FIS World Cup 2018 Vapaaehtoisten käsikirja VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA 1
SISÄLLYS Salppuri 2018 vapaaehtoisille 3 Kaupunkikartta 4 Aluekartta 6 Katsomokartta, piha-alue 7 Porttien aukioloajat 8 Lipunmyynnin aukioloajat 9 Kulku kisa-alueelle 9 Kilpailuohjelma 10 Tekemistä ja elämyksiä lapsiperheille 12 Yleisöravintolat 14 Esteettömyys 16 Vapaaehtoiset - perustiedot 18 Akkreditointi 20 Pysäköinti 22 Vapaaehtoisruokailu 22 Vapaaehtoisen vakuutus 24 Vapaaehtoisen viestintäohje 26 Turvan ohjeistus 28 Ensiavun toimintaohje 30 Koordinaattikartta 32 Ympäristöohje 34 Puhelinluettelo 35 2 VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA
SALPAUSSELÄN KISAT 2018 VAPAAEHTOISILLE Hyvät ystävät, Kiitos, että olet mukana järjestämässä vapaaehtoisena kisatoimitsijana tämän talven Salpausselän kisoja. Vuodesta 1923 alkanut ainutlaatuinen kisaperinne on asia, josta me lahtelaiset ja suomalaiset hiihtourheilun ystävät voimme olla ylpeitä. Maailmankuulu lahtelainen talkoohenki ja -työ, jota tuhannet ja tuhannet vapaaehtoiset ovat vuosikymmenien aikana varmistaneet, mahdollistavat sen, että saamme kutsua hiihtomaailmaan Lahteen tänä talvena jo 93. kerran Salpausselän kisojen merkeissä. On ilo huomata, että vapaaehtoisten joukkoon mahtuu niin vuosikymmeniä kisoja tehneitä kisakonkareita kuin uusia tulokkaita. Monessa perheessä Salpausselän henki on kulkenut aina vain sukupolvelta toiselle, mikä on tapahtuman ehdoton selkäranka. Tämän vuoden Salpausselän kisat ovat taas laduilla ja mäessä erittäin mielenkiintoiset. Aiempaa tiiviimpi kilpailuohjelma tarkoittaa meille tekemistä, mutta toivottavasti runsaslukuiselle yleisölle ja kymmenille miljoonille tv-katsojille todellista hiihtourheilun juhlaa Salpausselältä. Kilpailutapahtumien ympärillä on taas monipuolinen viihde-, ruoka- ja oheispalvelutarjonta varmistamassa, että meille tärkeät kisavieraat viihtyvät ainutlaatuisessa talvikarnevaalissamme. Ottakaamme käyttöön viime talven MM-kisajärjestelyistä parhaat käytännöt ja opit myös Salpausselän kisojen järjestelyihin. Kisat, joissa jokaisella on hyvä olla, on hyvä ohjenuora myös nyt. Meistä itse kukin voi omalla panoksellaan auttaa vieraitamme viihtymään. Ja muistetaan, että pelkkä hymy asioidessamme muiden vapaaehtoisten, joukkueiden, yleisön, median, television ja yhteistyökumppaneiden kanssa vie pitkälle. Pidät käsissäsi vapaaehtoisten tärkeää tietopakettia. Löydät tästä paljon hyödyllistä tietoa oman ryhmänjohtajasi antaman informaation lisäksi. Muista myös seurata kisatarinoita kisojen sosiaalisen median kanavissa, kisojen nettisivuilla tai LahtiSkiGames -mobiiliaplikaation välityksellä. Pääset virittymään mukavasti kisatunnelmaan jo ennen kisaviikonloppua. Toivotan kaikille mitä parhainta valmistautumista kisoihin ja mukavaa kisaviikonloppua. Ilman Teitä Salpausselän Kisoja ei olisi. Tehdään jälleen ikimuistoinen tapahtuma aurinkoisella ilmeellä. Juha Kolu Salpausselän Kisojen järjestelytoimikunnan puheenjohtaja Vapaaehtoinen kisatoimitsija vuodesta 1970 VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA 3
TAMPERE P2 URHEILUKESKUS PÄÄPORTTI BUS 6 BUS 5 P1 Hollo VEIKKO KANKKOSEN PORTTI BUS 4 BUS 3 HELSINKI Taksitolppa Bussiterminaali Lipunmyynti Turisti-info MAKSULLISET PYSÄ Linja-autoparkki Polkupyöräparkki P Toriparkki maksullinen pysäköinti
P3 Lahdenkatu Kirkkokatu P Vapaudenkatu lankatu Aleksanterinkatu Rautatienkatu Vesijärvenkatu Hämeenkatu Mannerheiminkatu MATKAKESKUS BUS 2 KOUVOLA, JYVÄSKYLÄ BUS 1 KÖINTIALUEET PAIKALLISLIIKENNE MATKAKESKUS-URHEILUKESKUS-MATKAKESKUS Matkakeskus A, linja 1 BUS 1 BUS 2 Matkakeskus B, linjat 5 & 21 BUS 3 Sopenkorpi, linjat 5 & 21 BUS 4 Sopenkorpi, linjat 5 & 21 BUS 5Paasikivenkatu, linja 1 BUS 6 Paasikivenkatu, linja 1 Joukkoliikenteen aikataulut ja reittiopastus löytyy osoitteesta opas.matka.fi
ALUEKARTTA SCREEN MÄKIHYPPY- STADION SKI JUMPING STADIUM SCREEN SNOWKIDZ TALVIMAA SNOWKIDZ WINTERLAND SCREEN Finish HIIHTO- STADION SKI STADIUM FAN ZONE FESTIVAL ARENA VEIKKO KANKKOSEN PORTTI VEIKKO KANKKONEN GATE KULKU METSÄKATSOMOON Path to forest stands KAHVILA Cafe BAARI Bar RUOKAMYYNTI Food service INVA P PÄÄPORTTI MAIN GATE KISATUOTEMYYNTI Merchandise shop LASTEN ALUE Kids area ILMAINEN WI-FI Free Wi-Fi AFTERSKI Aprés-ski HIIHTOMUSEO 6 Ski Museum VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA STAGE P1 Svinhufvudinkatu Paasikivenkatu P2/P3 YLEISÖPYSÄKÖINTI P2 PARKING 200-600 M LAHDEN TORI 1 KM MATKAKESKUS TRAVEL HUB 1.5 KM KOHTAUSPAIKKA Meeting point YLEISÖENSIAPU First aid INFO LIPUNMYYNTI Ticket sale P1 P2 P3 INVA P PYSÄKÖINTI Parking
KATSOMOKARTTA A VIP B B A B VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA 7
PORTTIEN AUKIOLOAJAT Perjantai 2.3. klo 10.00-22.00 (Vapaa pääsy alueelle) Lauantai 3.3. klo 10.30-22.00 Sunnuntai 4.3. klo 09.30-19.00 8 VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA
LIPUNMYYNTI ON AVOINNA Perjantai 10.00-19.00 (Myydään lauantaille ja sunnuntaille lippuja) Lauantai 10.15-19.15 Sunnuntai 09.15-18.15 KULKU KISA-ALUEELLE / LIPUNTARKISTUS Kisa-alueelle on kaksi sisääntuloporttia, joiden kautta pääsee kulkemaan kisa-alueelle. Lipunmyynti on järjestetty pääportille (Salpausselänkatu) sekä Veikko Kankkosen portille (Veikko Kankkosen raitti). Kaikilla kisavierailla on oma pääsylippu, joka luetaan elektronisesti kisa-alueen portilla. Pääsylipulla pääsy myös A- ja B-katsomoalueille. VIP-passeilla pääsy vain kortissa mainittuun VIP-tilaan. TÄRKEÄÄ JOS HALUAT PALATA TAKAISIN KISOIHIN SAMAN PÄIVÄN AIKANA, MUISTA AKTIVOIDA KISALIPPUSI UUDESTAAN LIPPULUKIJOILLAMME. ÄLÄ HÄVITÄ KISALIPPUASI. SE TOIMII AKTIVOITUNA TAUKOLIPPUNA, JOS HALUAT POISTUA JA TULLA VIELÄ TAKAISIN KISALUEELLE MYÖHEMMIN. VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA 9
KILPAILUOHJELMA PERJANTAI 2.3.2018 10:00 Yhdistetty, joukkueenjohtajien kokous (Hiihtomuseon auditorio) 12:00 Yhdistetty, mäkiharjoitukset, HS130 14:00 Yhdistetty, karsinta- ja varakilpailu, HS130 14:00 Maastohiihto, viralliset harjoitukset (sprintti) 15:30 Mäkihyppy, joukkueenjohtajien kokous (Hiihtomuseon auditorio) 16:00 Yhdistetty, viralliset hiihtoharjoitukset 17:00 Maastohiihto, joukkueenjohtajien kokous (Hiihtomuseon auditorio) 17:00 Mäkihyppy, harjoitukset, 2 kierrosta, HS130 19:00 Mäkihyppy, karsintakilpailu, HS130 LAUANTAI 3.3.2018 11:45 Maastohiihto, sprintin karsinnat, miehet ja naiset (vapaa) 12:15 Yhdistetty, parisprintin koekierros, HS130 13:15 Yhdistetty, parisprintin mäkiosuus, HS130 14:15 Maastohiihto, sprintin finaalit, miehet ja naiset (vapaa) 16:30 Yhdistetty, parisprintin hiihto-osuus, 2 x 7,5 km 16:30 Mäkihyppy, joukkuemäen koekierros, HS130 17:30 Mäkihyppy, joukkuemäki, HS130, palkintojen jako ja ilotulitus 18:00 Maastohiihto, viralliset harjoitukset (10/15km) 18:00 Yhdistetty, joukkueenjohtajien kokous (Hiihtomuseon auditorio) 19:00 Maastohiihto, joukkueenjohtajien kokous (Hiihtomuseon auditorio) 10 VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA
SUNNUNTAI 4.3.2018 10:00 Yhdistetty, mäkiosuuden koekierros, HS130 11:00 Yhdistetty, mäkiosuus, HS130 12:15 Maastohiihto, naiset 10 km (perinteinen), väliaikalähtö 13:45 Maastohiihto, miehet 15 km (perinteinen), väliaikalähtö 15:30 Mäkihyppy, koekierros, HS130 15:45 Yhdistetty, hiihto-osuus 10 km, Individual Gundersen 16:30 Mäkihyppy, HS130 Kukitusseremoniat järjestetään heti kilpailun jälkeen. VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA 11
TEKEMISTÄ JA ELÄMYKSIÄ LAPSIPERHEILLE SNOWKIDZ TALVIMAA (Karpalo) Talvimaa on lasten ja vanhempien yhteinen lumipuuhapaikka ja se sisältyy muun tapahtumaohjelman tavoin kisalipun hintaan. Alueella pääsee kokemaan talven ja vauhdin riemua pulkka- ja pyllymäissä, lasten mäkihyppymäessä sekä hiihtoladulla ja monessa muussa talvisessa riehassa. Turvallisesta toiminnasta vastaavat Pajulahden Urheiluopiston opiskelijat. AARREJAHTI Salpausselän kilpailuissa lapsiperheet voivat osallistua aarrejahtiin. Aarrejahdissa suoritetaan alueella erilaisia tehtäviä. Kun kaikki tehtävät on suoritettu, Aarrekartta palautetaan Festival Arenan infopisteeseen, josta saa palkinnon. Aarrejahdin mahdollistaa Mediatalo ESA. 12 VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA
FESTIVAL ARENA (Suurhalli) Festival Arenalla lasten aktiviteeteista vastaavat Lahden ammattikorkeakoulun sosiaalialan opiskelijat, jotka toteuttavat 3-10 -vuotiaille suunnatun Puuhaparkin ja nuorisoloungen. Puuhaparkki tarjoaa mahdollisuuden askarteluun, kasvomaalaukseen sekä erilaisiin liikunnallisiin aktiviteetteihin. Edellisten vuosien tapaan lapset voivat jäädä Puuhaparkkiin ilman vanhempiaan. Nuorisoloungessa on rentoa menoa. Festival Arenalla on lasten ohjelmalava, jossa on erilaisia esityksiä lauantaista sunnuntaihin. Lasten lavan pääesiintyjä on Kikattava Kakkiainen, joka esiintyy sunnuntaina. Maskottikisan finalisteista valitaan voittaja kisojen aikana. Lahden alueen koululaiset ovat voineet osallistua maskottikisaan, jonka voittajasta tulee Salpausselän kisojen virallinen maskotti. Finalistityöt ovat esillä Suurhallissa, ja niistä kaikki voivat valita mieleisensä ja äänestää voittajaa. Kisa-alueella lapsia ilahduttavat monet maskotit, kun Lumilajit liikuttavat -lähettiläs Tuisku on kutsunut kavereitaan mukaan Salpausselän kisoihin. Maskotit toimivat maskottikisan kummeina. VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA 13
YLEISÖRAVINTOLAT FESTIVAL ARENA - SUURHALLI Cafe Cafe tarjoaa laadukkaita kahvilapalveluja. Ski Buffet Ski Buffetissa on tarjolla ruokaa päivittäin vaihtuvan menun mukaan. Hinta 15, 3-12-vuotiaat lapset puoleen hintaan. After Ski Bar After Ski Bar on ohjelmallinen ravintola-alue, jossa myös live-musiikkia. FAN ZONE Fan Zonella sijaitsee erilaisia ruokapisteitä sekä anniskelualue. Fan Zonelta löydät mm: Neljä kisamakkaran myyntipistettä Lahtelaisen lihamukikojun Artesaaniburgereita Maittavia kalaruokia Anniskelualueen Makeismyynnistä löytyy metrilakua Fan Zonelta löytyy istumapaikkoja ja katos sateen sattuessa alueen keskellä. MUUALLA TAPAHTUMA-ALUEELLA Monipuoliset palvelut ovat saatavilla myös muissa osissa tapahtuma-aluetta. Hiihtostadionilta löydät kuumia juotavia sekä virvokkeita hiihtokisojen aikana Mäkistadionin Monttubaarissa on tarjolla juotavaa kisojen aikana Karpalon perhemaailman yhteydestä löydät kahvilakontin ja voit paistaa itse makkarat nuotiolla 14 VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA
MÄKIHYPPY- STADION SKI JUMPING STADIUM HIIHTO- STADION SKI STADIUM 5 4 2 BAARIT BAR KAHVILAT CAFE RUOKAA FOOD BAARIT BAR 1 1 FAN ZONE TERASSIALUE TERRACE AREA 2 MONTTUBAARI HILLSIDE BAR HIIHTOBAARI SKI BAR 2 MONTTUBAARI 4 CASSELI AFTERSKI BAR HILLSIDE BAR 3 FAN ZONE TERASSIALUE TERRACE AREA 3 HIIHTOBAARI SKI BAR 4 CASSELI AFTERSKI BAR KAHVILAT CAFE 1 1 KAHVIO CAFE 2 HILDEN Leipiä, panineja ja kuumia juomia Sandwiches, paninis, hot drinks KAHVIO CAFE 3 KAHVIO CAFE 2 HILDEN Leipiä, panineja SNOWKIDZ ja kuumia KAHVILA juomia Sandwiches, 4 paninis, SNOWKIDZ hot drinks CAFE Virvokkeita ja laaja valikoima syötävää Refreshments and 3 KAHVIO CAFE wide selection of food 4 5 CASSELI SKI CAFE SNOWKIDZ KAHVILA SNOWKIDZ CAFE Virvokkeita ja laaja valikoima syötävää Refreshments and wide selection of food 5 CASSELI SKI CAFE * MAKKARAPISTE SAUSAGES RUOKAA CASSELI FAST FOOD FOOD 1 * MAKKARAPISTE SAUSAGES 1 2 3 4 Makkaraperunat, Lihapullaperunat Sausage & Potatoes, Meatballs & Potatoes FINNJANI 2 Maittavia kala-annoksia CASSELI Finnish FAST fish FOOD Makkaraperunat, Lihapullaperunat Sausage Kuumia & Potatoes, juomia & Meatballs lättyjä & Potatoes Hot drinks & Crepes FINNJANI NORDIC GOURMET Maittavia 3 American kala-annoksia burger Finnish fish KISAMUKI = LAHTELAINEN LIHAMUKI Kuumia 4 TRADITIONAL juomia & lättyjä MEAT MUG FROM LAHTI Hot drinks & Crepes CASSELI 5 Hot dogs, Pizza NORDIC GOURMET CASSELI SKI BUFFET American burger 6 Päivittäin vaihtuva buffetmenu Daily buffet menu KISAMUKI = LAHTELAINEN LIHAMUKI TRADITIONAL MEAT MUG FROM LAHTI 5 CASSELI Hot dogs, Pizza SNOWKIDZ TALVIMAA 6 CASSELI SKI BUFFET Päivittäin vaihtuva buffetmenu Daily buffet menu 4 2 3 1 FAN ZONE 4 5 6 FESTIVAL ARENA 1 VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA 15
ESTEETTÖMYYS Invapysäköinti sijaitsee Isku Areenan hiekkakentällä. Parkkialueelle pysäköimiseen tarvitsette kisalipun sekä vammaisen pysäköintiluvan. Invataksin pysähdyspaikka sijaitsee Paasikivenkadulla liikenneympyrän läheisyydessä. Sisäänkäynti Alueella on kaksi esteetöntä sisäänkäyntiä. Pääsisäänkäynti sijaitsee Salpausselänkadun ja Svinhufvudinkadun liikenneympyrän välittömässä läheisyydessä. Toinen sisäänkäynti (Veikko Kankkosen portti) sijaitsee Veikko Kankkosen raitilla Hämeenlinnantien puolella. Sisäänkäynnin yhteydessä toimivat yleisöoppaat avustavat yleisöä ja erityisryhmiä tarpeen mukaan, jakavat liikuntaesteisten aluekarttoja sekä auttavat teitä mielellään kisoihin liittyvissä asioissa. Katsomot Esteettömiä pyörätuolipaikkoja on varattu sekä hiihtostadionin katsomossa katetulla puolella että mäkikatsomossa erikseen merkityillä paikoilla. Hiihtokatsomossa on 12 pyörätuolipaikkaa ja mäkikatsomossa 16 pyörätuolipaikkaa. WC-tilat Kisa-alueella on useita inva-wc:itä, jotka löytyvät sekä ulkoettä sisätiloista. WC-tilat ovat esteettömiä. Infopiste Kisa-alueella on kaksi infopistettä. Ensimmäinen infopiste sijaitsee hiihtostadionin edessä Fan Zonella. Infopisteelle on luiska, johon pääsee pyörätuolilla. Toinen infopiste sijaitsee Festival Arenalla (Suurhalli). Jos teille tulee kysyttävää, voitte vierailla info-pisteissä tai soittaa Spectator-infoon, puh +358 44 704 4745 kisojen aukioloaikana. Kartta Yllämainitut keskeiset sijainnit on merkitty kisa-alueella selkeillä opasteilla. 16 VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA
LIIKUNTAESTEISTEN KARTTA MAP FOR DISABLED VISITORS MÄKIHYPPY- STADION SKI JUMPING STADIUM Finish HIIHTO- STADION SKI STADIUM SISÄÄNKÄYNTI ENTRY TO ARENA VEIKKO KANKKOSEN PORTTI VEIKKO KANKKONEN GATE AJO INVAPARKKIIN P1-ALUEEN LÄVITSE DRIVE TO DISABLED PARKING PÄÄPORTTI MAIN GATE Svinhufvudinkatu INVAKATSOMO DISABLED STANDS ESTEETTÖMÄT REITIT ACCESSIBILITY ROUTES FAN ZONE INVA WC DISABLED TOILETS INVAPYSÄKÖINTI DISABLED PARKING INVATAKSIN PYSÄHDYSPAIKKA DISABLED TAXI STOP MUUT PALVELUT LÖYDÄT ALUEKARTASTA. OTHER SERVICES CAN BE FOUND ON AREA MAP. INFOPISTE INFO 044 704 4745 SPECTATOR INFONUMERO SPECTATOR INFO FESTIVAL ARENA SNOWKIDZ TALVIMAA SNOWKIDZ WINTER PARK VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA 17
VAPAAEHTOISET - PERUSTIEDOT Vapaaehtoistoimisto sijaitsee tapahtuman aikana akkreditointitoimiston yhteydessä Lahti Hallin alakerrassa, sisäänkäynti Teivaankadulta. Salpausselän kisojen vapaaehtoisina toimii valiojoukko kokeneita ja uusia kisojen tekijöitä. Jokainen meistä on yhteisesti vastuussa kisojen tunnelmasta. Luomme yhdessä tapahtumasta kisat, joissa kaikilla on hyvä olla. MUISTATHAN Olla ystävällinen kaikkia kohtaan. Auta tarvittaessa tai jos et itse osaa, etsi vastaus. Saavuthan toimeesi raittiina ja reippaana. Hymy kaunistaa meitä kaikkia. Vapaaehtoisen edut Vapaaehtoispassi eli akkreditointi, joka oikeuttaa käyntiin B-katsomoalueille, silloin kun sinulla ei ole työvuoroa. Toimintapaikassasi voit olla vain työvuorosi aikana ja vapaapäivinä voit olla nauttimassa tapahtumasta. Lämmin ateria ja kahvit päivittäin. Työpäivien yhteydessä (torstaisunnuntai) voit tankata vapaaehtoisravintolassa, joka sijaitsee koulutuskeskus Salpauksen K-kuppila 1:ssä. Sisäänkäynti sekä Ståhlberginkadulta että Svinhufvudinkadun sisäpihalta. Ruokailuun pääset akkreditointikorttisi viivakoodilla, joka toimii niinä päivinä kun olet töissä. Rakennus- ja purkupäivinä tarvitset ruokalipun, joista vastaa ryhmäpäällikkösi. Vapaaehtoiskahvila sijaitsee Lahti-Hallin alakerrassa. Työtodistuksen saat pyydettäessä Vapaaehtoisten lippuetu: Saat -30% alennuksen kisalipuista ostaessasi ne Sibeliustalon (Ankkurinkatu 7) lipunmyyntipisteestä 1.2.-2.3.2018 välisenä aikana. Etu koskee kaikkia normaalihintaisia pääsylippuja (ns. aikuisten liput) aina kahteen lippuun asti. 18 VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA
Sibeliustalon lipunmyynti avoinna ma-pe klo 12-17. (www.sibeliustalo.fi/tapahtumat/sibeliustalon-lipunmyynti) Kisojen päätösjuhla Kisojen päätösjuhlia vietetään Urheilu- ja messukeskuksen Lahti-hallissa perjantaina 6.4.2018 klo 18.00 alkaen. Juhlaan tulee ilmoittautua etukäteen ja sen voi tehdä kisojen aikana vapaaehtoistoimistossa tai tapahtuman jälkeen nettikyselyn kautta 18.3.2018 mennessä. Nettikyselyn linkki lähetetään sähköpostiisi. VAATEJAKO- JA VAPAAEHTOISKESKUS Vaatejako- ja vapaaehtoiskeskus sijaitsee Lahti-Hallin alakerrassa, osoitteessa Salpausselänkatu 7. Sisäänkäynti Teivaankadulta. Tänä vuonna kisatakki tulee olla vapaaehtoisilla, jotka työskentelevät TV-näkyvyysalueella. Takkeja on rajoitettu määrä. Takkien hinta on 30 /kpl, ja sen voi ostaa joko kortilla tai käteisellä. Jos takkia ei halua ostaa, sen voi myös lunastaa itselleen kisojen ajaksi 30 euron panttia vastaan. Takin lainaaminen onnistuu vain käteisellä. Pantin saa takaisin lunastuksen yhteydessä saatua kuittia vastaan. Takki on palautettava sunnuntai-iltaan klo 20.00 mennessä vapaaehtoiskeskukseen, tai maanantaina klo 15.00 mennessä Lahden Hiihtoseuran toimistolle Urheilukeskukseen. Aukioloajat Tiistai 27.2. 12:00-19:00 Keskiviikko 28.2. 9:00-19:00 Torstai 1.3. 9:00-19:00 Perjantai 2.3. 9:00-20:00 Lauantai 3.3. 8:00-20:00 Sunnuntai 4.3. 8:00-20:00 VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA 19
AKKREDITOINTI Akkreditoinnista saatavien kulkulupakorttien tarkoitus on ohjata ja helpottaa osallistujien liikkumista kisa-alueella sekä turvata toimitsijoiden ja urheilijoiden työrauha kilpailupäivien aikana. Kulkuoikeuskortti on oltava aina näkyvillä liikuttaessa kisaalueella. Mikäli korttisi katoaa, ota välittömästi yhteyttä akkreditointitoimistoon. Akkreditointitoimisto sijaitsee Lahti Hallin alakerrassa, sisäänkäynti Teivaankadulta. Akkreditointitoimiston aukioloajat: tiistai 27.2. 12:00 19:00 keskiviikko 28.2. 9:00 19:00 torstai 1.3. 9:00 19:00 perjantai 2.3. 9:00 19:00 lauantai 3.3. 8:00 18:00 sunnuntai 4.3. 8:00 14:00 Kulkuoikeudet akkreditointialueille on määritelty seuraavin numeroin: 1) Team Areas - Team-alue (kilpailutoimisto; päärakennus, pohjakerros, mäen kilpailijalämpiö, hiihdon huoltorakennus) 2) Coach Areas - Valmentajien alue (hiihtostadion, valmentajalava HS 100) 3) Sports Areas - Kilpailualue (hiihtostadion, mäet, ladut) 4) Service Areas - Huoltoalue (hiihdon huoltoalue, mäen huoltoalue) 5) Officials Areas - Kilpailutoimitsijoiden alue (tuomaritorni, HS 100, sisätilat, hiihdon juryn huone) 6) TV/Radio Areas - TV / Radio Mixed Zone 7) TV/Radio Commentators - Selostamot 8) IBC/RH Compound - Suurhallin parkkikentällä 20 VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA
9) Print Media Areas - Printti-median Mixed Zone 10) Photographer Areas - Valokuvaajien Mixed Zone 11) Special Media Areas - 12) Main Press Centre - Mediakeskus (päärakennuksen juoksusuoralla) 13) Sub Media Centre ei käytössä Lahdessa 14) Data/Timing - Tulospalvelu 15) Ceremony Areas - Virallinen ohjelma-alue, palkintojenjako 16) Special Guests Kutsuvieraille osoitettu katsomoalue 17) Stands Katsomot, työskentely katsomo-alueilla 18) Event Administration - Hallinto päärakennus, ylin kerros Muut kulkulupakortit: SERVICE/HUOLTO kortti on nimetön ja kuvaton, kortti oikeuttaa yhden henkilön sisäänpääsyyn tapahtuma-alueelle ja liikkumiseen yleisöalueilla, ei pääsyä akkreditointialueille. FIS FAMILY kortti oikeuttaa sisäänpääsyyn tapahtuma-alueelle ja liikkumiseen yleisöalueilla sekä seuraamaan kisatapahtumia FIS Family / kutsuvieraskatsomossa. Akkreditointi- tai kulkulupakorttiin ei saa kiinnittää mitään ylimääräisiä tarroja tai pinssejä. Akkreditointikortti pitää olla näkyvissä niin, että kulkuoikeusnumerot ovat helposti havaittavissa. HUOM! KULKULUPAKORTTI PITÄÄ OLLA NÄKYVISSÄ, KUN SAAVU- TAAN JA LIIKUTAAN TAPAHTUMA-ALUEELLA. VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA 21
PYSÄKÖINTI JA LIIKENNE Vapaaehtoisille on järjestetty pysäköintialue Sopenkorvenkadulle. Alueelle ei ole erillistä pysäköintilupaa vaan sisäänajoon tarvitaan kisojen akkreditointikortti. VAPAAEHTOISRUOKAILU Vapaaehtoisille tarjotaan ruokailu kerran päivässä työpäivinä (torstai 1.3.-sunnuntai 4.3.). Ruokala sijaitsee koulutuskeskus Salpauksen K-kuppila 1:ssä, sisäänkäynti sekä Ståhlberginkatu 4B että Svinhufvudinkatu 6 sisäpihalta. Ruokala on auki kello 11:00 17:00. Ruoka sisältää pääruoan, salaatin, leivän, juoman ja jälkiruokana kahvin. Ruoka on laktoositonta ja gluteiinitonta, lisäksi löytyy myös kasvisvaihtoehto. Ruokailuun pääset akkreditointikorttisi viivakoodilla (to-su), joka toimii niinä päivinä kun olet töissä. Rakennus- ja purkupäivinä tarvitset ruokalipun, joista vastaa ryhmäpäällikkösi. 22 VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA
Lah Hallin alakerta: akkreditoin / vapaaehtoiskeskus ja -kahvila. Käyn Teivaankadun puolelta. VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA 23
VAPAAEHTOISEN VAKUUTUS Vakuutus Kilpailujen vakuuttajana toimivat vakuutusyhtiö LähiTapiola Vellamo sekä yleisö- että vapaaehtoisvakuutuksessa. Joillakin lainatuilla esineillä saattaa olla omistajan ottama muun yhtiön vakuutus. Tapaturmat Vahingon sattuessa soita viipymättä ja kysy neuvoa vahinkonumerosta 010 192 614. Voit tehdä tarvittaessa vahinkoilmoituksen suoraan puhelimitse. Vakuutus korvaa äkillisestä tapaturmasta aiheutuneita lääkäri-, lääke- ja vammanhoitokuluja 8 500 euroon asti. Kertakaikkinen korvaus invaliditeetista tai kuolemantapauksesta on 8 500 euroa. Vakuutus ei sisällä päivärahaa tai ansionmenetyskorvausta. Omavastuu on 50 euroa. Tapaturman sattuessa on otettava välittömästi yhteys ensiapuun ja ilmoitettava asiasta omalle ryhmäpäällikölle tai vapaaehtoiskeskukseen (mikä sijaitsee Lahti Hallin alakerrassa). Jos hakeudut suoraan päivystyspoliklinikalle on heille kerrottava, että kyseessä on LähiTapiola Vellamon vakuuttama vapaaehtoiselle sattunut tapaturma ja vakuutuksenottaja on Lahti Events Oy. Tapahtuman pitää olla äkillinen ja ennalta arvaamaton, minkä lisäksi tapaturmaan kuuluu aina ulkoinen tekijä, mikä tapaturman aiheuttaa (esim. liukastuminen, kompastuminen, putoaminen, iskeytyminen ym.). Tapaturmasta aiheutuneet kulut maksaa vapaaehtoinen ensin itse ja sen jälkeen ne haetaan henkilön omasta toimesta (vaparikeskuksen avustuksella) LähiTapiola Vellamosta. Vakuutusyhtiö maksaa kulut vähennettynä 50 :n omavastuulla. Tapahtuman järjestäjä korvaa vapaaehtoiselle omavastuun 50 euroa kuittia vastaan (vakuutusyhtiön korvauspäätös). 24 VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA
Vastuu omaisuusvahingosta Jos toimitsija työssään aiheuttaa vahinkoa ulkopuoliselle omaisuudelle tai henkilölle, on asiasta välittömästi raportoitava ryhmäpäällikölle ja/ tai Call Centreen +358 44 428 0509. Osapuolten on laadittava tapaturmasta selvitys todistajatietoineen. Jos aiheuttaminen/syyllisyys on epäselvä, on paikalle kutsuttava poliisi. Vakuutusyhtiö määrittelee korvausvelvollisuutensa vahinkoselvityksen, todistajien kuulemisen, poliisitutkinnan ja viime kädessä oikeuden päätöksen mukaan. Esinevakuutukset Muista, että vakuutus ei korvaa omasta huolimattomuudesta tai tahallisesta tuottamuksesta aiheutuneita vahinkoja. Laitteet on toimitettava asianmukaiseen turvalliseen suojaan aina toiminnan päätyttyä. Muista, että kaikissa vakuutus- ja vahinkoasioissa on otettava aina henkilötiedot osoitteineen todistajilta ja yhteys tapahtumatoimistoon (Call Centre +358 44 428 0509) ja tehtävä yksilöity selvitys siitä, miten vahinko tapahtui. Henkilövahingoissa on huolehdittava vahingoittuneiden hoitoon saattamisesta ja tuottamuksellisissa tapauksissa vahingon tekijän henkilötiedot on otettava ylös. Kilpailun loputtua huolehdi aina, että kaikki toimipaikkasi tavarat ja laitteet toimitetaan asianmukaisesti suojaan. Sovi purkamis- ja kuljetusjärjestelyistä ajoissa ryhmäpäällikkösi kanssa. VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA 25
VAPAAEHTOISEN VIESTINTÄOHJE Tapahtuman tunnelma ja mielikuva rakentuvat meidän kaikkien yhteisen viestintämme kautta. Teot ovat viestintää vaikuttavimmillaan. Teemme yhdessä kisat, joissa jokaisella on hyvä olla! Sosiaalinen media Salpausselän Kisat on aktiivisesti läsnä seuraavissa sosiaalisen median kanavissa: Facebook, Twitter, Instagram, YouTube. Kannustamme kaikkia vapaaehtoisia sekä jakamaan kisaorganisaation sisältöjä, että tuottamaan omia päivityksiä sosiaaliseen mediaan. Jaa rohkeasti kokemuksiasi, innostustasi ja tietoa tapahtumastamme! Käytäthän omissa päivityksissäsi hashtagejamme #lahtiskigames #kokolahdentalvikarnevaali #lahti2018 #salpausselänkisat, niin pystymme helpommin jakamaan niitä eteenpäin. Viestinnän roolit ja vastuut Jos median edustaja lähestyy sinua, voit vapaasti kertoa omaan toimenkuvaasi liittyvistä asioista ja kokemuksistasi vapaaehtoisena. Kisaorganisaation viralliset kannanotot antaa organisaation johto ja haastattelupyynnöt ohjataan kisojen aikana viestintätiimin esimiehelle Maria Ansakselle. Muistathan myös, että organisaation sisäiset asiat käsitellään ja ratkotaan sisäisesti. Lisäksi on hyvä muistaa, että edustat kisaorganisaatiota myös sosiaalisessa mediassa sekä esim. liikkuessasi julkisilla paikoilla akkreditointikortin kanssa. 26 VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA
Kriisiviestintä Kun havaitset mielestäsi poikkeavan ja mahdollisesti (kriisi) viestintää vaativan tilanteen, kerro asiasta välittömästi joko lähimmälle esimiehellesi tai suoraan viestintätiimin esimiehelle Maria Ansakselle. Yhteydenottoja toivotaan matalalla kynnyksellä, eli ota havaitsemasi asia rohkeasti puheeksi! Kriisiviestintätilanteessa tiedottaminen keskitetään kisaorganisaation johdolle. Kaikki asiaan liittyvät kyselyt ohjataan viestintäpäällikölle. Yhteystiedot: Viestintätiimin esimies Maria Ansas + 358 50 525 4424 maria.ansas@sibeliustalo.fi VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA 27
TURVAN OHJEISTUS Ennaltaehkäisyn ohjeet vapaaehtoisille Kisojen turvallisuus on meidän kaikkien yhteinen asia! Kaikista turvallisuutta vaarantavista tilanteista sekä tehdyistä toimenpiteistä tehdään ilmoitus turvan tilannekeskukseen 044 4280504. Turvan tukipiste sijaitsee Lahti Hallin alakerrassa, vapaaehtoiskeskuksen ja akkreditoinnin läheisyydessä. Jokaisen henkilökuntaan kuuluvan on noudatettava seuraavia kieltoja ja määräyksiä sekä myös valvottava ohjeistetulla tavalla, että yleisö noudattaa niitä. KAIKESTA POIKKEAVASTA TULEE ILMOITTAA TURVALLISUUSHENKILÖSTÖLLE VÄLITTÖMÄSTI. 1. Avotulen ja ilotulitteiden käyttö tapahtumassa on kielletty. Jos havaitset näiden käyttöä tai hallussapitoa tulee asiasta ilmoittaa välittömästi turvallisuushenkilöstölle. Avotulen tekeminen on sallittua vain myyntipisteissä, jotka ovat tarkastettuja. 2. Urheilutapahtumassa tupakointi tapahtuu vain erityisillä tupakointipaikoilla. Alkoholin nauttiminen yleisillä alueilla on kielletty. 3. Kaikki vihreällä kyltillä merkityt poistumistiet tulee pitää esteettöminä koko tapahtuman ajan. Mikäli havaitset esteitä poistumisteillä, poista ne ja ilmoita turvallisuushenkilöstölle. 4. Kaikista vaaraa aiheuttavista esteistä yleisöalueella tulee ilmoittaa välittömästi turvallisuushenkilöstölle. Lisäksi varoittaa vaarasta muita alueella olevia. Liukkaista paikoista tulee ottaa yhteys turvallisuushenkilöstölle. 5. Mikäli havaitaan lätäköitä tai vesivuotoja sähköasennusten läheisyydessä tulee siitä ilmoittaa välittömästi turvallisuusjohdolle ja varoittaa muita läheisyydessä olevia mahdollisesta vaarasta. 6. Kaikista rikkoutuneista esineistä tulee ilmoittaa välittömästi turvallisuushenkilöstölle ja varoittaa yleisöä niistä mikäli mahdollista. 7. Mikäli havaitaan yleisön oleskelevan tai kiipeilevän vaaraa aiheuttavalla alueella, kuten telineet tai korokkeet tai muut paikat joista on tippumisvaara, tulee kehottaa heitä siirtymään sieltä turvalliselle alueelle ja ilmoittaa turvallisuushenkilöstölle välittömästi. 28 VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA
8. Mikäli tapahtumaan tulee erityisen huonot sääolosuhteet, noudatetaan toimintaohjeita, jotka tilannekeskus tai turvajohto antavat. 9. Väkivaltaisen käyttäytymisen ennalta estävät ohjeet Mikäli havaitset häiritsevästi tai väkivaltaisesti / uhkaavasti käyttäytyvän henkilön, ilmoita asiasta välittömästi turvallisuushenkilökunnalle. Mikäli havaitset voimakkaasti päihtyneen tai sekavasti käyttäytyvän henkilön, ilmoita asiasta välittömästi turvallisuushenkilöstölle. Yksin ei kannata puuttua asiaan tai yrittää sankaritekoja. Mikäli havaitset rikoksen tapahtuvan, ilmoita asiasta välittömästi turvallisuushenkilöstölle, varoita asiasta sivullisia ja paina mieleesi rikoksentekijän tuntomerkit. Vakavissa henkeä ja terveyttä uhkaavissa tilanteissa tulee välittömästi ottaa yhteys hätäkeskukseen, vasta tämän jälkeen ilmoitus turvallisuushenkilöstölle. TOIMINTAOHJEET TULIPALOISSA Pelasta vaarassa olevat varoita muuta henkilökuntaa ja yleisöä Hälytä pelastuslaitos numerosta 112 Sammuta lähimmillä alkusammuttimilla Rajoita paloa vie pois herkästi syttyvät nesteet. OPASTA PELASTUSLAITOS PAIKALLE VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA 29
ENSIAVUN TOIMINTAOHJE Ohjaa liikkumaan kykenevä avun tarpeessa olija tai hakeudu itse ensiapua tarvitessasi suoraan tapahtuman ensiapupäivystyspisteeseen. Ensiapupiste sijaitsee Suurhallin (Festival Arenan) eteläpäädyn pukuhuonetiloissa, areenatasossa. Puhelimitse ensiapupäivystys numerosta 050 544 2860. Hätätilanteissa apu tulee tilata viipymättä hätänumerosta 112. Hätäpuhelun jälkeen informoidaan välittömästi tilannekeskusta tapahtumasta, näin voidaan järjestää opastus ja esteetön kulku pelastus- ja ensihoitoyksiköille esim. järjestyksenvalvonnan toimesta, sekä lähettää paikalle lähistöllä päivystäviä EA-henkilöitä /-ryhmiä. Hätätilanteissa hätäilmoituksen tekeminen numeroon 112 on tapahduttava viivytyksettä. SOITTAESSASI HÄTÄPUHELUA VARMISTA OMA SIJAINTISI! Erityisesti maastossa toimivien henkilöiden tulee tietää oma sijaintinsa. Tutustu koordinaattikarttaan jo etukäteen (katso seuraava aukeama). HÄTÄILMOITUKSEN TEKEMINEN 112 TAPAHTUMA, JOSSA OLET ON: SALPAUSSELÄN KISAT 2018, Lahden Urheilukeskus, Salpausselänkatu 8, Lahti SOITA 112 SILLOIN, KUN ET SAA POTILASTA HEREILLE TAI HÄN VALITTAA HENGITYSVAIKEUTTA, RINTAKIPUA TAI ON SELVÄSTI LOUKKAANTUNUT. 30 VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA
Soita hätäpuhelu itse, jos voit Kerro, mitä on tapahtunut Kerro tarkka osoite ja kunta Vastaa kysymyksiin Toimi annettujen ohjeiden mukaisesti Tämän jälkeen ilmoita tapahtuneesta tilannekeskukseen 044 4280504 Tilannekeskus antaa ohjeet jatkotoimenpiteistä. Lisätietoja yleisön ja vapaaehtoisten ensiaputoiminnasta antaa SPR:n ensiapuyhdyshenkilö Markku Heikkilä 050 544 2860, sähköpostitse eapaivystys@sprlahdenalue.com. Yleisöä ja vapaaehtoisia palveleva ensiapupiste sijaitsee Suurhallin (Festival Arenan) eteläpäädyn pukuhuonetiloissa, areenatasossa. Kilpailijoiden ensiapu järjestetään Racing Rescuen toimesta. Tapahtuman kilpailun lääkinnästä vastaa Aarre Salonen. Hiihdon kilpailijoita palvellaan pääkatsomorakennuksen kenttätasolla, rappu 3. KOORDINAATTIKARTTA, S.32 Miten käytän koordinaattikarttaa? Pari esimerkkiä Urheilukeskuksen päärakennuksen 3. rapun edessä koordinaattikartalla ruutu F8 Svinhufvudinkadun liikenneympyrä koordinaattikartalla ruutu D2 Mäen infokeskus koordinaattikartalla ruutu E15 VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA 31
25 24 23 22 21 20 19 R Q P O N M L K J I H G F E D C B A P Vanha ravirata 32 VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA P Koirakenttä 25 24 23 22 21 20 19 18 18 17 Hyppyrimäet SJ compound Mäen huoltoalue 17 16 Hiihdon huoltoalue 16 15 Suurmäe huoltopo 15 14 14
VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA 33 P P P Q Festival areena TV compound Marathon portti Lahti halli Pääkatsomo Jäähalli Karpalo Snow kids talvimaa Fan Zone Pääportti Veikko Kankkosen Portti nkadun rtti Teivaankadun huoltoportti Teivaan nousu Häränsilmä Hiihtostadion Aurinkokatsomo Mäkikatsomo Neulansilmä Teivaa Hiihtosilta Intiaanikukkula Mäkimonttu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 A B C D E F G H I J K L M N O P Q R
YMPÄRISTÖOHJE NOT FOR 10 DAYS BUT FOR THE NEXT 100 YEARS Meille on tärkeää toimia tapahtumajärjestäjänä vastuullisesti ja odotamme myös kumppaneidemme ja toimittajiemme toimivan vastuullisesti ja ympäristötehokkaasti. Kisojen vastuullisten tekojen symbolina on vihreä lumihiutale. Tapahtumalla on Ekokompassi-ympäristösertifikaatti ja noudatamme sen asettamia säädöksiä ympäristötoiminnassamme. Kisojen suurimmat ympäristövaikutukset tulevat liikkumisesta, energian kulutuksesta ja ruokailuista. Liikkumisessa suosimme julkisia kulkuvälineitä, kävelyä ja pyöräilyä. Ruokailuissa panostamme kotimaisuuteen sekä ruokajätteen vähentämiseen. Myös materiaalivalinnoilla ja tuotteiden sekä materiaalien uusiokäytöllä vähennetään ympäristövaikutuksia. Kisa-alueella kiinnitämme erityisesti huomiota jätteiden lajitteluun. Kisoissa kerätään erikseen energiajae, biojäte, sekajäte, pullot & tölkit, kartonki, paperi, vaarallinen jäte (paristot, akut, suksivoiteet) sekä ruokamyyjiltä myös metalli ja lasi. Kisa-alueella liikkuu ympäristöoppaita, jotka neuvovat kisavieraita mielellään lajitteluun liittyvissä asioissa. Toivomme, että jokainen kiinnittää huomiota lajitteluun ja muihin ympäristöasioihin kisojen aikana sekä myös rakennus- ja purkuvaiheessa. 34 VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA
PUHELINLUETTELO Call Centre (tapahtumatoimisto) +358 44 428 0509 Spectator Info (asiakaspalvelu) +358 44 704 4745 Vapaaehtoistoimisto +358 44 018 7420 Tapahtuman tilannekeskus (turva) +358 44 428 0504 Ensiapu (yleisö ja vapaaehtoiset) +358 50 544 2860 IT Helpdesk +358 44 428 0521 Akkreditointi +358 44 428 0500 Kuljetustoimisto +358 44 428 0501 Mediakeskus +358 44 428 0518 Kilpailutoimisto (hiihto) +358 44 428 0531 Mäen Info +358 44 428 0530 Team Hosts +358 44 428 0514 VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA 35
CALL CENTRE (tapahtumatoimisto) +358 44 428 0509 SPECTATOR INFO (asiakaspalvelu) +358 44 704 4745 IT HELP DESK +358 44 428 0521 36 VAPAAEHTOISEN KÄSIKIRJA