Bemis Company, Inc. TOIMINTAOHJEET
SISÄLLYSLUETTELO JOHDANTO Tarkoitus ja soveltamisala...1 Sitoumuksemme...1 Lakien ja sääntöjen noudattaminen...2 Työntekijöiden resurssit...2 Raportointi...3 Kurinpidolliset toimenpiteet...3 OSA I. TOIMINTA TYÖPAIKALLA Syrjinnänvastaisuus...4 Häirinnänvastaisuus...4 Asiakirjojen säilyttäminen...4 Huumeet ja alkoholi...5 Sähköposti ja Internetin käyttö...5 Ympäristö, terveys ja turvallisuus...5 Toimintarajoitteiset henkilöt...6 Yhtiön omaisuuden suojelu...6 Yksityisyys...6 Luottamukselliset tiedot ja liikesalaisuudet...7 Sosiaalisen median käyttö...7 Väkivalta työpaikalla...7 OSA II. TOIMINTA MARKKINOILLA Korruptionvastaisuus...8 Kartellienvastaisuus...9 Kirjanpito ja asiakirjat...10 Luottamukselliset tiedot ja immateriaaliomaisuus...11 Eturistiriidat...12 Asiakkaat ja tavarantoimittajat...12 Olennaisten tietojen ilmoittaminen...13 Liiketoimet hallinnon kanssa...13 Lahjat ja kestitseminen...13 Valtionvirkamiehet...14 Hallitussuhteet...15 Sääntöjenvastaiset maksut...16 Sisäpiirikaupat...16 Kansainväliset liiketoimet...17 Poliittiset lahjoitukset...17 Tarkoitus ja soveltamisala Nämä toimintaohjeet ( toimintaohje ) ovat pikaopas Bemis Company, Inc.:in ( Bemis tai yhtiö ) nimissä toimiville henkilöille. Nämä toimintaohjeet määrittelevät Bemisin eettiset standardit ja käytännöt eri aihealueilla ja tarjoavat hyvien päätösten tekemiseen tarvittavia tietoja, työkaluja ja resursseja. Nämä toimintaohjeet eivät korvaa hyvää harkintakykyä, eivätkä voi kattaa kaikkia mahdollisia aihealueita. Perimmiltään Bemis luottaa siihen, että henkilöt tekevät eettisten standardiemme, toiminta-ajatuksemme sekä lakien ja määräysten mukaisia päätöksiä. Nämä toimintaohjeet koskevat kaikkia työntekijöitä, virkailijoita ja johtajia (yhdessä työntekijät ), riippumattomia urakoitsijoita sekä tavarantoimittajia, jotka toimivat Bemisin nimissä. Samat korkeat eettiset standardit koskevat jokaista, työtehtävään ja asemaan katsomatta. Nämä toimintaohjeet toimitetaan työntekijöille ja kolmansille osapuolille joko paperi kopiona tai Internetissä verkkosivustoomme kuuluvana erityisenä sivuna. Sitoumuksemme Bemis on ja tulee olemaan: Yritys, joka on sitoutunut noudattamaan korkeinta mahdollista eettisyyttä ja rehellisyyttä sekä sisäisissä että ulkoisissa toimissaan. Laatutuotteiden arvostettu toimittaja asiakkailleen. Työnantaja, joka tarjoaa haastavan ja tyydyttävän työympäristön työntekijöilleen. Kannattava sijoitus osakkailleen. Vastuuntuntoinen kansalainen yhteisöissä, joissa se toimii. Rehellisyys ja korkeimmat eettiset standardit kulkevat käsi kädessä. Tulevaisuuden menestys riippuu suurelta osin kaikkien työntekijöidemme jatkuvasta, hyvästä harkintakyvystä. 1
Raportointi Lakien ja sääntöjen noudattaminen Kaikkein Bemisin työntekijöiden ja kolmansien osapuolien konsulttien, kumppaneiden ja tavarantoimittajien ensisijainen velvollisuus on kaikkien soveltuvien lakien ja määräysten noudattaminen, missä tahansa toimimmekin. Nämä toimintaohjeet on suunniteltu soveltuvissa laeissa ja määräyksissä määriteltyjä eettisiä menettelytapoja vastaaviksi ja ylittämään ne. Nämä standardit esitetään kahdessa seuraavassa osassa: I) Toiminta työpaikalla ja II) Toiminta markkinoilla. Koska Bemis on Yhdysvalloissa organisoitu ja perustettu yritys, kaikki työntekijämme ympäri maailman kuuluvat ajoittain Yhdysvalloissa sovellettavien lakien ja määräysten piiriin. Muut maat saattavat soveltaa paikallisia lakejaan tiettyihin liiketoimiin ja kanssakäymiseen työntekijöiden kanssa myös lainkäyttöalueensa ulkopuolella. Jos olet epävarma siitä, mitä lakeja ja määräyksiä sinun tulee noudattaa, tai jos sovellettavat lait ovat mielestäsi keskenään ristiriitaisia, pyydä neuvoa Bemisin lainopilliselta osastolta. Bemisin lainopillisen osaston tehtävä on tiedottaa sovellettavista laeista ja määräyksistä johdolle ja työntekijöille, sekä neuvoa sääntöjenmukaisuusohjelmiin liittyvissä asioissa. Koska nämä toimintaohjeet koskevat suurta osaa Bemisin toiminnasta ja koska ne on tarkoitettu ainoastaan yleiseksi, menettelytapoja koskevaksi tiedonannoksi, erillisiä käytäntöjä tullaan julkaisemaan ajoittain yksittäisten aiheiden käsittelemiseksi. Huomioi, että mikäli näiden toimintaohjeiden määräykset ovat ristiriidassa sovellettavien lakien tai määräyksien kanssa, viimeksi mainitut ovat määrääviä. Työntekijöiden sitoutuminen ja resurssit Kaikilla työntekijöillä on velvollisuus raportoida viipymättä kaikista asioista tai ongelmista, joiden he tietävät tai joiden heidän tulisi tietää rikkovan rikkovan näitä toimintaohjeita tai Bemisin käytäntöjä. Rohkaisemme sinua myös ilmoittamaan, jos joudut tilanteeseen, joka ei vain tunnu oikealta. Jos tietoosi tulee toimia, jotka ovat sopimattomia, toimintaohjeen vastaisia tai mahdollisesti laittomia, velvollisuutesi on raportoida niistä Bemisille. Voit antaa raportin nimettömänä tai toimittaa sen konttorisi tai osastosi ulkopuoliselle liikkeenjohdolle. Sinulla on useita vaihtoehtoja huolenaiheidesi ilmaisemiseen. Voit keskustella esimiehesi tai henkilöstöosaston edustajan kanssa. Koska he paikallisina toimijoina voivat olla hyvä voimavara mahdollisten ongelmien ratkaisussa. Työntekijöitä rohkaistaan myös käyttämään ainutlaatuista In Touch -neuvontajärjestelmäämme ( hotline ), joka on suunniteltu siten, että petoksia, epäeettistä käytöstä ja muita työsuhteeseen liittyviä kysymyksiä, ongelmia ja kommentteja voidaan lähettää ylemmälle johdollemme luottamuksellisesti, helposti ja vaivattomasti. Työntekijät voivat lähettää sähköpostia tai soittaa In Touch -viestijärjestelmän maksuttomaan numeroon, joka on käytettävissä ympäri vuorokauden, 7 päivää viikossa. Viesti voidaan jättää millä kielellä tahansa, lähetettiin se sitten sähköpostitse tai puhelimitse. In Touch -järjestelmää koskevia lisätietoja on saatavissa Bemisin intranetistä ja tiedot ovat nähtävissä kaikissa Bemisin toimipaikoissa. Tämän lisäksi In Touch -järjestelmää koskevia tietoja on saatavissa Bemisin lainopilliselta osastolta. Eri maiden maksuttomat ilmoitusnumerot ja sähköpostiosoitteet on lueteltu näiden toimintaohjeiden liitteessä B. Voit myös kertoa huolenaiheistasi Bemisin lainopilliselle osastolle, mikäli se paikallisten, käytössä olevien tapojen ja käytäntöjen mukaan on sopivaa. Nämä toimintaohjeet ja Bemisin käytäntö kieltää ankarasti kostotoimenpiteet sääntöjenvastaisesta käytöksestä ilmoittavia työntekijöitä vastaan. Kurinpidolliset toimenpiteet Näiden toimintaohjeiden tai soveltuvien lakien rikkomukset johtavat kurinpidollisiin toimenpiteisiin, joihin saattavat kuulua eri maista ja toimipaikoista riippuen varoitukset, puhuttelut, koeaika, määräaikainen erottaminen tai lopullinen irtisanominen, sekä oikeudelliset toimenpiteet, mikäli tarpeen. Olemme sitoutuneet tarjoamaan työntekijöillemme työkalut, joiden avulla he voivat tehdä eettisiä liiketoimintapäätöksiä. Nämä toimintaohjeet ovat kattavat mutta eivät mitenkään voi käsitellä jokaista tilannetta, joka työntekijöille saattaa tulla vastaan. Bemis luottaa siihen, että sen työntekijät käyttävät hyvää harkintaa ja pyytävät neuvoa, jos heillä on kysymyksiä tai ongelmia, joita tässä ei ole käsitelty. Työntekijöillä on velvollisuus tutustua näihin toimintaohjeisiin, ymmärtää ne ja toimia niiden mukaisesti. Heidän tulee myös vahvistaa, että he ovat lukeneet ja ymmärtäneet ne. Näiden toimintaohjeiden ja niitä koskevien käytäntöjen lisäksi työntekijät tulevat saamaan säännöllistä, tiettyihin aihealueisiin liittyvää koulutusta. 2 3
OSA I TOIMINTA TYÖPAIKALLA Bemisin toiminta pohjautuu syrjimättömyyden, ihmisoikeuksien kunnioituksen ja yksilöllisen vapauden periaatteisin. Keskinäinen kunnioitus on avainasemassa tasapainoisessa ja tuottavassa työympäristössä, jossa työntekijöiden oikeuksia kunnioitetaan. Jokaisella työntekijällä on oikeus työskennellä ympäristössä, jossa häntä ei uhkailla, syrjitä tai millään tavoin pakoteta. Syrjinnänvastaisuus Olemme sitoutuneet palkkaamaan ja ylentämään työntekijöitä oikeudenmukaisesti, taitoihin ja ansioihin perustuen. Kaikilla työntekijöillä on oikeus saada osakseen kunnioitusta ja tulla arvioiduksi ja ylennetyksi työpanoksensa perusteella. Pyrimme tällaisen positiivisen työympäristön luomiseen ja ylläpitämiseen. Tavoitteemme on houkutella ja pitää palveluksessamme monipuolista henkilöstöä, joka vastaa läheisesti niiden yhteisöjen monipuolisuutta, joissa toimimme. Häirinnänvastaisuus Emme suvaitse minkäänlaista työpaikkahäirintää. Tähän lukeutuvat uhkailu, pelottelu, kiusaaminen, pilkkaaminen ja tarpeeton pois sulkeminen. Työntekijöitä kehotetaan raportoimaan kaikesta tällaisesta käytöksestä ja ongelmista erityisesti silloin, kun se liittyy heidän tai heidän työtovereidensa turvallisuuteen. Jos meillä on syytä uskoa, että häirintää tai väkivaltaa on tapahtunut, ryhdymme siihen syyllistyneiden kohdalla asianmukaisiin kurinpidollisiin toimiin, tarvittaessa aina työsuhteen irtisanomiseen saakka. Seksuaalista häirintää, johon saattaa lukeutua ei-toivottua lähentelyä, seksuaalisia vitsejä, peiteltyä tai avointa painostusta seksiin, vihjailua ja loukkaavia ehdotuksia, ei suvaita. Asiakirjojen säilyttäminen Asiakirjojen hallinnassa ja säilytyksessä noudatetaan tietojenhallintakäytäntöä, joka on saatavissa intranetistä tai Bemisin lainopilliselta osastolta. Työntekijöiden edellytetään tutustuvan asiakirjojen hallintaa ja säilytystä koskeviin käytäntöihimme. Käyttämämme menettelytavat edesauttavat asiakirjojen tehokasta ja toimivaa käsittelyä varmistaen, että Bemis noudattaa sekä lainsäädännön että liiketoiminnan asettamia vaatimuksia. Huumeet ja alkoholi Olemme sitoutuneet tarjoamaan työympäristön, jossa ei ole huumeita eikä alkoholia. Päihteiden väärinkäytöstä aiheutuu terveys- ja turvallisuusriskejä sekä käyttäjälle että hänen työtovereilleen. Sähköposti ja Internetin käyttö Sähköposti- ja Internet-järjestelmät ovat liiketoimia varten. Bemisin ulkopuolelle lähetetyt sähköpostiviestit eivät ole täysin turvallisia ja saattavat olla alttiita sieppauksille. Bemisin työntekijöiden tulee noudattaa samaa huolellisuutta, varovaisuutta ja etikettiä sähköpostia lähettäessään, kun he noudattavat tavallisessa kirjallisessa liiketoimiin liittyvässä viestinnässä. Kaikki sähköiset järjestelmät ovat Bemisin omaisuutta, ja lainkäyttöalueesta riippuen saattaa olla, että oikeus yksityisyyteen ei koske Bemisin järjestelmien kautta luotua, vastaanotettua tai lähetettyä materiaalia. Pidätämme oikeuden valvoa Internetin ja sähköpostin käyttöä, ja suodattaa tai estää sopimatonta sisältöä (tilanteissa, joissa tällainen valvonta on lain mukaan sallittua, eikä sitä ole sopimuksin rajoitettu). Loukkaavan, vihamielisen, haitallisen, laittoman tai solvaavan, Bemisin arvojen vastaisen materiaalin luominen tai välittäminen on kiellettyä. Ainoastaan Bemisin vakiolaitteita ja -ohjelmistoja tuetaan, ja Bemis pidättää oikeuden poistaa minkä tahansa ohjelmiston tai laitteen, jota ei ole asianmukaisesti lisensoitu tai jota ei tueta, tai joka häiritsee verkon/järjestelmän toimintaa. Kaikissa Bemisin verkkoon yhteydessä olevissa henkilökohtaisissa tietokoneissa on oltava standardien mukainen virustorjuntaohjelma. Ympäristö, terveys ja turvallisuus Bemis on sitoutunut (i) työntekijöidensä ja kaikkien toimitiloihimme tulevien vierailijoiden terveyden ja turvallisuuden suojelemiseen ja (ii) ympäristön suojeluun tuotantotoiminnassa ja tuotesuunnittelussa. Työntekijöidemme edellytetään tutustuvan EHS-käytäntöihin, menetelmiin ja toimintatapoihin. Lisätietoa EHS-menetelmistä ja toimintatavoista on saatavilla Bemisin intranetistä tai lainopilliselta osastolta. Tämän lisäksi työntekijöiden on: Otettava vastuu työympäristöstään sekä omasta että työtovereidensa terveydestä ja turvallisuudesta. Tunnistettava uhkia, arvioitava riskejä ja, mikäli fyysisesti ja turvallisesti mahdollista, aloittaa korjaustoimenpiteet ja tuotava asia johdon tietoon. Viipymättä raportoitava EHS-tapaukset (kuten vuodot, vaatimustenvastaiset päästöt, työtapaturmat ja sairaudet jne.) paikalliselle johdolle, jotta syiden selvitys sekä korjaavat ja ehkäisevät toimenpiteet voidaan aloittaa. Viipymättä raportoitava EHS-tapaukset sovellettavien lakien ja määräysten vaatimille asianmukaisille viranomaisille. 4 5
Toimintarajoitteiset henkilöt Olemme sitoutuneet työskentelemään ja tarjoamaan kohtuullisia järjestelyitä työntekijöille ja -hakijoille, joilla on fyysisiä tai henkisiä rajoitteita. Toimintarajoitteisia työntekijöitä kehotetaan pyytämään lääkäriltään selvitys, jossa kuvataan heidän työkykynsä rajoitukset. Yhtiön omaisuuden suojelu Bemisin omaisuus on tarkoitettu ainoastaan Bemisin käyttöön. Jokaisella työntekijällä on velvollisuus suojella Bemisin omaisuutta, irtaimistoa, tehtaita ja laitteita. Työntekijöillä ei ole oikeutta käyttää Bemisin omaisuutta henkilökohtaisiin tarkoituksiinsa. Yhtiön omaisuus kattaa, mm. varat, tuotteet, työntekijöiden työn tulokset, ohjelmistot, puhelimet ja muut viestintälaitteet, tulostimet, tietokoneet, luottamukselliset tiedot, patentit ja tavaramerkit. Jotkut toimet, kuten lisäkoulutuksen hankkiminen, saattaa olla hyödyksi sekä Bemisille että yksittäiselle työntekijälle. Joissakin tilanteissa ammattikäytön ja henkilökohtaisen käytön eron hahmottaminen saattaa olla hankalaa. Tämän vuoksi on tärkeää, että Bemisin omaisuuden ja palveluiden käyttö, joka ei tapahdu yksinomaan Bemisin hyödyksi, on esimiehen etukäteen hyväksymää. Kaikki epäilyt työntekijöiden petoksista tai varkauksista on raportoitava. Yksityisyys Kunnioitamme kaikkien työntekijöidemme etuja ja heidän oikeuttaan yksityisyyteen. Käytössämme on suojakeinoja työntekijöistämme kerättyjen, säilytettyjen ja käytettyjen henkilötietojen suojaamiseksi. Jokaisen on kunnioitettava työtoverinsa oikeutta yksityisyyteen ja käsiteltävä kaikkia työntekijöiden henkilötietoja sovellettavien lakien ja paikallisten käytäntöjen mukaisesti. Kuten aiemmin huomautettiin, luontaiset oikeudet yksityisyyteen eivät kuitenkaan koske Bemisin tietokonejärjestelmillä luotuja, vastaanotettuja tai lähetettyjä materiaaleja. Luottamukselliset tiedot ja liikesalaisuudet Liikesalaisuuksiin ja luottamuksellisiin tietoihin kuuluvat,,mm. Bemisin teknologia, liikesalaisuudet sekä taloudelliset, operatiiviset ja muut tiedot. Näitä tietoja on suojeltava, eikä niitä saa paljastaa Bemisin ulkopuolisille henkilöille ilman asiankuuluvaa valtuutusta tai Bemisin käytäntöjen ja toimintatapojen vastaisesti. Liikesalaisuuksiin ja luottamuksellisiin tietoihin kuuluvat kaikki Bemisille arvokkaat taloudelliset, kaupalliset ja tekniset tiedot, joiden tietäminen olisi arvokasta myös kilpailijoillemme. Näihin tietoihin saattaa kuulua, mm., mikä tahansa seuraavista: kaavat, liiketoiminta- ja markkinointisuunnitelmat, asiakkaan vaatimukset, yrityskauppasuunnitelmat, taloudelliset tiedot, tutkimus- ja kehityssuunnitelmat ja tulokset, kliiniset ja käytännön tutkimukset, valmistusmenetelmät ja -laitteet, kustannusluvut, mahdolliset uudet tuotteet, tietokonetiedot ja -ohjelmistot sekä Bemisin ainutlaatuiset erityistekniikat. Salassa pidettävien ja luottamuksellisten tietojen hankkiminen lainvastaisin tai sääntöjenvastaisin keinoin kilpailijoilta, tavarantoimittajilta ja asiakkailta on kiellettyä. Sosiaalisen median käyttö Työntekijöiden edellytetään käyttävän sosiaalisen median työkaluja kunnioittavasti ja ammattimaisesti. Sellaisten sivustojen kuin Facebook, MySpace ja LinkedIn tultua markkinoille työntekijöiden sisäiset ja ulkoiset viestintämahdollisuudet jatkavat kehittymistään. Edellytämme, että työntekijämme käyttävät harkintakykyään Bemisiin liittyvässä viestinnässään, suojellakseen tehokkaasti Bemisin mainetta ja etuja. Työntekijöiden tulee: Kommunikoida kunnioittavasti ja ammattimaisesti. Välttää luottamuksellisten tietojen paljastamista. Tutustua toimipaikkansa sosiaalisen median käyttöä koskevaan toimintaohjeeseen, mikäli sellainen on olemassa, ja varmistaa käyttäytyvänsä sen mukaisesti. Väkivalta työpaikalla Olemme sitoutuneet tarjoamaan turvallisen työympäristön kaikille työntekijöillemme. Kiellämme kaikenlaisten aseiden hallussapidon Bemisin tiloissa, ellei laki nimenomaisesti estä tällaista kieltoa. Tämä kielto kattaa, mm., kaikki tuliaseet ja/tai mitkä tahansa aseet riippumatta siitä, käytetäänkö niitä metsästykseen, suojelemiseen tai mihin tahansa muuhun tarkoitukseen, ja tämä kielto koskee kaikkia alueitamme, pysäköintialueet mukaan lukien. Kurinpidollisiin toimiin, aina työsuhteen irtisanomiseen saakka, saatetaan ryhtyä työntekijöiden kohdalla, jotka rikkovat tätä aseiden hallussapitokieltoa Bemisin tiloissa. 6 7
OSA II TOIMINTA MARKKINOILLA Globaali talous perustuu periaatteeseen vapaista ja kilpailukykyisistä markkinoista. Varmistaakseen, että tämä periaate välittyy markkinoille, useimpien maiden lainsäädäntö kieltää kilpailua häiritsevät toimintatavat. Nämä lait on suunniteltu estämään muun muassa (i) yrityksiä hinnoittelemasta siten, että muut kilpailijat eivät pääse markkinoille, (ii) työntekijöitä kauppaamasta luottamuksellisia tietoja omaksi edukseen ja (iii) kaikkia osapuolia tarjoamasta lahjuksia tai muita lainvastaisia maksuja hankkiakseen epäoikeudenmukaisia etuja. Me noudatamme näitä lakeja ja työntekijöidemme on vältettävä käyttäytymistä, joka saattaisi vaikuttaa näiden lakien vastaiselta. Toimintaohjeiden seuraava osa sisältää perusperiaatteet, joita työntekijöiden on noudatettava kunnioittaakseen ja ylittääkseen sovellettavien lakien asettamat standardit. Korruptionvastaisuus Olemme sitoutuneet oikeudenmukaiseen, kunnialliseen ja rehelliseen liiketoimintaan. Lahjukset ja lainvastaiset maksut, sekä yksityisille että julkisille osapuolille, ovat ankarasti kiellettyjä. Tämän toimintaohjeiden kohdan sisältämät periaatteet on suunniteltu kaikenlaisen korruption estämiseksi oli kyse sitten asioinnista yksityisten yritysten tai valtiollisten yksiköiden kanssa. Kartellienvastaisuus Useiden maiden kilpailulainsäädäntö säätelee kilpailijoiden välistä vuorovaikutusta ja on yleensä suunniteltu ylläpitämään ja edistämään kilpailua markkinoilla. Kilpailulainsäädännön rikkominen on rikos, joka on rangaistavissa vankeudella ja sakoilla. Kartellilakien rikkomisella voi olla myös tuhoisa vaikutus sekä Bemisin että sen työntekijöiden maineeseen liikemaailmassa. Jotta voimme varmistaa riippumattoman ja omia etujamme palvelevan toiminnan kaikissa kaupallisissa tilanteissa, jotka vaikuttavat kaupan kilpailutilanteeseen, ja jotta voimme välttää kilpailua rajoittavia toimia, työtekijöiden on huomioitava seuraavat säännöt: Älä solmi mitään sopimusta tai sitoudu epäsuorasti minkäänlaiseen järjestelyyn kilpailijoidemme kanssa (tässä sallittuja myynti- tai lisenssisopimuksia lukuun ottamatta). Ollessasi mukana yhteishankkeissa ja teollisuusalan järjestöissä, joissa myös kilpailijamme ovat osallisina, kommunikoi ainoastaan tahojen kanssa, joita todella tarvitaan yhteisen hankkeen lainmukaiseen toimintaan. Kohtele kaikkia asiakkaita ja tavarantoimittajia oikeudenmukaisesti, myös niitä, joiden kanssa kilpailemme. Kunnioita asiakkaidemme oikeutta harjoittaa liiketoimintaansa parhaaksi katsomallaan tavalla, myös hinnoittelua, jonka mukaan he haluavat tuotteensa myydä. Vältä kaikkien pakotteiden käyttämistä myydessäsi tuotteita asiakkaille. Älä esimerkiksi pakota asiakasta ostamaan sellaisia tuotteita, joita tämä ei halua. Vältä kaikenlaisen markkinavoiman tai -tiedon käyttöä tavalla, joka saattaa rajoittaa kilpailua. Vältä kaikkia epäoikeudenmukaisia ja petollisia toimia ja käytäntöjä. Älä ryhdy laittomiin toimiin hankkiaksesi kilpailukykyä edistäviä tietoja. Bemisin työtekijät ja kilpailijoiden työntekijät saattavat ajoittain tavata, jutella ja osallistua samoihin kokouksiin tai tilaisuuksiin. Bemis saattaa myydä tuotteita kilpailijoilleen tai solmia lisenssisopimuksia näiden kanssa tai osallistua heidän kanssaan liiketoimiin tai messuille. Tällainen yhteydenpito ei ole laitonta, eikä sitä tule välttää, mutta se vaatii äärimmäistä huolellisuutta, ja sen on tapahduttava käytäntöjemme ja menettelytapojemme mukaisesti. Työntekijöiden on vältettävä keskustelua kilpailuun liittyvistä aiheista, kuten: Hinnoittelupolitiikasta, mukaan lukien hinnat ja muut ehdot, joilla Bemis tai sen kilpailijat myyvät tuotteitaan. Tuotteiden valmistuksesta aiheutuneista kustannuksista tai saaduista voitoista. Myyntiehdoista ja asiakkaista, sekä alueista, joilla Bemis myy tiettyjä tuotteita. Bemisin tuotantomääristä tai kapasiteettiprosenteista. Bemisin tai kilpailijoidemme valmistamista tai myymistä tuotetyypeistä- tai määristä. Markkinakyselyistä tai -tutkimuksista, tai luvattomasta luottamuksellisten tai salassa pidettävien tietojen vaihdosta. Jokaisen työntekijän velvollisuus on noudattaa kaikkia Bemisiä koskevia kilpailulakeja sekä niiden henkeä. 8 9
Luottamukselliset tiedot ja immateriaaliomaisuus Luottamukselliset tiedot kattavat, mm. tuotteita tai prosesseja koskevat tekniset tiedot, myyjäluettelot tai ostohinnat, kustannukset, hinnoittelun, markkinoinnin tai palvelustrategiat, ei-julkiset talousraportit sekä yhtiön varojen pakkosiirtoihin, fuusioihin ja yrityshankintoihin liittyvät tiedot. Tämän lisäksi yhtiön menetelmät julkisen tiedon hyödyntämiseksi tietyn tuloksen aikaansaamiseksi saattavat käsittää arvokasta luottamuksellista tietoa. Luottamuksellisiin tietoihin saattaa kuulua myös immateriaaliomaisuus. Immateriaaliomaisuus kattaa patentit, tekijänoikeudet, tavaramerkit ja liikesalaisuudet. Immateriaaliomaisuuden omistajilla on soveltuvan lainkäyttöalueen lainsäädännön suomat oikeudet. Kirjanpito ja asiakirjat Kaikki rahalliset tapahtumat on merkittävä asianmukaisesti kirjanpitoon ja kirjanpitotoimenpiteitä on tuettava tarpeellisilla sisäisillä tarkastuksilla. Kaiken Bemisin kirjanpidon ja asiakirjojen on vuorostaan oltava saatavilla tilintarkastusta varten. Käytäntömme edellyttää, että: Kukaan työntekijä ei saa tahallisesti vääristää Bemisin asiakirjoja tai osallistua asiakirjojen luomiseen, joiden tarkoitus on sääntöjenvastaisen käyttäytymisen salaaminen. Bemisin johdolta, Bemisin sisäisiltä tarkastajilta tai sen käyttämiltä yksityisiltä kirjanpitäjiltä ei koskaan saa salata mitään merkityksellistä tietoa. Kaikkien maksujen ja muiden tapahtumien on oltava Yhdysvaltain yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden mukaisesti asianmukaisesti valtuutettuja, kirjattuja ja riittävän yksityiskohtaisesti kuvattuja. Kirjaamattomia tai ilmoittamattomia varoja tai varallisuutta ei saa olla, eikä kirjanpidostamme saa löytyä valheellisia, vaillinaisia tai harhaanjohtavia kirjauksia. Työntekijöiden on ilmoitettava kaikista tiedossaan olevista valheellisista tai virheellisistä ilmauksista, asiakirjoista tai tapahtumista, joilla ei vaikuta olevan mitään lainmukaista kaupallista tarkoitusta. Taloudellisista epäsäännöllisyyksistä, petoksista, yhtiön omaisuuden väärinkäytöstä, laittomista lahjuksista ja muista vastaavista voi ilmoittaa In Touch -järjestelmän kautta ympäri vuorokauden, 7 päivää viikossa. Jokaisessa toimipaikassa on vankat ja kattavat sisäiset tilintarkastukset. Bemisin työntekijät tekevät yhteistyötä sisäisten ja ulkoisten tilintarkastajien kanssa kaikkien tarkastusten ja selvitysten yhteydessä. Luottamukselliset tiedot, immateriaaliomaisuuteen liittyvät tiedot mukaan lukien, ovat arvokasta pääomaa, joista kilpailija saattaisi hyötyä tai jotka muutoin saattaisivat vahingoittaa Bemisiä tullessaan julkisiksi. Työntekijöiden on varottava paljastamasta tällaista tietoa valtuuttamattomille henkilöille, olivat he sitten Bemisin sisäisiä tai sen ulkopuolisia, ja työntekijöiden on myös suojeltava huolellisesti toiselta osapuolelta saatujen vastaavien tietojen luottamuksellisuutta. Laki voi suojata luottamuksellisia tietoja liikesalaisuutena, mikäli ne olisivat arvokkaita muille, ja mikäli niiden omistaja ryhtyy tarvittaviin toimenpiteisiin niiden suojaamiseksi. Työntekijöiden on huomioitava seuraavat luottamuksellisia tietoja koskevat säännöt: Noudata varovaisuutta aina keskustellessasi luottamuksellisiin tietoihin liittyvistä yhtiön asioista (erityisesti silloin, kun keskustelut käydään yleisillä paikoilla tai matkapuhelimitse). Älä paljasta mitään yhtiön luottamuksellisia tietoja hankkiaksesi henkilökohtaista rahallista hyötyä tai muita etuja. Tee Bemisin ulkopuolisten henkilöiden (konsultit mukaan lukien) kanssa salassapitosopimukset ennen luottamuksellisia tietoja koskevia keskusteluita. Tarkkaile valppaasti tietoja markkinoilla, mutta hanki kilpailukykyä koskevia tietoja ainoastaan perusteltujen, liiketoimintaa ja etiikka koskevien periaatteiden mukaisesti. Mikäli sinulle tarjotaan luottamuksellisia tietoja, varmista, että kumpikin osapuoli ymmärtää ja hyväksyy ehdot, joiden puitteissa tieto vastaanotetaan. Mikäli luottamuksellisia tietoja tarjotaan sinulle pyytämättäsi, kysy neuvoa esimieheltäsi tai Bemisin lainopilliselta osastolta määrittääksesi, tulisiko tiedot ottaa vastaan vai ei. Tämä on erityisen tärkeää silloin, jos sinulla on aihetta uskoa, että tiedot on saatettu hankkia sääntöjenvastaisella tavalla. Työntekijöiden on suojeltava luottamuksellisia tietojamme ja immateriaalioikeuksiamme ja heidän on myös kunnioitettava muiden oikeuksia. Raportoi kaikki meidän omistamamme ja myös muiden omistaman immateriaaliomaisuuden luvaton käyttö. Sopimusten, joissa Bemis on osapuolena, tulisi olla kirjallisia niin pitkälle kuin on käytännöllistä, jotta epävarmuudelle jäisi mahdollisimman vähän sijaa. Bemis-tavaramerkki ja -tuotenimi ovat osa arvokkainta omaisuuttamme. Bemisin intranetissä saatavilla olevat yritysidentiteettiä koskevat ohjeet säätelevät tavaramerkin esittämistä, käyttöä ja suojelua. 10 11
Eturistiriidat Kaikkien Bemisin työntekijöiden velvollisuus on välttää taloudellisia, liiketoiminnallisia ja muita suhteita, jotka saattavat olla Bemisin etujen vastaisia tai ristiriidassa heidän velvollisuuksiensa suorittamisen kanssa Bemisin työntekijöinä. Työntekijöillä ei saa olla mitään työ-, konsultointi- tai muuta liiketoiminnallista suhdetta Bemisin kilpailijan, asiakkaan tai tavarantoimittajan kanssa ilman Bemisin lainopillisen osaston etukäteen antamaa kirjallista lupaa. On olemassa eturistiriitatilanteita, jotka työntekijän tulisi tuoda ilmi, ja joissa heidän tulisi hankkia kirjallinen lupa ennen asiassa etenemistä. Näihin kuuluvat: Konsultointi- tai muu merkittävä suhde minkä tahansa tavarantoimittajan, asiakkaan tai kilpailijan kanssa tai tämän eduksi. Mitkä tahansa henkilökohtaiset edut, jotka kilpailevat Bemisin etujen kanssa. Mikä tahansa liiketoimintasuhde Bemisin nimissä kenen tahansa henkilön kanssa, joka on sukulainen tai henkilökohtainen ystävä, tai yrityksen kanssa, jota tällainen henkilö hallitsee. Mikä tahansa asema, jossa työntekijä voi vaikuttaa tai hallita sukulaisen tai henkilökohtaisen ystävän työsuorituksen arvioimista tai rahallisia korvauksia. Mikä tahansa Bemisin luottamuksellisten tietojen henkilökohtainen käyttö tai välitys ansaitsemismielessä. Tähän lukeutuu esim. tällaisiin tietoihin perustuvien, Bemisin omaisuuden tai tuotteiden ostamista tai myymistä koskevien neuvojen antaminen muille. Mikä tahansa henkilökohtainen myynti Bemisille tai osto Bemisiltä. Työntekijöiden ja heidän läheisten perheenjäsentensä tulee välttää osakkeiden tai muiden taloudellisten intressien omistamista ulkopuolisessa yhtymässä, jonka kanssa Bemis tekee yhteistyötä tai kilpailee, ja joka saattaisi vaikuttaa vahingollisesti työntekijän velvollisuuksiin Bemisiä kohtaan. Työntekijät saavat sijoittaa tällaisten yhtymien laajasti hajautettuihin osakkeisiin, jotka ovat julkisen kaupankäynnin kohteena yleisesti hyväksytyssä arvopaperipörsissä tai sopimusmarkkinoilla, mikäli sijoitus ei ylitä yhtä prosenttia merkittäväksi laskettujen osakkeiden kokonaismäärästä. Jos Bemisin työntekijällä tai hänen läheisellä perheenjäsenellään on taloudellisia intressejä (muita kuin sallitut sijoitukset julkisen kaupankäynnin kohteena oleviin osakkeisiin) Bemisin ja kolmannen osapuolen väliseen oletettuun liiketoimeen liittyen, työntekijän on ilmoitettava asiasta esimiehelleen välittömästi. Asiakkaat ja tavarantoimittajat Olemme sitoutuneet kehittämään, valmistamaan ja toimittamaan tuotteita, jotka täyttävät kaikki sopimuksiin perustuvat vaatimukset ja meidän omat laatustandardimme. Olennaisten tietojen ilmoittaminen Olemme pörssissä noteerattu yhtiö (NYSE: BMS) ja noudatamme United States Securities and Exchange Commissionin (SEC) sääntöjä ja määräyksiä. Annamme SEC: ille toimittamissamme raporteissa ja asiakirjoissa sekä muussa julkisessa viestinnässämme täydellisiä, oikeudenmukaisia, oikeita, ajankohtaisia ja ymmärrettäviä tietoja. Pyrimme raportoimaan osakkeenomistajille, valvontaviranomaisille, työntekijöille ja muille asiaankuuluville sidosryhmille taloudellisesta tilanteestamme tarkasti ja tavalla, joka ei ole harhaanjohtava. Toimitamme sidosryhmillemme tietoja, jotka ovat oikeita, täydellisiä, objektiivisia, merkityksellisiä, ajankohtaisia ja ymmärrettäviä, ja noudatamme liittovaltion, valtion, paikallishallinnon ja muiden julkisten valvontaviranomaisten taloussääntöjä ja -määräyksiä. Liiketoimet hallinnon kanssa Liiketoimet paikallisen, valtion ja liittovaltion hallinnon kanssa ovat sekä kunnia että etuoikeus. Työtekijöiden tulisi olla tietoisia siitä, että monet valtiot määräävät merkittäviä sääntöjä ja määräyksiä yrityksille, joiden kanssa heillä on liiketoimia, ja että nämä säännöt ja määräykset saattavat erota huomattavasti niistä, joiden mukaisesti Bemis toimii täysin kaupalliselle asiakkaalle myydessään. Meidän jokaisen velvollisuus on tutustua näihin erityissääntöihin ja -määräyksiin ja noudattaa niitä. Saatamme tehdä sopimuksen suoraan valtiollisen yksikön kanssa (ts. toimia pääurakoitsijana) tai toimia valtiollisen yksikön kanssa sopimuksen tehneen pääurakoitsijan aliurakoitsijana. Vaikka Bemisillä ei aliurakoitsijana ole suoraa sopimusta valtion kanssa, useat erityissäännöt ja määräykset saattavat kuitenkin koskea meitä (ja yhteistyökumppaneitamme, myyjiämme ja tavarantoimittajiamme jne.), koska viimekädessä näiden tavaroiden ja palveluiden maksaja on valtio. Lahjat ja kestitseminen Työntekijämme ja heidän perheenjäsenensä eivät saa antaa, tarjota tai ottaa vastaan mitään lahjoja, kestitsemistä, kuljetuksia tai muita suosionosoituksia, joiden tarkoituksena on tai jotka saatetaan tulkita yrityksenä vaikuttaa sääntöjenvastaisella tavalla Bemisin ja minkä tahansa nykyisen tai mahdollisen tavarantoimittajan, asiakkaan tai muun liiketoimintakumppanin väliseen liikesuhteeseen. Valitsemme tavarantoimittajamme ja palveluntarjoajamme ja kohtelemme heitä puolueettomasti ja syrjimättä. Tavarantoimittajia arvioidaan hintojen, laadun, aikataulun mukaisen toiminnan, sitoutuneisuuden ja luotettavuuden perusteella. Haluamme toimia sellaisten tavarantoimittajien, asiakkaiden ja muiden kolmansien osapuolien kanssa, jotka noudattava kanssamme samoja eettisiä standardeja. Asioidessaan kolmansien osapuolten kanssa työntekijöillä on vastuu pitää silmällä mahdollisia eettisiä rikkomuksia ja raportoida niistä, tapahtuivatpa ne sitten Bemisin sisällä tai ulkoisessa kanssakäymisessä asiakkaiden, yritysten tai valtionvirkamiesten kanssa. Mikäli työntekijälle annetaan lahja, hänen tulee ilmoittaa siitä esimiehelleen ja lahja on joko luovutettava Bemisille tai palautettava. Tämä ei koske pieniä lahjoja, joiden arvo on enintään 250 Yhdysvaltain dollaria, joita yleisesti liikesuhteissa vaihdetaan ja joita työntekijä ei ota vastaan säännöllisesti tai usein. Tavanmukaisten liikelahjojen vaihto tavarantoimittajien tai asiakkaiden ja yhtiön työntekijöiden välillä, tavallisten liiketoimien yhteydessä tarjotut kuljetukset tai ateriat mukaan lukien, on sallittua, mikäli sillä on selkeä, liiketoimintaan liittyvä tarkoitus. Mikä tahansa kohtuuton kestitseminen on kiellettyä. 12 13
Tämän lisäksi kuluraporteista on selvästi ilmettävä asiakkaille tarjotut palvelukset, lahjat ja kestitseminen. Verotussääntöjen ja muiden lakiin perustuvien raportointisääntöjen vuoksi on äärimmäisen tärkeää, että yhtiöön liittyen tarjotuista palveluksista, lahjoista tai kestitsemisestä aiheutuneet kulut raportoidaan. Raporteista tulee ilmetä tarkasti kulujen tarkoitus sekä henkilöt, jotka vastaanottivat palveluksia, lahjoja tai kestitsemistä. Raporteista on myös ilmettävä oliko palveluksen, lahjan tai ajanvietteen vastaanottanut henkilö julkisen sektorin virkamies tai työntekijä. Valtionvirkamiehet Työntekijämme eivät saa tarjota sääntöjenvastaisia maksuja valtionvirkamiehille toimiessaan Bemisin nimissä. Bemisin varoja ei saa käyttää suorien tai välillisten (edustajien tai muiden kolmansien osapuolien avulla tapahtuvien) maksujen suorittamiseen tai minkään muun edun (omaisuuden, palvelun jne.) antamiseen valtionvirkamiehelle, poliittiselle puolueelle tai ehdokkaalle, mikäli sen tarkoituksena on: Vaikuttaa mihin tahansa valtionvirkamiehen päätökseen, mukaan lukien päätökset virkamiehen lainmukaisten velvollisuuksien laiminlyönnistä. Houkutella valtionvirkamiestä käyttämään vaikutusvaltaansa valtioon tai mihinkään valtion tahoon vaikuttaakseen hallituksen tai sen tahojen päätöksiin tai hankkiakseen mitään sääntöjenvastaisia etuja. Auttaa Bemisiä hankkimaan tai säilyttämään liiketoimia. Useat lait, U.S. Foreign Corrupt Practices Act ja U.K. Bribery Act mukaan lukien, kieltävät valtionvirkamiesten lahjonnan. Näiden lakien rikkomisesta saattaa aiheutua Bemisille ja sen henkilökunnalle sakkoja ja muita rangaistuksia, vankeusrangaistus mukaan lukien. Termi maksut käsitetään sen laajimmassa merkityksessä ja tarkoittaa mitä tahansa arvokasta, ei ainoastaan rahaa tai lahjoja. Samat käytännöt ja menettelytavat, jotka säätelevät maksujen ja lahjojen antamista asiakkailleen ja tavarantoimittajille, on huomioitava myös valtionvirkamiesten kohdalla. Työntekijöidemme tulee myös varmistaa, että Bemisin puolesta toimivat kolmannet osapuolet eivät tarjoa mitään sääntöjenvastaisia etuja valtionvirkamiehille. Tämän on erityisen tärkeää maissa, joilla on korruptioon viittaava maine. Pyrimme myös valitsemaan ja säilyttämään liikekumppaneita, jotka jakavat avoimuutta ja rehellisyyttä koskevat arvomme kaikissa liiketoimissaan, ja muutoin toimivat näissä toimintaohjeissa esitettyjen periaatteiden mukaisesti. Eräät näistä lahjontalaeista velvoittavat Bemisiä myös ylläpitämään tarkkoja arkistoja ja sisäistä valvontaa. Työntekijöiden on kirjattava kaikki valtion palveluksessa oleville henkilöille tehdyt maksut tai annetut lahjat. Tapahtuman jättäminen ilmoittamatta tai sen vääristely sekä valheellisten tai virheellisten asiakirjojen luominen on ankarasti kielletty. Mikäli olet epävarma suoritettavaksesi annetun maksun laillisuudesta, pyydä neuvoa lainopilliselta osastolta. Kaikkien työntekijöiden on viipymättä ilmoitettava kaikista epäillyistä rikkomuksista esimiehelleen tai In Touch -järjestelmään. Valtion virkamiesten matka- ja kestitsemiskulujen maksaminen saattaa myös kuulua erilaisten lahjontalakien piiriin. Kohtuullisten ja hyvässä uskossa suoritettujen matka-, ruoka- ja majoituskulujen sekä muiden vastaavien maksaminen valtion virkamiehille, puolueiden virkamiehille tai ehdokkaille saattaa olla luvallista, jos: Maksu ei ole sovellettavien lakien vastainen. Matka ei suuntaudu kohteisiin, joissa Bemisillä ei ole liiketoimintaa. Kaikkien matkakulujen on liityttävä perusteltuun liiketoimintatarkoitukseen. Esimerkiksi kulut, jotka liittyvät suoraan palveluidemme esittelyyn tai selittämiseen, tai sopimuksen solmimiseen tai täyttämiseen valtion tai viraston kanssa, voidaan maksaa. Ennen minkään maksun suorittamista valtion virkamiehelle tai ennen minkään matka- tai kestitsemiskulujen korvaamista valtion virkamiehelle, tarkista asia Bemisin lainopilliselta osastolta. Lainsäädäntö eri lainsäädäntöalueilla, joissa yhtiö toimii, eroaa maksun määrän suhteen, jos lainkaan, tällaiset maksut ovat sallittuja. Suhteet julkishallintoon ja viranomaisiin Näihin luetaan kaikki yhteydenpito Bemisin ja valtioiden, valtion virastoiden ja niiden edustajien välillä ympäri maailman. Työntekijöidemme tulee asioida valtiollisten yksiköiden kanssa vakiintuneita käytäntöjä ja menettelytapoja sekä korkeimpia eettisiä standardeja noudattaen. Teemme yhteistyötä kaikkien valtion tekemien perusteltujen tietopyyntöjen täyttämiseksi, edellyttäen, että pyydetyt materiaalit eivät ole asianajajan ja asiakkaan välisen salassapitovelvollisuuden alaisia. Mikäli valtion viranomainen pyytää tietoja tai pääsyä arkistoihin, asiasta on ensin keskusteltava Bemisin lainopillisen osaston kanssa ennen pyyntöön vastaamista. Mikäli pyynnön esittää etsintäluvan omaava viranomainen, työntekijöiden tulee tehdä yhteistyötä välittömästi, mutta ottaa viipymättä yhteyttä Bemisin lainopilliseen osastoon. Työntekijät eivät koskaan saa tuhota tai muuttaa Bemisin asiakirjoja ennakoidessaan valtion viraston pyyntöä. Tietojenhallintakäytäntö (saatavilla intranetistä ja Bemisin lainopilliselta osastolta) sisältää lisätietoja Bemisin asiakirjojen säilytysvaatimuksista. Antaessamme tietoja mille tahansa viranomaiselle, meidän on ryhdyttävä asianmukaisiin toimenpiteisiin tietojen luottamuksellisuuden säilyttämiseksi. Useissa tilanteissa valtion arkistoissa olevat tiedot ovat pyynnöstä julkisesti saatavilla. Vaikka tällaisten julkisia tietoja koskevien lakien tarkoitus on tukea avointa ja vastuuvelvollista hallintoa, ne voivat saattaa tietomme myös kilpailijoidemme ulottuville. Emme saa palkata valtion työntekijää suorittamaan palvelua muutoin kuin valtion allekirjoittaman sopimuksen nojalla, jossa määritellään tarjottavien palveluiden luonne. Meidän on huolehdittava siitä, ettei suoritettua palvelua voida tulkita tavaksi tarjota sääntöjenvastaisia maksuja. Työntekijöiden odotetaan rajoittavan valtion edustajien kestitsemisen siten, ettei se vaaranna tai vaikuta vaarantavan työntekijöitä, edustajia tai Bemisiä millään tavoin. 14 15
Sääntöjenvastaiset maksut Bemisin tavarantoimittajien tai asiakkaiden työntekijöille tai valtionvirkamiehille ei saa tehdä mitään laittomia tai sääntöjenvastaisia maksuja. Konsulteille, jakelijoille, edustajille ja muille välikäsille suoritettavien maksujen on oltava voimassa olevan, tavanomaisen hinnoittelun mukaisia, ja ne on maksettava todellisista ja perustelluista palveluista. Bemisin tavarantoimittajan, asiakkaan tai minkä tahansa muun osapuolen, jonka kanssa Bemisillä on liikesuhde, suorittamat maksut Bemisin työntekijöille tai näiden perheenjäsenille ovat ehdottomasti kiellettyjä. Sisäpiirikaupat Sisäpiirikaupat tarkoittavat osakkeiden ostamista tai myyntiä ei-julkisten tietojen perusteella. Nämä toimintaohjeet sekä liittovaltion ja valtion arvopapereita koskeva lainsäädäntö kieltää sisäpiirikaupat. Työntekijät eivät saa ostaa tai myydä Bemisin osakkeita tai minkään muun yrityksen osakkeita tai ostaa tai myydä mitään omaisuutta tai varoja sellaisten ei-julkisten tietojen perusteella, joita heidän tietoonsa on tullut Bemisillä työskenneltäessä. Työntekijät eivät myöskään saa paljastaa tällaista tietoa kenellekään Bemisin ulkopuoliselle henkilölle ennen kuin tieto on virallisesti julkistettu ja osakemarkkinoilla on ollut riittävät mahdollisuudet tarkastella sitä. Tämä kielto on voimassa siitä riippumatta, onko tällainen tieto peräisin Bemisiltä tai toiselta osapuolelta, jonka kanssa Bemisillä on luottamuksellinen suhde. Tämän lisäksi työntekijät eivät saa ostaa tai myydä ei-julkisten tietojen perusteella minkään sellaisen yrityksen arvopapereita, jonka kanssa Bemis harjoittaa liiketoimintaa. Lisätietoja sisäpiirikaupoista saat Bemisin arvopaperikauppaa ja tietojen paljastamista koskevasta käytännöstä. Kansainväliset liiketoimet Toimintamme on maailmanlaajuista ja kuuluu sen vuoksi kansallisten ja paikallisten lakien ja määräysten piiriin, joissa on eroavaisuuksia eri lainsäädäntöalueiden välillä. Menettelytapamme on noudattaa lakeja, missä ikinä toimimmekin. Työntekijöiden on erityisesti: Varmistettava, että edustajille tai jakelijoille maksetaan aina suoritetuista palveluista ja että maksut ovat kohtuullisia näiden palveluiden luonteeseen ja markkinahintaan nähden. Huomioitava, ettei liiketoimintaa saa koskaan laajentaa maahan, jossa Bemis ei ole aiemmin toiminut, ennen kuin asia on käsitelty Bemisin johdon ja lainopillisen osaston kanssa. Oltava selvillä liiketoimista maissa, joissa on levottomuuksia tai jotka ovat kansainvälisten pakotteiden alaisia. Viennin yhteydessä huomioitava kaikki määräykset, jotka säätelevät Bemisin tuotteiden ja palveluiden vientiä tuojamaahan, sekä sovellettavat kansainväliset kauppasopimukset. Oltava täsmällinen antaessaan tietoja vientiin tai tuontiin liittyvien liiketoimien järjestämiseen palkatulle henkilölle. Pyydettävä Bemisin lainopilliselta osastolta erityisiä ohjeita Bemisin ulkomaisten liiketoimien hallintaan (mukaan lukien ulkomailla sijaitsevien yritysten hallitusten jäsenyys). Poliittiset lahjoitukset Työntekijät eivät saa, suoraan tai välillisesti, tehdä missään maassa mitään poliittisia lahjoituksia Bemisin nimissä tai minkään Bemisin liiketoimintaan liittyvän tarkoituksen johdosta, ilman Bemisin lainopillisen osaston etukäteen antamaa kirjallista lupaa. Joissakin maissa poliittiset lahjoitukset ovat laillisia ja niitä odotetaan hyvän yrityskansalaisuuden osoituksena. Näissä tilanteissa lahjoitusten tekeminen saattaa olla sopivaa, mikäli ne ovat määrältään järkeviä ja muutoin hyvän arvostelukyvyn mukaisia. Poliittisia lahjoituksia säätelevät lait ovat yleensä monimutkaisia. Lahjoitusten tulkinta saattaa olla vaikeaa ja ne saatetaan mieltää lahjonnaksi, mikäli asiaa ei hoideta oikein. Jotta voimme varmistaa, että sovellettavia lakeja noudatetaan, Bemisin lainopillisen osaston on etukäteen hyväksyttävä Bemisin (tai sen tytäryhtiön) varojen tai omaisuuden käyttö suoraan tai välillisesti poliittisiin lahjoituksiin. 16 17
Liite A Usein kysyttyjä kysymyksiä Työntekijöiden resurssit ja sitoutuminen Mitä teen, jos minulla on jotain toimintaohjeiden kohtaa koskeva ongelma tai kysymys? Jos sinulla on toimintaohjeiden kohtaa koskeva ongelma tai kysymys, keskustele siitä esimiehesi, henkilöstöosaston edustajan tai Bemisin lainopillisen osaston kanssa. Vaikka olisit eri mieltä toimintaohjeiden kohdan kanssa, velvollisuutesi on silti noudattaa siinä määritettyjä toimintatapoja. Raportointi Mitä jos ilmoitin ongelmasta, mutta en koskaan kuullut mitään ratkaisusta? Muistele, ilmoititko ongelmasta nimettömästi. Jos näin oli, ja olettaen että ratkaisuista voidaan ilmoittaa, saattaa olla, että meillä ei ole keinoa ottaa sinuun yhteyttä, jos ilmoitus tehtiin nimettömänä. Tämän lisäksi, vaikka kaikki tilanteet tutkitaan asianmukaisesti, ratkaisun ilmoittaminen ei yleensä ole sopivaa yksityisyyden ja luottamuksellisuuden kannalta. Jos käytit In Touch -järjestelmää, huomioi, että Bemis pyrkii lähettämään vastauksen mahdollisimman nopeasti, ja vastaa kaikissa tapauksissa viimeistään viiden (5) arkipäivän kuluttua. Toimintaohjeiden noudattaminen Mitä teen, jos en ole varma, onko tietty toiminta toimintaohjeiden vastaista? Tarkista vastaus näistä toimintaohjeista. Jos et vieläkään ole varma, mieti, haluaisitko paikallislehtesi julkaisevan tiedot toiminnasta tai päätöksestä etusivullaan. Jos vastaus on ei, sinun tulisi luultavasti jättää se väliin. Ollessasi epävarma, keskustele aina esimiehesi, henkilöstöosaston edustajan tai Bemisin lainopillisen osaston kanssa. Häirinnänvastaisuus Mitä teen, jos minua häiritsevä henkilö on esimieheni? Jos valitan asiasta, voinko menettää työpaikkani? Ei, et menetä työpaikkaasi ja sinulla on oikeus työskennellä ympäristössä, jossa ei esiinny uhkaavaa, vihamielistä tai loukkaavaa käytöstä. Ota yhteyttä henkilöstöosaston apulaisjohtajaan tai henkilöstöosaston edustajaan saadaksesi neuvoja. Emme suvaitse kostotoimia, jotka johtuvat käytöksestä ilmoittamisesta tai yhteistyöstä tutkimuksen yhteydessä. Asiakirjojen säilytys Olen hiljattain saanut projektin valmiiksi. Saanko poistaa kaikki projektiin liittyvät asiakirjat tai heittää ne pois? Projekteihin liittyvien tallenteiden säilytyksellä on liikearvoa. Meidän tulisi kuitenkin säilyttää vain tarpeelliset asiakirjat. Katso tietojenhallintakäytännöstä neuvoa määrittääksesi tallenteiden säilytysvaatimukset. Jos et ole varma siitä, mitä sinun pitäisi asiakirjoillesi tehdä, tai jos tietojenhallintakäytännöstä tulisi mielestäsi tehdä poikkeus, ota yhteyttä Bemisin lainopilliseen osastoon. Yhtiön omaisuuden suojelu Mitä jos minulla on pieni yritys, jota hoidan kotoa käsin? Sekä päällikköni että Bemisin lainopillinen osasto on tullut siihen tulokseen, että yritykseni ja Bemisillä tekemäni työn välillä ei ole eturistiriitaa. Saako asiakkaani jättää viestejä vastaajaani Bemisillä? Ei, ellei se ole täysin satunnaista. Vaikka eturistiriitaa ei ole, velvollisuutesi on käyttää Bemisin omaisuutta (viestintäjärjestelmä ja puhelinvastaaja mukaan lukien) vain Bemisin liiketoimia varten. Työtekijät eivät saa käyttää Bemisin omaisuutta tukeakseen toista työtä, yksityisyritystä tai konsultointityötä. Jos odotat tällaisesta toiminnasta säännöllisiä yhteydenottoja, velvollisuutesi on luoda ja kustantaa oma viestintäjärjestelmäsi. 18 19
Kirjanpito ja asiakirjat Mitä teen, jos päällikköni painostaa minua saamaan luvut täsmäämään? Kilpailulainsäädäntö Mitä jos edellinen työnantajani on yksi kilpailijoistamme? Voinko puhua työtovereilleni heidän myyntistrategioistaan? Et. Velvollisuutesi on suojella entisen työnantajasi luottamuksellisia tietoja, eikä tämä velvollisuus pääty, vaikka vaihdat työpaikkaa. Sinun tulisi ilmoittaa päälliköllesi, että työskentelit ennen kilpailijan palveluksessa ja varmistaa, että noudatat kaikkia entistä työnantajaasi koskevia vaitiolovelvollisuuksia. Olin odottamassa aulassa ennen valtion tarjouskokousta. Mitä jos satuin kuulemaan hankintavirkailijan ja yhden kilpailijamme välisen keskustelun, jossa käsiteltiin tuotteen teknisiä tietoja ja kustannuksia? Voinko yhä osallistua tarjouskilpailuprosessiin ja jos voin, saanko käyttää tietoja laatiakseni vastaavan ehdotuksen ja lähettää sen edullisempana tarjouksena? Vastaus kumpaankin kysymykseen on ei. Et saa käyttää näitä tietoja hyväksesi millään tavalla. Sinun tulisi kohteliaasti poistua kokouksesta, välttää paljastamasta tietoja kenellekään ohjelmaan tai tarjoukseen liittyvälle henkilölle ja ottaa yhteyttä Bemisin lainopilliseen osastoon. On todennäköistä, että sinun on vetäydyttävä tarjoustiimistä, jotta Bemisin kykyä osallistua oikeudenmukaisesti tarjouskilpailuun voidaan suojella. Mitä teen, jos juuri huomasin että asiakkaalle on annettu joitain virheellisiä tietoja sen jälkeen, kun hinnasta ja ehdoista oli jo sovittu? Noudatanko asianmukaista menettelytapaa, jos ilmoitan tästä asiakkaalle välittömästi? On tärkeää, että otat yhteyttä tukitiimiin, joka hoitaa myyntiin liittyviä talous- ja lakiasioita ja toimit yhteistyössä heidän kanssaan varmistaaksesi, että asiakkaalle ilmoitetaan virheestä mahdollisimman nopeasti. Velvollisuutesi on olla rehellinen ja täsmällinen. Jos sinua painostetaan muuhun, keskustele esimiehesi tai Bemisin lainopillisen osaston kanssa. Jos et mielelläsi etenisi asiassa sisäisten kanavien kautta, voit käyttää Bemisin In Touch -järjestelmää koska tahansa, vuorokauden ympäri. Eturistiriidat Mitä teen, jos yksi sukulaisistani tai läheisistä ystävistäni työskentelee Bemisin asiakkaan tai kilpailijan palveluksessa? Sinun on ilmoitettava asiasta esimiehellesi. Meidän on tiedettävä siitä, jotta voimme ryhtyä tarpeellisiin toimenpiteisiin estääksemme mahdollisten eturistiriitojen vaikutuksen Bemisin päätöksiin (tai sen, että eturistiriidat näyttävät vaikuttavan päätöksiin). Jos esimerkiksi sisaresi työskentelee tavarantoimittajan palveluksessa ja on ollut mukana hankintatoiminnassa, ja päällikkösi on juuri kertonut sinulle haluavansa sinun liittyvän tarjoustiimiin, joka etsii tarjouksia eri yrityksiltä, sisaresi työnantaja mukaan lukien, sinun on ilmoitettava asiasta ja pyydettävä neuvoa tarjoustiimiin kuulumisesta. Mitä teen, jos en ole varma siitä, aiheuttaako työn ulkopuolinen toiminta eturistiriidan? Sinun tulee kysyä neuvoa Bemisin lainopilliselta osastolta. Valitettavasti emme voi luetella kaikkia mahdollisia olosuhteita, jotka saattavat viitata mahdollisiin eturistiriitoihin. Yksi parhaista tavoista selvittää, aiheutuuko toiminnasta eturistiriita, on kysyä itseltäsi seuraavat kysymykset: Haittaako toiminta (tai antaako sellaisen vaikutelman) velvollisuuksia, joita sinulla Bemisiä kohtaan on? Saatko sinä, perheenjäsenesi tai läheinen ystäväsi sääntöjenvastaisia henkilökohtaisia etuja toiminnasta, koska työskentelet Bemisillä? Kilpaileeko toiminta Bemisin etujen kanssa? Jos vastaat johonkin näistä kysymyksistä kyllä, toiminta saattaa todellakin aiheuttaa eturistiriidan, ja siitä on ilmoitettava. Jos et ole varma, paras vaihtoehto on kysyä neuvoa. Mitä jos saan tuntemattomalta lähettäjältä postitse kirjeen, joka sisältää kilpailijan hinnoittelutietoja? En löydä mitään merkintää siitä, että se olisi lähetetty tai vastaanotettu valtuutettujen kanavien kautta. Mitä minun tulee tehdä? Älä lue asiakirjaa, äläkä näytä sitä työtovereillesi. Kirje on välittömästi sinetöitävä, eristettävä ja lähetettävä Bemisin lainopilliselle osastolle. 20 21
Ulkomaiset valtion virkamiehet Kuka on valtion virkamies Lahjat ja kestitseminen Mitä jos tarjoamme lounaan kokouksen aikana, joka meillä on suuren asiakkaamme kanssa? Lounaan tarjoaminen on hyväksyttävää, jos se tehdään lahjojen antamista koskevan käytäntömme hengessä ja noudattaa maksuja koskevia ohjeita sen suhteen, mikä käsitetään hyväksyttäväksi. Olemme tehneet läheistä yhteistyötä kaupallisen asiakkaan kanssa toteuttaaksemme laajan järjestelmän, joka on nyt valmis. Mitä jos haluamme projektin päätteeksi huomioida asiakkaamme työntekijät antamalla jokaiselle tiimin jäsennelle Bemis-logolla varustetun läppärilaukun muistoksi? Olisiko tämä lahjojen antamista koskevan käytäntömme vastaista? Valtion virkamies on henkilö, jolla on hallinnollisia valtuuksia. Tähän lukeutuvat myös poliittisten puolueiden virkamiehet ja ehdokkaat. Valtion virkamies tarkoittaa myös valtion omistamien yritysten työntekijöitä. Entä liikelahjat valtion virkamiehille tai heidän sukulaisilleen ovatko ne hyväksyttäviä Foreign Corrupt Practices Act -lainsäädännön puitteissa? On mahdollista, että tällaiset lahjat ovat Yhdysvaltain ulkomaista korruptiota koskevan lain vastaisia. Ratkaisevaa on, onko lahjan tarkoitus vaikuttaa sääntöjenvastaisesti valtion viranomaiseen liiketoimien hankkimiseksi tai ylläpitämiseksi. Mitä suurempia ja toistuvampia lahjat ovat, sitä todennäköisemmin ne eivät ole ainoastaan liikelahjoja, vaan kuuluvat FCPA:n kiellettyjen lahjusten piiriin. Sinun on ilmoitettava Bemisin lainopilliselle osastolle ennen minkään lahjan antamista valtion viranomaiselle. Kaikissa tapauksissa liikelahjojen on oltava Bemisin lahjojen antamista ja kestitsemistä koskevan käytännön mukaisia. FCPA:n perusteella yritys on vastuussa edustajansa toimista, jotka ovat tämän lain vastaisia. Ketkä ovat edustajia? Ei ole. Voitte tarjota tällaisia lahjoja, kunhan niiden arvo on enintään 250 Yhdysvaltain dollaria tai kuten näissä toimintaohjeissa kuvataan. Tästä huolimatta, sinun tulisi ehdottaa ajatusta ensin asiakkaan edustajalle varmistaaksesi, että lahja on vastaanottavan yrityksen käytäntöjen mukainen. Emme halua asettaa asiakkaitamme tukalaan tilanteeseen, jossa heidän on palautettava lahjoja. Vaikka sinun ei tarvitse hankkia kirjallista hyväksyntää lahjojen sopivuudesta, on kuitenkin hyvä käytäntö keskustella tällaisista lahjoista aina etukäteen päällikkösi kanssa. Mitä jos minulle annetaan lahja, jonka tiedän olevan sääntöjenvastainen? Mitä minun tulee tehdä? Palauta se lahjoittajalle ja selitä kohteliaasti, että Bemisin käytäntö estää sinua pitämästä sitä. Joissakin tapauksissa, kuten silloin, jos lahja on toisen maan viranomaiselta, muita vaihtoehtoja saatetaan harkita, kuten lahjan esille asettamista julkisessa tilassa, sen lahjoittamista hyväntekeväisyyteen tai samanarvoisen lahjoituksen tekemistä hyväntekeväisyyteen lahjan antajan nimissä. Pyydä neuvoa päälliköltäsi tai Bemisin lainopilliselta osastolta. Mitä jos yksi asiakkaistani järjestää arvonnan, jonka palkintona on 2 000 Yhdysvaltain dollarin arvoinen matka? Voinko osallistua? Kyllä, voit osallistua, kunhan arvontamenettely on oikeudenmukainen, puolueeton ja suoritetaan julkisella paikalla. Jos voitat palkinnon, sinun on ilmoitettava siitä päälliköllesi, ja koska palkinnon arvo ylittää 250 Yhdysvaltain dollaria, sinun on saatava päällikkösi kirjallinen hyväksyntä. Edustaja on henkilö tai yksikkö, jolla on valtuudet toimia Bemisin nimissä. Näin ollen Bemisin tytäryhtiö voi toimia Bemisin edustajana. Yhdysvaltain ulkopuolella toimivan tytäryhtiön työntekijä voi toimia yhdysvaltalaisen yhtiön edustajana. Yhteishankekumppani, myyntiagentti, myyntiedustaja, konsultti, myyntivälittäjä, jakelija kaikki nämä voivat toimia edustajina eri lahjontalakien perusteella, ja kaikki nämä saattavat myös näiden lakien mukaan tehdä Bemisistä vastuuvelvollisen. Meillä on hyvin vähän, mikäli lainkaan, vaikutusvaltaa joihinkin osapuoliin (esim. ulkomaiset välittäjät ja jakelijat), joiden kanssa meillä on liikesuhde kuinka me voimme lahjontalakien mukaan olla vastuussa näiden itsenäisten yritysten toimista? Eräät lahjontalait eivät kiellä ainoastaan suoraa lahjontaa, vaan myös tahallisen silmien sulkemisen tosiasioilta ja lainvastaisuuteen viittaavilta olosuhteilta, sekä niiden tietoisen huomiotta jättämisen. Kyse ei ole Bemisin liikekumppanin hallinnasta, vaan sitä, onko Bemis tietoinen (tai tulisiko sen olla tietoinen) siitä, mitä osapuoli tekee myydäkseen Bemisin tuotteita. Sillä, että tuotteiden omistusoikeus siirtyi jakelijalle tai että jakelija maksoi oikeudenmukaisen markkinahinnan tuotteista, ei ole merkitystä. Jos jakelija lahjoo valtionvirkamiehiä ja Bemis on tietoinen tästä (tai sen pitäisi olla tietoinen tästä), mutta jatkaa liiketoimia jakelijan kanssa, Bemis todennäköisesti rikkoo tiettyjä lahjontalakeja. Tämä saattaa olla monimutkainen aihe, joten mikäli ongelmia ilmenee, ota aina yhteyttä Bemisin lainopilliseen osastoon. 22 23
Liite B - Yhteystiedot Lähetä kaikki näitä toimintaohjeita koskevat kysymykset osoitteeseen: The Bemis Legal Department One Neenah Center P.O. Box 669 Neenah, WI 54957 (920) 727-4100 In Touch -järjestelmä: Sisäpiirikaupat Mitä jos tietooni tulee Bemisin neljännesvuosittainen liikevoitto ennen niiden julkista ilmoittamista? Saanko ostaa Bemisin osakkeita, kun tämä on tiedossani? Et. Tämä on ei-julkista tietoa, ja osakkeiden ostaminen tai myyminen olisi Bemisin arvopaperikauppaa ja tietojen paljastamista koskevan käytännön vastaista, sekä mahdollisesti myös Yhdysvaltain liittovaltion arvopaperilainsäädännön vastaista. Voit ostaa tai myydä Bemisin osakkeita ainoastaan kun tällaiset tiedot on yleisesti julkaistu. Yritykseni arvioi erään toimittajamme ehdotusta uudesta tuotteesta, jonka he aikovat esitellä markkinoilla pian. Tulimme siihen tulokseen, että tuote ei olisi hyödyllinen meidän yhtiöllemme, mutta uskon, että se tulee olemaan todellinen läpimurto muilla teollisuuden aloilla ja että se tulee nostamaan toimittajamme osakkeiden hintaa. Mitä jos haluan ostaa osakkeita toimittajan yrityksestä? Onko se Bemisin sisäpiirikauppoja koskevan käytännön vastaista? Kyllä. Et saa ostaa näitä osakkeita ennen kuin uutta tuotetta koskevat tiedot ovat yleisesti tiedossa. Sillä, ettei tuote ole tarpeellinen Bemisille, ei ole merkitystä. Merkityksellistä on, että sinulla on uudesta tuotteesta (ja sen mahdollisesta vaikutuksesta toimittajan liikevoittoon) tietoja, jotka eivät vielä ole yleisesti tiedossa. 24 Argentiina 0800-666-2823 BemisArgentina@getintouch.com Australia 1-800-637-498 BemisNZ@getintouch.com Belgia 00-800-9900-7700 BemisEurope@getintouch.com Brasilia 0800-891-6120 BemisBrazil@getintouch.com Kanada 877-236-4707 BemisNA@getintouch.com Kiina 10800-130-1678 1 10800-713-1718 2 BemisChina@getintouch.com Tanska 8088-4598 BemisDenmark@getintouch.com Suomi 990-800-9900-7700 BemisFinland@getintouch.com Ranska 00-800-9900-7700 BemisEurope@getintouch.com Saksa 0800-182-9051 BemisGermany@getintouch.com Hongkong 852-5808-0168 BemisHongKong@getintouch.com Irlanti 00-800-9900-7700 BemisEurope@getintouch.com Italia 800-78-0621 BemisItaly@getintouch.com Japani 0066-33-821655 3 BemisChina@getintouch.com Malesia 1-800-805-805 BemisMalaysia@getintouch.com Meksiko 001-866-682-0931 BemisMexico@getintouch.com Uusi-Seelanti 0800-452-600 BemisNZ@getintouch.com Norja 800-18-129 BemisNorway@getintouch.com Puola 00-800-111-3566 BemisPoland@getintouch.com Puerto Rico 877-236-4704 BemisNA@getintouch.com Singapore 800-1301-292 BemisSingapore@getintouch.com Espanja 900-931-702 BemisSpain@getintouch.com Ruotsi 020-794524 BemisSweden@getintouch.com Sveitsi 0800561-103 BemisSwitzerland@getintouch.com Yhdistynyt kuningaskunta 00-800-9900-7700 BemisEurope@getintouch.com Yhdysvallat 877-236-4704 BemisNA@getintouch.com 1 Shanghai (SH), Jiangsu (JS), Zhejiang (ZJ), Shaanxi (SN), Gansu (GS), Xinjing (XJ), Xizang (XZ), Yunan (YN), Guangxi (GX), Guangdong (GD), Fujian (FJ), Jiangxi (JX), Hunan (HN), Hubei (HB), Sichuan (SC), Chongqing (CQ), Anhui (AH), Hainan (HQ), Guizhou (GZ), Ningxia (NX), Qinghai (QH) 2 Peking (BJ), Tianjin (TJ), Hebei (HEB), Heilongjiang (HL), Jilin (JL), Liaoning (LN), Henan (HEN), Shandong (SD), Inner Mongolia (NM), Shanxi (SX) 3 Ainostaan lankaverkosta 25
One Neenah Center, 4th Floor P.O. Box 669 Neenah, Wisconsin 54957-0669 (920) 727-4100 www.bemis.com