Hankinta-asiakirjojen muodonmuutos Agenda

Helena Haapio, Lexpert Oy, 1 Hankinta-asiakirjojen muodonmuutos Agenda Esittely Perinteisten asiakirjojen ja ajatustapojen haasteet Miten haasteisiin voidaan vastata? Seuraavan sukupolven sopimukset Esimerkkejä ja tietolähteitä 2

Esittely Varatuomari, KTT Helena Haapio toimii Lexpert Oy:n sopimusvalmentajana ja Vaasan yliopiston tutkijatohtorina. Hänen väitöskirjansa Next Generation Contracts: A Paradigm Shift käsittelee visuaalisia ja käyttäjäkeskeisiä sopimuksia liiketoiminnan tukena. Ennen yrittäjäksi ryhtymistä hän työskenteli teollisuusjuristina Wärtsilä-konsernissa. Hän on toteuttanut ennakoivaan sopimiseen, sopimusriskien hallintaan ja sopimus- ja oikeusmuotoiluun liittyviä workshoptilaisuuksia eri puolilla maailmaa ja saanut Fintran Vuoden vientikouluttaja -tunnustuspalkinnon. Hän toimii myös välimiehenä. Helena Haapio on tehnyt pitkään sopimussuunnittelun ja -muotoilun pioneerityötä ja julkaissut useita artikkeleita ja kirjoja, viimeksi Yritysten sopimus- ja vastuuketjut (Tietosanoma 2014) ja A Short Guide to Contract Risk (Gower 2013). Hän on perustanut Projektiyhdistyksen Sopimusten hallinnan ryhmän (SIG-9) vuonna 2003 ja toimii sen ja samalla IACCM Finlandin vetäjänä. 3 4

Our Team Helena Haapio (LL.M, MQ, D.Sc), the founder of Lexpert and a pioneer of proactive law, is a contract lawyer by day and a researcher and innovator by night. Stefania Passera (MA, D.Sc.) brings on board expertise about design thinking, information design, usercentered research, and workshop facilitation. We have co-authored pioneering research on contract design and visualization and facilitated and spoken at many events worldwide about these topics. 5 Helena Haapio Next Generation Contracts Doctoral dissertation, University of Vaasa Lexpert Ltd 2013, contact@lexpert.com Cover: Stefania Passera Stefania Passera Beyond the Wall of Contract Text Doctoral dissertation, Aalto University 2017. https://stefaniapassera.com/shop 2018 Helena Haapio 6

2018 Helena Haapio 7 2018 Helena Haapio 8

Miltä teidän sopimuksenne tai sopimusluonnoksenne näyttävät vieraan silmin? Esimerkiksi kun joku näkee ne ensimmäistä kertaa miltä näyttää? 2018 Helena Haapio 9 2018 Helena Haapio 10

Vakioehtoesimerkki: JYSE 2009 Palvelut 2018 Helena Haapio 11 Mitä sopimuksista ajatellaan? Sopimus on... Projektipäällikkö: Keino asettaa tavoitteita ja seurata niiden toteutumista Talouspäällikkö: Kustannus- ja riskitekijä Contract Manager: Työkalu hyvien liikesuhteiden muodostamiseen ja hallintaan Yritysjuristi: Riskienhallinnan työkalu Myyntipäällikkö: Välttämätön paha Sijoittaja: Oikeuksien jakamisja suojauskeino Oikeustieteilijä: Oikeustoimi, joka syntyy yhtäpitävän tarjouksen ja vastauksen seurauksena" Yritysjohtaja: Juridinen asiakirja Oikeudenkäyntiasiamies: Todistusaineistoa käräjillä; se sitoo ja käy kanneperusteeksi Organisaatiotutkija: Vaihdannan, kontrollin ja Oikeusfilosofi: koordinaation väline Kahden tahdonilmaisun yhtyminen 2018 Helena Haapio 12

Erilaisia sopimuskäsityksiä (ja väärinkäsityksiä) Kun sopimus on tehty, se voidaan hyvin unohtaa kassakaappiin. Hyvä sopimus on sellainen, jota ei allekirjoituksen jälkeen tarvita. Sopimusta tarvitaan vain, jos syntyy riitaa. Sopimus on kaiken varalta. Sopimus turvaa selustan toiminnan kannalta sillä ei ole merkitystä. Varoitus: Ethän ajattele näin! 2018 Helena Haapio 13 Erilaisia sopimuskäsityksiä (ja väärinkäsityksiä) Yleinen virheellinen käsitys sopimuksen ja muiden asiakirjojen suhteesta Helena Haapio: Ennakoiva sopiminen ja sopimusriskien hallinta toimitusprojekteissa teoksessa Yritysten sopimus- ja vastuuketjut. Sopimusten hallinta käytännössä. Tietosanoma 2014. 2018 Helena Haapio 14

I teach contract law at Harvard Law School and I can t understand my credit card contract. I just can t. It s not designed to be read. Elizabeth Warren Professor or Law, Harvard Law School NOW on PBS interview Week of 1.2.2009 http://www.pbs.org/now/shows/501/credit-traps.html 2018 Helena Haapio 15 The Lawyer Mindset Some day someone will read what you have written, trying to find something wrong with it. This is the special burden of legal writing, and the special incentive to be as precise as you can. David Mellinkoff: Legal Writing: Sense & Nonsense. West Publishing Co. St. Paul, MN, 1982, p.15 2018 Helena Haapio 16

What s Wrong? Fred Rodell (1936): two things There are two things wrong with almost all legal writing. One is its style. The other is its content. Fred Rodell Professor or Law, Yale University Goodbye to Law Reviews, Virginia Law Review, Vol. 23, 1936, p. 38 & Goodbye to Law Reviews-Revisited, Virginia Law Review, Vol. 48, 1962, p. 279 2018 Helena Haapio 17 The Emerging Functions of Contracts Enabling and empowering tool Legal tool Business tool Allocate risks Resolve disputes, win in court Shared visible script Support Drive communications behaviors Manage risks Create, share and protect value 2018 Helena Haapio 18

Sopimukset miksi? Sopimusten funktiot Toiminnanohjausfunktio Arvontuottofunktio Riskienhallintafunktio Viestintäfunktio Erimielisyyksien ehkäisy- ja ratkaisufunktio Sopimus yhteistyön näkyvänä käsikirjoituksena. Helena Haapio & Vaula Haavisto: Sopimusosaaminen: tulevaisuuden kilpailutekijä ja strateginen voimavara. Yritystalous 2/2005 Sopimusosaaminen projektiliiketoiminnassa. Projektitoiminta 1/2005 2018 Helena Haapio 19 Sopimusten pääfunktiot Toiminnan ohjaus / johtaminen (min 80%) suunnittelun, sitouttamisen ja toteutuksen/työnjaon apuväline: sopimusten avulla voidaan johtaa, kannustaa, sanktioida, saada asiat tapahtumaan ja ohjata käytännön työtä tulevaisuuden tuottojen ja arvon turvaaja: sopimukset luovat kilpailukyvylle ja menestykselle kestävän perustan viestinnän väline: sopimus toimii organisaatioiden sisällä ja välillä useiden eri toimijoiden yhteisenä, näkyvänä käsikirjoituksena Riskien hallinta (max 20%) riskien ja häiriöiden minimoinnin ja niihin varautumisen väline erimielisyyksien ehkäisyn ja ratkaisun väline Mukaellen Helena Haapio & Vaula Haavisto: Sopimusosaaminen: tulevaisuuden kilpailutekijä ja strateginen voimavara.yritystalous Leader s Magazine 2/2005. 2018 Helena Haapio 20

Seeing Contracts through the User s Eyes What does the user see? What does the user hope to achieve? What does the user need to do? What does the user think and feel? 2018 Helena Haapio 21 Users Needs and Expectations UX User Experience Usability Utility, Usefulness, User-friendliness Functionality Fitness for Purpose Adapted from Helena Haapio: Next Generation Contracts: A Paradigm Shift (2013), based on Patrick W. Jordan; Designing Pleasurable Products. An Introduction to the New Human Factors (2002). 2018 Helena Haapio 22

Seeing Contracts through the User s Eyes Too complex, boring, irrelevant Hard to work with, horrible UX Risky, scary, full of legalese Expensive to code and decode 2018 Helena Haapio 23 Perinteisten asiakirjojen haasteet Sopimukset ja muut asiakirjat ovat kalliita tuottaa, tulkita ja käsitellä: aikaa ja rahaa palaa Sopimukset eivät jaksa kiinnostaa => ne ovat liian monimutkaisia => ne vaativat liikaa työtä => unohdetaan => niitä ei lueta tai ymmärretä => ohitetaan => ne eivät avaudu tai ne ymmärretään väärin => keskeiset asiat eivät korostu, ydinviesti katoaa => tilaajien & toimittajien tavoitteet eivät toteudu => hyvää tarkoittavat laatijat tekevät turhaa työtä 2018 Helena Haapio 24

Ennakoiva sopiminen Ennakoivan sopimisen päämäärä on, että sopimuskumppanien yhteistyön tarkoitus saavutetaan heidän tahtonsa mukaisesti. Tämän edellytyksenä on ennen kaikkea tarkoituksen ja tahdon huolellinen selvittäminen ja taito luoda selkeät ja juridisesti kestävät puitteet niiden toteuttamiseksi. Soile Pohjonen: Johdanto. Teoksessa Soile Pohjonen (toim.): Ennakoiva sopiminen liiketoimien suunnittelu, toteuttaminen ja riskien hallinta. WSOY Lakitieto, Helsinki 2002, s. v. 2018 Helena Haapio 25 Ennakoiva sopiminen Proactive Contracting 1. Preventiivinen: ongelmien ja riitojen ehkäisy 2. Promotiivinen: onnistumisen edistäminen 3. Mahdollistava, tasapainottava, yhdistävä toiminnan / juridiikan tarpeet riskit ja hyödyt / mahdollisuudet sopimukset osana asiakas/käyttökokemusta (UX) ja palvelupolkua proactive = preventive plus 2018 Helena Haapio 26

Projektitoiminta 2/2012, s. 29 31 2018 Helena Haapio 27 Contract Visualisation: the Trajectory 2018 Helena Haapio 28

Miksi sopimusten pitäisi olla pelkästään tekstimuotoisia? Miksei niissä voisi käyttää tiivistelmiä, vuokaavioita ja aikajanoja? Mitä jos tulevaisuuden sopimukset ja ehdot ovatkin jotain aivan muuta kuin mihin on totuttu? 2018 Helena Haapio 29 Muodonmuutos on jo alkanut Sähköinen sopimusten hallinta on muuttanut ja tehostanut työtä, eikä sopimuksia enää laadita pelkästään tekstinä tai MS Word -muodossa. Tarjouspyyntö- ja muiden asiakirjojen tiivistelmät auttavat pääsemään asian ytimeen nopeasti. Tekstipohjat, ohjeet ja opasteet ovat uudistuneet. Modulaarisuus ja rakenteisuus valtaavat alaa. Myös sopimukset ja sopimuskäsitykset voivat muuttua... 2018 Helena Haapio 30

Sopimusasiakirjat & tietosisällöt Tekniset asiakirjat Työn sisältö, laatu, laajuus ja suoritus Tekniikka Toteutus Asiakirjajärjestelmä ja -arkkitehtuuri Talous Juridiikka Kaupalliset asiakirjat Sopimuksen taloudellinen ja juridinen sisältö Helena Haapio: Sopimusosaaminen liiketoiminnan uudistuessa: Sopimukset vaativat synkronointia ja insinööriosaamista. Projektitoiminta 2/2005. 2018 Helena Haapio 31 Sopimukset ja sopiminen: yhteispeliä! Tekniikka Toteutus Yhteispeli: projektien ja sopimusten hallinta Talous Juridiikka 2018 Helena Haapio 32

Visualisointi, info/tietografiikka havainnollistaa ja välittää tietoa, tekee tiedon näkyväksi ja ymmärrettäväksi houkuttelee lukijan tiedon pariin, herättää mielenkiinnon auttaa navigoimaan tekstiviidakossa esimerkkejä laajalti käytössä: esim. kuvalliset käyttö-, asennusja kokoamisohjeet, tilastografiikka, uutisgrafiikka,... tulossa: tarjousgrafiikka, visuaaliset käyttämisoppaat, sarjakuvasopimukset, Legal Design... 2018 Helena Haapio 33 Legal Design Margaret Hagan: Law by Design, Section 1. Legal Design, http://www.lawbydesign.co/en/legal-design/ 2018 Helena Haapio 34

2018 Helena Haapio 35 2018 Helena Haapio 36

Oikeus- ja sopimusmuotoilu: keskeiset tavoitteet tehdä teksteistä toimivia ja helppokäyttöisiä houkutella lukija tiedon pariin muuttaa ennakkokäsityksiä, mielikuvia ja asenteita auttaa onnistumaan, torjua turhat riskit ja riidat auttaa lukijaa löytämään ja muistamaan mikä on olennaista ymmärtämään ja toimimaan tarkoitetulla tavalla auttaa laatijaa välittämään tietoa niin, että viesti menee perille 2018 Helena Haapio 37 Oikeus- ja sopimusmuotoilu ja visualisointi: tavoitteena on tuottaa ymmärrystä, ei vain tekstiä tai kuvia 2018 Helena Haapio 38

Pro2Act tutkimusprojektin tuloksia: Visuaalinen JYSE-käyttämisopas Stefania Passera: My projects featured at law + design summit at Stanford University. Blog, 25 September 2017. https://stefaniapassera.com/2017/09/25/my-projects-featured-atlaw-design-summit-at-stanford-university/ 2018 Helena Haapio 39 https://www.kuntaliitto.fi/sites/default/files/media/file/pro2act_jyse_2009_palvelut_kayttaamisopas.pdf 2018 Helena Haapio 40

Before... 2018 Helena Haapio 41 After... 2018 Helena Haapio 42

CC-lisenssiesimerkki Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä. Lisenssin kuvakkeessa on CC-ympyrä sekä lisäehdot, https://creativecommons.org/licenses/?lang=fi Lisenssivalitsin: http://creativecommons.org/choose 2018 Helena Haapio 43 Creative Commonsin tekijänoikeuslisenssit: kolme kerrosta Oikeudellinen teksti Ihmisen luettava Koneluettava Tietoa lisensseistä: https://creativecommons.org/licenses/?lang=fi Lisensoitu Creative Commons Nimeä 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä (CC BY 4.0) 2018 Helena Haapio 44

CC-lisenssit Kolme kerrosta: oikeudellinen teksti (Legal Code) ihmisen luettava (lisenssitiivistelmä; Human Readable) koneluetteva (Machine Readable) Yhdessä nämä kolme lisenssikerrosta takaavat, ettei lisenssiemme antamien oikeuksien kirjo jää vain oikeudelliseksi sanahelinäksi. Lisenssit ovat tekijöiden ymmärrettävissä, käyttäjien ymmärrettävissä ja jopa webin ymmärrettävissä. Tietoa lisensseistä https://creativecommons.org/licenses/?lang=fi 2018 Helena Haapio 45 CC-lisenssikerrokset Kukin lisenssi alkaa perinteisenä oikeudellisena tekstinä, joka on kirjoitettu lakimiehille tuttuun tapaan.... Koska useimmat tekijät, opettajat ja tiedemiehet eivät kuitenkaan ole lainoppineita, meidän on tarjottava lisenssimme myös muodossa, jota tavalliset ihmiset ymmärtävät. Lisenssitiivistelmä on käyttäjäystävällinen näkymä taustalla olevaan oikeudelliseen tekstiin,...... Jotta web tietäisi helposti, milloin jokin teos on lisensoitu Creative Commons -lisenssillä, tarjoamme lisenssistä koneluettavan version tiivistelmän keskeisimmistä oikeuksista ja vaatimuksista muodossa, jota ohjelmistojärjestelmät, hakukoneet ja muut teknologiat voivat ymmärtää.... Tietoa lisensseistä https://creativecommons.org/licenses/?lang=fi 2018 Helena Haapio 46

Before... Typical page from New York City Administrative Code http://72.0.151.116/nyc/adcode/title20_20-465.asp (October 2013) 2018 Helena Haapio 47 After... Excerpt from Vendor Power! a visual guide to the rights and duties for street vendors in New York City. 2009 The Center for Urban Pedagogy. http://welcometocup.org/store?product_id=17 Vendor Power! decodes the rules and regulations for New York s 10,000 street vendors so they can understand their rights, avoid fines, and earn an honest living. Design: Candy Chang 2018 Helena Haapio 48

Comic Contracts by Robert de Rooy When we want to onboard new employees with specific requirements, e.g., people who do not speak the language or are illiterate 49 First Prototypes of Comic Contracts Robert de Rooy s idea: comics as contracts Parties represented as characters Parties sign the comic as their contract Illustrated by Chip Snaddon Robert de Rooy 50

Comic Contract by Robert de Rooy; illustrations by Jincom, http://www.jincom.com Kate Vitasek: Comic Contracts: A Novel Approach To Contract Clarity And Accessibility. Forbes, Feb 14, 2017, http://tinyurl.com/hcfdtna. 51 Draft Robert de Rooy 52

Simpler Contracts by Rob Waller & Co When we want to onboard new suppliers or customers who are not familiar with our current processes and documents, e.g., start-ups, aboriginal people, SMEs,... 53 Engaging Local Suppliers Overcoming the Barriers We worked with an oil and gas company based in Calgary, Canada. Operating among First Nation communities, they had a commitment to engage with local contractors. Their current procurement processes and documents were seen as a barrier. Our project team: Jenny Waller (clear language), Rob Waller (document design), Helena Haapio (proactive law & contract design), Gary Crag (procurement management) & Sandi Morrisseau (Aboriginal relations) 54

55 56

57 58

59 60

JSCAN Vol 2, Numbers 1-2, 2016 Special Issue: Contracting for Innovation and Innovating Contracts Guest Editors: Thomas D. Barton (California Western School of Law) Gerlinde Berger-Walliser (University of Connecticut) Helena Haapio (University of Vaasa) http://journals.sagepub.com/toc/jsca/2/1-2 61 Rob Waller, Jenny Waller, Helena Haapio, Gary Crag & Sandi Morrisseau: Cooperation through Clarity: Designing Simplified Contracts Journal of Strategic Contracting and Negotiation, Vol. 2, Issue 1 2, March/June 2016, pp. 48 68. http://journals.sagepub.com/doi/full/10.1 177/2055563616668893. An authors pre-print version is available on ResearchGate, https://www.researchgate.net and on Academia, https://www.academia.edu. 62

Before... Sample Supply Agreement for glass beverage containers between Rocky Mountain Bottle Company, L.L.C. and Coors Brewing Company, August 1, 2003, contracts.onecle.com/coors/rocky-mountain.supply.2003.08.01.shtml 63 After... The Agreement: 1 page + 1 attachment Pathclearer Supply Agreement, http://ld.practicallaw.com/0-201-3576 64

Pathclearer: A more commercial approach to drafting commercial contracts. PLC Law Department Quarterly. October-December 2005, also available at https://www.iaccm.com/ resources/?id=1313 (for members only) and at http://www.clarityinternational.net/breakf ast0212.html 65 Nykytila Sopimus ~ 10 sivua + Liitteet ja viitteet, yhteensä > 100 sivua Visio tulevasta Sopimus: tiivistelmät + liitteet ihmis- ja koneluettavia Liite 2 Liite 1B Liite 1A Liite 1 Mistä löytyy olennainen tieto? Tiedot löytyvät vaivatta. 66

Towards Contracts that Work Before... Contracts are legal tools. Contracts are needed only in case of a dispute. Subject matter experts Business & Project Managers Contracts & legal professionals New mindset, new design After... Contracts are managerial tools. Contracts can be used proactively for better business and fewer problems. Subject matter experts Business & Project Managers Contracts & legal professionals Clarity Understanding Better decisions faster Better results Ease of doing business 2018 Helena Haapio 67 In just a few years, we will look back and wonder why it took so long to make our contracts intelligible to the mass of people they affect. Tim Cummins CEO, IACCM Contract & Commercial Management 2016: the year in prospect. Procurement and Supply Australasia (PASA) News & Articles / Comment, 7 January 2016, http://procurementandsupply.com/2016/ 01/contract-commercial-management-2016-the-year-in-prospect/ 68

Lisätietoja Helena Haapio Lexpert Oy (09) 135 5800 Helena.Haapio@lexpert.com http://www.lexpert.com Sopimukset toimiviksi! Visualisointi mullistaa tekstikeskeiset käytännöt. Projektitoiminta 2/2012, s. 29 31. https://www.pry.fi/files/102/projektitoiminta_2_2012_osa_1.pdf Sopimusten ja säädösten visualisointi: tie toimivampiin teksteihin. Kielikello 2/2012, s. 24 26. http://www.kielikello.fi/index.php?mid=2&pid=11&aid=2493 Helena Haapio & Stefania Passera: Visual Law: What Lawyers Need to Learn from Information Designers. VoxPopuLII Blog post, 15 May 2013. Cornell University Law School. https://blog.law.cornell.edu/voxpop/author/helenahaapio Legal Design Alliance (LeDA), https://www.legaldesignalliance.org Helena Haapion englanninkielisiä artikkeleita: http://ssrn.com/author=104371 69 Lisätietoa myös webliografiassa 70