Gartner TCO-tutkimus Vaasan kaupunki TCO-selvityksen tiivistelmä Viime aikoina on keskusteltu runsaasti siitä, mitä yksittäiset ohjelmistot maksavat. On myös oletettu, että säästö ohjelmiston hankintahinnassa on suoraa säästöä kokonaisuuden kannalta. Näin ei todellisuudessa läheskään aina ole, vaan kokonaiskustannus riippuu erittäin paljon tietoteknisen ympäristön rakenteesta. Yhden osan korvaaminen edullisemmalla voi luoda suuria kustannuksia toisaalla. Lisäksi keskustelussa on pääosin unohtunut kokonaisuuden rakentamistapojen ja toiminnallisuuden merkitys kokonaiskustannuksiin. Kokonaiskustannusten laskentaan Gartner Group on kehittänyt jo useiden vuosien ajan Total Cost of Ownership (TCO) -laskentamallia. Laskentamalli on toteutettu laskentatyökaluohjelmistona (TCO Analyst for distributed computing). Tämän avulla voidaan arvioida tietotekniikan kokonaisedullisuutta, joka on julkishallinnon hankintaohjeistuksessakin keskeisenä kriteerinä. Vastaava analysointi on juuri tehty esimeriksi Tanskan julkishallinnolle. Kaikki tässä tutkimuksessa esitetyt luvut on laskettu ko. työkalun avulla Vaasan kaupungin edustajien tarkistamien / antamien lukujen ja tietojen perusteella. Työkalun laskentamalli on käännetty ohjelmistoon sisään ja on näin sama kaikissa TCOtutkimuksissa. Laskentatapaan ei voi tutkimuksen tekijä vaikuttaa. TCO (sekä ROI Return Of Investment ja REJ Rapid Economic Justification) mallinnukset ovat keskeisiä työvälineitä tutkittaessa, miten tietotekninen ympäristö kannattaa rakentaa. Keskeinen kriteeri on, mahdollistaako infrastruktuuri tietotekniikkaja tietoliikennestrategioissa asetetut tavoitteet siten, että ympäristö on samalla kokonaiskustannuksiltaan edullisin. Tässä tutkimuksessa selvitetään, voidaanko Microsoftin tuotteilla ja niiden nykyisellä lisensointimallilla toteuttaa Vaasan kaupungin tietotekniikkastrategiassa tavoitteeksi asetettu kokonaisedullinen tietotekniikkaratkaisu. Tarkoituksena on myös vertailla sen kokonaiskustannuksia nykyiseen ympäristöön ja muihin vaihtoehtoihin käyttäen Gartnerin TCO-työkalun laskentamallia sekä Vaasan kaupungin tietohallinnon antamia tietoja. Vertailun tavoiteympäristö on määritelty yleisesti hyväksi koetun suunnittelutavan, kaupungin tietotekniikkastrategian tavoitteiden sekä Gartnerin suositusten mukaisesti vakioiduksi sekä keskitetysti hallituksi ja valvotuksi. Tällaisen ympäristön rakentaminen on Vaasassa jo käynnissä (Windows 2000 -projekti). Ympäristön rakentamisessa on käytetty kaupungin jo hankkimia ja omistamia ohjelmistoja mahdollisimman tehokkaasti uusien ja päällekkäisien investointien välttämiseksi. Vaasassa 22.11.2001 Tekijä 2001 Microsoft Services Finland. All rights reserved.
Tiivistelmä Vaasan kaupungin tällä hetkellä käytössä oleva tietotekniikkaympäristö edustaa hyvin tyypillistä suomalaisen kunnan tietoteknistä ympäristöä. Nykyinen ympäristö on syntynyt PC-evoluution tuloksena: se on hyvin heterogeeninen ympäristö ja koostuu hallintokuntakohtaisesti erilaisista ratkaisuista. Käytössä on useita eri käyttöjärjestelmäversioita, joiden kokoonpanot ja asetukset eroavat hallintokuntakohtaisesti sekä koneittain. Client/Servertietojärjestelmäsovelluksia on käytössä runsaasti (yli 100 kpl), ja näiden määrä kasvaa edelleen lähitulevaisuudessa (mm. terveydenhuollon järjestelmä). Käytössä ei ole järjestelmänhallintaa työasemille, vaan kaikki ylläpitotyö (ohjelmistojen asennukset, asetukset) tehdään ihmistyönä ja kullekin koneelle erikseen, mikä aiheuttaa korkeat työkustannukset ja vaatii paljon tukiresursseja. Myöskään palvelimet eivät ole automatisoidussa valvonnassa eikä operoinnissa. Käyttäjätuki perustuu kenttäorganisaatioon (lähituki) sekä liikkuvaan tukeen niille yksiköille, joilla ei ole omaa tukihenkilöä. Keskitettyä tukipalvelua (Help Desk) ei ole ja tuen saantiaika kasvaa usein pitkäksi. Kaupungin tietotekniikkastrategiassa on korostettu, että tietotekniikan käyttö on kaupungin työntekijöiden jokapäiväistä työtä ja on siksi keskeisessä roolissa kaupungin tehokkaan toiminnan kannalta. Mikäli toteutetaan ratkaisuja, jotka jättävät tietotekniikan käytön satunnaisuuden asteelle, ei tehokkaan työskentelyn tavoite ole saavutettavissa. Lisäksi näin aiheutetaan usein lisää kustannuksia muualle organisaatioon. Strategiassa todetaan myös, että tehokkaan työskentelyn saavuttamiseksi vaaditaan helppokäyttöiset ja tehokkuutta palvelevat välineet. Strategiassa on ohjattu tietohallintoa myös palvelutuotannon keskittämiseen sekä konsolidoinnin mahdollistavan tietoliikenneprojektin käynnistämiseen. Tietyssä mielessä voidaan sanoa olemassa olevan ympäristön olevan ohjelmistojen osalta vakioitu, koska samaa sovellusta (Win32) voidaan käyttää kaikissa hallintokunnissa. Tämä on elinehto useita eri hallintokuntia yhdistävien tietojärjestelmien käytölle. Näin myös samaa sovellusvalikoimaa voidaan käyttää kaupungin laajuisesti (kuten esim. Office, virustorjunta). Itse perusalusta on vielä yhtenäistämättä ja aiheuttaa tällä hetkellä korkeat kustannukset, jotka eivät pääosin näy tietotekniikan kustannusten alla (Gartner: Indirect Costs unbudgeted ). Tästä syystä olikin keskeistä tutkia TCO Analyst työkalun avulla millaisia ja minkä suuruisia nämä kustannukset ovat. Vaasan kaupungin tietotekniikka- ja tietoliikennestrategioissa on asetettu suuntaviivat ja tavoitteet yllä olevien seikkojen korjaamiseksi. Näin ollen voidaan todeta em. strategioiden olevan erittäin hyvin laadittuja ja onnistuneita. Niiden perusteella laadittiin toimenpidesuunnitelma, jonka kustannusrakenteeseen vaikuttavat pääkohdat ovat: - järjestelmänhallinnan käyttöönotto - työasemien ohjelmistojen päivittäminen hallittaviksi - palveluiden keskittäminen ja palvelinten konsolidointi - terminaali / thin client tekniikoiden käytön lisääminen - keskitetyn tukipalvelun (help desk) käyttöönotto 2001 Microsoft Services Finland. All rights reserved. 2
Tässä raportissa on esitetty edellä luetellut tavoitteet täyttävä arkkitehtuuriratkaisu, joka on suunniteltu kaupungin strategian ja kokonaiskustannusten minimointiohjeistusten mukaisesti. Ehdotetussa ratkaisussa hyödynnetään mahdollisimman tehokkaasti jo tehtyjä laite- ja ohjelmistoinvestointeja. Tavoitteena on ollut korkea hallittavuus ja panostus keskitettyyn palvelutuotantoon. Suunnittelussa on noudatettu Gartnerin Tanskan julkishallinnolle tekemää ratkaisuperiaatetta. Kustannuslaskenta suoritettiin Gartnerin laskentatyökaluohjelmiston avulla (TCO Analyst for distributed computing). Käytetty ohjelmistoversio oli 4.7.0.Työkalun avulla voidaan arvioida tietotekniikan kokonaisedullisuutta, joka on julkishallinnon hankintaohjeistuksessa keskeisenä kriteerinä. Vastaava analysointi on tehty Gartnerin toimesta Tanskan julkishallinnolle. Kaikki tässä tutkimuksessa esitetyt luvut on laskettu ko. työkalun avulla Vaasan kaupungin edustajien tarkistamien / antamien lukujen ja tietojen perusteella. Työkalun laskentamalli on käännetty ohjelmistoon sisään ja on näin sama kaikissa TCOtutkimuksissa, sovelluksen laskentatapaan ei voi tutkimuksen tekijä vaikuttaa. Tulokset: Välittömien kustannusten osalta (Budgeted) voidaan todeta, että vaikka ATK osasto tarjoaa nyt enemmän palveluita kuin ennen, alentaa tavoiteltu arkkitehtuuriratkaisu suoria tietotekniikkakustannuksia. Alentuneiden operointikustannusten ansiosta kokonaiskustannus jää 6% edullisemmaksi kuin ennen. Tämä merkitsee 2,7 mmk säästöä vuotta kohden. (ks. kappale: Suorat kustannukset (Direct costs budgeted) sivu 22) Epäsuorat kustannukset (Indirect Costs unbudgeted) ovat kaikkein keskeisin osa, johon TCO-mallilla pureudutaan. Kuten englanninkielisestä nimestä voidaan päätellä, ne ovat kustannuksia, jotka katoavat budjettirivien väliin, eli menevät muista kirjanpidon kohdista kuin tietotekniikka. Näitä ilman ei TCO-analyysiä voida laskea tai arvioida. Toisaalta epäsuoriin kustannuksiin paneudutaan siksi, että tällä alueella oikeaoppisesti suunniteltu ympäristö tuottaa suurimmat säästöt. Siksi kokonaistaloudellista ympäristöä ei voi suunnitella tai toteuttaa, mikäli se johtaa kustannusten korkeaan tasoon tällä puolella. Vakioidun, hallitun ja keskitetyn ympäristön vaikutus kustannuksiin on erittäin merkittävä, mikä tarkoittaa vuositasolla 28 miljoonan markan kustannussäästöjä. (ks. kappaleet: Epäsuorat kustannukset (Indirect costs unbudgeted)) sivu 23 ja Vakioinnin, hallinnan ja työaseman ohjelmien vaikutus kustannuksiin sivu 26) Työaseman keskitetty ja automatisoitu hakemistopohjainen hallinta on kokonaiskustannusten kannalta keskeinen tekijä. Tältä osin työaseman käyttöjärjestelmä ja ohjelmistot ovat avainasemassa. 2001 Microsoft Services Finland. All rights reserved. 3
Keskitetyn tuen toteuttamisen vaikutus näkyy kahdella alueella. Toisaalta se lisää tietohallinnon / kenttätuen suoria kustannuksia 1.2 mmk, mutta tästä huolimatta keskitetyn tuen kokonaiskustannuksia alentava vaikutus on 3 mmk vuodessa. Kokonaiskustannusten osalta uusi tavoiteympäristö tehostaa olemassa olevien investointien käyttöä ja välttää rinnakkaisien ratkaisujen ja päällekkäisten investointien tekemistä. Tämä alentaa tietotekniikan kokonaiskustannuksia (TCO) 33%, mikä tarkoittaa 35,8 mmk säästöä vuodessa. Lisäksi tulee huomioida kumulatiiviset säästöt kaupunkitasolla (Cumulative Savings plus Benefits), jotka ovat kolmessa vuodessa 96,2 miljoonaa markkaa, eli vain 2,51% kokonaismenoista, mutta on silti erittäin huomattava rahamäärä. Investointia vakiointiin ja hallittavaan ympäristöön voidaan pitää erittäin kannattavana. Jokainen siihen sijoitettu markka maksaa itsensä takaisin 5,78 kertaisesti (Internal Rate Of Return IRR 578%) Kokonaisuutena voidaan todeta, että olemassa olevien investointien käyttöä tehostamalla voidaan ilman huomattavia lisäinvestointeja rakentaa ympäristö, joka säästää merkittävästi kokonaiskustannuksia. Lisäksi projekti tuottaa kustannuksensa takaisin 5,8 kertaisesti. Tuloksia voidaan siten pitää varsin hyvinä Vaihtoehtoiset ratkaisut Nykyisen ympäristön kehittämisen lisäksi tulee selvittää, onko vieläkin edullisempia ratkaisuja löydettävissä. Tähän on esitetty vaihtoehtona Linux ja OpenOffice -ohjelmistoja, joilla on esitetty korvattavaksi Windows 2000/XP ja Office 2000/XP. Mikä on tämän avoimiin ohjelmistoihin perustuvan vaihtoehdon kokonaistaloudellisuus? Hallinta Kuten aiemmin todettiin, TCO-malli osoittaa, että kokonaistaloudellisuuden kannalta työaseman keskitetty ja automatisoitu hakemistopohjainen hallinta on keskeinen tekijä. Tältä osin työaseman käyttöjärjestelmä ja ohjelmistot ovat avainasemassa siinä, voidaanko kustannussäästöjä saavuttaa. Koska käytönaikainen kustannus on moninkertainen verrattuna työasemaohjelmistojen hintaan, on erittäin keskeistä että ko. ohjelmistot mahdollistavat kustannusten säästämisen tällä alueella. Edellä mainittu seikka havaittiin tutkimusten kautta 90-luvulla NT4 -ympäristössä. Vuosien 1996-2001 aikana on erityisesti panostettu keskitetyn hallinnan kehittämiseen ja tätä kautta käytönaikaisten suorien ja välillisien kustannusten alentamiseen Windows 2000- ja XP -ympäristössä. Eniten parannusta on tullut Windowsin hallittavuuteen. Monenlaiset automaattiset varmistukset, valvontaohjelmat, automaattinen päivitys ja etäkäytettävyys (Remote Desktop ja Remote Assistance) tekevät Windowsista entistä helpomman ylläpitää. Isoissa yrityksissä nämä ominaisuudet tietävät merkittäviä kustannussäästöjä (Tietokone-lehti 12/2001, Windows XP vuoden 2001 tuote -valinta / ohjelmistot luokka) Linux on itsessään erittäin konfiguroitava, mutta se on muiden unixien tapaan tällä hetkellä suunniteltu ja toteutettu käyttäjälle, joka osaa hoitaa ylläpidon itse. Suurien työasemamäärien hallintaan tarvittavia ominaisuuksia, kuten hakemistoperustaista hallintaa (esim. Novell NDS tai Windows 2000 AD), ei vakiona ole. 2001 Microsoft Services Finland. All rights reserved. 4
Koska em. ominaisuus puuttuu ja järjestelmänhallinta ei kuulu osana vakioinfrastruktuuriin 1, se vaatii uusia ja päällekkäisiä investointeja (esim. Tivoli) ja aiheuttaa jatkossa useamman erilaisen ympäristön hallintakustannukset. On merkityksetöntä, vaikka työasemaohjelmistot saataisiin ilmaiseksi, jos 1,8 mmk:n säästön vuoksi aiheutetaan kokonaiskustannuksiin 28 mmk arvosta lisäkustannuksia jokaista vuotta kohden, jonka ympäristö on käytössä. Tällainen ratkaisu ei voi olla kokonaistaloudellisesti edullisin, jos pelkästään tuotannonaikaiset kustannukset ovat 26,2 mmk vuodessa kalliimmat. On toki totta, että toisaalla voidaan säästää n 2 mmk, mutta sitä voidaan pitää säästönä* vain, mikäli täysin unohdetaan tutkia kokonaisuuden rakenne, toiminta ja kustannukset eli kaikki se mihin tietotekniikan kustannustutkimus on panostanut viimeiset 12 vuotta. (ks. kappale: Epäsuorat kustannukset (Indirect costs unbudgeted)) sivu 23) IT Viikko 29.11 s5 Jo Turun kaupungin selvityksen alkumetreillä todettiin, että lisenssien määrän laskeminen tuhansista pariin sataan kappaleeseen on taloudellisessa mielessä hyvä tavoite. Kuten Gartnerin kokonaiskustannusanalyysi kiistatta osoittaa, ei suinkaan automaattisesti voida olettaa asian olevan näin. Säästö yhdessä paikassa voi aiheuttaa suuret kustannukset toisaalla lause toimii edelleen ja ilman kokonaiskustannusten analysointia (TCO) on olettamus säästöistä jo ennen tutkimuksen aloittamista erittäin kyseenalainen lähtökohta tutkimukselle. Sovellukset Kuten kappaleessa Vakioinnin, hallinnan ja työaseman ohjelmien vaikutus kustannuksiin todetaan, on käyttöjärjestelmän tai sovellusten vaihtaminen kertaluokkaa suurempi investointi kuin päivittäminen. Tämä näkyy koulutuskustannuksissa, sekä aivan erityisesti sovelluskustannuksissa. Kaupungilla on käytössään erittäin runsaasti sekä kriittisiä kaupunginlaajuisia tietojärjestelmäohjelmistoja, joissa on työasemaohjelmisto-osa, sekä muita työkaluohjelmistoja. Yhteensä käytössä on lähes 200 sovellusta. Jotta kaupunki voi toimia strategioissa asetettujen tavoitteiden mukaisesti, on näiden ohjelmistojen tai niitä korvaavien ohjelmistojen oltava käytettävissä myös toisessa työasemakäyttöjärjestelmässä. Osa sovelluksista, sekä kaupungin prosessien yhteentoimivuus, perustuvat osaltaan Office sovellusten toiminnallisuuteen. Tutkittaessa ympäristön vaihdon kannattavuutta, tulee huomioida, että sovellukset on siirrettävä kokonaan erilaiselle alustalle. Tämä tarkoittaa usein ohjelman uudelleen kirjoittamista tai vastaavan ohjelman hankkimista. Kustannukset ovat erittäin korkeat ja lopputuloksena investoinnista ei saada loppukäyttäjille lisäarvoa, vaan ainoastaan tekninen muutos. Hanke ei maksa itseään takaisin ja sitoo lisäksi asiakasorganisaatioiden (eli hallintokuntien, hallintokuntien käyttäjien) kehitysvarat lisäarvoa tuottamattomaan siirtämistyöhön. Siirtoprojektin sijaan palveluja kannattaisi kehittää edelleen vastaamaan uusia tarpeita. 1 SMS kuuluu Vaasan EA -sopimukseen 2001 Microsoft Services Finland. All rights reserved. 5
Käytännön realiteettina on myös se, että julkishallinnon käyttämiä tietojärjestelmäsovelluksia ei ole tällä hetkellä lainkaan tai hyvin rajallisesti saatavana Linuxille. Tämä on syytä huomioida suunnittelussa. Siirron vaihtoehto on käyttää Windows emulaattoria (WINE), mutta käytännössä emulaattori ei kykene ajamaan useita ohjelmia lainkaan. Erityisesti CS sovellukset, jotka kaupungin toiminnan kannalta ovat kriittisimmät, toimivat heikoiten. Vakaasta kernelistä ei ole apua, jos emulaattori ei toimi (sovellus ei toimi siinä) tai toimii epäluotettavasti. Olemassa olevien sovellusten siirtäminen pääteympäristöön ei Linux-työasemien tapauksessa säästä kustannuksia, koska: - työasemien lisäksi on hankittava erittäin runsaasti palvelimia/palvelintehoa, koska sovellusten suorittamiseen ei voida tässä vaihtoehdossa enää hyödyntää työasemien tehoa - Linuxissa on välttämätöntä käyttää Citrixin ICA-etäclienttiä sovellusten käyttämiseen palvelimelta ja pelkästään tästä aiheutuu suurempi kustannus kuin mitä Windows 2000/XP-käyttöjärjestelmä maksaa Vaasan kaupungille (huolimatta per käyttäjä -hinnasta, koska yhtäaikainen käyttö on taattava) - Tämän lisäksi tarvitaan edelleen palvelinohjelmistot ja jokaiseen clienttiin MS Terminal Server CAL Kokonaisuutena rahaa kuluu palvelimiin sekä uusiin ja päällekkäisiin lisensseihin. Kun ehdotetussa tavoiteympäristössä kustannussäästöjä saavutetaan hyödyntämällä olemassa olevia ohjelmistoja ja vähäisellä palvelinkapasiteetin lisäyksellä, joudutaan Linux-työasemaympäristössä tekemään moninkertaisia investointeja. Nämä investoinnit ylittävät Microsoft-työasemaohjelmistojen kustannukset (ks. kappale: Vakioinnin, hallinnan ja työaseman ohjelmien vaikutus kustannuksiin sivu 26) Laitekustannukset Vaasan kaupungin laiteympäristön tila on varsin hyvä y2k-investointien ja lisähankintojen jälkeen. Päivityshanke ei kasvata laitehankintatarvetta, koska siirtymäkausi on kolme vuotta ja tänä aikana vuosittain 1/5-1/6 laitekannasta uusiutuu. Uudet laitteet ovat nykyisellä hankintahinnalla kykeneviä ajamaan uusimpia käyttöjärjestelmiä ja sovelluksia. Lisäksi tulee huomioida, että 20% laitteista muutetaan Windows-päätteiksi, joiden laitevaatimukseksi riittää mikä tahansa nyt poistuva laite. Tällöin laitteen elinkaari on esimerkiksi 4 vuotta työasemana ja 3-4 vuotta päätteenä. Koska työasemapuolella on ylituotantoa, on aina tarjolla varalaite, mikäli vanha päätteeksi muutettu kone rikkoutuu. Tämä on välttämätöntä, koska tuon ikäisten laitteiden korjaaminen on pääosin kannattamatonta ja ylituotannolla saadaan kytke ja käytä -varalaite jokaiseen toimipisteeseen. Jotta laskelmassa voidaan olla kohtuullisen varmoja siitä, että laitekanta on riittävä, budjetoitiin W2000/XP tavoitetilan investointisuunnitelmaan jokaiseen kaupungin 1500 koneeseen 128 MB muistikamman hankinta ja asennus (1 tunti sisäistä työtä). Tämä on mukana 3.8 mmk kustannuksissa. Todellisuudessa vain osalle koneista tämä päivitys on tarpeen, mutta spekulointien välttämiseksi tämä on laskettu mukaan raskaimman mukaan. Koska investoinnin IRR on 578% ja TCO -35,8 mmk, voidaan projektikustannuksia käsitellä erittäin suurilla varmuuskertoimilla. Hanke maksaa todellisuudessa itsensä edelleen moninkertaisesti takaisin, vaikka investointikustannus nousisikin. 2001 Microsoft Services Finland. All rights reserved. 6
Mikäli huomioidaan kilpaileva vaihtoehdon laitevaatimukset, voidaan todeta, että käytettäessä vertailukelpoista ikkunamanageria (esim RH:n oletus, Netscape/Mozilla selainta - oletus, sekä OpenOfficea / Star Officea) ovat laitevaatimukset samat kuin Windows XP / Office XP:llä. Käytännössä asian voi todentaa esim Vaasan kirjastossa: käynnistämällä xtermiin top:in ja käynnistämällä SO:n sekä kaksi selainta voidaan todeta, että 128 MB on käytetty (6MB muistia vapaana). Linuxillakin järkevä muistin määrä työasemissa on 256 MB. Työasemien laitevaatimuksissa ei siis ole eroa. Päätteiden osalta voidaan todeta, että minimiresurssivaatimuksilla oleva PC:stä tehty Linux X pääte ja Windows /RDP pääte ovat vaatimuksiltaan identtiset. Myöskään päätteiden laitevaatimukset eivät eroa. Investointi % 200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 (t) Nyk. NT4/9x Tav. W2000/XP Lin+OO Lin+OO+Hal Kuten kaaviosta voidaan havaita, on selvää, että myös W2000 / XP -ympäristön käyttöönotto aiheuttaa käyttöönotto- sekä koulutustarpeita. Voimme laskelmassa varmuuden vuoksi olettaa niiden olevan samat kuin Linux OO/SO vaihtoehdossa. Käytännössä NT/O97->W2000/XP päivitys aiheuttaa vähemmän koulutustarvetta kuin Linuxiin ja OpenOfficeen siirtyminen. Sovellusten kustannusten osalta on keskeistä huomioida se, että Windows XP tarjoaa sovellusten yhteensopivuustilat (Compatibility Modes), jossa XP osaa emuloida sovellukselle olevansa Windows 95/98/Me, NT 4.0 (SP5) tai Windows 2000. Tällöin lähes kaikki Vaasan kaupungin käytössä olevat sovellukset saadaan toimimaan ilman muutoksia. Toisessa vaihtoehdossa sovellukset tulee siirtää kokonaan erilaiselle alustalle. Tämä tarkoittaa usein ohjelman uudelleen kirjoittamista tai vastaavan ohjelman hankkimista. Kustannukset ovat erittäin korkeat ja lopputuloksena investoinnista ei saada lisäarvoa, ainoastaan tekninen ero eri alustasta. 2001 Microsoft Services Finland. All rights reserved. 7
Em. seikat johtavat siihen, että siirtyminen (keltainen viiva) on koulutuksen ja sovellusten kustannusten vuoksi huomattavasti pidempi ja kalliimpi prosessi. Tällöin ongelmana on se, ettei se vielä vaikuta käytönaikaisiin kustannuksiin, jotka edustavat suurinta kustannuserää (jäädään nykyisen tasolle). Parhaankin käyttöjärjestelmän avulla voidaan saavuttaa Gartnerin mukaan enintään vain 7% kustannussäästö, mikäli hallittavuutta ei voida toteuttaa. Lisäksi pelkkä siirto ei tuota loppukäyttäjille lisäarvoa uusien palvelujen muodossa. Investointi ei maksa itseään takaisin. Hallinnan rakentaminen (turkoosi viiva) taas edellyttää uusia investointeja sekä käytännössä johtaa kahden erilaisen ympäristön hallintaan, mikä aiheuttaa suuremmat käytönaikaiset kustannukset. Suurempi investointitarve ja korkeampi käytönaikainen kustannus aiheuttavat erittäin pitkän takaisinmaksuajan verrattuna päivitysvaihtoehtoon. Windows 2000/XP vaihtoehto (violetti): 3,8 mmk IRR 578%, TCO -33% -35,8 mmk/v Vertailu, referenssitutkimus ja yhteenveto Tässä tutkimuksessa saatujen lukujen oikeellisuuden tarkistamiseksi on syytä analysoida niiden syntyperiaate sekä tutkia, onko olemassa referenssituloksia. Suunnitellun tavoiteympäristön huomattavien säästöjen taustalla on muutos vakioituun ja keskitetysti hallittuun ympäristöön. Mikäli käytettävät työasemat, ohjelmistot ja ratkaisut eivät mahdollista tätä, ei kustannussäästöjäkään voida saavuttaa. Referenssitutkimuksena voidaan käyttää esimeriksi varsin tuoretta Gartner Groupin Tanskan julkishallinnolle tekemää vastaavaa kustannusanalyysiä, jossa vertailtiin Linux työasemien ja Windows 2000 -työasemien kustannuseroja. Vaasan kaupungin uuden ympäristön suunnittelussa on sovellettu vastaavaa suunnittelutapaa sekä RDP / thin clienttien käyttöä. Lehdistötiedotteen mukaan tehdyn artikkelin tiivistelmä alla (koko artikkeli: Liite B Tanskan julkishallinto (sivu 36)): COMPUTERWORLD 05.10.01 A new analysis by Gartner shows that the private and public sector can save eight billion (approximately 951.000.000 US$) by dropping Linux and changing to thin Microsoft clients. The much talked about Open Source with free Linux software has now been surpassed by thin Microsoft clients. A Gartner analysis surprisingly shows, that up to 15.000 (approximately US$ 1.782) can be saved per year on each of the 270.000 pc s in the public sector, a total of four billion (approximately US$ 475.000.000). The private sector can save an additional four billion by switching to thin clients. Following several years of political pressure from Chrisiansborg (Parliament), the Ministry of Research and Information Technology is currently investigating how the public sector can save money by utilizing free open source programs like Linux instead of paid-for programs like Windows from Microsoft. But according to the Gartner analysis there are no savings in open source. On the contrary, savings can be achieved by buying Microsoft s Windows 2000 programs and letting the pc workstations run as so called thin clients. An apparent paradox, that a saving of four billion is possible if you buy software rather than use free software. 2001 Microsoft Services Finland. All rights reserved. 8
Voidaan katsoa, että Vaasan kaupungin TCO laskelma on yhtenevä Tanskan julkishallinnon tutkimuksen kanssa, koska lähtökohtina pohjoismaiset julkishallinnot muistuttavat tietoteknisesti toisiaan. Toisaalta Vaasan tavoiteympäristön suunnittelussa on huomioitu ne seikat, jotka Tanskan tutkimuksessa alensivat huomattavasti kokonaiskustannuksia. Vaasan tietotekniikkastrategian tavoitteet täyttävä Microsoft-ympäristö voidaan ottaa käyttöön ilman että sovelluskantaa on tarpeen uusia. Näin ollen myös koulutustarve on alhaisempi. Uusi ympäristö lisäksi alentaa ratkaisevasti käytönaikaisia kustannuksia pienimmällä investoinnilla. Täten voidaan katsoa tässä dokumentissa kuvatun, Tanskan julkishallinnon Microsoft-ratkaisuun perustuvan tietotekniikkaympäristön olevan Vaasan kaupungille kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto. Nykytila ja tavoitetila Vaasan kaupungin tällä hetkellä käytössä oleva tietotekniikkaympäristö edustaa hyvin tyypillistä suomalaisen kunnan tietoteknistä ympäristöä. Se vastaa Helsingin kaupungin tietotekniikan tilaa vuonna 1997, jolloin tämän selvityksen tekijä toimi kaupungin tietotekniikan johtotehtävissä ja sai tehtäväkseen toteuttaa ns. Helsinki vakion. Vaasan kaupungin nykyinen ympäristö on syntynyt PC evoluution tuloksena. Se on hyvin heterogeeninen ympäristö, joka koostuu hallintokuntakohtaisesti erilaisista ratkaisuista. - käytössä on useita eri käyttöjärjestelmäversioita (Windows). - kokoonpanot ja asetukset eroavat hallintokuntakohtaisesti sekä koneittain. - käytössä on runsaasti (yli 100 kpl) julkishallinnolle tehtyjä Client/Serversovelluksia, joissa on työasemaosa (fat client) ja näiden määrä kasvaa edelleen lähitulevaisuudessa (mm. terveydenhuollon järjestelmä). - käytössä ei ole järjestelmänhallintaa työasemille, vaan kaikki ylläpitotyö (ohjelmistojen asennukset, asetukset) tehdään ihmistyönä ja kullekin koneelle erikseen, mikä aiheuttaa korkeat työkustannukset ja vaatii paljon tukiresursseja. - em. seikasta johtuen on muutosten toteuttaminen ja järjestelmien käyttöönotto työläs ja kallis operaatio. Kuitenkin tietojärjestelmien työasemaosien, erityisesti tietojärjestelmien asiakasohjelmien asennus- ja päivitystarve (uudet versiot) on jatkuva. - käytössä ei ole keskitettyä tukipalvelua (Help Desk) eikä siihen tarvittavaa teknologiaa ole otettu työasemissa käyttöön. Näin ollen on turvauduttava lähitukeen, joka vaatii runsaasti resursseja ja aiheuttaa työkuluja. - koska em. tukimalliin vaadittavaa korkean tukihenkilöstön määrää ei sen kustannusten vuoksi ole voitu käytännössä toteuttaa, on tästä seurannut tuen saantiajan kasvaminen usein pitkäksi. Lisäksi vakioimaton ja ilman hallintaa oleva työasema aiheuttaa usein tuen tarvetta ja tästä aiheutuva kustannus kasvaa varsin voimakkaasti Gartnerin laskentamallissa (Indirect Costs End user operations, downtime). - tukihenkilöiden fyysinen liikkuminen paikasta toiseen vie aikaa itse työltä. 2001 Microsoft Services Finland. All rights reserved. 9
- - palvelimien määrä on korkea, mikä itsessään lisää kustannuksia. Käytössä ei ole keskitettyä palvelinten valvontaa tai hallintaa tämä johtaa reaktiiviseen ongelmatilanteiden ratkaisemiseen, usein vasta käyttäjän ilmoituksen perusteella. Tällöin ei voida välttää järjestelmän käyttöhäiriöstä johtuvaa kustannusta, joka valvonnan avulla olisi voitu kenties hoitaa proaktiivisesti. - autentikaatio ja auktorisointimaill on tarpeettoman kompleksinen, koska evoluution kautta on syntynyt tarpeettoman suuri määrä toimialueita. Kokonaisuutena voidaan siis todeta, että ympäristö on rakentunut vuosien kuluessa ja tietotekniikkastrategian mukaisesti on tietojärjestelmissä sekä sovellusten käytössä oikeaoppisesti panostettu niiden laaja-alaiseen kattavuuteen ja käyttöön eri hallintokunnissa. Tietyssä mielessä voidaan sanoa, että ympäristö on ohjelmistojen osalta vakioitu, koska samaa sovellusta (Win32) voidaan käyttää kaikissa hallintokunnissa. Tämä on elinehto useita eri hallintokuntia yhdistävien tietojärjestelmien käytölle sekä samaa sovellusvalikoimaa käytetään kaupungin laajuisesti (esim. Office, virustorjunta). Itse perusalusta on vielä yhtenäistämättä ja aiheuttaa tällä hetkellä erittäin korkeat kustannukset, jotka eivät pääosin näy tietotekniikan kustannusten alla (Gartner: Indirect Costs (unbudgeted)). Tästä syystä onkin keskeistä tutkia TCO Analyst työkalun avulla millaisia ja minkä suuruisia nämä kustannukset ovat. On keskeistä muistaa, että tietotekniikkastrategissa on todettu että Tietotekniikan käyttö on kaupungin työntekijöiden jokapäiväistä työtä ja että sen merkitys on erittäin keskeinen kaupungin tehokkaan toiminnan kannalta. Mikäli toteutetaan ratkaisuja, jotka jättävät tietotekniikan käytön satunnaisuuden asteelle, ei saavuteta tehokasta työskentelyä sekä usein aiheutetaan myös lisää kustannuksia muualle organisaatioon. Lisäksi todetaan, että tehokkaan päivittäisen työskentelyn saavuttamiseksi tulee välineiden olla tämän asettamia vaatimuksia vastaavia ja helppokäyttöisiä. Tässä mielessä voidaan todeta Vaasan kaupungin tietotekniikka- ja tietoliikennestrategioissa asetettujen suuntaviivojen olevan erittäin hyvin laadittuja ja onnistuneita. Asetettujen tavoitteiden perusteella on laadittu toimenpidesuunnitelma, jonka kustannusrakenteeseen vaikuttavat pääkohdat ovat: - järjestelmänhallinnan käyttöönotto - työasemien ohjelmistojen päivittäminen hallittaviksi - palveluiden keskittäminen ja palvelinten konsolidointi - terminaali / thin client tekniikoiden käytön lisääminen - keskitetyn tukipalvelun (help desk) käyttöönotto Lisäksi hankkeeseen liittyy kiinteästi tietoverkon uusiminen tietoliikennestrategian mukaisesti, mikä luo edellytykset palveluiden keskittämiselle. Tästä syystä tietoliikenneprojekti ja tietojärjestelmäprojekti tulisi toteuttaa tiiviissä keskinäisessä koordinaatiossa, jotta uuden hallitun arkkitehtuurin käyttöönotto synkronoituu tietoliikenneverkon muutosten kanssa. 2001 Microsoft Services Finland. All rights reserved. 10
Yllä olevat pääkohdat voidaan eritellä tarkemmin seuraavasti: Työasemat - kaupungin laajuinen vakioitu ja yhteen toimiva tietotekniikkaympäristö o standardi työasema, automatisoitu asennus o o o o o o järjestelmänhallinnan käyttöönotto keskitettyjen hallinta- ja operointiprosessien kehittäminen ohjelmistojen automaattinen jakelu ja asetushallinta yksiköittäin ja käyttäjäryhmittäin manuaalisen asennustyön minimointi laite ja ohjelmistoinventointi keskitetty tietokanta etäkäyttö - rutiinityöhön kuluvan työn määrän alentaminen - tiedon välittämisen, tallentamisen ja kaupungin laajuisen etsinnän tehostaminen (sähköinen viestintä, workflow, arkistointi, sähköinen allekirjoitus, dokumentinhallinta sekä näiden käyttö myös selainpohjaisesti) - tietoturvallisuuden lisääminen kannettavissa (tiedon salaaminen) - tietoliikenteen salaaminen (IPSec) - kannettaviin etäyhteysratkaisu (dial up / VPN) - tuki langattomille lähiverkoille WLAN (automaattinen konfiguraatio, roaming) - Windows Terminal (RDP) käytön lisääminen o etätoimipisteille nollaylläpidettävä ja vakioitu pääteratkaisu o o Palvelimet ja palvelut etätyöntekijöiden ja kotoa käsin työskentelyn mahdollistaminen hankalasti levitettävien tai runsaasti tietoliikennekapasiteettia vaativien sovellusten käyttäminen päätteiltä ja työasemista terminaalipalvelun kautta työasemassa TS / Remote Desktop tuki (Win XP) - palvelutuotannon keskittäminen o palvelinten määrän alentaminen (konsolidointi) o kapasiteettia palveluna vältetään erillisten palvelimien hankintaa - palvelinten valvonnan käyttöönotto ja keskittäminen - palvelinten järjestelmänhallinnan käyttöönotto - keskitettyjen hallinta- ja operointiprosessien kehittäminen 2001 Microsoft Services Finland. All rights reserved. 11