laadittu päivitetty 3.8.2011 Terveystarkastus rekisteriseloste
SISÄLTÖ laadittu päivitetty 3.8.2011 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE 7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ 8. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET 9. SÄÄNNÖNMUKAISTEN HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN 10. REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ 11. REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN 12. REKISTERIN SUOJAAMINEN 13. HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN 14. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI 15. TARKASTUSOIKEUS 16. TIEDON KORJAAMINEN 17. KIELTO-OIKEUS 18. REKISTERIHALLINTO 19. SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS
1 1 REKISTERIN NIMI Rekisterin nimi on terveystarkastusrekisteri. Rekisteri on TK-Effica- ja Pegasospotilastietojärjestelmien osarekisteri. 2 REKISTERINPITÄJÄ Terveystarkastusrekisterin rekisterin pitäjä on Kainuun maakunta -kuntayhtymä, sosiaali- ja terveyslautakunta Postiosoite: PL 400, 87070 KAINUU Käyntiosoite: Kauppakatu 1, 3 krs, 87100 KAJAANI Puhelinvaihde: (08) 615 541 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ Terveystarkastusrekisterin vastuuhenkilönä toimii Kainuun maakunta -kuntayhtymän sosiaali- ja terveysjohtaja. Sosiaali- ja terveysjohtaja Urho Kekkosen katu 2-4, 2 krs. 87100 KAJAANI Puhelinvaihde: (08) 615 541 4 REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT Rekisteriasioita hoitavat henkilöt, jotka käytännössä tekevät terveys- ja/tai, lääkärintarkastuksia ja/tai kuntotestauksia ja/tai sairaanhoitajan vastaanottoa ja/tai kuntoutus- ja eläkeselvittelyjä. Yhteyshenkilöinä toimivat ohjaavat terveydenhoitajat: Raija Tahvanainen p. 044 797 0641 Marjut Ristolainen p. 044 797 0293 Tuija Holopainen p. 044 797 0292 5 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Rekisterin käyttötarkoituksena on palvella asiakasta ja tuottaa tietoa asiakkaan terveydentilasta ja/tai fyysisestä kunnosta terveystarkastuksen ja/tai kuntotestien tekeminen ja mahdollinen ohjaaminen jatkotoimenpiteisiin kuntoutus- ja eläkeselvittelyjen tekeminen ja mahdollinen ohjaaminen jatkotoimenpiteisiin
2 sairaanhoitajan vastaanottotyö toiminnan tilastointi- ja seuranta tulosten mahdollinen käyttö tieteellisessä tutkimustoiminnassa 6 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE Terveys- ja/tai lääkärintarkastusten ja/tai kuntotestien ja/tai kuntoutuseläkeselvittelyjen tekeminen asiakkaille ja mahdollinen ohjaaminen jatkotoimenpiteisiin sekä sairaanhoitajan vastaanotto. 7 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Rekisteri koostuu manuaalisista ja sähköisistä asiakasasiakirjoista, jotka sisältävät käyttötarkoituksensa mukaisesti kaikki ne asiakasta koskevat tiedot, jotka ovat rekisterinpitäjän hallussa. Rekisteriin merkitään asiakkaan tutkimisen/tarkastamisen, jatko-ohjauksen suunnittelun ja toteuttamisen, hoitamisen ja seurannan yhteydessä syntyneitä asiakirjoja. 8 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Asiakas/hänen laillinen edustajansa/omaiset Väestötietojärjestelmä Kotikunnan ja toisten kuntien viranomaiset Asiakkaan terveydentilaa ja fyysistä kuntoa seuraavat asiantuntijatahot Valtion viranomaiset (työvoima- ja ulosottoviranomaiset) Kansaneläkelaitos 9 SÄÄNNÖNMUKAISTEN HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUS Asiakirjat ovat julkisuuslain mukaan salassa pidettäviä, joista tietoja luovutetaan vain asianomaisen suostumuksella, asianosaiselle tai lakiin perustuvan oikeuden nojalla. Ei säännönmukaista luovutusta. 10 REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ Rekisterin käyttö perustuu asiakkaan ja ohjaavan/hoitavan henkilökunnan väliseen hoitosuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen, jolloin tarvittaessa myös muissa maakunnan terveydenhuollon yksiköissä syntyneet hoitotiedot ovat käytettävissä käyttötarkoituksen mukaisessa laajuudessa. Tietoja saavat käyttää vain ohjaukseen/hoitoon osallistuvat henkilöt siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä ja vastuunsa edellyttävät. Muut ovat sivullisia asiakkaan tietoihin nähden eikä heillä ole oikeutta ilman asiakkaan kirjallista suostumusta saada tietoja käyttöönsä. 11 REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN Rekisteri on potilastietorekisterin osarekisteri.
3 12 REKISTERIN SUOJAAMINEN Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Manuaalirekisteri: Rekisterin tiedot säilytetään ulkopuolisilta suojattuina ja niiden käyttöä valvotaan. Sähköinen rekisteri: Sähköisten rekistereiden käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet rekistereihin myönnetään tehtäväkohtaisesti. 13 HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN Manuaalirekisteri: Rekisterin säilytys ja arkistointi: Rekisteri säilytetään lukollisissa tiloissa terveystarkastuksen tekijän vakituisessa toimipisteessä. Rekisterin säilytyksessä noudatetaan kuntayhtymän arkistointisuunnitelmassa määriteltyjä säilytysaikoja, jotka perustuvat arkistolaitoksen ja sosiaali- ja terveysministeriön antamiin määräyksiin asiakirjojen säilytysajoista ja hävittämisestä. Rekisterin hävittäminen: Asiakirjojen hävittämisprosessi tapahtuu arkistosta vastaavan valvonnassa niin, etteivät asiakirjat joudu missään käsittelyvaiheessa asiattomien käsiin. Sähköinen rekisteri: Rekisterin säilytys ja arkistointi: Sähköinen rekisteri verkossa, varmuuskopiot magneettitietokasetilla paloturvallisessa kaapissa. 14 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI Asiakkaita informoidaan heidän henkilötietojensa käsittelystä pääsääntöisesti asiakassuhteen alkaessa. Rekisteriseloste on nähtävillä eri yksiköissä ja maakunnan internet-sivuilla. Seloste on saatavilla myös tarkastuksen/ohjauksen toteuttavilta henkilöiltä.
4 15 TARKASTUSOIKEUS Potilaalla on oikeus nähdä ja tarkastaa kaikki henkilötietonsa ja hänen hoitoaan koskevat potilasrekisteritiedot ja pyynnöstä saada ne kirjallisena ja maksuttomasti kerran vuodessa (HetiL 523/1999, 26 ). Potilaalla on oikeus tutustua siihen, mitä häntä koskevia tietoja on talletettu potilasrekisteriin hänen hoitoonsa liittyen tai ettei potilasrekisteriin ole talletettu häntä koskevia tietoja (HetiL 523/1999 27 3 kohta). Potilas voi esittää tarkastuspyynnön omiin tietoihinsa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti hoitoyksiköissä. Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä hoitoyksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet. Tiedot antaa lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö pyytäjän esittämässä laajuudessa ja kirjallisena maakunnan tietosuojaohjeiden mukaisia menettelytapoja noudattaen. Tarkastusoikeus toteutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen terveysjohtajan tai hänen nimeämänsä lääkärin allekirjoittama todistus. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi (HetiL 523/1999 26 28 ). 16 TIEDON KORJAAMINEN Virheellinen tieto korjataan normaalin ylläpitomenettelyn yhteydessä. Havaittu virheellinen tieto oikaistaan välittömästi, kun virhe on todettu. Terveyttä ja sairautta koskevat merkinnät korjataan siten, että virheellinen tieto on myös luettavissa. Tarpeeton tieto kuitenkin poistetaan. Potilaan/asiakkaan vaatiessa tiedon korjaamista hän tekee tietoa/tietoja koskevan oikaisupyynnön kirjallisesti siihen yksikköön, jossa merkintä on tehty tai potilaskertomusarkistoon. Mikäli potilaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä annetaan terveysjohtajan tai hänen nimeämänsä lääkärin allekirjoittama todistus, josta ilmenee syyt korjaamisen epäämiseen. Kielteiseen päätökseen liitetään ohjaus asian saattamiseksi tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi (HetiL 523/1999 29 ). 17 KIELTO-OIKEUS Terveys- ja potilaskertomustiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä luovutetaan vain potilaan/asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.
5 18 REKISTERIHALLINTO Rekisterin vastuuhenkilö vastaa maakunnan terveys- ja potilaskertomusjärjestelmän laatimista ja arkistointia koskevien ohjeiden sekä rekisterihallinto- ja tietosuojaohjeiden noudattamisesta. 19 SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS Rekisterin käyttäjille on laadittu maakunnan tietosuojakäsikirja/ohjeet potilasasiakirjojen käsittelystä, käytöstä ja hallinnasta. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt laativat yksiköissään maakunnan antamien ohjeiden pohjalta tarvittaessa erikseen sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet ja vastaavat yksiköissään tarvittavan koulutuksen järjestämisestä.