POPmaakunta 17.3.2017 Maakuntavalmistelua koskeva sopimuskartoitus Toimeksianto kartoittaa sopimukset Pohjois-Pohjanmaan maakuntauudistuksen ohjausryhmä on kokouksessaan 24.10.2016 perustanut sote- ja maakuntauudistuksen valmisteluun uusia työryhmiä. Väliaikaishallinnon työn tukemiseksi on perustettu hallintoryhmä, jonka yhtenä keskeisenä tehtävänä on maakunnalle siirtyvien organisaatioiden ja siirtyviä toimintoja koskevien sopimusten kartoitus, niihin liittyvä ohjeistus sekä sopimuksia koskevat jatkotoimenpide-ehdotukset 1.7.2017 aloittavalle väliaikaishallinnolle. Sopimuskartoituksen sisältö Hallintoryhmän työjaos yhdessä muiden tukipalvelutyöryhmien kanssa on valmistellut excel -pohjaiset sopimuskartoituslomakkeet, joilla hallintoryhmä pyytää tiedot kaikista niistä voimassa olevista sopimuksista, jotka organisaatioiden tai organisaation toimintojen siirtyessä maakuntaan, siirtyvät maakunnan vastuulle. Sopimukset on jaoteltu kuuteen (6) eri sopimuskokonaisuuteen, joista jokaisesta on excel -tiedosto täytettäväksi. Tarkemmat ohjeet on annettu sopimusryhmäkohtaisesti. Sopimuskartoituksen excel -tiedostot pyydetään toimittamaan 30.4.2017 mennessä Pohjois-Pohjanmaan liiton kirjaamoon kirjaamo@pohjois-pohjanmaa.fi. Kiinteistö-, tila-, rakentaminen-, liikenne- ja ympäristösopimuksia koskeva excel -tiedosto tulee kuitenkin toimittaa 30.6.2017 mennessä. Sopimukset pyydetään tallentamaan sopimuksen tunnistenumerolla sähköisesti pdf -formaatissa yhteen paikkaan esim. sopimuskartoitukseen vastaajan intraan tai työtilaan. Hallintoryhmä ilmoittaa 21.4.2017 mennessä mihin ja miten sopimusasiakirjat toimitetaan. Sopimusten käsittely maakuntavalmistelussa Väliaikaishallinto yhteistyössä niiden viranomaisten kanssa, joista tehtäviä ja niitä hoitavaa henkilöstöä siirtyy maakunnalle, osallistuu maakunnille siirtyvien sopimusten ja näitä koskevien oikeuksien ja velvollisuuksien selvittämiseen (voimaanpanolakiluonnos 7 ). Kuntahallintoa koskevassa voimaanpanolakiluonnoksessa ja valtionhallintoa koskevassa alueiden kehittämisestä ja kasvupalveluista annettavassa lakiluonnoksessa (kasvupalvelulaki), on asetettu päivämääriä, joihin mennessä kuntien, peruspalvelukuntayhtymien, sairaanhoitopiirin, liiton ja valtionhallinnon on toimitettava yksityiskohtainen selvitys mm. sopimuksista maakunnalle (kuva).
POPmaakunta Kuva: voimaanpanolakiluonnosten määräajat Sopimuskäytäntöihin liittyviä yleisiä suosituksia ja huomioita - Siirtyvien organisaatioiden tulisi tarkastella sopimustensa tarpeellisuutta omasta ja maakunnan näkökulmasta, tarvittaessa irtisanoa sopimukset tai käyttää optiota niin, että sopimukset päättyvät 31.12.2018. Uusien sopimusten solmimisesta, sopimusten voimassaolon jatkamisesta ja voimassaolevien sopimusten irtisanomisesta väliaikaishallinto antaa myöhemmin tarkempia ohjeita. - Valinnanvapauslainsäädännön keskeneräisyydestä johtuen palvelusopimusten osalta ei pystytä antamaan tarkkoja suosituksia. Uusia palvelusopimuksia tehtäessä olisi huomioitava irtisanomis- ja purkamismahdollisuus 31.12.2018 sekä mahdollisuus optioihin 1.1.2019 alkaen. Uusien tai ennen 31.12.2018 päättyvien suurten palveluhankintojen osalta tulee olla yhteydessä väliaikaishallintoon. - Toimivalta jatkaa sopimuksia: 1. Maakunta ml. väliaikainen valmistelutoimielin voi toiminnan käynnistämistä varten jatkaa ja laajentaa valtion, kunnan ja kuntayhtymän sekä yksityisten palveluja koskevia sopimuksia ilman kilpailutusta vuoden 2019 loppuun (voimaanpanolain 7.4 ja 41.1 ) 2. Valtakunnalliset palvelukeskukset (talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus, ICT-palvelukeskus ja Maakuntien Tilakeskus Oy) voivat jatkaa maakunnilta heille siirtyneiden sopimusten voimassaoloa kilpailuttamatta enintään vuoden 2022 loppuun saakka (voimaanpanolain 44.2 ) 3. Siirtyvien organisaatioiden / tehtäviä siirtävien organisaatioiden toimivallasta jatkaa sopimuksia 31.12.2018 jälkeen ei tässä vaiheessa pystytä antamaan tarkempia ohjeita
POPmaakunta Lisätietojen antajat Hallintoryhmän työjaoksen jäsenet antavat lisätietoja sopimuskartoituksesta: Toni Saranpää, hallintoryhmän sihteeri, toni.saranpaa@pohjois-pohjanmaa.fi, p. 050 572 7855 Jukka Puoskari (kunta), jukka.puoskari@kalajoki.fi, p. 044 469 1200 Laura Heinonen (valtio), laura.heinonen@ely-keskus.fi; p. 029 038 166 Leena Pimperi-Koivisto (sote), leena.pimperi-koivisto@oulunkaari.com, p. 050 395 0331 Sari Haataja (sairaanhoitopiiri), sari.haataja@ppshp.fi, p. 040 482 9590
1 Väliaikaisen valmistelutoimielimen työjärjestys Sisällysluettelo v22.6.2017 1 luku YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Työjärjestyksen soveltaminen 2 luku VÄLIAIKAISHALLINNON ORGANISAATIO JA TEHTÄVÄT 2 Väliaikaishallinnon organisaatio 3 Valmistelutoimielimen kokoonpano 4 Valmistelutoimielimen tehtävät ja toimivalta 5 Valmistelutoimielimen puheenjohtajan tehtävät 6 Väliaikaishallinnon muutosjohtajan tehtävät 3 luku TOIMIVALTA HENKILÖSTÖ- JA MUISSA ASIOISSA 7 Luvun määräysten soveltaminen 8 Toimivalta henkilöstöasioissa 9 Muu toimivalta 4 luku TALOUS JA VALVONTA 10 Kirjanpito 11 Taloudenhoito 12 Toimikautta koskevan selvityksen antaminen 5 luku PÄÄTÖKSENTEKO- JA KOKOUSMENETTELY 13 Määräysten soveltaminen 14 Toimielimen päätöksentekotavat, kokoontuminen, kokousaika ja -paikka sekä jatkokokous 15 Kokouskutsu 16 Varajäsenen kutsuminen 17 Esityslistan ja liitteiden julkaiseminen yleisessä tietoverkossa 18 Läsnäolo kokouksissa 19 Kokouksen julkisuus 20 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 21 Tilapäinen puheenjohtaja 22 Kokouksen johtaminen ja puheenvuorot 23 Kokouskutsussa mainitsemattoman asian käsittely 24 Esittelijä ja esittely 25 Asian käsittely toimielimessä 26 Esteellisyys 27 Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen 28 Päätösten tiedoksianto 29 Muutoksenhaku 30 Asiakirjojen antaminen ja allekirjoittaminen
2 Väliaikaisen valmistelutoimielimen työjärjestys - Valmistelutoimielin on hyväksynyt xx.xx.2017 - Työjärjestys tulee voimaan xx.xx.2017 1 luku YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Työjärjestyksen soveltaminen Työjärjestystä noudatetaan maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen valmistelussa sekä väliaikaisen valmistelutoimielimen (valmistelutoimielin) ja sen jaoston päätöksenteko- ja kokousmenettelyssä, ellei laissa tai tässä työjärjestyksessä ole toisin säädetty. Tätä työjärjestystä sovelletaan kunnes Pohjois-Pohjanmaan maakunnan maakuntavaltuusto hyväksyy maakunnalle hallintosäännön. 2 luku VÄLIAIKAISHALLINNON ORGANISAATIO JA TEHTÄVÄT 2 Väliaikaishallinnon organisaatio Laaja seurantaryhmä Valmistelutoimielimen työtä tukee laaja seurantaryhmä, jonka kanssa väliaikaishallinto käy vuoropuhelua maakuntauudistuksen valmistelusta. Poliittinen seurantaryhmä Poliittinen seurantaryhmä antaa suosituksia valmistelutoimielimessä valmisteltavista keskeisistä asioista. Valmistelutoimielin Valmistelutoimielin vastaa maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen valmistelusta siihen saakka, kunnes maakuntavaltuusto on valittu ja maakuntavaltuuston asettama maakuntahallitus on aloittanut toimintansa. Väliaikaishallinnon johto, valmistelijat ja tukihenkilöstö Väliaikaishallinnon maakunta- ja sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen käytännön johtamisesta vastaa muutosjohtaja. Muutosjohtaja toimii valmistelijoiden esimiehenä ja väliaikaishallinnon esittelijänä. Väliaikaishallinnolla on määräaikaisia virka- ja työsopimussuhteisia valmistelijoita ja tukihenkilöstöä avustamassa väliaikaishallinnolle määrättyjen tehtävien valmistelussa ja toteuttamisessa. 3 Valmistelutoimielimen kokoonpano Valmistelutoimielimessä on 13 jäsentä ja heillä henkilökohtaiset varajäsenet. Jäsenet ovat lähettävien organisaatioiden viranhaltijoita.
3 4 Valmistelutoimielimen tehtävät ja toimivalta Valmistelutoimielimen tehtävistä ja toimivallasta säädetään voimaanpanolain (xx/2017) 7 :ssä. Valmistelutoimielin päättää kaikista niistä väliaikaishallinnon asioista, joita se ei ole delegoinut muille toimielimille tai viranhaltijoille. Valmistelutoimielimen tehtävänä on mm. 1) johtaa maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen valmistelua ja käyttää sitä koskevaa päätösvaltaa sekä vastata tehtäviinsä liittyvästä puhevallan käyttämisestä maakuntavaltuuston toimikauden alkuun asti; 2) asettaa tarvittaessa keskuudestaan jaostoja erikseen määrättyjä tehtäviä varten ja siirtää toimivaltaa tehtävien hoitamista varten; 3) nimetä valmistelusta vastaavat työryhmät, vahvistaa niiden tehtävät ja aikataulun sekä raportointivelvoitteet valmistelutoimielimelle. 4) toimia toimikaudellaan työnantajan edustajana ja perustaa väliaikainen yhteistoimintaelin; 5) johtaa väliaikaishallinnon tiedottamista väliaikaishallinnon toiminnan ja hallinnon käynnistämisen valmistelusta sekä hyväksyä väliaikaishallinnon viestintää koskevat keinot ja ohjeet; 6) valmistella maakuntavaltuuston ensimmäisessä kokouksessa käsiteltävät asiat ja kutsua maakuntavaltuutetut kokoukseen; 7) vastata väliaikaishallinnon asiakirjahallinnon järjestämisestä; 8) muu väliaikaishallinnon tehtäviin katsottavat asiat; Valmistelutoimielin tehtävänä on yhteistyössä niiden viranomaisten kanssa, joista tehtäviä ja niitä hoitavaa henkilöstöä siirtyy maakunnalle: 9) selvittää maakunnille siirtyvä henkilöstö ja valmistella maakuntavaltuustolle ehdotukset henkilöstön siirtosuunnitelmaksi ja -sopimuksiksi; 10) osallistua maakunnille siirtyvän irtaimen ja kiinteän omaisuuden selvittämiseen; 11) osallistua maakunnille siirtyvien sopimusten ja näitä koskevien oikeuksien ja velvollisuuksien selvittämiseen; 12) osallistua maakunnille siirtyvien hallinto- ja palvelutehtävien hoitamista tukevien tieto- ja viestintäteknisten järjestelmien ja ratkaisujen selvittämiseen; 13) valmistella maakunnan toiminnan ja hallinnon järjestämistä; 14) päättää maakunnan vuoden 2018 talousarviosta; 15) asettaa maakuntavaalilautakunnan ja osallistua ensimmäisten maakuntavaalien järjestämiseen; 16) valmistella muut maakuntien toiminnan ja hallinnon käynnistämiseen välittömästi liittyvät asiat; Valmistelutoimielin voi 17) ottaa henkilöitä määräaikaiseen virka- ja työsopimussuhteeseen korkeintaan 31.12.2018 saakka; 18) tehdä maakuntaa sitovia määräaikaisia sopimuksia korkeintaan 31.12.2019 asti; Valmistelutoimielimen 19) oikeudesta jatkaa maakunnan hallinnon ja toiminnan käynnistämistä varten hankittavia palveluja koskevia sopimuksia kilpailuttamatta säädetään voimaanpanolain (xx/2017) 44 :ssä. Valmistelutoimielin voi edelleen siirtää päätöksellään ratkaisuvaltaa tämän pykälän 2 momentin 17-19 kohtien asioissa alaiselleen viranhaltijalle. 5 Valmistelutoimielimen puheenjohtajan tehtävät Valmistelutoimielin valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan.
4 Valmistelutoimielimen puheenjohtaja tehtävänä on johtaa puhetta valmistelutoimielimen kokouksessa. Valmistelutoimielimen puheenjohtajan henkilöstö- ja taloushallinnollisesta toimivallasta määrätään tarkemmin 8 ja X:ssä. 6 Väliaikaishallinnon muutosjohtajan tehtävät Väliaikaishallinnon muutosjohtajan tehtävänä on 1) johtaa maakuntauudistuksen valmistelua 2) toimia valmistelutoimielimen esittelijänä 3) toimia väliaikaishallinnon palveluksessa olevan valmistelu- ja tukihenkilöstön esimiehenä 4) vastata väliaikaishallinnon tehtävien toteuttamisen edellyttämästä poliittisesta yhteistyöstä sekä yhteydenpidosta valtakunnallisiin ja alueellisiin sidosryhmiin Valmistelutoimielin päättää muutosjohtajan sijaisesta. 3 luku TOIMIVALTA HENKILÖSTÖ- JA MUISSA ASIOISSA 7 Luvun määräysten soveltaminen Mikäli toimivallasta henkilöstö- tai muissa asioissa ei ole säädetty laissa eikä määrätty väliaikaishallinnon työjärjestyksessä, toimivalta on valmistelutoimielimellä. 8 Toimivalta henkilöstöasioissa Valmistelutoimielin 1. päättää määräaikaiseen virka- ja työsuhteen otettavan kelpoisuusvaatimuksista 2. päättää määräaikaisen enintään 31.12.2018 saakka olevan virka- ja työsuhteen julkisesta haettavaksi julkistamisesta tai voi ottaa ilman julkista hakumenettelyä määräaikaiseen virka- tai työsopimussuhteiseen tehtävään enintään 31.12.2018 saakka henkilöstöä valmistelemaan maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämistä luovuttavista organisaatioista joko ilmoittamismenettelyllä tai suorarekrytoinnilla 3. päättää määräaikaiseen virka- ja työsuhteeseen ottamisesta, palkasta, muista palvelussuhteen ehdoista ja koeajasta; 4. vahvistaa ehdollisen valintapäätöksen palvelussuhteeseen ottamisesta ja toteaa ehdollisen valintapäätöksen raukeamisen; 5. valitsee viranhaltijan niiden virkaa tai virkasuhdetta hakeneiden joukosta, jotka ilmoittavat hakemuksensa olevan edelleen voimassa, jos haettavana olleeseen virkaan tai virkasuhteeseen valittu irtisanoutuu ennen virantoimituksen alkamista, eikä varalle ole valittu ketään; 6. myöntää yli 14 päivää kestävät harkinnanvaraiset virka- ja työvapaat sekä päättää virka- ja työvapaan keskeyttämisestä ja peruuttamisesta; 7. päättää virka- ja työehtosopimuksen harkinnanvaraisten määräysten soveltamisesta; 8. päättää viranhaltijan siirtämisestä toiseen virkasuhteeseen kunnallisen viranhaltijalain 24 :n nojalla; 9. ratkaisee sivutoimilupahakemuksen, päättää sivutoimiluvan peruuttamisesta sekä sivutoimen vastaanottamisen ja pitämisen kieltämisestä;
5 10. päättää alaisensa viranhaltijan virantoimituksesta pidättämisestä; 11. päättää muutosjohtajan palvelussuhteen purkamisesta koeajalla, irtisanomisesta, purkamisesta ja purkautuneena pitämisestä. Muutosjohtajan ilmoitus virkasuhteen irtisanomisesta saatetaan valmistelutoimielimen tietoon; 12. muutosjohtajalle kunnallisen viranhaltijalain 45 :n nojalla maksettavasta korvauksesta; sekä 13. päättää muutosjohtajalle aiheettomasti maksetun palkan tai muun virkasuhteesta johtuvan etuuden takaisinperinnästä Valmistelutoimielimen puheenjohtaja 1. myöntää enintään 14 päivää kestävät muutosjohtajaa koskevat harkinnanvaraiset virka- ja työvapaat sekä päättää virka- ja työvapaan keskeyttämisestä ja peruuttamisesta; 2. päättää sellaisen virkavapaan ja työloman, johon muutosjohtajalla on lain tai virkaehtosopimuksen nojalla ehdoton oikeus, myöntämisestä, keskeyttämisestä ja peruuttamisesta; 3. päättää kunnallisen viranhaltijalain 19 :n nojalla terveydentilaa koskevien tietojen pyytämisestä muutosjohtajalta sekä muutosjohtajan määräämisestä terveydentilaa koskeviin tarkastuksiin ja tutkimuksiin. Muutosjohtaja 4. myöntää enintään 14 päivää kestävät harkinnanvaraiset virka- ja työvapaat sekä päättää virka- ja työvapaan keskeyttämisestä ja peruuttamisesta; 5. päättää sellaisen virkavapaan ja työloman, johon viranhaltijalla ja työntekijällä on lain tai virkaehtosopimuksen nojalla ehdoton oikeus, myöntämisestä, keskeyttämisestä ja peruuttamisesta; 6. päättää kunnallisen viranhaltijalain 19 :n nojalla terveydentilaa koskevien tietojen pyytämisestä alaiseltaan viranhaltijalta sekä viranhaltijan määräämisestä terveydentilaa koskeviin tarkastuksiin ja tutkimuksiin; 7. päättää palvelussuhteen purkamisesta koeajalla, irtisanomisesta, purkamisesta ja purkautuneena pitämisestä. Viranhaltijan ilmoitus virkasuhteen irtisanomisesta ja työntekijän ilmoitus työsuhteen irtisanomisesta saatetaan muutosjohtajan tietoon.; 8. päättää viranhaltijalle kunnallisen viranhaltijalain 45 :n nojalla maksettavasta korvauksesta; sekä 9. päättää aiheettomasti maksetun palkan tai muun virkasuhteesta johtuvan taloudellisen etuuden takaisinperinnästä. Valmistelutoimielin ja muutosjohtaja voivat edelleen siirtää päätösvaltaa tämän pykälän mukaisissa asioissa. 9 Muu toimivalta Valmistelutoimielin päättää ict -hankinnoista, joiden kokonaiskustannusarvio on 150.000 euroa tai suurempi. Muiden hankintojen osalta valmistelutoimielin päättää hankinnoista, joiden kokonaiskustannusarvio on 60.000 euroa tai suurempi. Muutosjohtaja päättää ict -hankinnoista, joiden kokonaisarvo on alle 150.000 euroa ja muista hankinnoista, joiden kokonaisarvo on alle 60.000 euroa.
6 Hankintavaltuuksiin liittyvää päätösvaltaa voidaan edelleen siirtää. Talouden hoitoon liittyvästä toimivallasta määrätään tarkemmin 4 luvussa. Valmistelutoimielin päättää tiedoksi tuotavat asiat. 4 luku TALOUDENHOITO 10 Kirjanpito Maakunnan liitto vastaa valmistelutoimielimen toiminnan ja henkilöstön edellyttämistä talous- ja henkilöstöhallinnon palvelutehtävistä. Väliaikaishallinnon kirjanpito on erotettava Maakunnan liiton kirjanpidosta. 11 Taloudenhoito Valmistelutoimielin 1) päättää vuoden 2017 talousarviosta ja käyttösuunnitelmasta; 2) päättää valtionavustusten hakemisesta; 3) vastaa taloudesta; 4) seuraa valtion myöntämän rahoituksen käyttöä sekä vastaa sen riittävyydestä ja 5) antaa selvityksen maakuntavaltuustolle vuodelle 2017 myönnetyn määrärahan käytöstä. Muutosjohtaja 6) vastaa talouden suunnittelusta, seurannasta ja määrärahojen riittävyydestä; 7) johtaa taloutta ja vastaa siitä, että väliaikaishallinnon kirjanpito ym. talous- ja palkkahallinto sekä maksuliikenne hoidetaan asianmukaisesti sekä asianomaisten lakien ja säädösten mukaisesti; 8) vastaa talousraportoinnista valmistelutoimielimelle kuukausittain; 9) päättää rahalaitoksissa avattavista väliaikaishallinnon pankkitileistä ja niiden lopettamisesta sekä huolehtii siitä, että kaikista näistä tileistä ja niiden käyttäjistä pidetään luetteloa. 10) antaa ohjeet käteisvarojen ja maksu- ja luottokorttien sekä muiden maksuvälineiden käytöstä. Valmistelutoimielimen puheenjohtaja 11) hyväksyy muutosjohtajaa koskevat laskut Valmistelutoimielin tai muutosjohtaja antaa tarvittaessa tarkempia ohjeita talouden hoidosta. 12 Toimikautta koskevan selvityksen antaminen Valmistelutoimielin antaa toimikaudestaan toimintaa ja taloutta koskevan selvityksen maakuntavaltuustolle ja laatii tilinpäätöksen vuodesta 2017. 5 luku PÄÄTÖKSENTEKO- JA KOKOUSMENETTELY 13 Määräysten soveltaminen
7 Tämän luvun määräyksiä noudatetaan valmistelutoimielimen kokouksissa sekä soveltuvin osin valmistelutoimielimen jaoston kokouksissa. 14 Toimielimen päätöksentekotavat, kokoontuminen, kokousaika ja -paikka sekä jatkokokous Toimielin voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää maakunnan liiton sähköistä asianhallinta- tai äänestysjärjestelmää. Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Jos kaikkia kokouskutsussa mainittuja asioita ei saada kokouksessa käsiteltyä, käsittelemättä jääneet asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille lähetetään sähköinen viesti jatkokokouksen ajasta ja paikasta sekä jatkokokouksen päätöksentekotavasta. 15 Kokouskutsu Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsu lähetetään vähintään 3 työpäivää ennen kokousta. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali lähetetään ensisijaisesti sähköisesti. Tällöin valmistelutoimielin tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä. Salassa pidettäviä tietoja voidaan lähettää vain suojatulla yhteydellä. 16 Varajäsenen kutsuminen Toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn. Myös puheenjohtaja, esittelijä tai toimielimen sihteeri voivat toimittaa kutsun varajäsenelle.
8 17 Esityslistan ja liitteiden julkaiseminen yleisessä tietoverkossa Esityslista julkaistaan yleisessä tietoverkossa. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä sekä salassa pidettävät tiedot. Verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamisintressiä tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon väliaikaishallinnon alueen tiedonsaanti-intressit. 18 Läsnäolo kokouksissa Toimielimen jäsenten ja esittelijän lisäksi toimielimen kokouksessa on läsnäolo- ja puheoikeus henkilöillä, joiden osalta valmistelutoimielin niin päättää. Varajäsenillä on valmisteluntoimielimen kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus. Poliittisen seurantaryhmän puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajalla on puhe- ja läsnäolo-oikeus valmistelutoimielimen kokouksissa. 19 Kokouksen julkisuus Kokous on julkinen vain, jos toimielin niin päättää, eikä kokouksessa käsitellä asiaa tai asiakirjaa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi. 20 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä onko kokous laillisesti koolle kutsuttu ja päätösvaltainen. 21 Tilapäinen puheenjohtaja Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, valitaan kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja. 22 Kokouksen johtaminen ja puheenvuorot Puheenjohtajan tehtävistä kokouksen johtamisessa ja toimielimen jäsenen puheenvuoroista noudatetaan mitä säädetään maakuntalain 89 :ssä. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä.
9 23 Kokouskutsussa mainitsemattoman asian käsittely Toimielin voi esittelijän ehdotuksesta tai jäsenen ehdotuksesta, jota on kannatettu, ottaa enemmistöpäätöksellä käsiteltäväksi asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Jos esittelijän ehdotus on asian palauttaminen valmisteltavaksi, toimielin voi ratkaista asian päätöksellään vain perustellusta syystä. Jos asiaa ei ole valmistelu, asia voidaan ratkaista päätöksellä vain perustellusta syystä. 24 Esittelijä ja esittely Esittelijä Valmistelutoimielimen esittelijänä toimii muutosjohtaja, hänen ollessa poissa tai esteellinen, esittelijänä toimii valmistelutoimielimen hänen sijaisekseen määräämä. Valmistelutoimielin voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. Valmistelutoimielin nimeää jaoston esittelijän ja sijaiset. Esittely Asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä. Esittelijä vastaa esittelemiensä kokousasioiden asianmukaisesta valmistelusta ja on velvollinen tekemään toimielimelle päätösehdotuksen. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana (pohjaehdotus). Jos esittelijä on keskustelun aikana muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan, muutettu ehdotus on pohjaehdotus. Jos esittelijä ehdottaa asian poistamista esityslistalta, asia poistetaan, jollei toimielin toisin päätä. Toimielimen päätettyä, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. Toimielin voi tällöin päättää, että puheenjohtajan ehdotus on käsittelyn pohjana eikä vaadi kannatusta. 25 Asian käsittely toimielimessä Pöydällepano ja asian palauttaminen valmisteltavaksi Jos keskustelun kuluessa tehdään kannatettu ehdotus asian pöydällepanosta, palauttamisesta valmisteltavaksi tai jokin muu ehdotus, jonka hyväksyminen keskeyttäisi asian käsittelyn, seuraavien puhujien on puheenjohtajan kehotuksesta rajoitettava puheenvuoronsa koskemaan vain tätä ehdotusta. Jos ehdotus hyväksytään yksimielisesti tai äänestämällä, puheenjohtaja keskeyttää asian käsittelyn. Jos ehdotus hylätään, asian käsittely jatkuu. Ehdotukset ja keskustelun päättäminen Ehdotus on annettava kirjallisena, jos puheenjohtaja niin vaatii.
10 Kun kaikki puheenvuorot on käytetty, puheenjohtaja päättää keskustelun. Puheenjohtaja toteaa keskustelun kuluessa tehdyt ehdotukset ja onko ehdotusta kannatettu. Ilman äänestystä syntyvän päätöksen toteaminen Jos keskustelun aikana ei ole tehty kannatettuja ehdotuksia, puheenjohtaja toteaa pohjaehdotuksen toimielimen päätökseksi. Jos puheenjohtaja toteaa toimielimen yksimielisesti kannattavan kokouksessa tehtyä ehdotusta, puheenjohtaja toteaa ehdotuksen toimielimen päätökseksi. Äänestykseen otettavat ehdotukset Äänestykseen otetaan pohjaehdotus ja kannatetut ehdotukset. Ehdotusta, joka on tehty vaihtoehtoisena tai ehdollisena tai menee käsiteltävän asian ulkopuolelle, ei kuitenkaan oteta äänestykseen. Jos ehdotuksen tekijä ei ole paikalla äänestyksen alkaessa, hänen tekemänsä ehdotus katsotaan rauenneeksi eikä sitä oteta äänestykseen. Äänestystapa, äänestysjärjestys ja äänestyksen tuloksen toteaminen Äänestys toimitetaan nimenhuudolla tai toimielimen päättämällä muulla tavalla. Äänestys toimitetaan avoimesti. Jos äänestykseen otettavia ehdotuksia on enemmän kuin kaksi, puheenjohtaja esittää toimielimen hyväksyttäväksi äänestysjärjestyksen. Äänestysjärjestys määräytyy seuraavien periaatteiden mukaan: 1. Ensin otetaan äänestykseen kaksi eniten pohjaehdotuksesta poikkeavaa ehdotusta. Voittanut ehdotus asetetaan jäljellä olevista ehdotuksista eniten pohjaehdotuksesta poikkeavaa ehdotusta vastaan. Näin jatketaan, kunnes saadaan lopullinen vastaehdotus pohjaehdotukselle. Kuitenkin jos äänestykseen on otettava pohjaehdotuksen kokonaan hylkäämistä tarkoittava ehdotus, se on asetettava viimeisenä äänestettäväksi muista ehdotuksista voittanutta vastaan. 2. Jos asia koskee määrärahan myöntämistä, otetaan ensin äänestykseen määrältään suurimman ehdotuksen hyväksyminen tai hylkääminen ja näin jatketaan ehdotusten suuruuden mukaisessa järjestyksessä, kunnes jokin ehdotus hyväksytään, minkä jälkeen pienemmistä ehdotuksista ei enää äänestetä. 3. Jos ehdotuksen hyväksyminen tai hylkääminen on riippumaton muista ehdotuksista, sen hyväksymisestä tai hylkäämisestä on äänestettävä erikseen. Puheenjohtaja toteaa äänestyksen tuloksena syntyvän päätöksen. Vaaleja koskevat yleiset määräykset ja enemmistövaali Enemmistövaali toimitetaan suljetuin lipuin, jos yksikin sitä vaatii. Suhteellinen vaali toimitetaan aina suljetuin lipuin. Suljetussa lippuäänestyksessä äänestäjän on taitettava äänestyslippu siten, ettei sen sisältö ole näkyvissä.
Äänestyslipussa ei saa olla asiattomia merkintöjä. Äänestysliput annetaan puheenjohtajalle puheenjohtajan määräämässä järjestyksessä. 11 Äänestysliput sekä arvonnassa käytetyt liput on säilytettävä vaalipäätöksen lainvoimaisuuteen saakka. Jos vaali on toimitettu suljetuin lipuin, liput on säilytettävä suljetussa kuoressa. Enemmistövaalissa äänen voi antaa kenelle tahansa vaalikelpoiselle ehdokkaalle tai ehdokasparille. Jos valittavia on enemmän kuin yksi, toimielimen jäsenellä on käytettävissään yhtä monta ääntä kuin on valittavia henkilöitä tai ehdokaspareja. Yhdelle ehdokkaalle tai ehdokasparille voi antaa vain yhden äänen ja kaikkia ääniä ei ole pakko käyttää. Kun enemmistövaali toimitetaan suljetuin lipuin, kokouksen pöytäkirjatarkastajat toimivat samalla ääntenlaskijoina ja avustavat muutenkin vaalitoimituksessa, jollei toimielin toisin päätä. Suhteellisen vaalin toimittamiseen sovelletaan maakunnan liiton hallintosääntöä soveltuvin osin. 26 Esteellisyys Ennen asian käsittelyn aloittamista esteellisen henkilön on ilmoitettava esteellisyydestään ja esteellisyyden aiheuttamasta perusteesta sekä vetäydyttävä asian käsittelystä ja poistuttava kokouksesta. Puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava kokoukseen osallistuvan esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi. Asianomaisen henkilön tulee tarvittaessa antaa selvitystä seikoista, joilla voi olla merkitystä hänen esteellisyytensä arvioinnissa. Henkilö, jonka esteellisyyden toimielin ratkaisee, saa osallistua esteellisyyttään koskevan asian käsittelyyn vain hallintolain 29 :ssä tarkoitetussa poikkeustilanteessa. Esteellisyyttä koskeva ratkaisu on perusteltava pöytäkirjaan. 27 Sihteeri Valmistelutoimielimen kokousten sihteerinä toimii valmistelutoimielimen määräämä henkilö. 28 Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen Pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja sihteeri ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa sihteeri. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti.
12 Pöytäkirjaan liitetään päätöksiä koskevat oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitukset sekä muutoksenhakukiellot. 29 Päätösten tiedoksianto Valmistelutoimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa siten kuin maakuntalain 136 :ssä tarkemmin määrätään, jollei salassapitoa koskevista lain säännöksistä muuta johdu tai toimielin toisin päätä. 30 Muutoksenhaku Muutoksenhausta säädetään voimaanpanolain (xx/2017) 46 :ssä. 31 Asiakirjojen antaminen ja allekirjoittaminen Valmistelutoimielimen päätökseen perustuvan sopimuksen ja sitoumuksen allekirjoittaa muutosjohtaja tai valmistelutoimielimen puheenjohtaja, jollei väliaikainen valmistelutoimielin ole päättänyt toisin. Väliaikaisen valmistelutoimielimen pöytäkirjaotteen allekirjoittaa sihteeri tai muu toimielimen määräämä henkilö. Viranhaltija allekirjoittaa päätökset, sopimukset, sitoumukset ja muut asiakirjat päättämissään asioissa. Valmistelua koskevat asiakirjat allekirjoittaa asian valmistelija. -------------------------------------------------------------
POPmaakunta Maakuntauudistuksen viestintäryhmä Maakuntauudistuksen johtoryhmän puheenjohtaja Jussi Rämet Maakuntauudistuksen projektijohtaja Kimmo Hinno ICT-työryhmän valmistelija Juhani Heikka Hallintotyöryhmän valmistelija Riitta Pitkänen ESITYS VIESTINNÄN RESURSOINNISTA VÄLIAIKAISHALLINNOSSA Viestintä on maakuntauudistuksen tärkeä strateginen menestystekijä. Sote- ja maakuntauudistuksen valmistelun, toteutumisen ja onnistumisen kannalta viestintä on keskeisessä roolissa. Viestintää, toimivia viestintäkanavia ja uuden maakunnan palveluita esitteleviä sisältöjä tarvitaan koko muutosprosessin ajan. Henkilöstöllä tulee olla yhdenmukainen, samanaikainen ja ajankohtainen tieto muutoksesta ja sen vaikutuksista. Muutoksen johtaminen tarvitsee tuekseen viestinnän ammattilaisia. Lisäksi viestinnällisesti on huolehdittava uuden maakunnan palvelujen kilpailukyvystä markkinoilla. Viestinnän toteuttaminen tarvitsee tuekseen viestintäkanavia (mm. verkkopalvelut), viestinnän monipuolista asiantuntemusta sekä taloudellisia ja henkilöresursseja. Intranet on keskeinen kanava sisäisen viestinnän toteuttamisessa. Intranetin osalta odotetaan vielä ratkaisuja valtakunnallisen ICT-palvelukeskuksen tarjonnasta. Palvelukeskuksen mahdollisesti tarjoama väliaikainen intra ratkaissee intraalustan tarpeen, mutta väliaikaishallinnon tulee suunnitella ja resursoida sisällöntuotanto ja intra-palvelukokonaisuus. Mikäli valtakunnallinen palvelukeskus ei tarjoa väliaikaista intra-alustaa, se on toteutettava alueellisin resurssein. Uuden maakunnan pysyvämpi intra-ratkaisu on myös suunniteltava, mutta sen toteuttaminen on useamman vuoden projekti. Intranetien rakentuminen toimittajan ns. valmiin konseptin päälle on nykyään myös yleistymässä. Tällöin pitäisi selvittää, soveltuuko joku markkinoilla olevista valmiista konsepteista maakunnan tarpeisiin riittävällä tasolla. Julkinen verkkopalvelu on keskeisin kanava, jonka kautta maakunnan asukkaat saavat tietoa palveluista. Vaihtoehtoina verkkopalvelun toteuttamisessa on joko täysin uusi verkkopalvelu tai ns. kuoriratkaisuna toteutettava väliaikainen verkkopalvelu (vuoden 2019 alusta). Lisäksi väliaikaishallinto tarvitsee verkkoviestintää ja -kanavat. Verkkopalveluiden osalta täytynee tehdä selvitys, jossa ainakin - kartoitetaan maakunnassa nykyisin käytössä olevat verkkosivu- ja intranet-ratkaisut ja -alustat sekä niiden mahdollinen soveltuvuus tulevan maakunnan verkkosivu- ja intranet-alustoiksi - kartoitetaan tulevan maakunnan eri toimijoiden sisällölliset ja muut tarpeet erityisesti intranet-ratkaisua silmällä pitäen; verkkosivujen osalta olemassa on aika hyvät yleiset käytännöt, joita kannattaa noudattaa - selvitetään, miten tulevan maakunnan ICT-ratkaisut vaikuttavat intranet-kokonaisuuteen ja esim. tietotyön kehittämiseen kokonaisuutena (jos esim. puhutaan Office365-pilvipalveluista, tietotyötä olisi syytä kehittää kokonaisuutena, jonka yksi osa on intranet) - valmistellaan tulevat verkkosivu- ja intranet-projektit: tehdään projektisuunnitelmat ja suunnitellaan resursointi ja vastuut. Selvityksen tekemisen jälkeen verkkopalveluille (verkkosivut ja intranet) kannattaa ehkä tehdä omat konseptit. Konseptien tekeminen kannattaa kenties sisällyttää osittain jo selvitysvaiheeseen ainakin jos halutaan, että valmista olisi 2019. Aikataulu on todella haasteellinen. Konseptien tekemisessä on varauduttava hyödyntämään ulkopuolista konsulttiapua, jolloin otetaan kumppaniksi esim. joku konsulttitoimisto. Konseptin tekemisen jälkeen käynnistetään konseptin määrittelyn kilpailutusprosessit, jotka maakunnan kokoisella toimijalla ylittävät väistämättä EU-kynnysarvon, ja tämä vie oman aikansa. Kilpailutuksessa voidaan hyödyntää tarvittaessa ulkopuolista apua esim. kilpailutusasiakirjojen teossa. Vaikka teknologia-alusta otettaisiin valmiina jostakin olemassa
POPmaakunta Maakuntauudistuksen viestintäryhmä olevasta organisaatiosta, verkkopalveluiden rakentaminen vie itsessään niin paljon resurssia miltä tahansa toimittajalta, että kilpailutusrajat tulevat joka tapauksessa vastaan. Jatkokehitys ja ylläpito pitää kilpailuttaa samaan aikaan. Kilpailutusten jälkeen päästään uuden toimittajan/uusien toimittajien kanssa varsinaiseen sisältötyöhön ja tekemään verkkopalveluita (verkkosivut ja intranet), eli toteutetaan lopulliset verkkosivustot, sivupohjat ja sitten tuotetaan sisältö yhteistyössä maakunnan asiantuntijoiden kanssa. Näiden prosessien sivussa pitäisi rakentaa paitsi valmiit verkkopalvelut myös niiden hallintamallit, eli määritellä kehittämis- ja ylläpitoprosessit, vastuut sekä kehittämisen ja ylläpidon resurssit. Lisäksi pitäisi myös pohtia muiden verkkoviestinnän/digiviestinnän kanavien käytön pelisäännöt maakunnalle, esim. somen käytön linjaukset, rakentaa maakunnan some-kanavat ylläpitokäytäntöineen ja pelisääntöineen. Verkkoviestinnän kokonaisuuteen kuuluu myös web-analytiikkaan ym. liittyviä asioita, jotka nekin pitäisi pistää jollakin aikavälillä jalalle. Maakuntauudistuksen viestintäryhmä esittää viestinnän resursoimiseksi väliaikaishallinnossa: Väliaikaishallintoon tarvitaan vähintään kaksi viestinnän asiantuntijaa (sote, maku) sekä yksi viestintäassistentti. Viestinnän tehtäviä tulee olemaan mm. - muutosviestintä - viestinnän koordinointi, väliaikaishallinnon ulkoinen viestintä, mediaviestintä - verkkoviestintä, some - kansalaisviestintä, vuorovaikutusviestintä - sisäisen viestinnän koordinointi ja toteuttaminen - intranetin sisällöntuotanto - maakunnan brändityö sekä palveluiden tuotteistaminen viestintään - kriisiviestinnän suunnittelu. Verkkopalveluiden selvitystyöhön esitetään yhtä kokoaikaista henkilöä, esim. verkkoviestintäsuunnittelijaa, ajalle elokuu joulukuu 2017. Tehtävänä on selvitystyö maakuntaan yhdistyvien organisaatioiden verkkopalveluiden nykytilanteesta. Tavoitteena on yhdessä ICT- ja viestintäryhmän kanssa löytää ratkaisu verkkopalveluiden toteuttamisen vaihtoehdoista. Henkilö palkataan VM:ltä haettavalla rahoituksella (ICT-työryhmä). Henkilö raportoi ICT-ja viestintäryhmille. On myös varauduttava siihen, että selvityksen tekijä saattaa tarvita konsulttiapua esim. teknologiavalintoihin liittyvissä asioissa tai konseptien tekemisessä. Mahdollisuuksien mukaan selvittäjä voisi toimia myöhemmin verkkosivu- ja intraprojektien projektipäällikkönä. Oulussa 27.4.2017 Pohjois-Pohjanmaan maakuntauudistuksen viestintäryhmän puolesta puheenjohtajisto Arja Hankivaara Tuula Pörhö Sari Valppu