HELSINGIN KAUPUNKI OPETUSVIRASTO 3.2.2012 1 (6) OHJEITA TUTKIMUSLUVAN HAKIJALLE Mihin tutkimuksiin tarvitaan lupa opetusvirastossa Silloin, kun opetusviraston ulkopuolinen taho haluaa tehdä opetusvirastoon kohdistuvan tutkimuksen, on tähän tarkoitukseen haettava tutkimuslupa. Tutkimuslupaa ei tarvitse hakea opetusviraston tilaamiin tutkimuksiin eikä lakisääteisiin tutkimuksiin. Lupa tarvitaan riippumatta siitä, kerätäänkö aineisto henkilörekistereistä, haastattelemalla, kyselylomakkein tai muilla menetelmillä. Lomaketta käytetään samalla lupahakemuksena tietojen saamiseksi salassa pidettävistä asiakirjoista. Myös tekniset tallenteet kuten kuva- ja äänitallenteet ovat asiakirjoja. Myös opetusviraston henkilökuntaan kuuluvan on haettava tutkimuslupaa, jos tutkimusta ei tehdä osana henkilön virka- tai työtehtäviä vaan esim. opiskeluun liittyvänä. Opetusviraston omiin, virkatyöhön sisältyviin tutkimuksiin ei tarvita tutkimuslupaa, mutta jos niissä käytetään henkilötietoja, on haettava lupa näiden tietojen saantiin myös virkatyönä tehtävään tutkimukseen. Tutkimuslupia koskevia yleisiä periaatteita opetusvirastossa Opetusvirasto on määritellyt tutkimuslupien myöntämiselle seuraavanlaiset periaatteet: - tutkimus hyödyttää Helsingin kaupungin opetustointa ja edellyttää tutkimuksen tekemistä nimenomaan Helsingin kaupungin opetusvirastossa tai sen alaisissa kouluissa taikka oppilaitoksissa. Opetusviraston henkilökunta ei toimi tutkijan tutkimusapulaisena muissa kuin erikseen sovituissa asioissa, jotka tutkija mainitsee hakemuslomakkeen ao. kohdassa. - kohdeorganisaatio ja kohdehenkilöt suostuvat tutkimukseen (tämä on pääsääntö, josta mm. eräät oppimista ja kouluterveyttä koskevat lainsäädännön velvoittamat tutkimukset ovat poikkeuksia). Lähtökohtaisesti tutkimukseen osallistuvia tiedotetaan tutkimuksesta ja sen luonteesta ja pyydetään aina suostumus, ja ellei ole erityistä perustetta, suostumus pyydetään kirjallisesti. Jos tutkimuksen kohteena on alaikäisiä lapsia, tiedotetaan tutkimuksesta huoltajille ja suostumus pyydetään huoltajilta. - Jos tutkimus koskee jotakin/joitakin kouluja, tutkimusyhteistyöstä tulee alustavasti neuvotella ja sopia ensin koulun tai oppilaitoksen rehtorin kanssa jo ennen tutkimusluvan anomista. Poikkeuksena tästä ovat tutkimukset, jotka koskevat esim. kaikkia peruskouluja tai lukioita, jolloin tutkija hakee ensin opetusvirastolta tutkimusluvan. - hakemuksen liitteenä on aina tutkimussuunnitelma, jonka tutkimuslaitos on hyväksynyt. - tutkija sitoutuu allekirjoituksin siihen, ettei käytä saamiaan tietoja tutkittavan tai hänen läheistensä vahingoksi tai halventamiseksi taikka sellaisten muiden etujen loukkaamiseksi, joiden suojaksi on säädetty salassapitovelvollisuus enkä luovuta saamiaan henkilötietoja sivullisille. Lisäksi tutkija sitoutuu perehtymään
2 (6) lainsäädännön, erityisesti henkilötietolain henkilötietojen käsittelylle asettamiin vaatimuksiin sekä tietojen lainmukaiseen käsittelyyn. - tutkimusaineiston kerääminen opetusviraston rekisteriaineistosta edellyttää aina erillistä lupaa. Tietojen luovutus edellyttää aina tapauskohtaista harkintaa ja voi tapahtua ainoastaan viranomaisen julkisuutta koskevassa laissa säädettyjen vaatimusten mukaisesti. Tietoa haetaan lomakkeella, joka löytyy tietosuojavaltuutetun kotisivuilta (www.tietosuoja.fi). Henkilötietojen käsittelystä laaditaan rekisteriseloste, joka laitetaan hakemukseen liitteeksi. - tutkija sitoutuu luovuttamaan valmiista tutkimusraportista yhden kappaleen korvauksetta opetusvirastolle. - Lisäksi opetusvirasto toivoo, että tutkija suostuu siihen, että hänen tekeillään olevasta tutkimuksesta voidaan kertoa lyhyesti hänen tutkimuslupahakemuksessa itse esittämällään tavalla opetusviraston www-sivuilla ja intranetissa. sekä laatimaan opetusviraston www-sivuilla ja intranetissa julkaisemista varten valmistuneesta tutkimuksesta lyhyen tiedotteen. Hakemuslomakkeiden palauttaminen, hakemuksen käsittelyaika ja lisätiedot Hakemuslomake palautetaan seuraavaan osoitteeseen: laatupäällikkö Leena Oulasvirta Opetusvirasto/hallinto- ja kehittämiskeskus PL 3000 00099 HELSINGIN KAUPUNKI Tutkimuslupahakemus on syytä jättää hyvissä ajoin. Tavallisesti luvan käsittely kestää noin kuukauden. Jos hakemus on puutteellisesti täytetty tai kaikkia tarpeellisia liitteitä ei ole toimitettu, voi käsittely viivästyä. Lisätietoja tutkimuslupien hakemisesta antaa Leena Oulasvirta, puh. 09 310 80563 tai 050 375 0886. Hakulomakkeen täyttäminen 1. Tutkija Hakija täyttää lomakkeen kohdat 1 9. Kohtaan merkitään tutkimuksen toteuttaja, joka voi olla esimerkiksi yksittäinen tutkija tai tutkijaryhmä taikka tutkimuslaitos. Tutkijan nimi, osoite, sähköposti, tutkimuslaitos, oppilaitos tai muu yhteisö, koulutus/ammatti kirjoitetaan tähän. 2. Tutkimuksen ohjaaja/johtaja Tutkimukselle nimetään vastuullinen johtaja. Tällä tarkoitetaan tutkimuksen toteuttajan/rekisterinpitäjän määräämää henkilöä, joka on vastuussa kyseisen tutkimuksen toteuttamisesta, eikä esimerkiksi laitoksen yleisestä tutkimushallinnosta vastaavaa henkilöä.
3 (6) Jos kyse on opinnäytetyöstä, merkitään opinnäytetyön ohjaajan nimi ja asema. Johtajan/ohjaajan nimi, toimipaikka ja osoite, sähköpostiosoite, oppiarvo ja ammatti kirjoitetaan tähän. 3. Tutkimuksen nimi, taso ja kohde Tässä kohdassa kerrotaan tutkimuksen nimi, tutkimuksen taso (väitöskirja, lisensiaattityön pro gradu, ammatillinen opinnäytetyö, muu opinnäytetyö, muu, mikä?) sekä kohdeyksiköt (hallinto, koulut/oppilaitokset, luokat) ja otoksen koko). Lisäksi kerrotaan, onko koulujen/oppilaitosten rehtoreiden kanssa neuvoteltu tutkimuksesta (pääsääntö) ja esitetään perustelut sille, miksi tutkimus halutaan toteuttaa juuri Helsingin opetustoimessa sekä kuvataan tutkimuksen hyödyt Helsingin opetustoimelle. Odotukset opetusviraston osuudesta tutkimuksen tekemisessä kuvataan. Kohdassa ilmoitetaan, onko kysymyksessä kertaluonteinen vai seurantatutkimus. Tehdään tutkimussuunnitelmaan perustuva arvio tutkimuksen kestoajasta sekä määritellään aineiston keruuaika. Aineiston keruun ajankohtaa määriteltäessä kannattaa mahdollisimman realistisesti ottaa huomioon tutkimuksen valmisteluun kuluva aika. 4. Tutkimussuunnitelma Tässä kohdassa ilmoitetaan tutkimussuunnitelman hyväksymispäivä tutkimuslaitoksessa ja kerrotaan, onko opetusvirastolla oikeus antaa julkistaa tutkimussuunnitelma. Lisäksi kirjoitetaan lyhyt yhteenveto tutkimussuunnitelmasta ja kerrotaan, onko opetusvirastolla oikeus julkistaa tämä lyhyt yhteenveto tutkimussuunnitelmasta internet-ja/tai intranet-sivuillaan. Lisäksi opetusvirasto toimittaa opinnäytetöiden osalta Helsingin kaupungin tietokeskuksen tutkimusrekisteriin tutkimuslupia koskevat perustiedot (Helsingin kaupunginhallituksen suositus opinnäytetutkimusten käytöstä Helsingin kaupungin hallintokunnissa, Khs 2009-2461). Tutkimussuunnitelma laitetaan aina hakemuksen liitteeksi. 5. Tutkimuksen tiedonkeruu, aineistonhankinta sekä tiedottaminen ja suostumuksen hankkiminen Tapoja kerätä tietoa ja aineistoa tutkimukseen voivat olla esim. kyselyt, haastattelut, koe-asetelma, havainnointi, videointi ja asiakirja-/tietoanalyysit. Jos tutkija pyytää saada henkilötietoja joko opetusviraston henkilöstöstä tai oppilaista/ opiskelijoista, hänen tulee täyttää tätä varten ao. lomake ja tutustua henkilötietojen käsittelyä koskeviin säädöksiin (linkki tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuille). Tässä kohdassa ilmoitetaan, onko kysymyksessä kertaluonteinen vai seurantatutkimus. Tehdään tutkimussuunnitelmaan perustuva arvio tutkimuksen kestoajasta sekä määritellään aineiston keruuaika. Aineiston keruun ajankohtaa määriteltäessä kannattaa mahdollisimman realistisesti ottaa huomioon tutkimuksen valmisteluun kuluva aika. Lisäksi lähtökohtaisesti tutkimukseen osallistuvia tiedotetaan tutkimuksesta ja sen luonteesta ja pyydetään aina suostumus, ja ellei ole erityistä perustetta, suostumus
4 (6) pyydetään kirjallisesti. Jos tutkimuksen kohteena on alaikäisiä lapsia, tutkimuksesta tiedotetaan ja suostumus pyydetään huoltajilta. Tutkimuslupahakemukseen on aina liitettävä mallikirje tiedote- ja suostumuskirjeestä. Tiedote- ja suostumuskirje tulee kirjoittaa selkeästi niin, että kirjeen kohderyhmä voi sen helposti ymmärtää. Kirjeen tulee sisältää seuraavat tiedot: Lyhyt kuvaus tutkimuksesta ja sen tarkoituksesta ja siitä, miten tutkimuksen kohde on valikoitunut tutkimukseen. Miten tutkimuksen kohteen yhteystiedot on saatu? Tutkimuksen kohteen tietojen suojaaminen ja sen varmistaminen, että tiedot käsitellään ja esitetään joka vaiheessa niin, että yksilökohtaiset asiakkaan tiedot eivät paljastu. Miten tulokset raportoidaan ja julkistetaan? Tunnistetietojen ja tutkimusaineiston hävittäminen tai säilyttäminen. Sen toteaminen, että tutkimuksen osallistuminen on täysin vapaaehtoista ja tutkimuksen kohteena olevilla henkilöillä on oikeus kieltäytyä osallistumisesta tutkimukseen ja vetäytyä tutkimuksesta missä tahansa tutkimuksen vaiheessa ilman, että sillä on haitallisia vaikutuksia asiakkuuteen tai palvelujen saantiin. Kirjeessä tulee myös kertoa, minne ilmoitus kieltäytymisestä tehdään. Pyydettäessä alaikäisiä lapsia osallistumaan tutkimukseen kirjeessä tulee varata tila molempien vanhempien/huoltajien suostumukselle. 6. Henkilötiedot ja niiden käsittely Jos tutkimusaineisto sisältää henkilötunnistetietoja (esim. henkilötunnus ja/tai henkilön nimi, tai jos henkilö on tunnistettavissa tietyissä yhteyksissä muiden tietojen perusteella), pitää perustaa henkilötietolain mukainen tutkimusrekisteri. Tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilla on ohjeet ja lomake rekisteriselosteen laadinnasta tutkimustyötä varten (linkki). Henkilörekisterillä tarkoitetaan käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuvaa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla taikka joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti. On otettava huomioon, että rekisterin perustamista edellyttää myös ääni-, kuva- tai videomateriaali, josta henkilö on tunnistettavissa. Myös tällaisen aineiston säilyttäminen, arkistoiminen ja hävittäminen on rekisteriselosteessa selvitettävä. Luonnos tutkimustyöhön tarkoitetuksi rekisteriselosteeksi on näissä tapauksissa laitettava hakemuksen liitteeksi. 7. Sitoumukset Kohdassa ilmoitetaan muut kyseessä olevassa tutkimuksessa käytettävät tiedot, joiden tutustumiseen on saatu lupa tai joihin ollaan hakemassa lupia, aiemmat tutkimusaineistot, tutkimuksen piiriin kuuluvilta henkilöiltä tai heidän suostumuksellaan saadut tiedot jne. Jäljennös/jäljennökset viranomaisluvasta/-luvista liitetään hakemukseen, samoin selvitys tutkittaville annetusta informaatiosta ja malli suostumuksesta tapauksissa, joissa tietoja on saatu/pyydetty tutkimuksen piiriin kuuluvilta henkilöiltä tai heidän suostumuksellaan)
5 (6) Kaikkien niiden henkilöiden, jotka käsittelevät tutkimusaineistoa henkilötasolla, on annettava allekirjoituksillaan sitoumus siitä, etteivät he käytä saamiaan tietoja asiakkaan tai hänen läheistensä vahingoksi tai halventamiseksi taikka sellaisten muiden etujen loukkaamiseksi, joiden suojaksi on säädetty salassapitovelvollisuus, eivätkä luovuta saamiaan tietoja sivulliselle. Lisäksi tutkija vakuuttaa olevansa tietoinen lainsäädännön, erityisesti henkilötietolain asettamista vaatimuksista sekä vastuustaan tietojen lainmukaisesta käsittelystä. Tutkimuksen tekijä sitoutuu samalla toimittamaan yhden valmiin kappaleen tutkimusraporttia opetusviraston hallinto- ja kehittämiskeskuksen tieto- ja ennakointipalvelut ryhmään, os. PL 3000, 00099 Helsingin kaupunki. 8. Valmistelijan puolto Tässä kohdassa opetusviraston hallinnossa työskentelevä tutkimuslupien valmistelija ottaa kantaa siihen, puoltaako hän tutkimusluvan myöntämistä. Jos tutkimus koskee kahta tai useampia opetusviraston osastoja, puoltokohdan täyttää myös osaston ao. päätöksentekijä, minkä jälkeen opetustoimen johtaja ottaa kantaa siihen, hyväksyykö hän hakemuksen. 9. Päätöksentekijän allekirjoitus ja aineistonkeruuajan toteaminen Tässä kohdassa osaston ao. päätöksentekijä tai jos tutkimus koskee useita opetusviraston osastoja, opetustoimen johtaja ottaa kantaa siihen, myöntääkö hän tutkimusluvan.. 1. Tutkija Nimi, osoite, sähköposti, tutkimuslaitos, oppilaitos tai muu yhteisö, koulutus/ammatti 2. Tutkimuksen ohjaaja/johtaja Nimi, toimipaikka ja osoite, sähköpostiosoite, oppiarvo ja ammatti 3. Tutkimuksen nimi, taso ja kohde Tutkimuksen nimi, tutkimuksen taso (väitöskirja, lisensiaattityön pro gradu, kandidaatin työ, ammatillinen opinnäytetyö, muu opinnäytetyö, muu, mikä?, kohdeyksiköt (hallinto, koulut/oppilaitokset, luokat, otoksen koko), onko koulujen/oppilaitosten rehtoreiden kanssa neuvoteltu tutkimuksesta, perustelut sille, miksi tutkimus halutaan toteuttaa juuri Helsingin opetustoimessa ja Helsingin opetustoimen saamien hyötyjen kuvaus. Lisäksi kuvataan opetusvirastoa koskevat odotukset/opetusviraston henkilökunnan tuki tutkimuksen tekemisessä. 4. Tutkimussuunnitelma Tutkimussuunnitelman hyväksymispäivä tutkimuslaitoksessa, opetusviraston oikeus julkistaa tutkimussuunnitelma, lyhyt yhteenveto tutkimussuunnitelmasta, opetusviraston oikeus julkistaa lyhyt yhteenveto tutkimussuunnitelmasta. Tutkimussuun-
nitelma hakemuksen liitteeksi. 6 (6) 5. Tutkimuksen tiedonkeruu ja aineistonhankinta, sekä tiedottaminen ja suostumuksen hankkiminen 6. Henkilötiedot ja niiden käsittely Kysely, haastattelu, asiakirja-/tilastoanalyysi, koeasetelma, havainnointi, videointi, muu, mikä? Tässä kohdassa kysytään, pyytääkö hakija tietoja opetusviraston hallinnassa olevista tiedoista kuten henkilöstöä tai oppilaita koskevista tiedostoista. Tässä kohdassa kysytään myös aineiston keruuajan alkamista ja päättymistä sekä sitä, onko kyseessä jatkuvaluonteinen seurantatutkimus vaiko kertaluonteinen tutkimus. Mallikirje tiedote- jasuostumuslomakkeesta liitteeksi. Liittyykö tutkimukseen henkilötunnistetietojen käsittelyä ja miten tällaisia tietoja käsitellään, arkistoidaan ja hävitetään. Tässä kysytään, käsitelläänkö tutkimuksessa henkilötietoja. Tässä kysytään, pyytääkö tutkija opetusvirastosta henkilötietoja (henkilöstö- tai oppilastietoja ja linkki lomakkeeseen?) Jos tutkimukseen liittyy henkilötietojen käsittelyä, rekisteriseloste liitetään hakemuksen liitteeksi (linkki tietosuojavaltuutetun toimiston tutkimustyössä käytettävään rekisteriselostelomakkeeseen ja ohjeisiin). Rekisteriselosteessa kerrotaan, myös henkilötietojen käsittelystä kuten säilyttämisestä ja hävittämisestä. 7. Sitoumukset ja allekirjoitus Sitoumus tietojen asialliseen käyttöön, vakuutus siitä, että tutkija on tietoinen tietojen asianmukaisen käsittelyn vaatimuksista. Lisäksi tutkija sitoutuu toimittamaan opetusvirastolle korvauksetta yhden kappaleen valmistuneesta tutkimuksestaan. 8. Valmistelijan puolto Valmistelijan nimi, allekirjoitus ja virkanimike sekä kannanotto hakemuksen hyväksyntään. Jos tutkimus koskee kahta tai useampia opetusviraston osastoja, puoltokohdan täyttää myös ao. osaston päätöksentekijä, minkä jälkeen opetustoimen johtaja ottaa kantaa siihen, hyväksyykö hän hakemuksen. 9. Päätöksentekijän allekirjoitus Opetusviraston päätöksentekijä tekee päätöksen luvan myöntämisestä, allekirjoittaa päätöksensä Liitteet: Tutkimussuunnitelma Muut liitteet, mitkä