset Liitteet Seloste henkilötietojen käsittelytoimista/tiedote työntekijöille Laki yksityisyyden suojasta työelämässä / Asiahakemisto

14 ESIPUHE 8. PAINOKSEEN Käsillä on kahdeksas, suurelta osin uudistettu painos teoksestani Yksityisyyden suoja työsuhteessa. Uudistamisen tarve on johtunut ennen kaikkea Euroopan unionin tietosuoja-asetuksesta, jonka soveltaminen alkoi Tietosuoja-asetusta on käsitelty teoksessa työnantajan ja työsuhteeseen liittyvien velvoitteiden näkökulmasta, mutta teos on varmasti käyttökelpoinen kenelle tahansa, joka haluaa tutustua tärkeään tietosuojaasetukseen. Tietosuoja-asetuksen ohella teoksessa käydään läpi myös muu työntekijän yksityisyyden suojaan liittyvä lainsäädäntö, josta tärkein on laki yksityisyyden suojasta työelämässä. Tietosuoja-asetuksen myötä Suomen henkilötietolaki korvataan suppeammalla tietosuojalailla. Lain oli tarkoitus tulla voimaan samanaikaisesti tietosuoja-asetuksen kanssa, mutta sen eduskuntakäsittely on vielä kesken. Laki käydään teoksessa läpi siinä muodossa, kuin se on eduskunnan käsiteltävänä olevassa hallituksen esityksessä. Parhaat kiitokset Alma Talentin Heidi Antinkarille ja Katja Kolulalle erinomaisesti sujuneesta yhteistyöstä. Helsingissä kesäkuun 1. päivänä 2018 Mikko Nyyssölä 9