AFFECTO OYJ:N SELVITYS HALLINTO- JA OHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ (CORPORATE GOVERNANCE STATEMENT) Yleiset periaatteet Affecto Oyj on laatinut selvityksen hallinnointi- ja ohjausjärjestelmistä Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodin suosituksen 54 mukaisesti. Selvitys on laadittu toimintakertomuksesta erillisenä kertomuksena ja se on myös julkaistu yhtiön internet-sivuilla www.affecto. com. Affecton hallitus on käsitellyt tämän selvityksen. Tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab on tarkastanut, että selvitys on annettu ja että sen taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteittäinen kuvaus on yhdenmukainen tilinpäätöksen kanssa. Affecto Oyj noudattaa Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n vuonna 2010 julkaisemaa hallinnointikoodia. Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodi löytyy sivulta: www.cgfinland.fi Yhtiön eri toimielinten tehtävät määräytyvät Suomen osakeyhtiölain ja Suomen arvopaperimarkkinalain sekä muiden Suomen lakien mukaisesti. Affecto noudattaa NasdaqOMX Helsingin sääntöjä ja suosituksia. Yhtiön hallitus vastaa hallintoperiaatteiden noudattamisesta. Affecto konserni Konsernin emoyhtiö on Affecto Oyj. Operatiivinen liiketoiminta on pääosin konsernin tytäryhtiöissä. Suomessa toimii Affecto Finland Oy sekä Karttakeskus Oy. Ruotsissa liiketoimintaa harjoittaa Affecto Sweden AB, Norjassa Affecto Norway AS ja Tanskassa Affecto Denmark A/S. Baltiassa liiketoimintaa harjoittavat Affecto Lietuva UAB, Affecto Latvia SIA, Affecto Estonia OÜ, Affecto Poland Sp. z o.o sekä Information Technology Solutions Affecto (Pty) Ltd. Yhtiön operatiivista liiketoimintaa johdetaan pääosin maayhtiöiden kautta. Suomi, Ruotsi, Norja, Tanska ja Baltia olivat konsernin viisi maakokonaisuutta vuonna 2011. Yhtiökokous Yhtiökokous on yhtiön korkein päätöksentekoelin. Yhtiökokous mm. vahvistaa tuloslaskelman ja taseen sekä päättää voitonjaosta, valitsee hallituksen ja tilintarkastajat sekä päättää näiden palkkioista. Hallitus kutsuu yhtiökokouksen koolle kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Asia, jonka osakas haluaa käsiteltäväksi yhtiökokouksessa, on kirjallisesti ilmoitettava hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää yhtiökokouskutsuun. Ylimääräisiä yhtiökokouksia voidaan järjestää vuoden aikana tarvittaessa. Osakkeenomistajien nimitystoimikunta Kevään 2011 varsinainen yhtiökokous päätti hallituksen esityksestä perustaa osakkeenomistajien nimitystoimikunnan. Nimitystoimikunta valmistelee hallituksen jäseniä ja hallituspalkkioita koskevat ehdotukset seuraavalle hallituksen jäsenten valinnasta päättävälle varsinaiselle yhtiökokoukselle. Nimitystoimikuntaan valitaan kolmen suurimman osakkeenomistajan edustajat ja hallituksen puheenjohtaja asiantuntijajäsenenä, jollei häntä ole valittu toimikuntaan jonkin osakkeenomistajan edustajana. Osakkeenomistajia edustavien jäsenten nimeämisoikeus on niillä osakkeenomistajilla, joiden omistusosuus yhtiön osakkeista on suurin varsinaista yhtiökokousta edeltävän lokakuun 31. päivänä. Mikäli osakkeenomistaja ei halua käyttää nimeämisoikeuttaan, nimeämisoikeus siirtyisi seuraavaksi suurimmalle omistajalle jolla ei jo ole oikeutta nimittää edustajaa. Suurimmat osakkeenomistajat määräytyisivät niiden arvo-osuusjärjestelmään rekisteröityjen omistustietojen perusteella kuitenkin siten, että sellaisen omistajan, jolla on arvopaperimarkkinalain mukainen velvollisuus ilmoittaa tietyistä omistusmuutoksista (liputusvelvollinen omistaja), omistukset lasketaan yhteen, jos omistaja ilmoittaa viimeistään kolme arkipäivää ennen varsinaista yhtiökokousta edeltävän lokakuun 31. päivää kirjallisesti yhtiön hallitukselle sitä vaativansa. Nimitystoimikunnan koollekutsujana toimii hallituksen puheenjohtaja ja toimikunta valitsee keskuudestaan puheenjohtajan. Nimitystoimikunnan tulee antaa ehdotuksensa yhtiön hallitukselle viimeistään yhtiökokousta edeltävän tammikuun 20. päivänä. Kolmen suurimman osakkaan, Cantell Oy:n, OP- Rahastoyhtiön ja Mika Laineen, nimeämät nimitystoimikunnan jäsenet ovat Affecton hallituksen puheenjohtaja Aaro Cantell, OP-Rahastoyhtiön toimitusjohtaja Samuli Sipilä sekä Mika Laine. Hallitus Hallituksella on yleinen vastuu Affecto Oyj:n ja sen tytäryhtiöiden hallinnosta sekä toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus vahvistaa yhtiön strategiaa, organisaatiota, kirjanpitoa ja varainhoitoa koskevat periaatteet sekä nimittää konsernin toimitusjohtajan. Affecto Oyj:n osakkaat valitsevat yhtiön hallituksen vuosittain yhtiökokouksessa. Hallitukseen kuuluu kolmesta seitsemään jäsentä. Hallituksen jäsenten toimikausi päättyy vaalia ensiksi seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Hallitus kokoontuu säännöllisesti vähintään 11 kertaa vuodessa sekä tarvittaessa. Hallitus sopii vuoden 41
alussa teemat vuoden eri kokouksiin normaalin talousseurannan lisäksi. Vuonna 2011 hallitus kokoontui 16 kertaa ja osallistumisprosentti hallituksen kokouksissa oli 95 %. Alla olevassa taulukossa on hallituksen ja valiokuntien jäsenten läsnäolo kokouksissa 2011: Asema Hallitus Tarkastusvaliokunta Aaro Cantell puheenjohtaja 14/16 1/1 3/3 Jukka Ruuska 16/16 3/3 3/3 Palkitsemisja nimitysvaliokunta varapuheenjohtaja Heikki Lehmusto jäsen 16/16 4/4 1/1 Haakon Skaarer jäsen 15/16 - - Tuija Soanjärvi jäsen 12/13 3/3-31.3.2011 alkaen Lars Wahlström jäsen 12/13-2/2 31.3.2011 alkaen Pyry Lautsuo jäsen 3/3 - - 31.3.2011 asti Esko Rytkönen jäsen 31.3.2011 asti 3/3 1/1 - Hallituksen puheenjohtajalle on maksettu palkkiota 3 200 euroa/kk, varapuheenjohtajalle 2 500 euroa/kk ja jäsenelle 1 800 euroa/kk yhtiökokouksen päätöksen mukaisesti. Valiokuntatyöstä on maksettu 250 euron kokouspalkkio, ei kuitenkaan nimitystoimikunnan kokouksista. Lisäksi on korvattu kohtuulliset matkakulut. Hallituksen jäsenet Vuoden 2011 lopussa hallitukseen kuuluivat Aaro Cantell (pj), Jukka Ruuska (vpj), Heikki Lehmusto, Haakon Skaarer, Tuija Soanjärvi sekä Lars Wahlström. Kaikki hallituksen jäsenet ovat riippumattomia yhtiöstä. Lehmusto, Ruuska, Soanjärvi ja Wahlström ovat yhtiöstä ja omistajista riippumattomia hallituksen jäseniä. Aaro Cantell (s. 1964) on Affecton hallituksen puheenjohtaja ja ollut hallituksen jäsenenä vuodesta 2000 alkaen. Cantell toimii Normet Group Oy:ssä hallituksen puheenjohtajana ja yrittäjänä. Cantell on toiminut aiemmin mm. toimitusjohtajana Fenno Management Oy:ssä sekä sijoitusjohtajana Suomen itsenäisyyden juhlarahastossa Sitrassa. Cantell on Valtion Tekninen Tutkimuskeskus VTT:n hallituksen jäsen. Cantell on koulutukseltaan diplomi-insinööri. Jukka Ruuska (s. 1961) on hallituksen varapuheenjohtaja ja on ollut hallituksessa vuodesta 2010 alkaen. Ruuska toimii Asiakastieto Oy:n toimitusjohtajana. Aikaisemmin Ruuska on työskennellyt senior partnerina CapMan Oyj:ssä 2008-2011 vetäen CapMan Public Market -tiimiä. Ennen CapMania Jukka Ruuska työskenteli Pohjoismaisen Pörssin toimitusjohtajana ja tätä ennen vuosina 2000-2003 HEX:n toimitusjohtajana. Aikaisemmin Ruuska on toiminut johtotehtävissä Helsingin Puhelin Oy:ssä ja Finnet Oy:ssä sekä investointipankki Prospectus Oy:ssä ja Kansallis-Osake-Pankissa. Ruuska on koulutukseltaan oikeustieteen kandidaatti ja MBA. Heikki Lehmusto (s. 1947) on Affecton hallituksen jäsen vuodesta 2006 alkaen. Lehmusto on Hallitusammattilaiset ry:n jäsen ja Boardman Oy:n partneri. Hän on aikaisemmin toiminut mm. Silja Oyj:n varatoimitusjohtajana ja Yleisradion televisiotoimialan johtajana. Koulutukseltaan Lehmusto on oikeustieteen kandidaatti. Haakon Skaarer (s. 1952) on Affecton hallituksen jäsen vuodesta 2007 alkaen. Skaarer on Enonic AS:n toimitusjohtaja. Hän on aikaisemmin toiminut sijoitusjohtajana Norsk Vekst AS / Arendals Fossekompani ASA:ssa. Aikaisemmin hän on työskennellyt johtotehtävissä mm. IBM:ssä, Oraclessa ja Storebrandissa. Hän on koulutukseltaan kauppatieteiden maisteri (Sivilökonom). Tuija Soanjärvi (s. 1955) on Affecton hallituksen jäsen vuodesta 2011 alkaen. Soanjärvi toimi Itella Oyj:n talous- ja rahoitusjohtajana 2005-2011. Tätä ennen hän toimi Elisa Oyj:n talous- ja rahoitusjohtajana 2003 2005. Aikaisemmin hän työskenteli TietoEnator Oyj:ssä 1986 2003, viimeksi konsernin talous- ja rahoitusjohtajana. Soanjärvi on DNA Oy:n hallituksen jäsen, Metsähallituksen hallituksen jäsen, Patentti- ja rekisterihallituksen johtokunnan jäsen sekä Keskuskauppakamarin Tilintarkastuslautakunnan jäsen. Hän on koulutukseltaan kauppatieteiden maisteri. Lars Wahlström (s. 1959) on Affecton hallituksen jäsen vuodesta 2011 alkaen. Wahlström on toiminut Telepo AB:n toimitusjohtajana vuodesta 2009 saakka. Tätä ennen hän työskenteli Oraclella yhdeksän vuoden ajan, viimeksi nimikkeellä Group Vice President for the Global Telecom and Media Industry Business Unit. Aikaisemmin hän on työskennellyt EHPT:llä (Ericsson Hewlett Packard Telecommunications), Allgon Mobile:lla, Kockumation:illa and Mölnlycke Healthcare:lla. Hänellä on Business Administration -tutkinto Tukholman yliopistosta. Hallituksen tehtävät Hallitus on laatinut itselleen työjärjestyksen, jossa sen pääasiallisiksi tehtäviksi on määritelty: Vastata osakeyhtiölaissa, yhtiöjärjestyksessä tai muualla velvoittavasti hallitukselle säädetyistä tehtävistä Vahvistaa strategia Vahvistaa yhtiön johtamisjärjestelmä toimitusjohtajan esityksestä Vahvistaa vuosittain toimintasuunnitelma ja valvoa sen toteutumista Vahvistaa yhtiön sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan käytännöt ja valvoa niiden noudattamista Osavuosikatsaukset, tilinpäätös ja toimintakertomus: käsittely ja hyväksyminen ja tiedottaminen Vahvistaa konsernin rahoituspolitiikka Ehdottaa yhtiökokoukselle osinkopolitiikan Päättää yritys- ja liiketoimintaostot ja -myynnit Päättää merkittävät yksittäiset investoinnit ja vastuusitoumukset Vahvistaa konsernin kannustejärjestelmä ja -politiikka Nimittää ja vapauttaa tehtävistään yhtiön ylimmän johdon sekä päättää heidän työehdoistaan ja palkkioistaan nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan ehdotuksen pohjalta Tytäryhtiöiden perustaminen Yhtiön corporate governance -menettelyiden valvominen ja kehittäminen Hallituksen oman toiminnan arviointi ja kehittäminen Toimitusjohtajan toiminnan arviointi ja palautteen antaminen Hallituksen valiokunnat Hallituksen perustamilla valiokunnilla ei ole itsenäistä päätösvaltaa. Valiokunnan puheenjohtaja raportoi valiokunnan työstä hallitukselle. Valiokuntien pöytäkirjat toimitetaan hallituksen jäsenille tiedoksi. 42 Affecto Tilinpäätös 2011
Tarkastusvaliokunta Hallituksen perustaman tarkastusvaliokunnan tehtävänä on valvoa ja kehittää yrityksen kirjanpito- ja taloudellisen raportointijärjestelmän toimivuutta sekä yhtiön tilintarkastusta. Valiokunnan tehtävä on myös seurata hyvään hallintotapaan (corporate governance) liittyviä asioita ja käytäntöjä sekä tarpeen mukaan tehdä hallintomallin kehittämiseen liittyviä aloitteita yhtiön hallitukselle. Tarkastusvaliokunta muodostuu vähintään kolmesta ja enintään viidestä hallituksen jäsenestä. Jäsenet nimetään vuodeksi kerrallaan. Valitut jäsenet ovat yhtiöstä riippumattomia ja vähintään yhden jäsenen on oltava riippumaton merkittävistä osakkeenomistajista. Jäsenillä on oltava valiokunnan tehtäväalueen edellyttämä pätevyys, ja vähintään yhdellä jäsenellä tulee olla asiantuntemusta erityisesti laskentatoimen tai kirjanpidon taikka tarkastuksen alalla. Valiokunta kokoontui 4 kertaa vuonna 2011 ja osallistumisprosentti oli 100 %. Valiokunnan jäsenet: Tuija Soanjärvi (pj.), Heikki Lehmusto ja Jukka Ruuska. Valiokunnan tehtävät seurata yhtiön taloudellista tilannetta valvoa taloudellista raportointiprosessia seurata tilinpäätösraportoinnin prosessia (tilinpäätökset, osavuosikatsaukset) arvioida sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan riittävyyttä, tehokkuutta ja asianmukaisuutta arvioida lakien ja määräysten noudattamista valmistella tilintarkastajan valintaa koskeva päätösehdotus ja arvioida tilintarkastajan riippumattomuutta pitää yhteyttä tilintarkastajaan ja käydä läpi tilintarkastajan tarkastusvaliokunnalle laatimat raportit arvioida tilintarkastajan neuvontapalveluja seurata tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen lakisääteistä tilintarkastusta käsitellä yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmästään antamaan selvitykseen sisältyvää kuvausta taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteistä Palkitsemis- ja nimitysvaliokunta Yhtiössä on yhdistetty palkitsemis- ja nimitysvaliokunta, joka huolehtii yhtiön palkkiojärjestelmien suunnittelusta ja ylimmän johdon nimitysten valmistelusta. Valiokunta kokoontui 3 kertaa vuonna 2011 ja osallistumisprosentti oli 100%. Valiokunnan jäsenet: Aaro Cantell (pj.), Jukka Ruuska ja Lars Wahlström. Palkitsemis- ja nimitysvaliokunnan tehtävät määritellään valiokunnan työjärjestyksessä seuraavasti: Toimitusjohtajan ja muun johdon nimitysasioiden valmistelu ja heidän seuraajiensa kartoittaminen Toimitusjohtajan ja muun johdon palkkauksen ja muiden taloudellisten etuuksien valmistelu Yhtiön palkitsemisjärjestelmiä koskevien asioiden valmistelu Toimitusjohtajan ja muun johdon palkitsemisen arviointi, sekä huolehtiminen palkitsemisjärjestelmien tarkoituksenmukaisuudesta Palkka- ja palkkioselvitykseen liittyviin kysymyksiin vastaaminen yhtiökokouksessa Affecto Oyj:n toimitusjohtaja ja johtoryhmä Yhtiön hallitus nimittää toimitusjohtajan. Toimitusjohtajan tehtävänä on johtaa konsernin liiketoimintaa ja hallintoa yhtiöjärjestyksen, Suomen osakeyhtiölain ja hallituksen ohjeiden mukaisesti. Affecto Oyj:n toimitusjohtaja on Pekka Eloholma (s. 1960), DI Eloholma on toiminut Affecton toimitusjohtajana 1.9.2006 alkaen. Pekka Eloholma toimi aikaisemmin Setec Oy:n toimitusjohtajana ja vastasi lisäksi myös Setec Oy:n emoyhtiön Gemplus SA:n identity- ja securityliiketoiminnoista EMEA-alueella. Ennen siirtymistään Setec Oy:n palvelukseen Pekka Eloholma on toiminut useissa johtotehtävissä, muun muassa johtajana Siemens Osakeyhtiössä, toimitusjohtajana Siemens Business Services Oy:ssä, toimitusjohtajana FinnetCom Oy:ssä sekä liiketoiminnan kehitysjohtajana HPY:ssä. Hän oli SYSOPENDIGIA Oyj:n hallituksen jäsen vuosina 2004-2006. Hallitus on päättänyt toimitusjohtajan toimisuhteen ehdot. Yhtiön ja toimitusjohtajan välillä on solmittu hallituksen hyväksymä kirjallinen toimitusjohtajasopimus. Konsernin johtoryhmä avustaa toimitusjohtajaa konsernin johtamisessa. Johtoryhmä kokoontuu yleensä kerran kuukaudessa. Johtoryhmän jäsenten nimitykset hyväksyy hallituksen puheenjohtaja toimitusjohtajan esityksen pohjalta. Konsernijohtoryhmä avustaa toimitusjohtajaa konsernin johtamisessa. Vuoden 2010 lopussa konsernin johtoryhmään kuuluivat seuraavat jäsenet: Pekka Eloholma (toimitusjohtaja), Satu Kankare (talous- ja hallintojohtaja), Håvard Ellefsen (maajohtaja, Norja, henkilöstön kehittäminen), Claus Kruse (maajohtaja, Tanska, myyntiprosessien kehittäminen), Réne Lykkeskov (liiketoiminnan kehittäminen), Fredrik Prien (maajohtaja, Ruotsi, markkinoinnin kehittäminen) ja Stig-Göran Sandberg (maajohtaja, Suomi ja Baltia, toimitusprosessien kehittäminen) Johdon osakeomistukset ovat nähtävillä yhtiön Internet kotisivuilla. Sisäpiiri Affecto noudattaa NASDAQ OMX Helsingin sisäpiiriohjetta, jota on täydennetty yhtiön omalla ohjeella. Pysyvät sisäpiiriläiset eivät saa käydä kauppaa yhtiön osakkeella neljän viikon aikana ennen tulosjulkistusta. Pysyvään julkiseen sisäpiiriin kuuluvat lakisääteisesti hallitus, toimitusjohtaja sekä tilintarkastaja. Julkiseen sisäpiiriin on lisäksi nimetty muita yhtiön johtoon kuuluvia henkilöitä. Pysyvään yrityskohtaiseen sisäpiiriin (ei-julkinen) on lisäksi nimetty muita yhtiön johtoon ja taloushallintoon kuuluvia henkilöitä. Yrityskauppahankkeista ja muista olennaisesti osakkeen arvoon mahdollisesti vaikuttavista hankkeista pidetään hankekohtaisia sisäpiirirekistereitä. Julkiseen sisäpiiriin kuuluvien henkilöiden osakeomistukset ovat nähtävillä Internetissä yhtiön kotisivuilla. Julkinen sisäpiirirekisteri on nähtävissä Euroclear Finland Oy:ssä, Urho Kekkosen katu 5 C, Helsinki. Taloudelliseen raportointiin liittyvät sisäisen valvonnan- ja riskienhallinnan järjestelmät Affecto laatii konsernitilinpäätöksen ja osavuosikatsaukset kansainvälisten EU:n hyväksymien IFRS-raportointistandardien ja arvopaperimarkkinalain mukaisesti sekä noudattaa Finanssivalvonnan standardeja ja 43
markkinapaikka NASDAQ OMX Helsinki Oy:n sääntöjä. Toimintakertomus ja konsernin emoyhtiön tilinpäätös laaditaan Suomen kirjanpitolain sekä kirjanpitolautakunnan ohjeiden ja lausuntojen mukaisesti. Affecton talousraportointiprosessiin kuuluvat sekä ulkoinen että sisäinen laskenta. Jäljempänä tarkemmin selostettavat talousraportointiprosesseihin liittyvät sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmät ja menettelytavat on suunniteltu sen varmistamiseksi, että yhtiön julkistamat taloudelliset raportit antavat olennaisesti oikeat tiedot yhtiön taloudesta. Sisäinen valvonta Affecton sisäiseen valvontaan kuuluvat sekä operatiivinen riskienhallinta että talousraportointiin liittyvät sisäisen valvonnan järjestelmät. Sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa, että Affecton toiminta on tehokasta ja tuloksellista, talousraportointi on luotettavaa ja että soveltuvia lakeja, määräyksiä ja yhtiön omia toimintaohjeita noudatetaan. Affecton hallitus on hyväksynyt sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet, jotka on laadittu hallinnointikoodin suosituksen 48 mukaisesti. Toimintaperiaatteet sisältävät riskienhallintaprosessin pääpiirteet, talousraportointiprosessin riskien, kontrollitavoitteiden ja kontrollipisteiden yhteenvedon sekä roolit ja vastuut Affecton sisäisen valvonnan toteutuksessa ja seurannassa. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta on yhtiön hallituksen ja sen nimeämän tarkastusvaliokunnan valvonnassa. Toimitusjohtaja ja talous- ja hallintojohtaja vastaavat sisäisestä valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisesta yhdessä konsernin johtoryhmän, tytäryhtiöiden johtajien ja talouspäälliköiden kanssa. Riskienhallinta Affecton riskienhallintaprosessissa tytärhtiöt eri maissa tunnistavat ja arvioivat vuosittain ennalta määritellyn mallin mukaisesti liiketoiminnan riskejä. Arviointiin sisältyy myös riskien toteutumisen todennäköisyys ja vaikuttavuus. Tunnistetuille riskeille laaditaan toimenpidesuunnitelmat ja niille vastuuhenkilöt. Maakohtaisten riskiarvioiden tulokset koostetaan konsernitasoiseksi yhteenvedoksi, jonka konsernin johtoryhmä ja hallitus käsittelevät ja arvioivat toimenpiteiden riittävyyttä. Merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä hallitus raportoi markkinoille tilinpäätöksessä ja osavuosikatsauksissa. Taloudellinen raportointi Affectossa on käytössä konsernin raportointikäsikirja, joka sisältää talousraportointiprosessin pääpiirteittäisen kuvauksen, sen keskeiset tuotokset ja roolit talousraportoinnin prosessissa. Myös keskeiset konsernin politiikat, kuten esimerkiksi tuloutuspolitiikka, konserniyhtiöiden välisten liiketapahtumien politiikka ja siirtohinnoittelupolitiikka, ovat osa raportointikäsikirjaa. Raportointikäsikirja, talousraportoinnin muut sisäiset ohjeistukset ja aikataulut löytyvät ajantasaisina konsernin intrasta. Affecton tytäryhtiöillä eri maissa on oma taloushallinto ja myös liiketoiminta on paikallista. Sisäisen valvonnan järjestäminen ja seuranta on tytäryhtiöiden johdon vastuulla konsernin antamien viitekehysten puitteissa. Konsernissa on käytössä yhtenäinen tilikartta ja siihen liittyvä konsolidointiohjelmisto ja raportointiympäristö. Tytäryhtiöt raportoivat ulkoisen raportoinnin luvut kuukausittain konsernin talousosastolle. Raportoitavat tiedot siirretään tietovaraston kautta konsolidointiohjelmistoon, mikä mahdollistaa konsernin talousosastolle läpinäkyvyyden tytäryhtiöiden kirjanpitoon ja raportointiin. Konsernin talousosasto on määritellyt talousraportoinnin sisäisen valvonnan kannalta merkittävät toimintaprosessit, esimerkiksi myynti- ja ostotoiminta, henkilöstökulut, projektienhallinta, rahoitus, sekä näihin prosesseihin liittyvät IT-järjestelmät. Määritellyille prosesseille on tunnistettu riskitekijät, kontrollitavoitteet sekä määritelty konsernin yhteiset kontrollipisteet riskitekijöiden toteutumisen estämiseksi tai havaitsemiseksi. Yhteiset kontrollipisteet sisältävät esimerkiksi hyväksymisvaltuuksia, keskeisiä kirjanpidon täsmäytyksiä, projektinhallinnan käytäntöjä, kirjanpitoon liittyvien toimintaketjujen tehtävien eriyttämistä sekä talousinformaation analysointia virheellisyyksien havaitsemiseksi. Konsernin talousosasto tukee tytäryhtiöitä säännöllisellä seurannalla ja lisäohjeistuksin. Tytäryhtiöt toteuttavat yhdessä konsernin talousfunktion kanssa vuosittain sisäisen valvonnan kontrollipisteiden itsearvioinnin, joka esitellään tarkastusvaliokunnalle. Tytäryhtiöiden raportoimia lukuja analysoidaan konsernin johdossa ja konsernin talousosastolla mahdollisten virheellisyyksien havaitsemiseksi. Tilinpäätösraporttien lisäksi tytäryhtiöiden johto laatii vakiomuotoiset kirjalliset yhteenvetoraportit raportointikauden keskeisistä tapahtumista kuukausittain. Konsernin johto toteuttaa puolivuosittain maakohtaisen läpikäyntikokouksen, jossa käsitellään tytäryhtiön liiketoimintaa ja talousasioita. Talousinformaatio toimitetaan hallitukselle kuukausittain. Työjärjestyksensä mukaisesti hallitus käsittelee ja hyväksyy osavuosikatsaukset, tilinpäätöstiedotteen ja tilinpäätökset. Konsernin talousosasto ja tytäryhtiöiden talouspäälliköt kokoontuvat puolivuosittain käsittelemään konsernin talousraportointiprosessiin ja sisäiseen valvontaan liittyviä asioita. Sisäinen tarkastus Affectolla ei ole omaa sisäisen tarkastuksen toimintoa, vaan toiminta tapahtuu pääsääntöisesti taloushallinnon toimesta. Talousjohtaja raportoi hallituksen tarkastusvaliokunnalle ja toimitusjohtajalle tarkastushavainnoista, mutta tarvittaessa myös suoraan koko hallitukselle. Tarkastusvaliokunta voi käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita suorittamaan kontrolliympäristöön tai toimintaan liittyviä erillisiä arviointeja. Tilintarkastus Yhtiössä on yksi varsinainen tilintarkastaja, jonka on oltava Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastajan toimikausi päättyy vaaleja ensiksi seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Varsinainen yhtiökokous on 31.3.2011 valinnut tilintarkastajaksi KHT-yhteisö KPMG Oy Ab:n, joka on toiminut yhtiön tilintarkastajan vuodesta 2009 alkaen. Päävastuullisena tilintarkastajana toimii KHT Reino Tikkanen. Vuoden 2011 konsernitilinpäätökseen sisältyy KPMG:lle maksettuja tilintarkastuspalkkioita 130 tuhatta euroa sekä neuvonantopalkkioita 75 tuhatta euroa. 44 Affecto Tilinpäätös 2011
Palkitseminen Palkkiojärjestelmät Palkkiojärjestelmä (lyhyen aikavälin palkitsemisjärjestelmä) Yhtiön avainhenkilöillä (ml. johtoryhmä) on kannustejärjestelmä, joka perustuu vuotuisten tavoitteiden saavuttamiseen. Vuonna 2011 konsernille aiheutui kuluja yhteensä noin 8,9 miljoonaa euroa suoritukseen perustuvista palkanosista ja palkkioista, joita maksettiin 926 henkilölle. Eri henkilöille asetetut tavoitteet ja niiden painoarvot vaihtelevat tehtävän ja aseman mukaan. Tavoitteet perustuvat pääosin yhtiön, tulosyksikön ja/tai henkilökohtaisten liikevaihto- ja tulostavoitteiden saavuttamiseen. Henkilöillä on lisäksi henkilökohtaisia kvalitatiivisia tavoitteita, joiden saavuttaminen arvioidaan erillään taloudellisista tavoitteista. Vaikka eri henkilöiden tavoitteet ja palkkiotasot vaihtelevatkin, johdon palkkioiden tavoitetasot on keskimäärin asetettu siten, että palkkiot muodostavat noin 25% kokonaiskompensaatiosta. Hallitus on asettanut toimitusjohtajan tavoitteet. Toimitusjohtajan palkkion enimmäismäärä vastaa hänen noin 10 kuukauden rahapalkkaansa ilman luontoisetuja. Hallituksen palkitsemis- ja nimitysvaliokunta on asettanut toimitusjohtajan suorien alaisten tavoitteet toimitusjohtajan esityksestä. Muiden avainhenkilöiden tavoitteet on asetettu linjaorganisaatiossa toimitusjohtajan johdolla. Optiojärjestelmät (pitkän aikavälin palkitsemisjärjestelmät) Maaliskuussa 2008 pidetty yhtiökokous päätti kolmivuotisesta optio-ohjelmasta pitkäaikaista sitouttamista ja palkitsemista varten. Optio-ohjelmien 2006 ja 2008 tarkemmat tiedot löytyvät Internetistä yhtiön kotisivuilta. Eläke-edut Toimitusjohtajaa ja konsernijohtoryhmän jäseniä koskevat lakisääteiset eläkejärjestelyt, ei lisäeläkejärjestelyjä. osakkeisiin omistamansa Affecto Management Oy:n kautta. Järjestelmän tarkoituksena on sitouttaa osallistujat yhtiöön kannustamalla heitä hankkimaan ja omistamaan yhtiön osakkeita ja tätä kautta kasvattamaan yhtiön omistaja-arvoa pitkällä tähtäyksellä. Affecto Management Oy hankki 823 000 osaketta ja rahoitti osakeostot sekä johtajien omilla sijoituksilla että Affecton antamalla 1,6 MEUR suuruisella korollisella lainalla. Affecto Management Oy on konsolidoitu konsernitilinpäätökseen. Järjestelmä on voimassa yhtiön osavuosikatsauksen Q3/2013 julkistamiseen saakka. Hallituksen palkitseminen Hallitukselle maksetaan yhtiökokouksen päättämät palkkiot: 3200 eur/kk puheenjohtaja Aaro Cantellille, 2500 eur/kk varapuheenjohtaja Jukka Ruuskalle ja 1800 eur/kk jäsenelle. Valiokuntatyöstä on maksettu 250 euron kokouspalkkio, ei kuitenkaan nimitystoimikunnan kokouksista. Lisäksi on korvattu kohtuulliset matkakulut. Toimitusjohtajalle ja hallituksen jäsenille on kirjattu kuluksi palkkoja ja palkkioita tilikauden aikana seuraavasti: 1 000 EUR 2011 2010 2009 Eloholma Pekka, tj 297 277 278 Cantell Aaro, pj. 38 35 35 Lautsuo Pyry 5 19 19 Lehmusto Heikki 22 19 19 Ruuska Jukka, vpj. 29 14 - Rytkönen Esko 5 19 19 Skaarer Haakon 21 19 19 Soanjärvi Tuija 17 - - Wahlström Lars 17 - - Hallituksen jäsenillä ei ole osakepalkitsemisjärjestelmiä tai osakeperusteisia palkitsemisjärjestelmiä. He eivät kuulu myöskään muiden palkitsemis- tai eläkejärjestelmien piiriin. Toimitusjohtajan palkitseminen Toimitusjohtaja Pekka Eloholman palkan ja luontoisetujen osuus oli noin 277 tuhatta euroa vuonna 2011, ja hänen vuosipalkkionsa vuodelta 2011 oli noin 20 tuhatta euroa. Toimitusjohtajan vuosipalkkio on sidottu konsernin tulokseen. Toimitusjohtajalle on myönnetty 34 286 kpl 2008Aoptiota ja 15 000 kpl 2008B-optiota. Eläke-edut Toimitusjohtajaa koskevat lakisääteiset eläkejärjestelyt, ei lisäeläkejärjestelyjä. Irtisanomisaika ja -korvaus Toimitusjohtajan sopimuksessa on irtisanomisaika 6 kuukautta molemmin puolin. Toimitusjohtajan sopimuksessa ei ole erityisiä irtisanomisajan palkkaa koskevia ehtoja. Johdon pitkäaikainen osakepohjainen kannustejärjestelmä Affecton hallitus päätti kesäkuussa 2010 uudesta osakepohjaisesta kannustejärjestelmästä, jossa valitut johtoryhmän jäsenet (toimitusjohtaja, pohjoismaiset maajohtajat ja Baltian aluejohtaja) sijoittavat Affecton 45