ereseptin käyttöönoton viestintäsuunnitelma 1.0

SUOMEN KUNTALIITTO ereseptin käyttöönoton viestintäsuunnitelma 1.0 KunTo-toimisto 22.12.2009 1

2 Sisältö 1. Johdanto... 3 2. KunTon viestinnän suhde yhteistyökumppanien viestintään... 3 2.1. Kohderyhmät... 3 3. Käyttöönoton aikaisen viestinnän tavoitteet... 7 3.1. Ydinviestit... 7 3.2. Vastuuhenkilöt... 8 3.3. Visuaalinen ilme... 9 4. ereseptin käyttöönottoon liittyvä viestintä... 9 4.1. Valtakunnallinen viestintä... 10 4.1.1. Tärkeämmät kohderyhmät ja vastuunjako... 10 4.1.2. Valtakunnallinen viestintäsuunnitelma... 11 4.1.3. Valtakunnallisen viestinnän toteutus... 11 4.1.4. Tarvittavat dokumenttipohjat ja ohjeistukset alueille... 11 4.1.5. Tärkeimmät viestintään panostettavat ajankohdat... 11 4.1.6. Seuranta ja muutosmittaus... 12 4.2. Alueellinen viestintä... 12 4.2.1. Käynnistys... 12 4.2.2. Suunnittelu... 13 4.2.3. Toteutus/ohjaus... 13 4.2.4. Päättäminen... 13 4.3. Paikallinen viestintä... 13 4.3.1. Käynnistys... 14 4.3.2. Suunnittelu... 14 4.3.3. Valmistautuminen... 14 4.3.4. Liittyminen... 14 4.3.5. Seuranta... 14 5. Seuranta... 14

3 1. Johdanto Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköistä käsittelyä ja sähköistä lääkemääräystä koskevien lakien mukaisesti julkisen terveydenhuollon yksiköillä on velvollisuus liittyä valtakunnallisiin terveydenhuollon KanTa-palveluihin (eresepti, earkisto). Kansalaisille toteutetaan ekatselu omiin tietoihin. Ensin liikkeelle lähtee ereseptin käyttöönotto ja sen jälkeen testataan earkiston toimivuutta potilasasiakirjojen tallennuksessa. KunTo-toimisto aloitti toimintansa 1.3.2009. Sen rahoituksesta vastaavat STM ja sairaanhoitopiirit. KunTo perustettiin edistämään ja tukemaan kansallisten terveydenhuollon KanTa-palvelujen käyttöönottoa. STM on edellyttänyt, että sairaanhoitopiirit koordinoivat erikoissairaanhoitolain mukaisesti alueensa terveydenhuollon organisaatioiden liittymistä kansallisiin KanTa-palveluihin. KunTo toimii niiden tukena määräaikaisena projektina vuoden 2011 loppuun saakka. KunTon tehtävänä on olla terveydenhuollon yksiköille koordinaatiopiste, joka ohjaa, neuvoo ja tuottaa materiaalia, joiden avulla alueet ja yksiköt liittyvät KanTa-arkistoon aikataulutetusti. KunTon tärkeimmät tehtävät ovat: Osallistuu vastuiden täsmentämiseen Laatii KanTa-palvelujen käyttöönottojen vaiheistuksen Tiedottaa alueille käyttöönoton prosessista sekä hankkeen vaiheistuksesta Luo käyttöönoton käsikirjan Laatii käyttöönoton aikataulut Tuottaa työvälineet, esim. mallisuunnitelmat, testausmallit, hyväksymiskriteerit, sopimis- ja sopimusmallit Laatii yleisen koulutussuunnitelman ja luo koulutusvastaavien verkoston Viestinnän onnistuminen laajassa KanTa-hankkeessa on tärkeä tehtävä. Tavoitteena on, että ereseptin ja earkiston käyttöönotot onnistuvat ja ne otetaan vastaan hyväksyvästi sekä ammattilaisten että kansalaisten keskuudessa ja ereseptiä ja earkistoa pidetään sekä luotettavina että lisäarvoa tuovina. KunTo-toimiston viestintäsuunnitelma on erillisessä dokumentissa. (KunTo viestintäsuunnitelma_v.2.0) 2. KunTon viestinnän suhde yhteistyökumppanien viestintään STM, Kela, THL, Valvira, Kuntaliitto ja Kunto tekevät yhteisen KanTa-hankkeen viestintäsuunnitelman, jossa kokonaisviestinnästä vastaa STM. Päämääränä on tuottaa jokaisen organisaation osalta yhteneväistä KanTa-viestintää. KunTo toimittaa käyttöönoton aikaisen viestintämateriaalin alueellisille organisaatioille. Kaikki eri tahojen KanTa-hankkeeseen liittyvä viestintä annetaan tiedoksi yhteistyökumppaneista koostuvalle viestintäverkolle. Edellä mainituista toimijoista koostuva STMn sosiaali- ja terveydenhuollon koordinaatiojaos saa myös KunTon käyttöönoton aikaisen viestinnän toimenpiteet kommentoitavaksi. Jokaisella organisaatiolla on kuitenkin myös omat viestintäsuunnitelmansa. 2.1. Kohderyhmät Kansallisen terveysarkiston rakentamiseen liittyy useita sidosryhmiä, jotka pitää ottaa viestinnässä huomioon. KunTon käyttöönoton aikaisen viestinnän pääkohderyhmänä ovat terveydenhuollon tiedonhallinta ja - tekniikka-ammattilaiset, sisältäen myös yksityispuolen toimijat ja terveydenhuollon tietojärjestelmätoimittajat. Pääkohderyhmänä toimii alueellinen organisaatio, joka hallitusti ja järjestelmällisesti toteuttaa KunTon ohjeiden ja mallien mukaan KanTa-palvelujen käyttöönottoa.

4 Tärkeinä kohderyhminä ovat myös alueelliset yhdyshenkilöt sekä KunTo-johtoryhmä. Organisaatioiden ja kuntien ylin johto kuuluu myös pääkohderyhmiin. Alueorganisaatiolle alisteiset paikalliset käyttöönottoprojektit saavat ohjeet ja viestit alueellisen organisaation kautta. KunTo toimittaa ohjeet ja materiaalit alueorganisaatiolle. Lisäksi välillisenä kohderyhmänä ovat terveydenhuollon ammattihenkilöt sekä organisaatiot ja apteekit (Apteekkariliiton kautta). Välillisille kohderyhmille viestitään esim. ammatillisissa tilaisuuksissa sekä ammatillisissa lehdissä. Tarkempi kuvaus alla olevassa taulukossa. Pääkohderyhmät Kohderyhmän kuvaus Viestinnän päävastuutaho Terveydenhuollon tiedonhallinta ja - tekniikkaammattilaiset Tietojärjestelmätoimittajat KunTo johtoryhmä ja alueiden yhteyshenkilöt sekä organisaatioiden johto Kunnalliset terveydenhuoltoorganisaatiot Terveydenhuollon organisaatioiden (sekä julkisen että yksityisen) tiedonhallinnan ja -tekniikan ammattilaiset mm. alueelliset organisaatiot, sairaaloiden atk-osastot, sairaanhoitopiirien tiedonhallinnan liikelaitokset ja osakeyhtiöt. Potilastietojärjestelmätalot (esim. Logica, Tieto, Abilita, Mediconsult, Esko) Apteekkijärjestelmät (Receptum, Pharmadata) Reseptikeskuksen toimittaja (Fujitsun konsortio, vain sidosryhmän muodossa) - Ensimmäisen vaiheen toimittajat (Logica ja Tieto, Receptum ja Pharmadata), prioriteettina ykkösenä. Nimetyt henkilöt ja kuntien sekä terveydenhuollon organisaatioiden ylin johto IT johtajat, Organisaatioiden toimiva johto, johtavat lääkärit KunTo ja Kela - KunTo vastaa käyttöönottoon liittyvästä viestinnästä ja Kela on päävastuullinen tuotantokäytön viestinnästä KunTo ja Kela - Kelalla teknisten määrittelyjen ja ylläpidon viestinnän vastuu KunTo Kela (KunTo) Välilliset kohderyhmät Apteekkien henkilökunta Hoitohenkilöstö Kohderyhmän kuvaus Lääkkeiden toimitus asiakkaille, lääkeinformaatio potilaalle, lääkemääräyksen uudistamispyyntö hoitavalle lääkärille Esim. sairaanhoitajat, lähihoitajat, osastonsihteerit, opiskelijat Viestinnän päävastuutaho Apteekkariliitto Kela - Kela vastaa tuotannonaikaises ta viestinnästä (KunTo) Kela (KunTo) - viestitään ammattilehtien ja tilaisuuksien kautta. Tuotantovaiheessa työnantaja vastaa.

5 Kansalaiset Lääkärit 5,3 miljoonaa kansalaista Huomioitavia segmenttejä: - Yli 18 vuotiaat - Alle 18 vuotiaat (huoltaja-asiat) - "kotihoitolaiset" - (edunvalvoja, asianhoitaja, omaishoitajat ) ereseptien allekirjoittajat: lääkärit, hammaslääkärit, opiskelijat Kela Lääninhallitukset Sosiaali- ja terveysosastot STM Kela (KunTo) - viestitään ammattilehtien ja tilaisuuksien kautta. Tuotantovaiheessa työnantaja vastaa. Potilasjärjestöt Potilaiden edunvalvonta/neuvonta Kela (KunTo) - Järjestetään tiedotustilaisuus isolle joukolle säännöllisesti esim. kerran 3 kk:ssa. Ensimmäinen, kun yhteistestaus on viety läpi. Suomen Lääkäriliitto Käyttäjäkunnan edunvalvoja Kela (KunTo) Tehy, Super ja niiden alaiset yhdistykset ValtIt, KuntaIt (VMn projektit) Yksityiset terveydenhuoltoorganisaatiot Yhteistyökumppanit Apteekkariliitto Kela Käyttäjäkunnan edunvalvoja Arkkitehtuurin kehittämisprojektit Lääkäriasemat Fysioterapeutit, lääkärin vastaanotot, työterveydet, tukipalvelut (lab, rtg) yms. - Hoivapalvelujen tuottajat? - Suoraan kuluttajille tarjoajat vs. ostopalveluiden tuottajat? => Liittymistä koskeva rahoitus selvitettävä Kuvaus Apteekkien edunvalvoja => Liittymistä koskeva rahoitus selvitettävä Jakautuu terveysosastoon ja IT-osastoon, jonka vastuulle kuuluvat: ereseptin ja Kansallisen Lääketietokannan toteuttaja Toimii Reseptikeskuksen rekisterinpitäjänä earkiston toteuttaja ja arkistopalvelun tuottaja Kansalaisten Omien tietojen katselu palvelun toteuttaja Vastaa KanTa-palveluihin liittyvien organisaatioiden teknisestä ohjeistuksesta KanTa-palveluihin liittyvien organisaatioiden ereseptiin Kela (KunTo) KunTo (Kela) STM, Kela (KunTo) KunTo, Kela

6 ja earkistoon liittymisestä sopiminen Lääkelaitos Lääkehoidon kehittämiskeskus Lääkevalmisteiden valvonta ATC-koodit Apteekkiluvat Laki lääkelaitoksesta, 1993/35: Lääkelaitoksen tehtävänä on lääkkeiden ennakko- ja jälkivalvonta, lääkkeiden valmistuksen, maahantuonnin, jakelun ja myynnin valvonta ja ohjaus, lääkeinformaatio, farmakopeatyö ja muu lääkealaan liittyvä standardointi, lääketutkimus ja näihin liittyvä tilastointi. Lääkelaitoksen tehtävänä on myös huolehtia terveydenhuollon laitteita ja tarvikkeita koskevassa lainsäädännössä sille säädetyistä tai määrätyistä tehtävistä, osallistua alan standardisointityöhön sekä huolehtia ihmisveren talteenottamisen ja sairauden ja vamman hoitamiseen tarkoitettujen verivalmisteiden valvonnasta. Rohto ROHTO-keskus on sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalaan kuuluva asiantuntijayksikkö. Keskus edistää ja parantaa väestön terveyttä Kela Kela Mahdolliset kansalaisten kysymykset, jotka tulevat paikallisiin Kelan konttoreihin, ohjataan Kelan ITosastolle Lääketietokantatoimittajat Lääketietokeskus Pilottiprojektit * kokoamalla ja välittämällä rationaalista lääkehoitoa edistävää tietoa * saattamalla tietoa käytännön toiminnaksi Kela valtakunnalliselta näkökulmalta Pegasoksen Multirec Effican Duodecim Lääketietokeskuksen toimittama rekisteri Sairaala-apteekit (Marela) Tehtävänä on jakaa tietoa lääkkeistä ja niiden oikeasta käytöstä, pääasiassa terveydenhuollon ammattilaisille. Tavoitteena lääketurvallisuus. Vastaa pohjoismaisen tuotenumeron (Vnr) hallinnoinnista Suomessa. Yritykset ilmoittavat Vnrnumerollisten valmisteidensa hintatiedot Lääketietokeskukselle ereseptin lääketietokantaa varten kahdesti kuussa. Lääketietokeskus toimii lääkkeiden osalta Kansaneläkelaitoksen toimeksiannosta ereseptin lääketietokannan teknisenä ylläpitäjänä. Lääketietokeskuksen ylläpitämä Suomen Vnr-rekisteri toimii pohjana sähköisen lääkemääräyksen myötä käyttöönotettavalle lääketietokannalle. (http://www.laaketietokeskus.fi/page.php?page_id=24) Teres (Turku), elääke (Kotka) Kela Kela Yhteistyökumppani SITRA Hakee uusia innovaatioita terveydenhuollon palveluihin, tietotekniikan hyväksikäyttö ja järjestelmien kehittyminen mielenkiinnon kohteena. Selvittää KanTa- Kela, KunTo

7 liittymismalleja ja arkkitehtuurikysymyksiä. Mediavaikuttaja Suomen Kuntaliitto Kunnat, terveydenhuollon laitokset, apteekit Yhteistyökumppani Sosiaali- ja terveysministeriö THL Valvira Strategiat ja lainsäädäntö, yleinen ohjaus ja koordinointi KanTaan liittyvien tietojärjestelmien auditointi Koodistopalvelu: yhtenäiset koodistot, luokitukset, sanastot ja muut tietorakenteet Koodistopalvelun sisällön kehittäminen ja ylläpito Hoitaa terveydenhuollon palvelujen antajien sekä näiden palvelujen antamiseen osallistuvien henkilöiden ja tietoteknisten laitteiden varmennepalvelua, johon kuuluvat tunnistamisessa ja todentamisessa sekä sähköisessä allekirjoittamisessa tarvittavat varmenteet ja näihin liittyvät palvelut.(laki) Yhteistyökumppani Yhteistyökumppani Yhteistyökumppani Yliopiston Apteekki 16 toimipistettä, apteekkien edunvalvoja KunTo, Kela Taulukko 1. KunTon viestinnän pääkohderyhmät, välilliset kohderyhmät ja yhteistyökumppanit 3. Käyttöönoton aikaisen viestinnän tavoitteet 3.1. Ydinviestit KunTon perusviestit ovat yhteisiä KanTa-kokonaisviestintäsuunnitelman kanssa. Käsitteet Kansallinen Terveysarkisto (KanTa) Terveydenhuollon valtakunnallinen tietojärjestelmä Sähköinen resepti eli eresepti eli sähköinen lääkemääräys Sähköinen potilastietoarkisto eli earkisto Kansalaisen omien tietojen katselu Sähköinen potilaskertomus Yleisesti puhumme kansalaisista, terveydenhuollossa puhutaan potilaasta. (potilaalla on oikeuksia, joita kansalaisella ei ole.) Ydinviestit voivat olla lyhyen ja pitkän tähtäimen viestejä. Viestinnässä keskitymme lähinnä lyhyen tähtäimen viesteihin, jotka pohjautuvat faktatietoon. Osa viesteistä on määritelty kohderyhmittäin. Yleiset viestit: Tavoitteena parantaa potilasturvallisuutta Terveydenhuollon valtakunnallinen tietojärjestelmä rakennetaan turvalliseksi ja luotettavaksi. Hoidon kustannustehokkuus paranee kun tietoa on saatavilla paremmin, vältetään päällekkäisiä tutkimus- ja hoitotoimenpiteitä Henkilökunta/terveydenhuollon ammattilaiset: Kertaalleen kirjatun tiedon hyödyntäminen vähentää uudelleenkirjaamista Työkäytännöt ja toimintatavat muuttuvat (edut ja haitat) Oleellisen tiedon löytäminen suuresta tietomassasta helpottuu Järjestelmän läpinäkyvyys kasvaa Järjestelmä toimii työn tukena Hoidon jatkuvuus paranee ja hoitokäytännöt yhdenmukaistuvat - olennainen tieto löytyy nopeasti ja luotettavasti riippumatta siitä, missä terveydenhuollon toimipisteessä potilas asioi.

8 earkiston hyödyt terveydenhuollon ammattilaiselle tulevat näkymään vähitellen. Käyttöönottovaihe voi olla työläs, mutta tietovarannon kasvaessa potilastiedon saatavuus paranee ja tukee päivittäistä työskentelyä. Potilas: Potilas määrää itse omien tietojensa käytöstä (ja hallinnoinnista) Henkilökohtaisten terveystietojen käsittelyssä noudatetaan erityistä varovaisuutta ja huolellisuutta. Järjestelmä lisää potilasturvallisuutta Hoidon jatkuvuus paranee - olennainen tieto löytyy nopeasti ja luotettavasti riippumatta siitä, missä terveydenhuollon toimipisteessä potilas asioi. Järjestelmän avulla voidaan hyödyntää aikaisempia tutkimustuloksia ja välttää turhia hoitotoimenpiteitä (esim. verikokeiden otto, gastroskopia). Omia terveystietoja voi seurata helpommin (esim. omien rokotustietojen seuranta). Sähköinen resepti: Potilas voi hakea lääkkeensä mistä tahansa apteekista ilman paperireseptiä Potilas voi tarkistaa itse internetin kautta tietoja hänelle määrätyistä resepteistä ja niillä toimitetuista lääkkeistä Lääkemääräysten uusiminen on helpompaa ja nopeampaa. Epäselvästä käsialasta johtuvat tulkintaongelmat lääkemääräyksissä poistuvat Sähköistä reseptiä ei voi väärentää eikä sitä voi varastaa Sähköistä reseptiä ei voi kadottaa. Kokonaislääkityksen hallinta paranee > Lääkehoidon laatu paranee Lääkityskäytäntöjä voidaan seurata ajantasaisesti. Potilaalla on edelleen mahdollisuus saada paperiresepti Terveydenhuollon tiedonhallinta ja -tekniikka-ammattilaiset: KunTo (Kuntaliiton hanketoimisto, KanTa-palvelujen käyttöönoton ja aikataulutuksen suunnittelijataho) toimii alueellisen organisaation apuna ja tukena KunTo on käytettävissä ongelmallisten asioiden ratkomiseen KunTo on ammattilaista lähellä Poliittiset päätöksentekijät: Jatkokehittelyssä: Älykäs tietojärjestelmä voi antaa hoitosuosituksia ja varoittaa lääkkeiden haitallisista yhteisvaikutuksista. (hoidon laatu ja potilasturvallisuus) Viestintää toteutetaan suomeksi ja ruotsiksi, tarvittaessa englanniksi 3.2. Vastuuhenkilöt Kokonaisviestinnästä on vastuussa STM ja henkilö xxx sekä KunTon osalta Pia Järvinen-Hiekkanen, puh. 050 353 8011, etunimi.sukunimi@kuntaliitto.fi. Kuntaliiton viestintä on konsulttimaisessa roolissa KunToon nähden. Kuntaliiton viestintäyhdyshenkilö on Tony Hagerlund, puh. 09-771 2222, etunimi.sukunimi@kuntaliitto.fi. Viestimien kysymyksiin KunTon osalta vastaa Sinikka Ripatti. KunTo organisoi alueilta viestintävastaavien verkoston, joka on vastuussa alueellisesta ja paikallisesta viestinnästä. KunTon oma viestintäsuunnitelma on erillisessä dokumentissa.

9 Nimi Organisaatio Puhelinnumero Sähköposti Kehittämispäällikkö Anne Kallio STM 09 160 73139, 050 4302470 anne.kallio@stm.fi Neuvotteleva virkamies Annakaisa STM 09 160 74443, 040 7493225 annakaisa.iivari@stm.fi Iivari Viestintäpäällikkö Tero Manninen STM 09 160 73893, 040 707 1508 tero.manninen@stm.fi Tiedottaja Sanna Leinonen STM 09 160 74481, 050 590 3589 sanna.leinonen@stm.fi Vastuutiedottaja Tiina Puhakka THL 09 020 610 7673 tiina.puhakka@thl.fi Viestintäpäällikkö Anne Maj Suomen 09 393 0708, 040 528 8305 anne maj.aunula@fimnet.fi Aunula Lääkäriliitto Viestintäjohtaja Erkki Kostiainen Apteekkariliitto 09 2287 1307, 050 566 8188 erkki.kostiainen@apteekkariliitto.fi Erityisasiantuntija Pia Järvinen- Hiekkanen Kuntaliitto/KunTo 050 353 8011 pia.jarvinenhiekkanen@kuntaliitto.fi Tiedottaja Tony Hagerlund Kuntaliitto 09 771 2222, 050 526 2158 tony.hagerlund@kuntaliitto.fi viestintäjohtaja Katri Lindqvist Tehy 040 588 3431 katri.lindqvist@tehy.fi Tiedottaja Riitta Eerola Tehy 040 533 7084 riitta.eerola@tehy.fi Viestintäpäällikkö Tarja Tamminen Valvira 09 7729 2185, 050 307 0256 tarja.tamminen@valvira.fi Viestintäpäällikkö Seija Kauppinen Kela 020 634 1424, 040 7727 835 seija.kauppinen@kela.fi Marina Lindgren Kela (020) 634 3380, 0400 665 368 marina.lindgren@kela.fi Minna Latvala Kela 020 634 1418, 0400 603 341 minna.latvala@kela.fi Taulukko 2. Yhteistyökumppaneiden viestintävastaavat (tilanne 22.12.09) Keski-Suomen Shp Eija Häyrinen 044-702 1666 etunimi.sukunimi@medikes.fi Varsinais-Suomen Shp Eeva Isotalo-Keso 040-773 5606 etunimi.sukunimi@medbit.fi Taulukko 3. Alueorganisaatioiden viestintävastaavat (tilanne 6.10.09) 3.3. Visuaalinen ilme KunTo käyttää käyttöönoton aikaisessa viestinnässä Kanta-hankkeen viestinnän visuaalista ilmettä. 4. ereseptin käyttöönottoon liittyvä viestintä Alkuvaiheen viestinnässä painopisteenä pidetään kuntien ja terveydenhuollon organisaatioiden johtoa, koska KanTa-hankkeen viivästyminen on aiheuttanut uskonpuutetta Kansallisen terveysarkiston toteutumiseen. Kansallisen arkiston rakentaminen ja siihen liittyminen on suuri prosessi, joka tulee maksamaan paljon. Nykyisessä vaikeassa taloustilanteessa tärkein alueellisten käyttöönottojen rahoitustaho eli kunnat ovat taloudellisesti hankalassa tilanteessa ja Kansallisen terveysarkiston käyttöönotto pitää perustella kattavasti. Ensimmäisenä lähtökohtana on ereseptin käyttöönotto. KanTa-hankkeen kokonaisviestinnästä vastaa STM. Viestintä jakaantuu kolmeen tasoon, valtakunnalliseen, alueelliseen ja paikalliseen viestintään ja se synkronoidaan käyttöönoton vaiheistussuunnitelman mukaisesti. KunTo tuottaa ohjeistusta, tehtävälistoja ja viestintämateriaalia alueellisille organisaatioille ja paikalliselle tasolle. KunTon välillisille kohderyhmille (terveydenhuollon organisaatioille ja apteekeille) tuotettava viestintämateriaali suunnitellaan yhdessä yhteistyökumppanien kanssa.

10 Viestinnässä tehdään yhteistyötä viestinnän ammattilaisten kanssa, esimerkiksi sairaanhoitopiirien ja suurimpien kaupunkien viestintäosastojen, jotka toimivat varsinkin alueellisten ja paikallisten käyttöönottojen viestinnän tulena. Käyttöönoton aikainen viestintä tulee toteuttaa ammattimaisesti ja oikea-aikaisesti. Tämän kappaleen tehtäväkokonaisuudet on jaettu ereseptin käyttöönottosuunnitelman mukaisesti valtakunnalliselle, alueelliselle ja paikalliselle tasolle. Joka tasolle on määritelty viestintään liittyvät tehtävät sekä vastuutaho. Ohjeet ja mallipohjat sijoitetaan kanta.fi:ssä olevaan Käyttöönoton käsikirjaan. Kuva 1. ereseptin käyttöönottohankkeen vaiheistus valtakunnalliselle, alueelliselle ja paikalliselle tasolle 4.1. Valtakunnallinen viestintä Valtakunnallisen kansalaisviestinnän suunnittelusta vastaa Kela. KunTon viestintävastaava osallistuu suunnitteluun tiiviisti. Kaikessa viestinnässä käytetään valtakunnallisen viestintäsuunnitelman ydinviestejä. 4.1.1. Tärkeämmät kohderyhmät ja vastuunjako Mainittu kappaleen 2 taulukossa

11 4.1.2. Valtakunnallinen viestintäsuunnitelma Tehdään KanTa-viestintäverkon toimesta: KunTon, STMn, Valviran, THLn, Apteekkariliiton ja Tehyn kanssa. Ydinviestit ovat yhteisiä käyttöönoton aikaisen viestintäsuunnitelman kanssa. Erillinen dokumentti. 4.1.3. Valtakunnallisen viestinnän toteutus KunTo järjestää yhteistyökumppaniensa kanssa kansallisille medioille lehdistötilaisuuksia esim. Kuntatalolla/Kelassa/STMssä brunssin tai lounastilaisuuden muodossa. Paikalle kutsutaan suurimmat mediat. Tarvittaessa järjestetään suurimmille medioille myös erillistilaisuuksia. Järjestetään myös vastaavanlaisia tilaisuuksia potilasjärjestöjen ja ammattikuntien viestintähenkilöille. kaikissa tilaisuuksissa on selkeä ohjelma ja tärkeimpien yhteistyökumppanien asiasta parhaiten tietävät henkilöt käyttävät puheenvuorot sekä vastaavat median kysymyksiin. Tilaisuuksia järjestetään, kun on jotakin merkityksellistä kerrottavaa, esim. yhteistestauksen loppuminen ja käyttöönottoaikataulun julkistaminen. 4.1.4. Tarvittavat dokumenttipohjat ja ohjeistukset alueille KunTo tuottaa yhteistyössä Kuntaliiton viestinnän kanssa alueorganisaatioille ja paikalliselle tasolle tarkoitetut ohjemateriaalit ja pohjadokumentit, joiden avulla he tekevät omat viestintäsuunnitelmansa. Näiden taustoittavina materiaaleina käytetään pilottiprojektien Tereksen ja elääkkeen tuottamia toimintamalleja. Alla olevaa listaa tullaan päivittämään. Ohjeet: Viestintäsuunnitelma Mediaohje Lehdistötilaisuuden järjestäminen Kick-off-tilaisuuden järjestäminen Yhteistyöohje sairaanhoitopiirin tai kunnan/kaupungin viestintäosaston kanssa Muutosmittauksen tekemisen ohje Mallipohjat: Viestintäsuunnitelmapohja Alueellisten tilaisuuksien järjestämisohje ja ajankohta sekä osallistujat Alueellisen tilaisuuden kutsupohja Tiedotepohja 4.1.5. Tärkeimmät viestintään panostettavat ajankohdat 1. Tällä hetkellä (22.12.2009) ereseptin testaus on vielä kesken ja koko hankkeen osalta testaukseen on tullut jatkuvia viivästymiä eri seikoista johtuen. Siksi eresepti- ja koko KanTahankkeenkin maine on kärsinyt erityisesti terveydenhuollon johdon ja ammattilaisten piirissä. Useat viivästymät ovat luoneet uskonpuutetta ja aiheuttaneet sen, että hankkeeseen tarvittavat panostukset tehdään erittäin varovasti, joka puolestaan aiheuttaa aluetasolla eteenpäinmenon viivästymistä. Siksi tässä alkuvaiheessa pitää panostaa terveydenhuollon ja kuntien johdon sekä terveydenhuollon ammattilaisten viestintään, jotta saadaan aikaan positiivista ja odottavaa ilmapiiriä hankkeen eteenpäinviemiseksi. Viestinnän pitää olla realistista mutta kuitenkin eteenpäin katsovaa. 2. Kriittinen hetki on ensimmäisten pilottiprojektien (Turku, Kotka) käynnistymisen viestintä, siihen pitää panostaa ja viestinnän toteutusta pitää seurata tarkasti. Pilottiprojektien tehtävänä on

12 testata ereseptin käyttöä ja löytää sekä tietojärjestelmien että prosessien virheitä sekä korjata ne. On erittäin oletettavaa, että pilottien aikana tulee eteen viestinnällisiä tilanteita, jossa kerrotaan miksi jokin osio ei toimi ja mitä se on aiheuttanut sekä potilaalle/asiakkaalle, terveydenhuollon organisaatiolle tai apteekille. Tärkeätä on katsoa eteenpäin, miten epäonnistumiset korjataan ja miten korjaus on onnistunut. Onnistumiset pitää viestiä kannustavasti ja panostaa ereseptin tuomaan hyötyyn kaikille osapuolille. 3. Seuraava kriittinen hetki on, kun pilottiprojektien jälkeen alkavat ensimmäiset varsinaiset tuotteistetut käyttöönotot. Käyttöönoton tuomat hyödyt tulee tuoda esiin voimakkaasti ja positiivisessa hengessä. Pilottien ideologia on aivan erilainen kuin varsinaisten käyttöönottojen, varsinaisessa käyttöönotossa prosessien sekä tekniikan pitäisi olla kunnossa, mutta koska eri alueiden tilanteet ja tekninen rakenne ovat erilaisia, pitää varautua negatiivisten asioiden esiintuloon. Lähtökohtana kuitenkin ereseptin tuoma hyöty ja eri osapuolten yhteistyön onnistuminen, potilas mukaan lukien. 4.1.6. Seuranta ja muutosmittaus Vastuu toteutuksesta ja mittarien laadinnasta on KunTolla. Suunnittelu on vielä kesken (22.12.09). Kriteerit mietittävä, esim. tulevan muutoksen odotukset terveydenhuollon organisaatioissa ammattiryhmittäin, toteuma, ereseptin käytön prosenttiosuudet/terveyskeskus, apuna voi käyttää esim. Katri-hankkeen loppuraporttia. Voisiko olla webropol-kysely tms. ammattilaisten osalta? Kansalaisten osalta ilmeisestikin perinteinen lomakekysely, jonka voisi toteuttaa terveyskeskuksissa/sairaaloissa? 4.2. Alueellinen viestintä Alueellisesta viestinnästä vastaavat alueorganisaation projektipäällikkö ja viestintävastaava tiiviissä yhteistyössä KunTon ja KanTa-hankkeen viestinnän kanssa. Alueellinen viestintävastaava on puolestaan tiiviissä yhteistyössä paikallishankkeiden viestinnästä vastaavien kanssa. Alueorganisaatio saattaa myös vastata kokonaisviestinnästä paikallisprojektinkin osalta, mutta siitä on sovittava osapuolten kesken ja vastuut määriteltävä. Viestinnässä on tärkeätä käyttää yhteisiä, valtakunnallisia ydinviestejä ja alueen apteekit otetaan viestinnän suunnitteluun mukaan. Suunnittelun pohjaksi on tuotettu dokumentti Alueellinen viestintäsuunnitelmapohja.doc. 4.2.1. Käynnistys Käynnistysvaiheessa tutustutaan Kunton toimittamaan viestintämateriaaliin. Ensimmäinen toimenpide on pitää yhteistyökokous alueen apteekkien ja sairaanhoitopiirin ja/tai kunnan viestintäosaston kanssa, jossa sovitaan yhteistyön muodoista alueellisesti. Tässä vaiheessa KunTo on jo ottanut yhteyttä viestintäorganisaatioihin ja sopinut alustavasta yhteistyöstä. Viestinnän toimintatapa saattaa olla jo vakioitunut, esim. ns. omien lehtien julkaisu, intra- ja ekstranetit, lehdistötilaisuudet, seminaarit yms. Tässä käyttöönoton viestintäsuunnitelmassa on viitteellisesti mainittu, missä vaiheessa pitää minkälaista viestintää toteuttaa, mutta olemassa olevia toimivia käytäntöjä ei alueella ole syytä muuttaa. Aluksi kannattaa tuottaa tiedote tai pitää seminaari alueen kuntien ja terveydenhuollon organisaatioiden johdolle, jossa kerrotaan mistä on kyse ja miten tuleva käyttöönotto tullaan organisoimaan. Budjettiin liittyvät seikat tulee tuoda esiin.

13 4.2.2. Suunnittelu Tärkeimpien alueellisten kohderyhmien tunnistaminen: Kansalaiset, terveydenhuollon henkilöstö, apteekit, terveydenhuollon organisaatioiden päättäjät, kuntien päättäjät, järjestöt. Alueellisen viestintäsuunnitelman laatiminen: Käyttämällä KunTon ja KanTa-hankkeen viestinnän antamia ohjeita ja dokumenttipohjia. Alueen organisaation pitää myös tunnistaa alueen erityispiirteet, esimerkiksi projektin organisaatiomalli, jotka pitää ottaa viestintäsuunnitelmassa huomioon. Valtakunnan taholta tulevissa ohjeissa ja dokumenteissa on otettu huomioon viestintään liittyvät asiat yleisellä tasolla ja tuotettu aikataulujärjestyksiä sekä tehtävälistoja. Kuntien ja sairaanhoitopiirien ylin johto on saatettava positiivisella tavalla tietoiseksi tulevasta muutoksesta ja työmäärän suuruudesta. 4.2.3. Toteutus/ohjaus KanTa-hankkeen markkinointimateriaalit (Kela vastuussa toteutuksesta) toimitetaan apteekeille ja terveydenhuollon organisaatioille. Alueorganisaatio määrittelee yhteistyössä paikallisprojektien kanssa, minne Kela materiaalit toimittaa ja toimituksien kappalemäärät. Viestintäosastojen kautta tuotetaan materiaalia ja juttuja terveydenhuollon ammattilaisten viestimiin, esim. sairaanhoitopiirin lehteen, intra- ja ekstranetteihin. Järjestetään alueellisia informaatiotilaisuuksia ja lehdistötilaisuuksia, kun on konkreettista kerrottavaa. Esim. Käyttöönoton aikataulu on selvillä, konkreettinen käyttöönotto on lähellä, käyttöönotto on huomenna. Ohjemuotoinen kutsuttavien lista (ammattiryhmätasolla) ohjeistetaan. Lehdistötilaisuudet toteutetaan yhteistyössä sairaanhoitopiirin ja/tai kunnan viestintäosastojen kanssa, joka vastaa kokonaissuunnittelusta, tekee kutsut, tekee tiedotteen yhteistyössä alueen viestintävastaavan kanssa, kutsuu lehdistön paikalle ja osallistuu myös itse. Kela/KunTo/STM lähettävät edustajan paikalle. 4.2.4. Päättäminen Muutosmittaus toteutetaan annetun ohjeen mukaisesti 4.3. Paikallinen viestintä

14 Paikallisesta viestinnästä vastaavat paikallisprojektin projektipäällikkö ja viestintävastaava tiiviissä yhteistyössä alueorganisaation viestintävastaavan kanssa. Erikseen sovittaessa alueorganisaatio voi myös vastata paikallisprojektin viestinnästä. 4.3.1. Käynnistys Käynnistysvaiheessa tutustutaan Kunton ja alueorganisaation toimittamaan viestintämateriaaliin. Osallistutaan alueorganisaation koordinoiman tiedotteen sisällön määrittelemiseen pitämällä huolta paikallisten erityispiirteiden huomioon ottamisesta. 4.3.2. Suunnittelu Osallistutaan yhdessä alueorganisaation kanssa pääkohderyhmien tunnistamiseen. Laaditaan tarvittaessa paikallinen viestintäsuunnitelma yhteistyössä alueorganisaation, apteekkien ja viestinnän kanssa mallipohjan mukaisesti ja pidetään huoli, että alueorganisaatiolla on tieto paikallisista erityispiirteistä. Osallistutaan alueorganisaation ja sairaanhoitopiirin/kunnan viestintäosaston järjestämiin lehdistötilaisuuksiin tai seminaareihin sekä niiden suunnitteluun. 4.3.3. Valmistautuminen Jaetaan KanTa-hankkeen ja alueorganisaation tuottamat markkinointimateriaalit terveydenhuollon organisaatioille ja apteekeille. Tuotetaan materiaalia ja juttuja viestinnän tarpeisiin. Osallistutaan lehdistötilaisuuksiin ja seminaareihin sekä niiden suunnitteluun. 4.3.4. Liittyminen Toteutetaan viestintää suunnitelmien mukaisesti 4.3.5. Seuranta Muutosmittaus toteutetaan annetun ohjeen mukaisesti 5. Seuranta Seurannan mittarien laadinta keskeneräinen.