Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda 1.9.2019 käyttöönotto Projektipäällikkö Kukka-Maaria Berg, Opetushallitus Erityisasiantuntija Liisi Hakalisto, opetus- ja kulttuuriministeriö
Webinaarin sisältö ja kohderyhmät Webinaarin sisältö: Vardan 1.9.2019 käyttöönoton aikataulut Tiedon tuottajat ja tallennettavat tietosisällöt 1.9. käyttöönotossa Kunnan ja kuntayhtymän valmistautuminen Vardan 1.9. käyttöönottoon Vardan testauskokonaisuus Vardaan tallennetun tiedon hyödyntäminen Opetushallituksen tehtävät Vardassa ja Vardan asiakaspalvelu Webinaarin kohderyhmä Kunnan Varda-tietovastaavat ja Varda-järjestelmävastaavat Kunnan ja kuntayhtymän huoltaja- ja maksutiedoista vastaavat henkilöt Varhaiskasvatuksen operatiivisten järjestelmien toimittajat 09/04/2019 Opetushallitus 2
Varhaiskasvatustiedot kootusti valtakunnallisessa palvelussa Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda kokoaa kansallisesti varhaiskasvatuksen tiedot yhteen paikkaan Vardan kautta saadaan yhteismitallista, vertailukelpoista ja laadukasta tietoa esim. lasten määristä varhaiskasvatuksen eri järjestämismuodoissa esim. huoltajien maksamat varhaiskasvatusmaksut esim. henkilöstön määristä ja koulutustaustasta Varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardasta säädetään varhaiskasvatuslaissa (540/2018) 09/04/2019 Opetushallitus 3
Vardan kehittämisen kokonaisaikataulu 09/04/2019 Opetushallitus 4
Tiedon tuottajat ja tallennettavat tietosisällöt
Kunnat ja kuntayhtymät tietosisältöjen tuottajina Varhaiskasvatuksen tietovarantoon tietoja tuottavat 1.9.2019 lähtien: kunnat kuntayhtymät Tiedot Vardaan saadaan kahdella tavalla: automaattiset tiedonsiirrot suoraan varhaiskasvatustoimijan operatiivisesta tietojärjestelmästä yhteistyössä kunnan/kuntayhtymän IT-kumppanin kanssa tai kunta/kuntayhtymä tuottaa itse tiedot suoraan Vardaan käyttöliittymän avulla - Vardan käyttöliittymä sisältyy Opetushallituksen Opintopolku.fi palvelukokonaisuuteen ja löytyy osoitteesta https://virkailija.opintopolku.fi/varda Valitut tiedonsiirtotavat ovat toisensa poissulkevia. Vardaan siirretään/tallennetaan tietosisällöt 1.9.2019 käyttöönotossa samalla tavalla, jota on käytetty 1.1.2019 käyttöönotossa. Tietoja tuotetaan Vardaan säännöllisesti ja ajantasaisesti. 09/04/2019 Opetushallitus 6
Tiedon tuottajan velvollisuudet 70 Kunta/kuntayhtymä Palvelusetelitoimija Ostopalvelutoimija Yksityisen hoidon tuella toimiva 1 mom (Toimipaikat ja järjestäjät) 2 mom (Henkilöstö) X X X X X X X X 3 mom (Lasta koskevat tiedot) X Kohta 2, Kunta tai KY kohdat 1 sekä kohdat 3-7 Kohta 2, Kunta tai KY kohdat 1 sekä kohdat 3-7 X 4 mom (Huoltajat) X Kunta tai KY tallentaa Kunta tai KY tallentaa Kohta 1 ja 2 (3 ja 4 ei kerätä) 5 mom (Palvelusetelivaka) X 09/04/2019 Opetushallitus 7
Vardaan 1.9.2019 tallennettavat tiedot huoltaja ja maksutiedot Vardaan kerätään vain niiden vanhempien tiedot, joilla on lapsen voimassaoleva huoltajuus. Varhaiskasvatuslain mukaan Vardaan tallennetaan: 1. nimi, henkilötunnus, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot 2. varhaiskasvatuksen asiakasmaksun määrä ja palvelusetelin arvo; 3. varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista annetun lain mukainen perheen koko; 4. maksupäätöksen alkamis- ja päättymispäivämäärä. Huoltaja-kokonaisuuden sisällöt on avattu tarkemmin tietoluettelossa. Tietoluettelon sisältö on lukittu ja löytyy luonnos-tilaisena Tietoluettelon valmistelussa ja tuleviin Varda-integraatioihin liittyen on kuultu kuntia ja järjestelmätoimittajia 09/04/2019 Opetushallitus 8
1. Huoltajan henkilötiedot Tietoluettelossa kohta 2.1.1. Huoltajan tiedot: henkilötunnus huoltajan OID (=oppijanumero) etunimet, kutsumanimi, sukunimi äidinkieli sukupuoli syntymäpäivämäärä kotikunta postinumero ja -toimipaikka Kaikki em. sisällöt saadaan Vardaan Väestötietojärjestelmästä (VTJ) Opetushallituksen Oppijanumerorekisterin kautta samalla, kun lapsen tiedot haetaan Oppijanumerorekisteriin VTJ:stä. 09/04/2019 Opetushallitus 9
2-4. Huoltajan maksupäätöstiedot Tietoluettelossa kohta 2.1.2. Huoltajan maksupäätöstiedot: Huoltajan henkilötunnus, huoltajan etunimet, kutsumanimi, sukunimi Maksun peruste Palvelusetelin arvo Asiakasmaksu Perhekoko Alkamispäivämäärä ja päättymispäivämäärä Maksupäätöstieto on lapsikohtainen eli jokaisesta huoltajan lapsesta tuodaan Vardaan oma maksupäätöstieto. Mikäli maksupäätös koskee useampaa huoltajaa, tuodaan kustakin huoltajasta em. tiedot Vardaan. Maksupäätökselle lisätään päättymispäivämäärä ennen kuin uusi maksupäätös voidaan siirtää/tallentaa Vardaan. 09/04/2019 Opetushallitus 10
Maksutiedot huoltajilta Vardaan 1. Lapsen kanssa samassa osoitteessa asuvat maksajat: Huoltaja ja huoltaja -> huoltajien maksutiedot Vardaan Huoltaja ja aikuinen -> huoltajan osalta maksutiedot Vardaan Yksi huoltaja -> huoltajan maksutiedot Vardaan 2. Lapsen kanssa eri osoitteessa asuvat (sama kunta tai eri kunta) maksajat: Huoltaja -> huoltajan maksutiedot Vardaan 3. Maksaja eri kuin huoltaja: Vanhempi/aikuinen, joka ei ole huoltaja -> maksutietoja ei tuoda/tallenneta Vardaan Kunta, SPR -> maksutietoja ei tuoda/tallenneta Vardaan Jos lapsen huoltajat asuvat eri osoitteissa, mutta lapselle järjestetään varhaiskasvatusta yhdessä kunnassa, määrätään maksu sen perheen tulojen perusteella, jonka luona lapsi Väestötietojärjestelmän mukaan asuu. Jos lapselle järjestetään varhaiskasvatusta kahden kunnan alueella, on maksu määrättävä erikseen molemmissa kunnissa. 09/04/2019 Opetushallitus 11
Maksun peruste Yleinen maksuttomuus Kunnan yleisellä päätöksellä myönnetty maksuton varhaiskasvatus, kohdistuu lapsijoukkoon Osittainen maksuttomuus Kunnan yleisellä päätöksellä myönnetty osittain maksuton varhaiskasvatus, esim. maksuton 20 tuntia viikossa ja maksullinen laajennettu varhaiskasvatus, esimerkiksi kunta osallistuu viisivuotiaiden lasten maksuttoman 20 viikkotunnin varhaiskasvatuksen kokeiluun ja lapsi saa tämän lisäksi 10 h / vko laajennettua varhaiskasvatusta, josta peritään maksu Maksu Varhaiskasvatuksesta peritään lapsikohtainen asiakasmaksu, joka voi olla myös 0,00 e tai käytössä on palveluseteli 09/04/2019 Opetushallitus 12
Esimerkkejä maksun peruste -kohtaan Esimerkkitapaus Maksun peruste Palvelusetelin arvo Asiakasmaksu 1. Lapsen varhaiskasvatuksesta peritään asiakasmaksu Maksu - Euromäärä 2. Lapsen varhaiskasvatuksesta peritään asiakasmaksu, maksu 0 Maksu - 0 3. Lapsi on varhaiskasvatuksessa palvelusetelillä 4. Lapsen varhaiskasvatus on maksutonta, esim. 20h/vko Maksu Euromäärä Euromäärä Yleinen maksuttomuus - - 5. Lapsi on varhaiskasvatuksessa 30h/vko, josta 20h on maksutonta + 10 tunnista peritään asiakasmaksu Osittainen maksuttomuus Jos asiakasmaksu 10h/vko: - Jos palvelusetelillä 10h/vko: Euromäärä Jos asiakasmaksu 10h/vko: Euromäärä Jos palvelusetelillä 10h/vko: Euromäärä 09/04/2019 Opetushallitus 13
Vardaan tallennettavat tiedot henkilöstön tiedot Varhaiskasvatuslain mukaan Vardaan tallennetaan: 1. nimi, henkilötunnus, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot; 2. toimipaikat ja tässä laissa tarkoitettu työtehtävä; 3. henkilön työsuhde sekä henkilön työaika; 4. suoritettu tässä laissa tarkoitetun kelpoisuuden tuova tutkinto; 5. osallistuminen täydennyskoulutukseen. Vardaan tallennetaan tiedot kaikista kuntaan tai kuntayhtymään työsuhteessa olevista varhaiskasvatuksen työntekijöistä, jotka työskentelevät varhaiskasvatuslain mukaisissa kasvatus-, opetus- ja hoitotehtävissä, päiväkodin johtajina sekä kasvatukseen ja hoitoon osallistuvina lapsi- ja ryhmäkohtaisina avustajina. Tämän lisäksi kerätään luku- ja tuntimäärätieto tilapäisestä henkilöstöstä. 09/04/2019 Opetushallitus 14
Henkilöstötietojen aikataulu Käyttöönottoa siirretään teknisten syiden vuoksi noin 6-12 kuukaudella (Opetushallituksen tiedote 5.4.2019 suomeksi ja ruotsiksi) Opetushallitus antaa kunnille ja kuntayhtymille toukokuussa 2019 ohjeen henkilöstö-kokonaisuuden käyttöönoton lykkääntymisestä sekä määräyksen Vardan henkilöstö-kokonaisuuden tietoluetteloksi Kunnan tulee tuottaa tietoluettelon pohjalta Vardan vaatimat sisällöt ennen käyttöönottoa siihen henkilöstöhallinnon järjestelmään, josta henkilöstötiedot Vardaan siirretään Aikataulu on käyttöönoton siirrosta huolimatta erittäin tiukka. Valmistautuminen etenkin tietosisältöjen tuottamisen osalta tulee aloittaa mahdollisimman pian. 09/04/2019 Opetushallitus 15
Tallentamisajankohdat määritetty Opetushallitus määrää tietojen ensimmäisen tallennuskerran viimeisen päivämäärän. Esim. kuntien ja kuntayhtymien 1.1.2019 käyttöönoton osalta tietojen ensimmäisen tallennuskerran viimeinen tallentamispäivä on 30.4.2019. Suunniteltu samanlaista kokonaisuutta myös 1.9.2019 käyttöönoton osalta, tällöin päivämäärä olisi 31.12.2019. Vaaditut tiedot tallennettava 1.9.2019 lähtien. Ensimmäisen tallentamisen jälkeen tietoja siirretään Vardaan Integraatioiden kautta 1 krt. vuorokaudessa Käyttöliittymän kautta kuukauden 15. päivään ja viimeiseen päivään mennessä 09/04/2019 Opetushallitus 16
Yksityiset varhaiskasvatustoimijat mukaan vuonna 2020 Yksityiset varhaiskasvatustoimijat tuottavat tietoja Vardaan 1.1.2020 lähtien (organisaatio-, toimipaikka- ja lapsitiedot) 1.9.2020 lähtien (henkilöstö- ja huoltajatiedot) Valmistautuminen yksityisten varhaiskasvatustoimijoiden mukaantuloon alkaa v. 2019 Ensimmäiset infot Vardasta - 16.5. https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/webinaari+16.5.2019-20.5. https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/webinaari+20.5.2019 Kutsu lähetetty kuntiin toimitettavaksi kunnassa toimiville yksityisille varhaiskasvatustoimijoille 09/04/2019 Opetushallitus 17
Kunnan ja kuntayhtymän valmistautuminen Vardan 1.9. käyttöönottoon
Varhaiskasvatustoimija Vardassa yhteisrekisterinpitäjä Kunta ja kuntayhtymä siirrettävä/tallennettava tiedot Vardaan Opetushallituksen ohjeistuksen mukaan vastaa tietovarantoon tallentamiensa tietojen osalta niiden sisällöstä ja virheettömyydestä sekä tietojen ajantasaisuudesta huolehtii rekisteröityjen (ja heidän huoltajiensa) informoimisesta omalta osaltaan - Opetushallitus tuottaa rekisteröityjen informoimiseen materiaalia Varda-ohjeen liitteiksi. Jos rekisterinpitäjänä lakkaa, eivätkä kyseisen rekisterinpitäjän tehtävät siirry toiselle oikeushenkilölle, kyseisten Vardaan tallennettujen tietojen osalta rekisterinpitäjänä toimii Opetushallitus. Tiedot säilytetään Vardassa 5 vuotta siitä, kun lapsi on päättänyt varhaiskasvatuksen (lasten ja huoltajien tiedot) työntekijä on päättänyt työskentelyn varhaiskasvatuksessa Oppijanumerorekisterissä säilytetään pysyvästi nimi, henkilötunnus ja oppijanumero 09/04/2019 Opetushallitus 19
Kunnan/kuntayhtymän valmistautuminen 1.9. käyttöönottoon 1/2 Huolehdi hyvissä ajoin ennen käyttöönottoa siitä, että vastuut huoltaja- ja maksutiedot kokonaisuuden Vardaan tallentamisen osalta ovat selvillä kunnassasi kunnassasi/kuntayhtymässäsi on huoltaja- ja maksutietokokonaisuuden asiantuntija mukana Varda-työskentelyssä kuntasi tuottaa omaan operatiiviseen järjestelmäänsä kaikki Vardan vaatimat tiedot, joista on kerrottu tietoluettelossa puuttuvat tiedot tulee lisätä tallennettaviin tietoihin kunnassa tiedot kuntasi käyttämässä vaka-järjestelmässä ovat Vardan vaatimassa muodossa järjestelmätoimittajan/kunnan oman järjestelmän Varda-versio saadaan käyttöön hyvissä ajoin ennen viimeistä tietosisältöjen tallentamispäivää huolehdi niille henkilöille käyttöoikeudet Vardaan, joilla on oikeus käsitellä ja päästä huoltaja- ja maksutieto kokonaisuuteen. Käyttöoikeuksista viestitään kunnan Vardatietovastaaville ja Varda-järjestelmävastaaville tarkemmin kesällä 09/04/2019 Opetushallitus 20 2019.
Kunnan/kuntayhtymän valmistautuminen 1.9. käyttöönottoon 2/2 Tee aktiivista yhteistyötä kuntasi varhaiskasvatuksen järjestelmätoimittajan kanssa aloita ajoissa Testaa siirtämäsi sisältö kuntasi tulee tehdä tiedon laadun testaus ohjeistuksen mukaan ensimmäisen tallennuskerran jälkeen. Ole aktiivinen, osallistu Varda-klinikka toimintaan, ks. https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/varda-klinikat - 31.5. saakka pe klo 10 11-16.8. 31.12. pe klo 10.30 11.30 Kunnille ja kuntayhtymille suunnattuun koulutukseen Vardan käytöstä ja käyttöönotosta - seuraava koulutus elokuussa 2019, Opetushallitus lähettää kutsun Vardatietovastaavien ja Varda-järjestelmävastaavien kautta 09/04/2019 Opetushallitus 21
Opetushallituksen määräys ja ohje Vardasta Opetushallitus antaa suunnitelman mukaan kuntiin ja kuntayhtymiin toukokuussa 2019 määräyksen Vardasta - määräyksessä huoltaja- ja maksutiedot- sekä henkilöstö-tietoluettelot - huoltaja- ja maksutiedot-tietoluettelo on jo luonnos-tilassa jaossa, jotta valmistautuminen 1.9. käyttöönottoon voi alkaa kunnissa ja kuntayhtymissä. ohjeen Vardasta - henkilöstö-kokonaisuuden käyttöönoton lykkääntyminen - huoltaja- ja maksutiedot kokonaisuuden osalta liitteenä rekisteröityjen informoimiseen liittyvää materiaalia Materiaalit lähetetään Varda-tietovastaaville, Varda-järjestelmävastaaville sekä kuntien ja kuntayhtymien kirjaamoihin. 09/04/2019 Opetushallitus 22
Vardan testauskokonaisuus
Vardan testauskokonaisuus huoltajien tiedot Testaustapa Aikataulu Osallistujat Testiaineisto Integraatiotestaus huhtikuu-elokuu 2019 Kuntien järjestelmätoimittajat, kunnat, joilla oma järjestelmä CSC:n, järjestelmätoimittajan tai kunnan testidata Käyttöliittymätestaus n. heinäkuu-elokuu 2019 CSC, Opetushallitus Testidata Hyväksyntätestaus (tiedon laadun testaus) 1.9.2019 alkaen Kunnat ja kuntayhtymät (Vardatietovastaava) Kunnan omat Vardaan tallennetut tiedot 9.4.2019 24
Kunnat ja kuntayhtymät tekevät tiedon laadun testauksen Tiedon laadun testauksessa kunnan/kuntayhtymän Varda-tietovastaava tarkistaa, että Vardaan tallennetut tiedot ovat siirtyneet oikein Vardaan ja ovat sisällöltään oikeita. Tiedon laadun testaus suoritetaan vertaamalla Vardaan siirrettyä/tallennettua tietoa kunnan/kuntayhtymän varhaiskasvatuksen tietojärjestelmästä löytyviin tietoihin. Tiedon laadun testaus tehdään heti, kun kunta/kuntayhtymä on siirtänyt tiedot Vardaan ensimmäisen kerran. Tiedon laadun tehdään Opetushallituksen tuottamien testitehtävien avulla ja raportoidaan Opetushallituksen ohjeistuksen mukaan. Materiaalit ja ohjeistus tuotetaan sivulle https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/testaus. Tiedon laadun testauksella on suuri merkitys tietosisällön oikeellisuuden ja laadun 09/04/2019 Opetushallitus 25 sekä tietojen jatkokäytön (tietojen luovutus) näkökulmasta.
Vardaan tallennetun tiedon hyödyntäminen
Vardan tietovirrat Varhaiskasvatustoimija (kunta, kuntayhtymä, yksityinen varhaiskasvatustoimija) Organisaatiotiedot Toimipaikat (päiväkodit, perhepäiväkodit, ryhmäperhepäiväkodit) Lapset Henkilöstö Huoltajat Tiedonsiirto integraation kautta Tallennus käyttöliittymän kautta Varhaiskasvatuksen tietovaranto VARDA Virkailija.opintopolku.fi/varda Vardan julkiset tiedot Vipunenpalvelun käyttöliittymässä Käyttöliittymä rekisterinpitäjille Oma Opintopolku käyttöliittymä rekisteröidyille ja heidän huoltajilleen Tietojen luovutus viranomaisille Tietojen luovutus tutkimukseen 09/04/2019 Opetushallitus 27
Tietojen hyödyntäminen Vardan kautta saadaan yhteismitallista, vertailukelpoista ja laadukasta tietoa, jota hyödynnetään varhaiskasvatuksen kansallisessa suunnittelu- ja ohjaustyössä kunnallisessa ja valtakunnallisessa varhaiskasvatuksen kehittämisessä viranomaisten lakiperusteisessa toiminnassa, esim. Kela varhaiskasvatuksen tutkimuksessa raportoinnissa ja tilastoinnissa kansallisesti ja kansainvälisesti Varhaiskasvatuksen sisältö kattavasti Vardassa vuodesta 2021 lähtien 09/04/2019 Opetushallitus 28
Vardan tietojen käyttö viranomaistoiminnassa Vardasta tietoja luovutetaan vain viranomaiskäyttöön ja tutkimukseen. Viranomaiskäyttö edellyttää sopimusta Opetushallituksen kanssa Vardasta tietoja viranomaiskäyttöön: Kela lastenhoidon tuen käsittely (laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta (1128/1996)) Tilastokeskus THL Kun tietoja aletaan välittää muille viranomaisille, informoidaan rekisterinpitäjiä Kiinnostusta Vardan tietojen käyttöön tutkimustoimintaan on jo Lisätietoja tietojen luovutuksesta: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageid=78154135 09/04/2019 Opetushallitus 29
Opetushallituksen tehtävät Vardassa ja Vardan asiakaspalvelu
Opetushallituksen tehtävät Vardassa Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda on Opetushallituksen palvelu. Opetushallitus mm. vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta (palvelun ylläpito ja siihen liittyvä asiakaspalvelu ja koulutus sekä raportointi ja tilastointi) kehittää palvelua yhdessä OKM:n ja Vardan teknisen toteuttajan kanssa vastaa tietovarannon käytettävyydestä, eheydestä ja muuttumattomuudesta sekä suojaamisesta ja säilyttämisestä määrää miten tiedon tallentajien on pidettävä tallennettavat tiedot ajantasaisina kerää lokitietoa palvelun käytöstä ja toimii lokitietorekisterin rekisterinpitäjänä tuottaa tietovarantoon tallennetuista tiedoista tietoaineistoja viranomaisille, rekisterinpitäjille sekä tilastoja julkiseen käyttöön (Opetushallituksen Vipunen-palvelu) vastaa ohjelmointirajapinnoista tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten sekä tietojen luovutuksen lainmukaisuudesta ja ohjelmointirajapintojen avaamisen edellytysten tutkimisesta vastaa tutkimusluvan antamisesta tietojen luovutusta varten 09/04/2019 Opetushallitus 31 Vardan ohjaus opetus- ja kulttuuriministeriöstä (ohjausryhmä)
Vardan asiakaspalvelu Opetushallituksessa Sähköpostitse virka-aikana arkisin osoitteessa varda@opintopolku.fi Puhelimitse 4.3. 3.5.2019 ti to klo 9 12 (1.1.2019 käyttöönoton tuki) Klinikka-toiminta, ks. https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/varda-klinikat Webinaarit (infot, koulutukset) ja tapahtumat Verkossa: oph.fi/varda oph.fi/utvecklingsprojekt/varda confluence.csc.fi/display/ophpalv/varhaiskasvatuksen+tietovaranto - Ajankohtaista: https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/ajankohtaista - Ohjeistukset: https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/varda-ohjeistukset - Usein kysytyt kysymykset: https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/usein+kysytyt+kysymykset Tallenteet: youtube.com/playlist?list=plsbm4tvhwd2h88oorgjh2ozjka5i_zeu3 Sähköpostiviestintä tietojen tuottajille (rekisterinpitäjille) Uutiskirje n. 1 kerran kuukaudessa, tilaukset: varda@opintopolku.fi Tietoa asiakaspalvelusta verkossa: https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/asiakaspalvelu 09/04/2019 Opetushallitus 32
Kiitos varda@opintopolku.fi