1 LAPINJÄRVEN KUNNAN KONSERNIOHJE Kunnanhallitus 24.11.2008 Kunnanvaltuusto 10.12.2008 1. Kunnan omistajapolitiikka Kunnan omistajapolitiikan tavoitteena on turvata kunnan pitkäjänteinen toiminta ja varmistaa kunnan pääoman käyttöön sekä omaisuuden hankintaan ja hoitoon liittyvän päätöksenteon systemaattisuus, pitkäjänteisyys ja pääomien käytön tehokkuus. Omistajapolitiikalla ohjataan käyttöomaisuuden ja pitkäaikaisten pääomasijoitusten hankintaa, hoitoa ja luovutusta koskevaa päätöksentekoa. 2. Konserniohjeen tarkoitus ja tavoite Kunnan konserniohjeella luodaan puitteet Lapinjärven kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen omistajaohjaukselle kunnan tavoitteiden mukaisesti. Ohjetta noudatetaan soveltuvin osin myös osakkuusyhteisöjen ja kuntayhtymien omistajaohjauksessa. Konserniohjeella pyritään yhteisöjen ohjauksen yhtenäistämiseen, toiminnan läpinäkyvyyden lisäämiseen, kunnan yhteisöistä saaman tiedon laadun parantamiseen ja tiedonkulun tehostamiseen. 3. Soveltamisala Konserniohje koskee kuntaa ja sen tytäryhteisöjä sekä näiden tytäryhteisöjä. Kuntayhtymissä ja kunnan osakkuusyhteisöissä kunnan edustajien tulee pyrkiä siihen, että konserniohjeen periaatteita noudatetaan myös näissä yhtiöissä. Konserniin kuuluvat tytäryhteisöt, joihin kunnalla on kirjapitolain 1 luvun 5 :n tarkoittama määräysvalta. Osakkuusyhteisöillä tarkoitetaan kirjanpitolain 1 luvun 7 ja 8 :ien tarkoittamaa omistusyhteysyritystä ja osakkuusyritystä. Lapinjärven kuntakonsernin tytäryhtiöt ja osakkuusyhteisöt, sekä kuntayhtymät joissa kunta on jäsenenä ovat liitteessä 1. 4. Konserniohjeen käsittely ja hyväksyminen Konserniohjeen hyväksyy kunnanvaltuusto. Konserniohje käsitellään ja hyväksytään kunnan määräysvallassa olevien tytäryhtiöiden hallituksessa ja yhtiökokouksessa tai vastaavissa toimielimissä.
2 5. Konserniohjeen sitovuus Hyväksyttyä konserniohjetta noudatetaan konserniin kuuluvissa tytäryhteisöissä, jollei niitä koskevasta lainsäädännöstä tai yhtiöjärjestyksestä tai säännöistä muuta johdu. Käyttäessään omistajaohjausta kunta ottaa huomioon kutakin yhteisöä koskevaan lainsäädäntöön sisältyvän yhteisön omistajien yhdenvertaisen kohtelun periaatteet. Omistajaohjausta ei saa käyttää siten, että yhteisön päätös tai toimenpide tuottaa yhteisön toiselle omistajalle tai muulle epäoikeutettua etua tai haittaa yhteisön tai yhteisön toisen omistajan kustannuksella (yhdenvertaisuusperiaate). Konserniohjeeseen perustuvien yksittäisten ohjeiden ollessa ristiriidassa yhteisöä koskevien säännösten, kuten yhteisö- tai kirjanpitolainsäädännön tai muun pakottavan lainsäädännön kanssa, noudatetaan voimassa olevaa pakottavaa lainsäädäntöä. Yhteisön johdon on syytä ilmoittaa ristiriidasta välittömästi kirjallisesti kunnanjohtajalle. Konserniohje ei muuta tytäryhteisöjen, osakkuusyhteisöjen tai kuntayhtymän johdon oikeudellista asemaa tai vastuuta. 6. Konsernin ohjaus ja johtaminen Kunnanvaltuusto määrittelee omistajapolitiikan linjaukset, hyväksyy kuntalain mukaan vuosittaisissa talousarvioissa tai muutoin strategiset, toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä valvoo osaltaan niiden toteutumista. Kunnan konsernijohtoon kuuluvat kunnanhallitus ja kunnanjohtaja. Kunnanhallitus antaa kuntaa eri yhteisöjen, laitosten tai säätiöiden toimielimissä edustaville henkilöille ohjeita kunnan kannan ottamisesta käsiteltäviin asioihin. Kunnanjohtaja käyttää puhevaltaa kunnanhallituksen puolesta ja arvioi konsernirakenteen kehittämistarpeita. Mahdollisista epäkohdista raportoidaan kunnanhallitukselle. Konsernijohto vastaa kuntakonsernin ohjauksesta ja konsernivalvonnan järjestämisestä. 7. Edustajat tytäryhteisöjen hallintoelimissä Omistajien keskeisiä vaikuttamismuotoja yhteisön toimintaan on edustajien valitseminen yhteisön hallinto- ja päätöksentekoelimiin. Edustajien valinnassa otetaan huomioon kyvykkyys arvioida johdon toimintaa sekä strategisten, toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden ja omistajaohjauksen toteutumista. Tytäryhteisöt ovat velvollisia pyytämään ennen erityisen merkittäviä päätöksiä ohjeet konsernijohdolta päätöksentekoa varten. Ohjeita tulee pyytää ja antaa mm. seuraavissa asioissa:
3 - hallituksen jäsenten valinta - toimitusjohtajan valinta sekä tämän työsuhteen ehdoista päättäminen - tilintarkastajan valinta - toiminnan olennainen laajentaminen tai supistaminen - yhtiöjärjestyksen tai sääntöjen muuttaminen - yhteisön toimialan kannalta poikkeuksellisen merkittävä investointi tai omaisuuden luovutus - poikkeuksellisen huomattava velanotto, lainananto ja takauksen tai vakuuden antaminen - taloudellisesti poikkeuksellisen merkittävien sopimusten tekeminen - muu yhteisön toimintaedellytyksiin tai palvelukykyyn olennaisesti vaikuttava asia. Konsernijohdolla tai tämän nimeämällä edustajalla on oikeus osallistua tytäryhteisön hallituksen kokouksiin ja käyttää niissä puheoikeutta. 8. Tilikausi, kirjanpito, sisäinen valvonta, tilintarkastus ja raportointi Tytäryhteisöjen tilikausi on kalenterivuosi. Yhteisöt laativat kirjanpidon yhtenäisesti siten, että tilinpäätöksistä on laadittavissa konsernitilinpäätös. Kunnan taloussihteeri antaa ohjeet tilinpäätöksen laatimisesta ja tarvittaessa myös kirjanpidon järjestämisestä. Kunnan tilintarkastaja nimetään myös tytäryhteisön yhdeksi tilintarkastajaksi, ellei muuta erikseen sovita. Tarkastuslautakunnalla on oikeus saada tietoja tytäryhteisön toiminnasta arvioidakseen valtuuston asettamien tavoitteiden toteutumista. Tytäryhtiön tulee järjestää riittävä sisäinen valvonta ja riskienhallintajärjestelmä. Kunnanjohtaja järjestää tytäryhteisön konsernivalvonnan haluamassaan laajuudessa ja saa tätä varten tarvittavat tiedot tytäryhtiöiltä. Konsernivalvonnan kohdealueet ovat: 1. konsernitavoitteiden asettaminen ja toteutumisen arviointi 2. tytäryhteisöjen toiminnan tuloksellisuuden ja taloudellisen aseman seuranta, analysointi ja raportointi 3. keskitettyjen konsernitoimintojen ja palvelujen käyttö 4. riskienhallintajärjestelmien toimivuus. Tytäryhteisö raportoi kunnalle toiminnastaan ja taloudestaan suhteessa valtuuston asettamiin tavoitteisiin konsernijohdon ja taloushallinnon antamien ohjeiden ja aikataulun mukaisesti vähintään tilinpäätös- ja osavuosikatsauksina. Lepäävässä tilassa oleva yhtiö toimittaa vain tilinpäätöstiedot. Raportointi on lisäksi välttämätöntä aina, kun yhteisön toiminnassa on havaittavissa olennaisia poikkeamia kunnan määrittämistä tavoitteista. Tytäryhteisöt lähettävät toimielintensä esityslistan ja pöytäkirjat konsernijohdolle.
4 9. Henkilöstöpolitiikka Konserniyhteisöt noudattavat toiminnassaan soveltuvin osin kunnan henkilöstöpolitiikan periaatteita. 10. Tukipalvelut Tavoitteena on, että konsernissa hyödynnetään erilaisten tukipalvelujen hankinta- ja volyymiedut sekä ammatti- ja erityisosaaminen. Tytäryhteisöjen hankinnat kuuluvat julkisista hankinnoista annetun lain piiriin. Maakunnalliseen hankintatoimeen kuulumattomien tytäryhteisöjen kanssa neuvotellaan tarkoituksenmukaisesta yhteistyöstä taloudellisten hyötyjen aikaansaamiseksi. Rahoituksen ja rahoitusriskin hallinta on osa konsernijohtamista. Tytäryhteisöt noudattavat konsernijohdon antamia ohjeita rahoituksen suunnittelussa ja järjestämisessä. 11. Esteellisyys kuntakonsernissa Osakeyhtiölain 6 luvun 4 ja 19 :n mukaan hallituksen jäsen tai toimitusjohtaja ei saa osallistua hänen ja yhtiön välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn. Hän ei myöskään saa ottaa osaa yhtiön ja kolmannen henkilön välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn, mikäli hänellä on siitä odotettavana olennaista etua, joka saattaa olla ristiriidassa yhtiön edun kanssa. Yhteisöjäävisäännöksessä olevan poikkeuksen perusteella kunnan luottamushenkilö, viranhaltija tai työntekijä ei ole esteellinen kunnassa sillä perusteella, että hän on kunnallisen liikelaitoksen, kunnan tytäryhteisön tai kuntayhtymän hallituksen, hallintoneuvoston tai muun niihin rinnastettavan toimielimen jäsen tai toimitusjohtaja tai sitä vastaavassa asemassa. Henkilö on kuitenkin esteellinen, jos kysymys on sellaisesta asiasta, jossa kunnan ja edellä mainitun liikelaitoksen tai yhteisön edut ovat ristiriidassa keskenään tai jossa asian tasapuolinen käsittely edellyttää, ettei hän osallistu asian käsittelyyn. (Kuntalain 52 :n 4 momenttiin tehty muutos). 12. Konserniohjeen voimaantulo Konserniohje tulee voimaan 1.1.2009 alkaen.
5 LAPINJÄRVEN KUNTAKONSERNI LAPINJÄRVEN KUNTA TYTÄRYHTEISÖT Kiinteistö Oy Labyrintti 100 % Lapinjärven kauppakomppania Oy 100 % OSAKKUUSYHTEISÖT Asunto Oy Elokallio 25,7 % Kiinteistö Oy Porlammin Taitotalo 45,0 % KONSERNITILINPÄÄTÖKSEEN YHDISTELTÄVÄT KUNTAYHTYMÄT Loviisanseudun terveydenhuollon ky 14,88 % Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri 0,224 % Sk för Yrkesutbildning i Ö-N 3,06 % I-U Koulutuskuntayhtymä Edupoli 1,03 % Muu konserni 2,38 % Kårkulla samkommun 0,11 % Uudenmaan Erit.huoltopiirin ky 1,1 % Itä-Uudenmaan liitto 3,426 %