1 18.1.2013 ASUKASHALLINTO 1. TAVOITTEET JA TOIMINTAPERIAATTEET Asukasdemokratian toiminta-ajatus on saada aikaan asukkaiden ja VTS-kotien yhteistyötä eli yhteishallintoa asumisviihtyvyyden kehittämiseksi ja vuokrien pysyttämiseksi kohtuullisina. Asukastoiminnalla parannetaan asuinyhteisön myönteistä sosiaalista kontrollia (= asukkaiden yhteistoimintaa) ja turvallisuutta. Asukasdemokratian keskeiset arvot ovat asukkaiden keskinäinen tasa-arvo, yhteisvastuu asumisesta ja sen kehittämisestä sekä pyrkimys parantaa vuokra-asumisen arvostusta. Asukasdemokratian päämäärät ovat korkea asumisviihtyvyys, edullinen vuokra, laadukas ja toimiva kiinteistö ja viihtyisä asunto, toimiva asuinyhteisö sekä toimeen tuleminen erityisryhmien ja vierasperäisten asukkaiden kanssa. Toimintaperiaatteena on asukkaiden, VTS-kotien, kaupungin ja valtion näkökulmien yhteensovittaminen. Toiminta lähtee vapaaehtoisten asukkaiden ja VTS-kotien kumppanuudesta. Toiminnan tulee olla vastuullista, avointa ja kiinnostavaa. Kaikkien asukkaiden ja myös erityisryhmiin kuuluvien asukkaiden tarpeet tulee huomioida. Asukasdemokratian elinvoimaisuuden ja kehittämisen varmistamiseksi toiminnan tulee vastata ajan muuttuviin haasteisiin. 2. HALLITUS JA TILINTARKASTAJA Asukasdemokratialain (laki yhteishallinnosta vuokrataloissa 90/649) mukaan kaupunginvaltuuston tulee säätiön hallitusta valitessaan valita hallitukseen kaksi asukasjäsentä. Vilusen Rinteen yhtiökokous valitsee myöskin kaksi asukasjäsentä hallitukseensa. Yhden tilintarkastajista tulee olla asukkaiden esittämä HTM-tilintarkastaja-valvoja. Hallituksen asukasjäsenten vaalista on hyväksytty erillinen vaaliohje. 3. ASUKASKOKOUS JA ASUKASTOIMIKUNTA (Katso tarkemmin sivulta 3 eteenpäin ) Asukaskokous vaikuttaa kustannuspaikan tasolla tehtäviin päätöksiin, valitsee asukastoimikunnan sekä valvoo asukastoimikunnan toimintaa. Kaikkiin säätiön kiinteistöihin on perustettu asukastoimikunta, joiden kanssa säätiö neuvottelee tärkeimmistä kiinteistöä koskevista asioista, erityisesti talousarviosta, korjauksista ja kiinteistönhoidosta.
2 4. PUHEENJOHTAJIEN KOKOUKSET Asukastoimikuntien puheenjohtajien kokous pidetään kaksi kertaa vuodessa. Puheenjohtajien kokouksessa käsitellään mm. talousarviot ja vuokranmääritykset, talouden seurantaraportit, palvelupalautteen yhteenvedot, tilintarkastajan raportti ja valitaan AD - ryhmä. 5. AD RYHMÄ Asukasdemokratiaryhmään kuuluvat molempien yhtiöiden hallituksissa toimivat asukasjäsenet ja asukastoimikuntien edustajat, asukkaiden valitsema tilintarkastaja-valvoja sekä toimiston edustajia. Työryhmän tehtäviä ovat mm. asukastoimikuntien puheenjohtajien kokousten, hallituksen asukasjäsenten vaalin ja asukkaiden ehdottaman tilintarkastajan vaalin valmistelu sekä kannan ottaminen säätiön talouden ja toiminnan kehittämiseen. 6. TIEDOTUS JA ASUKASKOULUTUS Säätiö tukee asukkaita eri tavoin asukastoiminnan toteuttamisessa järjestäen koulutusta, julkaisten aineistoja asukasdemokratiasta, järjestäen eri toimintatasojen kokouksia ja tapaamisia sekä innostaen muillakin tavoilla asukkaita mukaan asukastoimintaan. Tiedottamista asukkaille toteutetaan VTS:n periaatteiden mukaisesti: - tärkeimmät asiakirjat kuten toimintasuunnitelma, toimintakertomus, talousarviot, talouden seurantaraportit ymv. toimitetaan asukastoimikunnille. - puheenjohtajien kokouksia pidetään vuosittain kaksi - asukastoimikunnille julkaistaan säännöllisesti tiedotteita - Asukasviesti -lehteä julkaistaan kolme numeroa vuodessa.
3. ASUKASKOKOUS JA ASUKASTOIMIKUNTA 3 3.1. Asukaskokous Asukaskokous vaikuttaa kustannuspaikan tasolla tehtäviin päätöksiin, valitsee asukastoimikunnan sekä valvoo asukastoimikunnan toimintaa. 3.1.1. Asukaskokouksen koolle kutsuminen Asukaskokous on kutsuttava koolle vähintään kerran kalenterivuodessa. Asukaskokouksen kutsuu koolle asukastoimikunta yhteishallintolain mukaisesti. Kokous on myös viipymättä kutsuttava koolle käsittelemään tässä ohjeessa tarkoitettua asiaa, jos sitä vaatii vähintään yksi kymmenesosa äänioikeutetuista, kuten Yhteishallintolain (YH laki) 4 :ssä sanotaan. Kutsu asukaskokoukseen on toimitettava jokaiseen huoneistoon jaettavalla ja talon ilmoitustaululle asetettavalla ilmoituksella vähintään viikkoa ennen kokousta. Kutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat sekä aika ja paikka. 3.1.2. Asukastoimikunnan valintakokouksen ajankohta Asukaskokous, jossa valitaan asukastoimikunta, järjestetään loka-, marraskuussa. Asukaskokouksen pöytäkirja tulee toimittaa VTS:ään. 3.1.3. Äänioikeus ja vaalikelpoisuus asukaskokouksessa Äänioikeutettuja ja vaalikelpoisia ovat kaikki talossa vakinaisesti asuvat 18 vuotta täyttäneet henkilöt. Äänioikeutettuja ovat myös liike- ja toimistotilojen välittömät haltijat siten, että heillä kullakin on huoneistoa kohden yksi ääni. Talon omistaja ei kuitenkaan ole äänioikeutettu eikä vaalikelpoinen, vaikka hänellä olisi välittömässä hallinnassaan talon huoneisto. (YH -laki 5 ) Asukastoimikuntaan ei saa valita useampia kuin yksi henkilö samasta huoneistosta. 3.1.4. Päätöksenteko asukaskokouksessa Asukaskokouksen päätökseksi tulee se mielipide, mitä enemmistö kokouksessa annetuista äänistä on kannattanut. Äänten mennessä tasan, ratkaisee vaalissa arpa ja muulloin se mielipide, jota puheenjohtaja ilmoittaa kannattavansa. (YH laki 6 ) 3.1.5. Asukaskokouksen tehtävät Asukaskokouksessa tulee käsitellä seuraavat asiat: - Päätetään asukastoiminnan muodoista; asukastoimikunta vai luottamushenkilö (YH laki 15 ) - Päätetään asukastoimikunnan toimiaika (1-2 vuotta) - Päätetään toimihenkilöiden mahdollisista kulukorvauksista - Päätetään asukastoimikunnan jäsenten lukumäärä - Valitaan asukastoimikunta tai luottamushenkilö - Voidaan päättää asukastoimikunnan vuosittaiset toiminnalliset tavoitteet - Valitaan asukastoimikunnan puheenjohtaja ja muut toimihenkilöt tai siirretään päätöksenteko asukastoimikunnan järjestäytymiskokoukseen - Esitykset VTS:n tai Vilusen Rinteen hallituksen asukasjäseniksi ja muut vastaavat yhteishallintolaissa mainitut asiat - Päätetään asukastoimikunnan asukaskokouksen päätettäväksi tuomista asioista
4 3.2. Asukastoimikunta Kustannuspaikan / taloyksikön ylimpänä toimielimenä asukaskokous päättää asukastoimikunnan jäsenten lukumäärän ja valitsee asukastoimikunnan. Asukastoimikunta valitaan YH -lain mukaisesti asukaskokouksessa. Asukastoimikunnan täydentämistä, erottamista tai uudelleen valitsemista varten kutsutaan koolle ylimääräinen asukaskokous. Asukastoimikunta on päätösvaltainen, kun puolet puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan lukien on paikalla. Asukastoimikunnan jäsenyys edellyttää valitun suostumusta ja hänen täytyy olla taloyksikössä vakinaisesti kirjoilla oleva täysi-ikäinen asukas. Asukastoimikunnan on pyrittävä edistämään kaikkien asukkaiden hyvinvointia ja osallistumista taloyksikön hallintoon. Asukastoimikunnan jäsenmäärää ei ole YH-laissa rajoitettu. VTS-kotien päätöksellä vuoden 2013 alusta lähtien asukastoiminnasta annettavia asukasetupisteitä saa toimikuntaa kohti korkeintaan seitsemän toimihenkilöä tai jäsentä sekä lisäksi turvallisuuspäälliköt, jotka ovat myös asukastoimikuntien jäseniä 3.2.1. Asukastoimikunnan järjestyminen ja toimintakausi Asukastoimikunta pitää järjestäytymiskokouksen heti asukaskokouksen jälkeen. Mikäli asukaskokous ei ole valinnut asukastoimikunnan toimihenkilöitä, niin toimikunta valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, varapuheenjohtajan, sihteerin, taloudenhoitajan, turvallisuuspäällikön, ympäristöohjaajan ja muut toimihenkilöt. Puheenjohtajan asema on merkittävä taloyksikön hallinnossa. Puheenjohtaja on yhteyshenkilönä asukkaiden ja Vuokratalosäätiön välillä. Puheenjohtaja edustaa taloyksikköä Vuokratalosäätiön tai Vilusen Rinteen kokouksissa. Asukastoimikunnan tai luottamushenkilön toimikausi on asukaskokouksen päätöksellä 1-2 vuotta. 3.2.2. Asukastoimikunnan asema Asukastoimikunnalla on YH-lain 10 :ssä määrätyt tehtävät (katso kohta 3.2.3.) Yhteishallintolain toteuttamisessa asukastoimikunta on yleensä virallinen neuvotteluosapuoli asiakirjojen käsittelijänä, lausuntojen antajana ja esitysten tekijänä. Toimikunnalta odotetaan muodollisen yhteishallintolain mukaisen roolin lisäksi toiminnallisuutta; se tuo yhdessä tekemisen meininkiä taloon ja luo yhteishenkeä. Toimikunnan tehtävänä on siten asukastoiminnan järjestäminen ja toteuttaminen sekä esimerkiksi talkoiden, erilaisten tapahtuminen, juhlien tai tempausten järjestäminen. Toimikunnan työn onnistumiseen vaikuttavia seikkoja ovat mm: riittävän kokoinen joukko ja aktiiviset jäsenet, toimikunnan koostumus ja kyvyt eli kohdalleen osuneet henkilövalinnat, yhteistyökykyisyys, puheenjohtajan innostus, osaaminen ja toimintatavat,
5 innostuneisuus ja kiinnostus, valtuus edustaa talon asukkaita eli asukkaiden luottamus, kysy koota asukkaiden toiveet ja viedä niitä onnistuneesti ylöspäin yhtiön hallintoon Asukastoimikunnan rooli suhteessa asukkaisiin ja Vuokratalosäätiöön on esityksiä tekevä, neuvotteleva, lausuntoja antava ja määrätyistä asioista päättävä. Asukastoimikunta on vastuussa toiminnastaan asukkaille ja viime kädessä Vuokratalosäätiölle tai Vilusen Rinne Oy:lle. VTS-kotien edustaja osallistuu kutsuttaessa asukastoimikunnan kokouksiin. 3.2.3. Asukastoimikunnan tehtävät Asukastoimikunnalla on Yhteishallintolain 10 :ssä määrätyt tehtävät: 1) osallistua valmisteluun, neuvotella ja antaa lausunto vuokranmääritysyksikköön kuuluvien talojen talousarvioesityksestä sekä vuokranmääritysesityksestä; 2) tehdä esityksiä ja neuvotella vuosittain talousarvioon sisällytettävistä korjaustoimenpiteistä; 3) osallistua valmisteluun, neuvotella ja antaa lausunto pitkänajan korjaussuunnitelmista; 4) osallistua valmisteluun, neuvotella ja antaa lausunto pitkänajan rahoitussuunnitelmista; 5) tehdä esityksiä, neuvotella ja antaa lausunto huoltosopimuksen sisällöstä, hoitojärjestelmästä sekä isännöinnin ja huoltotehtävien järjestämisestä; 6) valvoa asukkaiden ja muiden huoneistojen haltijoiden yhteiseen lukuun hoito-, huolto- ja korjaustoimenpiteiden suorittamista; 7) päättää järjestyssääntöjen sisällöstä; 8) edistää asumiseen liittyvien erimielisyyksien ratkaisemista ja tarvittaessa toimia sovittelijana häiriötapauksissa; 9) päättää yhteisten autopaikkojen, saunojen, pesutupien ja vastaavien tilojen vuokraus- ja jakamisperiaatteista ja valvoa niiden noudattamista; 10) päättää yhteisten askartelu- ja kerhohuoneiden ja vastaavien tilojen käytöstä sekä talkoiden ja muiden vastaavien yhteisten tilaisuuksien järjestämisestä; 11) päättää toimikunnan päätettäväksi siirretystä asiasta tai toimeenpanna sen tehtäväksi annettu asia edellyttäen, että asukastoimikunta on valmis ottamaan sen vastaan; sekä 12) tehdä esitys, neuvotella ja antaa lausunto muista vuokranmääritysyksikköön kuuluvia taloja koskevista asioista.
6 3.2.4. Asukastoimikunnan työnjako Puheenjohtaja - Asukastomikunnan johtaminen, Asukastoimikunnan kokousten puheenjohtaja, tehtävien seuranta, muu yleisjohto, yhteydet VTS:ään, kiinteistön talouteen liittyvät asiat, kuten talousarvio ja talouden seurantaraportti Varapuheenjohtaja (ei pakollinen) - Puheenjohtajan estyneenä ollessa hoitaa puheenjohtajan tehtävät - Muut tehtävät asukastoimikunnan päättämän sisäisen työnjaon mukaisesti Sihteeri - Pöytäkirjat, esityslistat, vastaa asiakirjojen asianmukaisesta säilyttämistä Taloudenhoitaja - Asukastoimikunnan kirjanpito ja talousasiat Turvallisuuspäällikkö (1-2 henkilöä / talo) - Talosuojelu, talon turvallisuus ymv. asiat Ympäristöohjaaja (1-2 henkilöä / talo) - Energia-asiat, jätehuoltoon ja ympäristökysymyksiin liittyvät asiat Tehtäviä voidaan yhdistää asukastoimikunnan päätösten mukaan - Esim. varapuheenjohtaja voi toimia myös asukaseksperttinä tai sihteeri voi hoitaa myös taloudenhoitajan tehtäviä Muita tehtäviä, joita voidaan jakaa asukastoimikunnassa - Talkoot, tiedotus, kerho- ja retkitoiminta jne. 3.2.5. Asukastoimikunnan muutokset Asukastoimikunnan jäsenten tai puheenjohtajan vaihtumisesta on lähetettävä pöytäkirjan kopio VTS-kotien toimistoon.
7 KIINTEISTÖN TURVALLISUUSPÄÄLLIKKÖ Pelastuslain (468/2003) mukaan kaikissa kiinteistöissä, joissa on viisi asuntoa tai enemmän, on oltava nimetty kiinteistön turvallisuuspäällikkö (entinen suojelujohtaja). Turvallisuuspäällikkö on koulutettava tehtäväänsä mutta koulutuksen sisällöstä ja laadusta ei ole määräyksiä eikä ohjeita. Normaalioloissa turvallisuuspäällikön tärkein tehtävä on arkipäivän turvallisuudesta huolehtiminen, eli havainnoida kiinteistössä mahdollisesti esiintyviä vaaratekijöitä ja tiedottaa niistä eteenpäin, lähinnä huoltomiehelle tai VTS:n edustajalle. Turvallisuuspäällikkö päivittää kiinteistön pelastussuunnitelmaan tulevat muutokset ja suorittaa suunnitelman liitteenä olevan tarkastuslistan kanssa kiinteistön vuotuisen turvallisuustarkastuksen. Samalla hän tarkastaa myös väestönsuojan koneet, laitteet ja varusteet sekä niiden toimintakunnon. Tärkeä turvallisuuspäällikön tehtävä on pelastussuunnitelman saattaminen asukkaiden tietoon sekä muu turvallisuusasioista tiedottaminen ja valistaminen talon asukkaille. Poikkeusoloissa turvallisuuspäällikkö on yhteydessä suojelulohkon johtokeskukseen ja johtaa johtokeskuksen alaisuudessa kiinteistön suojautumis- ja pelastustoimia. Hän huolehtii mm. väestönsuojan käyttökuntoon laitosta, joditablettien jaosta asukkaille sekä tiedottaa siirtymisestä lohkon kokoontumispaikkaan ja edelleen vastaanottokuntaan evakuointitapauksessa. Kiinteistön turvallisuuspäälliköllä ei ole tehtävän tuomia juridisia velvoitteita eikä vastuita. YMPÄRISTÖOHJAAJA Tehtävät Energioiden ja veden säästöön liittyvä ohjaus Jätelajittelun edistäminen ja jätteiden vähentämiseen liittyvä toiminta Ympäristöasioihin liittyvä ohjaus Asukkaiden opastus ja neuvonta Ympäristöohjaaja on asukastoimikunnan jäsen Ympäristöohjaaja on asukastoimikunnan jäsen, joka valitaan tehtäväänsä asukaskokouksessa. Ympäristöohjaaja osallistuu asukaskokouksiin ja asukastoimikunnan kokouksiin ja tuo esille tehtäviinsä liittyviä aiheita. Ympäristöohjaaja pyrkii puuttumaan tuhlaukseen tiedottamalla ja opastamalla asukkaita. VTS järjestää koulutusta ympäristöohjaajille.
TAMPEREEN VUOKRATALOSÄÄTIÖ ASUKASTOIMIKUNNAN KOKOUS - ASUKASKOKOUS 8 ASIA ASUKASTOIMIKUNTA ASUKASKOKOUS TEHTÄVÄT - oikeus päättää - antaa lausunnon - palvelupalaute - järjestyssäännöt - yhteisten tilojen käyttö ja niiden jako - piha-alueiden käyttö - talkoiden ja muiden yhteisten tilaisuuksien järjestäminen - riitatapaukset - halutessaan autopaikkojen ja saunavuorojen jakaminen - taloyksikön talousarvioista - huollon ja siivoustoimen järjest. - palveluiden reklamaatiot - suoritettavista vuosikorjaustöistä - korjaustöiden PTS:stä ja niiden rahoituksesta - mahdollisista riitatapauksista - asukastoiminnan muoto; asukastk. vai luott.henkilö - asukastoimikunnan toimiaika - asukastoimikunnan koko - asukastoimikunnan valinta - asukastk:n toimihenkilöiden valinta tai valinnan siirto asukastoimikunnalle - esitykset hallituksen asukasjäseniksi - muut asukastoimikunnan käsiteltäväksi ottamat asiat OSALLISTUMISOIKEUS - asukastoimikunta - muut kutsutut - talonkirjoissa olevat asukkaat - kutsuttaessa VTS:n edustaja - asukastoimikunnan kutsumat ÄÄNIOIKEUS - asukastoimikunnan jäsenillä - ääni per jäsen - talonkirjoissa olevat 18 vuotta täyttäneet asukkaat - ei valtakirjoja, vain läsnä olevilla on äänioikeus AJANKOHTA - asukastoimikunta päättää - asukastoimikunnan valintakokous pidetään loppuvuonna - muuten as.tk. päättää PAIKKA - mahdollisuuksien mukaan talolla, muuten vapaa - mahdollisuuksien mukaan talolla, muuten vapaa KOOLLEKUTSUMINEN - aika - tapa - sisältö - määräysten laiminlyönti - vapaa - kirjallinen - esityslistan mukaan ja jäsenten kokoukselle tuomat asiat - uusi kokous - viimeistään viikkoa ennen kokousta - kirjallinen, toimitettava jokaiseen huoneistoon ja ilmoitustaululle - kokouksessa käsiteltävät asiat - uusi kokous
TAMPEREEN VUOKRATALOSÄÄTIÖ ASUKASTOIMIKUNNAN KOKOUS - ASUKASKOKOUS 9 HENKILÖ / ASIA ASUKASTOIMIKUNTA ASUKASKOKOUS PUHEENJOHTAJA - asukaskokous valitsee tai as.tk valitsee keskuudestaan - asukaskokous valitsee kokouksen puheenjohtajan SIHTEERI - asukastk:n jäsen tai kut- - kokous valitsee sutaan ulkopuolinen sihteeri VARAPUHEENJOHTAJA - asukaskokous valitsee tai as.tk valitsee keskuudestaan TALOUDENHOITAJA (hoitaa asukastk:n käyttömäärärahaan liittyvää kirjanpitoa) - asukastk:n jäsen tai kutsutaan taloudenhoitajaksi asukastoimikuntaan kuulumaton asukas YMPÄRISTÖOHJAAJA - asukastoimikunnan jäsen - voidaan valita kaksi ympäristöohjaajaa, jolloin sovitaan keskinäisestä työnjaosta ASUKASTK:N JÄSEN TAI TOIMIHENKILÖ PÖYTÄKIRJA - sisältö - asukaskokous valitsee - max. 1 henkilö/ huoneisto - päätöspöytäkirja - asukaskokous valitsee kokouksen puheenjohtajan - päätöspöytäkirja - allekirjoitus - säilyttäminen - julkisuus - tiedottaminen YKSITTÄISEN ASUKKAAN VAIKUTUSMAHDOLLISUUS VÄHEMMISTÖOIKEUS ESTEELLISYYS PÄÄTÖSVALTAISUUS PÄÄTÖKSENTEKO - puheenjohtaja + sihteeri - luotettavalla tavalla - ei ole, asukastk. päättää - asukastoimikunta tiedottaa asukkaille ja VTS:lle - oikeus saada asia asukastoimikunnan käsittelyyn - mahdollisuus pyytää merkittäväksi eriävä mielipide pöytäkirjaan - ei saa osallistua käsittelyyn omassa asiassa - kun enemmän kuin puolet puheenjohtaja tai vpj. mukaan lukien on paikalla - enemmistöpäätöksin - jos äänet tasan, puheenjohtaja ratkaisee - tasatilanteessa vaali ratkaistaan arvalla - puheenjohtaja + sihteeri ja pöytäkirjan tarkastajat - luotettavalla tavalla - asukkaille julkinen - ilmoitustaulu, kopio myös VTS:lle - oikeus saada asia asukaskokouksen käsittelyyn - kyselyoikeus käsiteltävissä asioissa - äänestysoikeus (läsnäolevat) - kokous kutsuttava viipymättä koolle, jos sitä vaatii vähint. 1/10 äänioikeutetuista - ei saa osallistua käsittelyyn omassa asiassa - kun kokous on laillinen ja päätösvaltainen - enemmistöpäätöksin - vaaleissa eniten ääniä saanut, tasatilanteessa vaali ratkaistaan arvalla, muissa asioissa kokouksen puheenjohtajan kanta ratkaisee
10