Suositus asiasanastojen, luokitusjärjestelmien ja ontologioiden käytöstä luetteloinnissa Suomen museoissa

Suositus asiasanastojen, luokitusjärjestelmien ja ontologioiden käytöstä luetteloinnissa Suomen museoissa

Sisältö Johdanto... 3 Suosituksen keskeiset käsitteet... 4 Asiasanastot... 4 Kansallisen digitaalisen kirjaston standardisalkku... 4 Luettelointi... 4 Luokitusjärjestelmät... 4 Objekti... 4 Ontologiat... 5 Sanalistat... 5 Vapaat asiasanat... 5 Suositus... 5 Asiasanastot... 5 Sanalistat... 5 Vapaat asiasanat... 6 Luokitusjärjestelmät... 6 Museoiden omat luokitusjärjestelmät... 6 Yleisohjeita asiasanoittamisesta ja luokituksesta... 6 Ontologiat... 6 Lähteet... 7 2

Johdanto Suosituksessa kuvataan, mitä asiasanastoja ja luokitusjärjestelmiä museokokoelmien luetteloinnissa tulisi käyttää. Lisäksi otetaan kantaa vapaiden asiasanojen, museoiden omien sanalistojen ja ontologioiden käyttöön. Suosituksen mukaisesti toimimalla museot varmistavat aineistojensa yhteiskäyttöisyyden ja saatavuuden kansallisesti ja kansainvälisesti. Suosituksen tavoitteena on parantaa tiedonhakua ja -siirtoa sekä ohjata museoita käyttämään yhtenäisesti sisällön- ja aiheenkuvailun välineitä. Suosituksen tarkoituksena on lisäksi osoittaa asiasanoittamisen ja luokituksen merkitys museokokoelmien luetteloinnissa. Museoaineiston ollessa saatavilla yhteisistä käyttöliittymistä, kuten Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) Finnasta ja Euroopan digitaalisen kirjaston Europeanasta korostuvat luetteloinnin johdonmukaisuuden ja standardimuotoisen tiedon edut. Yhdenmukainen objektien sisällönkuvailu johtaa parempaan tietojen löydettävyyteen. Suositusta päivitetään tarpeen mukaan kansainvälisten ja kansallisten sanastojen ja luokitusjärjestelmien kehitystyön edistyessä. Päivittämisestä huolehtii Museo 2015 -hanke vuoteen 2015 saakka. Suositus on laadittu osana Museo 2015 -hankkeen luetteloinnin kehittämistyötä. Suosituksen ovat laatineet: Erkki Anttonen (Valtion taidemuseo) Maija Ekosaari (SAKU-hanke) Leena Furu (Museo 2015) Suvi Kettula (Espoon kaupunginmuseo) Satu Savia (Museo 2015) Katri Seppälä (Sanastokeskus TSK) Sirkka Valanto (Museovirasto) ja Katri Vuola (Museo 2015) Suositus on hyväksytty Museo 2015 -hankkeen johtoryhmässä 13.2.2013. 3

Suosituksen keskeiset käsitteet Asiasanastot Asiasanastolla tarkoitetaan sääntöjen mukaisesti valittujen ja tietyssä muodossa esitettyjen sanojen luetteloa. Asiasanaston sanoja käytetään museoissa kokoelmien sisällönkuvailuun ja kokoelmiin liittyvän tiedon hakuun. Asiasanastojen laatimisen tueksi on tehty sekä kansainvälisiä että kansallisia standardeja. 1 Asiasanastolla tarkoitetaan tässä suosituksessa yleisesti käytettyjä kansallisia tai kansainvälisiä asiasanastoja, joita ovat muun muassa Yleinen suomalainen asiasanasto (YSA), Museoalan asiasanasto 2 (MASA) ja Art and Architecture Thesaurus (AAT). Kansallisen digitaalisen kirjaston standardisalkku Kansallisen digitaalisen kirjaston kokonaisarkkitehtuuriin kuuluva standardisalkku on muistiorganisaatioiden järjestelmien välisen yhteistoiminnan edellyttämä standardi-kokonaisuus, jota päivitetään tietoteknisen kehityksen myötä. Standardisalkku määrittelee erityisesti sovellusten tietosisältöjä 3 sekä sovellusten välisiä rajapintoja. Standardisalkun suositusten noudattaminen edistää yhteiskäyttöisyyttä ja metadatan yhdenmukaisuutta sekä kansallisella että kansainvälisellä tasolla. Standardisalkku sisältää myös suosituksen muistiorganisaatioissa käytettävistä asiasanastoista ja 4 luokitusjärjestelmistä. Luettelointi Luettelointi on museon perustehtävä ja keino säilyttää kulttuuriperintöä sekä mahdollistaa sen löydettävyys ja saatavuus. Luetteloinnilla tarkoitetaan museoiden kokoelmissa olevien objektien tietojen tallentamista. Luetteloinnissa kirjataan kaikki objektin tiedot tai viitteet näihin tietoihin yhteisesti sovittujen sääntöjen mukaisesti. Luetteloinnissa objektit erotetaan muista samankaltaisista ja tehdään tunnistettaviksi. Luetteloinnin tuloksena yksittäisistä objekteista ja suuremmista kokonaisuuksista syntyy systemaattista tietoa, joka on hyödynnettävissä eri tavoin. Luokitusjärjestelmät Luokitusjärjestelmillä tarkoitetaan koodiperusteisia tiedon organisoinnin järjestelmiä, jotka ovat hierarkkisia. Luokitusjärjestelmissä on yleensä ylä- ja alaluokiksi jaettuja koodeja ja niitä kuvailevia tekstimuotoisia selitteitä. Toisin kuin asiasanastot, luokitusjärjestelmät eivät tuo esiin asioita toisistaan erottavia tekijöitä vaan ryhmittelevät niitä yhteen. 5 Objekti Museologinen objekti voi olla mikä tahansa fyysisen maailman osa, joka voidaan ja halutaan säilyttää 6 omassa ympäristössään, siitä poistettuna tai dokumentoituna. Tässä suosituksessa objektiksi ymmärretään myös kulttuuriympäristökohteet. 1 Esimerkiksi SFS 5471 Suomenkielisen tesauruksen laatimis- ja ylläpito-ohjeet. 2 Kettula 2009, 45-46. 3 Kansallisen digitaalisen kirjaston kokonaisarkkitehtuurin sanaston esittelevät verkkosivut. http://www.kdk.fi/fi/kokonaisarkkitehtuuri/sanasto [viitattu 2012-05-17]. 4 Ks. Kansallisen digitaalisen kirjaston kokonaisarkkitehtuuri: Liite B Standardisalkku. http://www.kdk.fi/ images/stories/tiedostot/kdk%20standardisalkku%202011-08-29.pdf [viitattu 2012-05-17]. 5 Lång 2008, 8. 6 van Mensch 1992, Boek 12: The Object as data carrier. 4

Ontologiat Ontologiat voidaan ymmärtää käsitemalleina, joissa yksilöidään tietyn aihealueen käsitteet ja kuvataan käsitteiden väliset suhteet loogisella tavalla, jota sekä ihminen että tietokone voivat hyödyntää. Ontologioita voidaan käyttää esimerkiksi sisältöjen aiempaa yksiselitteisempään ja yhdenmukaisempaan kuvaamiseen ja tiedonhaun tukemiseen. Ontologioita hyödynnetään mm. älykkäissä semanttisissa 7 verkkopalveluissa. Sanalistat Sanalistoilla tarkoitetaan muita kuin yleisesti käytettyjä asiasanastoja. Sanalistassa on joukko sanoja, joiden välisiä suhteita ei ole määritelty kuten asiasanastoissa. Museoiden omat sanastot ovat pääasiallisesti sanalistoja. Vapaat asiasanat Vapaat asiasanat ovat sanoja, jotka valitaan asiasanaston ulkopuolelta. Vapailla sanoilla tarkoitetaan luonnollisen kielen sanoja, joille ei löydy vastinetta asiasanastoista. Suositus Asiasanastot Suositus: Suositeltavinta on käyttää laajasti käytettyjä ja tunnettuja kansallisia ja kansainvälisiä sanastoja. Suositeltavia sanastoja ovat muun muassa yleinen suomalainen asiasanasto (YSA), museoalan asiasanasto (MASA), Art and Architecture Tesaurus (AAT) sekä KDK:n standardisalkussa 8 luetellut muut asiasanastot. Asiasanoitus suositellaan tehtäväksi ensisijaisesti tarkimman mahdollisen asiasanaston avulla. Museoalalla on suositeltavaa käyttää tarkimpana asiasanastona MASA:a ja muita erikoissanastoja ja yleisempänä sanastona YSA:a. Perustelu: Asiasanastojen käyttäminen parantaa tiedonhakua, kokoelmien hallintaa ja yhteiskäyttöisyyttä. Tarkimman mahdollisen asiasanaston käyttämisen avulla luettelointitietoihin saadaan ne sanat, jotka kuvaavat luetteloitua aineistoa mahdollisimman tarkasti. Asiasanojen lisääminen objektin tietoihin edistää tiedonhakua ja helpottaa tietojen löytymistä. Asiasanoilla ilmaistaan objektin sisältöä, symboliikkaa, merkitystä, funktiota, objektiin liittyviä tapahtumia tai ilmiöitä. Sanalistat Suositus: On suositeltavaa käyttää ensisijaisesti laajasti käytettyjä kansallisia tai kansainvälisiä asiasanastoja. Sanalistojen sanoja voi käyttää asiasanastojen lisänä, mutta ei yksinomaisina asiasanoina. Uusia, museokohtaisesti räätälöityjä sanalistoja ei suositella laadittavan. Perustelu: Museoiden omaan käyttöön räätälöidyt sanalistat eivät yleensä ole yhteismitallisia kansallisten sanastojen kanssa, joten ne eivät tue aineistojen 9 10 yhteiskäyttöisyyttä. 7 Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri. Kokonaisarkkitehtuurin yleiskuvaus. Määrittely 0.95.4.4.2011., s. 13. http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/20110407luonno/03_jhka_yleiskuvaus_20110404.pdf [viitattu 2012-06-26]. 8 Ks. Kansallisen digitaalisen kirjaston kokonaisarkkitehtuuri: Liite B Standardisalkku. http://www.kdk.fi/images/stories/tiedostot/kdk%20standardisalkku%202011-08-29.pdf [viitattu 2012-05-17]. 9 Tässä yhteiskäytöllä tarkoitetaan mm. museoiden ja muiden muistiorganisaatioiden metadatan näyttämistä ja hakemista yhteisistä palveluista kuten kokoelmaselaimista ja KDK:n asiakasliittymistä. 10 Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri. Julkisen hallinnon tietoarkkitehtuuri 0.95. 4.4.2011., s 3, 17. http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/20110407luonno/12_jhka_tietoarkkitehtuuri_20110404.pdf [viitattu 2012-06-15]. 5

Vapaat asiasanat Suositus: Vapaita asiasanoja suositellaan käytettävän vain poikkeustilanteissa. Ennen vapaan asiasanan kirjaamista on tarkistettava, löytyykö kyseinen sana jo jostain saatavilla olevasta asiasanastosta. Perustelu: Vapaiden asiasanojen käyttämisessä ongelmana on sanojen irrallisuus: sanastoon kuuluvan sanan ja vapaan asiasanan välisiä suhteita ei ole määritelty. Luokitusjärjestelmät Suositus: On suositeltavaa käyttää laajasti käytettyjä ja tunnettuja kansainvälisiä luokitusjärjestelmiä. Museokokoelmien luetteloinnissa suositellaan käytettäväksi Outline of Cultural materials -luokitus- 11 järjestelmää eli Kulttuuriaineistojen luokitus -järjestelmää (OCM).Taideteosten aiheenmukaiseen 12 luokitukseen suositellaan KDK:n standardisalkkuun merkittyä Iconclass -luokitusjärjestelmää. Kotitaloustavaroiden ja palveluiden luokitukseen voidaan käyttää Classification of Individual Consump 13 tion according to Purpose -järjestelmää (COICOP). Perustelu: Objektien ryhmitteleminen erilaisiin kokonaisuuksiin yleisesti tunnettujen luokitusjärjestelmien avulla parantaa tiedonhakua, kokoelmien hallintaa ja yhteiskäyttöisyyttä kansallisesti ja kansainvälisesti. Museoiden omat luokitusjärjestelmät Suositus: On suositeltavaa käyttää ensisijaisesti laajasti käytettyjä ja yleisesti museoalalla tunnettuja kansainvälisiä ja kansallisia luokitusjärjestelmiä. Museoiden omia luokitusjärjestelmiä voi käyttää näiden luokitusjärjestelmien lisäksi, mutta ei yksinomaisesti. Perustelu: Kansainvälisten luokitusjärjestelmien avulla verkossa julkaistu museoaineisto on saavutettavampaa, sillä aineiston luokittelu yhteisiä luokitusjärjestelmiä käyttäen mahdollistaa aineistojen organisaatioiden välisen käytön. Museoiden omat luokitusjärjestelmät voivat olla tärkeitä kokoelmahallinnan välineitä museolle itselleen, mutta tiedon yhteiseen esittämiseen ne eivät sovellu. Yleisohjeita asiasanoittamisesta ja luokituksesta Suositus: Asiasanastojen, sanalistojen ja vapaiden asiasanojen sanat sekä luokitusjärjestelmien luokat tulee kirjata kokoelmahallintajärjestelmään siten, että ne erottuvat toisistaan. Jokaisen sanan ja luokan kohdalla ilmoitetaan, mistä sanastosta tai luokitusjärjestelmästä kirjattu sana tai luokka on peräisin. Perustelu: Tiedon jatkokäsittelyssä on tärkeää tietää, mistä sanastosta tai luokittelujärjestelmästä kirjattu tieto on peräisin. 14 Ontologiat Valtiovarainministeriö on myöntänyt Kansalliskirjastolle määrärahan Onki-palvelun ja julkisen hallinnon yhteisten ontologioiden kehittämiseen ja ylläpitoon. Tämän seurauksena kansallisen ontologiapalvelun ja Ontologia-kirjaston (ONKI) kehittäminen siirtyy vuonna 2013 Kansalliskirjastolle, joka tulee tekemään yhteistyötä myös museoiden kanssa. Ontologioiden osalta suositus päivittyy tarpeen vaatiessa. 11 Ks. suomennettu versio: Kulttuuriaineiston luokitus, 2006. 12 Ks. suomennettu versio Iconclass. http://www.fng.fi/instancedata/prime_product_julkaisu/vtm/embeds/vtmwwwstructure/15775_iconglasssanasto.pdf [viitattu 2012-04-27]. 13 Yksilöllisen kulutuksen käyttötarkoituksen mukainen luokitus. http://www.tilastokeskus.fi/meta/luokitukset/_linkki/coicop.pdf [viitattu 2012-06-20]. 14 Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kokoelmahallintajärjestelmässä on omat kentät tai tilat eri asiasanastojen sanoille ja että tieto käytetystä asiasanastosta tallentuu järjestelmään. Näin ollen esimerkiksi Museoalan asiasanastosta poimitut sanat ja Yleisestä suomalaisesta asiasanastosta poimitut sanat tulee kirjoittaa omiin kenttiinsä. 6

Lähteet Iconclass. Aiheenmukaisen luokitusjärjestelmän suomennettu sanasto. [verkkoaineisto]. Valtion taidemuseo, Kuvataiteen keskusarkisto/erkki Anttonen [tuottaja ja jakaja]. [viitattu 2012-04-27]. Saatavissa: http://www.fng.fi/instancedata/prime_product_julkaisu/vtm/embeds/vtmwwwstructure/15775_ iconglasssanasto.pdf Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri. Julkisen hallinnon tietoarkkitehtuuri 0.95. 4.4.2011. [verkkoaineisto]. Valtionvarainministeriö [tuottaja ja jakaja]. [viitattu 2012-06-14]. Saatavissa: http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/20110407luonno/12_jhka_ Tietoarkkitehtuuri_20110404.pdf Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri. Kokonaisarkkitehtuurin yleiskuvaus. Määrittely 0.95. 4.4.2011. [verkkoaineisto]. Valtionvarainministeriö [tuottaja ja jakaja]. [viitattu 2012-06-14]. Saatavissa: http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/20110407luonno/03_jhka_ Yleiskuvaus_20110404.pdf Kansallisen digitaalisen kirjaston kokonaisarkkitehtuuri: Liite B Standardisalkku. [verkkoaineisto]. Kansallinen digitaalinen kirjasto, 2011-08-29 [tuottaja ja jakaja]. [viitattu 2012-05-20]. Saatavissa: http://www.kdk.fi/images/stories/tiedostot/kdk%20standardisalkku%202011-08-29.pdf Kansallisen digitaalisen kirjaston kokonaisarkkitehtuurin sanaston esittelevät verkkosivut. [verkkoaineisto]. [viitattu 2012-02-17]. Saatavissa: http://www.kdk.fi/fi/kokonaisarkkitehtuuri/sanasto Kettula, Suvi. Semanttisen webin ontologisen tekstiilikäsitteistön kehittäminen ja liittäminen museoiden luettelointitietoihin. Helsinki: Helsingin yliopisto, 2009. Kotitalous ja käsityötieteiden laitoksen julkaisuja 21. ISBN 978-952-10-5844-8 (nid.). ISBN 978-952-10-5845-5 (PDF). Saatavissa: http://urn.fi/urn:isbn:978-952-10-5845-5 Kulttuuriaineiston luokitus. Outline of cultural materials. Sihvo, Pirkko (toim.). Helsinki: Museovirasto, 2006. ISBN 951-616-104-9 Lång, Reija & Valanto, Sirkka. Museoalan asiasanaston uudistaminen. Esiselvitys. Museoalan asiasanaston (MASA) uudistamishankkeen ensimmäisen vaiheen loppuraportti. Helsinki: Museovirasto, 2008. ISBN 978-951-616-196-2 (nid.). ISBN 978-951-616-197-9 (PDF). Saatavissa: http://www.nba.fi/fi/file/775/masa-uudistaminen.pdf van Mensch, Peter. Towards a methodology of museology. Phd Thesis, University of Zagreb, 1992. [verkkoaineisto] [viitattu 2012-06-14]. Saatavissa: http://www.muuseum.ee/en/erialane_areng/museoloogiaalane_ki/p_van_mensch_towar Yksilöllisen kulutuksen käyttötarkoituksen mukainen luokitus. COICOP. [verkkoaineisto]. Tilastokeskus [tuottaja ja jakaja]. Helsinki, 2002. Käsikirjoja 44. ISBN: 952-467-051-8 (PDF). [viitattu 2012-06-20]. Saatavissa: http://www.tilastokeskus.fi/meta/luokitukset/_linkki/coicop.pdf 7