TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja - Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1. Rekisterinpitäjä Mäntsälän kunta, Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde) 019 264 5000 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö vastaavat henkilöt: Laura Nikunen, vt. johtava ylilääkäri Kivistöntie 14 Minna Koivumäki, vanhuspalvelupäällikkö Heikinkuja 4 yhteyshenkilöt: Marika Hämäläinen, johtava hoitaja (terveyskeskus) Marianne Heinola, suunnittelija (vanhuspalvelut) 04600 MÄNTSÄLÄ puhelin (019) 264 5000 3. Rekisterin nimi POTILASREKISTERI 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestäminen, potilaan hoidon suunnittelu ja toteutus hoidon seuranta ja laadunvalvonta potilaan mahdollinen ohjaaminen muuhun hoitolaitokseen terveydenhuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvonta ja mahdollisten korvausvaatimusten selvittäminen potilaan hoidon ja tutkimusten laskutus potilastietojen käyttö terveyspalvelujen toiminnan tilastointi- ja seurantatarkoituksiin sekä tieteelliseen tutkimustoimintaan Asiakkaan etuuksien ja velvoitteiden varmistaminen ja dokumentaatio esim. vakuutukset, Kelan etuisuudet Potilasrekisteriin kuuluvat seuraavat palvelut: Neuvolapalvelut Kouluterveydenhuolto
Opiskeluterveydenhuolto Psykologitoiminta Mielenterveys- ja päihdetyö Suun terveydenhuolto Lääkinnällinen kuntoutus Tehostettu palveluasuminen/potilastiedot Pitkäaikaishoito Vanhainkoti/potilastiedot Akuutti vuodeosasto Perheneuvola Puheterapia Toimintaterapia Fysioterapia Mäntsälän terveyskeskuksen potilasrekisteri on osa terveydenhuoltolain 9 :ssä tarkoitettua sairaanhoitopiirin (HUS) alueen kunnallisen terveydenhuollon yhteistä potilastietorekisteriä. Mäntsälän terveyskeskus / on rekisterinpitäjänä omassa toiminnassa syntyneiden potilastietojen ja - asiakirjojen osalta. Ostopalveluista on laadittu oma rekisteriseloste, joiden osalta Mäntsälän kunta / toimii rekisterinpitäjänä. Palveluntuottajien ylläpitämät Mäntsälää koskevat rekisterit ovat potilasrekisterin osarekistereitä. Suomen perustuslain yksityiselämän suojaa koskeva säännös (731/1999) Henkilötietolaki (523/1999) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) Terveydenhuoltolaki (1326/2010) Erikoissairaanhoitolaki (1062/1989), Kansanterveyslaki (66/1972) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (potilaslaki) (785/1992) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) Laki sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007) Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994) Mielenterveyslaki (1116/1990) Arkistolaki (831/1994) Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä (298/2009) Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999) Sosiaali- ja terveysministeriön asetus lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälineiden luovutuksesta 1363/2011(apuvälineasetus) Sosiaali- ja terveysministeriön asetus 1257/2015 terveydenhuollon valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista 5. Rekisterin tietosisältö Tietosisältö Potilaan yksilöinti- ja yhteistiedot - nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, tarvittaessa ammatti, yhdyshenkilö/lähiomainen, lääkäri, hoitaja, riskitiedot Tutkimukseen, kuntoutukseen ja hoitoon liittyvät tiedot
HUS:n RADU röntgenjärjestelmään ja Weblab -laboratoriojärjestelmään tallennetut tiedot: HUS:lta ostopalveluna hankitut laboratorio- ja röntgenpalvelut, joista syntyvistä osarekisteritiedoista on HUS:n tekemät rekisteriselosteet Manuaalinen aineisto Potilaskohtaisissa kansioissa säilytetään mm. manuaalisesti allekirjoitetut todistusjäljennökset ja potilaan suostumukset, erimuotoiset testiaineistot, valokuvat sekä paperimuodossa olevat EKG-käyrät ja muut paperimuodossa olevat potilasasiakirjan osat. Yksityisiltä palveluntuottajilta hankittavien kuvantamistutkimusten kuvamateriaali säilytetään levykkeinä. Levykkeellä on potilaan tutkimuskerran kuvat. Yksityisiltä palveluntuottajilta tulevat fysioterapia/toimintaterapiaa koskevat palautteet säilytetään paperimuodossa. Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys: Tiedot ovat salassa pidettäviä Perusteet: Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 (621/1999), Henkilötietolaki 11 (523/1999) ja Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 (785/1992). 6. Säännönmukaiset tietolähteet Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään ensisijaisesti potilaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien sekä hoitoyksikössä syntyvien tietojen perusteella. Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Terveydenhuoltolain 9 :n mukaan yhteisessä potilastietorekisterissä (HUS) olevia eri toimintayksiköiden potilastietoja saadaan ilman potilaan antamaa erillistä suostumusta käyttää potilaan hoidon edellyttämässä laajuudessa sen jälkeen, kun potilasta on informoitu yhteisestä potilastietorekisteristä ja kun potilaalla on hoitosuhde n terveydenhuollon palveluihin / Mäntsälän terveyskeskukseen. Lisäksi edellytetään, ettei potilas ole kieltänyt tietojensa käyttöä. HUS-alueen yhteiseen potilasreksiteriin kirjatut tiedot ovat katsottavissa Uudenmaan Navitas-aluetietojärjestelmän sekä Kansallisen Terveysarkiston (Kanta-palvelut) kautta. Kansalliseen Terveysarkistoon liittyneiden terveydenhuollon toimintayksiköiden potilastiedot ovat katsottavissa potilaan hoitoon osallistuvissa toimintayksiköissä. Edellytyksenä on, että potilas on informoitu ja hän on tahtonsa mukaisesti voinut asettaa rajoituksia tietojensa näkymiselle. Myös Reseptikeskuksen tiedot ovat kaikkien sähköisen reseptiin liittyneiden terveydenhuollon toimintayksiköiden ja Apteekkien saatavilla laissa säädetyin edellytyksin. Mikäli tietoja hankitaan teknisen käyttöyhteyden avulla muista kuin HUS sairaanhoitopiirin potilasrekistereistä, tulee tähän saada asiakkaan lupa. Mäntsälän/Pornaisten asiakkaiden/potilaiden henkilö- ja osoitetiedot saadaan väestörekisteristä viikoittain. Turvakiellossa olevien henkilöiden osoitetiedot eivät päivity järjestelmään. Muut tarvittavat perustiedot kirjataan järjestelmään hoitosuhteen alussa. Kunnalla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 13 :n mukaisesti yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille potilaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Terveydenhuoltolain 9 :n mukaan yhteisessä potilastietorekisterissä (HUS) olevia eri toimintayksiköiden potilastietoja saa luovuttaa ilman potilaan antamaa erillistä suostumusta sen jälkeen kun potilasta on informoitu yhteisestä potilastietorekisteristä ja kun potilaalla on hoitosuhde tietoja tarvitsevaan terveydenhuollon toimintayksikköön. Lisäksi edellytetään, että potilas ei ole kieltänyt tietojensa käyttöä. HUS-alueen yhteiseen potilastietorekisteriin kirjattuja tietoja voidaan luovuttaa muille terveydenhuollon toimintayksiköille Uudenmaan Navitas- aluetietojärjestelmän sekä Kanta-palvelujen kautta. Valtakunnalliseen Potilastiedon arkistoon (earkisto) tallennetut Mäntsälä terveyskeskuksen potilasrekisterissä olevat keskeiset hoitotiedot ovat muiden terveydenhuollon toimintayksiköiden katsottavissa Kanta-palvelujen kautta (6/2014 alkaen). Edellytyksenä on, että potilas on informoitu ja hän on tahtonsa mukaisesti voinut asettaa rajoituksia tietojensa näkymiselle. Potilaan tietojen luovuttaminen edellyttää potilaan suostumusta, jos tiedot ovat muun kuin HUS-sairaanhoitopiirin alueen kunnallisen terveydenhuollon yhteisessä potilastietorekisterissä. Kanta palvelujen hallinnointi ja rekisterinpito on Kelan vastuulla. Valtakunnallisen Reseptikeskuksen tiedot ovat kaikkien sähköisen reseptiin liittyneiden terveydenhuollon toimintayksiköiden ja apteekkien saatavilla laissa säädetyin edellytyksin. Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyytää. Tietoja luovutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia ja tartuntatautien seurantaa varten. (Laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä 3 ja tartuntatautilain 4 luku). Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ylläpitämiä rekistereitä ovat hoitoilmoitusrekisteri, syntyneiden lasten rekisteri, raskauden keskeyttämisen- ja steriloimisrekisteri, syöpärekisteri, epämuodostumarekisteri, näkövammarekisteri ja tartuntatautirekisteri. Lääkelaitoksen ylläpitämiä rekistereitä ovat lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri, implanttirekisteri ja huumausaineseurantarekisteri. Laskutustiedot eivät ole potilasrekisterin tietoja. Potilasmaksujen laskutusaineisto siirretään taloushallinnon laskutusjärjestelmään laskutuksen toimittamista varten. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä
käsittelystä 3 luku (159/2007) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 4 luku (785/1992) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) Henkilötietolaki 1 luku (523/1999) Laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (556/1989) Terveydenhuoltolaki (1326/2010) 8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Henkilötietojen luovutukseen Euroopan Unionin ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään. Henkilötietolaki 5 ja 8 luku (523/1999) 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Tietojen suojauksen periaatteet: Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointisuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Potilastietoja saavat käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Potilaat/asiakkaat voivat käyttää internetin kautta sovittuja sähköisiä asiointipalveluja (esim. ajanvaraus) vahvaa tunnistautumista käyttäen. Manuaalinen aineisto Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti potilas-/asiakaskohtaisiin kansioihin. Arkistoissa ja hoitoyksiköissä on ovien lukitus ja kulunvalvonta. Osastoilla ja poliklinikoilla asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa/tiloissa. Sähköisesti tallennettu aineisto Rekisterin ATK:lle tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee ensisijaisesti vain toimikortilla, toissijaisesti käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Kansallisia terveysarkistopalveluja (Kanta) käytetään terveydenhuollon varmentajan myöntämällä ammatti- tai henkilöstökortilla. Organisaatiossa työskentelevät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuoja- ja tietoturvasitoumuksen. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttölokitietojen avulla. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalla on nimettynä seuranta- ja valvontatehtävää varten tietosuojavastaava.
Ostopalvelut Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajilta, huolehditaan tietoturvan- ja tietosuojan toteutumisesta palveluntuottajan kanssa tehtävässä sopimuksessa. Henkilötietolaki 6 luku (523/1999) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 5-6 luku (621/1999) Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallinta tavasta 1-2 luku (1030/1999) 10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Henkilötietolain 26 :n perusteella jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja potilasrekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Alaikäisellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot ja oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalle tai muulle lailliselle edustajalleen, jos hän ikäänsä, kehitystasoonsa ja asian laatuun nähden ymmärtää asian merkityksen. Huoltajalla on oikeus tarkastaa hänen lapsiaan koskevat tiedot, jos lapsen ei voida katsoa iän ja kehitystason perusteella ymmärtävän asian merkitystä. Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan sen mukaan, minkälainen määräys hänelle on annettu. Henkilötietolain 27 :n mukaan tarkastusoikeutta ei ole, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Yksilöity tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä ensisijaisesti omakätisesti allekirjoitetulla erillisellä lomakkeella tai esittää pyyntö henkilökohtaisesti. Lisätietoja/pyyntölomake on saatavilla yksiköistä tai netistä. Potilaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin hoitoyksikössä tai tiedot annetaan kirjallisesti. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja sen käyttäminen on maksutonta kerran kalenterivuodessa. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin/osarekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Lisätietoja/pyyntölomake http://www.mantsala.fi/hyvinvointi-japerhe/terveyspalvelut/potilaan-oikeudet Henkilötietolaki 6 luku (523/1999) 11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen Henkilötietolain 29 :n mukaan potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on
toteuttaminen oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä/lomakkeella/jotka saatavina netistä tai yksiköstä. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi. Lisätietoja/pyyntölomake http://www.mantsala.fi/hyvinvointi-japerhe/terveyspalvelut/potilaan-oikeudet