TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispvm: 16.4.2018 1. Rekisterin nimi Kotouttamisen asiakasrekisteri 2. Rekisterin pitäjä Sosiaalityö 3. Vastuu- /yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Sosiaalityön johtaja Sanna Kortesoja Laskentasihteeri Mirja Laine Aarnenkuja 3 A 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Työvoima- ja elinkeinotoimisto ja kunta järjestävät kotoutumista edistäviä ja tukevia toimenpiteitä ja palveluja. Janakkalan pakolaistyö järjestää kotouttamislain mukaisia palveluita ja tukitoimia seuraavasti. ohjausta, neuvontaa ja tiedottamista, alkukartoituksia ja kotoutumissuunnitelmia perehdyttämistä yhteiskuntaan ja sen toimintaan tasa-arvoa ja yhdenvertaisuutta edistäviä toimenpiteitä ja palveluja erityistä tukea tarvitseville ryhmille järjestettäviä toimenpiteitä ja palveluja muita toimenpiteitä ja palveluja, jotka kannustavat maahanmuuttajaa omatoimisesti hankkimaan yhteiskunnassa tarvittavia tietoja ja taitoja. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin.
TIETOSUOJASELOSTE 2 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Laki kotoutumisen edistämisestä (1386/2010) Henkilötietolaki 1-3 luku (523/1999) Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 2 luku (1030/1999 5. Rekisterin tietosisältö ProConsona sosiaalityön ohjelmaan tallennetut tiedot asiakkaan henkilö-, perhe- ja yhteystiedot vastaanottotiedot asiakkaasta asiakaskontaktit ja toimenpidetiedot manuaalisista asiakirjoista asiakastietojärjestelmään tallennetut tiedot asiakasta koskevat muistiinpanot, päätökset asiakaskertomukset asiakasta koskevat aikuissosiaalityön ja kotouttamisen suunnitelmat ja maksatukseen liittyvät tiedot Käytön seurannan lokilista Kanta asiakastyötä tekevästä henkilöstöstä Rekisterin tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajoituksin. Erikseen tallennetut tiedot: valtion korvauksien hakemista / tilitystä varten tarvittavat tiedot Janakkalan kunnan vastaanottamien pakolaisten nimet, kansalaisuudet, henkilötunnukset, osoitteet, statukset, valtionkorvausten alku- ja loppupäivät. Keskeinen lainsäädäntö Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 1 luku (812/2000) Laki kotoutumisen edistämisestä (1386/2010) 6. Säännönmukaiset tietolähteet Asiakasrekisteri perustuu Janakkalan kunnan asukkaiden väestörekisteritietoihin. Tietoja tulee aina ensisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään. Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Henkilö- ja perhetiedot saadaan pääosin väestörekisteristä (Väestötietolaki 29 ). Kelan Kelmu-järjestelmästä saadaan sähköisesti Kelan etuuksien maksutiedot (Sosiaalihuollon asiakaslaki 21 ). Pakolaistyöllä on salassapitosäännösten estämättä oikeus saada muilta valtion ja kuntien viranomaisilta tehtävien suorittamista varten tarpeellisia tietoja. Tiedot voidaan luovuttaa myös teknisen käyttöyhteyden avulla. (Kotouttamislaki 87 ). Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 3-4 luku (812/2000) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) Laki kotoutumisen edistämisestä (1386/2010)
TIETOSUOJASELOSTE 3 7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Asiakaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Tietoja luovutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten. Kotoutumista edistäviä ja tukevia toimenpiteitä ja palveluja järjestäville tahoille tietoja voidaan luovuttaa kotouttamislain 87 :n perusteella. Tietojen luovutuksesta tulee tehdä merkintä rekisteriin. Työvoima- ja elinkeinokeskus maksaa laskennallisen korvauksen pakolaisten vastaanotosta, korvauksen kotoutumistuesta ja toimeentulotuesta sekä paluumuuttoavustuksesta ja korvauksen erityiskustannuksista kunnalle. Korvauksen saamista varten rekisteristä voidaan luovuttaa välttämättömiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä vastaa luovutusten lainmukaisuudesta. Laki kotoutumisen edistämisestä (1386/2010) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 3-4 luku (812/2008) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) Henkilötietolaki 1 luku (523/1999 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 9. Rekisterin suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto Asiakkuuteen liittyvät tarpeelliset paperiset tiedot säilytetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Arkistoidut asiakirjat säilytetään Keskusarkistossa. B ATK:lla käsiteltävät tiedot: Asiakastietojärjestelmä ProConsona sosiaalityön ohjelman käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttäjätunnus myönnetään kun asianomainen henkilö käyttää työssään kyseessä olevaa rekisteriä. Käyttöoikeus passivoidaan kun henkilö siirtyy pois työtehtävästään. Rekisteristä otetaan kerran vuorokaudessa varmuustallenteita joita säilytetään suojatussa paikassa. Asiakasrekisteriin ei ole ulkoista yhteyttä. Palvelinlaitteet säilytetään palveluntarjoajan lukitussa tilassa, johon on pääsy vain asianomaisilla atk-henkilöillä. Tietokoneet, joilla rekistereitä käytetään sijaitsevat lukittavissa olevissa huoneissa. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelusuhteen päätyttyä.
TIETOSUOJASELOSTE 4 Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys: Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä seuraavien lakien perusteella: Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 22-32 (621/1999) Henkilötietolaki 32-35 (523/1999) Arkistolaki (831/1994) Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14-22 (812/2000) 16.4.2018 10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus ja informointi Tarkastusoikeuden sisältö Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteritiedot (Henkilötietolaki 26 ). Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakastiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot kirjallisena. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Jos tarkastusoikeus evätään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki. Toteuttaminen ja organisointi Tietosuojaseloste on saatavilla Janakkalan kunnan Internet-sivuilla sekä toimintayksiköissä. Tietojen rekisteröinnistä kerrotaan myös asiakaspalvelutilanteessa. Tarkastuspyyntö on esitettävä rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona (Henkilötietolaki 28 ). Tietojen pyyntö lähetetään sähköpostitse: kirjaamo@janakkala.fi tai suoraan yksikön johtajalle.
TIETOSUOJASELOSTE 5 11. Tietojen korjaaminen Toteuttaminen ja organisointi Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan. Pyynnössä on yksilöitävä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Se osoitetaan yksikön esimiehelle. Korjauksen tekee niin päätettäessä esimiehen määräämä, asiaa hoitava henkilö. Ohjelman lokitiedostoon jää yksilöity tieto korjauksen tekijästä ja ajankohdasta Yhteystiedot tietojen korjausvaatimuksen esittämiseksi: Päätöksentekijä tietojen korjaamista koskevissa asioissa: Sosiaalityön johtaja Sanna Kortesoja