Sivu 1 (7) Tietosuojaseloste: Opsu Turun yliopiston opiskelijatietojärjestelmän tietosuojaseloste 6.11.2013 Henkilötietolain (523/99) 10 ja 24 mukainen tietosuojaseloste 1. Rekisterinpitäjä TURUN YLIOPISTO 20014 Turun yliopisto Puhelin: (02) 333 51 (vaihde) 2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Päivi Rahkonen Opintoasiainsuunnittelija 20014 TURUN YLIOPISTO Puh. (02) 333 6139 Sähköposti: opsu@utu.fi 3. Rekisterin nimi Turun yliopiston opiskelijatietojärjestelmä Opsu 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Opintohallinnollisten tehtävien hoitaminen ja opetuksen ja oppimisen suunnittelu edellyttävät rekisterin olemassaoloa. Esimerkkejä opintohallinnollisista tehtävistä, joissa rekisteriä käytetään: opiskeluoikeuden toteaminen opintosuoritusten tarkistaminen esim. tutkintotodistusta tai kokonaisuusmerkintää annettaessa opetuksen ja opintojen seuranta ja suunnittelu: opiskelija voi seurata omia suorituksiaan oman otteensa avulla, yliopiston laitokset, tiedekunnat ja muut yksiköt saavat tilastoja opiskelijoista ja opintosuorituksista opintojen suunnittelua ja opetuksen arviointia varten. Opiskelijatietojärjestelmän tehtävänä on myös arkistointi (esim. opintosuoritustietojen arkistointi). Opiskelijatietojärjestelmän sähköiset palvelut on toteutettu Nettiopsun nimellä. Kirjautuminen Nettiopsuun tapahtuu Turun yliopiston tietohallinnon myöntämällä käyttäjätunnuksella. 4.1. Rekisterin pitämisen perusteet Yliopistolaki 645/1997 Laki yliopistolain muuttamisesta 556/2005 Laki yliopistolain muuttamisesta 715/2004 Yliopistoasetus 115/1998 Valtioneuvoston asetus yliopiston tutkinnoista 794/2004 Valtioneuvoston asetus yliopiston tutkinnoista 678/1998 Valtioneuvoston asetus erikoishammaslääkärin tutkinnoista 316/2003 Ylioppilaskunta-asetus 116/1998 Turun yliopiston opintojohtosääntö 1.8.2010
Sivu 2 (7) 5. Rekisterin tietosisältö 5.1. Opiskelijan henkilötiedot opiskelijanumero syntymäaika henkilötunnus sukunimi etunimet kutsumanimi osoite puhelinnumero sukupuoli kansalaisuus kieli (suomi/ruotsi/muu) kotikunta kirjoilletulopäivämäärä lukuvuosittaiset läsnä-/poissaolotiedot opintojen määräaikainen keskeyttäminen (työttömyysturva) jäsenyys ylioppilaskunnassa ylioppilaslehden tilausmaksu aiempi koulutus tietojen luovuttamista koskeva lupa tieto vuosikurssista sähköpostiosoite 5.2. Opiskeluoikeudet opiskelijan tavoitetutkintoa, tiedekuntaa, koulutusohjelmaa ja suuntautumisvaihtoehtoa sekä pääainetta koskevat tiedot aloitusaikoineen opiskeluoikeuden päättymispäivä opiskeluoikeuden asema opinnoissa (pää-/sivuopiskeluoikeus) erillisopiskelijan ainekohtaiset oikeudet voimassaoloaikoineen opiskeluoikeudesta luopuminen 5.3. Opiskelija- ja harjoittelijavaihdon tiedot, kotimainen harjoittelu (lähtevät opiskelijat) kohdemaa kohdeyliopisto vaihto-ohjelma opiskelijavaihdon alkupäivä, loppupäivä, kesto ja luonne Erasmusala-koodit apurahat työharjoittelu 5.3.1. Opiskelijavaihtoon hakeminen opiskelijan valitsemat hakukohteet kielitaito aiemmat opiskelut/harjoittelut ulkomailla apurahat motivaatiokirje alustava opintosuunnitelma vaihtoon esittäminen vaihtoaika tilitiedot
Sivu 3 (7) paikan vastaanotto tai peruminen 5.4. Opiskelijavaihdon tiedot (saapuvat opiskelijat) kotiyliopisto vaihto-ohjelma opiskeluoikeuden voimassaoloaika 5.5. Opintosuoritukset suorituksen nimi ja koodi opintotyyppi opintopistemäärä ja/tai opintoviikkomäärä suorituksen päivämäärä arvosana opettaja kokonaisuus, johon suoritus sisältyy muussa oppilaitoksessa suoritetuista opinnoista: oppilaitos, päivämäärä 5.6. Tutkinnot oppilaitos, jossa tutkinto suoritettu tutkinto tiedekunta tutkinnon hyväksymispäivämäärä koulutusohjelma suuntautumisvaihtoehto pääaine tutkinnon laajuus opintoviikkoina tai opintopisteinä aineenopettajan opetettavat aineet muussa oppilaitoksessa suoritetusta tutkinnosta: oppilaitos, tutkinto, päivämäärä 5.7. Tentin perustiedot ja tenttiin ilmoittautuminen tentin opintojaksokoodi tenttipäivä tenttiin ilmoittautumisaika opettaja tenttisali opiskelijan ilmoittautuminen tiettyyn tenttiin sekä valinnaisesti tenttikirja(t) ja lisäsopimus 5.8. Henkilökohtainen opintosuunnitelma (ehops) henkilökohtainen opintosuunnitelma, hops hops-ryhmät malli-hopsit opintojakso-moduulit 5.9. Kurssin perustiedot ja kurssille ilmoittautuminen kurssin (opintojakson) opintojaksokoodi ryhmän nimi kurssin aika: alku- ja loppupäivä kurssin ilmoittautumisaika
Sivu 4 (7) kurssille valittavien lukumäärä (jos rajoitettu) valintatapa opettaja opiskelijan ilmoittautuminen tietylle kurssille tieto kurssille valinnasta 5.10. Opinto-opas (Opsi) tutkintorakenne oppiainekuvaus opintojakson tila opintojakson/kokonaisuuden koodi laajuus oppiaine kotisivuosoite vastuuhenkilö yleiskuvaus tavoitteet sisältö opetuskielet opetuksen toteutustavat opetuksen suunnitellut ajankohdat vaadittavat opintosuoritukset arviointi (asteikko) suositeltu suoritusajankohta osallistumisen edellytykset, suositukset ja tarjontatiedot oppimateriaali lisätiedot 5.11. Täydennyskoulutus (IISA) Turun kauppakorkeakoulun täydennyskoulutuksen TseEXE:n opiskelijat 5.12. Avoin yliopisto Hakijan ja opiskelijan henkilötiedot o syntymäaika o henkilötunnus o sukunimi o etunimet o kutsumanimi o osoite o puhelinnumero o sukupuoli o kansalaisuus o kieli (suomi/ruotsi/muu) o kotikunta o tietojen luovuttamista koskeva lupa o sähköpostiosoite o ammatti/pääasiallinen koulutus o maksutapa o taustatiedot tilastointia varten (aiempaa ja nykyistä koulutusta koskevat tiedot, opintojen tarkoitus, mistä saanut tiedon koulutuksesta) Hakukohteet o hakukohteen nimi o jakso- tai kokonaisuuskoodi, johon liittyy o hakukohteen kuvaus
Sivu 5 (7) o edeltävät opinnot o valintatapa o kiintiö o laajuus o toteutustapa o toimipiste o järjestämisajankohta o hakuaika o laskutustiedot, opintomaksu Opinto-oikeudet o opiskelijan opinto-oikeutta koskevat tiedot o voimassaoloaika o maksutiedot Opintosuoritukset o suorituksen nimi ja koodi o opintotyyppi o opintopistemäärä o suorituksen päivämäärä o arvosana o opettaja o opinto-oikeus, johon suoritus liittyy o kokonaisuus, johon suoritus sisältyy o muussa oppilaitoksessa suoritetuista opinnoista: oppilaitos, päivämäärä 6. Säännönmukaiset tietolähteet valtakunnallisesta hakija- ja opinto-oikeusrekisteristä (HAREK) tiedot opiskelupaikan vastaanottaneista perustutkinto-opiskelijoiden kirjoittautumistietoja varten vaihto-opiskelijoiden kirjoittautumistiedot vaihto-opiskelijoiden hakutietokannasta (Väinö) erillisopiskelijoiden ja jatko-opiskelijoiden kirjoittautumistiedot opiskelijalta itseltään ylioppilaskunnan jäsenmaksutiedot pankilta ilmoittautumisaikana päivittäin läsnä/poissaolotiedot opiskelijan ilmoittautumisen perusteella maksuttomat yliopistoon ilmoittautumiset NettiOpsun kautta opiskelijalta itseltään opiskeluoikeuksia ja tutkintoja koskevat tiedot tiedekunnista opintosuoritustiedot tiedekunnista, laitoksilta, oppiaineista henkilötietojen muutokset opiskelijan oman ilmoituksen mukaan sähköpostiosoitteet yliopiston käyttäjätunnusrekisteristä tenttien perustiedot tiedekunnista, laitoksilta, oppiaineista tenttiin ilmoittautuminen NettiOpsun kautta opiskelijalta itseltään kurssien perustiedot tiedekunnista, laitoksilta, oppiaineista tenttiin ilmoittautuminen NettiOpsun kautta opiskelijalta itseltään yhteystietojen- ja kotikunnan muutos sekä tietojen luovutusluvan muutos NettiOpsun kautta opiskelijalta itseltään opinto-opastiedot tiedekunnasta ehops-tiedot opiskelijalta ja hops-ohjaajalta Åbo Akademista JOO-sopimuksen mukaan sivuaineopiskeluun liittyvät suoritustiedot viisi kertaa vuodessa vaihtoon hakevilla vaihtosopimukset Väinöstä ja opiskelijan valitsemat hakukohteet, kielitaito, aiemmat opiskelut/harjoittelut ulkomailla, apurahat, motivaatiokirje, alustava opintosuunnitelma, vaihtoaika, tilitiedot ja paikan vastaanotto tai peruminen opiskelijalta itseltään 7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Tilastokeskus (TilastoL 280/2004) Opetusministeriön KOTA-tietokanta Kansaneläkelaitos (OpintotukiL 65/1994 41 ) Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö YTHS (KansanterveysL 66/1972 ja Lääkintöhallituksen ohjeet opiskelijaterveydenhuollosta, Ohjekirje 3/1986)
Sivu 6 (7) Kansainvälisen henkilövaihdon keskus (Centre for International Mobility CIMO) (opiskelijavaihtoa koskevat tiedot) valtakunnallinen hakija- ja opinto-oikeusrekisteri HAREK (uusien opiskelijoiden kirjoittautumistiedot) Turun yliopiston ylioppilaskunta TYY (YlioppilaskuntaA 116/1998) (ylioppilaskunnan vaaliluettelot, ylioppilaslehden tilaajia koskeva osoitetiedosto) Lyyra-järjestelmään tiedot opiskelijakorttia varten ylioppilaskunnan jäsenistä Turun yliopiston kirjaston tietojärjestelmä (uusien opiskelijoiden nimi- ja osoitetiedot sekä vanhojen opiskelijoiden muuttuneet tiedot päivittäin) Turun yliopiston tietokoneresurssien käyttäjätunnusrekisteri (yliopiston tietokoneresurssien käyttöoikeuden tarkistus päivittäin) Turun yliopiston intranetin henkilöhaku HAKA-luottamusverkoston käyttäjätunnistusjärjestelmä Åbo Akademi (JOO-sopimuksen mukaiseen sivuaineopiskeluun liittyvät suoritustiedot kaksi kertaa vuodessa) Muut suomalaiset yliopistot ja Turun alueen ammattikorkeakoulut (JOO-sopimuksen mukaiseen sivuaine-opiskeluun liittyvät suoritustiedot kerran vuodessa) JOOPAS-järjestelmä (tutkinto-opiskelijoiden henkilötiedot ja opiskeluoikeudet) SoleTM (opintojaksojen tiedot) Väinö (saapuneiden vaihto-opiskelijoiden opiskelijanumerot sekä kv-tuutorien tiedot) Vilja valintatietojärjestelmä (kv-tuutorien tiedot) Aino (Turun yliopiston hallinnoimia apurahoja hakeneiden opiskelijoiden tiedot) tieteellinen tutkimus (JulkisuusL 621/1999 ja HenkilötietoL 523/1999). Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle asianmukainen tutkimussuunnitelma ja ilmoitettava vastuullinen tutkija. rekisteröidyn luvalla yliopisto luovuttaa opiskelijoiden nimi- ja osoitetietoja rajoitettuihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ei siirretä 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Henkilökunta käyttöoikeuden edellytyksenä on kirjallinen lupa käyttäjällä on käyttöoikeus vain siihen rekisterin osaan, jota hän tarvitsee voimassa olevan virka- ja työsuhteensa aikana ylioppilaskunnan henkilökunnalla käyttöoikeus ylioppilaskunnan jäsenyystietoihin Opsuun ja Nettiopsuun kirjautumiseen vaaditaan henkilökohtainen tunnus ja salasana salasana on voimassa vain tietyn ajan käyttöoikeudet tarkistetaan päivittäin Opiskelija opiskelijalla Nettiopsun kautta käyttöoikeus omiin tietoihinsa Nettiopsuun kirjautumiseen vaaditaan henkilökohtainen tunnus ja salasana salasana on voimassa vain tietyn ajan käyttöoikeudet tarkistetaan päivittäin 10. Tarkastusoikeus Opiskelijalla on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastus pyydetään yliopiston opiskelijaja hakijapalveluista. Avoimen yliopiston opintojen osalta tarkastusta pyydetään avoimen yliopiston opiskelijapalveluista.
Sivu 7 (7) 11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Opiskelijalla on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Tiedot korjaa se yksikkö, joka tiedon on vienyt järjestelmään. Tietoja ei poisteta järjestelmästä opiskelijan pyynnöstä. Yliopistoilmoittautumisien ja opiskeluoikeuksien kirjaamisesta vastaa opiskelija- ja hakijapalvelut. Kurssien, tenttien ja opintosuoritusten sekä hopsien kirjaamisesta vastuussa on asianomainen oppiaine, laitos tai tiedekunta. Tutkintotietojen kirjaamisesta vastaa tiedekunta. Opiskelijavaihtojen osalta kirjaamisesta vastaa kansainväliset asiat. Avoimen yliopiston opintojen osalta vastuussa on avoimen yliopiston opiskelijapalvelut. 12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Opiskelijoiden henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin. Opiskelijalla on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen luovutus yliopiston ulkopuolisille tahoille opiskeluun liittyviin tarkoituksiin, esimerkiksi kyselyjen ja mielipidetiedustelujen toteuttamiseen tai yhdistyksille, säätiöille ja viranomaisille opiskeluun liittyvän informaation postittamista varten. Tällaisia tietojen kysyjiä ovat mm. ylioppilaskunta, ammattijärjestöt (esim. valmistuneiden tiedot). Opiskelija ei voi kieltää tietojensa käsittelyä yliopiston sisäisissä raportoinneissa tai tutkimukseen liittyvissä henkilötietojen käsittelyissä. Opiskelija voi muuttaa tietojen luovutuksen luvan Nettiopsussa tai ottamalla yhteyttä Turun yliopiston opiskelija- ja hakijapalveluihin. Avoimen yliopiston osalta yhteyttä otetaan avoimen yliopiston opiskelijapalveluihin.